El mantenimiento y el balance

Un sistema de mantenimiento lleva una segunda contabilidad

Un sistema de gestión del mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) existe para que las máquinas sigan funcionando. Contiene un registro de los activos físicos que la empresa posee y explota: bombas, enfriadoras, carretillas elevadoras, generadores, líneas de producción, vehículos. Para cada uno de esos activos guarda órdenes de trabajo, tanto las que se abren porque algo se ha averiado como las que se abren según un calendario. Guarda planes de mantenimiento preventivo que se activan por fecha o por lectura de contador, de modo que un compresor se revisa cada dos mil horas de funcionamiento y no cada trimestre con independencia del uso. Guarda los repuestos y su consumo, las horas de técnico imputadas a cada trabajo, las facturas de contratistas y los periodos en que un activo no estuvo disponible para producir.

Vuelva a leer esa lista con ojos de contable. Un registro de activos. Un registro del gasto incurrido en cada activo, desglosado en mano de obra, materiales y servicios de terceros. Un historial de sustituciones de componentes. Evidencia de la intensidad con que se ha usado cada activo. Son exactamente los datos que necesita el contable de inmovilizado y que normalmente no tiene. El equipo de mantenimiento, sin proponérselo, está llevando un libro auxiliar.

El problema es que se trata de un libro auxiliar que nadie concilia. Mantenimiento y finanzas describen las mismas máquinas en sistemas distintos, con unidades distintas y con fines distintos, y al cabo de unos años las dos descripciones dejan de coincidir.

La pregunta que plantea cada orden de trabajo

Cada gasto de mantenimiento plantea la misma pregunta contable: ¿es un coste del periodo o pertenece al balance? El criterio general está bien asentado. Las reparaciones y el mantenimiento ordinarios, el servicio diario que mantiene un activo en sus condiciones de funcionamiento previstas, se reconocen en resultados a medida que se incurren. El gasto que, en cambio, mejora el activo por encima del nivel de rendimiento evaluado previamente, alargando su vida útil o aumentando su capacidad o la calidad de su producción, puede cumplir los requisitos para su activación.

La NIC 16 añade dos mecanismos que importan en planta. Cuando una entidad realiza una inspección general como condición para seguir explotando un activo, el coste de esa inspección puede reconocerse en el importe en libros como una sustitución, dando de baja el importe en libros que quede de la inspección anterior. La misma lógica se aplica a las piezas físicas: cuando se sustituye un componente significativo, su coste se activa si se cumplen los criterios de reconocimiento, y se da de baja el importe en libros de la pieza retirada, se haya amortizado o no por separado.

Ese paso de baja es el que más a menudo se omite. Si un motor nuevo entra en el balance y el viejo también se queda, el activo figura por más de lo que vale, y la sobrevaloración se acumula cada vez que se repite el ciclo. El sistema de mantenimiento sabe que el motor viejo se retiró; el libro mayor normalmente no.

Nada de esto es mecánico. Si una revisión general mejora el rendimiento o simplemente lo restablece, si se cumplen los criterios de reconocimiento, si un importe es lo bastante significativo como para ocuparse de él, son juicios que corresponden a quien prepara las cuentas, aplicados de forma uniforme conforme a una política declarada y revisados por el auditor. El software puede poner de relieve los hechos y encauzar la decisión; no puede tomarla.

La amortización por componentes, y por qué suele quedarse en teoría

La NIC 16 exige que cada parte de un elemento de inmovilizado material (propiedades, planta y equipo) cuyo coste sea significativo en relación con el coste total, y que tenga una vida útil o un patrón de consumo distintos, se amortice por separado. La carrocería de un vehículo y su motor. La estructura de un edificio y sus ascensores, enfriadoras y membrana de cubierta. Una línea de producción y el utillaje que se desgasta cada dieciocho meses.

La mayoría de los equipos financieros aceptan el principio y después activan en silencio la máquina entera como una sola línea, porque la amortización por componentes exige saber qué componentes existen, cuánto costó cada uno, cuándo se instaló y cuándo se retiró. Esa información no está en el sistema contable. Está, si está en algún sitio, en el sistema de mantenimiento, donde los componentes ya se siguen como elementos con número de serie e historial de montaje y desmontaje, porque así es como trabajan los técnicos.

La amortización por componentes es, por tanto, menos una cuestión de política contable que una cuestión de datos. Cuando el sistema de mantenimiento ya contiene la jerarquía de componentes, repartir la amortización es un ejercicio de presentación. Cuando no la contiene, se queda en una nota del manual contable.

El repuesto que no parece un activo

Los repuestos quedan a caballo entre dos normas. La mayoría son existencias según la NIC 2: consumibles y repuestos menores destinados a utilizarse en la producción o en la prestación de servicios, que se llevan a gastos o se incorporan al coste a medida que se consumen. Pero las piezas de repuesto importantes y el equipo de sustitución se clasifican como inmovilizado material según la NIC 16 cuando se espera utilizarlos durante más de un periodo, y los repuestos que solo pueden usarse en relación con un elemento concreto se contabilizan con el mismo criterio.

La consecuencia práctica es que una misma estantería contiene elementos con dos tratamientos contables distintos. Una bomba de reserva crítica destinada a una sola línea de producción, que se espera que pase años sin usarse, se activa y se amortiza. Una caja de juntas del mismo fabricante es existencia. La distinción depende de cómo se tiene y se usa el elemento, no de lo que cuesta, y solo puede aplicarse si el almacén sabe qué piezas son específicas, críticas y de larga duración. El sistema de mantenimiento ya lleva esa clasificación por motivos propios.

Cuánto cuesta una orden de trabajo y adónde va ese coste

Una orden de trabajo cerrada acumula horas de mano de obra a una tarifa, piezas salidas del almacén a su coste contable y cargos de contratistas procedentes de pedidos de compra o facturas. Ese total es la unidad natural del coste de mantenimiento. La pregunta contable es dónde se registra: como gasto de reparación y mantenimiento del centro de coste al que pertenece el activo, como mayor importe en libros del activo o como una combinación de ambos, ya que una misma parada suele incluir tanto una revisión general que cumple los requisitos de activación como un mantenimiento ordinario que no los cumple.

Aquí es donde la integración se gana su sitio. Si la orden de trabajo y el libro mayor comparten una única identidad de activo, el coste puede clasificarse en el momento en que se registra, por personas que saben qué trabajo se hizo realmente, y contabilizarse con la orden de trabajo adjunta como documento justificativo. Si no la comparten, alguien de finanzas lee meses después la descripción de una factura y adivina.

Skyline Nexus está construido para que el módulo de mantenimiento y el registro de inmovilizado apunten al mismo registro de activo, y no a dos listas paralelas. Una orden de trabajo cerrada contra un activo lleva sus costes al libro mayor con el tratamiento elegido para ella, y una sustitución activada puede contabilizarse junto con la baja de la pieza a la que sustituye.

Los activos inactivos siguen amortizándose

Un error muy extendido es pensar que un activo deja de amortizarse mientras está fuera de servicio. Según la NIC 16, la amortización no cesa cuando un activo queda inactivo o se retira del uso activo, y continúa hasta que el activo se da de baja o se clasifica como mantenido para la venta. La amortización termina cuando el activo se da de baja, no cuando deja de generar ingresos.

Existe una excepción limitada que afecta al método y no al principio: cuando el método de amortización se basa en el uso, como el de unidades de producción, la dotación puede ser legítimamente nula durante un periodo sin producción. Es una consecuencia del método elegido, no una suspensión general. La inactividad prolongada es, por otra parte, un indicio de que el activo puede estar deteriorado, lo que constituye una prueba distinta con arreglo a otra norma.

Cómo se separan las dos listas

El fallo rara vez es espectacular. Se acumula. Una máquina se desguaza en planta y la baja nunca se comunica a finanzas, así que sigue amortizándose durante años y acaba con un valor residual que nadie sabe explicar. Un activo se traslada de un centro a otro y aparece dos veces. Se activa una sustitución mientras el componente sustituido sigue en el registro. Mantenimiento etiqueta los activos con un sistema de numeración y finanzas con otro, de modo que no es posible cruzarlos sin una hoja de cálculo y una semana de trabajo de alguien.

Las consecuencias van más allá de los estados financieros. El seguro se contrata sobre una relación equivocada, los impuestos sobre bienes o sobre activos se calculan sobre activos que ya no existen, los presupuestos de inversión se elaboran sobre una flota ficticia, y el recuento físico que debería detectar todo esto se vuelve tan laborioso que se hace rara vez, de forma parcial o nunca.

• Activos fantasma: costes activados en el registro sin ninguna máquina que les corresponda en la planta.
• Bajas no registradas: equipos desguazados o vendidos sin asiento de baja, que sobrevaloran tanto los activos como la dotación a la amortización.
• Equipos huérfanos: máquinas que se mantienen, se aseguran y consumen repuestos pero que nunca se activaron.
• Activación duplicada: una sustitución añadida mientras la pieza sustituida sigue registrada.
• Identificadores divergentes: sin un número de activo común, los dos registros no pueden conciliarse de forma mecánica.

Un activo, una identidad

La solución es estructural, no de procedimiento. Cuando el registro de activo que abre el técnico para anotar una orden de trabajo es el mismo que abre el contable para ver el coste, la amortización acumulada y el valor neto contable, las dos listas no pueden separarse, porque no hay dos listas. Una baja registrada por el equipo de mantenimiento aparece ante finanzas como un activo pendiente de dar de baja. Un activo sin historial de mantenimiento y sin movimiento de contador aparece como candidato a una revisión por deterioro o a una verificación física.

En Skyline Nexus, las funciones de mantenimiento, inmovilizado e inventario comparten datos maestros dentro de un único sistema, de modo que un repuesto clasificado como equipo de reserva activado, un componente montado mediante una orden de trabajo y el calendario de amortización que se deriva de ello hacen referencia al mismo activo. No elimina el juicio sobre qué activar. Elimina la excusa de que la información no estaba disponible cuando había que hacer ese juicio.

Para los equipos financieros de Arabia Saudí y del resto del Golfo, donde las NIIF adoptadas localmente rigen el tratamiento y donde predominan los sectores intensivos en activos, la conciliación entre la planta y el registro no es una cuestión de orden doméstico. Es la evidencia que respalda una partida significativa del balance.