순서대로 보는 월말 결산

결산은 목록이 아니라 순서입니다

공개된 월말 체크리스트 대부분은 마감 시점에 참이어야 할 일들의 목록입니다. 은행 잔액을 대사한다. 미지급비용을 전기한다. 속보 실적을 검토한다. 각 항목은 그 자체로는 옳지만 지침으로서는 쓸모가 없습니다. 결산의 어려움은 무엇을 해야 하는지 아는 데 있는 경우가 거의 없기 때문입니다. 어려움은 순서에, 작업하는 동안 누가 아직 전기할 수 있는지에, 그리고 9단계가 3단계로 되돌려 보낼 때 무슨 일이 일어나는지에 있습니다.

순서가 중요한 이유는 모든 단계가 앞 단계의 산출물을 사용하며 그것을 무효로 만들 수도 있기 때문입니다. 보조원장이 마감되기 전에 외화 잔액을 재평가하면 엉뚱한 잔액을 재평가하게 됩니다. 출납 담당자가 아직 해당 기간의 수금을 전기하고 있는 동안 은행계정조정을 하면, 저장하기도 전에 낡아 버린 조정표가 만들어집니다. 그 달의 고정자산 취득분이 자본화되기 전에 감가상각비를 계산하면 비용이 과소계상되며, 그 차이는 아무도 다시 읽지 않는 일정표 외에는 어디에도 드러나지 않습니다.

아래 순서는 망라적인 목록이 아니라 작업 순서로 작성되었습니다. 모든 기업에 내부거래 잔액이나 외화가 있는 것은 아니며, 단일 법인 소매업체라면 하루 만에 끝낼 수 있습니다. 그러나 의존 관계는 규모와 관계없이 같습니다. 거래가 멈추고, 보조 시스템이 마감되고, 보조원장이 원장과 일치하고, 판단이 필요한 분개가 들어가고, 결과가 무언가와 비교하여 검토되며, 그 후에야 기간이 잠깁니다. 이 순서를 건너뛰는 것이 영업일 11일이 걸리고도 다시 열리는 결산을 만듭니다.

세부 사항에 앞서 구조적인 점 하나를 짚어 두겠습니다. 결산은 데이터 입력 작업이 아니라 통제 절차입니다. 그 목적은 정해진 사람들이 특정 일자 기준의 특정 숫자 집합이 완전하고 뒷받침된다는 확신을 갖게 하는 것입니다. 결산의 모든 것은 그 목적까지 추적할 수 있어야 합니다. 아무도 목적을 설명할 수 없는 단계는 대개 이전 시스템에서 살아남은 것이며, 귀사의 시간을 며칠씩 잡아먹고 있습니다.

1단계: 기간 귀속(cut-off)과 기간 중지

기간 귀속은 거래가 어느 기간에 속하는지를 결정하는 것입니다. 절차적인 일처럼 들리지만 결산에서 가장 가치가 높은 단일 통제입니다. 기간 귀속 오류는 아무것도 깨뜨리지 않은 채 이익을 기간 사이에서 옮기기 때문입니다. 시산표는 여전히 차대가 일치합니다. 은행 잔액도 여전히 대사됩니다. 아무 경고도 뜨지 않습니다. 일어난 일은 이번 달이 번 것보다 많은 이익을 냈고 다음 달은 그만큼 적게 낸다는 것뿐입니다.

전형적인 사례는 모두 물리적 사건과 문서 사이의 시차입니다. 상품이 29일에 입고되고 공급업체 청구서는 다음 달 4일에 도착합니다. 아무것도 미지급으로 계상하지 않으면 재고는 올바른 기간에 들어가는데 원가는 잘못된 기간에 들어갑니다. 선적이 월말 마지막 날 출발하고 이틀 뒤에 청구됩니다. 수익과 매출원가가 분리됩니다. 용역이 월 경계에 걸쳐 제공되고 사후에 한 번 청구됩니다. 각 경우 질문은 같습니다. 통제는 언제 이전되었는가, 또는 용역은 언제 수행되었는가? 청구서 날짜는 그에 대한 증거이지 그것을 대신하지 않습니다.

실무적으로 기간 귀속은 세 가지로 강제됩니다. 첫째, 원천별로 명시된 전기 마감 시한입니다. 영업팀은 정해진 시각에 해당 기간의 주문 입력을 멈추고, 입고는 당일에 입력하며, 경비 청구는 정해진 날짜까지 제출합니다. 둘째, 경계에 걸친 문서의 검토입니다. 대부분의 기업에서는 마지막 며칠간의 입고증, 납품서, 출하 기록을 청구된 내용과 대조하는 것을 뜻합니다. 셋째, 기간이 마감된 후에는 소급 전기를 조용히 받아들이지 않고 거부하는 시스템입니다.

마지막 항목은 분명히 말해 둘 가치가 있습니다. 대부분의 시스템이 실망을 주는 지점이기 때문입니다. 사용자가 이후 여섯 달 중 아무 때나 지난달 31일자로 분개를 전기할 수 있다면, 어떤 결산도 최종적이지 않으며 공표한 모든 비교 수치가 사후에 바뀔 수 있습니다. 기간 잠금은 행정적인 부가 기능이 아닙니다. 마감된 기간이 의미를 갖게 하는 메커니즘입니다.

2단계: 원장보다 먼저 공급 시스템을 마감합니다

총계정원장은 다른 모든 것의 하류에 있습니다. 판매, 구매, 재고, 급여, 고정자산, 경비, 현금은 모두 다른 곳에서 거래를 발생시키고 요약이나 전기 내역을 원장에 넘깁니다. 그 원천들이 생산을 멈추기 전에 원장을 마감하는 것은 느린 결산에서 가장 흔한 구조적 오류입니다. 재작업이 확실히 생기기 때문입니다.

이 단계 안의 순서는 상품과 돈의 흐름을 따릅니다. 재고 평가가 구매와 입고에 의존하므로 구매와 입고가 먼저 마감됩니다. 그 기간의 매출원가가 완전해지도록 재고와 생산 또는 조립 활동이 다음으로 마감됩니다. 판매와 출하도 나란히 마감됩니다. 수금은 청구서를 참조하므로 현금과 카드 정산은 판매 후에 마감됩니다. 급여는 대개 자체 일정에 따라 독립적으로 마감되지만, 원장이 완료된 것으로 간주되기 전에 급여 분개가 들어와 있어야 합니다. 고정자산은 보조 대장 중 마지막으로 마감됩니다. 취득은 구매에서 오고 처분은 때로 판매에서 오기 때문입니다.

감가상각비는 자주 너무 일찍 계산되므로 짧게 짚어 두겠습니다. 그 달의 취득분이 자본화되기 전에 감가상각을 계산하면 취득분은 첫 달에 상각비가 없고, 그때부터 일정표는 원장과 조용히 어긋납니다. 대장이 완성된 후에 계산하고, 늦게 추가된 취득분이 나타나면 다시 계산하는 것을 정상적인 일로 여기십시오.

• 구매 및 입고: 모든 입고를 입력하고, 모든 공급업체 청구서를 대응시키거나 미지급 계상을 위해 미대응으로 표시합니다.
• 재고: 이동을 전기하고, 재고 실사 조정을 기록하며, 해당 기간에 합의된 기준으로 평가를 실행합니다.
• 판매 및 출하: 모든 인도를 청구하거나 의도적으로 보류하고, 해당 기간의 대변표는 미루지 않고 발행합니다.
• 현금, 카드, 결제 게이트웨이: 수금과 정산을 전기하고, 미배분 현금은 방치하지 않고 식별합니다.
• 급여: 사용자 부담 비용, 법정 공제, 발생했으나 미지급된 금액을 포함하여 급여 분개를 전기합니다.
• 경비: 청구를 제출·승인·전기하고, 마감 시한까지 제출되지 않은 항목에 대한 처리 방침을 명시합니다.
• 고정자산: 취득분을 자본화하고, 처분을 기록한 뒤, 그 둘이 모두 끝난 후에 감가상각비를 계산합니다.

3단계: 미지급비용과 선급비용

미지급비용과 선급비용은 현금 이동과 경제 활동이 같은 달력을 공유하지 않기 때문에 존재합니다. 미지급비용은 발생했으나 아직 청구되지 않은 비용을 기록합니다. 선급비용은 이미 지급했지만 이후 기간에 속하는 비용을 이번 기간에서 제외합니다. 둘 다 일반적으로 추정치이며, 나중에 도착하는 청구서에 대해 역분개되거나 해소됩니다.

신뢰할 수 있는 결산과 짐작에 의한 결산을 가르는 규율은 모든 미지급비용에 명시된 근거와 명시된 해소 방법이 있다는 것입니다. 근거는 금액이 왜 그 금액인지입니다. 계약 단가 곱하기 일수, 구매주문 금액에서 이미 청구된 금액을 뺀 값, 공급업체 포털의 사용량 보고서, 지난달 금액에 알려진 인상분을 더한 값 등입니다. 해소 방법은 그것이 어떻게 풀릴지입니다. 다음 달 1일에 자동으로 역분개되거나, 보유했다가 청구서가 도착할 때 개별적으로 대응시킵니다. 해소 방법이 명시되지 않은 미지급비용은 재무상태표에 아무도 감히 지우지 못하는 10년 치의 작은 대변 잔액이 쌓이는 원인입니다.

특히 주의할 범주가 두 가지 있습니다. 입고되었으나 청구되지 않은 상품(입고 미청구)은 재고를 보유하는 기업에서 대개 가장 큰 미지급 항목이며, 추정하지 말고 시스템에서 도출해야 합니다. 대응된 공급업체 청구서가 없는 입고의 금액을 입고 가액으로 산출하는 것입니다. 이 금액을 수작업으로 모아야 한다면 상류의 대응 절차가 고장 난 것입니다. 두 번째 범주는 공과금, 전문가 수수료, 그리고 사후에 청구되는 모든 항목으로, 이것들이 점점 어긋나는 항목입니다. 매달 실제 청구서가 아니라 이전 추정치를 바탕으로 추정하기 때문입니다.

선급비용은 더 단순하며 다른 방식으로 잘못됩니다. 연간 보험료, 소프트웨어 구독료, 선납 임차료, 라이선스 수수료는 모두 총액, 대상 기간, 월별 해소액, 잔여 잔액을 명시한 일정표가 필요합니다. 일정표가 한 사람이 관리하는 스프레드시트로 존재한다면, 위험은 그것이 틀렸다는 데 있지 않습니다. 그 사람이 떠나면 멈춘다는 데 있습니다. 선급비용 일정표는 그것이 뒷받침하는 잔액을 산출하는 시스템 안에 있어야 합니다.

4단계: 은행계정조정

은행계정조정은 은행 계좌의 원장 잔액과 은행이 보고하는 잔액을 비교하고 모든 차이를 설명하는 것입니다. 그것이 전부이지만, 이 정의에는 자주 무시되는 요구가 담겨 있습니다. 모든 차이는 개별적으로, 결국 정리될 항목으로 설명되어야 합니다. 잔여 차이를 시차라고 설명하거나, 더 나쁘게는 끼워 맞춘 조정표는 은행계정조정이 아닙니다.

정당한 조정 항목은 몇 가지뿐입니다. 발행하고 기록했지만 은행이 아직 처리하지 않은 지급. 기록했지만 아직 결제되지 않은 입금. 은행은 처리했지만 아직 기록하지 않은 은행 수수료, 이자, 부도 반환 항목으로, 이는 조정 항목으로 남겨 두지 말고 전기해야 합니다. 문서 없이 계좌에서 빠져나간 자동이체와 정기이체. 목록에 그 밖의 것이 있다면 그것은 증상입니다.

자동 은행 피드와 거래내역 대사는 기계적인 부분을 빠르게 만들었지만, 그 결과 새로운 실패가 생겼습니다. 금액만으로 자동 대사하면 관련 없는 입금과 같은 금액의 관련 없는 지급을 거리낌 없이 짝지어 주고, 조정은 완료된 것으로 표시됩니다. 대사에는 날짜, 금액, 참조번호를 사용해야 하며, 금액만으로 대사된 항목은 그렇다는 것이 보여야 합니다. 조정의 품질은 그것을 만든 규칙의 품질을 넘지 못합니다.

은행 외의 현금 계정도 같은 처리가 필요합니다. 소액현금, 금전등록기, 카드 정산 가계정, 결제 게이트웨이 잔액은 모두 실제 돈을 보유하며 실제 오류도 보유할 수 있는 현금성 계정입니다. 특히 게이트웨이 계정은 게이트웨이 거래내역서와 대사해야 합니다. 고객이 지급한 금액과 은행에 정산된 금액의 차이는 수수료, 환불, 지급 거절(차지백)이며, 모두 청구서 없이 발생하는 비용이기 때문입니다.

• 통상적인 결제 주기보다 오래된 조정 항목은 시차가 아닙니다. 오류이거나 낡은 기록이며, 결정이 필요합니다.
• 거래내역서에는 있는데 원장에는 전혀 없는 지급은 완전성 문제이며, 현금의 완전성 문제가 가장 중요합니다.
• 한 주기 이상 지났는데 은행 측 대응 항목이 없는 원장 기록은 대개 이중 전기이거나, 실패했는데 역분개되지 않은 지급을 뜻합니다.
• 딱 떨어지는 금액의 차이는 거의 항상 현금출납장을 거치지 않고 은행 계정에 직접 전기한 수동 분개에서 비롯됩니다.

5단계: 보조원장과 통제계정 대사

모든 보조원장에는 이를 대표하는 총계정원장의 단일 계정이 있습니다. 매출채권 통제계정은 미수 고객 청구서의 합계와 같아야 합니다. 매입채무 통제계정은 미지급 공급업체 청구서의 합계와 같아야 합니다. 재고, 고정자산, 그리고 대부분의 시스템에서는 부가가치세도 같은 방식으로 작동합니다. 둘의 일치는 선택 사항도 회계상의 부가 요소도 아닙니다. 재무상태표 항목을 뒷받침하는 상세 내역이 실제로 그 항목의 금액이 되는지를 확인하는 점검입니다.

둘이 일치하지 않을 때 원인은 거의 항상 몇 가지 중 하나이며, 그 목록을 알면 조사가 크게 짧아집니다. 누군가 보조원장을 우회하여 통제계정에 직접 수동 분개를 전기했습니다. 문서가 올바른 보조원장에 전기되었지만 잘못된 통제계정에 매핑되었습니다. 외화 잔액이 원장에서는 재평가되었지만 보조원장에서는 재평가되지 않았거나, 그 반대입니다. 거래가 보조원장에서는 한 기간에, 원장에서는 다른 기간에 전기되었는데, 이는 모습만 바꾼 기간 귀속 문제입니다. 또는 보조원장 보고서가 원장 조회와 다른 날짜 기준으로 실행되고 있는데, 이는 전혀 오류가 아니며 모든 재무팀에서 대략 1년에 한 번씩 오후 시간을 허비하게 만듭니다.

갖출 가치가 있는 통제는 대사 그 자체가 아니라 금지입니다. 통제계정에 대한 수동 분개에는 특정 권한이 필요해야 하며, 그 권한을 가진 소수의 사람은 문서화한 정정 분개만 전기해야 합니다. 분개 권한이 있는 모든 사용자가 매출채권에 직접 전기할 수 있는 시스템이라면, 대사는 빠진 예방 통제를 보완하는 적발 통제일 뿐이며, 아무도 대사를 실행할 시간이 없는 달에 실패할 것입니다.

6단계: 내부거래

그룹에 둘 이상의 법인이 있는 경우, 법인 간 잔액은 일치해야 합니다. 즉 A 법인이 B 법인으로부터 받을 금액으로 표시한 것이 B 법인이 A 법인에 지급할 금액으로 표시한 것과 같아야 합니다. 연결 시 이 잔액들은 서로 상계 제거되며, 차이는 사라지지 않습니다. 연결 결과의 어딘가에, 대개 아무도 설명하고 싶어 하지 않는 항목에 떨어집니다.

내부거래 차이는 네 가지 반복되는 원인에서 생깁니다. 첫째, 시차입니다. 한쪽은 전기했고 다른 쪽은 전기하지 않은 경우로, 실제로 있는 일이지만 무기한 이월하지 말고 연령을 관리하여 정리해야 합니다. 둘째, 통화입니다. 두 법인의 기능통화가 달라 같은 거래를 각자 다른 환율로 환산한 경우로, 이는 정상적이며 흡수할 것이 아니라 정책에 따라 어딘가에 인식해야 하는 실제 차이를 만듭니다. 셋째, 불합의입니다. 한쪽이 청구한 금액을 다른 쪽이 받아들이지 않은 경우로, 상거래 문제가 회계 문제로 번지도록 방치된 것입니다. 넷째, 단순한 오류로, 금액이 그냥 맞지 않는 경우입니다.

실무적인 해답은 본 결산 전에 진행하는 짧은 내부거래 일정입니다. 합의된 날짜까지 청구를 발행하고, 명세서를 교환하고, 차이를 합의하거나 상부에 보고하는 일을 어느 법인이든 확정하기 전에 모두 마칩니다. 양쪽이 마감한 뒤에 내부거래 잔액을 맞추려 하면 적어도 한 기간을 다시 열어야 하며, 매달 이렇게 하는 그룹은 결국 다시 여는 것을 그만두고 차이를 흡수하기 시작할 것입니다.

내부거래에는 재고 거래도 포함됩니다. 한 법인이 다른 법인에 재고를 판매하고 구매 법인이 보고기간 말에 이를 여전히 보유하고 있다면, 그 재고에 포함된 이익은 그룹이 실현한 것이 아니므로 연결 시 제거됩니다. 이를 위해서는 구매 법인이 아직 무엇을 보유하고 있고 거기에 어떤 이익이 포함되어 있는지 알아야 하며, 이는 스프레드시트 작업이 아니라 재고 시스템에 대한 데이터 요구사항입니다. 그리고 이것이 가장 자주 건너뛰는 내부거래 단계입니다.

7단계: 외화 재평가

IAS 21에 따라 기업은 외화 거래를 거래일의 환율로 기능통화로 기록합니다. 매 보고기간 말에 외화로 표시된 화폐성 항목은 마감환율로 재환산하고, 역사적 원가로 측정하는 비화폐성 항목은 재환산하지 않습니다. 화폐성 항목의 재환산에서 생기는 손익은 일반적으로 발생한 기간의 당기손익으로 인식합니다. 다른 기준 체계에도 동등한 요구사항이 있으며, 여기서 설명하는 방식은 그 체계들에 공통적입니다.

이 문단의 핵심 단어는 “화폐성”입니다. 외화 은행 계좌, 매출채권, 매입채무, 차입금은 화폐성 항목이며 재평가됩니다. 원가로 보유하는 재고, 재화나 용역에 대한 선급금, 고정자산은 화폐성 항목이 아니므로 재평가하지 않습니다. 그 장부금액은 원가가 발생한 통화로 고정되어 있기 때문입니다. 외화 표시가 있는 모든 계정을 재평가하는 시스템은 그럴듯해 보이지만 틀린 분개를 만들어 내며, 누군가 재평가 대상 계정 목록을 읽지 않는 한 그 오류는 보이지 않습니다.

재평가는 보조원장이 마감되고 대사된 후에 실행해야 합니다. 그 시점에 있는 것을 재평가하기 때문이라는 명백한 이유에서입니다. 또한 보조원장과 원장을 일관되게 재평가해야 합니다. 통제계정에만 전기된 재평가는 앞 단계에서 완료한 대사를 깨뜨립니다. 그리고 사용한 환율을 문서화해야 합니다. 어떤 출처의, 어느 시각, 어느 날짜의 환율인지입니다. 환율 출처마다 미세한 차이가 있으며, 큰 잔액에서는 그 미세한 차이가 감사 질문이 됩니다.

기능통화가 아닌 통화로 보고하는 모든 이에게 중요한 점이 하나 더 있습니다. 표시를 위한 환산은 화폐성 잔액의 재평가와 별개의 작업이며, 다른 환율을 사용합니다. 자산과 부채에는 마감환율을, 수익과 비용에는 거래일의 환율에 근접한 환율을 사용합니다. 그 차이는 당기손익이 아니라 자본의 별도 구성요소로 갑니다. 둘을 혼동하면 경제적 이유 없이 환율에 따라 움직이는 이익 수치가 만들어집니다.

8단계: 가계정, 정리 계정, 그리고 주인 없는 계정

모든 원장에는 무언가를 임시로 보유하기 위해 존재하는 계정이 쌓입니다. 가계정, 미배분 현금, 급여 정리 계정, 입고 미청구, 내부거래 정리 계정, 부가가치세 정리 계정, 결제 게이트웨이 정산, 미착품 등입니다. 각각은 정당합니다. 동시에 각각은 시산표가 계속 차대 일치를 유지하는 동안 미해결 항목이 무기한 머물 수 있는 곳이기도 하며, 바로 그 때문에 매년이 아니라 매달 검토해야 합니다.

이 계정들을 안전하게 만드는 규칙은 각 계정에 정의된 정상 상태와 지정된 담당자가 있다는 것입니다. 어떤 계정은 매 기간 말에 잔액이 영(0)이어야 하며, 잔액이 있다면 설명해야 할 예외입니다. 다른 계정은 설계상 잔액을 가지며, 중요한 것은 그 잔액이 식별 가능하고 그럴 법한 연령의 항목으로 구성되어 있는지입니다. 잔액이 있는 입고 미청구 계정은 정상입니다. 14개월 전의 입고가 들어 있는 입고 미청구 계정은 공급업체 청구서가 대응되지 않고 있으며, 그 계정에 있는 원가가 한 번도 검증되지 않았을 수 있다는 것을 알려 줍니다.

여기서는 어떤 시스템 기능보다 작은 절차적 습관 하나가 더 도움이 됩니다. 이 계정들을 잔액이 아니라 연령으로 검토하십시오. 정리 계정은 2년 전의 큰 차변과 지난주의 큰 대변으로 이루어진 작은 순잔액을 보일 수 있습니다. 순액은 무해해 보이지만 그 구성이 문제입니다.

• 가계정: 결산 시 영(0)이어야 합니다. 잔액이 있다면 그것은 잔액이 아니라 전기되지 않은 결정입니다.
• 미배분 고객 수금: 받았지만 청구서와 대응되지 않은 현금. 오래될수록 나빠지며, 매출채권과 보유 현금에 대한 인식을 모두 부풀립니다.
• 입고 미청구: 잔액이 있는 것이 정상이지만, 모든 항목이 최근의 것이어야 하고 미결 입고까지 추적할 수 있어야 합니다.
• 급여 정리 계정: 급여 분개와 지급이 모두 전기되면 영(0)으로 정리되어야 합니다.
• 미착품: 실재하지만, 각 항목은 도착 예정 기간이 알려진 선적에 대응해야 합니다.
• 게이트웨이 또는 카드 정산: 매출 수입액과 은행 정산액의 차이는 수수료, 환불, 지급 거절이며, 모두 방치하지 말고 전기해야 합니다.
• 부가가치세 또는 세금 정리 계정: 해당 기간에 제출한 신고서와 일치해야 하며, 차이가 있다면 문서화된 시차로 설명되어야 합니다.

9단계: 숫자를 믿기 전에 검토합니다

이 시점에서 원장은 산술적으로 완전합니다. 그러나 그것이 옳다는 것과 같지는 않으며, 검토 단계는 대사가 잡아낼 수 없는 것, 즉 뒷받침되고 차대가 맞지만 틀린 분개를 잡아내기 위해 존재합니다. 기법은 비교입니다. 이번 달을 지난달과, 전년 동월과, 예산과, 그리고 재무 담당자가 독립적으로 알고 있는 운영상의 현실과 비교하십시오.

유용한 비교는 일반적이지 않고 구체적입니다. 전체가 아니라 제품군별 매출총이익률. 인원수 대비 인건비. 출하 수량 대비 매출원가. 계절 패턴 대비 공과금. 실제 연령분석 대비 대손충당금. 지난달 이후 정해진 기준치 이상 변동한 모든 항목과 그 설명, 그리고 변동했어야 하는데 전혀 변동하지 않은 모든 항목. 후자가 찾아내기 더 어렵습니다. 11개월 동안 똑같다가 임차료 재협상 후에도 다시 똑같은 임차료는 누락된 분개이며, 변동률 기준으로 설정된 어떤 차이 보고서도 이를 잡아내지 못합니다.

검토는 손익계산서뿐 아니라 재무상태표도 점검해야 합니다. 재무상태표 오류는 다음 기간으로 이월되기 때문입니다. 매출채권 회전일수와 매입채무 회전일수의 급격한 변동, 청구 패턴을 따라가지 않는 이연수익 잔액, 여섯 달 전과 같은 금액인 미지급비용, 순장부금액이 원장에서 점점 벗어나는 고정자산 대장. 이런 발견이 나중의 재작성을 막아 줍니다.

이 검토는 작성자가 아닌 다른 사람이 수행해야 하며, 그 검토는 기록을 남겨야 합니다. 이는 관료주의가 아닙니다. 결산이 검토되었다는 유일한 증거가 작성자가 검토했던 것을 기억한다는 것뿐이라면 검토 통제는 존재하지 않으며, 첫 번째 중요한 오류는 귀사가 아니라 감사인이 발견하게 될 것입니다.

10단계: 기간을 잠급니다

잠금은 잔액의 집합을 보고된 결과로 바꾸는 행위입니다. 잠그기 전의 숫자는 초안입니다. 잠근 후에는 그것이 확정된 숫자이며, 이를 바꾸는 모든 것은 자체 추적 기록을 가진 사건이 됩니다. 잠그지 않는 결산은 지난달 보고한 것과 조용히 어긋나는 수치를 만들며, 비교 수치에 의존할 가능성을 없앱니다.

쓸 만한 잠금 메커니즘에는 몇 가지 속성이 있습니다. 수동 분개뿐 아니라 모든 전기 원천에 적용됩니다. 소급된 입고나 소급된 매출 청구서도 계정을 똑같이 바꾸기 때문입니다. 소수의 그룹이 아직 전기할 수 있는 소프트 마감과 아무도 전기할 수 없는 하드 마감을 구분합니다. 누가, 언제, 왜 기간 잠금을 해제했는지 기록하며, 재개를 일상적인 일이 아니라 눈에 보이는 일로 만듭니다. 그리고 지시가 아니라 시스템이 강제합니다. 지시는 1년 중 가장 바쁜 주만큼만 강하기 때문입니다.

Skyline Nexus는 마감하고 잠글 수 있는 회계기간을 보유하며, 기간의 마감, 잠금, 재개를 사용자와 시각이 담긴 감사 이벤트로 기록합니다. 어떤 시스템이든 적용 범위는 가정하지 말고 확인할 가치가 있습니다. 수동 분개와 구매에는 잠금이 강제되지만 판매나 POS 경로에는 강제되지 않는다면, 전기량이 가장 많은 경로가 여전히 열려 있는 것이며, 선택적으로 켜는 설정으로 된 잠금은 누군가 켜기 전까지는 아무것도 하지 않습니다. 공급업체에 잠금이 실제로 어떤 기록 경로를 거부하는지 묻고, 하나를 직접 시험해 보십시오. 어떤 소프트웨어도 장부를 올바르게 만들어 주지는 않습니다. 잠금은 보고된 것이 보고된 그대로 유지되게 하고, 그에 대한 모든 변경을 보이게 할 뿐입니다.

잠금 다음에는 짧은 서면 기록이 따라야 합니다. 보고된 잔액, 이를 뒷받침하는 대사, 근거를 갖춘 판단 분개, 검토 증거, 그리고 다음 달로 이월되는 알려진 미결 항목입니다. 마지막 항목이 가장 자주 빠지면서도 가장 많은 시간을 절약해 줍니다. 다음 달이 미해결 항목을 다시 찾아내는 일이 아니라 미해결 항목 목록으로 시작하기 때문입니다.

결산의 질을 떨어뜨리지 않으면서 속도를 높이는 방법

결산을 단축하려는 시도 대부분은 엉뚱한 쪽을 공략합니다. 작업이 발생하는 원인인 상류의 행동이 아니라, 작업이 눈에 보이는 마지막 며칠을 압축합니다. 결산이 긴 이유는 정보가 늦게 도착하고, 대사가 미뤄지며, 같은 예외가 매달 다시 조사되기 때문입니다.

실제로 결산을 단축하는 조치는 화려하지 않습니다. 은행계정조정을 매일 또는 매주 하여 월말이 조사가 아니라 확인이 되게 하십시오. 공급업체 청구서와 입고를 결산 때 일괄로가 아니라 지속적으로 대응시키십시오. 반복 분개, 선급비용 일정표, 감가상각을 매달 재구성하지 말고 상시 계산으로 유지하십시오. 경비와 근무시간표의 제출 마감을 정하고 강제하십시오. 매달 같은 오전기를 일으키는 매핑 규칙을 매달 정정하지 말고 고치십시오.

목표에 관해 마지막으로 한마디 드리겠습니다. 상류 절차가 깔끔하고 보고 통화가 하나인 기업에게 5일 결산은 합리적인 목표입니다. 2일 결산도 달성할 수 있으며, 대개 상시 대사와 진정한 소프트 마감 규율이 필요합니다. 예전에는 대사하던 것을 추정으로 대신해서 달성한 것이라면 어느 쪽도 가질 가치가 없습니다. 결산의 목적은 숫자에 대한 확신이며, 확신을 대가로 얻은 속도는 잘못된 것을 산 것입니다.

• 대사를 월말에서 상시로 옮기십시오. 특히 현금과 공급업체 청구서 대응이 그렇습니다.
• 반복되는 모든 판단 분개에 근거와 담당자가 있는 상시 일정표를 부여하십시오.
• 단계별로 담당자와 마감 시한을 명시한 결산 일정표를 공표하고, 여기에 데이터를 공급하는 사람들이 볼 수 있게 하십시오.
• 같은 전기를 매달 정정하지 말고 반복되는 예외의 근본 원인을 고치십시오.
• 하드 마감과 보고 패키지를 분리하여, 분석이 잠금으로 가는 핵심 경로에 놓이지 않게 하십시오.
• 어느 단계를 공략할지 정하기 전에 각 단계에 실제로 걸리는 시간을 3개월 동안 추적하십시오.