Bakım ve bilanço

Bir bakım sistemi ikinci bir defter tutar

Bilgisayarlı bakım yönetim sistemi, makinelerin çalışır durumda kalması için vardır. Bir işletmenin sahip olduğu ve işlettiği fiziksel varlıkların sicilini tutar: pompalar, soğutma grupları, forkliftler, jeneratörler, üretim hatları, araçlar. Bu varlıkların her biri için hem bir şey bozulduğu için açılan hem de bir takvime göre açılan iş emirlerini tutar. Takvim tarihine ya da sayaç okumasına göre tetiklenen önleyici bakım planlarını tutar; böylece bir kompresör, kullanımından bağımsız olarak her çeyrekte değil, her iki bin çalışma saatinde bir bakıma alınır. Yedek parçaları ve tüketimlerini, işlere yazılan teknisyen sürelerini, yüklenici faturalarını ve bir varlığın üretim için kullanılamadığı dönemleri tutar.

Bu listeyi bir de muhasebeci gözüyle okuyun. Bir varlık sicili. Her varlık için yapılan harcamaların işçilik, malzeme ve dışarıdan alınan hizmet olarak ayrılmış kaydı. Bileşen değişimlerinin geçmişi. Her varlığın ne kadar yoğun kullanıldığının kanıtı. Bunlar, bir sabit kıymet muhasebecisinin ihtiyaç duyduğu ve genellikle elinde olmayan girdilerdir. Bakım ekibi, farkında olmadan bir muavin defter tutmaktadır.

Sorun, bunun kimsenin mutabakat yapmadığı bir muavin defter olmasıdır. Bakım ve finans aynı makineleri farklı sistemlerde, farklı birimlerle, farklı amaçlarla tarif eder ve birkaç yıl içinde iki tarif birbirini tutmaz hale gelir.

Her iş emrinin doğurduğu soru

Her bakım harcaması aynı muhasebe sorusunu doğurur: bu bir dönem gideri midir, yoksa bilançoya mı aittir? Genel ilke yerleşiktir. Bir varlığı beklenen çalışma durumunda tutan günlük bakım gibi olağan onarım ve bakım harcamaları, yapıldıkları anda kâr veya zararda muhasebeleştirilir. Buna karşılık varlığı daha önce değerlendirilen performans standardının ötesine taşıyan, faydalı ömrünü uzatan ya da kapasitesini veya çıktı kalitesini artıran harcamalar aktifleştirilmeye uygun olabilir.

UMS 16, üretim sahasında önem taşıyan iki mekanizma ekler. İşletme bir varlığı çalıştırmaya devam etmenin koşulu olarak büyük bir muayene yaptığında, bu muayenenin maliyeti bir yenileme olarak defter değerine eklenebilir ve önceki muayeneden kalan defter değeri kayıtlardan çıkarılır. Aynı mantık fiziksel parçalar için de geçerlidir: önemli bir bileşen değiştirildiğinde, muhasebeleştirme kriterleri karşılanıyorsa maliyeti aktifleştirilir ve sökülen parçanın defter değeri, ayrı amortismana tabi tutulmuş olsun ya da olmasın, kayıtlardan çıkarılır.

En sık atlanan adım bu kayıtlardan çıkarma adımıdır. Yeni bir motor bilançoya girer ve eski motor da orada kalırsa, varlık artık değerinden yüksek bir tutarla taşınıyordur ve döngü her tekrarlandığında bu fazlalık büyür. Bakım sistemi eski motorun söküldüğünü bilir; büyük defter genellikle bilmez.

Bunların hiçbiri mekanik değildir. Belirli bir revizyonun performansı artırıp artırmadığı ya da yalnızca eski haline getirip getirmediği, muhasebeleştirme kriterlerinin karşılanıp karşılanmadığı, bir tutarın uğraşmaya değecek kadar önemli olup olmadığı; bunlar hazırlayana ait, belirlenmiş bir politika çerçevesinde tutarlı biçimde uygulanan ve denetçi tarafından incelenen yargılardır. Yazılım olguları görünür kılabilir ve kararı ilgili kişiye yönlendirebilir; kararı veremez.

Bileşenlere ayırma ve neden genellikle teoride kaldığı

UMS 16, bir maddi duran varlık kaleminin toplam maliyetine göre önemli bir maliyete sahip olan ve farklı bir faydalı ömre ya da tüketim biçimine sahip her parçasının ayrı ayrı amortismana tabi tutulmasını gerektirir. Bir aracın gövdesi ve motoru. Bir binanın kabuğu ile asansörleri, soğutma grupları ve çatı membranı. Bir üretim hattı ve her on sekiz ayda bir aşınan kalıp ve aparatları.

Finans ekiplerinin çoğu ilkeyi kabul eder, sonra sessizce bütün makineyi tek satır olarak aktifleştirir; çünkü bileşenlere ayırmak hangi bileşenlerin var olduğunu, her birinin ne kadara mal olduğunu, ne zaman takıldığını ve ne zaman söküldüğünü bilmeyi gerektirir. Bu bilgi muhasebe sisteminde yaşamaz. Bir yerde yaşıyorsa, bileşenlerin zaten takılma ve sökülme geçmişiyle seri numaralı kalemler olarak izlendiği bakım sisteminde yaşar; çünkü teknisyenler böyle çalışır.

Dolayısıyla bileşenlere ayırma, bir muhasebe politikası sorusundan çok bir veri sorusudur. Bakım sistemi bileşen hiyerarşisini zaten taşıyorsa, amortismanı bölmek bir raporlama işidir. Taşımıyorsa, muhasebe el kitabında bir not olarak kalır.

Varlık olduğu hemen anlaşılmayan yedek parça

Yedek parçalar iki standart arasında rahatsız bir yerde durur. Çoğu UMS 2 kapsamında stoktur: üretimde ya da hizmet sunumunda kullanılmak üzere tutulan sarf malzemeleri ve küçük yedekler, tüketildikçe gider yazılır ya da maliyete yüklenir. Ancak büyük yedek parçalar ve yedek ekipman, birden fazla dönem kullanılmaları beklendiğinde UMS 16 kapsamında maddi duran varlık olarak nitelendirilir; yalnızca belirli bir kalemle bağlantılı olarak kullanılabilen yedekler de aynı esasla muhasebeleştirilir.

Pratik sonucu, aynı fiziksel rafın iki farklı muhasebe uygulamasına tabi kalemleri barındırmasıdır. Tek bir üretim hattı için tutulan ve yıllarca kullanılmadan beklemesi öngörülen kritik bir yedek pompa aktifleştirilir ve amortismana tabi tutulur. Aynı üreticiden gelen bir kutu conta ise stoktur. Ayrım maliyete değil, kalemin nasıl tutulduğuna ve kullanıldığına dayanır ve ancak depo hangi parçaların özel amaçlı, kritik ve uzun ömürlü olduğunu biliyorsa uygulanabilir. Bakım sistemi bu sınıflandırmayı kendi nedenleriyle zaten taşır.

Bir iş emrinin maliyeti ve bu maliyetin nereye gittiği

Kapatılan bir iş emri; bir ücret oranıyla işçilik saatlerini, depodan defter maliyetiyle çıkan parçaları ve satın alma siparişlerinden ya da faturalardan gelen yüklenici bedellerini biriktirir. Bu toplam, bakım maliyetinin doğal birimidir. Muhasebe sorusu bu maliyetin nereye düştüğüdür: varlığın sahibi olan maliyet merkezinin onarım ve bakım gideri mi, varlığın defter değerine bir ekleme mi, yoksa ikisinin karışımı mı; çünkü tek bir duruş çoğu zaman hem aktifleştirilmeye uygun bir revizyonu hem de uygun olmayan olağan bakımı içerir.

Entegrasyon değerini burada kanıtlar. İş emri ile büyük defter tek bir varlık kimliğini paylaşıyorsa, maliyet yakalandığı anda, yapılan işin gerçekte ne olduğunu bilen kişiler tarafından sınıflandırılabilir ve iş emri destekleyici belge olarak eklenmiş halde kaydedilebilir. Paylaşmıyorsa, finansta biri aylar sonra bir fatura açıklamasını okur ve tahmin yürütür.

Skyline Nexus, bakım modülü ile sabit kıymet sicilinin iki paralel liste yerine aynı varlık kaydına başvuracağı şekilde tasarlanmıştır. Bir varlık üzerinde kapatılan iş emri, maliyetlerini kendisi için seçilen uygulamayla büyük deftere taşır ve aktifleştirilen bir yenileme, yerine geçtiği parçanın kayıtlardan çıkarılmasıyla birlikte kaydedilebilir.

Atıl varlıklar da amortismana tabidir

Yaygın bir yanılgı, bir varlığın hizmet dışıyken amortismanının durduğudur. UMS 16'ya göre amortisman, varlık atıl hale geldiğinde ya da aktif kullanımdan çekildiğinde durmaz; varlık kayıtlardan çıkarılana ya da satış amaçlı elde tutulan olarak sınıflandırılana kadar devam eder. Amortisman, varlık kazanç sağlamayı bıraktığında değil, kayıtlardan çıkarıldığında sona erer.

İlkede değil yöntemde dar bir istisna vardır: amortisman yöntemi üretim miktarı yöntemi gibi kullanıma dayalıysa, üretimin olmadığı bir dönemde gider meşru olarak sıfır olabilir. Bu genel bir askıya alma değil, seçilen yöntemin bir sonucudur. Uzun süreli atıllık ise ayrıca, varlığın değer düşüklüğüne uğramış olabileceğinin bir göstergesidir; bu da farklı bir standart kapsamında farklı bir testtir.

İki liste nasıl birbirinden uzaklaşır

Başarısızlık nadiren çarpıcıdır. Birikerek oluşur. Sahada bir makine hurdaya ayrılır ve elden çıkarma finansa hiç bildirilmez; makine yıllarca amortismana tabi tutulmaya devam eder ve sonunda kimsenin açıklayamadığı bir kalıntı değerde kalır. Bir varlık sahalar arasında taşınır ve iki kez görünür. Bir yenileme aktifleştirilirken değiştirilen bileşen sicilde kalır. Varlıklar bakım tarafından bir numaralandırma sistemiyle, finans tarafından başka biriyle etiketlenir; böylece bir elektronik tablo ve birinin bir haftalık emeği olmadan hiçbir eşleştirme mümkün olmaz.

Sonuçlar finansal tabloların ötesine geçer. Sigorta yanlış bir listeye göre yaptırılır, mülk ya da varlık bazlı vergiler artık var olmayan varlıklar üzerinden hesaplanır, sermaye bütçeleri hayali bir filo üzerine kurulur ve bütün bunları yakalaması gereken fiziksel sayım o kadar zahmetli hale gelir ki nadiren, kısmen ya da hiç yapılmaz.

• Hayalet varlıklar: sicilde duran ama tesiste karşılığı olan bir makinesi bulunmayan aktifleştirilmiş maliyetler.
• Kaydedilmemiş elden çıkarmalar: kayıtlardan çıkarma kaydı yapılmadan hurdaya ayrılan ya da satılan ekipman; hem varlıkları hem de amortisman giderini olduğundan yüksek gösterir.
• Sahipsiz ekipman: bakımı yapılan, sigortalanan ve yedek parça tüketen ama hiç aktifleştirilmemiş makineler.
• Mükerrer aktifleştirme: yerine geçtiği parça hâlâ taşınırken eklenen bir yenileme.
• Farklılaşan tanımlayıcılar: ortak bir varlık numarası yoktur, bu yüzden iki sicil mekanik olarak mutabık hale getirilemez.

Tek varlık, tek kimlik

Çözüm prosedürel değil yapısaldır. Teknisyenin bir iş emri kaydetmek için açtığı varlık kaydı, muhasebecinin maliyeti, birikmiş amortismanı ve net defter değerini görmek için açtığı kayıtla aynı olduğunda, iki liste birbirinden uzaklaşamaz; çünkü iki liste yoktur. Bakım ekibinin kaydettiği bir elden çıkarma, finansa kayıtlardan çıkarılmayı bekleyen bir varlık olarak görünür. Bakım geçmişi ve sayaç hareketi olmayan bir varlık, değer düşüklüğü incelemesi ya da fiziksel doğrulama için bir aday olarak görünür.

Skyline Nexus'ta bakım, sabit kıymet ve stok fonksiyonları tek bir sistem içinde ortak ana veriler üzerinde durur; böylece aktifleştirilmiş yedek olarak sınıflandırılan bir yedek parça, bir iş emriyle takılan bir bileşen ve ardından gelen amortisman tablosu aynı varlığa başvurur. Bu, neyin aktifleştirileceğine dair yargıyı ortadan kaldırmaz. Yargının verilmesi gerektiği anda bilginin mevcut olmadığı bahanesini ortadan kaldırır.

Uygulamanın yerel olarak onaylanmış UFRS ile düzenlendiği ve varlık yoğun sektörlerin ağırlıkta olduğu Suudi Arabistan'daki ve daha geniş Körfez bölgesindeki finans ekipleri için üretim sahası ile sicil arasındaki mutabakat bir düzen meselesi değildir. Bilançonun önemli bir kaleminin arkasındaki kanıttır.