बैलेंस शीट रिकंसिलिएशन

मिलान का असली अर्थ क्या है

बैलेंस शीट का कोई शेष तब मिलान किया हुआ माना जाता है जब आप रिपोर्टिंग तिथि के लिए वे मदें प्रस्तुत कर सकें जिनसे वह शेष बनता है, और उन मदों का जोड़ उस शेष के बराबर हो। पूरी कसौटी बस इतनी है। यह नहीं कि खाता देखने में ठीक लगता है, यह नहीं कि वह पिछले महीने के शेष और इस महीने की हलचल से मेल खाता है, और यह भी नहीं कि ट्रायल बैलेंस बराबर है। मदों की एक सूची, जिसका जोड़ शेष के बराबर हो, और जिसकी हर मद का आप प्रमाण दे सकें।

यह परिभाषा आम व्यवहार से कठोर है, और जान-बूझकर है। मिलान के नाम पर फ़ाइल होने वाले काम का बड़ा हिस्सा दरअसल हलचल का प्रमाण होता है: प्रारंभिक शेष, जमा जो पोस्ट हुआ, बराबर अंतिम शेष। यह अंकगणित तो लेजर स्वयं सुनिश्चित करता है। इससे यह बिल्कुल पुष्ट नहीं होता कि प्रारंभिक शेष कभी सही था भी या नहीं, और यह दस साल पुरानी त्रुटि को भी बिना एक बार विफल हुए अनिश्चित काल तक आगे ले जाता रहेगा।

यह अंतर सबसे अधिक उन खातों के लिए मायने रखता है जिन्हें कोई नहीं देखता। प्राप्य खातों पर ध्यान जाता है क्योंकि ग्राहक शिकायत करते हैं। नकदी पर ध्यान जाता है क्योंकि बैंक विवरण भेजता है। त्रुटियाँ उन शांत खातों में जमा होती हैं: अन्य देनदार, अन्य लेनदार, उपार्जित व्यय, दी गई जमा राशियाँ, विविध शेष। इन्हें लगभग हमेशा रोल-फ़ॉरवर्ड के सहारे समर्थित किया जाता है, और वही रोल-फ़ॉरवर्ड वह कारण है जिससे त्रुटि बची रह गई।

यह गाइड आगे बैलेंस शीट को खाता-वर्ग के अनुसार देखती है और हर वर्ग के लिए बताती है कि समर्थक साक्ष्य क्या है और उस वर्ग के मिलान को क्या सिद्ध करना होता है। इन शेषों को बनाने वाली जनरल लेजर की प्रक्रिया यहाँ मानकर चली गई है; आगे की बात उन्हें प्रमाणित करने के बारे में है।

मिलान के तीन प्रकार, और वह एक जो अनुमान है

बैलेंस शीट के किसी खाते को प्रमाणित करने के केवल तीन तरीके हैं, और आप कौन-सा तरीका अपना रहे हैं, यह जानने से पता चलता है कि उससे कितना भरोसा मिलता है।

जाल यह है कि रोल-फ़ॉरवर्ड को प्रमाणन का रूप दिया जा सकता है। चार मदों और उनकी मासिक रिलीज़ वाली प्रीपेमेंट अनुसूची विस्तृत सूची जैसी दिखती है। पर यदि वे चार मदें एक ऐसी स्प्रेडशीट से आगे लाई गई हैं जो स्वयं आगे लाई गई थी, और वर्षों से किसी ने उनमें से किसी को भी इनवॉइस तक नहीं खोजा, तो वह पंक्तियों में बँटा रोल-फ़ॉरवर्ड ही है। कसौटी यह है कि हर पंक्ति किसी स्रोत दस्तावेज़ तक खोजी जा सकती है या नहीं, यह नहीं कि पंक्तियाँ मौजूद हैं।

अपने मिलानों को परखने का एक व्यावहारिक तरीका: बैलेंस शीट के हर खाते के लिए लिख लीजिए कि यदि कल कोई ऑडिटर माँगे तो साक्ष्य क्या होगा। जहाँ ईमानदार उत्तर यह हो कि वित्त विभाग द्वारा रखी गई एक अनुसूची, जिसके पीछे कोई बाहरी या सिस्टम-आधारित स्रोत नहीं, वहाँ वह खाता अप्रमाणित है, अनुसूची कितनी भी साफ़-सुथरी क्यों न हो।

• स्वतंत्र तृतीय पक्ष से मिलान। शेष की तुलना व्यवसाय से बाहर के किसी पक्ष द्वारा तैयार विवरण से की जाती है: बैंक, ऋणदाता, कर प्राधिकरण, आपूर्तिकर्ता। यह सबसे मज़बूत रूप है, क्योंकि सामने वाले पक्ष को आपकी त्रुटि से सहमत होने में कोई रुचि नहीं होती।
• विस्तृत सूची से प्रमाणन। शेष की तुलना लेन-देन के विवरण से बनी उप-सूची से की जाती है: प्राप्य खातों की एजिंग रिपोर्ट, फ़िक्स्ड एसेट रजिस्टर, स्टॉक मूल्यांकन, खुले क्रय आदेशों का उपार्जन। यह मज़बूत है, बशर्ते सूची लेजर शेष से निकाली न गई हो बल्कि उससे स्वतंत्र रूप से बनी हो।
• पिछले शेष से रोल-फ़ॉरवर्ड। प्रारंभिक शेष, जमा हलचल, बराबर अंतिम शेष। यह केवल अंकगणित सिद्ध करता है, और कुछ नहीं। हलचल को प्रस्तुत करने का यह वैध तरीका है, पर यह प्रमाणन नहीं है।

नकदी और बैंक

नकदी वह वर्ग है जिसका सही मिलान सबसे आसान है और जिसमें ग़लती सबसे कम क्षम्य है, क्योंकि साक्ष्य बाहरी है और अपने आप आ जाता है। मिलान में लेजर शेष की तुलना बैंक स्टेटमेंट के शेष से की जाती है और हर अंतर को ऐसी पहचानी गई मद से समझाया जाता है जो सामान्य चक्र के भीतर क्लियर हो जाएगी।

नकदी मिलान को कमज़ोर आमतौर पर बैंक खाता स्वयं नहीं बनाता। उसे कमज़ोर बनाते हैं आसपास के नकद-समतुल्य खाते, जिन्हें बाद की बात मान लिया जाता है। पेटी कैश के लिए भौतिक गिनती और हस्ताक्षरित रिकॉर्ड चाहिए, केवल शेष नहीं। कैश काउंटरों के लिए रोज़ की बिक्री-वसूली और बैंक में जमा राशि का दैनिक मिलान चाहिए, जिसमें अंतर दर्ज हो, चुपचाप समाहित न हो। कार्ड और पेमेंट गेटवे के सेटलमेंट खातों का मिलान गेटवे स्टेटमेंट से होना चाहिए, क्योंकि ग्राहकों ने जो चुकाया और जो सेटल हुआ, उसके बीच का अंतर शुल्क, रिफ़ंड और चार्जबैक से बनता है, और ये सभी ऐसी वास्तविक लागतें हैं जो बिना इनवॉइस के आती हैं।

ओवरड्राफ़्ट और रिवॉल्विंग सुविधाएँ भी इसी चर्चा में आती हैं, भले ही वे बैलेंस शीट के दूसरी ओर हों। उनका मिलान भी इसी तरह ऋणदाता के विवरण से होता है, और उन पर उपार्जित ब्याज एक उपार्जन है जिसकी गणना अनुमान से नहीं, सुविधा की शर्तों से होनी चाहिए।

• साक्ष्य: बैंक स्टेटमेंट, गेटवे सेटलमेंट रिपोर्ट, गिनी गई नकदी का प्रमाणपत्र, कैश काउंटर की Z-रीडिंग।
• सिद्ध करना होगा: हर अंतर एक पहचानी गई मद है, जिसकी तिथि है और यह कारण है कि वह अभी क्लियर क्यों नहीं हुई।
• चेतावनी संकेत: क्लियरिंग चक्र से पुरानी मिलान मदें, या ऐसा बचा हुआ अंतर जिसे समय का अंतर कह दिया गया हो।
• चेतावनी संकेत: केवल राशि के आधार पर किया गया मिलान, जो समान मूल्य की असंबंधित मदों को आपस में जोड़ देगा।

व्यापारिक प्राप्य (ट्रेड रिसीवेबल्स)

प्राप्य कंट्रोल अकाउंट प्राप्य खातों की एजिंग सूची के कुल योग के बराबर होना चाहिए, इनवॉइस-दर-इनवॉइस। यही मिलान है। जो कुछ कंट्रोल अकाउंट में दिखता है पर सूची में नहीं, वह ऐसी जर्नल प्रविष्टि है जिसने सबलेजर को दरकिनार किया, और प्राप्य में अंतर का यही सबसे आम कारण है।

लेकिन सबलेजर से मिलान आधा काम ही है, क्योंकि सबलेजर पूरी तरह मेल खा सकता है और फिर भी शेष वसूल न होने योग्य हो सकता है। दूसरा प्रश्न मूल्यांकन का है: क्या इनमें से हर राशि वसूल होगी? यहीं एजिंग अपना असली काम करती है। एक साल से पुराना इनवॉइस, जिस पर न कोई भुगतान गतिविधि है और न विवाद से जुड़ा कोई पत्राचार, किसी भी सार्थक अर्थ में प्राप्य नहीं है, और उसे पूरे मूल्य पर बनाए रखना परिसंपत्तियों और लाभ, दोनों को बढ़ा-चढ़ाकर दिखाता है।

प्राप्य के भीतर क्रेडिट शेषों पर अलग से ध्यान देना चाहिए। किसी ग्राहक खाते का क्रेडिट में होना या तो अधिक भुगतान है, या खाते पर आया भुगतान जो अभी मिलाया नहीं गया, या बिना सामने के इनवॉइस के जारी क्रेडिट नोट। इन्हें दूसरे ग्राहकों के डेबिट शेषों से घटा देना, जो केवल कंट्रोल अकाउंट का कुल देखने पर अपने आप हो जाता है, प्राप्य और रिफ़ंड की देनदारी, दोनों को कम करके दिखाता है। अधिकांश फ़्रेमवर्क अपेक्षा करते हैं कि जहाँ कानूनी रूप से समायोजन (ऑफ़सेट) संभव नहीं, वहाँ दोनों को अलग-अलग प्रस्तुत किया जाए।

स्वयं प्रावधान के बारे में: IFRS के अंतर्गत अपेक्षित ऋण हानि (expected credit loss) मॉडल डिफ़ॉल्ट की प्रतीक्षा करने के बजाय भविष्योन्मुखी अनुमान माँगते हैं, और अपेक्षित परिष्कार का स्तर व्यवसाय के आकार और प्रकृति के साथ बदलता है। जो बात हर जगह लागू है, वह यह कि प्रावधान वास्तविक एजिंग और वास्तविक वसूली इतिहास से निकाला जाए, और यह गणना लिखित रूप में दर्ज हो। निर्णय तैयार करने वाले का होता है; सिस्टम वह एजिंग और भुगतान इतिहास उपलब्ध करा सकता है जिस पर वह निर्णय टिका है।

• साक्ष्य: ग्राहक और इनवॉइस के अनुसार प्राप्य की एजिंग सूची, रिपोर्टिंग तिथि के बाद प्राप्त नकदी, विवादित मदों पर पत्राचार।
• सिद्ध करना होगा: सूची कंट्रोल अकाउंट से मेल खाती है, और हर पुरानी मद या तो वसूली योग्य है या उसके लिए प्रावधान किया गया है।
• सिद्ध करना होगा: बिना आवंटन वाली प्राप्तियाँ मिलाई या पहचानी जा चुकी हैं, एकमुश्त क्रेडिट के रूप में पड़ी नहीं छोड़ी गईं।
• चेतावनी संकेत: एक निश्चित प्रतिशत के रूप में गणना किया गया प्रावधान, जो वर्षों से नहीं बदला जबकि एजिंग का स्वरूप बदल गया है।

इन्वेंटरी

इन्वेंटरी मिलान के दो स्वतंत्र पहलू हैं, और एक में सफल होना दूसरे के बारे में कुछ नहीं कहता। पहला है मात्रा: क्या सिस्टम वही मानता है जो आपके पास भौतिक रूप से है? दूसरा है मूल्य: क्या उन मात्राओं से जुड़ी लागत सही है, और क्या वह अब भी शुद्ध वसूली योग्य मूल्य (NRV) से कम है?

मात्रा गिनती से सिद्ध होती है। रिपोर्टिंग तिथि पर पूरी गिनती पारंपरिक उत्तर है; साइकिल काउंटिंग, जिसमें हर मद एक घूमते कार्यक्रम पर गिनी जाती है और अधिक मूल्य या अधिक आवाजाही वाली मदें ज़्यादा बार, आमतौर पर बेहतर है क्योंकि वह त्रुटियों को उनके होने के समय के क़रीब पकड़ लेती है। दोनों ही स्थितियों में महत्वपूर्ण यह है कि गिनती के अंतरों की जाँच हो, उन्हें सीधे पोस्ट न कर दिया जाए। गिनती का समायोजन किसी प्रश्न का उत्तर नहीं है; वह केवल दर्ज करता है कि स्टॉक ग़ायब है, बिना यह बताए कि क्यों, और जो व्यवसाय बिना जाँच के समायोजन करता है, वह वही स्टॉक बार-बार खोता रहेगा।

मूल्य इस बात से सिद्ध होता है कि मूल्यांकन रिपोर्ट लेजर से मेल खाए, और लागत निर्धारण का आधार एकरूपता से लागू हो। IAS 2 इन्वेंटरी को लागत और शुद्ध वसूली योग्य मूल्य में से कम पर मापता है, और लागत FIFO (पहले आओ, पहले जाओ) या भारित औसत आधार पर निर्धारित होती है, जो समान प्रकृति और उपयोग वाली इन्वेंटरी पर एकरूपता से लागू हो। IFRS के अंतर्गत LIFO की अनुमति नहीं है, हालाँकि US GAAP में वह अब भी उपलब्ध है। इसलिए मिलान को केवल यह नहीं दिखाना होता कि संख्याएँ मेल खाती हैं, बल्कि यह भी कि उन्हें बनाने में प्रयुक्त आधार वही है जो घोषित नीति है।

वर्क-इन-प्रोग्रेस (WIP) सबसे कठिन मामला है, और वही सबसे अधिक बार रोल-फ़ॉरवर्ड के सहारे समर्थित होता है। यदि आपका WIP शेष पिछले महीने, जमा जोड़ी गई लागतें, घटा आगे स्थानांतरित लागतों के रूप में निकाला जाता है, और वास्तव में क्या प्रगति में है इसका कोई स्वतंत्र माप नहीं है, तो वह शेष केवल एक दावा है। इसके लिए खुले कार्यों की सूची चाहिए, जिसमें अब तक की लागत हो, और जो लेजर से मेल खाए।

• साक्ष्य: मद-वार स्टॉक मूल्यांकन रिपोर्ट, अंतर सहित गिनती शीट, हाल की लागतों का समर्थन करने वाले क्रय इनवॉइस, धीमी गति वाली और अप्रचलित मदों पर साक्ष्य।
• सिद्ध करना होगा: मूल्यांकन का कुल लेजर से मेल खाता है, मात्राएँ गिनती से मेल खाती हैं, और लागत का आधार घोषित नीति के अनुरूप है।
• सिद्ध करना होगा: धीमी गति वाले, क्षतिग्रस्त या पुराने पड़ चुके स्टॉक के लिए शुद्ध वसूली योग्य मूल्य पर विचार किया गया है, और किसी भी राइट-डाउन का लिखित आधार है।
• चेतावनी संकेत: मूल्यांकन में ऋणात्मक मात्राएँ, जिनका अर्थ है कि निर्गम प्राप्ति से पहले पोस्ट हुए और लागत काल्पनिक है।
• चेतावनी संकेत: ट्रांज़िट में माल और कंसाइनमेंट स्टॉक का अनुबंध की शर्तों के बजाय अनुमान के आधार पर व्यवहार।

प्रीपेमेंट, जमा राशियाँ और अन्य देनदार

आगे खिसकाया गया अनुमान इन्हीं खातों में रहता है। ये अलग-अलग छोटे होते हैं, इन पर शायद ही ध्यान जाता है, और इन्हें ऐसी अनुसूचियों से समर्थित किया जाता है जिन्हें वित्त विभाग स्वयं रखता है, बिना किसी बाहरी स्रोत के। कई वर्षों में इनमें ऐसी मदें जमा हो जाती हैं जिन्हें कोई समझा नहीं सकता और कोई बट्टे खाते में भी नहीं डालेगा।

प्रीपेमेंट मिलान में हर मद के लिए आपूर्तिकर्ता, मूल इनवॉइस, कुल राशि, वह अवधि जिसे वह कवर करती है, अब तक रिलीज़ की गई राशि और शेष बची राशि सूचीबद्ध होनी चाहिए। हर पंक्ति किसी दस्तावेज़ तक खोजी जा सके। रिलीज़ की गणना अंकगणित हो, विवेक नहीं: सालाना बीमा प्रीमियम बारह बराबर हिस्सों में रिलीज़ होता है, जब तक कि ऐसा न करने का कोई कारण न हो। जब किसी मद का शेष शून्य हो जाए, तो उसे अनुसूची से हट जाना चाहिए, न कि अगले तीन साल तक शून्य पंक्ति के रूप में बने रहना चाहिए।

दी गई जमा राशियाँ अलग ही मामला हैं और नियमित रूप से ग़लत होती हैं। किराया जमा, बिजली-पानी की जमा, सीमा शुल्क बॉन्ड और आपूर्तिकर्ता जमा, सभी किसी और के पास रखी वसूली योग्य राशियाँ हैं, और इन्हें भरोसे पर आगे ले जाने के बजाय उस पक्ष के दस्तावेज़ से पुष्ट किया जाना चाहिए। चार साल पहले ख़ाली की गई संपत्ति की जमा परिसंपत्ति नहीं है; वह एक व्यय है जिसे कभी मान्यता नहीं दी गई।

• साक्ष्य: हर प्रीपेड मद के मूल इनवॉइस, कवर अवधि बताने वाले अनुबंध, जमा की पुष्टि या लीज़ दस्तावेज़।
• सिद्ध करना होगा: हर पंक्ति किसी दस्तावेज़ तक खोजी जा सकती है, और रिलीज़ की गणना कवर अवधि के आधार पर शुद्ध अंकगणित है।
• चेतावनी संकेत: ऐसी पंक्ति जिसमें केवल आपूर्तिकर्ता का नाम हो, न इनवॉइस संदर्भ, न कवर अवधि।
• चेतावनी संकेत: अन्य देनदारों का ऐसा शेष जो हर महीने छोटी-छोटी राशियों से बदलता है और कभी बड़ी राशि से नहीं, जो समाधान के बजाय केवल पोस्टिंग का संकेत है।

स्थायी परिसंपत्तियाँ (फ़िक्स्ड एसेट्स)

फ़िक्स्ड एसेट रजिस्टर ही मिलान है। रजिस्टर के अनुसार लागत, संचित मूल्यह्रास और शुद्ध बही मूल्य संबंधित लेजर खातों के बराबर होने चाहिए, और कुल योग में नहीं बल्कि परिसंपत्ति-वर्ग के अनुसार। कुल में मेल खाना अलग-अलग वर्गों की दो परस्पर काटती त्रुटियों को छिपा सकता है, और चूँकि वर्गों की मूल्यह्रास दरें अलग होती हैं, इसलिए त्रुटि बढ़ती जाती है।

वर्ष की हलचलों का अपना प्रमाण चाहिए: परिवर्धन क्रय इनवॉइस और पूंजीकरण नीति तक खोजे जाएँ, निपटान बिक्री दस्तावेज़ तक, निपटान पर लाभ या हानि की गणना के साथ, वर्गों के बीच स्थानांतरण समझाए जाएँ, और मूल्यह्रास प्रभार उस राशि से मेल खाए जो रजिस्टर ने गणना की, न कि उससे जो पोस्ट की गई। यह अंतिम जाँच आश्चर्यजनक संख्या में त्रुटियाँ पकड़ती है, क्योंकि हाथ से पोस्ट की गई मूल्यह्रास जर्नल और रजिस्टर द्वारा गणना किया गया प्रभार पहली बार किसी के राउंड करते ही चुपचाप अलग हो जाते हैं।

IAS 16 अपेक्षा करता है कि किसी परिसंपत्ति के अलग-अलग उपयोगी जीवन वाले महत्वपूर्ण भागों का मूल्यह्रास अलग से किया जाए, और उपयोगी जीवन, अवशिष्ट मूल्य तथा मूल्यह्रास पद्धति की कम से कम वार्षिक समीक्षा हो। जो मिलान कभी यह प्रश्न नहीं उठाता कि रजिस्टर की दरें अब भी परिसंपत्तियों के उपयोग को दर्शाती हैं या नहीं, वह पूर्ण है पर बेकार है। पूरी तरह मूल्यह्रासित पर अब भी उपयोग में आ रही परिसंपत्तियाँ इसका सामान्य संकेत हैं कि समीक्षा नहीं हो रही।

कैपिटल वर्क-इन-प्रोग्रेस (CWIP) के साथ भी इन्वेंटरी के WIP जैसा ही व्यवहार होना चाहिए। यह परियोजनाओं की सूची हो, अब तक की लागत सहित, हर एक इनवॉइस तक खोजी जा सके, और पूरा होने की अपेक्षित तिथि घोषित हो। तीन साल से CWIP में पड़ी परियोजना या तो पूरी नहीं होगी, तब उसकी क्षति (इम्पेयरमेंट) का आकलन होना चाहिए, या वह पूरी हो चुकी है और किसी ने उसे स्थानांतरित नहीं किया, तब पूरे समय मूल्यह्रास कम दिखाया गया है।

• साक्ष्य: वर्ग-वार फ़िक्स्ड एसेट रजिस्टर, परिवर्धनों के क्रय इनवॉइस, निपटान दस्तावेज़, मूल्यह्रास की गणना।
• सिद्ध करना होगा: लागत, संचित मूल्यह्रास और शुद्ध बही मूल्य के लिए रजिस्टर वर्ग-वार लेजर से मेल खाता है।
• सिद्ध करना होगा: हर परिवर्धन पूंजीकरण नीति पर खरा उतरा, और हर निपटान ने लागत और संचित मूल्यह्रास, दोनों को हटाया।
• चेतावनी संकेत: पूरी तरह मूल्यह्रासित पर अब भी उपयोग में आ रही परिसंपत्तियों की बड़ी संख्या, जो बताती है कि उपयोगी जीवन की समीक्षा नहीं हो रही।
• चेतावनी संकेत: रजिस्टर में ऐसी परिसंपत्तियाँ जो भौतिक रूप से अब मौजूद नहीं हैं, और यही कारण है कि समय-समय पर भौतिक सत्यापन करना सार्थक है।

व्यापारिक देय और उपार्जित व्यय

देय खातों का मिलान देय की एजिंग सूची से उसी तरह होता है जैसे प्राप्य का, और उनमें भी मैन्युअल जर्नल के सबलेजर को दरकिनार करने का वही जोखिम होता है। अंतर जोखिम की दिशा में है। प्राप्य अक्सर बढ़े हुए दिखते हैं क्योंकि वसूल न होने वाली मदें बहुत देर तक रखी जाती हैं। देय अक्सर कम दिखते हैं, क्योंकि कोई देय ग़ायब इसी तरह होता है कि इनवॉइस कभी दर्ज ही नहीं हुआ, और लेजर में कुछ भी आपको उस दस्तावेज़ के बारे में नहीं बताएगा जो आपके पास है ही नहीं।

इसलिए देय के लिए पूर्णता ही केंद्रीय प्रश्न है, और यह लेजर से बाहर देखकर सिद्ध होती है। आपूर्तिकर्ता स्टेटमेंट सबसे मज़बूत उपलब्ध साक्ष्य हैं और उनका कम उपयोग होता है: आपूर्तिकर्ता का स्टेटमेंट बताता है कि उसके हिसाब से आप पर कितना बकाया है, और उससे मिलान करने पर वे इनवॉइस मिलते हैं जो आपको कभी मिले ही नहीं। दूसरी जाँच अदर्ज देनदारियों की खोज है, यानी रिपोर्टिंग तिथि के बाद किए गए भुगतानों की समीक्षा करना और हर एक के लिए पूछना कि क्या वह लागत अभी बंद हुई अवधि की थी।

उपार्जित व्यय इसका दर्पण-रूप हैं और कठिन आधा हिस्सा, क्योंकि उनका कोई सबलेजर नहीं होता। हर उपार्जन का लिखित आधार होना चाहिए: अनुबंध दर और उपार्जित दिन, खुले क्रय आदेश का मूल्य घटा प्राप्त इनवॉइस, उपयोग रिपोर्ट, शुल्क तालिका। प्राप्त माल जिसका इनवॉइस नहीं आया (GRNI) अनुमानित नहीं, सिस्टम-आधारित होना चाहिए, यानी उन प्राप्तियों से निकला हो जिनका कोई मिलान किया हुआ इनवॉइस नहीं है। जिस उपार्जन का आधार पिछला महीना और थोड़ा-सा ऊपर हो, वह किसी भी चीज़ का मिलान नहीं है।

• साक्ष्य: देय की एजिंग सूची, आपूर्तिकर्ता स्टेटमेंट, अवधि-समाप्ति के बाद के भुगतानों की सूची, उपार्जनों का समर्थन करने वाले अनुबंध और क्रय आदेश।
• सिद्ध करना होगा: सूची कंट्रोल अकाउंट से मेल खाती है, और महत्वपूर्ण आपूर्तिकर्ता शेष आपूर्तिकर्ता स्टेटमेंट से मेल खाते हैं।
• सिद्ध करना होगा: हर उपार्जन का घोषित आधार और घोषित रिलीज़ है, और पुराने पड़े उपार्जनों पर प्रश्न उठाया गया है।
• चेतावनी संकेत: देय में डेबिट शेष, जो आमतौर पर बिना मिलान के भुगतान, दोहरे भुगतान या ग़ायब क्रेडिट नोट होते हैं।
• चेतावनी संकेत: कुछ अवधियों से अधिक समय तक एक ही राशि पर रखा गया उपार्जन, जिसका आमतौर पर अर्थ है कि मूल इनवॉइस आ चुका है और कहीं और पोस्ट हो गया है।

VAT और कर कंट्रोल अकाउंट

VAT कंट्रोल अकाउंट बैलेंस शीट के उन गिने-चुने खातों में से है जिनका एक बाहरी, दिनांकित और कानूनी रूप से बाध्यकारी प्रतिपक्ष है: आपके द्वारा दाखिल रिटर्न। मिलान में अवधि के लिए खाते की हलचल की तुलना रिटर्न से, और अंतिम शेष की तुलना प्राधिकरण को देय या उससे वसूली योग्य राशि से की जाती है। अंतरों को पहचानी गई मदों से समझाना होगा, किसी राउंडिंग सहनसीमा से नहीं।

एक दूसरी, स्वतंत्र जाँच हर अवधि में करने योग्य है और शायद ही कभी की जाती है। लेजर का आउटपुट टैक्स लीजिए और उसे लेजर की मानक-दर वाली बिक्री से भाग दीजिए। अनुपात शून्य-दर, छूट प्राप्त और दायरे से बाहर की गतिविधि को ध्यान में रखते हुए मानक दर के आसपास होना चाहिए। इनपुट टैक्स के लिए ख़रीद के सापेक्ष यही कीजिए। जब ये अनुपात खिसकते हैं, तो कारण लगभग हमेशा ग़लत प्रकार के लेन-देन पर लगाया गया टैक्स कोड होता है, और वह त्रुटि दो फ़ाइलिंग के बीच चुपचाप जमा होती रहती है, क्योंकि कंट्रोल अकाउंट का शेष फिर भी एक विश्वसनीय-सी राशि दिखता है।

सऊदी अरब में मानक VAT दर 15 प्रतिशत है, रिटर्न ZATCA के पास दाखिल होते हैं, और ई-इनवॉइसिंग की अपेक्षाओं का अर्थ है कि इनवॉइस डेटा स्वयं एक निर्धारित संरचना में भेजा जाता है। इससे मिलान का दाँव और बढ़ जाता है: रिटर्न, लेजर और भेजा गया इनवॉइस डेटा, तीनों एक ही लेन-देनों का वर्णन करते हैं, और इनमें से किन्हीं दो का असहमत होना एक निष्कर्ष (फ़ाइंडिंग) है। यही सिद्धांत हर उस जगह लागू होता है जहाँ लेन-देन-स्तर की रिपोर्टिंग आवश्यक है, और ऐसे क्षेत्राधिकारों की संख्या बढ़ती जा रही है।

कॉर्पोरेट टैक्स, विदहोल्डिंग टैक्स और कोई भी स्थानीय शुल्क इसी तर्क पर चलते हैं: हर दायित्व के लिए एक कंट्रोल अकाउंट, जिसका मिलान दाखिल रिटर्न और भुगतान से हो, और आस्थगित कर (डेफ़र्ड टैक्स) की स्थिति रोल-फ़ॉरवर्ड के बजाय अस्थायी अंतरों की अनुसूची से समर्थित हो। डेफ़र्ड टैक्स विशेष रूप से ऐसा खाता है जहाँ शेष अक्सर केवल इसलिए वही होता है क्योंकि वह पहले से वही था।

• साक्ष्य: दाखिल रिटर्न, भुगतान या रिफ़ंड की पुष्टि, रिटर्न का समर्थन करने वाली कर लेन-देन सूची।
• सिद्ध करना होगा: खाते की हलचल रिटर्न से मेल खाती है, और अंतिम शेष देय या दावा की गई राशि से मेल खाता है।
• सिद्ध करना होगा: लेजर से निकलने वाली प्रभावी कर दर मानक-दर, शून्य-दर और छूट प्राप्त गतिविधि के मिश्रण के अनुरूप है।
• चेतावनी संकेत: ऐसा शेष जो भुगतान के बाद कभी पूरी तरह क्लियर नहीं होता, जो बताता है कि पिछली अवधि के अंतर सुधारे नहीं गए बल्कि समाहित कर लिए गए।

पेरोल देनदारियाँ

पेरोल कई देनदारियाँ पैदा करता है जो अलग-अलग चक्रों में क्लियर होती हैं, और उन्हें एक शुद्ध शेष मान लेना ही पेरोल खातों के भटकने का कारण है। कर्मचारियों को देय शुद्ध वेतन, काटी गई और किसी प्राधिकरण को देय वैधानिक कटौतियाँ, नियोक्ता अंशदान, और उपार्जित अवकाश, ये चार अलग दायित्व हैं, जिनके चार अलग प्रतिपक्ष और चार अलग क्लियरिंग पैटर्न हैं।

पहले तीन अल्प-चक्र वाले हैं और हर भुगतान रन के कुछ ही दिनों में शून्य पर क्लियर हो जाने चाहिए। यदि ऐसा नहीं होता, तो या तो पेरोल जर्नल पेरोल रिपोर्ट से मेल नहीं खा रही, या भुगतान उपार्जन वाले खाते के बजाय किसी दूसरे खाते में पोस्ट हुआ। दोनों को ढूँढ़ना आसान है और छोड़ देना भी आसान, यही कारण है कि पेरोल क्लियरिंग खातों में इतनी बार एक छोटा स्थायी शेष पड़ा रहता है जिसे सिस्टम लागू होने के बाद से किसी ने देखा नहीं।

उपार्जित अवकाश अलग है। यह उस अवकाश की लागत का अनुमान है जो कर्मचारियों ने अर्जित किया है पर लिया नहीं, और इसके लिए रिपोर्टिंग तिथि के अनुसार प्रति कर्मचारी अवकाश शेष और प्रति अवकाश दिवस लागत, दोनों चाहिए। जहाँ सेवा-समाप्ति या ग्रेच्युटी के दायित्व लागू होते हैं, जैसा कि पूरे खाड़ी क्षेत्र में है, वहाँ भी यही सिद्धांत लंबी अवधि और अधिक मान्यताओं के साथ लागू होता है: गणना पेरोल के प्रतिशत के रूप में अनुमानित करने के बजाय वैधानिक पात्रता सूत्र के अनुसार, वास्तविक सेवा तिथियों पर चलाई जानी चाहिए। सिस्टम सेवा तिथियाँ और अवकाश शेष रख सकता है; मूल्यांकन की मान्यताएँ तैयार करने वाले की ज़िम्मेदारी रहती हैं, और इस प्रकार के महत्वपूर्ण दायित्वों पर आमतौर पर विशिष्ट एक्चुअरियल या विशेषज्ञ राय ली जाती है।

• साक्ष्य: हर रन की पेरोल रिपोर्ट, वैधानिक फ़ाइलिंग की पुष्टि, भुगतान रिकॉर्ड, प्रति कर्मचारी अवकाश शेष रिपोर्ट, सेवा तिथियाँ।
• सिद्ध करना होगा: हर अल्प-चक्र देनदारी संबंधित भुगतान के बाद शून्य पर क्लियर हुई।
• सिद्ध करना होगा: अवकाश और सेवा-समाप्ति उपार्जन की गणना किसी प्रतिशत से नहीं, वास्तविक शेषों और सेवा तिथियों से की गई है।
• चेतावनी संकेत: पेरोल क्लियरिंग खाते में एक स्थायी छोटा शेष, जो राउंडिंग नहीं बल्कि एक अनखोजा अंतर है।

इक्विटी, रिज़र्व और प्रतिधारित आय

इक्विटी खाते कम ही हिलते हैं, और ठीक इसी कारण उनका मिलान ख़राब होता है। शेयर पूंजी का मिलान संस्थापन दस्तावेज़ों और शेयर रजिस्टर से होना चाहिए, केवल पिछले साल की राशि से नहीं। शेयर प्रीमियम, जहाँ स्थानीय कानून अपेक्षा करे वहाँ वैधानिक रिज़र्व, और कोई भी पुनर्मूल्यांकन या रूपांतरण रिज़र्व, हर एक का घोषित आधार और उन्हें बनाने वाले लेन-देनों का रिकॉर्ड होना चाहिए।

प्रतिधारित आय (रिटेन्ड अर्निंग्स) वह खाता है जिसका सबसे अधिक दुरुपयोग होता है, क्योंकि यही वह जगह है जहाँ कोई अस्पष्ट अंतर पोस्ट करके कभी प्रश्न के घेरे में नहीं आता। मिलान सीधा है: प्रारंभिक प्रतिधारित आय, जमा रिपोर्ट किया गया अवधि का लाभ या हानि, घटा घोषित वितरण, बराबर अंतिम प्रतिधारित आय। उस खाते में दिखने वाली कोई भी दूसरी चीज़ पूर्व-अवधि समायोजन है, और पूर्व-अवधि समायोजन एक प्रकटीकरण योग्य घटना है जिसका कारण होता है, वह कोई प्लग नहीं है।

यह वह बिंदु है जहाँ रोल-फ़ॉरवर्ड वैध रूप से मिलान है, बशर्ते उसके भीतर की हर हलचल पहचानी और समर्थित हो। यहाँ के वैध रोल-फ़ॉरवर्ड और अन्यत्र के अवैध रोल-फ़ॉरवर्ड में अंतर यह है कि इक्विटी की हलचलें अलग-अलग, दस्तावेज़ित घटनाएँ होती हैं जिनके पीछे बोर्ड या शेयरधारकों की स्वीकृति होती है। यदि प्रतिधारित आय की कोई हलचल किसी प्रस्ताव, घोषित लाभांश या रिपोर्ट किए गए परिणाम तक नहीं खोजी जा सकती, तो उसे वहाँ नहीं होना चाहिए।

• साक्ष्य: शेयर रजिस्टर और संस्थापन दस्तावेज़, बोर्ड और शेयरधारकों के प्रस्ताव, लाभांश घोषणाएँ, पिछले वर्ष के हस्ताक्षरित वित्तीय विवरण।
• सिद्ध करना होगा: प्रारंभिक शेष अंतिम हस्ताक्षरित वित्तीय विवरणों से मेल खाते हैं, केवल लेजर से नहीं।
• सिद्ध करना होगा: हर हलचल किसी पहचानी गई, स्वीकृत घटना के अनुरूप है।
• चेतावनी संकेत: वर्ष के दौरान प्रतिधारित आय में कोई भी पोस्टिंग जो क्लोज़िंग प्रविष्टि या स्वीकृत वितरण न हो।

इसे एक अनुशासन के रूप में चलाना

मिलान का एक कार्यक्रम किसी भी एक मिलान से अधिक मूल्यवान है, क्योंकि वही शांत खातों को वर्षों तक बिना जाँचे रहने से रोकता है। कार्यक्रम बैलेंस शीट के हर खाते की सूची है, जिसमें एक स्वामी, एक आवृत्ति, आवश्यक साक्ष्य, और एक ऐसा समीक्षक हो जो तैयार करने वाला न हो। जो खाते महत्वपूर्ण या अस्थिर हैं, उनका मिलान मासिक होता है। जो खाते छोटे और स्थिर हैं, वे त्रैमासिक हो सकते हैं, बशर्ते यह किसी ने तय किया हो, न कि डिफ़ॉल्ट रूप से ऐसा हो गया हो।

दो नियम तय करते हैं कि कार्यक्रम काम करेगा या केवल फ़ाइलें बनाएगा। पहला, कोई मिलान तब तक पूरा नहीं है जब तक उसमें कोई अस्पष्ट अंतर है, वह कितना भी छोटा हो; अस्पष्ट राशियों के लिए सहनसीमा लगभग तुरंत एक स्थायी शेष बन जाती है। दूसरा, एजिंग रिपोर्ट की जाए, ताकि छह अवधियों से मिलान में चली आ रही मद ऐसी ही दिखे। अधिकांश मिलान विफलताएँ ग़लत आँकड़े नहीं होतीं। वे उन मदों के सही आँकड़े होती हैं जिन्हें सुलझ जाना चाहिए था और जो इसके बजाय आगे ले जाई गईं।

Skyline Nexus वे सहायक सूचियाँ तैयार कर सकता है जिन पर ये मिलान निर्भर हैं: प्राप्य और देय की एजिंग, फ़िक्स्ड एसेट रजिस्टर, स्टॉक मूल्यांकन और कर लेन-देन का विवरण, जो उन लेजर शेषों से जुड़े हों जिनका वे समर्थन करते हैं। यह इस बारे में एक कथन है कि सिस्टम क्या रख और तैयार कर सकता है। यह कथन नहीं है कि आपकी बैलेंस शीट सही है। कोई भी सॉफ़्टवेयर खातों को सही नहीं बनाता, और कोई शेष वसूली योग्य, पूर्ण या उचित रूप से प्रस्तुत है या नहीं, यह निर्णय तैयार करने वाले का है और ऑडिटर उसकी जाँच करता है।

यदि आप इस गाइड से एक आदत लें, तो परखने वाला अभ्यास लें: अपनी बैलेंस शीट को खाता-दर-खाता देखिए और लिखिए कि कल माँगे जाने पर आप क्या साक्ष्य देंगे। जिन खातों का ईमानदार उत्तर वित्त विभाग द्वारा स्वयं रखी गई अनुसूची है, जिसके पीछे कोई बाहरी या सिस्टम-आधारित स्रोत नहीं, वही आपका जोखिम हैं। वे आमतौर पर छोटे होते हैं, आमतौर पर पुराने होते हैं, और चौंकाने वाली बातें वहीं होती हैं।

• हर खाते का एक नामित स्वामी, और एक समीक्षक जिसने उसे तैयार नहीं किया।
• हर खाते की घोषित आवृत्ति और घोषित साक्ष्य, जो तय किए गए हों, विरासत में न मिले हों।
• कोई अस्पष्ट अंतर आगे नहीं ले जाया जाता, और मिलान मदें उम्र के अनुसार रिपोर्ट होती हैं।
• पिछली अवधि का मिलान सुरक्षित रखा जाए, ताकि आगे ले जाई गई मद स्पष्ट रूप से आगे ले जाई गई दिखे।
• अप्राप्य घोषित हो चुकी मदों को स्वीकृति के साथ बट्टे खाते में डालने का रास्ता, ताकि पुरानी मदें वास्तव में हट सकें।