MTBF en MTTR: onderhouds-KPI's met formules

Wat MTBF en MTTR meten

MTBF en MTTR zijn de twee basisgetallen van onderhoud. MTBF (mean time between failures, gemiddelde tijd tussen storingen) is de gemiddelde bedrijfstijd tussen de ene storing van een herstelbaar activum en de volgende; MTTR is de gemiddelde tijd die nodig is om het activum na een storing weer werkend te krijgen. Samen beschrijven ze betrouwbaarheid en onderhoudbaarheid, en samen geven ze de beschikbaarheid. Ze zijn belangrijk omdat ze een stapel werkorders omzetten in onderbouwing voor beslissingen over bezetting, reserveonderdelen en vervanging.

Beide zijn gemiddelden over een periode en een populatie, dus de eerste stap is bepalen welke periode, welke activa en welke storingen meetellen. Een KPI die elk kwartaal van definitie verandert, is slechter dan geen KPI, omdat beslissingen dan berusten op bijeffecten van de formule in plaats van op veranderingen in de apparatuur.

Drie fouten vertekenen deze cijfers meer dan alle andere. Preventieve bezoeken als storingen tellen maakt de MTBF slechter dan die is. Middelen over heel weinig storingen laat één slechte nacht de uitkomst bepalen: een activum met twee storingen per jaar kan een MTBF tonen die door één gebeurtenis halveert of verdubbelt, dus vermeld bij elke MTBF het aantal storingen. En verschillende soorten activa in één gemiddelde samenvoegen verbergt het probleemactivum; bereken eerst per activum of per model en tel daarna op.

Waar onderhouds-KPI's zijn genormaliseerd

In Europa is de referentie EN 15341:2019+A1:2022, Maintenance Key Performance Indicators (in Nederland uitgegeven als NEN-EN 15341). De norm somt KPI's voor de onderhoudsfunctie op en geeft richtlijnen voor het kiezen van een passende set om de effectiviteit, efficiëntie en duurzaamheid van het onderhoud van bestaande fysieke activa te beoordelen en te verbeteren, van industriële installaties en infrastructuur tot facilitaire voorzieningen, utiliteitsgebouwen en transportsystemen. De begrippen zijn gebaseerd op EN 13306:2017, Maintenance terminology (in Nederland NEN-EN 13306).

Beide teksten worden verkocht door nationale normalisatie-instituten, dus deze gids parafraseert in plaats van te citeren. Eén terminologisch punt is goed om te weten: in de IEC- en EN-woordenlijsten voor betrouwbaarheid staat MTTR voor mean time to restoration, de gemiddelde hersteltijd tot werking, die langer kan zijn dan de zuivere reparatietijd die veel systemen meten. Het gebruik in de praktijk verschilt, dus elk rapport moet vermelden welke variant het toont.

MTBF: formule en rekenvoorbeeld

MTBF = totale bedrijfstijd in de periode / aantal storingen in de periode. Tel alleen storingen die het activum stilzetten of verminderd lieten functioneren en correctief werk vroegen; preventieve bezoeken en cosmetische klussen zijn geen storingen.

Rekenvoorbeeld: koelmachine CH-02 draait continu, dus het jaar telt 8.760 uur. De machine viel vier keer uit, en de vier onderbrekingen duurden 6, 10, 4 en 12 uur, in totaal 32 uur. De bedrijfstijd is 8.760 - 32 = 8.728 uur, dus MTBF = 8.728 / 4 = 2.182 uur, ongeveer 91 dagen.

Voor een vloot identieke apparaten telt u de tijd bij elkaar op. Veertig infuuspompen gedurende 365 dagen geven 40 x 365 = 14.600 apparaatdagen; als de vloot 10 storingen registreerde, is de MTBF van de vloot 14.600 / 10 = 1.460 apparaatdagen. Dat cijfer vergelijken tussen twee pompmodellen van vergelijkbare leeftijd is een eerlijke betrouwbaarheidstest; twee losse pompen vergelijken is dat zelden.

Voor items die worden vervangen in plaats van gerepareerd, zoals lampen of gesloten accu's, is de gebruikelijke maat de mean time to failure (MTTF): de gemiddelde levensduur tot de ene storing die het gebruik van het item beëindigt.

MTTR: reparatietijd of hersteltijd

MTTR = totale tijd tot herstel (of tot reparatie) / aantal storingen. De keuze van begin- en eindpunt verandert de uitkomst meer dan welke andere beslissing in onderhoudsrapportage ook.

Neem de onderbreking van 6 uur van de koelmachine: het alarm ging om 02:00 af, de technicus kwam om 03:30, diagnose en reparatie liepen van 03:30 tot 07:00, en herstart en test van 07:00 tot 08:00. De hersteltijd is 6 uur, van storing tot weer werkend. De actieve reparatietijd is 3,5 uur. Als de vier onderbrekingen reparatietijden van 3,5, 7, 2,5 en 9 uur hadden, is de MTTR op basis van reparatie 22 / 4 = 5,5 uur, terwijl de MTTR op basis van herstel 32 / 4 = 8 uur is.

Beide zijn nuttig. De hersteltijd is wat de gebruikers van het activum merken en waar de beschikbaarheid van afhangt; de reparatietijd laat zien hoe efficiënt technici werken zodra ze begonnen zijn. Het verschil, hier gemiddeld 2,5 uur, is wachttijd: op een technicus, op een werkvergunning, op onderdelen of op een test, en dat is vaak het goedkoopste deel om terug te dringen.

Beschikbaarheid: MTBF en MTTR samengevoegd

Beschikbaarheid = MTBF / (MTBF + MTTR), met de hersteltijd. Voor de koelmachine is de beschikbaarheid = 2.182 / (2.182 + 8) = 2.182 / 2.190 = 99,63 procent. Hetzelfde antwoord volgt rechtstreeks uit de uren: 8.728 bedrijfsuren van 8.760 = 99,63 procent, een nuttige controle of de invoer consistent is.

Beschikbaarheidspercentages verbergen de schaal. Bij 99,63 procent lag de koelmachine 32 uur per jaar stil; voor een luchtbehandelingskast van een operatiekamer kan dat geannuleerde OK-programma's betekenen, terwijl het voor een kantoorlift nauwelijks uitmaakt. Stel doelen per kritikaliteit en druk ze uit in uren én in procenten, zodat een doel van 99,5 procent voor een activum dat 24 uur per dag draait wordt gelezen als hooguit ongeveer 44 uur uitval per jaar (0,5 procent van 8.760 uur = 43,8 uur).

Kalendertijd of bedrijfstijd

Veel onderhoudssystemen vereenvoudigen de MTBF tot kalendertijd: het aantal dagen in de periode gedeeld door het aantal correctieve werkorders. Voor de koelmachine geeft dat 365 / 4 = 91,25 dagen, dicht bij de 2.182 uur (90,9 dagen) van de bedrijfstijdmethode, omdat de koelmachine continu draait.

De twee methoden lopen uiteen bij activa met een deeltijdbelasting. Een poliklinische röntgenkamer die 2.500 uur per jaar wordt gebruikt en 5 storingen heeft, heeft een MTBF op bedrijfstijd van 2.500 / 5 = 500 uur, maar een kalender-MTBF van 365 / 5 = 73 dagen. Geen van beide is fout; ze beantwoorden verschillende vragen. Kalender-MTBF past bij planning en bij vergelijkingen tussen vergelijkbare activa met een vergelijkbare belasting; MTBF op bedrijfstijd, waarvoor urentellerstanden nodig zijn, past bij betrouwbaarheidsanalyse en bij vergelijkingen tussen verschillende belastingsprofielen.

Welke methode u ook kiest, pas die toe op elk activum in de vergelijking en houd haar jaar na jaar aan. Een methodewijziging legt u vast met de ingangsdatum, zodat een sprong in de trend niet wordt aangezien voor een verandering in de apparatuur.

PPM-naleving en de verhouding gepland tot reactief

PPM-naleving laat zien of het preventieve plan wordt uitgevoerd. Een gangbare conventie in de branche telt de preventieve werkorders die binnen hun geplande venster zijn afgerond als aandeel van de in de periode geplande; dit is geen formule uit EN 15341. Eenvoudiger systemen delen afgeronde werkorders door aangemaakte. De twee kunnen sterk verschillen: een schema met 12 werkorders, waarvan 11 afgerond maar slechts 8 op tijd, scoort 91,7 procent op uitvoering en 66,7 procent op tijdigheid. Vermeld altijd welke variant een rapport toont.

De verhouding gepland tot reactief laat zien waar de tijd heen gaat. Als technici in een kwartaal 3.000 uur schreven, waarvan 1.950 aan preventief en 1.050 aan correctief werk, is gepland werk 1.950 / 3.000 = 65 procent. Een stijgend aandeel gepland werk samen met een stijgende MTBF is het sterkste teken dat een onderhoudsprogramma werkt.

Achterstand, kosten en stilstand

Vijf andere KPI's maken een basisset compleet. Elk vraagt alleen gegevens die een werkordersysteem al bevat, mits schattingen en kosten worden ingevoerd.

• Achterstand in weken = geschatte uren openstaand werk / wekelijkse productieve capaciteit. Met 640 open uren en 5 technici met elk 32 productieve uren (160 uur per week) is de achterstand 640 / 160 = 4,0 weken.
• Onderhoudskosten als aandeel van de vervangingswaarde = jaarlijkse onderhoudskosten / vervangingswaarde. Met 180.000 euro uitgegeven aan activa met een vervangingswaarde van 6.000.000 euro is de verhouding 3,0 procent.
• Stilstandspercentage = uren buiten gebruik / uren in de periode. Een apparaat dat in een maand van 720 uur 36 uur buiten gebruik is, heeft 5,0 procent stilstand.
• Herhaalstoringen = activa met meer dan een afgesproken aantal correctieve werkorders in 90 dagen, gerangschikt per activum en storingscode.
• Kosten per werkorder per type = totale arbeid, onderdelen en externe kosten / aantal werkorders, uitgesplitst naar preventief en correctief.

Datahygiëne: waar de KPI's van afhangen

Elke KPI hierboven is zo goed als de werkorders erachter. Deze regels zijn belangrijker dan de keuze van het dashboard.

• Leg het tijdstip van storing of melding, het starttijdstip, het eindtijdstip en het tijdstip van terugkeer in gebruik apart vast
• Geef elke werkorder het juiste type: correctief, preventief, kalibratie, installatie of acceptatie
• Koppel elke werkorder aan één activum, nooit aan een ruimte of een vrije-tekstomschrijving
• Gebruik gecodeerde velden voor storing, oorzaak en actie, zodat herhaalstoringen te tellen zijn
• Sluit werkorders af als het werk klaar is, niet in één keer aan het einde van de maand
• Vul geschatte uren in bij openstaand werk, zodat de achterstand te berekenen is
• Leg arbeid, onderdelen en externe kosten vast op elke werkorder
• Lees urentellers maandelijks af bij activa waarvoor de MTBF op bedrijfstijd telt

KPI-sets voor ziekenhuizen en voor gemeenten

De afdelingen medische technologie en vastgoed van een ziekenhuis rapporteren meestal de IPM-uitvoering (met een tijdigheidsweergave voor apparaten met hoog risico), de lokalisatiegraad, de stilstand van kritieke apparaten, MTBF en herhaalstoringen per model, de responstijd op klinische meldingen en de onderhoudskosten per afdeling. De WHO stelt een doel voor IPM-uitvoering van meer dan 90 procent voor, en meer dan 95 procent voor de apparaten met de hoogste prioriteit, als richtlijn en niet als wettelijke drempel.

Een gemeente rapporteert over een breder en ouder activabestand: wegen, water, gebouwen en wagenparken. ISO 55000:2024 definieert assetmanagement als de gecoördineerde activiteit van een organisatie om waarde uit activa te halen, doorgaans door kosten, risico's, kansen en prestaties af te wegen. In Ontario verplichtte O. Reg. 588/17 elke gemeente om uiterlijk 1 juli 2025 in haar assetmanagementplan voorgestelde serviceniveaus, levenscyclusactiviteiten en een financiële strategie op te nemen. Een gemeentelijke KPI-set voegt daarom conditiescores toe, achterstand in geld en in weken, de verhouding gepland tot reactief en kosten per eenheid dienstverlening, naast de beschikbaarheid van kritieke activa zoals gemalen.

MTBF, MTTR en PPM-naleving in Skyline Nexus ERP

Skyline Nexus ERP berekent zijn onderhouds-KPI's uit de werkorders van de CMMS en vermeldt de formules duidelijk. MTTR is het gemiddelde van afrondingstijd min starttijd, in uren, over afgeronde werkorders van het type "Corrective" (correctief), dus een maat voor reparatietijd. MTBF is het aantal dagen in de periode gedeeld door het aantal afgeronde correctieve werkorders op het activum, de kalendermethode. "PPM Compliance" (PPM-naleving) is het aantal afgeronde werkorders gedeeld door alle werkorders die vanuit elk schema zijn aangemaakt, een uitvoeringsgraad en geen tijdigheidsmaat.

Elke werkorder in Skyline Nexus ERP bevat het type, tijdstempels voor start en afronding, stilstandsuren, arbeid, onderdelen en externe kosten, en gecodeerde velden voor storing, oorzaak, schade en activiteit. Die voeden de rapporten "Failure Pareto" (Pareto van storingen), "Downtime Analysis" (stilstandsanalyse), "Asset Performance" (prestaties per activum), "Maintenance Costs" (onderhoudskosten) en "Department Costs" (kosten per afdeling), met export naar PDF en Excel voor uw eigen berekeningen van tijdigheid of beschikbaarheid. De schermen zijn in het Nederlands nog grotendeels Engelstalig. Start de gratis maand of plan een demo en vergelijk de rapporten met een kwartaal van uw eigen werkorders.