Der Monatsabschluss in der richtigen Reihenfolge

Ein Abschluss ist eine Abfolge, keine Liste

Die meisten veröffentlichten Checklisten für den Monatsabschluss sind Listen von Dingen, die am Ende zutreffen sollten. Bank abstimmen. Abgrenzungen buchen. Vorläufige Ergebnisse prüfen. Jeder Punkt ist für sich genommen richtig und als Anleitung nutzlos, denn die Schwierigkeit eines Abschlusses liegt fast nie im Wissen, was zu tun ist. Sie liegt in der Reihenfolge, darin, wer währenddessen noch buchen darf, und darin, was passiert, wenn Schritt neun Sie zurück zu Schritt drei schickt.

Die Reihenfolge ist entscheidend, weil jeder Schritt das Ergebnis eines früheren verwendet und es entwerten kann. Wer Fremdwährungssalden bewertet, bevor die Nebenbücher abgeschlossen sind, bewertet die falschen Salden. Wer die Bank abstimmt, während die Kasse noch Zahlungseingänge für die Periode bucht, erhält eine Abstimmung, die schon veraltet ist, bevor sie gespeichert wird. Wer die Abschreibung laufen lässt, bevor die Anlagenzugänge des Monats aktiviert sind, weist zu wenig Abschreibung aus, und die Differenz ist nirgends sichtbar außer in einem Plan, den niemand noch einmal liest.

Die folgende Abfolge ist als Arbeitsreihenfolge geschrieben, nicht als erschöpfende Liste. Nicht jedes Unternehmen hat konzerninterne Salden oder Fremdwährungen, und ein Einzelhändler mit nur einer Gesellschaft ist an einem Tag durch. Die Abhängigkeiten sind aber in jeder Größenordnung dieselben: Die Buchungen stoppen, die Vorsysteme schließen ab, die Nebenbücher stimmen mit dem Hauptbuch überein, die ermessensbehafteten Buchungen werden erfasst, das Ergebnis wird gegen einen Maßstab geprüft, und erst dann wird die Periode gesperrt. Wer die Reihenfolge überspringt, bekommt den Abschluss, der elf Arbeitstage dauert und trotzdem wieder geöffnet wird.

Vor den Einzelheiten ein grundsätzlicher Punkt. Ein Abschluss ist ein Kontrollprozess und keine Erfassungsübung. Sein Zweck ist es, einem bestimmten Personenkreis die Gewissheit zu geben, dass ein bestimmter Satz von Zahlen zu einem bestimmten Stichtag vollständig und belegbar ist. Alles darin sollte sich auf diesen Zweck zurückführen lassen. Ein Schritt, dessen Zweck niemand erklären kann, hat meist aus einem früheren System überlebt – und er kostet Sie Tage.

Schritt eins: Periodenabgrenzung und das Anhalten der Periode

Die Periodenabgrenzung bestimmt, zu welcher Periode ein Geschäftsvorfall gehört. Das klingt nach Formalie und ist doch die wertvollste einzelne Kontrolle im Abschluss, denn ein Abgrenzungsfehler verschiebt Gewinn zwischen Perioden, ohne dass etwas kaputtgeht. Die Summen- und Saldenliste geht weiterhin auf. Die Bank lässt sich weiterhin abstimmen. Nichts schlägt Alarm. Es ist lediglich passiert, dass dieser Monat mehr Gewinn ausweist, als er erwirtschaftet hat, und der nächste Monat weniger ausweisen wird.

Die klassischen Fälle sind allesamt zeitliche Lücken zwischen einem physischen Ereignis und einem Beleg. Ware geht am Neunundzwanzigsten ein, die Lieferantenrechnung kommt am Vierten des Folgemonats; wird nichts abgegrenzt, landen die Kosten in der falschen Periode, der Bestand aber in der richtigen. Eine Sendung verlässt das Haus am letzten Tag des Monats und wird zwei Tage später fakturiert; Umsatz und Umsatzkosten fallen auseinander. Eine Leistung wird über die Monatsgrenze hinweg erbracht und einmal nachträglich abgerechnet. In jedem Fall lautet die Frage gleich: Wann ist die Verfügungsgewalt übergegangen, oder wann wurde die Leistung erbracht? Das Rechnungsdatum ist ein Nachweis dafür, kein Ersatz.

In der Praxis wird die Periodenabgrenzung durch drei Dinge durchgesetzt. Erstens durch einen festgelegten Buchungsschluss je Quelle: Der Vertrieb erfasst ab einem bekannten Zeitpunkt keine Aufträge mehr für die Periode, Wareneingänge werden am selben Tag erfasst, Spesenabrechnungen werden bis zu einem Datum eingereicht. Zweitens durch eine Durchsicht der Belege, die über die Grenze reichen – in den meisten Unternehmen die Wareneingangsscheine, Lieferscheine und Versandbelege der letzten Tage, abgeglichen mit dem, was fakturiert wurde. Drittens durch ein System, das eine rückdatierte Buchung ablehnt, sobald die Periode abgeschlossen ist, statt sie stillschweigend anzunehmen.

Der letzte Punkt verdient eine klare Aussage, denn hier enttäuschen die meisten Systeme. Kann ein Benutzer irgendwann in den folgenden sechs Monaten eine Buchung mit Datum vom Einunddreißigsten des Vormonats erfassen, ist kein Abschluss je endgültig, und jede veröffentlichte Vergleichszahl kann sich nachträglich ändern. Die Periodensperre ist keine administrative Nettigkeit. Sie ist der Mechanismus, der einer abgeschlossenen Periode überhaupt erst Bedeutung gibt.

Schritt zwei: die Vorsysteme vor dem Hauptbuch abschließen

Das Hauptbuch liegt allem anderen nachgelagert. Verkauf, Einkauf, Lager, Lohnabrechnung, Anlagen, Spesen und Zahlungsmittel erzeugen ihre Geschäftsvorfälle anderswo und übergeben eine Zusammenfassung oder einen Satz Buchungen an das Hauptbuch. Das Hauptbuch abzuschließen, bevor diese Quellen nichts mehr liefern, ist der häufigste strukturelle Fehler in einem langsamen Abschluss, denn er garantiert Nacharbeit.

Die Reihenfolge innerhalb dieses Schritts folgt dem Waren- und Geldfluss. Einkauf und Wareneingang schließen zuerst, weil die Bestandsbewertung von ihnen abhängt. Lager sowie etwaige Fertigung oder Montage folgen, damit die Umsatzkosten der Periode vollständig sind. Verkauf und Versand schließen parallel dazu. Kassen- und Kartenabrechnung schließen nach dem Verkauf, weil Zahlungseingänge auf Rechnungen verweisen. Die Lohnabrechnung folgt meist einem eigenen Kalender und schließt unabhängig ab, ihre Buchung muss aber vorliegen, bevor das Hauptbuch als vollständig gilt. Die Anlagenbuchhaltung schließt als letztes Nebenbuch, weil Zugänge aus dem Einkauf und Abgänge mitunter aus dem Verkauf kommen.

Eine kurze Anmerkung zum Abschreibungslauf, weil er regelmäßig zu früh erfolgt. Wird die Abschreibung berechnet, bevor die Zugänge des Monats aktiviert sind, erhalten diese Zugänge im ersten Monat keine Abschreibung, und der Plan weicht von da an stillschweigend vom Hauptbuch ab. Führen Sie den Lauf durch, wenn das Verzeichnis vollständig ist, und betrachten Sie eine Wiederholung als normal, wenn noch ein später Zugang auftaucht.

• Einkauf und Wareneingang: alle Eingänge erfasst, alle Lieferantenrechnungen zugeordnet oder als nicht zugeordnet für die Abgrenzung gekennzeichnet.
• Lager: Bewegungen gebucht, etwaige Inventurdifferenzen erfasst, Bewertung für die Periode nach der vereinbarten Methode durchgeführt.
• Verkauf und Versand: alle Lieferungen fakturiert oder bewusst zurückgehalten, Gutschriften der Periode ausgestellt statt verschoben.
• Kasse, Karte und Zahlungsdienstleister: Zahlungseingänge und Abrechnungen gebucht, nicht zugeordnete Zahlungen identifiziert statt liegen gelassen.
• Lohnabrechnung: Lohnbuchung erfasst, einschließlich Arbeitgeberkosten, gesetzlicher Abzüge und aufgelaufener, noch nicht gezahlter Beträge.
• Spesen: Abrechnungen eingereicht, genehmigt und gebucht, mit einer festgelegten Behandlung für alles, was bis zum Stichtag nicht eingereicht wurde.
• Anlagen: Zugänge aktiviert, Abgänge erfasst, Abschreibungslauf erst nach beidem.

Schritt drei: Abgrenzungen

Abgrenzungen gibt es, weil Zahlungsströme und wirtschaftliche Tätigkeit nicht demselben Kalender folgen. Eine Aufwandsabgrenzung erfasst Kosten, die angefallen, aber noch nicht in Rechnung gestellt sind. Eine aktive Rechnungsabgrenzung nimmt aus dieser Periode Kosten heraus, die bereits gezahlt sind, aber späteren Perioden zuzurechnen sind. Im Allgemeinen sind beide Schätzungen, und beide werden gegen die spätere Rechnung storniert oder aufgelöst.

Was einen verlässlichen Abschluss von einem geschätzten unterscheidet, ist die Disziplin, dass jede Abgrenzung eine festgelegte Grundlage und eine festgelegte Auflösung hat. Die Grundlage erklärt, warum der Betrag so hoch ist, wie er ist: ein Vertragssatz mal Tage, ein Bestellwert abzüglich des bereits Fakturierten, ein Verbrauchsbericht aus dem Lieferantenportal, der Vormonat zuzüglich einer bekannten Erhöhung. Die Auflösung legt fest, wie sie sich abbaut: automatisch am Ersten des Folgemonats storniert oder gehalten und gezielt der Rechnung zugeordnet, sobald sie eintrifft. Abgrenzungen ohne festgelegte Auflösung sind der Weg, auf dem eine Bilanz ein Jahrzehnt kleiner Habenposten ansammelt, die niemand zu entfernen wagt.

Zwei Kategorien verdienen besondere Aufmerksamkeit. Die Position „Ware eingegangen, Rechnung ausstehend“ ist in einem Unternehmen mit Lagerhaltung meist die größte Abgrenzung, und sie sollte aus dem System abgeleitet und nicht geschätzt werden: der Wert der Eingänge ohne zugeordnete Lieferantenrechnung, zum Eingangswert. Muss diese Zahl von Hand zusammengestellt werden, ist der vorgelagerte Abgleich defekt. Versorgungsleistungen, Beratungshonorare und alles, was nachträglich abgerechnet wird, bilden die zweite Kategorie, und genau diese driften, weil jeder Monat aus der Schätzung des Vormonats statt aus einer tatsächlichen Rechnung geschätzt wird.

Aktive Rechnungsabgrenzungen sind einfacher und gehen auf andere Weise schief. Jahresversicherungen, Software-Abonnements, im Voraus gezahlte Miete und Lizenzgebühren brauchen einen Plan, der Gesamtbetrag, abgedeckten Zeitraum, monatliche Auflösung und Restbetrag ausweist. Existiert der Plan als Tabelle, die eine einzige Person pflegt, besteht das Risiko nicht darin, dass er falsch ist, sondern darin, dass er endet, wenn diese Person geht. Pläne für aktive Rechnungsabgrenzungen gehören in das System, das den Saldo erzeugt, den sie belegen.

Schritt vier: Bankabstimmung

Eine Bankabstimmung vergleicht den Hauptbuchsaldo eines Bankkontos mit dem Saldo, den die Bank meldet, und erklärt jede Differenz. Das ist alles – doch die Definition enthält eine Forderung, die häufig ignoriert wird: Jede Differenz muss einzeln durch einen Posten erklärt werden, der sich ausgleichen wird. Eine Abstimmung mit einer Restdifferenz, die als zeitliche Verschiebung bezeichnet oder, schlimmer noch, glattgestellt wird, ist keine Abstimmung.

Die zulässigen Abstimmungsposten sind wenige. Ausgestellte und erfasste Zahlungen, die die Bank noch nicht ausgeführt hat. Erfasste Zahlungseingänge, die noch nicht gutgeschrieben sind. Bankgebühren, Zinsen und Rücklastschriften, die die Bank verarbeitet und Sie noch nicht erfasst haben – diese sollten gebucht und nicht als Abstimmungsposten stehen gelassen werden. Lastschriften und Daueraufträge, die ohne Beleg vom Konto abgehen. Alles andere auf der Liste ist ein Symptom.

Automatische Kontoauszugsabrufe und Auszugsabgleich haben den mechanischen Teil schnell gemacht – und damit ein neues Versagen erzeugt. Ein automatischer Abgleich allein über den Betrag ordnet bereitwillig einen fremden Zahlungseingang einer fremden Zahlung gleicher Höhe zu, und die Abstimmung erscheint als vollständig. Abgeglichen werden sollte über Datum, Betrag und Verwendungszweck, und alles, was nur über den Betrag abgeglichen wurde, sollte als solches erkennbar sein. Die Abstimmung ist nur so gut wie die Regel, die sie erzeugt hat.

Zahlungsmittelkonten außer der Bank brauchen dieselbe Behandlung. Handkasse, Kassenladen, Verrechnungskonten für Kartenabrechnungen und Salden bei Zahlungsdienstleistern sind zahlungsmittelähnliche Konten, die echtes Geld enthalten und echte Fehler enthalten können. Ein Konto für einen Zahlungsdienstleister sollte insbesondere mit dessen Abrechnung abgestimmt werden, denn die Differenz zwischen dem, was ein Kunde gezahlt hat, und dem, was an die Bank ausgezahlt wurde, besteht aus Gebühren, Erstattungen und Rückbelastungen – alles Kosten, die ohne Rechnung eintreffen.

• Ein Abstimmungsposten, der älter ist als der normale Buchungszyklus, ist keine zeitliche Verschiebung. Er ist ein Fehler oder ein veralteter Eintrag, und er braucht eine Entscheidung.
• Eine Zahlung auf dem Kontoauszug, die gar nicht im Hauptbuch steht, ist ein Vollständigkeitsproblem – und Vollständigkeitsprobleme bei den Zahlungsmitteln sind die wichtigsten.
• Ein Hauptbucheintrag ohne Gegenstück bei der Bank, älter als ein Zyklus, bedeutet meist eine doppelte Buchung oder eine fehlgeschlagene Zahlung, die nie storniert wurde.
• Differenzen in runden Beträgen stammen fast immer aus einer manuellen Buchung direkt auf das Bankkonto statt über das Kassenbuch.

Schritt fünf: Nebenbücher gegen Sammelkonten

Jedes Nebenbuch hat im Hauptbuch ein einziges Konto, das es repräsentiert. Das Sammelkonto Forderungen sollte der Summe der offenen Kundenrechnungen entsprechen. Das Sammelkonto Verbindlichkeiten sollte der Summe der offenen Lieferantenrechnungen entsprechen. Vorräte, Anlagen und in den meisten Systemen die Umsatzsteuer funktionieren ebenso. Die Übereinstimmung beider ist weder optional noch eine buchhalterische Feinheit; sie ist die Prüfung, dass die Details hinter einer Bilanzposition tatsächlich zu dieser Position aufsummieren.

Weichen beide voneinander ab, liegt die Ursache fast immer in einer kleinen Zahl von Gründen, und wer die Liste kennt, verkürzt die Untersuchung erheblich. Jemand hat eine manuelle Buchung direkt auf das Sammelkonto erfasst und das Nebenbuch umgangen. Ein Beleg wurde im richtigen Nebenbuch gebucht, aber dem falschen Sammelkonto zugeordnet. Ein Fremdwährungssaldo wurde im Hauptbuch bewertet, aber nicht im Nebenbuch, oder umgekehrt. Ein Geschäftsvorfall wurde im Nebenbuch in einer Periode und im Hauptbuch in einer anderen gebucht – ein Abgrenzungsproblem in anderem Gewand. Oder der Nebenbuchbericht läuft auf einer anderen Datumsbasis als die Hauptbuchabfrage; das ist überhaupt kein Fehler und kostet trotzdem jede Finanzabteilung etwa einmal im Jahr einen Nachmittag.

Die Kontrolle, die sich lohnt, ist nicht die Abstimmung selbst, sondern das Verbot. Manuelle Buchungen auf Sammelkonten sollten eine eigene Berechtigung erfordern, und die wenigen Personen, die sie haben, sollten ausschließlich dokumentierte Korrekturbuchungen erfassen. Erlaubt ein System jedem Benutzer mit Buchungsrechten, direkt auf Forderungen zu buchen, ist die Abstimmung eine aufdeckende Kontrolle, die eine fehlende vorbeugende ausgleicht – und sie wird in dem Monat versagen, in dem niemand Zeit hat, sie durchzuführen.

Schritt sechs: Konzernverrechnung

Hat ein Konzern mehr als eine rechtliche Einheit, müssen die Salden zwischen ihnen übereinstimmen: Was Gesellschaft A als Forderung gegen Gesellschaft B ausweist, muss dem entsprechen, was Gesellschaft B als Verbindlichkeit gegenüber Gesellschaft A ausweist. Bei der Konsolidierung werden diese Salden gegeneinander eliminiert, und eine Differenz verschwindet dabei nicht. Sie landet irgendwo im Konzernergebnis, meist in einer Zeile, die niemand erklären möchte.

Konzerninterne Differenzen haben vier wiederkehrende Ursachen. Zeitliche Verschiebung: Eine Seite hat gebucht, die andere nicht – das ist echt, muss aber nach Alter verfolgt und ausgeglichen statt unbegrenzt fortgeführt werden. Währung: Beide Gesellschaften haben unterschiedliche funktionale Währungen und haben denselben Geschäftsvorfall zu unterschiedlichen Kursen umgerechnet – das ist normal und erzeugt eine echte Differenz, die nach einer Richtlinie irgendwo erfasst werden muss, statt aufgefangen zu werden. Uneinigkeit: Eine Seite hat eine Belastung erhoben, die die andere nicht akzeptiert – eine kaufmännische Frage, die zu einer buchhalterischen geworden ist. Und schlichte Fehler, bei denen die Beträge einfach nicht übereinstimmen.

Die praktische Antwort ist ein kurzer Kalender für die Konzernverrechnung, der vor dem Hauptabschluss läuft: Belastungen bis zu einem vereinbarten Datum erhoben, Saldenbestätigungen ausgetauscht, Differenzen geklärt oder eskaliert – alles, bevor eine der Gesellschaften abschließt. Wer konzerninterne Salden erst abstimmen will, nachdem beide Seiten abgeschlossen haben, muss mindestens eine Periode wieder öffnen; ein Konzern, der das jeden Monat tut, hört irgendwann auf, wieder zu öffnen, und fängt an, die Differenz einfach aufzufangen.

Zur Konzernverrechnung gehören auch Vorratsgeschäfte. Verkauft eine Gesellschaft Ware an eine andere und hält die Käuferin sie am Abschlussstichtag noch, ist der Gewinn in diesem Bestand für den Konzern nicht realisiert und wird bei der Konsolidierung eliminiert. Dazu muss man wissen, was die kaufende Gesellschaft noch hält und welche Marge darin steckt – eine Datenanforderung an das Lagersystem und keine Tabellenübung –, und genau dieser Schritt der Konzernverrechnung wird am häufigsten ausgelassen.

Schritt sieben: Fremdwährungsbewertung

Nach IAS 21 erfasst ein Unternehmen Fremdwährungsgeschäfte in seiner funktionalen Währung zum Kurs am Tag des Geschäftsvorfalls. An jedem Abschlussstichtag werden monetäre Posten in Fremdwährung zum Stichtagskurs umgerechnet, während nicht monetäre Posten, die zu historischen Kosten bewertet sind, nicht umgerechnet werden. Der aus der Umrechnung monetärer Posten entstehende Gewinn oder Verlust wird grundsätzlich in der Periode seiner Entstehung erfolgswirksam erfasst. In anderen Rahmenwerken gibt es eine entsprechende Anforderung; die hier beschriebene Mechanik ist ihnen gemeinsam.

Das entscheidende Wort in diesem Absatz ist „monetär“. Ein Bankkonto, eine Forderung, eine Verbindlichkeit oder ein Darlehen in Fremdwährung ist monetär und wird bewertet. Zu Anschaffungskosten geführte Vorräte, Anzahlungen auf Waren oder Leistungen und Anlagen sind nicht monetär und werden nicht bewertet, weil ihr Buchwert in der Währung festgeschrieben ist, in der die Kosten angefallen sind. Systeme, die jedes Konto mit Fremdwährungskennzeichen bewerten, erzeugen eine plausibel aussehende Buchung, die falsch ist, und der Fehler bleibt unsichtbar, solange niemand die Kontenliste der Bewertung liest.

Die Bewertung muss laufen, nachdem die Nebenbücher abgeschlossen und abgestimmt sind, aus dem offensichtlichen Grund, dass sie bewertet, was vorhanden ist. Sie muss außerdem Nebenbuch und Hauptbuch einheitlich bewerten; eine nur auf das Sammelkonto gebuchte Bewertung zerstört die Abstimmung, die Sie im vorigen Schritt abgeschlossen haben. Und der verwendete Kurs muss dokumentiert sein: welche Quelle, zu welcher Uhrzeit, an welchem Tag. Kursquellen unterscheiden sich um Bruchteile, und diese Bruchteile werden bei großen Salden zu Prüfungsfragen.

Ein weiterer Punkt betrifft alle, die in einer anderen als der funktionalen Währung berichten. Die Umrechnung für die Darstellung ist ein anderer Vorgang als die Bewertung monetärer Salden, und sie verwendet andere Kurse: den Stichtagskurs für Vermögenswerte und Schulden und Kurse, die näherungsweise denen der Transaktionstage entsprechen, für Erträge und Aufwendungen. Die Differenz fließt in einen gesonderten Bestandteil des Eigenkapitals und nicht in die Gewinn- und Verlustrechnung. Wer beides verwechselt, erhält ein Ergebnis, das sich ohne wirtschaftlichen Grund mit dem Wechselkurs bewegt.

Schritt acht: Zwischenkonten, Verrechnungskonten und die Konten, die niemandem gehören

Jedes Hauptbuch sammelt Konten an, die dazu da sind, etwas vorübergehend aufzunehmen: Zwischenkonto, nicht zugeordnete Zahlungen, Lohnverrechnung, Ware eingegangen – Rechnung ausstehend, konzerninterne Verrechnung, Umsatzsteuerverrechnung, Abrechnung von Zahlungsdienstleistern, Ware unterwegs. Jedes davon ist legitim. Jedes ist aber auch ein Ort, an dem ein ungeklärter Posten unbegrenzt liegen kann, während die Summen- und Saldenliste weiterhin aufgeht – und genau deshalb müssen sie jeden Monat durchgesehen werden und nicht jedes Jahr.

Sicher werden diese Konten durch die Regel, dass jedes einen festgelegten Normalzustand und einen namentlich benannten Verantwortlichen hat. Manche sollten an jedem Periodenende null sein, und jeder Saldo ist eine erklärungsbedürftige Ausnahme. Andere tragen planmäßig einen Saldo, und entscheidend ist, dass er aus identifizierbaren Posten plausiblen Alters besteht. Ein Konto „Ware eingegangen, Rechnung ausstehend“ mit Saldo ist normal. Ein solches Konto mit Eingängen von vor vierzehn Monaten sagt Ihnen, dass Lieferantenrechnungen nicht zugeordnet werden – und dass die Kosten auf diesem Konto womöglich nie hinterfragt wurden.

Eine kleine Verfahrensgewohnheit hilft hier mehr als jede Systemfunktion: Prüfen Sie diese Konten nach Alter, nicht nach Saldo. Ein Verrechnungskonto kann einen kleinen Nettosaldo zeigen, der aus einem großen Sollposten von vor zwei Jahren und einem großen Habenposten der letzten Woche besteht. Die Nettozahl sieht harmlos aus – das Problem ist ihre Zusammensetzung.

• Zwischenkonto: sollte zum Abschluss null sein. Jeder Saldo ist eine nicht getroffene Buchungsentscheidung, kein Saldo.
• Nicht zugeordnete Kundenzahlungen: eingegangenes Geld ohne Zuordnung zu einer Rechnung. Altert schlecht und verzerrt sowohl die Forderungen als auch die Vorstellung vom verfügbaren Geld.
• Ware eingegangen, Rechnung ausstehend: normaler Saldo, aber jeder Posten sollte jung und auf einen offenen Wareneingang zurückführbar sein.
• Lohnverrechnung: sollte auf null ausgeglichen sein, sobald Lohnbuchung und Zahlung beide gebucht sind.
• Ware unterwegs: real, aber jeder Posten sollte einer Sendung mit bekanntem Ankunftsfenster entsprechen.
• Abrechnung von Zahlungsdienstleistern oder Karten: Die Differenz zwischen Einnahmen und Bankgutschrift besteht aus Gebühren, Erstattungen und Rückbelastungen, die alle gebucht und nicht liegen gelassen werden sollten.
• Umsatzsteuer- oder Steuerverrechnung: sollte mit der für die Periode abgegebenen Erklärung übereinstimmen, wobei jede Differenz durch eine dokumentierte zeitliche Verschiebung erklärt ist.

Schritt neun: prüfen, bevor Sie den Zahlen glauben

An diesem Punkt ist das Hauptbuch rechnerisch vollständig. Das ist nicht dasselbe wie richtig, und der Prüfungsschritt soll auffangen, was die Abstimmung nicht erkennen kann: Buchungen, die belegbar, ausgeglichen und falsch sind. Die Technik ist der Vergleich. Vergleichen Sie diesen Monat mit dem Vormonat, mit demselben Monat des Vorjahres, mit dem Budget und mit der betrieblichen Wirklichkeit, die die Mitarbeiter der Finanzabteilung unabhängig davon kennen.

Nützliche Vergleiche sind konkret, nicht allgemein. Rohertrag je Produktgruppe, nicht insgesamt. Personalkosten gegen Mitarbeiterzahl. Umsatzkosten gegen versandte Einheiten. Versorgungskosten gegen ein saisonales Muster. Wertberichtigungen auf Forderungen gegen die tatsächliche Altersstruktur. Jede Zeile, die sich seit dem Vormonat um mehr als einen festgelegten Schwellenwert bewegt hat, mit beigefügter Erklärung – und jede Zeile, die sich überhaupt nicht bewegt hat, obwohl sie es hätte tun müssen; die ist schwerer zu erkennen. Eine Mietbelastung, die elf Monate lang identisch ist und nach einer Mietanpassung weiterhin identisch bleibt, ist eine fehlende Buchung, und kein Abweichungsbericht, der auf prozentuale Veränderungen eingestellt ist, wird sie melden.

Die Prüfung sollte auch die Bilanz umfassen, nicht nur die Gewinn- und Verlustrechnung, denn Bilanzfehler sind es, die sich fortschreiben. Stark veränderte Forderungs- und Verbindlichkeitslaufzeiten, eine passive Rechnungsabgrenzung, die dem Fakturierungsmuster nicht folgt, eine Abgrenzung, die denselben Betrag zeigt wie vor sechs Monaten, ein Anlagenverzeichnis, dessen Restbuchwert sich vom Hauptbuch entfernt: Das sind die Feststellungen, die später eine Korrektur des Abschlusses verhindern.

Diese Prüfung sollte jemand anderes als der Ersteller durchführen, und sie sollte einen Nachweis hinterlassen. Das ist keine Bürokratie. Ist der einzige Beleg dafür, dass ein Abschluss geprüft wurde, die Erinnerung des Erstellers daran, ihn geprüft zu haben, gibt es keine Prüfungskontrolle – und den ersten wesentlichen Fehler findet dann der Abschlussprüfer und nicht Sie.

Schritt zehn: die Periode sperren

Die Sperre ist der Akt, der aus einem Satz Salden ein berichtetes Ergebnis macht. Vor der Sperre sind die Zahlen ein Entwurf. Danach sind sie die Zahlen, und alles, was sie ändert, ist ein Ereignis mit eigener Spur. Ein Abschluss, der nie gesperrt wird, erzeugt Zahlen, die stillschweigend von dem abweichen, was im Vormonat berichtet wurde, und nimmt jede Möglichkeit, sich auf eine Vergleichszahl zu verlassen.

Ein brauchbarer Sperrmechanismus hat einige Eigenschaften. Er gilt für alle Buchungsquellen, nicht nur für manuelle Buchungen, denn ein rückdatierter Wareneingang oder eine rückdatierte Ausgangsrechnung verändert die Bücher genauso wirksam. Er unterscheidet zwischen weichem Abschluss, bei dem eine kleine Gruppe noch buchen darf, und hartem Abschluss, bei dem niemand mehr bucht. Er hält fest, wer eine Periode entsperrt hat, wann und warum, und er macht das Wiederöffnen sichtbar statt zur Routine. Und er wird vom System durchgesetzt und nicht durch eine Anweisung, denn eine Anweisung ist nur so stark wie die arbeitsreichste Woche des Jahres.

Skyline Nexus führt Geschäftsperioden, die abgeschlossen und gesperrt werden können, und protokolliert Abschluss, Sperre und Wiederöffnung einer Periode als Prüfereignisse mit Benutzer und Zeitpunkt. Die Abdeckung sollten Sie bei jedem System prüfen, statt sie vorauszusetzen: Eine Sperre, die für manuelle Buchungen und den Einkauf gilt, nicht aber für den Verkaufs- oder Kassenweg, lässt den Buchungsweg mit dem höchsten Volumen offen, und eine Sperre, die als optionale Einstellung existiert, bewirkt nichts, bis jemand sie einschaltet. Fragen Sie Ihren Anbieter, welche Schreibwege die Sperre tatsächlich abweist, und testen Sie einen davon. Keine Software macht Bücher richtig. Eine Sperre sorgt nur dafür, dass Berichtetes berichtet bleibt und jede Änderung daran sichtbar wird.

Auf die Sperre sollte eine kurze schriftliche Dokumentation folgen: die Salden wie berichtet, die Abstimmungen, die sie belegen, die ermessensbehafteten Buchungen mit ihrer Grundlage, die Prüfungsnachweise und alle bekannten offenen Punkte, die in den Folgemonat übernommen werden. Der letzte Punkt wird am häufigsten weggelassen und spart am meisten Zeit, denn der nächste Monat beginnt dann mit der Liste dessen, was ungeklärt blieb, statt mit dessen Wiederentdeckung.

Den Abschluss beschleunigen, ohne ihn zu verschlechtern

Die meisten Versuche, einen Abschluss zu verkürzen, setzen am falschen Ende an. Sie verdichten die letzten Tage, an denen die Arbeit sichtbar ist, statt das vorgelagerte Verhalten, durch das die Arbeit entsteht. Ein Abschluss dauert lange, weil Informationen spät eintreffen, weil Abstimmungen aufgeschoben werden und weil dieselben Ausnahmen jeden Monat neu untersucht werden.

Die Maßnahmen, die ihn tatsächlich verkürzen, sind unspektakulär. Stimmen Sie die Bank täglich oder wöchentlich ab, damit der Monatsabschluss eine Bestätigung ist und keine Untersuchung. Ordnen Sie Lieferantenrechnungen laufend den Wareneingängen zu statt gesammelt zum Abschluss. Führen Sie wiederkehrende Buchungen, Rechnungsabgrenzungspläne und Abschreibungen als stehende Berechnungen statt als monatliche Rekonstruktionen. Legen Sie Einreichungsfristen für Spesen und Stundenzettel fest und setzen Sie sie durch. Beheben Sie die Zuordnungsregel, die jeden Monat dieselbe Fehlbuchung verursacht, statt sie jeden Monat zu korrigieren.

Ein letztes Wort zum Ehrgeiz. Ein Abschluss in fünf Tagen ist ein vernünftiges Ziel für ein Unternehmen mit sauberen vorgelagerten Prozessen und einer einzigen Berichtswährung. Ein Abschluss in zwei Tagen ist erreichbar und erfordert in der Regel laufende Abstimmung und eine echte Disziplin beim weichen Abschluss. Keines von beiden lohnt sich, wenn es dadurch erreicht wird, dass geschätzt wird, was früher abgestimmt wurde. Der Zweck des Abschlusses ist Vertrauen in die Zahlen, und Geschwindigkeit, die Vertrauen kostet, hat das Falsche eingekauft.

• Verlagern Sie die Abstimmung vom Monatsende in einen laufenden Prozess, insbesondere bei Zahlungsmitteln und der Zuordnung von Lieferantenrechnungen.
• Geben Sie jeder wiederkehrenden ermessensbehafteten Buchung einen stehenden Plan mit Grundlage und Verantwortlichem.
• Veröffentlichen Sie einen Abschlusskalender mit namentlich benannten Verantwortlichen und Fristen je Schritt, sichtbar für alle, die ihm zuliefern.
• Beheben Sie die Ursachen wiederkehrender Ausnahmen, statt jeden Monat dieselbe Buchung zu korrigieren.
• Trennen Sie den harten Abschluss vom Berichtspaket, damit die Analyse nicht auf dem kritischen Pfad zur Sperre liegt.
• Messen Sie drei Monate lang, wie lange jeder Schritt tatsächlich dauert, bevor Sie entscheiden, welchen Sie angehen.