Las NIIF y su ERP

Quién aplica realmente las NIIF y quién no

Las NIIF (IFRS) las emite el International Accounting Standards Board y han sido adoptadas, íntegramente o mediante un proceso de adopción local, en un gran número de jurisdicciones. La adopción nunca es automática: cada jurisdicción decide qué entidades deben aplicar las normas, desde qué fecha y si se aplica alguna modificación local. Por eso la afirmación de que un producto es compatible con las NIIF vale menos de lo que parece mientras no se sepa de qué jurisdicción, de qué tipo de entidad y de qué marco de información financiera se está hablando.

Las diferencias pesan sobre todo cuando un grupo informa en varios mercados. Una sociedad dominante saudí con una filial canadiense y una sociedad operativa estadounidense puede estar preparando sus cuentas con tres conjuntos de normas a la vez y consolidándolas en uno solo. El sistema que hay debajo debe conservar detalle suficiente para atender a todos ellos, porque no se puede recuperar una base de valoración que nunca se registró.

• Arabia Saudí exige las NIIF adoptadas por la SOCPA, que emite las normas adoptadas junto con los requisitos y desgloses locales adicionales que correspondan.
• Canadá exige las NIIF a las entidades con obligación pública de rendir cuentas; las empresas privadas pueden aplicar en su lugar ASPE, un marco canadiense distinto.
• Estados Unidos aplica US GAAP, emitidos por el FASB, a los emisores nacionales. US GAAP no son las NIIF, y ambos marcos difieren tanto en el fondo como en la redacción.
• La NIIF para las PYMES es una norma distinta y más ligera, con requisitos reducidos de reconocimiento, valoración y desglose, disponible allí donde la jurisdicción lo permite.
• En el conjunto de la región MENA, la adopción varía por país y por tipo de entidad, así que confirme el marco aplicable en lugar de dar por supuesto un criterio regional.

NIIF 15: los ingresos son un problema de datos antes que de políticas contables

La NIIF 15 establece un modelo de cinco pasos: identificar el contrato con el cliente, identificar las obligaciones de desempeño del contrato, determinar el precio de la transacción, asignar ese precio a las obligaciones de desempeño y reconocer el ingreso cuando, o a medida que, se satisface cada obligación. Los pasos se leen con facilidad. El trabajo está en aplicarlos a contratos reales.

La consecuencia para los sistemas es que el ingreso ya no puede ser un subproducto de la emisión de una factura. Un mismo contrato puede contener varias obligaciones de desempeño que se satisfacen en momentos distintos, unas en un momento concreto y otras a lo largo del tiempo, mientras la facturación sigue un calendario negociado por motivos de tesorería que no tiene nada que ver con ninguna de ellas. Si el libro mayor solo conoce la factura, la diferencia entre lo facturado y lo reconocido no tiene dónde registrarse, y los activos y pasivos del contrato deben reconstruirse a mano en una hoja de cálculo en cada periodo.

Un sistema que da soporte a la NIIF 15 trata el contrato como un objeto propio: las obligaciones que contiene, el precio asignado a cada una, el método y la evidencia para medir el grado de avance cuando el ingreso se reconoce a lo largo del tiempo, la contraprestación variable y cualquier limitación aplicada a ella, y el calendario de reconocimiento resultante, que contabiliza en el libro mayor con su propia cadencia. Skyline Nexus mantiene los calendarios de ingresos por contrato separados del calendario de facturación, de modo que el ingreso reconocido, los importes facturados y el activo o pasivo del contrato resultante pueden rastrearse, cada uno, hasta el contrato que los generó.

Arrendamientos según la NIIF 16 y los datos que el sistema debe conservar

Con la NIIF 16, el arrendatario lleva por lo general los arrendamientos al balance, reconociendo un activo por derecho de uso y el correspondiente pasivo por arrendamiento, con exenciones limitadas para los arrendamientos a corto plazo y los de activos de escaso valor. El efecto en la cuenta de resultados también cambia de forma: la amortización del activo por derecho de uso y los intereses del pasivo sustituyen a un gasto de alquiler lineal.

Esa valoración no puede obtenerse de un pago de alquiler contabilizado cada mes en una cuenta de gastos. El sistema necesita la fecha de comienzo, el plazo del arrendamiento incluidas las opciones cuyo ejercicio sea razonablemente cierto, el calendario de pagos con sus componentes fijos y variables, el tipo de descuento aplicado y un registro de las nuevas valoraciones cuando se modifican las condiciones o cambia la evaluación de una opción. Cada uno de esos datos tiene que conservarse, porque el auditor preguntará cómo se obtuvo el pasivo inicial y cómo ha evolucionado.

• Registro contrato por contrato con plazo, pagos, tipo de descuento y clasificación de cualquier exención aplicada.
• Amortización financiera del pasivo y amortización del activo por derecho de uso, generadas como calendarios y no como asientos manuales.
• Historial de nuevas valoraciones, para que un arrendamiento modificado muestre la valoración anterior, la revisada y el motivo del cambio.
• Análisis de vencimientos de los pagos por arrendamiento como soporte de los requisitos de desglose.

NIC 16, NIC 2, NIC 21 y NIC 36 a grandes rasgos

La NIC 16 regula el inmovilizado material (propiedades, planta y equipo). Las partes significativas de un activo con vidas útiles distintas se amortizan por separado, y por eso la amortización por componentes es un requisito estructural y no una preferencia de presentación. La norma exige estimar la vida útil y el valor residual, revisarlos al menos una vez al año, y aplicar un método de amortización que refleje el patrón con el que se consumen los beneficios del activo. Tras el reconocimiento, la entidad elige por clase de activo entre el modelo de coste y el modelo de revalorización, y este último trae consigo sus propias obligaciones de valoración y desglose.

La NIC 2 valora las existencias al menor entre el coste y el valor neto realizable, asignando el coste mediante FIFO o la fórmula del coste medio ponderado, aplicada de forma uniforme a existencias de naturaleza y uso similares. LIFO no está permitido en las NIIF, aunque sigue disponible en US GAAP. Esa única diferencia puede alterar de forma significativa el coste de ventas y las existencias finales presentados, y es una de las razones más claras por las que un grupo no puede suponer sin más que su configuración de costes estadounidense sirve para una entidad que informa con NIIF.

La NIC 21 distingue la moneda funcional, la del entorno económico principal en el que opera la entidad, de la moneda de presentación, aquella en la que se presentan los estados financieros. Las transacciones se registran en la moneda funcional al tipo de cambio de la fecha de la transacción. En cada fecha de cierre, las partidas monetarias se convierten de nuevo al tipo de cierre, mientras que las partidas no monetarias valoradas a coste histórico no. Para hacerlo correctamente, el sistema debe conservar en cada línea la moneda, el importe y el tipo de cambio originales de la transacción, en lugar de guardar solo una cifra convertida.

La NIC 36 trata el deterioro del valor. A grandes rasgos, la entidad evalúa en cada fecha de cierre si existe algún indicio de que un activo pueda estar deteriorado y, si lo hay, estima su importe recuperable, que es el mayor entre el valor razonable menos los costes de enajenación o disposición y el valor en uso. Surge una pérdida por deterioro cuando el importe en libros supera el importe recuperable. Algunos activos, entre ellos el fondo de comercio, se someten a prueba cada año con independencia de que existan indicios. Los juicios corresponden a quien prepara las cuentas; lo que aporta el software es un importe en libros fiable contra el que hacer la prueba y un lugar donde registrar el resultado y su reversión, cuando esta se permite.

La parte honesta: ningún software está certificado en NIIF

No existe ningún organismo que certifique el software contable como conforme a las NIIF, y no hay ningún certificado de ese tipo que se pueda tener. El cumplimiento de las NIIF es una propiedad de un conjunto de estados financieros, fruto de los juicios que hace quien los prepara y que el auditor comprueba. Un proveedor no puede hacer esos juicios por usted, y cualquier afirmación de que un producto cumple por sí mismo describe algo que no existe.

Lo que el software hace de verdad es más limitado y más útil. Conserva los datos que exigen las normas con el nivel de detalle que exigen. Aplica controles para que esos datos sigan siendo fiables: segregación de funciones, periodos cerrados y una pista de auditoría que registra quién cambió qué y cuándo. Genera los calendarios y desgloses que necesita quien prepara las cuentas, de forma que cuadren con el libro mayor sin reconstrucciones manuales. Cuando un sistema falla, suele fallar en lo primero, y ningún informe puede recuperar un detalle que nunca se capturó.

Qué preguntar a un proveedor

Haga preguntas que solo puedan responderse con una demostración. Cada una de las respuestas siguientes debe mostrarse en el producto con datos reales, no describirse en una diapositiva, y cada resultado debe cuadrar con el libro mayor sin una hoja de cálculo de por medio.

Skyline Nexus mantiene los activos a nivel de componente, registra cada transacción en su moneda original con el tipo de cambio aplicado y genera calendarios de inmovilizado y de arrendamientos que un auditor puede cuadrar con el libro mayor. Es una afirmación sobre lo que el sistema conserva y genera. Los juicios siguen siendo suyos, y la opinión sigue siendo la de su auditor.

• ¿Puede el registro de inmovilizado recoger los componentes de un mismo activo con vidas útiles, métodos e historial de revalorizaciones propios, y generar un registro que concilie con el libro mayor?
• ¿Pueden programarse los ingresos por contrato y por obligación de desempeño, con independencia del calendario de facturación, de modo que los activos y pasivos del contrato se deriven de ese calendario?
• ¿Pueden registrarse los arrendamientos con plazo, pagos, tipo de descuento e historial de nuevas valoraciones, generando calendarios del pasivo y del activo por derecho de uso y un análisis de vencimientos?
• ¿Se registra la multidivisa a nivel de transacción, conservando moneda, importe y tipo de cambio originales, y se tratan de forma diferenciada las partidas monetarias y no monetarias en la fecha de cierre?
• ¿Puede configurarse el coste de las existencias como FIFO o coste medio ponderado, registrando las rebajas al valor neto realizable y revirtiéndolas cuando la norma lo permite?
• ¿Existe una pista de auditoría inalterable, bloqueo de periodos y control por funciones sobre la contabilización y los cambios de configuración?
• ¿Pueden los mismos datos de base servir a un marco distinto para una filial, como ASPE o US GAAP, sin volver a introducirlos?