تسوية أرصدة الميزانية العمومية

ما المقصود فعلاً بأن الرصيد مُسوّى

يكون رصيد الميزانية العمومية مُسوّى حين تستطيع أن تقدّم، في تاريخ التقرير، البنود التي يتكوّن منها، وحين يساوي مجموع هذه البنود الرصيد. هذا هو الاختبار كله. ليس أن يبدو الحساب معقولاً، ولا أن يطابق رصيد الشهر الماضي مضافاً إليه الحركة، ولا أن يتوازن ميزان المراجعة. بل قائمة بنود مجموعها يساوي الرصيد، وكل بند منها تستطيع إسناده بدليل.

هذا التعريف أشد صرامة من الممارسة الشائعة، وهذا مقصود. فنسبة كبيرة مما يُحفظ على أنه تسوية ليست في حقيقتها سوى إثبات للحركة: الرصيد الافتتاحي مضافاً إليه ما رُحّل يساوي الرصيد الختامي. وهذه عملية حسابية يضمنها دفتر الأستاذ من تلقاء نفسه، فلا تؤكد شيئاً عن صحة الرصيد الافتتاحي أصلاً، وستظل تحمل خطأً عمره عشر سنوات إلى ما لا نهاية دون أن تفشل مرة واحدة.

ويكتسب هذا الفرق أهميته القصوى في الحسابات التي لا ينظر إليها أحد. فالذمم المدينة تحظى بالاهتمام لأن العملاء يعترضون، والنقد يحظى به لأن البنك يصدر كشفاً. أما الحسابات التي تتراكم فيها الأخطاء فهي الحسابات الهادئة: المدينون الآخرون، والدائنون الآخرون، والمصروفات المستحقة، والتأمينات المدفوعة، والأرصدة المتنوعة. وهذه تُسند في الغالب بترحيل من الفترة السابقة، وهذا الترحيل هو ما أبقى الخطأ حياً.

يتناول ما تبقى من هذا الدليل بنود الميزانية العمومية فئةً فئة، ويبيّن لكل فئة ما الدليل الذي يسندها، وما الذي يجب أن تثبته تسويتها. ونفترض أن آليات دفتر الأستاذ العام التي تنتج هذه الأرصدة معروفة، فموضوعنا هو إثبات صحة الأرصدة لا طريقة إنتاجها.

ثلاثة أنواع من التسوية، ونوع رابع هو مجرد تخمين

لا توجد إلا ثلاث طرق لإثبات رصيد حساب في الميزانية العمومية، ومعرفتك بالطريقة التي تتبعها تخبرك بمقدار الاطمئنان الذي تمنحه.

والفخ أن الترحيل يمكن أن يُلبس ثوب الإثبات. فجدول مصروفات مدفوعة مقدماً يسرد أربعة بنود بإطفاءات شهرية يبدو قائمة تفصيلية. لكن إذا كانت البنود الأربعة منقولة من جدول بيانات منقول هو الآخر، ولم يتتبع أحد أياً منها إلى فاتورة منذ سنوات، فهو ترحيل مقسّم على أسطر. والاختبار هو هل يمكن تتبع كل سطر إلى مستند مصدري، لا هل توجد أسطر.

وهذه طريقة عملية لتقييم تسوياتك بنفسك: اكتب لكل حساب في الميزانية العمومية الدليل الذي ستقدمه لو طلبه المراجع غداً. وحيثما كان الجواب الصادق جدولاً تحتفظ به الإدارة المالية دون مصدر خارجي أو نظامي يقف خلفه، فذلك الحساب غير مُثبت مهما كان الجدول مرتباً.

• المطابقة مع طرف ثالث مستقل. يُقارن الرصيد بكشف يصدره طرف من خارج المنشأة: بنك أو مُقرض أو جهة ضريبية أو مورّد. وهذه أقوى الطرق، لأن الطرف المقابل لا مصلحة له في مجاراة خطئك.
• الإثبات بقائمة تفصيلية. يُقارن الرصيد بقائمة فرعية مستخرجة من تفاصيل المعاملات: تقرير أعمار الذمم المدينة، أو سجل الأصول الثابتة، أو تقييم المخزون، أو مستحقات أوامر الشراء المفتوحة. وهي طريقة قوية بشرط أن تُستخرج القائمة مستقلة عن رصيد دفتر الأستاذ لا مشتقة منه.
• الترحيل من رصيد سابق. الرصيد الافتتاحي مضافاً إليه الحركات يساوي الرصيد الختامي. وهذا يثبت الحساب ولا شيء غيره. إنه عرض صحيح للحركة، لكنه ليس إثباتاً للرصيد.

النقد والبنوك

النقد أسهل الفئات تسويةً على النحو الصحيح وأقلها عذراً في الخطأ، لأن الدليل خارجي ويصلك دون أن تطلبه. تقارن التسوية رصيد دفتر الأستاذ برصيد كشف الحساب البنكي، وتفسّر كل فرق ببند محدد سيُسوّى خلال دورة اعتيادية.

وما يُضعف تسوية النقد ليس الحساب البنكي نفسه في العادة، بل الحسابات المعادلة للنقد المحيطة به والتي تُعامَل كأمر ثانوي. فالعهدة النقدية تحتاج إلى جرد فعلي وسجل موقّع، لا إلى رصيد. والصناديق تحتاج إلى تسوية يومية بين المتحصلات والمبالغ المودعة في البنك، مع تسجيل الفرق لا امتصاصه. وحسابات تسوية البطاقات وبوابات الدفع تحتاج إلى مطابقة مع كشف البوابة، لأن الفرق بين ما دفعه العملاء وما سُوّي فعلاً يتكوّن من رسوم ومبالغ مستردة ونزاعات مدفوعات، وكلها تكاليف حقيقية تصل دون فاتورة.

وتدخل في هذا النقاش أيضاً حسابات السحب على المكشوف والتسهيلات المتجددة، وإن كانت تقع في الجانب الآخر من الميزانية العمومية. فهي تُسوّى بالطريقة نفسها مع كشف المُقرض، والفوائد المستحقة عليها مصروف مستحق ينبغي حسابه من شروط التسهيل لا تقديره.

• الدليل: كشف الحساب البنكي، وتقرير تسوية البوابة، وشهادة جرد النقد، وقراءات إقفال الصناديق (Z).
• ما يجب إثباته: أن كل فرق بند محدد، له تاريخ وسبب لعدم تسويته بعد.
• إشارة تحذير: بنود تسوية أقدم من دورة التسوية المعتادة، أو فرق متبقٍ يوصف بأنه فرق توقيت.
• إشارة تحذير: مطابقات تتم على أساس المبلغ وحده، فتقرن بين بنود لا علاقة بينها لمجرد تساوي قيمتها.

الذمم المدينة التجارية

ينبغي أن يساوي حساب مراقبة الذمم المدينة إجمالي قائمة أعمار الذمم المدينة، فاتورةً فاتورة. هذه هي التسوية. وأي مبلغ يظهر في حساب المراقبة ولا يظهر في القائمة هو قيد يومية تجاوز الدفتر المساعد، وهو السبب الأكثر شيوعاً على الإطلاق لفروق الذمم المدينة.

لكن المطابقة مع الدفتر المساعد ليست إلا نصف العمل، لأن الدفتر المساعد قد يطابق تماماً بينما الرصيد غير قابل للتحصيل. والسؤال الثاني هو القياس: هل سيُحصَّل كل مبلغ من هذه المبالغ؟ وهنا يؤدي تحليل الأعمار عمله الحقيقي. ففاتورة عمرها أكثر من سنة، بلا أي سداد ولا أي مراسلات بشأن نزاع، ليست ذمة مدينة بأي معنى حقيقي، والاستمرار في إظهارها بكامل قيمتها يضخّم الأصول والأرباح معاً.

والأرصدة الدائنة داخل الذمم المدينة تستحق اهتماماً مستقلاً. فحساب العميل الدائن يعني إما دفعة زائدة، أو دفعة تحت الحساب لم تُطابق بعد، أو إشعار دائن صدر دون فاتورة يقابلها. ومقاصّة هذه الأرصدة مع الأرصدة المدينة لعملاء آخرين، وهو ما يحدث تلقائياً حين يُفحص إجمالي حساب المراقبة وحده، تُظهر الذمم المدينة والتزام الرد كليهما بأقل من حقيقتهما. ومعظم الأطر المحاسبية تشترط عرض الاثنين منفصلين حيث لا تجوز المقاصة بينهما قانوناً.

وعن المخصص نفسه: تتطلب نماذج الخسائر الائتمانية المتوقعة وفق المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية (IFRS) تقديراً استشرافياً بدلاً من انتظار التعثر، ويتفاوت مستوى التعقيد المتوقع بحسب حجم المنشأة وطبيعتها. أما ما يسري على الجميع فهو أن يُشتق المخصص من الأعمار الفعلية وتاريخ التحصيل الفعلي، وأن يُوثّق هذا الاشتقاق كتابةً. والحكم في ذلك يعود إلى مُعدّ القوائم؛ أما النظام فيستطيع توفير الأعمار وتاريخ السداد الذي يستند إليه.

• الدليل: قائمة أعمار الذمم المدينة حسب العميل والفاتورة، والمقبوضات النقدية بعد تاريخ التقرير، والمراسلات بشأن البنود المتنازع عليها.
• ما يجب إثباته: أن القائمة تطابق حساب المراقبة، وأن كل بند متقادم إما قابل للتحصيل وإما مُكوَّن له مخصص.
• ما يجب إثباته: أن المقبوضات غير المخصصة قد طوبقت أو حُدد أصحابها، لا أنها تُركت رصيداً دائناً مجمّعاً.
• إشارة تحذير: مخصص محسوب بنسبة ثابتة لم تتغير منذ سنوات، بينما تغيّر توزيع أعمار الذمم.

المخزون

لتسوية المخزون ساقان مستقلتان، واجتياز إحداهما لا يقول شيئاً عن الأخرى. الأولى هي الكمية: هل يرى النظام أنك تملك ما تملكه فعلياً؟ والثانية هي القيمة: هل التكلفة المرتبطة بهذه الكميات صحيحة، وهل ما زالت دون صافي القيمة القابلة للتحقق؟

الكمية تُثبت بالجرد. والجرد الكامل في تاريخ التقرير هو الجواب التقليدي؛ أما الجرد الدوري، حيث يُجرد كل صنف وفق جدول متجدد وتُجرد الأصناف عالية القيمة أو كثيرة الحركة بتواتر أعلى، فهو أفضل في العادة لأنه يكتشف الأخطاء قريباً من وقت وقوعها. وفي الحالتين، المهم أن تُفحص فروق الجرد لا أن تُرحّل. فقيد تسوية الجرد لا يجيب عن أي سؤال؛ إنه يسجل أن المخزون ناقص دون أن يقول لماذا، والمنشأة التي تسوّي دون أن تتحقق ستظل تفقد المخزون نفسه.

والقيمة تُثبت بمطابقة تقرير التقييم لدفتر الأستاذ، وبتطبيق أساس التكلفة باتساق. يقيس معيار المحاسبة الدولي IAS 2 المخزون بالتكلفة أو صافي القيمة القابلة للتحقق أيهما أقل، مع تحديد التكلفة وفق طريقة الوارد أولاً صادر أولاً (FIFO) أو المتوسط المرجح، وتطبيقها باتساق على المخزون المتماثل في طبيعته واستخدامه. ولا يُسمح بطريقة الوارد أخيراً صادر أولاً (LIFO) وفق المعايير الدولية، وإن ظلت متاحة وفق المبادئ المحاسبية الأمريكية (US GAAP). ولذلك يجب أن تُظهر التسوية لا أن الأرقام متطابقة فحسب، بل أن الأساس الذي أنتجها هو السياسة المعلنة.

والإنتاج تحت التشغيل هو الحالة الأصعب والأكثر اعتماداً على الترحيل. فإذا كان رصيده يُحسب على أنه رصيد الشهر الماضي مضافاً إليه التكاليف المضافة ناقصاً التكاليف المحوّلة، دون أي قياس مستقل لما هو قيد التنفيذ فعلاً، فهذا الرصيد مجرد ادعاء. إنه يحتاج إلى قائمة بأوامر العمل المفتوحة وتكاليفها حتى تاريخه، مطابقة لدفتر الأستاذ.

• الدليل: تقرير تقييم المخزون حسب الصنف، وأوراق الجرد مع الفروق، وفواتير الشراء التي تسند التكاليف الحديثة، والأدلة الخاصة بالأصناف بطيئة الحركة والمتقادمة.
• ما يجب إثباته: أن إجمالي التقييم يطابق دفتر الأستاذ، وأن الكميات تطابق الجرد، وأن أساس التكلفة يطابق السياسة المعلنة.
• ما يجب إثباته: أن صافي القيمة القابلة للتحقق قد نُظر فيه للمخزون بطيء الحركة أو التالف أو المستبدَل، مع أساس مكتوب لأي تخفيض.
• إشارة تحذير: كميات سالبة في التقييم، ومعناها أن عمليات صرف رُحّلت قبل عمليات الاستلام وأن التكلفة وهمية.
• إشارة تحذير: البضاعة في الطريق وبضاعة الأمانة تُعالَج بالافتراض لا وفق شروط العقد.

المصروفات المدفوعة مقدماً والتأمينات والمدينون الآخرون

هذه هي الحسابات التي يسكنها التخمين المُرحَّل. فهي صغيرة كلٌّ على حدة، ونادراً ما تلفت الانتباه، وتسندها جداول تحتفظ بها الإدارة المالية بنفسها دون مصدر خارجي. وعلى مر السنين تتراكم فيها بنود لا يستطيع أحد تفسيرها ولا يجرؤ أحد على شطبها.

ينبغي أن تسرد تسوية المصروفات المدفوعة مقدماً لكل بند: المورّد، والفاتورة الأصلية، والمبلغ الإجمالي، والفترة التي يغطيها، والمبلغ المُطفأ حتى تاريخه، والرصيد المتبقي. ويجب أن يُتتبع كل سطر إلى مستند. وحساب الإطفاء عملية حسابية لا اجتهاد: فقسط التأمين السنوي يُطفأ على اثني عشر جزءاً متساوياً ما لم يكن هناك سبب لغير ذلك. وحين يبلغ الرصيد المتبقي لبند ما صفراً، ينبغي أن يخرج من الجدول لا أن يبقى سطراً صفرياً ثلاث سنوات أخرى.

أما التأمينات المدفوعة فأمرها مختلف، وهي خاطئة بصورة معتادة. فتأمينات الإيجار وتأمينات المرافق وضمانات الجمارك وتأمينات الموردين كلها مبالغ قابلة للاسترداد يحتفظ بها طرف آخر، وينبغي تأكيدها بمستند من ذلك الطرف لا حملها ثقةً. فتأمين عقار أُخلي قبل أربع سنوات ليس أصلاً؛ إنه مصروف لم يُعترف به قط.

• الدليل: الفواتير الأصلية لكل بند مدفوع مقدماً، والعقود التي تحدد الفترة المشمولة، وتأكيدات التأمينات أو مستندات الإيجار.
• ما يجب إثباته: أن كل سطر يُتتبع إلى مستند، وأن حساب الإطفاء عملية حسابية مقابل الفترة المشمولة.
• إشارة تحذير: بند لا يصفه إلا اسم مورّد، دون رقم فاتورة ودون فترة مشمولة.
• إشارة تحذير: رصيد مدينين آخرين يتغير بمبالغ صغيرة كل شهر ولا يتغير بمبالغ كبيرة أبداً، وهذا يوحي بالترحيل لا بالمعالجة.

الأصول الثابتة

سجل الأصول الثابتة هو التسوية بعينها. فالتكلفة ومجمع الاستهلاك وصافي القيمة الدفترية وفق السجل يجب أن تساوي حسابات دفتر الأستاذ المقابلة، فئةً فئة لا بالإجمالي. فالمطابقة بالإجمالي قد تخفي خطأين متعاكسين في فئتين مختلفتين، ولأن لكل فئة معدل استهلاك مختلفاً فإن الخطأ يتضاعف.

وحركات السنة تحتاج إلى إثبات خاص بها: الإضافات تُتتبع إلى فواتير الشراء وإلى سياسة الرسملة، والاستبعادات تُتتبع إلى مستند بيع مع حساب الربح أو الخسارة من الاستبعاد، والتحويلات بين الفئات تُفسَّر، ومصروف الاستهلاك يطابق ما حسبه السجل لا ما رُحّل. وهذا الأخير يكشف عدداً مفاجئاً من الأخطاء، لأن قيد الاستهلاك المُرحّل يدوياً والمصروف المحسوب في السجل يفترقان بصمت في أول مرة يقرّب فيها أحدهم رقماً.

يشترط معيار المحاسبة الدولي IAS 16 أن تُستهلك الأجزاء الجوهرية من الأصل التي تختلف أعمارها الإنتاجية كلٌّ على حدة، وأن يُراجع العمر الإنتاجي والقيمة المتبقية وطريقة الاستهلاك مرة في السنة على الأقل. والتسوية التي لا تتساءل أبداً عما إذا كانت المعدلات في السجل ما زالت تعكس طريقة استخدام الأصول تسوية مكتملة وعديمة الفائدة. والأصول المستهلكة بالكامل وما زالت قيد الاستخدام هي الإشارة المعتادة على أن هذه المراجعة لا تجري.

والمشروعات الرأسمالية تحت التنفيذ تحتاج إلى المعالجة نفسها التي يحتاجها الإنتاج تحت التشغيل في المخزون. ينبغي أن تكون قائمة بالمشروعات وتكاليفها حتى تاريخه، يُتتبع كل منها إلى فواتير، مع تاريخ متوقع للإنجاز. والمشروع الذي يبقى في المشروعات تحت التنفيذ ثلاث سنوات إما أنه لن يكتمل، وعندئذ يجب تقييمه للهبوط في القيمة، وإما أنه اكتمل ولم يحوّله أحد، وعندئذ يكون الاستهلاك قد ظهر أقل من حقيقته طوال تلك المدة.

• الدليل: سجل الأصول الثابتة حسب الفئة، وفواتير شراء الإضافات، ومستندات الاستبعاد، وحساب الاستهلاك.
• ما يجب إثباته: أن السجل يطابق دفتر الأستاذ حسب الفئة في التكلفة ومجمع الاستهلاك وصافي القيمة الدفترية.
• ما يجب إثباته: أن كل إضافة استوفت سياسة الرسملة، وأن كل استبعاد أزال التكلفة ومجمع الاستهلاك معاً.
• إشارة تحذير: عدد كبير من الأصول المستهلكة بالكامل وما زالت قيد الاستخدام، وهذا يوحي بأن الأعمار الإنتاجية لا تُراجع.
• إشارة تحذير: أصول في السجل لم يعد لها وجود مادي، وهذا هو سبب جدوى التحقق الفعلي الدوري.

الذمم الدائنة التجارية والمصروفات المستحقة

تُسوّى الذمم الدائنة مع قائمة أعمار الذمم الدائنة بالطريقة نفسها التي تُسوّى بها الذمم المدينة، وتحمل الخطر نفسه من قيود يومية يدوية تتجاوز الدفتر المساعد. والفرق في اتجاه الخطر. فالذمم المدينة تميل إلى المبالغة لأن البنود غير القابلة للتحصيل تُحمل مدة أطول مما ينبغي. أما الذمم الدائنة فتميل إلى النقص، لأن الذمة الدائنة تضيع حين لا تُسجّل الفاتورة أصلاً، ولن يخبرك دفتر الأستاذ يوماً بمستند ليس في حوزتك.

ولذلك فإن الاكتمال هو السؤال المحوري في الذمم الدائنة، ويُثبت بالنظر خارج دفتر الأستاذ. فكشوف حسابات الموردين أقوى دليل متاح وأقلها استخداماً: فكشف المورّد يسرد ما يرى أنك مدين له به، والتسوية معه تكشف فواتير لم تصلك قط. والاختبار الثاني هو البحث عن الالتزامات غير المسجلة، أي مراجعة المدفوعات التي تمت بعد تاريخ التقرير والسؤال عن كل منها: هل كانت تكلفتها تخص الفترة التي أُقفلت للتو؟

والمصروفات المستحقة صورة معكوسة وهي النصف الأصعب، لأنه لا دفتر مساعد لها. فكل مصروف مستحق يحتاج إلى أساس مكتوب: سعر العقد وعدد الأيام المستحقة، أو قيمة أمر الشراء المفتوح ناقصاً الفواتير المستلمة، أو تقرير استهلاك، أو جدول أتعاب. والبضاعة المستلمة التي لم تصل فاتورتها يجب أن تكون نظامية، مشتقة من عمليات استلام لم تُطابق معها فاتورة، لا مقدَّرة. والمصروف المستحق الذي أساسه رصيد الشهر الماضي وزيادة قليلة ليس تسوية لأي شيء.

• الدليل: قائمة أعمار الذمم الدائنة، وكشوف حسابات الموردين، وقائمة المدفوعات بعد نهاية الفترة، والعقود وأوامر الشراء التي تسند المستحقات.
• ما يجب إثباته: أن القائمة تطابق حساب المراقبة، وأن أرصدة الموردين الجوهرية تطابق كشوف حساباتهم.
• ما يجب إثباته: أن لكل مصروف مستحق أساساً معلناً وموعد عكس معلناً، وأن المستحقات القديمة قد رُوجعت ونوقشت.
• إشارة تحذير: أرصدة مدينة في الذمم الدائنة، وهي في العادة مدفوعات غير مطابقة أو مدفوعات مكررة أو إشعارات دائن مفقودة.
• إشارة تحذير: مصروف مستحق يُحمل بالرقم نفسه أكثر من بضع فترات، ومعناه في العادة أن الفاتورة الأصلية وصلت ورُحّلت في مكان آخر.

حسابات مراقبة ضريبة القيمة المضافة والضرائب

حساب مراقبة ضريبة القيمة المضافة من الحسابات القليلة في الميزانية العمومية التي لها طرف مقابل خارجي ومؤرخ وملزم قانوناً: الإقرار الذي قدّمته. تقارن التسوية حركة الحساب خلال الفترة بالإقرار، والرصيد الختامي بما هو مستحق للجهة أو قابل للاسترداد منها. ويجب أن تُفسَّر الفروق ببنود محددة، لا بهامش تقريب مسموح.

وهناك اختبار ثانٍ مستقل يستحق أن يُجرى كل فترة، ونادراً ما يُجرى. خذ ضريبة المخرجات في دفتر الأستاذ واقسمها على المبيعات الخاضعة للنسبة الأساسية في دفتر الأستاذ. ينبغي أن تقارب النسبة الناتجة النسبة الأساسية، مع مراعاة النشاط الخاضع لنسبة الصفر والمعفى وغير الخاضع. وافعل الشيء نفسه مع ضريبة المدخلات مقابل المشتريات. وحين تنحرف هذه النسب، يكون السبب في الغالب رمزاً ضريبياً طُبّق على نوع معاملة خاطئ، وهذا الخطأ يتراكم بصمت بين الإقرارات لأن رصيد حساب المراقبة يظل يبدو مبلغاً معقولاً.

في المملكة العربية السعودية النسبة الأساسية لضريبة القيمة المضافة 15 في المئة، وتُقدَّم الإقرارات إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، ومتطلبات الفوترة الإلكترونية تعني أن بيانات الفاتورة ذاتها تُرسل وفق هيكل محدد. وهذا يرفع رهانات التسوية: فالإقرار ودفتر الأستاذ وبيانات الفواتير المُرسلة تصف كلها المعاملات نفسها، وأي اختلاف بين اثنين منها هو ملاحظة تستوجب المعالجة. والمبدأ نفسه يسري حيثما يُشترط الإبلاغ على مستوى المعاملة، وهو ما يشمل عدداً متزايداً من الدول.

وضريبة الشركات وضريبة الاستقطاع وأي رسوم محلية تتبع المنطق نفسه: حساب مراقبة لكل التزام، يُسوّى مع الإقرار المقدَّم ومع السداد، على أن يُسند مركز الضريبة المؤجلة بجدول للفروق المؤقتة لا بترحيل. والضريبة المؤجلة بالذات حساب كثيراً ما يكون رصيده هو ما هو عليه لمجرد أنه كان كذلك من قبل.

• الدليل: الإقرارات المقدّمة، وتأكيدات السداد أو الاسترداد، وقائمة المعاملات الضريبية التي تسند الإقرار.
• ما يجب إثباته: أن حركة الحساب تطابق الإقرار، وأن الرصيد الختامي يطابق المبلغ المستحق أو المطالب باسترداده.
• ما يجب إثباته: أن النسبة الضريبية الفعلية التي يوحي بها دفتر الأستاذ متسقة مع مزيج النشاط الخاضع للنسبة الأساسية ولنسبة الصفر والمعفى.
• إشارة تحذير: رصيد لا يُصفّى بالكامل أبداً بعد السداد، وهذا يدل على فروق فترات سابقة امتُصّت بدل أن تُصحَّح.

التزامات الرواتب

تنتج الرواتب عدة التزامات تُصفّى في دورات مختلفة، ومعاملتها كرصيد صافٍ واحد هي سبب انحراف حسابات الرواتب. فصافي الأجر المستحق للموظفين، والاستقطاعات النظامية المحتجزة والمستحقة لجهة رسمية، واشتراكات صاحب العمل، والإجازات المستحقة، هي أربعة التزامات منفصلة لها أربعة أطراف مقابلة منفصلة وأربعة أنماط تصفية مختلفة.

والثلاثة الأولى قصيرة الدورة وينبغي أن تُصفّى إلى الصفر خلال أيام من كل مسيّر رواتب. فإن لم تُصفَّ، فإما أن قيد الرواتب لا يطابق تقرير الرواتب، وإما أن السداد رُحّل إلى حساب غير الحساب الذي قُيّد فيه الاستحقاق. وكلا الأمرين سهل الاكتشاف وسهل الإهمال، ولهذا كثيراً ما تحمل حسابات وسيطة للرواتب رصيداً صغيراً دائماً لم ينظر إليه أحد منذ تطبيق النظام.

أما الإجازات المستحقة فمختلفة. إنها تقدير لتكلفة الإجازات التي استحقها الموظفون ولم يستخدموها، وتتطلب رصيد إجازات لكل موظف وتكلفة يوم الإجازة، كلاهما في تاريخ التقرير. وحيث تنطبق مكافأة نهاية الخدمة، كما هو الحال في أنحاء الخليج، يسري المبدأ نفسه بأفق أطول وافتراضات أكثر: يجب أن يتبع الحساب صيغة الاستحقاق النظامية مطبقة على تواريخ الخدمة الفعلية، لا أن يُقدَّر نسبةً من الرواتب. ويستطيع النظام أن يحفظ تواريخ الخدمة وأرصدة الإجازات؛ أما الافتراضات المستخدمة في التقييم فتبقى مسؤولية مُعدّ القوائم، والالتزامات الجوهرية من هذا النوع كثيراً ما تستعين بمدخلات اكتوارية أو متخصصة.

• الدليل: تقرير الرواتب لكل مسيّر، وتأكيدات التقديم النظامية، وسجلات السداد، وتقرير أرصدة الإجازات لكل موظف، وتواريخ الخدمة.
• ما يجب إثباته: أن كل التزام قصير الدورة صُفّي إلى الصفر بعد السداد المقابل له.
• ما يجب إثباته: أن مستحقات الإجازات ونهاية الخدمة محسوبة من الأرصدة الفعلية وتواريخ الخدمة، لا من نسبة مئوية.
• إشارة تحذير: رصيد صغير دائم في حساب وسيط للرواتب، وهو فرق لم يُكتشف سببه لا فرق تقريب.

حقوق الملكية والاحتياطيات والأرباح المبقاة

حسابات حقوق الملكية نادرة الحركة، ولهذا بالضبط تُسوّى على نحو سيئ. فرأس المال يجب أن يطابق عقد التأسيس والنظام الأساسي وسجل المساهمين أو الشركاء، لا أن يطابق رصيد السنة الماضية فحسب. وعلاوة الإصدار، والاحتياطي النظامي حيث يشترطه القانون المحلي، وأي احتياطيات لإعادة التقييم أو لفروق الترجمة، يحتاج كل منها إلى أساس معلن وسجل بالمعاملات التي أنشأته.

والأرباح المبقاة أكثر الحسابات إساءةً في الاستخدام، لأنها المكان الوحيد الذي يمكن أن يُرحّل إليه فرق غير مفسَّر دون أن يسأل عنه أحد. والتسوية مباشرة: الأرباح المبقاة الافتتاحية، مضافاً إليها ربح الفترة أو خسارتها كما أُعلنت، ناقصاً التوزيعات المعلنة، تساوي الأرباح المبقاة الختامية. وأي شيء آخر يظهر في ذلك الحساب هو تعديل على فترة سابقة، وتعديل الفترة السابقة حدث يُفصح عنه وله سبب، لا رقم لسدّ الفرق.

وهنا يكون الترحيل هو التسوية بصورة مشروعة، بشرط أن تكون كل حركة داخله محددة ومسندة. والفرق بين الترحيل المشروع هنا وغير المشروع في مواضع أخرى هو أن حركات حقوق الملكية أحداث منفصلة وموثقة تقف خلفها موافقة مجلس الإدارة أو المساهمين. فإذا تعذّر تتبع حركة في الأرباح المبقاة إلى قرار أو توزيع أرباح معلن أو النتيجة المعلنة، فلا ينبغي أن تكون هناك.

• الدليل: سجل المساهمين ووثائق التأسيس، وقرارات مجلس الإدارة والمساهمين، وإعلانات توزيع الأرباح، والقوائم المالية الموقّعة للسنة السابقة.
• ما يجب إثباته: أن الأرصدة الافتتاحية تطابق آخر قوائم مالية موقّعة، لا دفتر الأستاذ فحسب.
• ما يجب إثباته: أن كل حركة تقابل حدثاً محدداً ومعتمداً.
• إشارة تحذير: أي ترحيل إلى الأرباح المبقاة خلال السنة غير قيد الإقفال أو توزيع معتمد.

جعل التسوية انضباطاً دائماً

برنامج التسويات أثمن من أي تسوية منفردة، لأنه ما يمنع الحسابات الهادئة من البقاء دون فحص سنوات. والبرنامج قائمة بكل حساب في الميزانية العمومية، ولكل حساب مسؤول، وتواتر، والدليل المطلوب، ومراجع غير الشخص الذي أعدّ التسوية. والحسابات الجوهرية أو المتقلبة تُسوّى شهرياً. أما الصغيرة والمستقرة فيجوز أن تُسوّى ربع سنوياً، بشرط أن يكون أحدهم قد قرر ذلك لا أن يكون أمراً انتهى إليه الحال.

قاعدتان تصنعان الفرق بين برنامج يعمل وبرنامج ينتج ملفات. الأولى أن التسوية لا تكتمل ما دام فيها فرق غير مفسَّر، مهما صغر؛ فهامش التسامح مع المبالغ غير المفسَّرة يتحول إلى رصيد دائم على الفور تقريباً. والثانية أن تُعرض أعمار البنود، بحيث يظهر البند المحمول في التسوية ست فترات على حقيقته. فمعظم إخفاقات التسوية ليست أرقاماً خاطئة، بل أرقاماً صحيحة لبنود كان ينبغي معالجتها فحُملت بدلاً من ذلك.

يستطيع Skyline Nexus إنتاج القوائم المساعدة التي تعتمد عليها هذه التسويات، من أعمار الذمم المدينة والدائنة، وسجل الأصول الثابتة، وتقييم المخزون، وتفاصيل المعاملات الضريبية، مربوطة بأرصدة دفتر الأستاذ التي تسندها. وهذا وصف لما يستطيع النظام حفظه وإنتاجه، وليس قولاً بأن ميزانيتك العمومية صحيحة. فلا يوجد برنامج يجعل الدفاتر صحيحة، والحكم على ما إذا كان الرصيد قابلاً للاسترداد أو مكتملاً أو معروضاً بعدل يعود إلى مُعدّ القوائم ويختبره المراجع.

إن أخذت من هذا الدليل عادة واحدة، فخذ تمرين التقييم: مرّ على ميزانيتك العمومية حساباً حساباً، واكتب الدليل الذي ستقدمه لو طُلب غداً. والحسابات التي يكون جوابها الصادق جدولاً تحتفظ به الإدارة المالية بنفسها، دون مصدر خارجي أو نظامي يقف خلفه، هي مواطن انكشافك. وهي في الغالب صغيرة، وفي الغالب قديمة، وفيها تكمن المفاجآت.

• مسؤول واحد مسمّى لكل حساب، ومراجع لم يُعدّ التسوية.
• تواتر معلن ودليل معلن لكل حساب، بقرار لا بالتوارث.
• لا فروق غير مفسَّرة تُحمل، وبنود التسوية تُعرض حسب أعمارها.
• الاحتفاظ بتسوية الفترة السابقة، حتى يظهر البند المحمول محمولاً بوضوح.
• مسار لشطب البنود التي ثبت تعذّر استردادها، بموافقة، حتى تتمكن البنود القديمة من الخروج فعلاً.