المراجعة الداخلية: ما هي وكيف تُنفَّذ خطوة بخطوة

ما هي المراجعة الداخلية؟

المراجعة الداخلية، وتسمى التدقيق الداخلي، نشاط مستقل وموضوعي في المنشأة يفحص الضوابط وإدارة المخاطر والالتزام بالأنظمة والسياسات، ويرفع نتائجه وتوصياته إلى مجلس الإدارة أو لجنة المراجعة، لا إلى من يراجع أعمالهم. وغايتها أن تكتشف المنشأة مواطن ضعفها بنفسها قبل أن يكتشفها مراجع الحسابات الخارجي أو جهة رقابية أو خسارة تقع.

واسمها بالإنجليزية Internal Audit. ويعرّفها معهد المراجعين الداخليين (IIA) بما معناه أنها نشاط تأكيدي واستشاري مستقل وموضوعي، يضيف قيمة للمنشأة ويحسّن عملياتها، ويساعدها على بلوغ أهدافها بأسلوب منهجي منضبط لتقييم فاعلية إدارة المخاطر والرقابة والحوكمة وتحسينها. فلها وجهان: تأكيد بأن الضوابط تعمل، ومشورة لتحسينها.

يشرح هذا الدليل الفرق بينها وبين المراجعة الخارجية والرقابة الداخلية، وكيف تُبنى خطتها السنوية، وكيف تسير المهمة من أولها إلى تقريرها، وما تطلبه لائحة حوكمة الشركات من الشركات المدرجة في السعودية. وهو مكتوب للمنشأة الصغيرة والمتوسطة قبل الشركة الكبيرة.

الفرق بين المراجعة الداخلية والمراجعة الخارجية

الاثنتان مراجعة، لكن لكل منهما صاحب وسؤال. المراجع الخارجي يجيب المساهمين والجهات عن سؤال واحد: هل تعبّر القوائم المالية بعدل عن مركز المنشأة؟ والمراجع الداخلي يجيب المجلس والإدارة عن أسئلة كثيرة: هل ضوابطنا تعمل، وأين نخسر، وأين نخالف؟ وهذه الفروق:

• التبعية: المراجع الخارجي مراجع حسابات مرخص يعينه الشركاء أو الجمعية العامة. والمراجع الداخلي موظف أو جهة تتعاقد معها المنشأة ويتبع لجنة المراجعة أو المجلس.
• الهدف: الخارجي يبدي رأياً في القوائم المالية. والداخلي يقيّم الضوابط والمخاطر والالتزام ويوصي بالتحسين.
• النطاق: الخارجي يركز على ما يؤثر في القوائم. والداخلي يشمل التشغيل كله: مشتريات، مخزون، رواتب، تقنية، التزام.
• التوقيت: الخارجي مرة في السنة غالباً. والداخلي على مدار السنة بحسب خطة.
• المخرج: الخارجي تقرير مراجع الحسابات المرفق بالقوائم. والداخلي تقارير ملاحظات وتوصيات للإدارة ولجنة المراجعة.
• الإلزام: تعيين مراجع الحسابات أصل في نظام الشركات، وتُعفى منه الشركة الصغيرة ومتناهية الصغر بشروط. والمراجعة الداخلية تطلبها لائحة حوكمة الشركات من الشركات المدرجة في السوق الرئيسية.

الفرق بين المراجعة الداخلية والرقابة الداخلية

الرقابة الداخلية هي الضوابط نفسها: الصلاحيات، والاعتمادات، والمطابقات، والفصل بين المهام، وقفل الفترات. تصممها الإدارة وتنفذها كل يوم. والمراجعة الداخلية لا تنفذ هذه الضوابط، بل تقيّمها من خارج: هل صُممت جيداً، وهل تُطبَّق فعلاً؟

ويُشرح ذلك عادة بثلاثة خطوط. الخط الأول الإدارات التشغيلية التي تملك المخاطر وتطبق الضوابط. والخط الثاني وظائف تراقب وتضع السياسات، مثل إدارة المخاطر والالتزام والرقابة المالية. والخط الثالث المراجعة الداخلية المستقلة عن الاثنين. ومن يبحث عن «المراجعة الداخلية والالتزام» فهذا موضع الفرق: الالتزام يتابع يومياً، والمراجعة تقيّم دورياً هل تؤدي وظيفة الالتزام عملها.

والقاعدة التي تحفظ الاستقلال: المراجع الداخلي لا يراجع عملاً نفذه بيده. فإن كلّفته الإدارة بإعداد المطابقات البنكية أو باعتماد المدفوعات، فقد خرج من الخط الثالث إلى الأول.

ميثاق المراجعة الداخلية وخطتها السنوية

الميثاق وثيقة قصيرة يعتمدها المجلس أو لجنة المراجعة، وتجيب عن خمسة أسئلة: ما غرض المراجعة الداخلية، ولمن تتبع، وما صلاحيتها في الاطلاع على السجلات والأشخاص، وما مسؤولياتها، وما الذي لا تقوم به حفاظاً على استقلالها. وبلا ميثاق يصير كل طلب مستندات مفاوضة.

وطريقة مبسطة لترتيب المخاطر: درجة للأثر من 1 إلى 5، ودرجة للاحتمال من 1 إلى 5، وحاصل ضربهما درجة الخطر. فالمشتريات في شركة مقاولات قد تأخذ 4 × 4 = 16، والرواتب 4 × 2 = 8، فتنال المشتريات أياماً أكثر. ويُعاد التقدير كل سنة، لأن نظاماً جديداً أو فرعاً جديداً يغيّر الترتيب.

والخطة السنوية تُبنى على المخاطر لا على التناوب. تُحصر العمليات، ويُقدَّر لكل منها أثر الخطأ واحتماله، ثم تُوزَّع أيام المراجعة على الأعلى خطراً. مثال: مراجع واحد في شركة توزيع لديه 180 يوم مراجعة في السنة، وزّعها هكذا:

• المبيعات والائتمان والتحصيل: 40 يوماً.
• المشتريات والمدفوعات: 40 يوماً.
• المخزون والجرد: 35 يوماً.
• الرواتب وشؤون الموظفين: 25 يوماً.
• النقدية والبنوك: 20 يوماً.
• متابعة تنفيذ توصيات السنة السابقة: 20 يوماً.
• المجموع: 40 + 40 + 35 + 25 + 20 + 20 = 180 يوماً.

مهمة المراجعة خطوة بخطوة

حجم العينة يتبع تكرار الضابط. ضابط يُنفَّذ مع كل معاملة، كاعتماد أمر الشراء، يُختبر بعينة أكبر من ضابط شهري كالمطابقة البنكية التي يكفي فحص عدد قليل منها في السنة. والمهم أن تُسحب العينة من الفترة كلها لا من شهر واحد، وأن يُوثَّق سبب اختيارها.

المهمة الواحدة، كمراجعة دورة المشتريات، تمر بالخطوات نفسها أياً كان حجم المنشأة. والفرق بين مراجعة جيدة وأخرى شكلية في الخطوتين الرابعة والخامسة:

• التخطيط: تحديد الهدف والنطاق والفترة، وإبلاغ الإدارة المعنية كتابةً.
• فهم العملية: مقابلة المنفذين، وتتبع معاملة واحدة من طلب الشراء إلى السداد.
• تحديد المخاطر والضوابط: ما الذي قد يقع خطأً في كل خطوة، وما الضابط الذي يمنعه أو يكشفه.
• اختبار التصميم: هل الضابط كافٍ لو طُبق؟ اعتماد شفهي من المدير ضابط ضعيف التصميم.
• اختبار التشغيل: سحب عينة من المعاملات وفحص كل واحدة: هل طُبق الضابط فعلاً ومتى ومن طبقه.
• التوثيق: أوراق عمل تبين العينة والدليل والنتيجة، بحيث يصل مراجع آخر إلى النتيجة نفسها.
• المناقشة: عرض الملاحظات على الإدارة قبل التقرير، وأخذ ردها وخطة التصحيح.
• التقرير والمتابعة: إصدار التقرير، ثم التحقق في الموعد من أن التصحيح نُفذ.

مثال بالأرقام: مراجعة دورة المشتريات

مثال: شركة مقاولات صغيرة في الدمام سددت خلال السنة 800 دفعة للموردين بقيمة 2,400,000 ريال. سحب المراجع عينة من 40 دفعة قيمتها 310,000 ريال، وطابق كل دفعة مع أمر الشراء ومحضر الاستلام وفاتورة المورد واعتماد السداد.

• 3 دفعات بقيمة 46,000 ريال بلا محضر استلام يثبت وصول المواد.
• فاتورة واحدة بقيمة 11,500 ريال سُددت مرتين، فالمبلغ الزائد 11,500 ريال يُسترد من المورد.
• 4 دفعات أنشأها واعتمدها الموظف نفسه.
• عدد الاستثناءات 3 + 1 + 4 = 8 من 40، أي 20% من العينة.
• الأثر المالي المؤكد 11,500 ريال، والمبالغ المعرضة للخطر 46,000 ريال حتى يثبت الاستلام.
• التوصية: لا تُسدَّد فاتورة بلا محضر استلام، ويُمنع تكرار رقم فاتورة المورد، ويُفصل إنشاء الدفعة عن اعتمادها.
• المتابعة بعد ثلاثة أشهر: عينة جديدة من 25 دفعة، والمستهدف صفر استثناءات في الضوابط الثلاثة.

تقرير المراجعة الداخلية: ماذا يحتوي

يُرسَل التقرير إلى من يملك القرار: لجنة المراجعة أو المجلس، مع نسخة للإدارة المعنية. وتُفتح لكل توصية متابعة بتاريخ، فالتوصية التي لا يتحقق أحد من تنفيذها تعود في تقرير السنة المقبلة بالنص نفسه.

التقرير الجيد قصير ويُقرأ من أعلاه: ملخص تنفيذي بالرأي العام وأهم ثلاث ملاحظات، ثم التفصيل. وكل ملاحظة تُكتب بالعناصر نفسها، فلا تتحول إلى رأي شخصي. ومن يبحث عن نموذج تقرير المراجعة الداخلية فهذه عناصره:

• الحالة: ما وجده المراجع بالأرقام، مثل 4 دفعات من 40 أنشأها واعتمدها شخص واحد.
• المعيار: ما كان يجب أن يكون، من سياسة الشركة أو النظام أو الممارسة السليمة.
• السبب: لماذا وقع، مثل صلاحيات واسعة في النظام أو نقص موظفين.
• الأثر: ما الخسارة أو المخاطرة، بالريال إن أمكن.
• التوصية: إجراء محدد يعالج السبب لا العَرَض.
• رد الإدارة: هل تقبل الملاحظة، ومن المسؤول عن التصحيح، ومتى.
• درجة الأهمية: عالية أو متوسطة أو منخفضة، ليعرف المجلس أين يبدأ.

ملاحظات تتكرر في المنشآت الصغيرة

لكل ملاحظة من هذه اختبار يأخذ دقائق. قارن قائمة مستخدمي النظام بكشف الموظفين الحالي. واطلب آخر مطابقة بنكية وانظر تاريخها ومن راجعها. واستخرج كل قيد يدوي يتجاوز مبلغاً تحدده في آخر ثلاثة أيام من كل شهر، واطلب مستنده.

والمنشأة الصغيرة لا تحتاج مراجعاً ليخبرها بهذه الملاحظات، فهي تتكرر حتى صارت قائمة فحص. راجعها بنفسك مرة في الربع:

• مستخدم واحد يملك كل الصلاحيات، أو حساب مشترك يدخل به أكثر من موظف.
• موظف غادر العمل وحسابه في النظام ما زال فعالاً.
• مطابقات بنكية متأخرة أشهراً، أو معدّة دون مراجعة من شخص آخر.
• تسويات مخزون متكررة بلا سبب مكتوب ولا اعتماد.
• قيد يدوي بمبلغ كبير في آخر يوم من الفترة بلا مستند مؤيد.
• تعديل بيانات حساب المورد البنكي دون تحقق مستقل.
• عهد وسلف نقدية قديمة لم تُسوَّ.
• فترات محاسبية مفتوحة بعد تقديم إقرارها الضريبي.

ما تطلبه لائحة حوكمة الشركات من الشركات المدرجة

هذه الأحكام للشركات المدرجة في السوق المالية السعودية، وليست التزاماً عاماً على المنشآت الخاصة. فلائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية، بنسختها المعدلة في 18 يناير 2023 والمنشورة في موقع الهيئة حتى أكتوبر 2026، إلزامية للشركات المدرجة في السوق الرئيسية عدا الأحكام الاسترشادية. وفي السوق الموازية لا يلزم من أحكامها إلا مواد محددة.

وتوجب المادة الحادية والخمسون تشكيل لجنة مراجعة بقرار من مجلس الإدارة، من المساهمين أو غيرهم، لا تضم أياً من أعضاء المجلس التنفيذيين، ولا يقل عدد أعضائها عن ثلاثة ولا يزيد على خمسة، وبينهم مختص بالشؤون المالية والمحاسبية، وعضو مستقل على الأقل.

وتوجب المادة السبعون أن يعتمد المجلس نظاماً للرقابة الداخلية. وبحسب المادة الحادية والسبعين تنشئ الشركة وحدات أو إدارات لتقييم وإدارة المخاطر والمراجعة الداخلية، و«يجوز للشركة الاستعانة بجهات خارجية لممارسة مهام واختصاصات وحدات أو إدارات تقييم وإدارة المخاطر، والمراجعة الداخلية، ولا يخل ذلك بمسؤولية الشركة عن تلك المهام والاختصاصات».

وتتولى وحدة المراجعة الداخلية تقييم نظام الرقابة الداخلية والإشراف على تطبيقه، والتحقق من التزام الشركة وعامليها بالأنظمة واللوائح والتعليمات وسياسات الشركة. وتتكون من مراجع داخلي واحد على الأقل توصي بتعيينه لجنة المراجعة ويكون مسؤولاً أمامها. وأحكام تكوين الوحدة وخطة المراجعة الداخلية وتقريرها صارت إلزامية من 1 يناير 2024. ولم نجد في اللائحة مادة تشترط للمراجع الداخلي شهادة بعينها.

المنشأة غير المدرجة: هل تحتاج مراجعة داخلية؟ وأخطاء شائعة

لم نراجع هنا نصاً يلزم الشركة غير المدرجة بوحدة مراجعة داخلية، والبنوك وشركات التأمين لها قواعد جهاتها الرقابية. لكن الحاجة لا تنتظر الإلزام: حين يكثر الموظفون ويبتعد المالك عن التفاصيل، يحتاج إلى عين مستقلة. والبدائل ثلاثة: مراجع بدوام جزئي، أو مكتب خارجي ينفذ خطة سنوية محدودة، أو مراجعات ربع سنوية يقودها المالك أو المدير المالي بقائمة الفحص السابقة. وتجنب هذه الأخطاء:

• ربط المراجع الداخلي بالمدير المالي الذي يراجع أعماله.
• تكليف المراجع بأعمال تنفيذية، كإعداد المطابقات أو اعتماد المدفوعات.
• خطة تدور على الإدارات بالتناوب ولا تُبنى على المخاطر.
• تقارير طويلة بلا أثر مالي ولا مسؤول ولا موعد.
• ملاحظات لا يتابعها أحد بعد صدور التقرير.
• الخلط بين المراجعة الداخلية وتقرير مراجع الحسابات عن القوائم.

أدوات المراجعة في Skyline Nexus ERP

ما يحتاجه المراجع من أي نظام هو الدليل: من فعل ماذا ومتى. وفي Skyline Nexus ERP سجلان. الأول سجل التدقيق المحاسبي ضمن تقارير المحاسبة: يسجل الإنشاء والتعديل والحذف والتقديم والاعتماد والرفض والترحيل والعكس والإلغاء، مع المستخدم والقيم القديمة والجديدة وعنوان IP والمتصفح، ويُفلتر بالتاريخ والمستخدم ونوع الإجراء. والثاني سجل النشاطات العام: يسجل إضافة السجلات وتعديلها وحذفها والمدفوعات وتغيير الحالات والاستيراد والدخول والخروج، ويعرض التغيير حقلاً حقلاً.

وفيه أدوار وصلاحيات تفصيلية لكل وحدة، وقصر المستخدم على فروع محددة، وإقفال الفترة المحاسبية وقفلها فلا يُرحَّل فيها شيء، وتصحيح القيد المرحَّل بعكسه لا بحذفه. وما لا يفعله البرنامج: لا يفرض الفصل بين من يُنشئ القيد ومن يعتمده، فالفصل يتحقق بطريقة توزيعك للأدوار. وسجلات أقدم من سنة قد تُؤرشف أو تُحذف بحسب إعداد التنظيف، فاسأل عنه إن كانت سياستك تتطلب مدة أطول. والبرنامج لا يغني عن المراجع ولا يصدر تقرير مراجعة.

جرّب السجلين على معاملاتك: ابدأ الشهر المجاني، أو احجز عرضاً توضيحياً، أو راسلنا على واتساب.