महीने का समापन, सही क्रम में

समापन एक क्रम है, सूची नहीं

अधिकांश प्रकाशित मंथ-एंड चेकलिस्ट उन बातों की सूचियाँ हैं जो अंत तक सही हो जानी चाहिए। बैंक रिकॉन्साइल करें। एक्रुअल पोस्ट करें। फ़्लैश परिणामों की समीक्षा करें। हर मद अपने-आप में सही है और मार्गदर्शन के रूप में बेकार, क्योंकि समापन की कठिनाई लगभग कभी यह जानने में नहीं होती कि क्या करना है। कठिनाई क्रम में है, इसमें कि जब आप यह कर रहे हैं तब किसे अब भी पोस्ट करने की अनुमति है, और इसमें कि जब नौवाँ चरण आपको तीसरे चरण पर वापस भेज दे तब क्या होता है।

क्रम इसलिए मायने रखता है क्योंकि हर चरण किसी पहले चरण के आउटपुट का उपयोग करता है और उसे अमान्य भी कर सकता है। सबलेज़र बंद होने से पहले विदेशी मुद्रा शेषों का पुनर्मूल्यांकन ग़लत शेषों का पुनर्मूल्यांकन करता है। जब कैशियर अब भी उस अवधि की रसीदें पोस्ट कर रहा हो, तब बैंक रिकॉन्साइल करने से ऐसा रिकॉन्सिलिएशन मिलता है जो सेव करने से पहले ही पुराना हो चुका है। महीने के फ़िक्स्ड एसेट परिवर्धन कैपिटलाइज़ होने से पहले मूल्यह्रास चलाने से शुल्क कम आँका जाता है, और वह अंतर किसी ऐसे शेड्यूल के अलावा कहीं नहीं दिखेगा जिसे कोई दोबारा नहीं पढ़ता।

नीचे दिया गया क्रम संपूर्ण सूची के बजाय काम करने के क्रम के रूप में लिखा गया है। हर व्यवसाय के पास इंटरकंपनी शेष या विदेशी मुद्रा नहीं होती, और एकल-संस्था वाला खुदरा विक्रेता इसे एक दिन में पूरा कर लेगा। लेकिन निर्भरताएँ हर पैमाने पर वही हैं: लेन-देन रुकते हैं, सहायक सिस्टम बंद होते हैं, सबलेज़र लेज़र से मेल खाते हैं, विवेकाधीन प्रविष्टियाँ दर्ज होती हैं, परिणाम की किसी आधार से समीक्षा होती है, और उसके बाद ही अवधि लॉक होती है। क्रम छोड़ देने से ही वह समापन बनता है जो ग्यारह कार्य-दिवस लेता है और फिर भी दोबारा खोलना पड़ता है।

विवरण से पहले एक संरचनात्मक बात। समापन एक नियंत्रण प्रक्रिया है, डेटा एंट्री का काम नहीं। इसका उद्देश्य लोगों के एक परिभाषित समूह को यह भरोसा देना है कि किसी विशेष तिथि के अनुसार आँकड़ों का एक विशेष समूह पूर्ण और समर्थन-योग्य है। इसमें सब कुछ उसी उद्देश्य तक ट्रेस होना चाहिए। जिस चरण का उद्देश्य कोई नहीं समझा सकता, वह आम तौर पर किसी पिछले सिस्टम से बचा रह गया है, और वह आपके दिन खा रहा है।

पहला चरण: कट-ऑफ़, और अवधि को रोकना

कट-ऑफ़ यह निर्धारित करना है कि कोई लेन-देन किस अवधि का है। यह प्रक्रियात्मक लगता है, लेकिन समापन में यही अकेला सबसे मूल्यवान नियंत्रण है, क्योंकि कट-ऑफ़ की ग़लती कुछ भी तोड़े बिना लाभ को एक अवधि से दूसरी में खिसका देती है। ट्रायल बैलेंस फिर भी बैलेंस होता है। बैंक फिर भी रिकॉन्साइल होता है। कुछ भी चेतावनी नहीं देता। बस इतना हुआ है कि इस महीने ने अपनी कमाई से अधिक पैसा दिखाया और अगला महीना कम दिखाएगा।

क्लासिक मामले सभी किसी भौतिक घटना और दस्तावेज़ के बीच के समय-अंतर हैं। माल उनतीस तारीख़ को प्राप्त होता है और आपूर्तिकर्ता का इनवॉइस अगले महीने की चार तारीख़ को आता है; अगर कुछ भी एक्रू नहीं किया गया, तो लागत ग़लत अवधि में जाती है जबकि स्टॉक सही अवधि में। कोई शिपमेंट महीने के अंतिम दिन निकलता है और दो दिन बाद इनवॉइस होता है; राजस्व और बिक्री लागत अलग हो जाते हैं। कोई सेवा महीने की सीमा के आर-पार दी जाती है और एक बार, बाद में, बिल होती है। हर मामले में प्रश्न वही है: नियंत्रण कब हस्तांतरित हुआ, या सेवा कब दी गई? इनवॉइस की तारीख़ इसका साक्ष्य है, इसका विकल्प नहीं।

व्यवहार में कट-ऑफ़ तीन चीज़ों से लागू होता है। पहला, हर स्रोत के लिए घोषित पोस्टिंग समय-सीमा: सेल्स एक तय समय पर उस अवधि के ऑर्डर दर्ज करना बंद करता है, गुड्स रसीदें उसी दिन दर्ज होती हैं, व्यय दावे एक तय तारीख़ तक जमा होते हैं। दूसरा, उन दस्तावेज़ों की समीक्षा जो सीमा के आर-पार हैं, जिसका अधिकांश व्यवसायों में अर्थ है अंतिम कुछ दिनों के गुड्स रिसीव्ड नोट, डिलीवरी नोट और डिस्पैच रिकॉर्ड, जिन्हें इनवॉइस की गई चीज़ों से मिलाया जाए। तीसरा, ऐसा सिस्टम जो अवधि बंद होने के बाद पिछली तारीख़ की पोस्टिंग को चुपचाप स्वीकार करने के बजाय अस्वीकार कर दे।

इनमें से अंतिम बात को साफ़ शब्दों में कहना ज़रूरी है, क्योंकि यहीं अधिकांश सिस्टम निराश करते हैं। अगर कोई उपयोगकर्ता अगले छह महीनों में कभी भी पिछले महीने की इकतीस तारीख़ का जर्नल पोस्ट कर सकता है, तो कोई भी समापन कभी अंतिम नहीं होता और आपके द्वारा प्रकाशित हर तुलनात्मक आँकड़ा बाद में बदल सकता है। अवधि लॉकिंग कोई प्रशासनिक औपचारिकता नहीं है। यही वह व्यवस्था है जो बंद अवधि को अर्थ देती है।

दूसरा चरण: लेज़र से पहले फ़ीडर सिस्टम बंद करें

जनरल लेज़र बाकी सब चीज़ों के बाद आता है। बिक्री, ख़रीद, इन्वेंटरी, पेरोल, फ़िक्स्ड एसेट्स, व्यय और नकद, सभी लेन-देन कहीं और शुरू करते हैं और लेज़र को एक सारांश या पोस्टिंग का एक समूह सौंपते हैं। उन स्रोतों के रुकने से पहले लेज़र बंद करना धीमे समापन की सबसे आम संरचनात्मक ग़लती है, क्योंकि इससे दोबारा काम की गारंटी हो जाती है।

इस चरण के भीतर का क्रम माल और पैसे के प्रवाह का अनुसरण करता है। ख़रीद और गुड्स रसीद पहले बंद होती हैं, क्योंकि इन्वेंटरी मूल्यांकन उन पर निर्भर है। इन्वेंटरी और कोई भी उत्पादन या असेंबली गतिविधि उसके बाद बंद होती है, ताकि अवधि की बिक्री लागत पूरी हो। बिक्री और डिस्पैच साथ-साथ बंद होते हैं। नकद और कार्ड सेटलमेंट बिक्री के बाद बंद होते हैं, क्योंकि रसीदें इनवॉइस का संदर्भ देती हैं। पेरोल आम तौर पर अपने कैलेंडर पर चलता है और स्वतंत्र रूप से बंद होता है, लेकिन लेज़र को पूर्ण मानने से पहले उसका जर्नल दर्ज होना चाहिए। सहायक रजिस्टरों में फ़िक्स्ड एसेट्स सबसे अंत में बंद होते हैं, क्योंकि परिवर्धन ख़रीद से आते हैं और निपटान कभी-कभी बिक्री से।

मूल्यह्रास पर एक छोटी टिप्पणी, क्योंकि इसे नियमित रूप से बहुत जल्दी चला दिया जाता है। अगर मूल्यह्रास महीने के परिवर्धन कैपिटलाइज़ होने से पहले गणना किया जाता है, तो परिवर्धनों पर उनके पहले महीने में कोई शुल्क नहीं लगता और शेड्यूल तब से चुपचाप लेज़र से असहमत रहता है। इसे रजिस्टर पूरा होने के बाद चलाएँ, और अगर कोई देर से परिवर्धन आता है तो इसे दोबारा चलाना सामान्य मानें।

• ख़रीद और गुड्स रसीद: सभी रसीदें दर्ज, सभी आपूर्तिकर्ता इनवॉइस मिलाए हुए या एक्रुअल के लिए बिना मिलान के रूप में चिह्नित।
• इन्वेंटरी: हलचलें पोस्ट, स्टॉक गिनती के समायोजन दर्ज, अवधि के लिए सहमत आधार पर मूल्यांकन चलाया गया।
• बिक्री और डिस्पैच: सभी डिलीवरी इनवॉइस की गईं या जान-बूझकर रोकी गईं, अवधि के क्रेडिट नोट टाले नहीं गए बल्कि जारी किए गए।
• नकद, कार्ड और पेमेंट गेटवे: रसीदें और सेटलमेंट पोस्ट, बिना आवंटन वाला नकद पड़ा छोड़ने के बजाय पहचाना गया।
• पेरोल: पेरोल जर्नल पोस्ट, जिसमें नियोक्ता लागत, वैधानिक कटौतियाँ और उपार्जित लेकिन अदत्त राशियाँ शामिल हों।
• व्यय: दावे जमा, स्वीकृत और पोस्ट, और समय-सीमा तक जमा न हुई किसी भी चीज़ के लिए घोषित उपचार।
• फ़िक्स्ड एसेट्स: परिवर्धन कैपिटलाइज़, निपटान दर्ज, और दोनों के बाद मूल्यह्रास चलाया गया।

तीसरा चरण: एक्रुअल और प्रीपेमेंट

एक्रुअल और प्रीपेमेंट इसलिए मौजूद हैं क्योंकि नकद की आवाजाही और आर्थिक गतिविधि एक ही कैलेंडर पर नहीं चलतीं। एक्रुअल ऐसी लागत दर्ज करता है जो हो चुकी है लेकिन अभी इनवॉइस नहीं हुई। प्रीपेमेंट इस अवधि से ऐसी लागत हटाता है जिसका भुगतान हो चुका है लेकिन जो बाद की अवधियों की है। सामान्य स्थिति में दोनों अनुमान हैं, और दोनों अंततः आने वाले इनवॉइस के सामने रिवर्स या रिलीज़ होते हैं।

भरोसेमंद समापन को अनुमान वाले समापन से जो अनुशासन अलग करता है, वह यह है कि हर एक्रुअल का एक घोषित आधार और एक घोषित रिलीज़ हो। आधार यह है कि राशि वैसी क्यों है: अनुबंध दर गुणा दिन, परचेज़ ऑर्डर मूल्य घटा अब तक इनवॉइस हुई राशि, आपूर्तिकर्ता पोर्टल की उपयोग रिपोर्ट, पिछला महीना जमा ज्ञात वृद्धि। रिलीज़ यह है कि वह कैसे खुलेगा: अगले महीने की पहली तारीख़ को स्वतः रिवर्स, या रोककर इनवॉइस आने पर विशेष रूप से उससे मिलाया गया। बिना घोषित रिलीज़ वाले एक्रुअल ही वह कारण हैं जिससे बैलेंस शीट में एक दशक के छोटे-छोटे क्रेडिट जमा हो जाते हैं जिन्हें हटाने की कोई हिम्मत नहीं करता।

दो श्रेणियाँ विशेष ध्यान की पात्र हैं। प्राप्त लेकिन इनवॉइस न हुआ माल (goods received not invoiced) स्टॉक रखने वाले व्यवसाय में आम तौर पर सबसे बड़ा एक्रुअल होता है, और इसका अनुमान लगाने के बजाय इसे सिस्टम से निकाला जाना चाहिए: उन रसीदों का मूल्य जिनके सामने कोई आपूर्तिकर्ता इनवॉइस नहीं मिलाया गया, रसीद मूल्य पर। अगर यह आँकड़ा हाथ से जोड़ना पड़ता है, तो ऊपर की मिलान प्रक्रिया टूटी हुई है। यूटिलिटी, पेशेवर शुल्क और बाद में बिल होने वाली हर चीज़ दूसरी श्रेणी है, और यही भटकती हैं, क्योंकि हर महीने का अनुमान वास्तविक बिल के बजाय पिछले अनुमान से लगाया जाता है।

प्रीपेमेंट सरल हैं और अलग ढंग से ग़लत होते हैं। वार्षिक बीमा, सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन, अग्रिम किराया और लाइसेंस शुल्क, सभी को एक शेड्यूल चाहिए जो कुल राशि, कवर की गई अवधि, मासिक रिलीज़ और शेष बकाया बताए। अगर शेड्यूल किसी एक व्यक्ति द्वारा रखी गई स्प्रेडशीट के रूप में है, तो जोखिम यह नहीं कि वह ग़लत है; जोखिम यह है कि उस व्यक्ति के जाते ही वह रुक जाती है। प्रीपेमेंट शेड्यूल उसी सिस्टम में होने चाहिए जो उस शेष को बनाता है जिसका वे समर्थन करते हैं।

चौथा चरण: बैंक रिकॉन्सिलिएशन

बैंक रिकॉन्सिलिएशन किसी बैंक खाते के लेज़र शेष की तुलना बैंक द्वारा बताए गए शेष से करता है, और हर अंतर को समझाता है। बस इतना ही है, लेकिन इस परिभाषा में एक ऐसी माँग है जिसे अक्सर अनदेखा किया जाता है: हर अंतर को, अलग-अलग, किसी ऐसी मद से समझाना होगा जो क्लियर होगी। ऐसा रिकॉन्सिलिएशन जिसमें कोई शेष अंतर "टाइमिंग" कहकर छोड़ दिया गया हो, या इससे भी बुरा, प्लग कर दिया गया हो, रिकॉन्सिलिएशन नहीं है।

वैध रिकॉन्साइलिंग मदें गिनी-चुनी हैं। जारी और दर्ज भुगतान जिन्हें बैंक ने अभी संसाधित नहीं किया। दर्ज रसीदें जो अभी क्लियर नहीं हुईं। बैंक शुल्क, ब्याज और लौटाई गई मदें जिन्हें बैंक ने संसाधित कर दिया है और आपने अभी दर्ज नहीं किया, जिन्हें रिकॉन्साइलिंग मद के रूप में छोड़ने के बजाय पोस्ट किया जाना चाहिए। डायरेक्ट डेबिट और स्टैंडिंग ऑर्डर जो बिना दस्तावेज़ के खाते पर पड़ते हैं। सूची में इसके अलावा जो कुछ भी है, वह किसी समस्या का लक्षण है।

स्वचालित बैंक फ़ीड और स्टेटमेंट मिलान ने इसके यांत्रिक हिस्से को तेज़ बना दिया है, और इससे एक नई विफलता पैदा हुई है। केवल राशि के आधार पर ऑटो-मैचिंग किसी असंबंधित रसीद को उसी मूल्य के किसी असंबंधित भुगतान से ख़ुशी-ख़ुशी जोड़ देगी, और रिकॉन्सिलिएशन पूरा दिखेगा। मिलान में तारीख़, राशि और संदर्भ का उपयोग होना चाहिए, और जो कुछ केवल राशि पर मिलाया गया है वह उसी रूप में दिखना चाहिए। रिकॉन्सिलिएशन उतना ही अच्छा है जितना वह नियम जिसने उसे बनाया।

बैंक के अलावा अन्य नकद खातों के साथ भी यही व्यवहार चाहिए। पेटी कैश, टिल, कार्ड सेटलमेंट सस्पेंस और पेमेंट गेटवे शेष, सभी नकद-समतुल्य खाते हैं जिनमें असली पैसा है और असली ग़लतियाँ हो सकती हैं। गेटवे खाते को विशेष रूप से गेटवे स्टेटमेंट से रिकॉन्साइल करना चाहिए, क्योंकि ग्राहक द्वारा चुकाई गई राशि और बैंक में सेटल हुई राशि का अंतर शुल्क, रिफ़ंड और चार्जबैक होता है, और ये सभी ऐसी लागतें हैं जो बिना इनवॉइस के आती हैं।

• सामान्य क्लियरिंग चक्र से पुरानी रिकॉन्साइलिंग मद टाइमिंग अंतर नहीं है। वह ग़लती या पुरानी प्रविष्टि है, और उस पर निर्णय चाहिए।
• स्टेटमेंट पर ऐसा भुगतान जो लेज़र में है ही नहीं, पूर्णता की समस्या है, और नकद में पूर्णता की समस्याएँ ही सबसे अधिक मायने रखती हैं।
• एक चक्र से अधिक पुरानी, बिना बैंक समकक्ष वाली लेज़र प्रविष्टि का आम तौर पर अर्थ है डुप्लिकेट पोस्टिंग या ऐसा भुगतान जो विफल हुआ और कभी रिवर्स नहीं हुआ।
• पूर्णांक राशि वाले अंतर लगभग हमेशा कैश बुक के बजाय सीधे बैंक खाते में पोस्ट किए गए मैन्युअल जर्नल से आते हैं।

पाँचवाँ चरण: सबलेज़र से कंट्रोल अकाउंट का मिलान

हर सहायक लेज़र का जनरल लेज़र में एक खाता होता है जो उसका प्रतिनिधित्व करता है। प्राप्य कंट्रोल अकाउंट अदत्त ग्राहक इनवॉइसों के योग के बराबर होना चाहिए। देय कंट्रोल अकाउंट अदत्त आपूर्तिकर्ता इनवॉइसों के योग के बराबर होना चाहिए। इन्वेंटरी, फ़िक्स्ड एसेट्स और अधिकांश सिस्टमों में VAT भी इसी तरह काम करते हैं। दोनों के बीच सहमति वैकल्पिक नहीं है और कोई लेखा औपचारिकता भी नहीं; यह वह जाँच है कि बैलेंस शीट की किसी लाइन का समर्थन करने वाला विवरण वास्तव में जुड़कर उसी लाइन के बराबर होता है।

जब दोनों असहमत हों, तो कारण लगभग हमेशा कुछ गिनी-चुनी बातों में से एक होता है, और यह सूची जानने से जाँच काफ़ी छोटी हो जाती है। किसी ने सबलेज़र को बायपास करते हुए सीधे कंट्रोल अकाउंट में मैन्युअल जर्नल पोस्ट किया। कोई दस्तावेज़ सही सबलेज़र में पोस्ट हुआ लेकिन ग़लत कंट्रोल अकाउंट से मैप हुआ। किसी विदेशी मुद्रा शेष का लेज़र में पुनर्मूल्यांकन हुआ लेकिन सबलेज़र में नहीं, या इसका उल्टा। कोई लेन-देन सबलेज़र में एक अवधि में और लेज़र में दूसरी अवधि में पोस्ट हुआ, जो दूसरी टोपी पहने हुए कट-ऑफ़ की ही समस्या है। या सबलेज़र रिपोर्ट लेज़र पूछताछ से अलग तारीख़-आधार पर चलाई जा रही है, जो ग़लती है ही नहीं और हर फ़ाइनेंस टीम में लगभग साल में एक बार एक दोपहर बर्बाद करती है।

जो नियंत्रण रखने लायक है वह स्वयं रिकॉन्सिलिएशन नहीं, बल्कि निषेध है। कंट्रोल अकाउंट्स में मैन्युअल जर्नल के लिए एक विशेष अनुमति आवश्यक होनी चाहिए, और जिन कुछ लोगों के पास वह हो, उन्हें केवल वही सुधार प्रविष्टियाँ पोस्ट करनी चाहिए जिनका उन्होंने दस्तावेज़ीकरण किया है। जहाँ कोई सिस्टम जर्नल अधिकार वाले किसी भी उपयोगकर्ता को सीधे प्राप्य में पोस्ट करने देता है, वहाँ रिकॉन्सिलिएशन एक अनुपस्थित निवारक नियंत्रण की भरपाई करने वाला डिटेक्टिव नियंत्रण है, और वह उसी महीने विफल होगा जब किसी के पास उसे चलाने का समय नहीं होगा।

छठा चरण: इंटरकंपनी

जहाँ किसी समूह में एक से अधिक क़ानूनी संस्थाएँ हों, वहाँ उनके बीच के शेष मेल खाने चाहिए, इस अर्थ में कि संस्था A जो राशि संस्था B पर बकाया दिखाती है, वह उस राशि के बराबर हो जो संस्था B संस्था A को देय दिखाती है। समेकन पर ये शेष एक-दूसरे के सामने समाप्त (eliminate) होते हैं, और कोई भी अंतर ग़ायब नहीं होता। वह समेकित परिणाम में कहीं न कहीं पहुँचता है, आम तौर पर ऐसी लाइन में जिसे कोई समझाना नहीं चाहता।

इंटरकंपनी अंतर चार बार-बार आने वाले कारणों से पैदा होते हैं। टाइमिंग, जहाँ एक पक्ष ने पोस्ट किया है और दूसरे ने नहीं, जो वास्तविक है लेकिन जिसकी एजिंग करके उसे क्लियर करना चाहिए, अनिश्चित काल तक ढोना नहीं। मुद्रा, जहाँ दोनों संस्थाओं की फ़ंक्शनल करेंसी अलग है और हर एक ने एक ही लेन-देन को अलग दर पर रूपांतरित किया है, जो सामान्य है और एक वास्तविक अंतर बनाता है जिसे खपा लेने के बजाय नीति के अनुसार कहीं मान्य करना होगा। असहमति, जहाँ एक पक्ष ने ऐसा शुल्क लगाया है जिसे दूसरे ने स्वीकार नहीं किया, जो एक व्यावसायिक मामला है जिसे लेखा मामला बनने दिया गया। और सीधी ग़लती, जहाँ राशियाँ बस मेल नहीं खातीं।

व्यावहारिक उत्तर एक छोटा इंटरकंपनी कैलेंडर है जो मुख्य समापन से पहले चलता है: सहमत तारीख़ तक शुल्क लगाए जाएँ, स्टेटमेंट का आदान-प्रदान हो, अंतर सहमत हों या ऊपर भेजे जाएँ, और यह सब किसी भी संस्था के अंतिम रूप देने से पहले। दोनों पक्षों के बंद होने के बाद इंटरकंपनी शेष मिलाने की कोशिश का अर्थ है कम से कम एक अवधि को दोबारा खोलना, और जो समूह हर महीने ऐसा करता है वह अंततः दोबारा खोलना छोड़कर अंतर को खपाना शुरू कर देगा।

इंटरकंपनी में इन्वेंटरी के लेन-देन भी शामिल हैं। जहाँ एक संस्था दूसरी को स्टॉक बेचती है और ख़रीदार रिपोर्टिंग तिथि पर उसे अब भी रखे हुए है, वहाँ उस स्टॉक का लाभ समूह ने अर्जित नहीं किया है और समेकन पर उसे समाप्त किया जाता है। इसके लिए यह जानना ज़रूरी है कि ख़रीदार संस्था के पास अब भी क्या है और उसमें कितना मार्जिन था, जो स्प्रेडशीट का काम नहीं बल्कि इन्वेंटरी सिस्टम पर डेटा की आवश्यकता है, और यही वह इंटरकंपनी चरण है जो सबसे अधिक छूटता है।

सातवाँ चरण: विदेशी मुद्रा पुनर्मूल्यांकन

IAS 21 के तहत संस्था विदेशी मुद्रा लेन-देन को अपनी फ़ंक्शनल करेंसी में लेन-देन की तारीख़ की दर पर दर्ज करती है। हर रिपोर्टिंग तिथि पर विदेशी मुद्रा में अंकित मौद्रिक मदों का क्लोज़िंग रेट पर पुनः रूपांतरण होता है, जबकि ऐतिहासिक लागत पर मापी गई गैर-मौद्रिक मदों का पुनः रूपांतरण नहीं होता। मौद्रिक मदों के पुनः रूपांतरण से होने वाला लाभ या हानि सामान्यतः उसी अवधि के लाभ-हानि में मान्य होती है जिसमें वह उत्पन्न होती है। अन्य फ़्रेमवर्क में भी समकक्ष आवश्यकता मौजूद है; यहाँ बताई गई प्रक्रिया उन सबमें समान है।

उस अनुच्छेद में असली काम "मौद्रिक" शब्द कर रहा है। विदेशी मुद्रा बैंक खाता, प्राप्य, देय या ऋण मौद्रिक है और उसका पुनर्मूल्यांकन होता है। लागत पर रखी इन्वेंटरी, माल या सेवाओं के लिए प्रीपेमेंट, और फ़िक्स्ड एसेट्स मौद्रिक नहीं हैं और उनका पुनर्मूल्यांकन नहीं होता, क्योंकि उनकी कैरिंग अमाउंट उसी मुद्रा में स्थिर है जिसमें लागत आई थी। जो सिस्टम विदेशी मुद्रा फ़्लैग वाले हर खाते का पुनर्मूल्यांकन करते हैं, वे एक विश्वसनीय दिखने वाला जर्नल बनाते हैं जो ग़लत होता है, और यह ग़लती तब तक अदृश्य रहती है जब तक कोई पुनर्मूल्यांकन की खाता सूची न पढ़े।

पुनर्मूल्यांकन सबलेज़र बंद और रिकॉन्साइल होने के बाद चलना चाहिए, इस स्पष्ट कारण से कि वह वही पुनर्मूल्यांकित करता है जो वहाँ मौजूद है। उसे सबलेज़र और लेज़र दोनों का एकरूप पुनर्मूल्यांकन भी करना चाहिए; केवल कंट्रोल अकाउंट में पोस्ट किया गया पुनर्मूल्यांकन वह रिकॉन्सिलिएशन तोड़ देगा जो आपने पिछले चरण में पूरा किया। और उपयोग की गई दर का दस्तावेज़ीकरण होना चाहिए: कौन-सा स्रोत, किस समय, किस तारीख़ को। दर-स्रोतों में दशमलव के अंशों का अंतर होता है, और बड़े शेषों पर वही अंश ऑडिट के प्रश्न बन जाते हैं।

एक और बात जो फ़ंक्शनल करेंसी से अलग मुद्रा में रिपोर्ट करने वाले हर व्यक्ति के लिए मायने रखती है। प्रस्तुति के लिए रूपांतरण (translation) मौद्रिक शेषों के पुनर्मूल्यांकन से अलग प्रक्रिया है, और इसमें अलग दरें लगती हैं: एसेट्स और देयताओं के लिए क्लोज़िंग रेट, और आय व व्यय के लिए लेन-देन की तारीख़ों की दरों के निकट की दरें। अंतर लाभ-हानि में नहीं, इक्विटी के एक अलग घटक में जाता है। दोनों को मिला देने से ऐसा लाभ आँकड़ा बनता है जो बिना किसी आर्थिक कारण के विनिमय दर के साथ हिलता रहता है।

आठवाँ चरण: सस्पेंस, क्लियरिंग और वे खाते जिनका कोई मालिक नहीं

हर लेज़र में ऐसे खाते जमा हो जाते हैं जो किसी चीज़ को अस्थायी रूप से रखने के लिए होते हैं: सस्पेंस, बिना आवंटन वाला नकद, पेरोल क्लियरिंग, प्राप्त लेकिन इनवॉइस न हुआ माल, इंटरकंपनी क्लियरिंग, VAT क्लियरिंग, पेमेंट गेटवे सेटलमेंट, मार्गस्थ स्टॉक (stock in transit)। हर एक वैध है। हर एक ऐसी जगह भी है जहाँ कोई अनसुलझी मद अनिश्चित काल तक पड़ी रह सकती है जबकि ट्रायल बैलेंस बैलेंस होता रहता है, और ठीक इसीलिए इनकी समीक्षा हर साल नहीं, हर महीने होनी चाहिए।

इन खातों को सुरक्षित बनाने वाला नियम यह है कि हर एक की एक परिभाषित सामान्य स्थिति और एक नामित मालिक हो। कुछ को हर अवधि के अंत में शून्य होना चाहिए, और कोई भी शेष एक अपवाद है जिसे समझाना होगा। कुछ डिज़ाइन से ही शेष रखते हैं, और मायने यह रखता है कि वह शेष पहचानने योग्य, उचित उम्र वाली मदों से बना हो। शेष वाला प्राप्त-लेकिन-इनवॉइस-न-हुआ-माल खाता सामान्य है। चौदह महीने पुरानी रसीदों वाला ऐसा खाता आपको बता रहा है कि आपूर्तिकर्ता इनवॉइस मिलाए नहीं जा रहे, और उस खाते में पड़ी लागत पर शायद कभी सवाल ही नहीं उठाया गया।

यहाँ किसी भी सिस्टम फ़ीचर से अधिक एक छोटी प्रक्रियात्मक आदत मदद करती है: इन खातों की समीक्षा शेष से नहीं, उम्र से करें। कोई क्लियरिंग खाता दो साल पहले के एक बड़े डेबिट और पिछले सप्ताह के एक बड़े क्रेडिट से बना एक छोटा शुद्ध शेष दिखा सकता है। शुद्ध आँकड़ा हानिरहित दिखता है, और समस्या उसकी बनावट में है।

• सस्पेंस: समापन पर शून्य होना चाहिए। कोई भी शेष बिना पोस्ट किया गया निर्णय है, शेष नहीं।
• बिना आवंटन वाली ग्राहक रसीदें: प्राप्त नकद जो किसी इनवॉइस से मिलाया नहीं गया। यह बुरी तरह पुराना होता है और प्राप्य तथा हाथ में नकद, दोनों की समझ को फुला देता है।
• प्राप्त लेकिन इनवॉइस न हुआ माल: सामान्य शेष, लेकिन हर मद हाल की और किसी खुली रसीद तक ट्रेस करने योग्य होनी चाहिए।
• पेरोल क्लियरिंग: पेरोल जर्नल और भुगतान दोनों पोस्ट होने के बाद शून्य हो जाना चाहिए।
• मार्गस्थ स्टॉक: वास्तविक, लेकिन हर मद किसी ज्ञात आगमन अवधि वाले शिपमेंट के अनुरूप होनी चाहिए।
• गेटवे या कार्ड सेटलमेंट: बिक्री से प्राप्ति और बैंक सेटलमेंट का अंतर शुल्क, रिफ़ंड और चार्जबैक है, जिन्हें पड़ा छोड़ने के बजाय पोस्ट किया जाना चाहिए।
• VAT या टैक्स क्लियरिंग: अवधि के लिए दाख़िल रिटर्न से मेल खाना चाहिए, और कोई भी अंतर दस्तावेज़ीकृत टाइमिंग से समझाया गया हो।

नौवाँ चरण: आँकड़ों पर भरोसा करने से पहले समीक्षा

इस बिंदु तक लेज़र गणितीय रूप से पूर्ण है। यह सही होने के बराबर नहीं है, और समीक्षा चरण वह पकड़ने के लिए है जो रिकॉन्सिलिएशन नहीं पकड़ सकता: ऐसी प्रविष्टियाँ जो समर्थन-योग्य हैं, संतुलित हैं, और ग़लत हैं। तकनीक है तुलना। इस महीने की तुलना पिछले महीने से, पिछले वर्ष के इसी महीने से, बजट से, और उस परिचालन वास्तविकता से करें जिसे फ़ाइनेंस कर्मचारी स्वतंत्र रूप से जानते हैं।

उपयोगी तुलनाएँ सामान्य नहीं, विशिष्ट होती हैं। उत्पाद समूह के अनुसार सकल मार्जिन, कुल नहीं। हेडकाउंट के सापेक्ष पेरोल लागत। भेजी गई इकाइयों के सापेक्ष बिक्री लागत। मौसमी पैटर्न के सापेक्ष यूटिलिटी। वास्तविक एजिंग के सापेक्ष डूबत ऋण प्रावधान। हर वह लाइन जो पिछले महीने से एक तय सीमा से अधिक हिली है, स्पष्टीकरण के साथ, और हर वह लाइन जो हिलनी चाहिए थी लेकिन बिल्कुल नहीं हिली, जिसे पकड़ना अधिक कठिन है। ग्यारह महीनों तक एक-सा किराया शुल्क, जो किराया समीक्षा के बाद भी फिर वैसा ही रहे, एक छूटा हुआ जर्नल है, और प्रतिशत बदलाव पर कॉन्फ़िगर की गई कोई भी वेरिएंस रिपोर्ट उसे नहीं पकड़ेगी।

समीक्षा को केवल लाभ-हानि की नहीं, बैलेंस शीट की भी जाँच करनी चाहिए, क्योंकि आगे वही ग़लतियाँ जाती हैं जो बैलेंस शीट में होती हैं। प्राप्य दिवस और देय दिवस में तेज़ बदलाव, ऐसा डेफ़र्ड आय शेष जो बिलिंग पैटर्न के साथ नहीं चलता, ऐसा एक्रुअल जो छह महीने पहले वाला ही आँकड़ा है, ऐसा फ़िक्स्ड एसेट रजिस्टर जिसकी शुद्ध बुक वैल्यू लेज़र से दूर खिसक रही है: यही वे निष्कर्ष हैं जो बाद में पुनर्कथन (restatement) को रोकते हैं।

यह समीक्षा तैयार करने वाले के अलावा किसी और को करनी चाहिए, और उसकी समीक्षा का रिकॉर्ड रहना चाहिए। यह नौकरशाही नहीं है। अगर इस बात का एकमात्र साक्ष्य कि समापन की समीक्षा हुई, यह है कि उसे तैयार करने वाले व्यक्ति को समीक्षा करना याद है, तो कोई समीक्षा नियंत्रण है ही नहीं, और पहली महत्वपूर्ण ग़लती आप नहीं, ऑडिटर पकड़ेगा।

दसवाँ चरण: अवधि लॉक करें

लॉक करना वह कार्य है जो शेषों के एक समूह को रिपोर्ट किए गए परिणाम में बदल देता है। लॉक से पहले आँकड़े मसौदा हैं। उसके बाद वही आँकड़े हैं, और उन्हें बदलने वाली कोई भी चीज़ अपनी ट्रेल वाली एक घटना है। जो समापन कभी लॉक नहीं होता, वह ऐसे आँकड़े बनाता है जो पिछले महीने रिपोर्ट किए गए आँकड़ों से चुपचाप असहमत होते हैं, और किसी तुलनात्मक आँकड़े पर भरोसा करने की हर संभावना ख़त्म कर देता है।

उपयोगी लॉकिंग व्यवस्था में कुछ गुण होते हैं। यह केवल मैन्युअल जर्नल पर नहीं, सभी पोस्टिंग स्रोतों पर लागू होती है, क्योंकि पिछली तारीख़ की गुड्स रसीद या पिछली तारीख़ का सेल्स इनवॉइस खातों को उतनी ही प्रभावी ढंग से बदल देता है। यह सॉफ़्ट क्लोज़, जिसमें एक छोटा समूह अब भी पोस्ट कर सकता है, और हार्ड क्लोज़, जिसमें कोई नहीं कर सकता, में अंतर करती है। यह दर्ज करती है कि किसने, कब और क्यों अवधि को अनलॉक किया, और दोबारा खोलने को सामान्य बनाने के बजाय दृश्य बनाती है। और यह किसी निर्देश से नहीं, सिस्टम द्वारा लागू होती है, क्योंकि कोई निर्देश उतना ही मज़बूत होता है जितना साल का सबसे व्यस्त सप्ताह।

Skyline Nexus ऐसी वित्तीय अवधियाँ रखता है जिन्हें बंद और लॉक किया जा सकता है, और अवधि के बंद होने, लॉक होने और दोबारा खुलने को उपयोगकर्ता और समय सहित ऑडिट घटनाओं के रूप में दर्ज करता है। किसी भी सिस्टम में कवरेज को मान लेने के बजाय जाँचना उचित है: जो लॉक मैन्युअल जर्नल और ख़रीद पर लागू हो लेकिन बिक्री या पॉइंट-ऑफ़-सेल मार्ग पर नहीं, वह सबसे अधिक मात्रा वाले पोस्टिंग मार्ग को फिर भी खुला छोड़ देता है, और जो लॉक एक वैकल्पिक सेटिंग है वह तब तक कुछ नहीं करता जब तक कोई उसे चालू न करे। अपने वेंडर से पूछें कि लॉक वास्तव में किन राइट-पाथ को अस्वीकार करता है, और एक को परखकर देखें। कोई भी सॉफ़्टवेयर खातों को सही नहीं बनाता। लॉक केवल इतना करता है कि जो रिपोर्ट हुआ वह रिपोर्ट किया हुआ ही रहे, और उसमें कोई भी बदलाव दृश्य हो।

लॉक के बाद एक छोटा लिखित रिकॉर्ड आना चाहिए: रिपोर्ट किए गए शेष, उनका समर्थन करने वाले रिकॉन्सिलिएशन, विवेकाधीन प्रविष्टियाँ उनके आधार सहित, समीक्षा का साक्ष्य, और अगले महीने में ले जाई गई कोई भी ज्ञात खुली मदें। इनमें से अंतिम सबसे अधिक छूटती है और सबसे अधिक समय बचाती है, क्योंकि अगला महीना अनसुलझी बातों को फिर से खोजने के बजाय उनकी सूची से शुरू होता है।

समापन को बिगाड़े बिना तेज़ बनाना

समापन को छोटा करने के अधिकांश प्रयास ग़लत सिरे पर वार करते हैं। वे अंतिम दिनों को संकुचित करते हैं, जहाँ काम दिखता है, न कि ऊपर के व्यवहार को, जहाँ काम पैदा होता है। समापन इसलिए लंबा होता है क्योंकि जानकारी देर से आती है, क्योंकि रिकॉन्सिलिएशन टाला जाता है, और क्योंकि हर महीने उन्हीं अपवादों की फिर से जाँच होती है।

जो उपाय वास्तव में इसे छोटा करते हैं वे आकर्षक नहीं हैं। बैंक को रोज़ाना या साप्ताहिक रिकॉन्साइल करें ताकि महीने का अंत जाँच नहीं, पुष्टि हो। आपूर्तिकर्ता इनवॉइसों को समापन पर एक बैच में नहीं, लगातार रसीदों से मिलाएँ। आवर्ती जर्नल, प्रीपेमेंट शेड्यूल और मूल्यह्रास को मासिक पुनर्निर्माण के बजाय स्थायी गणनाओं के रूप में रखें। व्यय और टाइमशीट के लिए जमा करने की समय-सीमा तय करें और लागू करें। जो मैपिंग नियम हर महीने एक ही ग़लत पोस्टिंग करवाता है, उसे हर महीने सुधारने के बजाय ठीक कर दें।

महत्वाकांक्षा पर एक अंतिम बात। साफ़ अपस्ट्रीम प्रक्रियाओं और एक ही रिपोर्टिंग मुद्रा वाले व्यवसाय के लिए पाँच दिन का समापन एक उचित लक्ष्य है। दो दिन का समापन संभव है और आम तौर पर इसके लिए निरंतर रिकॉन्सिलिएशन और सच्चा सॉफ़्ट-क्लोज़ अनुशासन चाहिए। अगर इनमें से कोई भी उस चीज़ का अनुमान लगाकर हासिल किया जाए जिसका पहले रिकॉन्सिलिएशन होता था, तो वह रखने लायक नहीं। समापन का उद्देश्य आँकड़ों पर भरोसा है, और जो गति भरोसे की क़ीमत पर आए, उसने ग़लत चीज़ ख़रीदी है।

• रिकॉन्सिलिएशन को महीने के अंत से हटाकर निरंतर बनाएँ, विशेष रूप से नकद और आपूर्तिकर्ता इनवॉइस मिलान।
• हर आवर्ती विवेकाधीन प्रविष्टि को आधार और मालिक सहित एक स्थायी शेड्यूल दें।
• हर चरण के नामित मालिकों और समय-सीमाओं वाला समापन कैलेंडर प्रकाशित करें, और उसे उन लोगों के लिए दृश्य रखें जो उसे डेटा देते हैं।
• हर महीने वही पोस्टिंग सुधारने के बजाय बार-बार होने वाले अपवादों के मूल कारण ठीक करें।
• हार्ड क्लोज़ को रिपोर्टिंग पैक से अलग रखें, ताकि विश्लेषण लॉकिंग के क्रिटिकल पाथ पर न हो।
• किस चरण पर वार करना है यह तय करने से पहले तीन महीने तक ट्रैक करें कि हर चरण वास्तव में कितना समय लेता है।