Bilanço hesaplarının mutabakatı

Mutabakatın gerçekte ne anlama geldiği

Bir bilanço bakiyesi, raporlama tarihi itibarıyla onu oluşturan kalemleri ortaya koyabildiğinizde ve bu kalemlerin toplamı bakiyeye eşit olduğunda mutabık sayılır. Testin tamamı budur. Hesabın makul görünmesi değil, geçen ayın bakiyesi artı hareketlerle tutması değil, mizanın denk çıkması da değil. Bakiyeye ulaşan, her biri belgelendirilebilen bir kalemler listesi.

Bu tanım yaygın uygulamadan daha katıdır ve bilinçli olarak öyledir. Mutabakat diye dosyalanan işlerin büyük bölümü aslında bir hareket ispatıdır: açılış bakiyesi artı kaydedilenler eşittir kapanış bakiyesi. Bu aritmetiği zaten defter garanti eder. Açılış bakiyesinin hiç doğru olup olmadığı hakkında hiçbir şey doğrulamaz ve on yıllık bir hatayı, bir kez bile başarısız olmadan, süresiz olarak ileri taşır.

Bu ayrım en çok kimsenin bakmadığı hesaplarda önem kazanır. Ticari alacaklar ilgi görür, çünkü müşteriler şikâyet eder. Nakit ilgi görür, çünkü banka ekstre yayımlar. Hata biriktiren hesaplar sessiz olanlardır: diğer alacaklar, diğer borçlar, gider tahakkukları, verilen depozitolar, çeşitli bakiyeler. Bunlar neredeyse her zaman bir devir tablosuyla desteklenir ve hatanın hayatta kalmasının nedeni de o devir tablosudur.

Bu rehberin geri kalanı bilançoyu hesap grupları hâlinde ele alır ve her biri için destekleyici kanıtın ne olduğunu ve o grubun mutabakatının neyi kanıtlaması gerektiğini ortaya koyar. Bu bakiyeleri üreten büyük defter işleyişi bilindiği varsayılmaktadır; aşağıdakiler bu bakiyelerin kanıtlanmasıyla ilgilidir.

Üç tür mutabakat ve bunlardan tahmin olanı

Bir bilanço hesabını kanıtlamanın yalnızca üç yolu vardır ve hangisini uyguladığınızı bilmek, size ne kadar güvence verdiğini de söyler.

Tuzak, bir devir tablosunun kanıtlama kılığına sokulabilmesidir. Aylık çözülmeleriyle dört kalemi listeleyen bir peşin ödenmiş giderler çizelgesi ayrıntılı bir döküme benzer. Bu dört kalem, kendisi de devralınmış bir elektronik tablodan aktarılmışsa ve yıllardır kimse hiçbirini bir faturaya kadar izlememişse, bu satır sonları eklenmiş bir devir tablosudur. Ölçüt, satırların var olup olmadığı değil, her satırın bir kaynak belgeye kadar izlenip izlenemediğidir.

Kendi mutabakatlarınızı derecelendirmenin pratik bir yolu: her bilanço hesabı için, bir denetçi yarın isteseydi kanıtın ne olacağını yazın. Dürüst yanıt, arkasında hiçbir dış ya da sistem kaynağı olmayan ve finans ekibinin kendi tuttuğu bir çizelgeyse, çizelge ne kadar düzenli olursa olsun o hesap kanıtlanmamıştır.

• Bağımsız bir üçüncü tarafla karşılaştırma. Bakiye, işletme dışındaki biri tarafından düzenlenen bir ekstreyle karşılaştırılır: banka, kredi veren, vergi idaresi, tedarikçi. Bu en güçlü biçimdir, çünkü karşı tarafın sizin hatanızla uyuşmak için hiçbir nedeni yoktur.
• Ayrıntılı bir dökümle kanıtlama. Bakiye, işlem ayrıntılarından üretilen bir alt dökümle karşılaştırılır: yaşlandırılmış alacaklar raporu, maddi duran varlık kayıt defteri, stok değerleme, açık satın alma siparişi tahakkuku. Döküm defter bakiyesinden türetilmeyip ondan bağımsız olarak üretildiği sürece güçlüdür.
• Önceki bakiyeden devir. Açılış bakiyesi artı hareketler eşittir kapanış bakiyesi. Bu, aritmetiği kanıtlar ve başka hiçbir şeyi kanıtlamaz. Bir hareketin geçerli bir sunumudur, ama kanıtlama değildir.

Kasa ve banka

Nakit, doğru biçimde mutabakatı en kolay yapılan ve yanlış yapılması en az mazur görülebilecek gruptur, çünkü kanıt dışarıdan ve kendiliğinden gelir. Mutabakat, defter bakiyesini banka ekstresi bakiyesiyle karşılaştırır ve her farkı, olağan bir döngü içinde kapanacak tanımlanmış bir kalemle açıklar.

Bir nakit mutabakatını zayıf kılan genellikle banka hesabının kendisi değildir. Sonradan akla gelen bir iş gibi ele alınan çevredeki nakit benzeri hesaplardır. Küçük kasa bir bakiyeye değil, fiziksel sayıma ve imzalı bir tutanağa ihtiyaç duyar. Kasa terminalleri, tahsilatlar ile bankaya yatırılan tutarlar arasında günlük bir mutabakat gerektirir ve fark sessizce yutulmak yerine kaydedilmelidir. Kart ve ödeme altyapısı mutabakat hesapları, ödeme altyapısı ekstresiyle karşılaştırılmalıdır, çünkü müşterilerin ödediği ile hesaba geçen arasındaki fark komisyonlardan, iadelerden ve ters ibrazlardan oluşur; bunların hepsi faturasız gelen gerçek maliyetlerdir.

Kredili mevduat hesapları ve döner kredi limitleri, bilançonun diğer tarafında yer alsalar da bu konunun parçasıdır. Aynı yöntemle, kredi verenin ekstresine göre mutabakatı yapılır ve bunlar üzerindeki tahakkuk etmiş faiz, tahminle değil kredi sözleşmesinin koşullarından hesaplanması gereken bir tahakkuktur.

• Kanıt: banka ekstresi, ödeme altyapısı mutabakat raporu, sayılmış nakit tutanağı, kasa Z raporları.
• Kanıtlanması gereken: her fark, tarihi ve neden henüz kapanmadığının gerekçesiyle birlikte tanımlanmış bir kalemdir.
• Uyarı işareti: kapanma döngüsünden daha eski mutabakat kalemleri ya da zamanlama farkı olarak açıklanan bir artık fark.
• Uyarı işareti: yalnızca tutara göre yapılan eşleştirmeler; bunlar aynı tutardaki ilgisiz kalemleri birbiriyle eşleştirir.

Ticari alacaklar

Alacaklar kontrol hesabı, fatura fatura, yaşlandırılmış alacaklar dökümünün toplamına eşit olmalıdır. Mutabakat budur. Kontrol hesabında görünüp dökümde görünmeyen her şey, alt defteri atlayan bir yevmiye kaydıdır ve bu, alacak farklarının en yaygın tek nedenidir.

Ancak alt defterle uyum işin yalnızca yarısıdır, çünkü alt defter kusursuz biçimde tutarken bakiye tahsil edilemez olabilir. İkinci soru değerlemedir: bu tutarların her biri tahsil edilecek mi? Yaşlandırma asıl işini burada görür. Bir yıldan eski, hiçbir ödeme hareketi ve hiçbir ihtilaf yazışması olmayan bir fatura, anlamlı hiçbir açıdan alacak değildir ve onu tam değeriyle taşımaya devam etmek hem varlıkları hem kârı olduğundan fazla gösterir.

Alacaklar içindeki alacak bakiyeleri ayrıca ilgiyi hak eder. Alacak bakiyesi veren bir müşteri hesabı ya fazla ödeme, ya henüz eşleştirilmemiş bir avans ödemesi ya da karşılığında fatura bulunmayan bir alacak dekontu demektir. Bunları diğer müşterilerin borç bakiyeleriyle netleştirmek, ki yalnızca kontrol hesabı toplamına bakıldığında bu kendiliğinden olur, hem alacakları hem de iade yükümlülüğünü olduğundan düşük gösterir. Çoğu çerçeve, hukuken mahsup edilemedikleri durumda ikisinin ayrı sunulmasını ister.

Karşılığın kendisine gelince: IFRS kapsamındaki beklenen kredi zararı modelleri, temerrüdü beklemek yerine ileriye dönük bir tahmin gerektirir ve beklenen gelişmişlik düzeyi işletmenin büyüklüğüne ve niteliğine göre değişir. Evrensel olan şudur: karşılık gerçek yaşlandırmadan ve gerçek tahsilat geçmişinden türetilmeli ve bu türetme yazılı hâle getirilmelidir. Muhakeme hazırlayana aittir; bir sistem yaşlandırmayı ve dayandığı ödeme geçmişini sağlayabilir.

• Kanıt: müşteri ve fatura bazında yaşlandırılmış alacaklar dökümü, raporlama tarihinden sonraki tahsilatlar, ihtilaflı kalemlere ilişkin yazışmalar.
• Kanıtlanması gereken: döküm kontrol hesabıyla tutar ve yaşlandırılmış her kalem ya tahsil edilebilir ya da karşılık ayrılmıştır.
• Kanıtlanması gereken: dağıtılmamış tahsilatlar, toplu bir alacak olarak bekletilmeyip eşleştirilmiş ya da tanımlanmıştır.
• Uyarı işareti: yaşlandırma profili değiştiği hâlde yıllardır değişmemiş sabit bir yüzdeyle hesaplanan karşılık.

Stoklar

Stok mutabakatının birbirinden bağımsız iki ayağı vardır ve birinden geçmek diğeri hakkında hiçbir şey söylemez. Birincisi miktardır: sistem, fiziksel olarak elinizde bulunanı elinizde olarak mı görüyor? İkincisi değerdir: bu miktarlara bağlanan maliyet doğru mu ve hâlâ net gerçekleşebilir değerin altında mı?

Miktar sayımla kanıtlanır. Raporlama tarihinde tam sayım geleneksel yanıttır; her kalemin dönen bir takvimle sayıldığı ve yüksek değerli ya da hareketli kalemlerin daha sık sayıldığı devresel sayım genellikle daha iyidir, çünkü hataları gerçekleştikleri ana daha yakın bulur. Her iki durumda da önemli olan, sayım farklarının kaydedilmek yerine araştırılmasıdır. Bir sayım düzeltmesi hiçbir sorunun yanıtı değildir; stokun eksik olduğunu nedenini söylemeden kaydeder ve araştırmadan düzeltme yapan bir işletme aynı stoku kaybetmeye devam eder.

Değer, değerleme raporunun defterle tutmasıyla ve maliyetleme esasının tutarlı biçimde uygulanmasıyla kanıtlanır. IAS 2, stokları maliyet ile net gerçekleşebilir değerden düşük olanıyla ölçer; maliyet ilk giren ilk çıkar ya da ağırlıklı ortalama esasına göre belirlenir ve benzer nitelik ve kullanımdaki stoklar için tutarlı biçimde uygulanır. LIFO, US GAAP kapsamında hâlâ kullanılabilse de IFRS kapsamında izin verilmez. Dolayısıyla mutabakat yalnızca rakamların tuttuğunu değil, onları üretmek için kullanılan esasın beyan edilen politika olduğunu da göstermelidir.

Yarı mamuller en zor durumdur ve en sık bir devir tablosuyla desteklenen kalemdir. Yarı mamul bakiyeniz, gerçekte süreçte olan işe ilişkin bağımsız hiçbir ölçü olmadan, geçen ay artı eklenen maliyetler eksi aktarılan maliyetler olarak hesaplanıyorsa, o bakiye bir iddiadan ibarettir. Bugüne kadarki maliyetleriyle birlikte açık işlerin, defterle mutabık bir dökümüne ihtiyaç duyar.

• Kanıt: kalem bazında stok değerleme raporu, farkları gösteren sayım tutanakları, son maliyetleri destekleyen alış faturaları, yavaş hareket eden ve demode kalemlere ilişkin kanıtlar.
• Kanıtlanması gereken: değerleme toplamı defterle, miktarlar sayımlarla tutar ve maliyetleme esası beyan edilen politikaya uyar.
• Kanıtlanması gereken: yavaş hareket eden, hasarlı ya da yerini yenisine bırakmış stoklar için net gerçekleşebilir değer dikkate alınmış ve her değer düşüklüğü yazılı bir gerekçeye bağlanmıştır.
• Uyarı işareti: değerlemede eksi miktarlar; bu, çıkışların girişlerden önce kaydedildiği ve maliyetin kurgusal olduğu anlamına gelir.
• Uyarı işareti: yoldaki mallar ve konsinye stokların sözleşme koşullarına göre değil varsayıma göre işlenmesi.

Peşin ödenmiş giderler, depozitolar ve diğer alacaklar

Devreden tahminin yaşadığı hesaplar bunlardır. Tek tek küçüktürler, nadiren dikkat çekerler ve finans ekibinin hiçbir dış kaynak olmadan kendi tuttuğu çizelgelerle desteklenirler. Birkaç yıl içinde kimsenin açıklayamadığı ve kimsenin silmeyeceği kalemler biriktirirler.

Bir peşin ödenmiş giderler mutabakatı her kalem için tedarikçiyi, orijinal faturayı, toplam tutarı, kapsadığı dönemi, bugüne kadar gidere aktarılan tutarı ve kalan bakiyeyi listelemelidir. Her satır bir belgeye kadar izlenebilmelidir. Gidere aktarma hesabı muhakeme değil aritmetik olmalıdır: yıllık bir sigorta primi, aksi için bir neden yoksa on iki eşit parçada gidere aktarılır. Bir kalemin kalan bakiyesi sıfıra indiğinde, üç yıl daha sıfır satır olarak kalmak yerine çizelgeden çıkmalıdır.

Verilen depozitolar ayrı bir konudur ve rutin olarak yanlıştır. Kira depozitoları, abonelik güvenceleri, gümrük teminatları ve tedarikçi depozitoları, başkasının elinde tutulan geri alınabilir tutarlardır ve iyi niyetle taşınmak yerine o tarafın bir belgesiyle teyit edilmelidir. Dört yıl önce boşaltılmış bir mülk için verilmiş depozito bir varlık değildir; hiç tanınmamış bir giderdir.

• Kanıt: her peşin ödenmiş kalemin orijinal faturası, kapsanan dönemi belirten sözleşmeler, depozito teyitleri ya da kira sözleşmeleri.
• Kanıtlanması gereken: her satır bir belgeye kadar izlenir ve gidere aktarma hesabı, kapsanan döneme göre yapılan bir aritmetiktir.
• Uyarı işareti: yalnızca tedarikçi adıyla tanımlanan, fatura referansı ve kapsanan dönemi olmayan bir satır.
• Uyarı işareti: her ay küçük tutarlarla değişen ama hiçbir zaman büyük tutarla değişmeyen bir diğer alacaklar bakiyesi; bu, çözümden çok kayıt yapıldığına işaret eder.

Maddi duran varlıklar

Maddi duran varlık kayıt defteri mutabakatın ta kendisidir. Kayıt defterine göre maliyet, birikmiş amortisman ve net defter değeri, toplamda değil varlık grubu bazında, ilgili defter hesaplarına eşit olmalıdır. Toplamda tutmak, farklı gruplarda birbirini dengeleyen iki hatayı gizleyebilir ve gruplar farklı amortisman oranları taşıdığından hata katlanarak büyür.

Yıl içindeki hareketlerin kendi kanıtına ihtiyacı vardır: girişler alış faturalarına ve aktifleştirme politikasına kadar izlenir, çıkışlar satış kâr ya da zararı hesaplanmış bir satış belgesine kadar izlenir, gruplar arası aktarımlar açıklanır ve amortisman gideri, kaydedilen tutarla değil kayıt defterinin hesapladığı tutarla karşılaştırılır. Sonuncusu şaşırtıcı sayıda hatayı yakalar, çünkü elle kaydedilen bir amortisman fişi ile kayıt defterinin hesapladığı gider, biri ilk kez yuvarlama yaptığında sessizce ayrışır.

IAS 16, bir varlığın farklı faydalı ömürlere sahip önemli parçalarının ayrı ayrı amortismana tabi tutulmasını ve faydalı ömür, kalıntı değer ve amortisman yönteminin en az yılda bir kez gözden geçirilmesini gerektirir. Kayıt defterindeki oranların varlıkların nasıl kullanıldığını hâlâ yansıtıp yansıtmadığını hiç sorgulamayan bir mutabakat eksiksizdir ama işe yaramaz. Tamamen amorti edilmiş ama hâlâ kullanımda olan varlıklar, bu gözden geçirmenin yapılmadığının olağan işaretidir.

Yapılmakta olan yatırımlar, yarı mamul stoklarla aynı muameleyi gerektirir. Bugüne kadarki maliyetleriyle, her biri faturalara kadar izlenebilen ve beklenen tamamlanma tarihi belirtilmiş projelerin bir dökümü olmalıdır. Yapılmakta olan yatırımlarda üç yıldır bekleyen bir proje ya tamamlanmayacaktır, bu durumda değer düşüklüğü açısından değerlendirilmelidir, ya da tamamlanmış ve kimse aktarmamıştır, bu durumda amortisman baştan beri eksik hesaplanmıştır.

• Kanıt: grup bazında maddi duran varlık kayıt defteri, girişlere ait alış faturaları, çıkış belgeleri, amortisman hesaplaması.
• Kanıtlanması gereken: kayıt defteri; maliyet, birikmiş amortisman ve net defter değeri için grup bazında defterle tutar.
• Kanıtlanması gereken: her giriş aktifleştirme politikasını karşılamış ve her çıkış hem maliyeti hem birikmiş amortismanı kayıtlardan çıkarmıştır.
• Uyarı işareti: hâlâ kullanımda olan çok sayıda tamamen amorti edilmiş varlık; bu, faydalı ömürlerin gözden geçirilmediğine işaret eder.
• Uyarı işareti: kayıt defterinde bulunan ama fiziksel olarak artık var olmayan varlıklar; dönemsel fiziksel doğrulamanın yapılmaya değer olmasının nedeni budur.

Ticari borçlar ve gider tahakkukları

Borçların mutabakatı, alacaklarda olduğu gibi yaşlandırılmış borçlar dökümüne göre yapılır ve alt defteri atlayan elle yevmiye kayıtları konusunda aynı riski taşır. Fark riskin yönündedir. Alacaklar, tahsil edilemeyecek kalemler çok uzun süre taşındığı için olduğundan fazla gösterilme eğilimindedir. Borçlar ise olduğundan az gösterilme eğilimindedir, çünkü bir borç kaybolduğunda bunun yolu faturanın hiç girilmemiş olmasıdır ve defterdeki hiçbir şey size elinizde olmayan bir belgeden söz etmez.

Bu nedenle borçlar için temel soru tamlıktır ve defterin dışına bakılarak kanıtlanır. Tedarikçi ekstreleri mevcut en güçlü kanıttır ve yeterince kullanılmaz: tedarikçinin ekstresi, onun size göre ne kadar alacaklı olduğunu listeler ve bu ekstreyle mutabakat, hiç almadığınız faturaları ortaya çıkarır. İkinci test kaydedilmemiş yükümlülüklerin araştırılmasıdır; bu, raporlama tarihinden sonra yapılan ödemeleri gözden geçirmek ve her biri için maliyetin az önce kapanan döneme ait olup olmadığını sormak demektir.

Gider tahakkukları bunun ayna görüntüsüdür ve daha zor olan yarıdır, çünkü alt defterleri yoktur. Her tahakkukun yazılı bir dayanağı olmalıdır: sözleşme ücreti ve tahakkuk ettirilen gün sayısı, açık satın alma siparişi tutarı eksi alınan faturalar, bir kullanım raporu, bir ücret tarifesi. Faturası gelmemiş teslim alınan mallar tahmin edilmemeli, faturayla eşleşmemiş mal kabullerinden türetilerek sistem tarafından üretilmelidir. Dayanağı geçen ay artı biraz olan bir tahakkuk, hiçbir şeyin mutabakatı değildir.

• Kanıt: yaşlandırılmış borçlar dökümü, tedarikçi ekstreleri, dönem sonrası ödemeler listesi, tahakkukları destekleyen sözleşmeler ve satın alma siparişleri.
• Kanıtlanması gereken: döküm kontrol hesabıyla ve önemli tedarikçi bakiyeleri tedarikçi ekstreleriyle tutar.
• Kanıtlanması gereken: her tahakkukun belirtilmiş bir dayanağı ve belirtilmiş bir çözülme şekli vardır ve eskimiş tahakkuklar sorgulanmıştır.
• Uyarı işareti: borçlarda borç bakiyeleri; bunlar genellikle eşleşmemiş ödemeler, mükerrer ödemeler ya da eksik alacak dekontlarıdır.
• Uyarı işareti: birkaç dönemden uzun süre aynı rakamla taşınan bir tahakkuk; bu genellikle asıl faturanın geldiği ve başka bir yere kaydedildiği anlamına gelir.

KDV ve vergi kontrol hesapları

KDV kontrol hesabı, dışarıda, tarihli ve hukuken bağlayıcı bir karşı tarafı olan az sayıdaki bilanço hesabından biridir: verdiğiniz beyanname. Mutabakat, hesabın dönem içindeki hareketini beyannameyle, kapanış bakiyesini de idareye ödenecek ya da idareden geri alınacak tutarla karşılaştırır. Farklar bir yuvarlama toleransıyla değil, tanımlanmış kalemlerle açıklanmalıdır.

Her dönem yapılmaya değer ama nadiren yapılan ikinci, bağımsız bir test vardır. Defterdeki hesaplanan KDV'yi defterdeki genel orana tabi satışlara bölün. Oran, sıfır oranlı, istisna ve kapsam dışı faaliyetler dikkate alındığında genel orana yakın çıkmalıdır. Aynısını indirilecek KDV için alışlara karşı yapın. Bu oranlar kaydığında neden neredeyse her zaman yanlış işlem türüne uygulanmış bir vergi kodudur ve bu hata beyannameler arasında sessizce birikir, çünkü kontrol hesabı bakiyesi hâlâ makul bir para tutarı gibi görünür.

Suudi Arabistan'da genel KDV oranı yüzde 15'tir, beyannameler ZATCA'ya verilir ve e-fatura gereklilikleri, fatura verisinin kendisinin tanımlı bir yapıda iletilmesi anlamına gelir. Bu, mutabakatın önemini artırır: beyanname, defter ve iletilen fatura verisi aynı işlemleri tanımlar ve bunlardan herhangi ikisinin uyuşmaması bir bulgudur. Aynı ilke, işlem düzeyinde raporlamanın zorunlu olduğu her yerde geçerlidir ve bu tür yargı bölgelerinin sayısı giderek artmaktadır.

Kurumlar vergisi, stopaj ve yerel yükümlülükler aynı mantığı izler: her yükümlülük için bir kontrol hesabı, verilen beyannameyle ve ödemeyle mutabık; ertelenmiş vergi pozisyonu ise bir devir tablosuyla değil, geçici farklar çizelgesiyle desteklenir. Ertelenmiş vergi özellikle, bakiyenin çoğu zaman sırf daha önce de bakiye o olduğu için o olduğu bir hesaptır.

• Kanıt: verilmiş beyannameler, ödeme ya da iade teyitleri, beyannameyi destekleyen vergili işlemler dökümü.
• Kanıtlanması gereken: hesap hareketi beyannameyle ve kapanış bakiyesi ödenecek ya da talep edilen tutarla tutar.
• Kanıtlanması gereken: defterden çıkan efektif vergi oranı, vergiye tabi, sıfır oranlı ve istisna faaliyetlerin karışımıyla tutarlıdır.
• Uyarı işareti: ödemeden sonra hiçbir zaman tamamen kapanmayan bir bakiye; bu, önceki dönem farklarının düzeltilmek yerine yutulduğunu gösterir.

Bordro yükümlülükleri

Bordro, farklı döngülerle kapanan birkaç yükümlülük üretir ve bunları tek bir net bakiye olarak ele almak, bordro hesaplarının kaymasının nedenidir. Çalışanlara ödenecek net ücret, kesilip bir idareye ödenecek yasal kesintiler, işveren katkıları ve tahakkuk etmiş izin; dört ayrı karşı tarafı ve dört farklı kapanma düzeni olan dört ayrı yükümlülüktür.

İlk üçü kısa döngülüdür ve her ödeme çalıştırmasından sonraki birkaç gün içinde sıfıra inmelidir. İnmiyorsa ya bordro fişi bordro raporuyla tutmuyordur ya da ödeme, tahakkuktan farklı bir hesaba kaydedilmiştir. İkisi de bulması kolay ve bırakması kolay sorunlardır; bordro ara hesaplarının bu kadar sık, sistem kurulduğundan beri kimsenin bakmadığı küçük ve kalıcı bir bakiye taşımasının nedeni budur.

Tahakkuk etmiş izin farklıdır. Çalışanların hak edip kullanmadığı iznin maliyetine ilişkin bir tahmindir ve her ikisi de raporlama tarihi itibarıyla olmak üzere çalışan başına bir izin bakiyesi ve izin günü başına bir maliyet gerektirir. Körfez genelinde olduğu gibi hizmet sonu tazminatı ya da kıdem tazminatı yükümlülükleri söz konusu olduğunda, aynı ilke daha uzun bir vade ve daha fazla varsayımla geçerlidir: hesaplama, bordronun bir yüzdesi olarak tahmin edilmek yerine gerçek hizmet tarihleri üzerinden yasal hak ediş formülünü izlemelidir. Bir sistem hizmet tarihlerini ve izin bakiyelerini tutabilir; değerlemedeki varsayımlar hazırlayanın sorumluluğunda kalır ve bu türden önemli yükümlülükler genellikle özel aktüeryal ya da uzman desteğinin konusudur.

• Kanıt: her çalıştırma için bordro raporu, yasal bildirim teyitleri, ödeme kayıtları, çalışan başına izin bakiyesi raporu, hizmet tarihleri.
• Kanıtlanması gereken: kısa döngülü her yükümlülük, ilgili ödemeden sonra sıfıra inmiştir.
• Kanıtlanması gereken: izin ve hizmet sonu tazminatı tahakkuku bir yüzdeden değil, gerçek bakiyelerden ve hizmet tarihlerinden hesaplanmıştır.
• Uyarı işareti: bir bordro ara hesabında kalıcı küçük bir bakiye; bu bir yuvarlama değil, bulunamamış bir farktır.

Özkaynaklar, yedekler ve geçmiş yıl kârları

Özkaynak hesapları nadiren hareket eder ve kötü mutabakat yapılmalarının nedeni tam olarak budur. Sermaye, yalnızca geçen yılki tutarla değil, esas sözleşmeyle ve pay defteriyle tutmalıdır. Hisse senedi ihraç primleri, yerel mevzuatın gerektirdiği durumlarda yasal yedekler ve varsa yeniden değerleme ya da yabancı para çevrim yedeklerinin her biri, belirtilmiş bir dayanağa ve onları oluşturan işlemlerin kaydına ihtiyaç duyar.

Geçmiş yıl kârları en sık kötüye kullanılan hesaptır, çünkü açıklanamayan bir farkın kaydedilip hiç sorgulanmadığı tek yerdir. Mutabakat basittir: açılıştaki geçmiş yıl kârları, artı raporlandığı şekliyle dönem kârı ya da zararı, eksi ilan edilen kâr dağıtımları, eşittir kapanıştaki geçmiş yıl kârları. Bu hesapta görünen başka her şey bir önceki dönem düzeltmesidir ve önceki dönem düzeltmesi, gerekçesi olan ve dipnotta açıklanması gereken bir olaydır; bir denkleştirme kalemi değildir.

Devir tablosunun meşru olarak mutabakatın kendisi olduğu yer burasıdır; yeter ki içindeki her hareket tanımlanmış ve belgelendirilmiş olsun. Buradaki meşru devir tablosu ile başka yerlerdeki meşru olmayanı ayıran fark, özkaynak hareketlerinin arkasında yönetim kurulu ya da ortakların onayı bulunan ayrık, belgelenmiş olaylar olmasıdır. Geçmiş yıl kârlarındaki bir hareket bir karara, ilan edilmiş bir kâr payına ya da raporlanan sonuca kadar izlenemiyorsa, orada olmamalıdır.

• Kanıt: pay defteri ve esas sözleşme, yönetim kurulu ve genel kurul kararları, kâr payı ilanları, önceki yılın imzalı finansal tabloları.
• Kanıtlanması gereken: açılış bakiyeleri yalnızca defterle değil, son imzalı finansal tablolarla tutar.
• Kanıtlanması gereken: her hareket, tanımlanmış ve onaylanmış bir olaya karşılık gelir.
• Uyarı işareti: yıl içinde geçmiş yıl kârlarına yapılan, kapanış kaydı ya da onaylı bir dağıtım olmayan her kayıt.

Bunu bir disiplin olarak yürütmek

Bir mutabakat programı tek tek mutabakatların hepsinden daha değerlidir, çünkü sessiz hesapların yıllarca incelenmeden kalmasını engelleyen odur. Program; her bilanço hesabının, bir sorumlusu, bir sıklığı, gerekli kanıtı ve hazırlayandan farklı bir gözden geçireni ile birlikte yer aldığı bir listedir. Önemli ya da oynak hesapların mutabakatı aylık yapılır. Küçük ve istikrarlı hesaplar üç ayda bir yapılabilir; yeter ki bu, varsayılan olarak öyle kalmış değil, biri tarafından karara bağlanmış olsun.

İki kural, işleyen bir programı yalnızca dosya üreten bir programdan ayırır. Birincisi, bir mutabakat, ne kadar küçük olursa olsun açıklanamayan bir fark içerdiği sürece tamamlanmış sayılmaz; açıklanamayan tutarlara tanınan tolerans neredeyse anında kalıcı bir bakiyeye dönüşür. İkincisi, yaşlandırmanın raporlanmasıdır; böylece altı dönemdir bir mutabakatta taşınan bir kalem öyle olduğu görünür hâle gelir. Mutabakat başarısızlıklarının çoğu yanlış rakamlar değildir. Çözülmesi gerekirken taşınmaya devam edilen kalemlere ait doğru rakamlardır.

Skyline Nexus, bu mutabakatların dayandığı alt dökümleri, yani yaşlandırılmış alacaklar ve borçları, maddi duran varlık kayıt defterini, stok değerlemesini ve vergili işlem ayrıntısını, destekledikleri defter bakiyelerine bağlı olarak üretebilir. Bu, bir sistemin neyi tutup üretebileceğine dair bir ifadedir. Bilançonuzun doğru olduğuna dair bir ifade değildir. Hiçbir yazılım defterleri doğru yapmaz; bir bakiyenin tahsil edilebilir, eksiksiz ya da gerçeğe uygun biçimde sunulmuş olup olmadığına ilişkin muhakeme hazırlayana aittir ve denetçi tarafından test edilir.

Bu rehberden tek bir alışkanlık edinecekseniz, derecelendirme alıştırmasını edinin: bilançonuzu hesap hesap gözden geçirin ve yarın istenseydi hangi kanıtı sunacağınızı yazın. Dürüst yanıtın, arkasında hiçbir dış ya da sistem kaynağı olmayan ve finans ekibinin kendi tuttuğu bir çizelge olduğu hesaplar, sizin risk alanınızdır. Genellikle küçüktürler, genellikle eskidirler ve sürprizler oradadır.

• Her hesap için adıyla belirlenmiş tek bir sorumlu ve onu hazırlamamış bir gözden geçiren.
• Her hesap için belirlenmiş sıklık ve belirlenmiş kanıt; devralınmış değil, karara bağlanmış.
• Taşınan açıklanamayan fark yok ve mutabakat kalemleri yaşlarına göre raporlanıyor.
• Önceki dönemin mutabakatı saklanıyor; böylece taşınan bir kalemin taşındığı açıkça görülüyor.
• Tahsil edilemez olarak sonuçlanan kalemleri onayla silmenin bir yolu; böylece eski kalemler gerçekten çıkabiliyor.