Riconciliazione dei conti di bilancio

Che cosa significa davvero «riconciliato»

Un saldo di bilancio è riconciliato quando, alla data di riferimento, si è in grado di produrre le singole voci che lo compongono e la loro somma coincide con il saldo. Questo è l’intero test. Non che il conto appaia ragionevole, non che corrisponda al mese precedente più i movimenti, e nemmeno che il bilancio di verifica quadri. Un elenco di voci, che sommate danno il saldo, ciascuna delle quali è documentabile.

Questa definizione è più severa della prassi comune, ed è voluto. Buona parte di ciò che viene archiviato come riconciliazione è in realtà una prova dei movimenti: saldo iniziale più registrazioni uguale saldo finale. Quell’aritmetica è garantita dalla contabilità stessa. Non conferma nulla sulla correttezza del saldo iniziale e continuerà a riportare a nuovo un errore vecchio di dieci anni senza mai fallire.

La distinzione conta soprattutto per i conti che nessuno guarda. I crediti ricevono attenzione perché i clienti protestano. La cassa riceve attenzione perché la banca emette un estratto conto. I conti che accumulano errori sono quelli silenziosi: altri crediti, altri debiti, ratei passivi, depositi versati, partite diverse. Sono quasi sempre sostenuti da un riporto a nuovo, ed è proprio il riporto a nuovo il motivo per cui l’errore è sopravvissuto.

Il resto di questa guida percorre lo stato patrimoniale per classe di conti e indica, per ciascuna, quali siano le evidenze a supporto e che cosa debba dimostrare la relativa riconciliazione. Si danno per acquisiti i meccanismi di contabilità generale che producono questi saldi; ciò che segue riguarda la loro verifica sostanziale.

I tre tipi di riconciliazione, e quello che è una stima

Esistono solo tre modi per verificare un conto di bilancio, e sapere quale si sta applicando indica quanta sicurezza offre.

L’insidia è che un riporto a nuovo può essere travestito da verifica. Un prospetto dei risconti attivi con quattro voci e rilasci mensili sembra un elenco analitico. Se però le quattro voci sono state copiate da un foglio di calcolo a sua volta copiato, e da anni nessuno ne ha ricondotta alcuna a una fattura, si tratta di un riporto a nuovo con gli a capo. Il test è se ogni riga possa essere ricondotta a un documento di origine, non se ci siano righe.

Un modo pratico per valutare le proprie riconciliazioni: per ogni conto di bilancio, annotate quale sarebbe l’evidenza se un revisore la chiedesse domani. Laddove la risposta onesta è un prospetto tenuto dall’amministrazione, senza alcuna fonte esterna o di sistema alle spalle, quel conto è privo di riscontro, per quanto ordinato sia il prospetto.

• Concordanza con una terza parte indipendente. Il saldo viene confrontato con un documento prodotto da un soggetto esterno all’azienda: una banca, un finanziatore, un’autorità fiscale, un fornitore. È la forma più solida, perché la controparte non ha alcun interesse a confermare il vostro errore.
• Verifica su un elenco analitico. Il saldo viene confrontato con un sottoelenco generato dal dettaglio delle transazioni: lo scadenzario clienti, il registro dei cespiti, la valorizzazione del magazzino, il rateo sugli ordini di acquisto aperti. È solida, a condizione che l’elenco sia generato in modo indipendente dal saldo contabile e non derivato da esso.
• Riporto a nuovo da un saldo precedente. Saldo iniziale più movimenti uguale saldo finale. Dimostra l’aritmetica e nient’altro. È una presentazione valida di un movimento, ma non è una verifica sostanziale.

Cassa e banca

La cassa è la classe più facile da riconciliare correttamente e quella in cui un errore è meno scusabile, perché l’evidenza è esterna e arriva da sola. La riconciliazione confronta il saldo contabile con quello dell’estratto conto bancario e spiega ogni differenza con una partita identificata che si chiuderà entro un ciclo normale.

A indebolire una riconciliazione di cassa di solito non è il conto bancario in sé, ma i conti assimilati alla cassa trattati come un ripensamento. La piccola cassa richiede una conta fisica e un verbale firmato, non un saldo. Le casse dei punti vendita richiedono una riconciliazione giornaliera tra incassi e versamenti, con la differenza registrata e non assorbita. I conti di regolamento delle carte e dei gateway di pagamento vanno concordati con l’estratto del gateway, perché la differenza tra quanto pagato dai clienti e quanto regolato è fatta di commissioni, rimborsi e chargeback: tutti costi reali che arrivano senza fattura.

In questa discussione rientrano anche gli scoperti di conto e le linee di credito rotative, benché si trovino sull’altro lato dello stato patrimoniale. Si riconciliano allo stesso modo, con l’estratto del finanziatore, e gli interessi maturati su di essi sono un rateo da calcolare in base alle condizioni della linea anziché da stimare.

• Evidenze: estratto conto bancario, report di regolamento del gateway, verbale di conta di cassa, chiusure giornaliere (letture Z) delle casse.
• Deve dimostrare: ogni differenza è una partita identificata, con una data e il motivo per cui non si è ancora chiusa.
• Segnale d’allarme: partite in riconciliazione più vecchie del ciclo di chiusura, o una differenza residua descritta come «sfasamento temporale».
• Segnale d’allarme: abbinamenti effettuati sul solo importo, che accoppiano partite non correlate dello stesso valore.

Crediti commerciali

Il conto di controllo dei crediti deve coincidere con il totale dello scadenzario clienti, fattura per fattura. Questa è la riconciliazione. Qualsiasi importo presente nel conto di controllo ma non nello scadenzario è una scrittura che ha scavalcato il partitario, ed è in assoluto la causa più frequente di differenze sui crediti.

La concordanza con il partitario, però, è solo metà del lavoro, perché il partitario può quadrare perfettamente anche quando il saldo non è recuperabile. La seconda domanda riguarda la valutazione: ciascuno di questi importi verrà incassato? È qui che l’anzianità dei crediti svolge il suo vero compito. Una fattura con più di un anno, senza alcun pagamento e senza corrispondenza su una contestazione, non è un credito in alcun senso significativo, e continuare a iscriverla al valore pieno sopravvaluta sia l’attivo sia l’utile.

I saldi avere all’interno dei crediti meritano un’attenzione separata. Un cliente con saldo a credito indica un pagamento in eccesso, un acconto non ancora abbinato oppure una nota di credito emessa senza fattura corrispondente. Compensarli con i saldi dare di altri clienti, cosa che avviene automaticamente se si esamina solo il totale del conto di controllo, sottostima sia i crediti sia il debito per rimborsi. La maggior parte dei principi contabili richiede di esporli separatamente quando non sono giuridicamente compensabili.

Quanto al fondo in sé: i modelli di perdita attesa su crediti previsti dagli IFRS richiedono una stima prospettica anziché l’attesa dell’insolvenza, e il grado di sofisticazione atteso varia con le dimensioni e la natura dell’impresa. Ciò che vale ovunque è che il fondo derivi dall’anzianità effettiva e dalla storia effettiva degli incassi, e che il calcolo sia documentato per iscritto. Il giudizio spetta a chi redige il bilancio; un sistema può fornire lo scadenzario e la storia dei pagamenti su cui si basa.

• Evidenze: scadenzario per cliente e per fattura, incassi successivi alla data di riferimento, corrispondenza sulle partite contestate.
• Deve dimostrare: lo scadenzario concorda con il conto di controllo e ogni partita scaduta è incassabile oppure coperta da accantonamento.
• Deve dimostrare: gli incassi non allocati sono stati abbinati o identificati, non lasciati come un credito indistinto.
• Segnale d’allarme: un fondo calcolato come percentuale fissa, invariata da anni mentre il profilo di anzianità è cambiato.

Rimanenze

La riconciliazione delle rimanenze ha due gambe indipendenti, e superare l’una non dice nulla sull’altra. La prima è la quantità: il sistema ritiene che deteniate ciò che detenete fisicamente? La seconda è il valore: il costo attribuito a quelle quantità è corretto ed è ancora inferiore al valore netto di realizzo?

La quantità si dimostra contando. Un inventario completo alla data di riferimento è la risposta tradizionale; l’inventario a rotazione, in cui ogni articolo viene contato secondo un calendario ciclico e le referenze di alto valore o ad alta movimentazione più spesso, è di solito preferibile perché individua gli errori più vicino al momento in cui si verificano. In entrambi i casi conta che le differenze inventariali vengano indagate e non semplicemente registrate. Una rettifica inventariale non risponde a nulla: registra che la merce manca senza dire perché, e un’azienda che rettifica senza indagare continuerà a perdere la stessa merce.

Il valore si dimostra con la concordanza tra report di valorizzazione e contabilità, e con l’applicazione coerente del criterio di costo. Lo IAS 2 valuta le rimanenze al minore tra costo e valore netto di realizzo, con il costo determinato secondo il metodo FIFO o del costo medio ponderato, applicato in modo uniforme alle rimanenze di natura e impiego simili. Il LIFO non è ammesso dagli IFRS, pur restando disponibile secondo gli US GAAP. La riconciliazione deve quindi dimostrare non solo che i numeri concordano, ma anche che il criterio usato per produrli è quello dichiarato nella politica contabile.

I lavori in corso sono il caso più difficile e quello più spesso sostenuto da un riporto a nuovo. Se il saldo dei lavori in corso è calcolato come mese precedente più costi aggiunti meno costi trasferiti, senza alcuna misura indipendente di ciò che è effettivamente in lavorazione, quel saldo è un’affermazione. Serve un elenco delle commesse aperte con i costi sostenuti fino a oggi, concordato con la contabilità.

• Evidenze: report di valorizzazione per articolo, fogli di conta con le differenze, fatture di acquisto a supporto dei costi recenti, evidenze sulle referenze a lenta rotazione e obsolete.
• Deve dimostrare: il totale della valorizzazione concorda con la contabilità, le quantità concordano con le conte e il criterio di costo corrisponde alla politica dichiarata.
• Deve dimostrare: il valore netto di realizzo è stato considerato per la merce a lenta rotazione, danneggiata o superata, con una motivazione scritta per ogni svalutazione.
• Segnale d’allarme: quantità negative nella valorizzazione, che significano scarichi registrati prima dei carichi e un costo fittizio.
• Segnale d’allarme: merci in viaggio e merci in conto deposito trattate per ipotesi anziché secondo le condizioni contrattuali.

Risconti attivi, depositi e altri crediti

Sono questi i conti in cui si annida la stima riportata a nuovo. Presi singolarmente sono piccoli, attirano di rado l’attenzione e sono sostenuti da prospetti che l’amministrazione tiene da sé, senza fonti esterne. Nel corso degli anni accumulano voci che nessuno sa spiegare e che nessuno vuole stralciare.

Una riconciliazione dei risconti attivi dovrebbe indicare, per ogni voce, il fornitore, la fattura originale, l’importo totale, il periodo coperto, l’importo rilasciato finora e il saldo residuo. Ogni riga deve essere riconducibile a un documento. Il calcolo del rilascio deve essere aritmetico, non discrezionale: un premio assicurativo annuale si rilascia in dodici quote uguali, salvo un motivo per fare diversamente. Quando il saldo residuo di una voce arriva a zero, la voce deve uscire dal prospetto anziché restarvi come riga a zero per altri tre anni.

I depositi versati sono tutt’altra cosa e sono sistematicamente errati. Depositi cauzionali per affitti e utenze, cauzioni doganali e depositi presso fornitori sono tutti importi recuperabili detenuti da terzi, e vanno confermati con un documento di quella controparte anziché mantenuti sulla fiducia. Un deposito per un immobile lasciato quattro anni fa non è un’attività: è un costo mai rilevato.

• Evidenze: fatture originali per ogni voce pagata in anticipo, contratti che indicano il periodo coperto, conferme dei depositi o contratti di locazione.
• Deve dimostrare: ogni riga è riconducibile a un documento e il calcolo del rilascio è aritmetico rispetto al periodo coperto.
• Segnale d’allarme: una riga descritta solo con il nome di un fornitore, senza riferimento a una fattura e senza periodo coperto.
• Segnale d’allarme: un saldo di altri crediti che varia ogni mese di piccoli importi e mai di importi grandi, segno di registrazioni anziché di risoluzioni.

Immobilizzazioni

Il registro dei cespiti è la riconciliazione. Costo storico, fondo ammortamento e valore netto contabile risultanti dal registro devono coincidere con i corrispondenti conti di contabilità generale, categoria per categoria e non solo nel totale. La concordanza sul totale può nascondere due errori che si compensano in categorie diverse, e poiché le categorie hanno aliquote di ammortamento diverse, l’errore si amplifica.

I movimenti dell’esercizio richiedono una prova propria: incrementi ricondotti alle fatture di acquisto e alla politica di capitalizzazione, dismissioni ricondotte a un documento di vendita con il calcolo della plusvalenza o minusvalenza, trasferimenti tra categorie spiegati, e la quota di ammortamento concordante con quanto calcolato dal registro anziché con quanto registrato. Quest’ultimo controllo intercetta un numero sorprendente di errori, perché una scrittura di ammortamento inserita manualmente e la quota calcolata dal registro divergono in silenzio la prima volta che qualcuno arrotonda.

Lo IAS 16 richiede che le componenti significative di un bene con vite utili diverse siano ammortizzate separatamente, e che vita utile, valore residuo e metodo di ammortamento siano rivisti almeno una volta all’anno. Una riconciliazione che non si chiede mai se le aliquote del registro riflettano ancora l’uso effettivo dei beni è completa ma inutile. Beni interamente ammortizzati ma ancora in uso sono il segnale tipico che la revisione non avviene.

Le immobilizzazioni in corso richiedono lo stesso trattamento dei lavori in corso di magazzino. Devono essere un elenco di progetti con i costi sostenuti fino a oggi, ciascuno riconducibile a fatture, con una data di completamento prevista. Un progetto fermo tra le immobilizzazioni in corso da tre anni o non verrà completato, e allora va valutato ai fini dell’impairment, oppure è stato completato e nessuno lo ha trasferito, e allora l’ammortamento è stato sottostimato per tutto il periodo.

• Evidenze: il registro dei cespiti per categoria, le fatture di acquisto degli incrementi, i documenti di dismissione, il calcolo degli ammortamenti.
• Deve dimostrare: il registro concorda con la contabilità per categoria, per costo storico, fondo ammortamento e valore netto contabile.
• Deve dimostrare: ogni incremento rispettava la politica di capitalizzazione e ogni dismissione ha eliminato sia il costo sia il fondo ammortamento.
• Segnale d’allarme: un gran numero di beni interamente ammortizzati ancora in uso, segno che le vite utili non vengono riviste.
• Segnale d’allarme: beni iscritti nel registro che fisicamente non esistono più, ed è per questo che una verifica fisica periodica vale la pena.

Debiti commerciali e ratei passivi

I debiti si riconciliano con lo scadenzario fornitori come i crediti con lo scadenzario clienti, e presentano lo stesso rischio di scritture manuali che scavalcano il partitario. Cambia la direzione del rischio. I crediti tendono a essere sopravvalutati perché le partite inesigibili vengono mantenute troppo a lungo. I debiti tendono a essere sottovalutati, perché un debito sparisce quando la fattura non è mai stata registrata, e nulla in contabilità vi avviserà mai di un documento che non possedete.

La completezza è quindi la questione centrale per i debiti, e si dimostra guardando fuori dalla contabilità. Gli estratti conto dei fornitori sono l’evidenza più solida disponibile e sono sottoutilizzati: indicano ciò che il fornitore ritiene che gli dobbiate, e riconciliarli fa emergere fatture mai ricevute. Il secondo test è la ricerca delle passività non registrate: esaminare i pagamenti effettuati dopo la data di riferimento e chiedersi, per ciascuno, se il costo apparteneva al periodo appena chiuso.

I ratei passivi sono l’immagine speculare e la metà più difficile, perché non hanno un partitario. Ogni rateo richiede una base di calcolo scritta: la tariffa contrattuale e i giorni maturati, il valore degli ordini di acquisto aperti meno le fatture ricevute, un report dei consumi, un tariffario. Le merci ricevute e non ancora fatturate devono derivare dal sistema, cioè dai carichi senza fattura abbinata, e non essere stimate. Un rateo la cui base è «il mese scorso più qualcosa» non è la riconciliazione di niente.

• Evidenze: scadenzario fornitori, estratti conto dei fornitori, elenco dei pagamenti successivi alla chiusura, contratti e ordini di acquisto a supporto dei ratei.
• Deve dimostrare: lo scadenzario concorda con il conto di controllo e i saldi significativi dei fornitori concordano con i loro estratti conto.
• Deve dimostrare: ogni rateo ha una base e un rilascio dichiarati, e i ratei datati sono stati messi in discussione.
• Segnale d’allarme: saldi dare tra i debiti, che di solito sono pagamenti non abbinati, pagamenti doppi o note di credito mancanti.
• Segnale d’allarme: un rateo mantenuto allo stesso importo per più di qualche periodo, il che di solito significa che la fattura sottostante è arrivata ed è stata registrata altrove.

Conti di controllo IVA e imposte

Il conto di controllo IVA è uno dei pochi conti di bilancio con una controparte esterna, datata e giuridicamente vincolante: la dichiarazione presentata. La riconciliazione confronta il movimento del conto nel periodo con la dichiarazione, e il saldo finale con quanto dovuto all’autorità o da essa recuperabile. Le differenze devono essere spiegate da partite identificate, non da una tolleranza di arrotondamento.

Un secondo test, indipendente, andrebbe eseguito a ogni periodo e lo si fa di rado. Si prenda l’IVA a debito in contabilità e la si divida per le vendite ad aliquota ordinaria in contabilità. Il rapporto dovrebbe avvicinarsi all’aliquota ordinaria, tenendo conto delle operazioni ad aliquota zero, esenti e fuori campo. Lo stesso vale per l’IVA a credito rispetto agli acquisti. Quando questi rapporti si discostano, la causa è quasi sempre un codice IVA applicato al tipo di operazione sbagliato, ed è un errore che si accumula in silenzio tra una dichiarazione e l’altra, perché il saldo del conto di controllo sembra comunque una cifra plausibile.

In Arabia Saudita l’aliquota IVA ordinaria è del 15 per cento, le dichiarazioni si presentano alla ZATCA e gli obblighi di fatturazione elettronica fanno sì che i dati stessi delle fatture siano trasmessi in una struttura definita. Questo alza la posta della riconciliazione: dichiarazione, contabilità e dati di fattura trasmessi descrivono tutti le stesse operazioni, e qualsiasi disaccordo tra due di essi è un rilievo. Lo stesso principio vale ovunque sia richiesta una rendicontazione a livello di singola operazione, cosa che accade in un numero crescente di giurisdizioni.

Imposte sul reddito, ritenute alla fonte ed eventuali tributi locali seguono la stessa logica: un conto di controllo per ciascun obbligo, riconciliato con la dichiarazione presentata e con il pagamento, e la fiscalità differita sostenuta da un prospetto delle differenze temporanee anziché da un riporto a nuovo. La fiscalità differita, in particolare, è un conto in cui il saldo spesso è quello che è semplicemente perché lo era già.

• Evidenze: dichiarazioni presentate, conferme di pagamento o di rimborso, l’elenco delle operazioni IVA a supporto della dichiarazione.
• Deve dimostrare: il movimento del conto concorda con la dichiarazione e il saldo finale concorda con l’importo dovuto o richiesto a rimborso.
• Deve dimostrare: l’aliquota effettiva implicita nella contabilità è coerente con la composizione di operazioni ad aliquota ordinaria, ad aliquota zero ed esenti.
• Segnale d’allarme: un saldo che non si azzera mai completamente dopo il pagamento, segno di differenze di periodi precedenti assorbite anziché corrette.

Debiti verso il personale

Le paghe generano diverse passività che si chiudono con cicli differenti, e trattarle come un unico saldo netto è il motivo per cui i conti del personale derivano. Retribuzioni nette dovute ai dipendenti, trattenute di legge operate e dovute a un ente, contributi a carico del datore di lavoro e ferie maturate sono quattro obbligazioni distinte, con quattro controparti distinte e quattro modalità di chiusura diverse.

Le prime tre hanno un ciclo breve e dovrebbero azzerarsi entro pochi giorni da ogni pagamento. Se non accade, o la scrittura delle paghe non concorda con il report paghe, oppure il pagamento è stato registrato su un conto diverso da quello del rateo. Entrambi i casi sono facili da trovare e facili da trascurare, ed è per questo che i conti transitori delle paghe presentano così spesso un piccolo saldo permanente che nessuno guarda dall’avvio del sistema.

Le ferie maturate sono diverse. Sono una stima del costo delle ferie che i dipendenti hanno maturato e non goduto, e richiedono il saldo ferie per dipendente e un costo giornaliero, entrambi alla data di riferimento. Dove si applicano indennità di fine servizio o gratuity, come avviene in tutto il Golfo, vale lo stesso principio con un orizzonte più lungo e più ipotesi: il calcolo deve seguire la formula di spettanza prevista dalla legge, applicata alle date di servizio effettive, anziché essere stimato come percentuale del costo del personale. Un sistema può conservare le date di servizio e i saldi ferie; le ipotesi della valutazione restano responsabilità di chi redige il bilancio, e obbligazioni significative di questo tipo sono comunemente oggetto di un contributo attuariale o specialistico specifico.

• Evidenze: il report paghe di ogni elaborazione, le conferme degli adempimenti di legge, i documenti di pagamento, il report dei saldi ferie per dipendente, le date di servizio.
• Deve dimostrare: ogni passività a ciclo breve si è azzerata dopo il relativo pagamento.
• Deve dimostrare: il rateo per ferie e fine servizio è calcolato sui saldi e sulle date di servizio effettivi, non su una percentuale.
• Segnale d’allarme: un piccolo saldo permanente in un conto transitorio delle paghe, che è una differenza non trovata e non un arrotondamento.

Patrimonio netto, riserve e utili portati a nuovo

I conti di patrimonio netto si muovono di rado, ed è proprio per questo che vengono riconciliati male. Il capitale sociale deve concordare con l’atto costitutivo e lo statuto e con il libro soci, non semplicemente con il valore dell’anno precedente. Riserva sovrapprezzo azioni, riserve legali dove la legge locale le richiede ed eventuali riserve di rivalutazione o di conversione richiedono ciascuna una base dichiarata e la documentazione delle operazioni che le hanno generate.

Gli utili portati a nuovo sono il conto più spesso usato impropriamente, perché è l’unico punto in cui una differenza inspiegata può essere registrata senza che nessuno la metta mai in discussione. La riconciliazione è semplice: utili portati a nuovo iniziali, più il risultato del periodo come rendicontato, meno le distribuzioni deliberate, uguale utili portati a nuovo finali. Qualsiasi altra cosa compaia in quel conto è una rettifica di esercizi precedenti, e una rettifica di esercizi precedenti è un evento da dare in informativa, con una motivazione, non una quadratura forzata.

È questo il caso in cui un riporto a nuovo è legittimamente la riconciliazione, purché ciascun movimento al suo interno sia identificato e documentato. La differenza tra un riporto a nuovo legittimo qui e uno illegittimo altrove è che i movimenti del patrimonio netto sono eventi distinti e documentati, sostenuti da un’approvazione del consiglio di amministrazione o dei soci. Se un movimento negli utili portati a nuovo non è riconducibile a una delibera, a un dividendo deliberato o al risultato rendicontato, non dovrebbe trovarsi lì.

• Evidenze: libro soci e documenti costitutivi, delibere del consiglio e dell’assemblea, delibere di distribuzione dei dividendi, bilancio firmato dell’esercizio precedente.
• Deve dimostrare: i saldi di apertura concordano con l’ultimo bilancio firmato, non semplicemente con la contabilità.
• Deve dimostrare: ogni movimento corrisponde a un evento identificato e approvato.
• Segnale d’allarme: qualsiasi registrazione sugli utili portati a nuovo durante l’esercizio che non sia la scrittura di chiusura o una distribuzione approvata.

Farne una disciplina

Un programma di riconciliazione vale più di qualsiasi singola riconciliazione, perché è ciò che impedisce ai conti silenziosi di restare per anni senza esame. Il programma è un elenco di tutti i conti di bilancio, ciascuno con un responsabile, una frequenza, le evidenze richieste e un revisore diverso da chi lo prepara. I conti significativi o volatili si riconciliano mensilmente. I conti piccoli e stabili possono essere trimestrali, purché qualcuno lo abbia deciso e non ci si sia arrivati per inerzia.

Due regole fanno la differenza tra un programma che funziona e uno che produce solo fascicoli. La prima: una riconciliazione non è completa finché contiene una differenza inspiegata, per quanto piccola; una tolleranza per gli importi inspiegati diventa quasi subito un saldo permanente. La seconda: l’anzianità viene riportata, così che una partita presente in riconciliazione da sei periodi risulti visibile come tale. La maggior parte dei fallimenti di riconciliazione non sono cifre sbagliate. Sono cifre corrette relative a partite che avrebbero dovuto essere risolte e sono state invece riportate.

Skyline Nexus può produrre i prospetti analitici da cui queste riconciliazioni dipendono (scadenzari clienti e fornitori, registro dei cespiti, valorizzazione del magazzino e dettaglio delle operazioni IVA), collegati ai saldi contabili che sostengono. Questa è un’affermazione su ciò che un sistema è in grado di conservare e produrre. Non è un’affermazione che il vostro stato patrimoniale sia corretto. Nessun software rende i conti corretti, e il giudizio sul fatto che un saldo sia recuperabile, completo o correttamente rappresentato spetta a chi redige il bilancio ed è verificato dal revisore.

Se da questa guida volete trarre una sola abitudine, scegliete l’esercizio di valutazione: percorrete lo stato patrimoniale conto per conto e annotate quale evidenza produrreste se vi venisse chiesta domani. I conti per cui la risposta onesta è un prospetto tenuto dall’amministrazione, senza alcuna fonte esterna o di sistema alle spalle, rappresentano la vostra esposizione. Di solito sono piccoli, di solito sono vecchi, ed è lì che si nascondono le sorprese.

• Un responsabile per conto, con nome e cognome, e un revisore che non lo ha preparato.
• Frequenza ed evidenze dichiarate per ogni conto, decise e non ereditate.
• Nessuna differenza inspiegata riportata, e partite in riconciliazione esposte per anzianità.
• La riconciliazione del periodo precedente conservata, così che una partita riportata risulti visibilmente riportata.
• Un percorso, con approvazione, per stralciare le partite accertate come irrecuperabili, così che le voci vecchie possano davvero uscire.