Bilanzabstimmung

Was „abgestimmt“ wirklich bedeutet

Ein Bilanzsaldo ist abgestimmt, wenn Sie zum Stichtag die Einzelposten vorlegen können, aus denen er sich zusammensetzt, und wenn die Summe dieser Posten dem Saldo entspricht. Das ist der gesamte Test. Nicht, dass das Konto plausibel aussieht, nicht, dass es mit dem Vormonat plus Bewegung übereinstimmt, und auch nicht, dass die Summen- und Saldenliste aufgeht. Eine Liste von Posten, die sich zum Saldo addieren und von denen Sie jeden einzelnen belegen können.

Diese Definition ist strenger als die übliche Praxis, und das mit Absicht. Ein großer Teil dessen, was als Abstimmung abgelegt wird, ist in Wahrheit ein Bewegungsnachweis: Anfangsbestand plus Buchungen gleich Endbestand. Diese Rechnung garantiert das Hauptbuch ohnehin. Sie bestätigt nichts darüber, ob der Anfangsbestand je richtig war, und sie trägt einen zehn Jahre alten Fehler unbegrenzt weiter, ohne ein einziges Mal anzuschlagen.

Am wichtigsten ist diese Unterscheidung bei den Konten, auf die niemand schaut. Forderungen bekommen Aufmerksamkeit, weil Kunden sich beschweren. Bankkonten bekommen Aufmerksamkeit, weil die Bank einen Kontoauszug schickt. Fehler sammeln sich auf den stillen Konten: sonstige Forderungen, sonstige Verbindlichkeiten, passive Abgrenzungen, geleistete Kautionen, diverse Salden. Diese werden fast immer durch eine Fortschreibung gestützt, und genau diese Fortschreibung ist der Grund, warum der Fehler überlebt hat.

Der Rest dieses Leitfadens geht die Bilanz nach Kontenklassen durch und beschreibt für jede, worin der Nachweis besteht und was eine Abstimmung für diese Klasse belegen muss. Die Mechanik des Hauptbuchs, die diese Salden erzeugt, wird vorausgesetzt; es geht im Folgenden darum, sie zu belegen.

Die drei Arten der Abstimmung – und die eine, die geraten ist

Es gibt nur drei Wege, ein Bilanzkonto zu belegen, und wer weiß, welchen er gerade geht, weiß auch, wie viel Sicherheit er daraus ziehen kann.

Die Falle besteht darin, dass sich eine Fortschreibung als Nachweis verkleiden lässt. Ein Plan für aktive Rechnungsabgrenzungen mit vier Posten und monatlicher Auflösung sieht aus wie eine Einzelaufstellung. Wurden die vier Posten aber aus einer Tabelle übernommen, die ihrerseits übernommen wurde, und hat seit Jahren niemand einen davon auf eine Rechnung zurückverfolgt, dann ist es eine Fortschreibung mit Zeilenumbrüchen. Entscheidend ist, ob sich jede Zeile auf einen Beleg zurückführen lässt, nicht, ob es Zeilen gibt.

Ein praktischer Weg, die eigenen Abstimmungen zu bewerten: Notieren Sie für jedes Bilanzkonto, welcher Nachweis vorläge, wenn ein Prüfer ihn morgen anfordern würde. Wo die ehrliche Antwort lautet „eine Aufstellung, die die Buchhaltung selbst pflegt, ohne externe oder systemseitige Quelle dahinter“, ist dieses Konto unbelegt – ganz gleich, wie ordentlich die Aufstellung ist.

• Abgleich mit einem unabhängigen Dritten. Der Saldo wird mit einer Aufstellung verglichen, die jemand außerhalb des Unternehmens erstellt hat: eine Bank, ein Kreditgeber, eine Steuerbehörde, ein Lieferant. Das ist die stärkste Form, weil die Gegenseite keinen Anreiz hat, Ihrem Fehler zuzustimmen.
• Nachweis über eine Einzelaufstellung. Der Saldo wird mit einer Nebenaufstellung verglichen, die aus den Einzeltransaktionen erzeugt wird: die Offene-Posten-Liste der Debitoren nach Fälligkeit, das Anlagenverzeichnis, die Bestandsbewertung, die Abgrenzung offener Bestellungen. Stark, sofern die Aufstellung unabhängig vom Sachkontensaldo entsteht und nicht aus ihm abgeleitet wird.
• Fortschreibung aus einem früheren Saldo. Anfangsbestand plus Bewegungen gleich Endbestand. Das beweist die Rechnung und sonst nichts. Es ist eine zulässige Darstellung einer Bewegung, aber kein Nachweis.

Kasse und Bank

Liquide Mittel lassen sich am leichtesten sauber abstimmen, und Fehler sind hier am wenigsten zu entschuldigen, weil der Nachweis extern ist und von selbst eintrifft. Die Abstimmung vergleicht den Buchsaldo mit dem Saldo laut Kontoauszug und erklärt jede Differenz durch einen identifizierten Posten, der sich innerhalb eines normalen Zyklus ausgleicht.

Schwach ist eine Bankabstimmung meist nicht wegen des Bankkontos selbst, sondern wegen der umliegenden kassenähnlichen Konten, die nebenbei behandelt werden. Die Handkasse braucht eine körperliche Zählung und ein unterschriebenes Protokoll, keinen Saldo. Kassen im Verkauf brauchen einen täglichen Abgleich zwischen Einnahmen und eingezahlten Beträgen, wobei die Differenz erfasst und nicht geschluckt wird. Verrechnungskonten für Karten und Zahlungsdienstleister müssen mit der Abrechnung des Dienstleisters abgeglichen werden, denn die Differenz zwischen dem, was Kunden gezahlt haben, und dem, was ausgezahlt wurde, besteht aus Gebühren, Erstattungen und Rückbelastungen – echte Kosten, die ohne Rechnung eintreffen.

Kontokorrent- und revolvierende Kreditlinien gehören ebenfalls in diese Betrachtung, auch wenn sie auf der anderen Seite der Bilanz stehen. Sie werden auf dieselbe Weise abgestimmt, nämlich mit dem Auszug des Kreditgebers, und die aufgelaufenen Zinsen darauf sind eine Abgrenzung, die aus den Kreditbedingungen berechnet und nicht geschätzt werden sollte.

• Nachweis: Kontoauszug, Abrechnung des Zahlungsdienstleisters, Kassenzählprotokoll, Z-Bons der Kassen.
• Zu belegen: Jede Differenz ist ein identifizierter Posten mit Datum und einem Grund, warum er sich noch nicht ausgeglichen hat.
• Warnsignal: Abstimmungsposten, die älter sind als der Ausgleichszyklus, oder eine Restdifferenz, die als zeitliche Verschiebung bezeichnet wird.
• Warnsignal: Zuordnungen allein nach Betrag, die voneinander unabhängige Posten gleichen Werts miteinander paaren.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Das Debitorensammelkonto sollte der Summe der Offene-Posten-Liste nach Fälligkeit entsprechen, Rechnung für Rechnung. Das ist die Abstimmung. Alles, was auf dem Sammelkonto erscheint, aber nicht in der Liste, ist eine Buchung, die am Nebenbuch vorbeiging – und das ist die mit Abstand häufigste Ursache einer Differenz bei den Forderungen.

Die Übereinstimmung mit dem Nebenbuch ist aber nur die halbe Arbeit, denn das Nebenbuch kann perfekt übereinstimmen, während der Saldo nicht werthaltig ist. Die zweite Frage ist die Bewertung: Wird jeder dieser Beträge tatsächlich eingehen? Hier leistet die Altersstruktur ihre eigentliche Arbeit. Eine Rechnung, die älter als ein Jahr ist, ohne Zahlungsbewegung und ohne Schriftverkehr zu einer Reklamation, ist in keinem sinnvollen Sinn eine Forderung, und sie weiter zum vollen Wert zu führen, überhöht sowohl das Vermögen als auch den Gewinn.

Kreditorische Debitoren verdienen eigene Aufmerksamkeit. Ein Kundenkonto im Haben bedeutet entweder eine Überzahlung, eine noch nicht zugeordnete Anzahlung oder eine Gutschrift ohne zugehörige Rechnung. Werden diese mit den Sollsalden anderer Kunden saldiert – was automatisch geschieht, wenn nur die Summe des Sammelkontos betrachtet wird –, sind sowohl die Forderungen als auch die Rückzahlungsverpflichtung zu niedrig ausgewiesen. Die meisten Rechnungslegungsrahmen verlangen einen getrennten Ausweis, wo keine rechtliche Aufrechnungsmöglichkeit besteht.

Zur Wertberichtigung selbst: Modelle für erwartete Kreditverluste nach IFRS verlangen eine zukunftsgerichtete Schätzung statt eines Abwartens bis zum Ausfall, und wie ausgefeilt diese sein muss, hängt von Größe und Art des Unternehmens ab. Allgemein gilt, dass die Wertberichtigung aus der tatsächlichen Altersstruktur und der tatsächlichen Zahlungshistorie abgeleitet und diese Herleitung schriftlich festgehalten werden sollte. Das Urteil liegt beim Ersteller; ein System kann die Altersstruktur und die zugrunde liegende Zahlungshistorie liefern.

• Nachweis: Offene-Posten-Liste nach Kunde und Rechnung mit Altersstruktur, Zahlungseingänge nach dem Stichtag, Schriftverkehr zu strittigen Posten.
• Zu belegen: Die Liste stimmt mit dem Sammelkonto überein, und jeder überfällige Posten ist entweder einbringlich oder wertberichtigt.
• Zu belegen: Nicht zugeordnete Zahlungseingänge wurden zugeordnet oder identifiziert und nicht als pauschales Guthaben stehen gelassen.
• Warnsignal: Eine Wertberichtigung als fester Prozentsatz, der sich seit Jahren nicht verändert hat, während sich die Altersstruktur sehr wohl verändert hat.

Vorräte

Die Abstimmung der Vorräte hat zwei voneinander unabhängige Seiten, und wer die eine besteht, weiß über die andere nichts. Die erste ist die Menge: Stimmt das, was das System als Bestand führt, mit dem überein, was physisch vorhanden ist? Die zweite ist der Wert: Sind die diesen Mengen zugeordneten Anschaffungskosten richtig, und liegen sie noch unter dem Nettoveräußerungswert?

Die Menge wird durch Zählen belegt. Eine vollständige Stichtagsinventur ist die klassische Antwort; eine permanente Inventur, bei der jeder Artikel nach einem rollierenden Plan gezählt wird und hochwertige oder schnell drehende Artikel häufiger, ist meist besser, weil sie Fehler näher am Zeitpunkt ihres Entstehens findet. So oder so kommt es darauf an, dass Inventurdifferenzen untersucht und nicht einfach gebucht werden. Eine Bestandskorrektur beantwortet nichts; sie hält fest, dass Ware fehlt, ohne zu sagen, warum, und ein Unternehmen, das korrigiert, ohne nachzuforschen, wird dieselbe Ware immer wieder verlieren.

Der Wert wird dadurch belegt, dass der Bewertungsbericht mit dem Hauptbuch übereinstimmt und das Bewertungsverfahren stetig angewendet wird. IAS 2 bewertet Vorräte zum niedrigeren Wert aus Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten und Nettoveräußerungswert, wobei die Kosten nach dem FIFO-Verfahren oder nach dem gewogenen Durchschnitt zugeordnet und für Vorräte ähnlicher Art und Verwendung einheitlich angewendet werden. LIFO ist nach IFRS nicht zulässig, bleibt nach US GAAP aber verfügbar. Die Abstimmung muss daher nicht nur zeigen, dass die Zahlen übereinstimmen, sondern auch, dass das zugrunde liegende Verfahren der festgelegten Bilanzierungsmethode entspricht.

Unfertige Erzeugnisse sind der schwierigste Fall und derjenige, der am häufigsten durch eine Fortschreibung gestützt wird. Wenn Ihr Bestand an unfertigen Erzeugnissen als Vormonat plus zugeflossene Kosten minus abgeflossene Kosten berechnet wird, ohne eine unabhängige Messung dessen, was tatsächlich in Arbeit ist, dann ist dieser Saldo eine Behauptung. Er braucht eine Liste der offenen Aufträge mit ihren bisher angefallenen Kosten, abgestimmt mit dem Hauptbuch.

• Nachweis: Bestandsbewertung je Artikel, Zähllisten mit Differenzen, Eingangsrechnungen zu den jüngsten Anschaffungskosten, Nachweise zu Langsamdrehern und obsoleten Artikeln.
• Zu belegen: Die Bewertungssumme stimmt mit dem Hauptbuch überein, die Mengen stimmen mit den Zählungen überein, und das Bewertungsverfahren entspricht der festgelegten Methode.
• Zu belegen: Für Langsamdreher, beschädigte oder abgelöste Ware wurde der Nettoveräußerungswert geprüft, mit einer schriftlichen Grundlage für jede Abwertung.
• Warnsignal: Negative Mengen in der Bewertung – ein Zeichen, dass Abgänge vor den Zugängen gebucht wurden und die Kosten fiktiv sind.
• Warnsignal: Ware unterwegs und Konsignationsware, die nach Annahmen statt nach den Vertragsbedingungen behandelt werden.

Aktive Rechnungsabgrenzung, Kautionen und sonstige Forderungen

Auf diesen Konten lebt die fortgeschriebene Schätzung. Sie sind einzeln klein, ziehen selten Aufmerksamkeit auf sich und werden durch Aufstellungen gestützt, die die Buchhaltung selbst pflegt, ohne externe Quelle. Über die Jahre sammeln sich darauf Posten, die niemand erklären kann und niemand ausbuchen will.

Eine Abstimmung der aktiven Rechnungsabgrenzung sollte für jeden Posten den Lieferanten, die ursprüngliche Rechnung, den Gesamtbetrag, den abgedeckten Zeitraum, den bisher aufgelösten Betrag und den verbleibenden Saldo aufführen. Jede Zeile sollte auf einen Beleg zurückführbar sein. Die Auflösung sollte eine Rechnung sein, keine Ermessensfrage: Eine jährliche Versicherungsprämie wird in zwölf gleichen Teilen aufgelöst, sofern kein Grund dagegen spricht. Erreicht der Restsaldo eines Postens null, sollte er aus der Aufstellung verschwinden und nicht noch drei Jahre als Nullzeile mitgeführt werden.

Geleistete Kautionen sind ein anderes Thema und regelmäßig falsch. Mietkautionen, Kautionen bei Versorgern, Zollbürgschaften und Anzahlungen an Lieferanten sind erstattungsfähige Beträge, die ein anderer hält, und sie sollten anhand eines Dokuments dieser Partei bestätigt und nicht auf Treu und Glauben weitergeführt werden. Eine Kaution für eine Immobilie, die vor vier Jahren geräumt wurde, ist kein Vermögenswert; sie ist ein Aufwand, der nie erfasst wurde.

• Nachweis: Originalrechnungen für jeden abgegrenzten Posten, Verträge mit Angabe des abgedeckten Zeitraums, Kautionsbestätigungen oder Mietverträge.
• Zu belegen: Jede Zeile ist auf einen Beleg zurückführbar, und die Auflösung ist eine Rechnung über den abgedeckten Zeitraum.
• Warnsignal: Ein Posten, der nur mit einem Lieferantennamen beschrieben ist, ohne Rechnungsnummer und ohne abgedeckten Zeitraum.
• Warnsignal: Ein Saldo der sonstigen Forderungen, der sich jeden Monat um kleine und nie um große Beträge ändert – ein Hinweis auf Buchen statt Klären.

Sachanlagen

Das Anlagenverzeichnis ist die Abstimmung. Anschaffungskosten, kumulierte Abschreibungen und Restbuchwert laut Anlagenverzeichnis müssen den entsprechenden Sachkonten entsprechen, und zwar je Anlagenklasse, nicht nur in Summe. Eine Übereinstimmung in Summe kann zwei sich ausgleichende Fehler in verschiedenen Klassen verbergen, und die Klassen haben unterschiedliche Abschreibungssätze, sodass sich der Fehler fortpflanzt.

Die Bewegungen des Jahres brauchen ihren eigenen Nachweis: Zugänge zurückverfolgt auf Eingangsrechnungen und die Aktivierungsrichtlinie, Abgänge auf einen Verkaufsbeleg mit berechnetem Gewinn oder Verlust aus dem Abgang, Umbuchungen zwischen Klassen erklärt, und die Abschreibung übereinstimmend mit dem, was das Anlagenverzeichnis berechnet hat, nicht mit dem, was gebucht wurde. Gerade der letzte Punkt deckt überraschend viele Fehler auf, denn eine manuell gebuchte Abschreibung und eine vom Anlagenverzeichnis berechnete laufen leise auseinander, sobald jemand zum ersten Mal rundet.

IAS 16 verlangt, dass wesentliche Bestandteile eines Vermögenswerts mit unterschiedlicher Nutzungsdauer getrennt abgeschrieben und Nutzungsdauer, Restwert und Abschreibungsmethode mindestens jährlich überprüft werden. Eine Abstimmung, die nie hinterfragt, ob die Sätze im Anlagenverzeichnis noch widerspiegeln, wie die Anlagen genutzt werden, ist vollständig und nutzlos. Voll abgeschriebene, aber noch genutzte Anlagen sind das übliche Signal, dass diese Überprüfung nicht stattfindet.

Anlagen im Bau brauchen dieselbe Behandlung wie unfertige Erzeugnisse. Sie sollten eine Liste von Projekten mit den bisher angefallenen Kosten sein, jeweils auf Rechnungen zurückführbar, mit einem angegebenen voraussichtlichen Fertigstellungstermin. Ein Projekt, das seit drei Jahren unter den Anlagen im Bau steht, wird entweder nicht fertiggestellt – dann ist es auf Wertminderung zu prüfen – oder es wurde fertiggestellt und niemand hat es umgebucht; dann war die Abschreibung die ganze Zeit zu niedrig.

• Nachweis: das Anlagenverzeichnis nach Klassen, Eingangsrechnungen für Zugänge, Abgangsbelege, die Abschreibungsberechnung.
• Zu belegen: Anlagenverzeichnis und Hauptbuch stimmen je Klasse bei Anschaffungskosten, kumulierten Abschreibungen und Restbuchwert überein.
• Zu belegen: Jeder Zugang erfüllte die Aktivierungsrichtlinie, und bei jedem Abgang wurden sowohl die Anschaffungskosten als auch die kumulierten Abschreibungen ausgebucht.
• Warnsignal: Ein großer Bestand an voll abgeschriebenen, aber noch genutzten Anlagen – ein Hinweis, dass Nutzungsdauern nicht überprüft werden.
• Warnsignal: Anlagen im Verzeichnis, die physisch nicht mehr existieren – genau deshalb lohnt sich eine regelmäßige körperliche Bestandsaufnahme.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und passive Abgrenzungen

Verbindlichkeiten werden genauso mit der Offene-Posten-Liste der Kreditoren abgestimmt wie Forderungen, und sie tragen dasselbe Risiko manueller Buchungen am Nebenbuch vorbei. Der Unterschied liegt in der Richtung des Risikos. Forderungen sind tendenziell zu hoch, weil uneinbringliche Posten zu lange mitgeführt werden. Verbindlichkeiten sind tendenziell zu niedrig, denn eine Verbindlichkeit geht dadurch verloren, dass die Rechnung überhaupt nie erfasst wurde – und nichts im Hauptbuch wird Ihnen je etwas über einen Beleg sagen, den Sie nicht haben.

Die Vollständigkeit ist daher die zentrale Frage bei den Verbindlichkeiten, und sie wird durch einen Blick außerhalb des Hauptbuchs belegt. Saldenbestätigungen und Kontoauszüge der Lieferanten sind der stärkste verfügbare Nachweis und werden zu wenig genutzt: Ein Lieferantenauszug listet auf, was der Lieferant für offen hält, und die Abstimmung damit findet Rechnungen, die Sie nie erhalten haben. Der zweite Test ist die Suche nach nicht erfassten Verbindlichkeiten, also die Durchsicht der Zahlungen nach dem Stichtag mit der Frage, ob der jeweilige Aufwand in die gerade abgeschlossene Periode gehört hätte.

Passive Abgrenzungen sind das Spiegelbild und die schwierigere Hälfte, weil es für sie kein Nebenbuch gibt. Jede Abgrenzung braucht eine schriftlich festgehaltene Grundlage: den Vertragssatz und die abgegrenzten Tage, den Wert offener Bestellungen abzüglich eingegangener Rechnungen, einen Verbrauchsbericht, eine Gebührenordnung. Ausstehende Eingangsrechnungen für bereits erhaltene Ware sollten systemseitig ermittelt werden, aus Wareneingängen ohne zugeordnete Rechnung, und nicht geschätzt. Eine Abgrenzung, deren Grundlage „Vormonat plus ein bisschen“ ist, stimmt gar nichts ab.

• Nachweis: Offene-Posten-Liste der Kreditoren, Lieferantenauszüge, Liste der Zahlungen nach dem Stichtag, Verträge und Bestellungen als Grundlage der Abgrenzungen.
• Zu belegen: Die Liste stimmt mit dem Sammelkonto überein, und wesentliche Lieferantensalden stimmen mit den Lieferantenauszügen überein.
• Zu belegen: Jede Abgrenzung hat eine angegebene Grundlage und eine angegebene Auflösung, und veraltete Abgrenzungen wurden hinterfragt.
• Warnsignal: Debitorische Kreditoren, meist nicht zugeordnete Zahlungen, Doppelzahlungen oder fehlende Gutschriften.
• Warnsignal: Eine Abgrenzung, die über mehr als ein paar Perioden mit demselben Betrag mitgeführt wird – meist ist die zugrunde liegende Rechnung eingegangen und anderswo gebucht worden.

Umsatzsteuer und Steuerverrechnungskonten

Das Umsatzsteuer-Verrechnungskonto ist eines der wenigen Bilanzkonten mit einer externen, datierten und rechtlich verbindlichen Gegenseite: der Steuererklärung, die Sie eingereicht haben. Die Abstimmung vergleicht die Bewegung auf dem Konto in der Periode mit der Erklärung und den Endsaldo mit dem, was der Behörde geschuldet wird oder von ihr zu erstatten ist. Differenzen müssen durch identifizierte Posten erklärt werden, nicht durch eine Rundungstoleranz.

Ein zweiter, unabhängiger Test lohnt sich in jeder Periode und wird selten durchgeführt. Teilen Sie die Umsatzsteuer im Hauptbuch durch die zum Regelsatz steuerpflichtigen Umsätze im Hauptbuch. Das Verhältnis sollte ungefähr dem Regelsatz entsprechen, unter Berücksichtigung nullsatzbesteuerter, steuerfreier und nicht steuerbarer Umsätze. Machen Sie dasselbe für die Vorsteuer im Verhältnis zu den Einkäufen. Driften diese Quoten, liegt die Ursache fast immer in einem Steuerschlüssel, der auf die falsche Transaktionsart angewendet wird, und dieser Fehler wächst zwischen den Erklärungen still an, weil der Saldo des Verrechnungskontos immer noch wie ein plausibler Geldbetrag aussieht.

In Saudi-Arabien beträgt der Regelsatz der Umsatzsteuer 15 Prozent, die Erklärungen werden bei der ZATCA eingereicht, und die Vorgaben zur E-Rechnung bedeuten, dass die Rechnungsdaten selbst in einer festgelegten Struktur übermittelt werden. Das erhöht die Bedeutung der Abstimmung: Die Erklärung, das Hauptbuch und die übermittelten Rechnungsdaten beschreiben dieselben Transaktionen, und jede Abweichung zwischen zweien von ihnen ist eine Feststellung. Dasselbe Prinzip gilt überall dort, wo eine Meldung auf Transaktionsebene verlangt wird, und das betrifft eine wachsende Zahl von Ländern.

Ertragsteuern, Quellensteuer und etwaige lokale Abgaben folgen derselben Logik: ein Verrechnungskonto je Verpflichtung, abgestimmt mit der eingereichten Erklärung und der Zahlung, wobei die latenten Steuern durch eine Aufstellung der temporären Differenzen gestützt werden und nicht durch eine Fortschreibung. Gerade bei latenten Steuern ist der Saldo oft nur deshalb der Saldo, weil er schon immer der Saldo war.

• Nachweis: eingereichte Erklärungen, Zahlungs- oder Erstattungsbestätigungen, die Liste der steuerrelevanten Transaktionen zur Erklärung.
• Zu belegen: Die Kontobewegung stimmt mit der Erklärung überein, und der Endsaldo stimmt mit dem geschuldeten oder geltend gemachten Betrag überein.
• Zu belegen: Der aus dem Hauptbuch abgeleitete effektive Steuersatz passt zur Mischung aus regelbesteuerten, nullsatzbesteuerten und steuerfreien Umsätzen.
• Warnsignal: Ein Saldo, der sich nach der Zahlung nie vollständig ausgleicht – ein Hinweis, dass Differenzen früherer Perioden geschluckt statt korrigiert wurden.

Verbindlichkeiten aus der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung erzeugt mehrere Verbindlichkeiten, die sich in unterschiedlichen Zyklen ausgleichen, und sie als einen Nettosaldo zu behandeln, ist der Grund, warum Lohnkonten auseinanderdriften. Der den Mitarbeitenden geschuldete Nettolohn, die einbehaltenen und an eine Behörde abzuführenden gesetzlichen Abzüge, die Arbeitgeberbeiträge und der Urlaubsrückstand sind vier getrennte Verpflichtungen mit vier verschiedenen Gegenparteien und vier verschiedenen Ausgleichsmustern.

Die ersten drei haben einen kurzen Zyklus und sollten sich innerhalb weniger Tage nach jedem Zahlungslauf auf null ausgleichen. Tun sie das nicht, stimmt entweder die Lohnbuchung nicht mit dem Lohnjournal überein, oder die Zahlung wurde auf ein anderes Konto gebucht als die Abgrenzung. Beides ist leicht zu finden und leicht liegen zu lassen – weshalb Lohnverrechnungskonten so oft einen kleinen dauerhaften Saldo tragen, den sich seit der Systemeinführung niemand angesehen hat.

Der Urlaubsrückstand ist anders. Er ist eine Schätzung der Kosten für Urlaub, den Mitarbeitende erworben und noch nicht genommen haben, und er erfordert einen Resturlaub je Mitarbeitendem und Kosten je Urlaubstag, beides zum Stichtag. Wo Abfindungs- oder Gratifikationsverpflichtungen zum Dienstende bestehen, wie in der gesamten Golfregion, gilt dasselbe Prinzip mit längerem Horizont und mehr Annahmen: Die Berechnung sollte der gesetzlichen Anspruchsformel folgen und auf den tatsächlichen Dienstzeiten beruhen, statt als Prozentsatz der Lohnsumme geschätzt zu werden. Ein System kann die Dienstzeiten und die Urlaubssalden vorhalten; die Annahmen der Bewertung bleiben in der Verantwortung des Erstellers, und wesentliche Verpflichtungen dieser Art werden üblicherweise mit versicherungsmathematischer oder anderer fachlicher Unterstützung ermittelt.

• Nachweis: das Lohnjournal je Lauf, Bestätigungen der gesetzlichen Meldungen, Zahlungsnachweise, Resturlaubsbericht je Mitarbeitendem, Dienstzeiten.
• Zu belegen: Jede kurzfristige Verbindlichkeit hat sich nach der entsprechenden Zahlung auf null ausgeglichen.
• Zu belegen: Die Rückstellung für Urlaub und Dienstende ist aus den tatsächlichen Salden und Dienstzeiten berechnet, nicht aus einem Prozentsatz.
• Warnsignal: Ein dauerhafter kleiner Saldo auf einem Lohnverrechnungskonto – eine nicht gefundene Differenz, keine Rundung.

Eigenkapital, Rücklagen und Gewinnvortrag

Eigenkapitalkonten bewegen sich selten, und genau deshalb werden sie schlecht abgestimmt. Das gezeichnete Kapital sollte mit der Satzung und dem Gesellschafter- bzw. Aktienregister übereinstimmen, nicht bloß mit dem Vorjahreswert. Kapitalrücklage, gesetzliche Rücklagen, soweit das lokale Recht sie vorschreibt, sowie etwaige Neubewertungs- oder Währungsumrechnungsrücklagen brauchen jeweils eine angegebene Grundlage und einen Nachweis der Vorgänge, durch die sie entstanden sind.

Der Gewinnvortrag ist das am häufigsten missbrauchte Konto, weil er der einzige Ort ist, an dem eine unerklärte Differenz gebucht und nie hinterfragt werden kann. Die Abstimmung ist einfach: Gewinnvortrag zu Beginn plus ausgewiesenes Periodenergebnis minus beschlossene Ausschüttungen gleich Gewinnvortrag am Ende. Alles andere auf diesem Konto ist eine Korrektur früherer Perioden, und eine solche Korrektur ist ein anzugebender Vorgang mit einer Begründung, kein Ausgleichsposten.

Hier ist eine Fortschreibung legitimerweise die Abstimmung, sofern jede Bewegung darin identifiziert und belegt ist. Der Unterschied zwischen einer legitimen Fortschreibung hier und einer illegitimen anderswo liegt darin, dass Eigenkapitalbewegungen einzelne, dokumentierte Vorgänge sind, hinter denen ein Beschluss von Geschäftsführung oder Gesellschaftern steht. Lässt sich eine Bewegung im Gewinnvortrag nicht auf einen Beschluss, eine beschlossene Dividende oder das ausgewiesene Ergebnis zurückführen, gehört sie nicht dorthin.

• Nachweis: Gesellschafterregister und Satzung, Beschlüsse von Geschäftsführung und Gesellschaftern, Dividendenbeschlüsse, der unterzeichnete Vorjahresabschluss.
• Zu belegen: Die Anfangssalden stimmen mit dem zuletzt unterzeichneten Abschluss überein, nicht bloß mit dem Hauptbuch.
• Zu belegen: Jede Bewegung entspricht einem identifizierten, genehmigten Vorgang.
• Warnsignal: Jede Buchung auf den Gewinnvortrag während des Jahres, die weder die Abschlussbuchung noch eine genehmigte Ausschüttung ist.

Abstimmung als Disziplin betreiben

Ein Abstimmungsprogramm ist mehr wert als jede einzelne Abstimmung, denn es verhindert, dass die stillen Konten jahrelang ungeprüft bleiben. Das Programm ist eine Liste aller Bilanzkonten mit einem Verantwortlichen, einer Frequenz, dem erforderlichen Nachweis und einem Prüfer, der nicht der Ersteller ist. Wesentliche oder schwankende Konten werden monatlich abgestimmt. Kleine, stabile Konten können vierteljährlich abgestimmt werden – sofern das jemand so entschieden hat und es nicht einfach so gekommen ist.

Zwei Regeln machen den Unterschied zwischen einem Programm, das funktioniert, und einem, das Ordner produziert. Die erste: Eine Abstimmung ist nicht fertig, solange sie eine unerklärte Differenz enthält, so klein sie auch sei; eine Toleranz für unerklärte Beträge wird fast sofort zu einem Dauersaldo. Die zweite: Das Alter wird berichtet, sodass ein Posten, der seit sechs Perioden in einer Abstimmung mitgeführt wird, auch als solcher sichtbar ist. Die meisten Abstimmungsfehler sind keine falschen Zahlen. Es sind richtige Zahlen für Posten, die hätten geklärt werden müssen und stattdessen mitgeschleppt wurden.

Skyline Nexus kann die Nebenaufstellungen erzeugen, auf die diese Abstimmungen angewiesen sind – die Offene-Posten-Listen der Debitoren und Kreditoren nach Fälligkeit, das Anlagenverzeichnis, die Bestandsbewertung und die Einzelaufstellung der steuerrelevanten Transaktionen –, verknüpft mit den Sachkontensalden, die sie stützen. Das ist eine Aussage darüber, was ein System vorhalten und erzeugen kann. Es ist keine Aussage darüber, dass Ihre Bilanz richtig ist. Keine Software macht Bücher richtig, und das Urteil darüber, ob ein Saldo werthaltig, vollständig oder zutreffend dargestellt ist, liegt beim Ersteller und wird vom Abschlussprüfer geprüft.

Wenn Sie aus diesem Leitfaden nur eine Gewohnheit mitnehmen, dann die Bewertungsübung: Gehen Sie Ihre Bilanz Konto für Konto durch und notieren Sie, welchen Nachweis Sie vorlegen würden, wenn er morgen angefordert würde. Die Konten, bei denen die ehrliche Antwort eine von der Buchhaltung selbst gepflegte Aufstellung ohne externe oder systemseitige Quelle ist, sind Ihr Risiko. Sie sind meist klein, sie sind meist alt, und dort liegen die Überraschungen.

• Ein namentlich benannter Verantwortlicher je Konto und ein Prüfer, der es nicht erstellt hat.
• Festgelegte Frequenz und festgelegter Nachweis je Konto – entschieden, nicht geerbt.
• Keine mitgeführten unerklärten Differenzen, und Abstimmungsposten nach Alter berichtet.
• Die Abstimmung der Vorperiode wird aufbewahrt, damit ein mitgeführter Posten sichtbar mitgeführt wird.
• Ein Weg, als uneinbringlich geklärte Posten mit Genehmigung auszubuchen, damit alte Posten tatsächlich verschwinden können.