La chiusura mensile, nell’ordine giusto

Una chiusura è una sequenza, non un elenco

La maggior parte delle checklist di chiusura mensile pubblicate sono elenchi di cose che dovrebbero essere vere alla fine. Riconciliare la banca. Registrare i ratei. Esaminare i risultati preliminari. Ogni voce è corretta presa da sola e inutile come guida, perché la difficoltà di una chiusura non sta quasi mai nel sapere che cosa fare. Sta nell’ordine, in chi è ancora autorizzato a registrare mentre lo si fa, e in che cosa succede quando il passo nove vi rimanda al passo tre.

L’ordine conta perché ogni passo utilizza il risultato di un passo precedente e può invalidarlo. Valutare i saldi in valuta estera prima che le contabilità sezionali siano chiuse significa valutare i saldi sbagliati. Riconciliare la banca mentre il cassiere sta ancora registrando incassi del periodo produce una riconciliazione superata prima ancora di salvarla. Calcolare gli ammortamenti prima che le acquisizioni di cespiti del mese siano state capitalizzate sottostima la quota, e la differenza non si vedrà da nessuna parte, se non in un prospetto che nessuno rilegge.

La sequenza che segue è scritta come ordine di lavoro, non come elenco esaustivo. Non tutte le imprese hanno saldi infragruppo o operazioni in valuta, e un dettagliante con un’unica società la percorrerà in un giorno. Ma le dipendenze sono le stesse a qualsiasi scala: le operazioni si fermano, i sistemi alimentanti chiudono, le contabilità sezionali quadrano con la contabilità generale, si registrano le scritture valutative, il risultato viene confrontato con qualcosa e solo allora il periodo si blocca. Saltare l’ordine è ciò che produce la chiusura che richiede undici giorni lavorativi e viene comunque riaperta.

Un punto strutturale prima dei dettagli. Una chiusura è un processo di controllo, non un esercizio di inserimento dati. Il suo scopo è dare a un gruppo definito di persone la fiducia che un determinato insieme di numeri, a una determinata data, sia completo e documentabile. Tutto ciò che contiene dovrebbe essere riconducibile a quello scopo. Un passaggio di cui nessuno sa spiegare lo scopo è di solito sopravvissuto da un sistema precedente, e vi sta costando giorni.

Primo passo: la competenza e l’arresto del periodo

Il cut-off è la determinazione del periodo a cui appartiene un’operazione. Sembra una formalità ed è il controllo di maggior valore dell’intera chiusura, perché un errore di competenza sposta utile tra periodi senza rompere nulla. Il bilancio di verifica quadra ancora. La banca si riconcilia ancora. Nulla segnala il problema. L’unica cosa accaduta è che questo mese ha guadagnato più di quanto abbia maturato e il prossimo guadagnerà di meno.

I casi classici sono tutti sfasamenti tra un evento fisico e un documento. La merce viene ricevuta il ventinove e la fattura del fornitore arriva il quattro del mese successivo; se non si registra un rateo, il costo finisce nel periodo sbagliato mentre le rimanenze finiscono in quello giusto. Una spedizione parte l’ultimo giorno del mese e viene fatturata due giorni dopo; ricavi e costo del venduto si separano. Un servizio viene prestato a cavallo della fine del mese e fatturato una sola volta, posticipatamente. In ogni caso la domanda è la stessa: quando è passato il controllo, o quando è stato prestato il servizio? La data della fattura ne è una prova, non un sostituto.

In pratica il cut-off si garantisce con tre strumenti. Primo, una scadenza di registrazione dichiarata per ogni fonte: le vendite smettono di inserire ordini del periodo a un’ora nota, i carichi di magazzino si registrano in giornata, le note spese si presentano entro una data. Secondo, un esame dei documenti a cavallo del periodo, che nella maggior parte delle imprese significa gli ultimi giorni di bolle di entrata, documenti di trasporto e registrazioni di spedizione, confrontati con quanto fatturato. Terzo, un sistema che rifiuta una registrazione retrodatata una volta chiuso il periodo, anziché accettarla in silenzio.

L’ultimo punto merita di essere detto chiaramente, perché è quello su cui la maggior parte dei sistemi delude. Se un utente può registrare una scrittura datata al trentuno del mese scorso in qualsiasi momento dei sei mesi successivi, nessuna chiusura è mai definitiva e ogni dato comparativo che pubblicate può cambiare a posteriori. Il blocco dei periodi non è un vezzo amministrativo. È il meccanismo che dà significato a un periodo chiuso.

Secondo passo: chiudere i sistemi alimentanti prima della contabilità generale

La contabilità generale sta a valle di tutto il resto. Vendite, acquisti, magazzino, paghe, cespiti, note spese e tesoreria generano tutti operazioni altrove e passano alla contabilità generale un riepilogo o un insieme di registrazioni. Chiudere la contabilità generale prima che queste fonti abbiano smesso di produrre è l’errore strutturale più comune in una chiusura lenta, perché garantisce di dover rifare il lavoro.

L’ordine all’interno di questo passo segue il flusso delle merci e del denaro. Acquisti e ricevimento merci chiudono per primi, perché da loro dipende la valorizzazione delle rimanenze. Magazzino ed eventuali attività di produzione o assemblaggio chiudono subito dopo, così che il costo del venduto del periodo sia completo. Vendite e spedizioni chiudono in parallelo. Incassi in contanti e con carta chiudono dopo le vendite, dato che gli incassi fanno riferimento alle fatture. Le paghe seguono di solito un proprio calendario e chiudono in modo indipendente, ma la loro scrittura deve essere registrata prima che la contabilità generale possa dirsi completa. I cespiti chiudono per ultimi tra i registri sezionali, perché le acquisizioni vengono dagli acquisti e le dismissioni talvolta dalle vendite.

Una breve nota sul calcolo degli ammortamenti, perché viene regolarmente eseguito troppo presto. Se l’ammortamento è calcolato prima che le acquisizioni del mese siano capitalizzate, queste non ricevono alcuna quota nel primo mese e da quel momento il prospetto non concorda più, in silenzio, con la contabilità. Eseguitelo quando il registro è completo, e considerate normale rieseguirlo se compare un’acquisizione tardiva.

• Acquisti e ricevimento merci: tutti i carichi registrati, tutte le fatture dei fornitori abbinate o segnalate come non abbinate ai fini del rateo.
• Magazzino: movimenti registrati, eventuali rettifiche da inventario registrate, valorizzazione eseguita secondo il criterio concordato per il periodo.
• Vendite e spedizioni: tutte le consegne fatturate o trattenute deliberatamente, note di credito del periodo emesse anziché rinviate.
• Cassa, carte e gateway di pagamento: incassi e accrediti registrati, incassi non imputati individuati anziché lasciati in sospeso.
• Paghe: scrittura delle paghe registrata, compresi oneri a carico del datore di lavoro, trattenute obbligatorie ed eventuali importi maturati ma non pagati.
• Note spese: presentate, approvate e registrate, con un trattamento definito per quanto non presentato entro la scadenza.
• Cespiti: acquisizioni capitalizzate, dismissioni registrate, ammortamenti calcolati dopo entrambe.

Terzo passo: ratei e risconti

Ratei e risconti esistono perché i movimenti di cassa e l’attività economica non seguono lo stesso calendario. Un rateo passivo rileva un costo sostenuto ma non ancora fatturato. Un risconto attivo toglie da questo periodo un costo già pagato che appartiene ai successivi. In generale sono entrambi stime, ed entrambi vengono stornati o rilasciati a fronte della fattura definitiva.

La disciplina che distingue una chiusura affidabile da una tirata a indovinare è che ogni rateo abbia una base dichiarata e un rilascio dichiarato. La base è il motivo per cui l’importo è quello: una tariffa contrattuale moltiplicata per i giorni, il valore di un ordine d’acquisto al netto di quanto già fatturato, un report di consumo dal portale del fornitore, il mese precedente più un aumento noto. Il rilascio è il modo in cui si chiuderà: stornato automaticamente il primo del mese successivo, oppure mantenuto e abbinato specificamente alla fattura quando arriva. I ratei senza un rilascio dichiarato sono il modo in cui uno stato patrimoniale accumula dieci anni di piccoli saldi avere che nessuno osa eliminare.

Due categorie meritano particolare attenzione. Le fatture da ricevere per merci ricevute sono di solito il rateo più consistente in un’impresa che tiene magazzino, e vanno ricavate dal sistema anziché stimate: il valore dei carichi senza fattura del fornitore abbinata, al valore di carico. Se quel dato va messo insieme a mano, il processo di abbinamento a monte non funziona. Utenze, compensi professionali e tutto ciò che viene fatturato posticipatamente sono la seconda categoria, ed è quella che deriva, perché ogni mese si stima partendo dalla stima precedente anziché da una bolletta reale.

I risconti sono più semplici e sbagliano in modo diverso. Assicurazioni annuali, abbonamenti software, affitti pagati in anticipo e canoni di licenza richiedono tutti un piano che indichi il totale, il periodo coperto, il rilascio mensile e il saldo residuo. Se il piano esiste come foglio di calcolo tenuto da una sola persona, il rischio non è che sia sbagliato; è che si fermi quando quella persona se ne va. I piani dei risconti appartengono al sistema che produce il saldo che sostengono.

Quarto passo: la riconciliazione bancaria

Una riconciliazione bancaria confronta il saldo contabile di un conto bancario con il saldo comunicato dalla banca, e spiega ogni differenza. Tutto qui, ma la definizione contiene una pretesa spesso ignorata: ogni differenza va spiegata, singolarmente, con una partita che si chiuderà. Una riconciliazione con una differenza residua descritta come «sfasamento temporale», o peggio forzata, non è una riconciliazione.

Le partite di riconciliazione legittime sono poche. Pagamenti emessi e registrati che la banca non ha ancora eseguito. Incassi registrati non ancora accreditati. Commissioni bancarie, interessi e insoluti che la banca ha contabilizzato e voi non ancora, i quali andrebbero registrati anziché lasciati come partite di riconciliazione. Addebiti diretti e ordini permanenti che movimentano il conto senza un documento. Qualsiasi altra voce nell’elenco è un sintomo.

I flussi bancari automatici e l’abbinamento degli estratti conto hanno reso veloce la parte meccanica di questo lavoro, e ciò ha creato un nuovo modo di sbagliare. Un abbinamento automatico basato solo sull’importo accoppierà volentieri un incasso con un pagamento estranei dello stesso valore, e la riconciliazione risulterà completa. L’abbinamento dovrebbe usare data, importo e riferimento, e tutto ciò che è stato abbinato solo sull’importo dovrebbe essere visibile come tale. La riconciliazione vale quanto la regola che l’ha prodotta.

I conti di liquidità diversi dalla banca richiedono lo stesso trattamento. Cassa contanti, casse dei punti vendita, conti transitori per il regolamento delle carte e saldi dei gateway di pagamento sono tutti conti equivalenti alla liquidità che contengono denaro reale e possono contenere errori reali. Il conto del gateway, in particolare, va riconciliato con l’estratto del gateway, perché la differenza tra quanto pagato dal cliente e quanto accreditato in banca è fatta di commissioni, rimborsi e chargeback, tutti costi che arrivano senza fattura.

• Una partita di riconciliazione più vecchia del normale ciclo di regolamento non è uno sfasamento temporale. È un errore o una registrazione superata, e richiede una decisione.
• Un pagamento presente nell’estratto conto ma del tutto assente dalla contabilità è un problema di completezza, e i problemi di completezza della liquidità sono quelli che contano di più.
• Una registrazione contabile senza contropartita in banca, più vecchia di un ciclo, indica di solito una registrazione duplicata o un pagamento fallito e mai stornato.
• Le differenze in cifra tonda derivano quasi sempre da una scrittura manuale registrata direttamente sul conto bancario anziché tramite il giornale di cassa.

Quinto passo: dalle contabilità sezionali ai conti di controllo

Ogni contabilità sezionale ha nella contabilità generale un unico conto che la rappresenta. Il conto di controllo crediti dovrebbe essere pari alla somma delle fatture clienti non pagate. Il conto di controllo debiti dovrebbe essere pari alla somma delle fatture fornitori non pagate. Rimanenze, cespiti e, nella maggior parte dei sistemi, IVA funzionano allo stesso modo. La concordanza tra i due non è facoltativa e non è una finezza contabile; è la verifica che il dettaglio a sostegno di una voce dello stato patrimoniale corrisponda davvero a quella voce.

Quando i due non concordano, la causa è quasi sempre una di poche, e conoscere l’elenco accorcia molto l’indagine. Qualcuno ha registrato una scrittura manuale direttamente sul conto di controllo, scavalcando la contabilità sezionale. Un documento è stato registrato nella sezionale giusta ma collegato al conto di controllo sbagliato. Un saldo in valuta è stato valutato in contabilità generale ma non nella sezionale, o viceversa. Un’operazione è stata registrata in un periodo nella sezionale e in un altro nella contabilità generale, che è un problema di competenza sotto altre spoglie. Oppure il report della sezionale viene eseguito con un criterio di data diverso da quello dell’interrogazione di contabilità generale, il che non è affatto un errore e fa perdere un pomeriggio circa una volta l’anno a ogni ufficio amministrativo.

Il controllo che vale la pena avere non è la riconciliazione in sé, ma il divieto. Le scritture manuali sui conti di controllo dovrebbero richiedere un’autorizzazione specifica, e le poche persone che la detengono dovrebbero registrare solo scritture correttive documentate. Dove un sistema consente a qualunque utente abilitato alle scritture di registrare direttamente sui crediti, la riconciliazione è un controllo investigativo che compensa un controllo preventivo mancante, e fallirà nel mese in cui nessuno ha il tempo di eseguirla.

Sesto passo: l’infragruppo

Quando un gruppo comprende più di un’entità giuridica, i saldi tra di esse devono concordare, nel senso che quanto la società A indica come dovuto dalla società B deve essere pari a quanto la società B indica come dovuto alla società A. In consolidamento questi saldi si elidono a vicenda, e qualsiasi differenza non scompare. Finisce da qualche parte nel risultato consolidato, di solito in una voce che nessuno vuole spiegare.

Le differenze infragruppo nascono da quattro cause ricorrenti. I tempi, quando un lato ha registrato e l’altro no: una differenza reale, che però va scadenzata e chiusa anziché trascinata all’infinito. La valuta, quando le due entità hanno valute funzionali diverse e ciascuna ha convertito la stessa operazione a un cambio diverso: una situazione normale, che produce una differenza reale da rilevare da qualche parte secondo una politica anziché assorbire. Il disaccordo, quando un lato ha addebitato un importo che l’altro non ha accettato: una questione commerciale che si è lasciata diventare contabile. E il semplice errore, quando gli importi non coincidono e basta.

La risposta pratica è un breve calendario infragruppo che si svolge prima della chiusura principale: addebiti emessi entro una data concordata, estratti conto scambiati, differenze concordate o portate a un livello superiore, il tutto prima che una delle due entità finalizzi. Cercare di far quadrare i saldi infragruppo dopo che entrambi i lati hanno chiuso significa riaprire almeno un periodo, e un gruppo che lo fa ogni mese finirà per smettere di riaprire e cominciare ad assorbire la differenza.

L’infragruppo comprende anche le operazioni sulle rimanenze. Quando un’entità vende merce a un’altra e l’acquirente la detiene ancora alla data di riferimento, l’utile incluso in quelle rimanenze non è stato realizzato dal gruppo e viene eliminato in consolidamento. Ciò richiede di sapere che cosa l’entità acquirente detiene ancora e con quale margine, il che è un requisito di dati per il sistema di magazzino più che un esercizio su foglio di calcolo, ed è il passaggio infragruppo più spesso saltato.

Settimo passo: la valutazione delle poste in valuta

Secondo lo IAS 21 un’entità registra le operazioni in valuta estera nella propria valuta funzionale al cambio della data dell’operazione. A ogni data di riferimento del bilancio gli elementi monetari espressi in valuta estera si convertono al cambio di chiusura, mentre gli elementi non monetari valutati al costo storico non vengono riconvertiti. L’utile o la perdita derivante dalla conversione degli elementi monetari si rileva di norma a conto economico nel periodo in cui si genera. Un requisito equivalente esiste negli altri quadri contabili; i meccanismi qui descritti sono comuni a tutti.

La parola decisiva in quel paragrafo è «monetari». Un conto bancario, un credito, un debito o un finanziamento in valuta estera sono monetari e si valutano. Le rimanenze al costo, gli anticipi per beni o servizi e i cespiti non sono monetari e non si valutano, perché il loro valore contabile è fissato nella valuta in cui è stato sostenuto il costo. I sistemi che valutano ogni conto contrassegnato come in valuta producono una scrittura plausibile e sbagliata, e l’errore resta invisibile a meno che qualcuno non legga l’elenco dei conti sottoposti a valutazione.

La valutazione deve essere eseguita dopo che le contabilità sezionali sono state chiuse e riconciliate, per l’ovvia ragione che valuta ciò che c’è. Deve inoltre valutare in modo coerente la sezionale e la contabilità generale; una valutazione registrata solo sul conto di controllo romperà la riconciliazione completata al passo precedente. E il cambio utilizzato va documentato: quale fonte, a che ora, in che data. Le fonti dei cambi differiscono per frazioni, e su saldi rilevanti quelle frazioni diventano domande di revisione.

Un ulteriore punto importa a chiunque rendiconti in una valuta diversa da quella funzionale. La conversione ai fini della presentazione è un’operazione distinta dalla valutazione dei saldi monetari e usa cambi diversi: il cambio di chiusura per attività e passività, e cambi che approssimano quelli delle date delle operazioni per ricavi e costi. La differenza confluisce in una componente separata del patrimonio netto anziché nel conto economico. Confondere le due produce un utile che si muove con il cambio senza alcuna ragione economica.

Ottavo passo: conti transitori, conti di giro e i conti di nessuno

Ogni contabilità accumula conti che esistono per contenere qualcosa in via temporanea: conti sospesi, incassi non imputati, conti transitori delle paghe, fatture da ricevere, conti di giro infragruppo, conti transitori IVA, regolamenti dei gateway di pagamento, merci in viaggio. Ognuno è legittimo. Ognuno è anche un luogo in cui una partita irrisolta può restare indefinitamente mentre il bilancio di verifica continua a quadrare, ed è proprio per questo che vanno esaminati ogni mese anziché ogni anno.

La regola che rende sicuri questi conti è che ciascuno abbia uno stato normale definito e un responsabile nominato. Alcuni dovrebbero essere a zero a ogni fine periodo, e qualsiasi saldo è un’eccezione da spiegare. Altri hanno un saldo per costruzione, e ciò che conta è che quel saldo sia composto da partite identificabili e di età plausibile. Un conto fatture da ricevere con un saldo è normale. Un conto fatture da ricevere che contiene carichi di quattordici mesi fa vi sta dicendo che le fatture dei fornitori non vengono abbinate, e che il costo fermo in quel conto potrebbe non essere mai stato messo in discussione.

Qui un piccolo accorgimento procedurale aiuta più di qualsiasi funzione del sistema: esaminare questi conti per anzianità, non per saldo. Un conto di giro può mostrare un piccolo saldo netto composto da un grosso addebito di due anni fa e da un grosso accredito della settimana scorsa. Il dato netto sembra innocuo, ed è la composizione il problema.

• Conto sospeso: dovrebbe essere a zero alla chiusura. Qualsiasi saldo è una decisione non registrata, non un saldo.
• Incassi clienti non imputati: denaro ricevuto ma non abbinato a una fattura. Invecchia male e gonfia sia i crediti sia la percezione della liquidità disponibile.
• Fatture da ricevere: saldo normale, ma ogni partita dovrebbe essere recente e riconducibile a un carico aperto.
• Conto transitorio paghe: dovrebbe azzerarsi una volta registrati sia la scrittura delle paghe sia il pagamento.
• Merci in viaggio: reali, ma ogni partita dovrebbe corrispondere a una spedizione con una finestra di arrivo nota.
• Regolamento gateway o carte: la differenza tra incassato e accreditato in banca è fatta di commissioni, rimborsi e chargeback, che vanno tutti registrati anziché lasciati lì.
• Conto transitorio IVA o imposte: dovrebbe concordare con la dichiarazione presentata per il periodo, con ogni differenza spiegata da uno sfasamento temporale documentato.

Nono passo: la revisione, prima di credere ai numeri

A questo punto la contabilità è aritmeticamente completa. Non è la stessa cosa che essere corretta, e il passo di revisione serve a intercettare ciò che la riconciliazione non può: scritture documentate, quadrate e sbagliate. La tecnica è il confronto. Confrontate questo mese con il mese scorso, con lo stesso mese dell’anno precedente, con il budget e con la realtà operativa che il personale amministrativo conosce per altra via.

I confronti utili sono specifici, non generici. Il margine lordo per gruppo di prodotti, non complessivo. Il costo del personale rispetto all’organico. Il costo del venduto rispetto alle unità spedite. Le utenze rispetto all’andamento stagionale. Il fondo svalutazione crediti rispetto allo scadenziario effettivo. Ogni voce che si è mossa oltre una soglia prestabilita rispetto al mese scorso, con una spiegazione allegata, e ogni voce che non si è mossa affatto quando avrebbe dovuto, che è la più difficile da notare. Un canone d’affitto identico per undici mesi e di nuovo identico dopo una revisione del canone è una scrittura mancante, e nessun report di scostamento impostato sulla variazione percentuale lo segnalerà.

La revisione dovrebbe verificare anche lo stato patrimoniale, non solo il conto economico, perché sono gli errori patrimoniali a trascinarsi nel tempo. Giorni medi di incasso e di pagamento che si muovono bruscamente, un saldo di risconti passivi che non segue l’andamento della fatturazione, un rateo che ha lo stesso importo di sei mesi fa, un registro cespiti il cui valore netto contabile si sta allontanando dalla contabilità generale: sono questi i rilievi che evitano una riesposizione in futuro.

La revisione dovrebbe essere svolta da una persona diversa da chi ha preparato la chiusura, e dovrebbe lasciare traccia. Non è burocrazia. Se l’unica prova che una chiusura sia stata rivista è che chi l’ha preparata ricorda di averla rivista, allora non c’è alcun controllo di revisione, e il primo errore rilevante lo troverà il revisore anziché voi.

Decimo passo: bloccare il periodo

Il blocco è l’atto che trasforma un insieme di saldi in un risultato comunicato. Prima del blocco i numeri sono una bozza. Dopo, sono i numeri, e qualsiasi cosa li modifichi è un evento con la propria traccia. Una chiusura che non si blocca mai produce dati che, in silenzio, non concordano con quanto comunicato il mese scorso, ed elimina qualsiasi possibilità di fare affidamento su un dato comparativo.

Un meccanismo di blocco utilizzabile ha alcune proprietà. Si applica a tutte le fonti di registrazione, non solo alle scritture manuali, perché un carico di magazzino o una fattura di vendita retrodatati modificano i conti con la stessa efficacia. Distingue la chiusura provvisoria, in cui un piccolo gruppo può ancora registrare, dalla chiusura definitiva, in cui nessuno può farlo. Registra chi ha sbloccato un periodo, quando e perché, e rende la riapertura visibile anziché abituale. Ed è imposto dal sistema anziché da un’istruzione, perché un’istruzione è forte solo quanto la settimana più piena dell’anno.

Skyline Nexus gestisce periodi contabili che possono essere chiusi e bloccati, e registra la chiusura, il blocco e la riapertura di un periodo come eventi di audit con l’utente e l’ora. La copertura va verificata anziché data per scontata, in qualsiasi sistema: un blocco applicato alle scritture manuali e agli acquisti, ma non al percorso delle vendite o del punto vendita, lascia comunque aperta la via di registrazione con i volumi più alti, e un blocco che è un’impostazione da attivare non fa nulla finché qualcuno non la attiva. Chiedete al vostro fornitore quali percorsi di scrittura il blocco rifiuta davvero, e provatene uno. Nessun software rende corretta una contabilità. Un blocco fa soltanto sì che ciò che è stato comunicato resti tale, e che qualsiasi modifica sia visibile.

Dopo il blocco dovrebbe seguire una breve documentazione scritta: i saldi come comunicati, le riconciliazioni che li sostengono, le scritture valutative con la loro base, le prove della revisione e le eventuali questioni aperte note, riportate al mese successivo. L’ultima voce è quella più spesso tralasciata ed è quella che fa risparmiare più tempo, perché il mese successivo comincia dall’elenco di ciò che è rimasto irrisolto anziché dal doverlo riscoprire.

Rendere la chiusura più rapida senza peggiorarla

La maggior parte dei tentativi di accorciare una chiusura attacca l’estremità sbagliata. Comprime gli ultimi giorni, dove il lavoro è visibile, anziché i comportamenti a monte, dove il lavoro viene generato. Una chiusura è lunga perché le informazioni arrivano tardi, perché la riconciliazione viene rinviata e perché le stesse eccezioni vengono indagate di nuovo ogni mese.

Gli interventi che la accorciano davvero sono poco appariscenti. Riconciliare la banca ogni giorno o ogni settimana, così che la fine del mese sia una conferma e non un’indagine. Abbinare le fatture dei fornitori ai carichi in modo continuo anziché in blocco alla chiusura. Gestire scritture ricorrenti, piani dei risconti e ammortamenti come calcoli permanenti anziché ricostruzioni mensili. Fissare e far rispettare le scadenze di presentazione per note spese e fogli ore. Correggere la regola di mappatura che causa ogni mese la stessa registrazione errata, invece di correggere ogni mese la registrazione.

Un’ultima parola sulle ambizioni. Una chiusura in cinque giorni è un obiettivo ragionevole per un’impresa con processi a monte ordinati e un’unica valuta di rendicontazione. Una chiusura in due giorni è raggiungibile e di solito richiede riconciliazione continua e una vera disciplina di chiusura provvisoria. Nessuna delle due vale la pena se la si ottiene stimando ciò che prima veniva riconciliato. Lo scopo della chiusura è la fiducia nei numeri, e una velocità che costa fiducia ha comprato la cosa sbagliata.

• Spostare la riconciliazione dalla fine del mese a un processo continuo, in particolare per la liquidità e l’abbinamento delle fatture fornitori.
• Dare a ogni scrittura valutativa ricorrente un piano permanente con una base e un responsabile.
• Pubblicare un calendario di chiusura con responsabili nominati e scadenze per ogni passo, e renderlo visibile a chi lo alimenta.
• Eliminare le cause delle eccezioni ricorrenti anziché correggere ogni mese la stessa registrazione.
• Separare la chiusura definitiva dal pacchetto di reporting, così che l’analisi non sia sul percorso critico verso il blocco.
• Misurare per tre mesi quanto dura effettivamente ogni passo prima di decidere quale affrontare.