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Fecho do período

O fecho mensal, pela ordem certa

O fecho mensal pela ordem em que os passos devem ocorrer: corte, acréscimos, reconciliação bancária e de auxiliares, intragrupo, câmbios e contas transitórias.

Última revisão 23 min

Um fecho é uma sequência, não uma lista

A maioria das listas de verificação de fecho mensal publicadas são listas de coisas que deveriam ser verdade no final. Reconciliar o banco. Lançar os acréscimos. Rever os resultados provisórios. Cada item está certo isoladamente e é inútil como orientação, porque a dificuldade de um fecho quase nunca está em saber o que fazer. Está na ordem, em quem ainda pode estar a lançar enquanto o faz, e no que acontece quando o passo nove o obriga a voltar ao passo três.

A ordem importa porque cada passo consome o resultado de um passo anterior e pode invalidá-lo. Atualizar os saldos em moeda estrangeira antes de os razões auxiliares estarem fechados atualiza os saldos errados. Reconciliar o banco enquanto a tesouraria ainda está a lançar recebimentos do período dá uma reconciliação desatualizada antes de ser gravada. Calcular a depreciação antes de as aquisições de ativos fixos do mês terem sido capitalizadas subavalia o encargo, e a diferença não será visível em lado nenhum a não ser num mapa que ninguém volta a ler.

A sequência abaixo está escrita como ordem de trabalho e não como lista exaustiva. Nem todas as empresas têm saldos intragrupo ou moeda estrangeira, e um retalhista com uma única entidade percorre-a num dia. Mas as dependências são as mesmas a qualquer escala: as transações param, os sistemas auxiliares fecham, os razões auxiliares conciliam com o razão geral, entram os lançamentos que dependem de juízo, o resultado é revisto face a uma referência e só então o período é bloqueado. Ignorar a ordem é o que produz o fecho que demora onze dias úteis e mesmo assim é reaberto.

Um ponto estrutural antes do detalhe. Um fecho é um processo de controlo, não um exercício de introdução de dados. O seu objetivo é dar a um grupo definido de pessoas a confiança de que um conjunto específico de números, numa data específica, está completo e é sustentável. Tudo nele deve ser rastreável até esse objetivo. Um passo cujo objetivo ninguém consegue explicar sobreviveu geralmente de um sistema anterior, e está a custar-lhe dias.

Primeiro passo: o corte, e parar o período

O corte (especialização dos exercícios) é a determinação do período a que uma transação pertence. Parece um procedimento e é o controlo de maior valor em todo o fecho, porque um erro de corte desloca lucro entre períodos sem partir nada. O balancete continua equilibrado. O banco continua reconciliado. Nada dá alerta. A única coisa que aconteceu é que este mês ganhou mais do que obteve e o próximo ganhará menos.

Os casos clássicos são todos desfasamentos temporais entre um acontecimento físico e um documento. As mercadorias são recebidas no dia vinte e nove e a fatura do fornecedor chega no dia quatro do mês seguinte; se nada for acrescido, o custo fica no período errado enquanto o stock fica no certo. Uma expedição sai no último dia do mês e é faturada dois dias depois; o rédito e o custo das vendas separam-se. Um serviço é prestado atravessando a fronteira do mês e faturado uma vez, no fim. Em cada caso a pergunta é a mesma: quando se transferiu o controlo, ou quando foi prestado o serviço? A data da fatura é evidência disso, não um substituto.

Na prática, o corte assegura-se com três coisas. Primeiro, um prazo de lançamento definido por origem: as vendas deixam de introduzir encomendas do período a uma hora conhecida, as receções de mercadorias são registadas no próprio dia, as despesas são submetidas até uma data. Segundo, uma revisão dos documentos que atravessam a fronteira, o que na maioria das empresas significa as guias de receção, guias de remessa e registos de expedição dos últimos dias, confrontados com o que foi faturado. Terceiro, um sistema que recuse um lançamento com data retroativa quando o período está fechado, em vez de o aceitar em silêncio.

Este último merece ser dito com clareza, porque é aí que a maioria dos sistemas desilude. Se um utilizador pode lançar um movimento datado de trinta e um do mês passado em qualquer momento dos seis meses seguintes, então nenhum fecho é definitivo e todos os comparativos que publica podem mudar depois do facto. O bloqueio de períodos não é uma cortesia administrativa. É o mecanismo que dá significado a um período fechado.

Segundo passo: fechar os sistemas de origem antes do razão

O razão geral está a jusante de tudo o resto. Vendas, compras, inventário, processamento salarial, ativos fixos, despesas e tesouraria originam todos transações noutro lado e entregam ao razão um resumo ou um conjunto de lançamentos. Fechar o razão antes de essas origens terem parado de produzir é o erro estrutural mais comum num fecho lento, porque garante retrabalho.

A ordem dentro deste passo segue o fluxo de bens e de dinheiro. Compras e receção de mercadorias fecham primeiro, porque a valorização do inventário depende delas. Inventário e qualquer atividade de produção ou montagem fecham a seguir, para que o custo das vendas do período fique completo. Vendas e expedição fecham em paralelo. Caixa e liquidações de cartões fecham depois das vendas, já que os recebimentos se referem a faturas. O processamento salarial segue geralmente o seu próprio calendário e fecha de forma independente, mas o seu lançamento tem de estar feito antes de o razão ser considerado completo. Os ativos fixos fecham em último lugar entre os registos auxiliares, porque as aquisições vêm das compras e as alienações vêm por vezes das vendas.

Uma breve nota sobre a depreciação, porque é frequentemente calculada cedo demais. Se a depreciação for calculada antes de as aquisições do mês estarem capitalizadas, essas aquisições não recebem encargo no primeiro mês e o mapa passa a discordar discretamente do razão a partir daí. Calcule-a depois de o registo estar completo, e trate como normal voltar a calculá-la se surgir uma aquisição tardia.

  • Compras e receção de mercadorias: todas as receções registadas, todas as faturas de fornecedores conferidas ou assinaladas como não conferidas para acréscimo.
  • Inventário: movimentos lançados, ajustamentos de contagem registados, valorização executada no critério acordado para o período.
  • Vendas e expedição: todas as entregas faturadas ou retidas deliberadamente, notas de crédito do período emitidas em vez de adiadas.
  • Caixa, cartões e gateway de pagamento: recebimentos e liquidações lançados, valores recebidos não imputados identificados em vez de deixados parados.
  • Processamento salarial: lançamento dos salários efetuado, incluindo encargos da entidade patronal, descontos legais e quaisquer montantes acrescidos mas não pagos.
  • Despesas: pedidos de reembolso submetidos, aprovados e lançados, com um tratamento definido para o que não tenha sido submetido dentro do prazo.
  • Ativos fixos: aquisições capitalizadas, alienações registadas, depreciação calculada depois de ambas.

Terceiro passo: acréscimos e diferimentos

Os acréscimos e diferimentos existem porque os movimentos de caixa e a atividade económica não partilham o mesmo calendário. Um acréscimo regista um gasto incorrido mas ainda não faturado. Um diferimento retira deste período um gasto já pago que pertence a períodos posteriores. Ambos são estimativas no caso geral, e ambos são revertidos ou libertados por contrapartida da fatura definitiva.

A disciplina que separa um fecho fiável de um fecho adivinhado é que cada acréscimo tenha uma base definida e uma libertação definida. A base é a razão pela qual o montante é o que é: uma tarifa contratual multiplicada por dias, o valor de uma nota de encomenda menos o que já foi faturado, um relatório de consumo do portal do fornecedor, o mês anterior mais um aumento conhecido. A libertação é a forma como se vai desfazer: revertido automaticamente no dia um do mês seguinte, ou mantido e especificamente confrontado com a fatura quando chegar. Acréscimos sem libertação definida são a forma como um balanço acumula uma década de pequenos créditos que ninguém se atreve a eliminar.

Duas categorias merecem atenção especial. As mercadorias recebidas não faturadas são normalmente o maior acréscimo numa empresa com stock, e devem ser obtidas do sistema e não estimadas: o valor das receções sem fatura de fornecedor associada, ao valor da receção. Se esse valor tiver de ser montado à mão, o processo de conferência a montante está avariado. Serviços públicos, honorários profissionais e tudo o que é faturado a posteriori formam a segunda categoria, e são estes que derivam, porque cada mês é estimado a partir da estimativa anterior e não de uma fatura real.

Os diferimentos são mais simples e correm mal de outra forma. Seguros anuais, subscrições de software, rendas pagas antecipadamente e taxas de licença precisam todos de um mapa que indique o total, o período coberto, a libertação mensal e o saldo remanescente. Se o mapa existir como uma folha de cálculo mantida por uma pessoa, o risco não é estar errado; é deixar de existir quando essa pessoa sai. Os mapas de diferimentos pertencem ao sistema que produz o saldo que suportam.

Quarto passo: reconciliação bancária

Uma reconciliação bancária compara o saldo contabilístico de uma conta bancária com o saldo comunicado pelo banco e explica todas as diferenças. É só isso, mas a definição contém uma exigência frequentemente ignorada: cada diferença tem de ser explicada, individualmente, por um item que vai ser regularizado. Uma reconciliação com uma diferença residual descrita como desfasamento temporal ou, pior, forçada, não é uma reconciliação.

Os itens de reconciliação legítimos são poucos. Pagamentos emitidos e registados que o banco ainda não processou. Recebimentos registados que ainda não foram cobrados. Comissões bancárias, juros e devoluções que o banco já processou e que ainda não registou, que devem ser lançados em vez de ficarem como itens de reconciliação. Débitos diretos e ordens permanentes que movimentam a conta sem documento. Qualquer outra coisa na lista é um sintoma.

Os extratos bancários automáticos e a correspondência automática de movimentos tornaram rápida a parte mecânica deste trabalho, e isso criou uma nova falha. A correspondência automática apenas pelo montante emparelha sem hesitar um recebimento sem relação com um pagamento sem relação do mesmo valor, e a reconciliação aparece como completa. A correspondência deve usar data, montante e referência, e tudo o que tenha sido emparelhado apenas pelo montante deve ser visível como tal. A reconciliação vale o que vale a regra que a produziu.

As contas de caixa que não são o banco precisam do mesmo tratamento. Fundo de maneio, caixas registadoras, contas transitórias de liquidação de cartões e saldos de gateways de pagamento são todas contas equivalentes a caixa que contêm dinheiro real e podem conter erros reais. Uma conta de gateway, em particular, deve ser reconciliada com o extrato do gateway, porque a diferença entre o que o cliente pagou e o que foi liquidado no banco são comissões, reembolsos e estornos de cartão, que são todos gastos que chegam sem fatura.

  • Um item de reconciliação mais antigo do que o ciclo normal de compensação não é um desfasamento temporal. É um erro ou um registo obsoleto, e exige uma decisão.
  • Um pagamento no extrato que não está de todo no razão é um problema de plenitude, e os problemas de plenitude na tesouraria são os que mais importam.
  • Um registo no razão sem contrapartida bancária, com mais de um ciclo, significa normalmente um lançamento em duplicado ou um pagamento que falhou e nunca foi estornado.
  • As diferenças em números redondos resultam quase sempre de um lançamento manual feito diretamente na conta bancária em vez de através do livro de caixa.

Quinto passo: razões auxiliares face às contas de controlo

Cada razão auxiliar tem uma única conta no razão geral que o representa. A conta de controlo de clientes deve ser igual à soma das faturas de clientes por pagar. A conta de controlo de fornecedores deve ser igual à soma das faturas de fornecedores por pagar. Inventário, ativos fixos e, na maioria dos sistemas, o IVA funcionam da mesma forma. A concordância entre os dois não é opcional nem uma cortesia contabilística; é a verificação de que o detalhe que suporta uma linha do balanço soma de facto essa linha.

Quando os dois discordam, a causa é quase sempre uma de um pequeno número de coisas, e conhecer a lista encurta consideravelmente a investigação. Alguém lançou manualmente um movimento diretamente na conta de controlo, contornando o razão auxiliar. Um documento foi lançado no razão auxiliar correto mas associado à conta de controlo errada. Um saldo em moeda estrangeira foi atualizado no razão geral mas não no auxiliar, ou o inverso. Uma transação foi lançada num período no razão auxiliar e noutro no razão geral, o que é um problema de corte com outra roupagem. Ou o relatório do razão auxiliar está a ser executado com um critério de datas diferente da consulta ao razão geral, o que não é erro nenhum e desperdiça uma tarde, mais ou menos uma vez por ano, em todas as equipas financeiras.

O controlo que vale a pena ter não é a conciliação em si; é a proibição. Os lançamentos manuais em contas de controlo devem exigir uma permissão específica, e o pequeno número de pessoas que a detêm só deve lançar correções que tenham documentado. Quando um sistema permite que qualquer utilizador com direitos de lançamento manual lance diretamente em clientes, a conciliação é um controlo detetivo a compensar a falta de um controlo preventivo, e vai falhar no mês em que ninguém tiver tempo para a fazer.

Sexto passo: intragrupo

Quando um grupo tem mais do que uma entidade jurídica, os saldos entre elas têm de coincidir, no sentido de que o que a entidade A apresenta como devido pela entidade B tem de ser igual ao que a entidade B apresenta como devido à entidade A. Na consolidação, estes saldos anulam-se mutuamente, e qualquer diferença não desaparece. Vai parar a algum lado do resultado consolidado, geralmente a uma linha que ninguém quer explicar.

As diferenças intragrupo surgem de quatro causas recorrentes. O desfasamento temporal, quando um lado lançou e o outro não, que é genuíno mas tem de ser acompanhado por antiguidade e regularizado em vez de arrastado indefinidamente. A moeda, quando as duas entidades têm moedas funcionais diferentes e cada uma converteu a mesma transação a uma taxa diferente, o que é normal e produz uma diferença real que tem de ser reconhecida algures segundo uma política e não absorvida. O desacordo, quando um lado debitou um encargo que o outro não aceitou, o que é uma questão comercial que se deixou transformar numa questão contabilística. E o simples erro, quando os montantes pura e simplesmente não coincidem.

A resposta prática é um calendário intragrupo curto que corre antes do fecho principal: encargos debitados até uma data acordada, extratos trocados, diferenças acordadas ou escaladas, tudo antes de qualquer das entidades finalizar. Tentar acordar os saldos intragrupo depois de ambos os lados terem fechado implica reabrir pelo menos um período, e um grupo que faz isto todos os meses acabará por deixar de reabrir e começar a absorver a diferença.

O intragrupo inclui também transações de inventário. Quando uma entidade vende stock a outra e a compradora ainda o detém na data de relato, o lucro contido nesse stock não foi obtido pelo grupo e é eliminado na consolidação. Isso exige saber o que a entidade compradora ainda detém e que margem estava incluída, o que é um requisito de dados do sistema de inventário e não um exercício em folha de cálculo, e é o passo intragrupo mais frequentemente omitido.

Sétimo passo: atualização cambial

Segundo a IAS 21, uma entidade regista as transações em moeda estrangeira na sua moeda funcional à taxa da data da transação. Em cada data de relato, os itens monetários denominados em moeda estrangeira são transpostos à taxa de fecho, enquanto os itens não monetários mensurados ao custo histórico não são transpostos. O ganho ou perda resultante da transposição dos itens monetários é, em regra, reconhecido nos resultados do período em que surge. Existe um requisito equivalente noutros referenciais; a mecânica aqui descrita é comum a todos eles.

A palavra decisiva desse parágrafo é monetários. Uma conta bancária, uma conta a receber, uma conta a pagar ou um empréstimo em moeda estrangeira são monetários e são atualizados. O inventário mensurado ao custo, os adiantamentos por bens ou serviços e os ativos fixos não são monetários e não são atualizados, porque a sua quantia escriturada está fixada na moeda em que o custo foi incorrido. Os sistemas que atualizam todas as contas com um indicador de moeda estrangeira produzem um lançamento de aspeto plausível que está errado, e o erro é invisível a menos que alguém leia a lista de contas da atualização.

A atualização tem de correr depois de os razões auxiliares estarem fechados e conciliados, pela razão óbvia de que atualiza o que lá está. Tem também de atualizar o razão auxiliar e o razão geral de forma consistente; uma atualização lançada apenas na conta de controlo quebra a conciliação concluída no passo anterior. E a taxa usada tem de ficar documentada: que fonte, a que hora, em que data. As fontes de taxas diferem em frações, e essas frações tornam-se perguntas de auditoria em saldos elevados.

Um ponto adicional que importa a quem relata numa moeda diferente da funcional. A conversão para efeitos de apresentação é uma operação distinta da atualização dos saldos monetários, e usa taxas diferentes: taxa de fecho para ativos e passivos, e taxas próximas das das datas das transações para rendimentos e gastos. A diferença vai para uma componente separada do capital próprio e não para os resultados. Confundir as duas produz um lucro que oscila com a taxa de câmbio sem qualquer razão económica.

Oitavo passo: contas transitórias, de regularização e as contas que não são de ninguém

Todos os razões acumulam contas que existem para guardar algo temporariamente: conta transitória, recebimentos não imputados, regularização de salários, mercadorias recebidas não faturadas, regularização intragrupo, regularização de IVA, liquidação de gateways de pagamento, mercadorias em trânsito. Todas são legítimas. Todas são também um lugar onde um item por resolver pode ficar indefinidamente enquanto o balancete continua equilibrado, e é exatamente por isso que precisam de ser revistas todos os meses e não todos os anos.

A regra que torna estas contas seguras é que cada uma tem um estado normal definido e um responsável identificado. Algumas devem estar a zero em todos os fins de período, e qualquer saldo é uma exceção a explicar. Outras têm saldo por natureza, e o que importa é que esse saldo seja composto por itens identificáveis com uma antiguidade plausível. Uma conta de mercadorias recebidas não faturadas com saldo é normal. Uma conta de mercadorias recebidas não faturadas com receções de há catorze meses está a dizer-lhe que as faturas de fornecedores não estão a ser conferidas, e que o custo parado nessa conta pode nunca ter sido questionado.

Um pequeno hábito de procedimento ajuda aqui mais do que qualquer funcionalidade do sistema: rever estas contas por antiguidade e não por saldo. Uma conta de regularização pode apresentar um pequeno saldo líquido composto por um débito elevado de há dois anos e um crédito elevado da semana passada. O valor líquido parece inofensivo e é a composição que constitui o problema.

  • Conta transitória: deve estar a zero no fecho. Qualquer saldo é uma decisão por lançar, não um saldo.
  • Recebimentos de clientes não imputados: dinheiro recebido mas não associado a uma fatura. Envelhece mal e distorce a leitura tanto das contas a receber como da tesouraria disponível.
  • Mercadorias recebidas não faturadas: saldo normal, mas cada item deve ser recente e rastreável até uma receção em aberto.
  • Regularização de salários: deve ficar a zero quando o lançamento dos salários e o pagamento estiverem ambos efetuados.
  • Mercadorias em trânsito: reais, mas cada item deve corresponder a uma expedição com uma janela de chegada conhecida.
  • Liquidação de gateway ou de cartões: a diferença entre o recebido e o liquidado no banco são comissões, reembolsos e estornos de cartão, que devem todos ser lançados em vez de deixados parados.
  • Regularização de IVA ou de impostos: deve coincidir com a declaração entregue para o período, sendo qualquer diferença explicada por um desfasamento temporal documentado.

Nono passo: rever antes de acreditar nos números

Chegado aqui, o razão está aritmeticamente completo. Isso não é o mesmo que estar certo, e o passo de revisão existe para apanhar o que a conciliação não consegue: lançamentos sustentáveis, equilibrados e errados. A técnica é a comparação. Comparar este mês com o mês passado, com o mesmo mês do ano anterior, com o orçamento e com a realidade operacional que a equipa financeira conhece por outras vias.

As comparações úteis são específicas e não gerais. Margem bruta por grupo de produtos, não global. Custo com pessoal face ao número de colaboradores. Custo das vendas face às unidades expedidas. Serviços públicos face a um padrão sazonal. Imparidade de dívidas a receber face à antiguidade real. Qualquer linha que se tenha movido mais do que um limiar definido desde o mês passado, com uma explicação anexa, e qualquer linha que não se tenha movido quando deveria, que é a mais difícil de detetar. Uma renda idêntica durante onze meses e de novo idêntica depois de uma revisão da renda é um lançamento em falta, e nenhum relatório de desvios configurado em variação percentual o assinalará.

A revisão deve também testar o balanço, e não apenas a demonstração dos resultados, porque são os erros de balanço que transitam. Prazos médios de recebimento e de pagamento a mudar bruscamente, um saldo de rendimentos diferidos que não acompanha o padrão de faturação, um acréscimo que tem o mesmo valor de há seis meses, um registo de ativos fixos cujo valor líquido contabilístico se afasta do razão: são estas as constatações que evitam uma reexpressão mais tarde.

Esta revisão deve ser feita por alguém que não seja quem preparou o fecho, e deve deixar registo. Não é burocracia. Se a única evidência de que um fecho foi revisto é a pessoa que o preparou lembrar-se de o ter revisto, então não existe controlo de revisão, e o primeiro erro material será detetado pelo auditor e não por si.

Décimo passo: bloquear o período

O bloqueio é o ato que transforma um conjunto de saldos num resultado relatado. Antes do bloqueio, os números são um rascunho. Depois dele, são os números, e tudo o que os altere é um acontecimento com o seu próprio rasto. Um fecho que nunca bloqueia produz valores que discordam discretamente do que foi relatado no mês anterior, e elimina qualquer possibilidade de confiar num comparativo.

Um mecanismo de bloqueio utilizável tem algumas propriedades. Aplica-se a todas as origens de lançamento, e não apenas aos lançamentos manuais, porque uma receção de mercadorias ou uma fatura de venda com data retroativa altera as contas com a mesma eficácia. Distingue o fecho provisório, em que um pequeno grupo ainda pode lançar, do fecho definitivo, em que ninguém pode. Regista quem desbloqueou um período, quando e porquê, e torna a reabertura visível em vez de rotineira. E é imposto pelo sistema e não por uma instrução, já que uma instrução só é tão forte como a semana mais atarefada do ano.

O Skyline Nexus mantém períodos fiscais que podem ser fechados e bloqueados, e regista o fecho, o bloqueio e a reabertura de um período como eventos de auditoria com o utilizador e a hora. Em qualquer sistema, a cobertura deve ser verificada e não presumida: um bloqueio imposto aos lançamentos manuais e às compras, mas não ao circuito de vendas ou de ponto de venda, continua a deixar aberta a via de lançamento com maior volume, e um bloqueio que é uma opção a ativar não faz nada até alguém o ligar. Pergunte ao seu fornecedor que vias de escrita o bloqueio recusa efetivamente, e teste uma. Nenhum software torna a contabilidade correta. Um bloqueio apenas faz com que o que foi relatado continue relatado, e com que qualquer alteração fique visível.

O que deve seguir-se ao bloqueio é um breve registo escrito: os saldos tal como relatados, as conciliações que os suportam, os lançamentos que dependem de juízo com a respetiva base, a evidência da revisão e quaisquer pendentes conhecidos transitados para o mês seguinte. Este último é o mais frequentemente omitido e o que mais tempo poupa, porque o mês seguinte começa com a lista do que ficou por resolver em vez de ter de o redescobrir.

Tornar o fecho mais rápido sem o tornar pior

A maioria das tentativas de encurtar um fecho ataca a ponta errada. Comprimem os últimos dias, onde o trabalho é visível, em vez do comportamento a montante, onde o trabalho é causado. Um fecho é longo porque a informação chega tarde, porque a conciliação é adiada e porque as mesmas exceções são reinvestigadas todos os meses.

As intervenções que realmente o encurtam não têm glamour. Reconciliar o banco diária ou semanalmente, para que o fim do mês seja uma confirmação e não uma investigação. Conferir as faturas de fornecedores com as receções de forma contínua, e não em lote no fecho. Manter os lançamentos recorrentes, os mapas de diferimentos e a depreciação como cálculos permanentes em vez de reconstruções mensais. Definir e fazer cumprir prazos de submissão para despesas e folhas de horas. Corrigir a regra de mapeamento que causa o mesmo erro de lançamento todos os meses em vez de o corrigir todos os meses.

Uma última palavra sobre ambição. Um fecho em cinco dias é um objetivo razoável para uma empresa com processos a montante limpos e uma única moeda de relato. Um fecho em dois dias é alcançável e exige normalmente conciliação contínua e uma verdadeira disciplina de fecho provisório. Nenhum dos dois vale a pena se for alcançado estimando o que antes era conciliado. O objetivo do fecho é a confiança nos números, e a rapidez que custa confiança comprou a coisa errada.

  • Passar a conciliação do fim do mês para um processo contínuo, em especial a tesouraria e a conferência de faturas de fornecedores.
  • Dar a cada lançamento recorrente que depende de juízo um mapa permanente com uma base e um responsável.
  • Publicar um calendário de fecho com responsáveis e prazos identificados por passo, visível para quem o alimenta.
  • Corrigir as causas de fundo das exceções recorrentes em vez de corrigir o mesmo lançamento todos os meses.
  • Separar o fecho definitivo do pacote de relato, para que a análise não fique no caminho crítico do bloqueio.
  • Medir durante três meses quanto tempo cada passo demora realmente antes de decidir qual atacar.

Perguntas frequentes

Por que ordem devem ser feitos os passos do fecho mensal?

Primeiro, pare o período e resolva o corte; depois feche os sistemas de origem pela ordem em que os bens e o dinheiro os atravessam: compras e receção de mercadorias, inventário, vendas, tesouraria, processamento salarial e, por fim, ativos fixos e depreciação. Só então lance os acréscimos e diferimentos, reconcilie banco e razões auxiliares, acorde o intragrupo, atualize a moeda estrangeira, limpe as contas transitórias, reveja o resultado e bloqueie. A ordem importa porque cada passo consome o resultado de um passo anterior.

Porque é que o corte é a parte mais importante do fecho?

O corte decide a que período pertence uma transação, e errá-lo desloca lucro entre períodos sem partir nada. O balancete continua equilibrado e o banco continua reconciliado, pelo que nada assinala o erro. Os casos habituais são mercadorias recebidas antes de chegar a fatura do fornecedor e expedições feitas no fim de um mês mas faturadas no seguinte.

Que saldos são atualizados cambialmente no fecho mensal?

Só os itens monetários denominados em moeda estrangeira são transpostos à taxa de fecho, como contas bancárias, contas a receber, contas a pagar e empréstimos em moeda estrangeira. Os itens não monetários mensurados ao custo histórico, incluindo inventário, adiantamentos e ativos fixos, não são transpostos. Atualizar tudo o que tem um indicador de moeda produz um lançamento de aspeto plausível que está errado.

O que significa bloquear um período contabilístico?

O bloqueio impede quaisquer novos lançamentos datados nesse período, para que o resultado relatado não possa mudar depois do facto. Um bloqueio utilizável aplica-se a todas as origens de lançamento e não só aos lançamentos manuais, já que uma fatura ou uma receção de mercadorias com data retroativa altera as contas com a mesma eficácia, e regista quem reabriu um período e porquê. Sem um bloqueio imposto, todos os comparativos que publica podem mudar em silêncio.

Como se pode tornar o fecho mensal mais rápido?

Levando o trabalho para montante em vez de comprimir os últimos dias. Reconcilie a tesouraria de forma contínua, confira as faturas de fornecedores com as receções de mercadorias à medida que chegam, mantenha os mapas de diferimentos e de lançamentos recorrentes como cálculos permanentes, faça cumprir os prazos de submissão e corrija a causa de fundo das exceções em vez de corrigir o mesmo erro de lançamento todos os meses. A rapidez obtida estimando o que antes era conciliado não é uma melhoria.

Este guia é informação geral e não constitui aconselhamento fiscal, contabilístico ou jurídico. As regras variam de país para país e mudam ao longo do tempo; confirme a situação em vigor junto da sua autoridade tributária ou de um consultor qualificado antes de agir.

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