Facturatiesoftware: factuureisen, btw en e-facturatie

Wat facturatiesoftware moet kunnen

Facturatiesoftware maakt facturen die aan de eisen van de Belastingdienst voldoen, nummert ze doorlopend, rekent de juiste btw en bewaart alles zeven jaar. Wat u nodig hebt: alle verplichte factuurgegevens, creditnota's die naar de oorspronkelijke factuur verwijzen, een btw-overzicht per aangifteperiode en een route naar e-facturatie, want het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030 verplicht stellen.

Een los facturatieprogramma is genoeg voor een zelfstandige met weinig facturen. Zodra u voorraad, inkoop of meerdere medewerkers hebt, wilt u dat elke factuur meteen in de boekhouding en de voorraad terechtkomt. Dan kiest u eerder een boekhoudprogramma met facturatie of een ERP.

Deze gids is leveranciersonafhankelijk. Hij zet de regels op een rij, geeft een eisenlijst en een rekenvoorbeeld, en sluit af met één sectie over facturatie in Skyline Nexus ERP.

De factuureisen van de Belastingdienst

U bent verplicht te factureren voor alles wat u levert aan andere ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen. Aan particulieren hoeft u in de regel geen factuur uit te reiken.

Op een factuur vermeldt u volgens de Belastingdienst altijd de volgende gegevens. Facturatiesoftware moet elk van deze velden kunnen vullen, bij voorkeur automatisch uit de klant- en artikelgegevens.

• Uw volledige naam en die van uw afnemer: de juridische naam, of de handelsnaam als die met adres bij de KVK is geregistreerd.
• Uw volledige adres en dat van uw afnemer, het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd; alleen een postbus is niet voldoende.
• Uw btw-identificatienummer (met NL ervoor) en, als u bij de KVK bent ingeschreven, uw KVK-nummer.
• De datum waarop de factuur is uitgereikt en een factuurnummer uit een opeenvolgende reeks; u mag meer reeksen gebruiken, maar elk nummer komt maar één keer voor.
• Bij goederen: wat u hebt geleverd en hoeveel. Bij diensten: welke diensten en de omvang ervan.
• De datum van levering, of de datum van een vooruitbetaling.
• Het bedrag exclusief btw, apart per btw-tarief, met de eenheidsprijs als die van toepassing is.
• Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.

Btw op de factuur: tarieven, KOR en aangepaste regels

Het algemene btw-tarief is 21%, het verlaagde tarief 9%, onder meer voor voedingsmiddelen, geneesmiddelen en boeken, en daarnaast bestaat het 0%-tarief, bijvoorbeeld bij levering van goederen aan het buitenland. Een factuur met regels tegen verschillende tarieven vermeldt de bedragen per tarief apart.

Voor een factuur van € 100 of minder inclusief btw mag u een vereenvoudigde factuur uitreiken met minder gegevens. Er gelden ook aangepaste regels als de btw is verlegd, bij vrijgestelde prestaties, verzamelfacturen, voorschotnota's en zaken met andere EU-landen. Een wijziging van een eerdere factuur, zoals een creditnota, mag als vereenvoudigde factuur worden opgemaakt, mits duidelijk is op welke factuur zij betrekking heeft.

Doet u mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), voor ondernemers met maximaal € 20.000 omzet per kalenderjaar, dan berekent u geen btw aan uw klanten, doet u geen btw-aangifte en kunt u geen btw terugvragen. U hoeft dan niet aan alle factuureisen te voldoen. Facturatiesoftware moet dus ook een factuur zonder btw kunnen maken.

Bewaarplicht: zeven jaar, in de vorm waarin u factureerde

U bewaart alle facturen die u verstuurt en ontvangt zeven jaar. Voor facturen over onroerende zaken geldt tien jaar, en voor leveringen onder de Unieregeling of de Invoerregeling van het éénloketsysteem ook tien jaar. U bewaart facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen: een digitale factuur slaat u digitaal op en drukt u niet af.

Gescande papieren facturen mag u digitaal bewaren, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is. Let bij facturatiesoftware dus op twee dingen: kunt u alle facturen en creditnota's als bestand exporteren, en blijven ze beschikbaar als u het abonnement opzegt of overstapt?

E-facturatie in Nederland: wat geldt nu en vanaf 2030

Een pdf per e-mail is een digitale factuur, maar geen e-factuur in de zin van de Europese norm. Een e-factuur is een gestructureerd bestand, bijvoorbeeld in UBL-formaat volgens EN 16931, dat de software van de ontvanger automatisch kan inlezen. In Nederland gaat dat meestal via het Peppol-netwerk, waarop SI-UBL 2.0 en Peppol BIS 3.0 de meest gebruikte formaten zijn.

Bij de overheid is e-facturatie al gewoon: de hele rijksoverheid en het grootste deel van de decentrale overheid zijn op Peppol aangesloten. In 2025 ontving het Rijk bijna 2 miljoen e-facturen van leveranciers, 86% van alle ontvangen facturen, en ongeveer de helft daarvan via Peppol.

Tussen bedrijven is e-facturatie nog niet verplicht. Op 17 september 2026 maakte het kabinet bekend dat het e-facturatie voor zakelijke transacties tussen bedrijven in Nederland vanaf 1 juli 2030 verplicht wil stellen, met digitale rapportage aan de Belastingdienst vanaf 1 juli 2031. Het wetsvoorstel wordt naar verwachting voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer ingediend, dus details kunnen nog veranderen.

Hebt u ook een vestiging in België, dan geldt daar sinds 1 januari 2026 al de verplichting om facturen tussen btw-plichtige ondernemingen als e-factuur via Peppol uit te wisselen. Voor die vestiging hebt u dus nu al een Peppol-route nodig.

Facturatieprogramma, boekhoudprogramma of ERP?

De vraag is niet hoeveel facturen u maakt, maar wat er na de factuur moet gebeuren. Drie niveaus volstaan voor bijna elk bedrijf:

• Alleen facturatie: offertes, facturen, creditnota's en herinneringen. Genoeg voor een zelfstandige of zzp'er met een eenvoudige administratie, als de boekhouder de rest doet.
• Boekhoudprogramma met facturatie: facturen boeken direct in het grootboek, met btw-overzicht, bankafschriften en debiteurenbeheer. Geschikt voor de meeste kleine bv's en vof's.
• ERP: facturen, voorraad, inkoop, kassa en boekhouding in één systeem. Nodig zodra elke factuur ook voorraad, inkoopprijzen of meerdere vestigingen raakt.

Eisenlijst: zo kiest u facturatiesoftware

Stel elke leverancier dezelfde vragen en probeer het pakket met uw eigen klanten, artikelen en btw-tarieven, niet met de demogegevens.

• Staan alle verplichte factuurgegevens erop, inclusief KVK-nummer, leverdatum en de btw per tarief?
• Is de nummering doorlopend, en wordt een verstuurde factuur alleen met een creditnota gecorrigeerd?
• Kunt u facturen zonder btw maken (KOR, verlegd, 0%) met de juiste vermelding?
• Kunt u een e-factuur (UBL) aanmaken én via Peppol versturen en ontvangen, of alleen het bestand aanmaken?
• Komen facturen automatisch in de boekhouding, het btw-overzicht en het debiteurenoverzicht?
• Kunt u bankafschriften inlezen en betalingen aan facturen koppelen?
• Wat kost een extra gebruiker, en wat betaalt u na afloop van een introductieaanbieding?
• Kunt u al uw facturen exporteren als u overstapt?

Gratis facturatiesoftware: wanneer is dat genoeg?

Gratis facturatiesoftware bestaat, vaak als beperkte versie van een betaald pakket met een maximum aantal facturen of klanten, of als losse factuurgenerator. Voor een starter met een paar facturen per maand kan dat volstaan, zolang de facturen aan de eisen voldoen en u ze zeven jaar kunt bewaren.

Let op de grenzen: vaak ontbreken btw-rapportage, koppeling met de boekhouding of e-facturatie, en de overstap naar een betaald pakket kost later tijd. Reken daarom uit wat u per jaar betaalt voor het pakket dat u over twee jaar nodig hebt, niet alleen voor de eerste maand.

Rekenvoorbeeld: twee btw-tarieven en een creditnota

Een groothandel in Utrecht levert aan een lunchroom 10 kilo koffiebonen à € 18 per kilo (9% btw) en een koffiemolen van € 250 (21% btw). Een week later stuurt de lunchroom 2 kilo koffiebonen terug.

Met facturatiesoftware die aan de boekhouding is gekoppeld, staan de factuur, de creditnota en de btw-bedragen per tarief zonder overtypen in het btw-overzicht van het kwartaal.

• Koffiebonen: 10 x € 18 = € 180 exclusief btw; btw 9% = € 16,20.
• Koffiemolen: € 250 exclusief btw; btw 21% = € 52,50.
• Factuur: totaal exclusief btw € 430; btw € 68,70; te betalen € 498,70.
• Boeking: debet Debiteuren 498,70 / credit Omzet 430,00 / credit Te betalen btw 68,70.
• Creditnota met verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer: -€ 36 exclusief btw en -€ 3,24 btw, totaal -€ 39,24.
• Na de creditnota: omzet € 394, btw € 65,46, openstaand € 459,46.
• In de btw-aangifte: € 144 omzet tegen 9% (btw € 12,96) en € 250 tegen 21% (btw € 52,50).

Wat kost facturatiesoftware?

Facturatiesoftware kost meestal een vast bedrag per maand, soms met een maximum aantal facturen of gebruikers, en e-facturatie via Peppol wordt vaak apart of per document gerekend. Vergelijk de kosten over de eerste 12 betaalde maanden tegen de prijs na een eventuele aanbieding; als btw-ondernemer kunt u de btw op het abonnement in de regel als voorbelasting aftrekken.

Ter referentie: Skyline Nexus ERP Solo kost € 17 per maand exclusief btw (€ 20,57 inclusief 21% btw) voor één gebruiker en één vestiging, met facturatie, boekhouding, voorraad, kassa, bankreconciliatie en btw-rapporten in één pakket. Elk abonnement begint met een gratis eerste maand.

Met de introductieaanbieding, geldig tot 31 januari 2027, betaalt u bij maandelijkse betaling de eerste 3 maanden € 8,50 per maand, zodat de eerste 12 betaalde maanden 3 x € 8,50 + 9 x € 17 = € 178,50 kosten in plaats van € 204; bij jaarbetaling dekt € 170 vijftien maanden. Prijzen gecontroleerd op 3 oktober 2026; controleer ze op de prijspagina.

Facturatie in Skyline Nexus ERP

In Skyline Nexus ERP stelt u per vestiging een factuurnummering in (doorlopend, met voorvoegsel, startnummer en aantal cijfers) en een factuurlayout. Btw-tarieven en btw-groepen legt u zelf vast, zodat 21%, 9% en 0% naast elkaar op één factuur kunnen staan. Een retour of correctie maakt u met een creditnota, ook gedeeltelijk, en met de automatische boeking aan worden omzet, btw en kostprijs teruggeboekt. Facturen in vreemde valuta kunnen tegen een koers die u invoert; de boekhouding blijft in euro.

Btw-rapporten en een vooraf ingevuld btw-aangifteformulier geven de cijfers per periode; de aangifte zelf doet u bij de Belastingdienst of via uw boekhouder. Ouderdomsanalyses, klantkaarten en rekeningoverzichten helpen bij debiteurenbeheer, en bankafschriften leest u in als CSV- of XLSX-bestand voor de bankreconciliatie.

Over e-facturatie: Skyline Nexus ERP kan per factuur een Peppol BIS Billing 3.0-bestand (UBL) aanmaken, en XRechnung- en ZUGFeRD-bestanden voor Duitse klanten, maar verstuurt nog niet via het Peppol-netwerk; de aansluiting op een Peppol-accesspoint wordt uitgerold. Moet u nu al via Peppol factureren, bijvoorbeeld aan de overheid of vanuit een Belgische vestiging, dan hebt u daarvoor tot die tijd een aparte Peppol-dienst nodig. Inkomende XRechnung- en ZUGFeRD-facturen van leveranciers kunt u als leesbaar voorbeeld openen.

De interface is beschikbaar in het Engels en het Arabisch, met Nederlandse vertalingen voor een deel van de schermen. Probeer het met de gratis eerste maand op Solo, met uw eigen klanten en artikelen.