Partire dagli obblighi, non dalle funzionalità
Gli elenchi di funzionalità finiscono per somigliarsi: ogni ERP ha fatturazione, magazzino e reportistica. Ciò che cambia è quanto il sistema si adatti agli obblighi che non potete negoziare: fatturazione elettronica, IVA, zakat, regole sulle retribuzioni e qualunque cosa richieda l’autorità di vigilanza del vostro settore. Valutate prima questi aspetti: un sistema piacevole da usare ma non conforme non è un candidato.
Profondità della conformità, verificata e non dichiarata
“Conforme alla ZATCA” è scritto su ogni brochure del mercato. Le differenze emergono un livello più in basso:
- Quali tipi di documento il fornitore ha davvero fatto convalidare e comunicato in produzione: fatture, note di credito, note di debito, standard e semplificate?
- Che cosa succede quando la ZATCA non è disponibile durante l’orario di vendita?
- Il sistema genera la dichiarazione IVA dalla stessa contabilità in cui registra, oppure da un report separato che può divergere?
- Le rettifiche sono gestite con note di credito e di debito e con una pista di controllo, oppure modificando lo storico?
L’arabo è un requisito funzionale
Il supporto dell’arabo va da un menu tradotto a un sistema autenticamente bidirezionale. La differenza si vede dove conta: schermate da destra a sinistra correttamente speculari, arabo su fatture stampate e scontrini termici senza glifi spezzati, nomi di clienti e articoli in arabo che resistono a ricerca ed esportazione, report leggibili in entrambe le direzioni.
Mettetelo alla prova con i vostri dati, non con il set dimostrativo. Chiedete una fattura stampata con il nome di un cliente in arabo, una descrizione articolo in arabo e una riga di sconto: quel solo documento mette alla prova quasi tutto ciò che di solito si rompe.
Modalità di installazione, residenza dei dati e uscita
Stabilite dove devono risiedere i dati prima di stilare la rosa dei candidati, perché questo elimina alcune opzioni. Alcuni settori e contratti richiedono che i dati di produzione restino all’interno del Regno; alcune organizzazioni esigono senz’altro un’installazione on-premise o un cloud privato. Chiedete anche dove risiedono i backup: una residenza dei dati che si ferma al database principale non è residenza.
Poi ponete presto la domanda sull’uscita, finché avete ancora potere negoziale: potete esportare i vostri dati, cioè operazioni, anagrafiche e XML firmati delle fatture, in un formato utilizzabile, su richiesta, senza pagare un progetto? La risposta dice molto sul rapporto che state per avviare.
Il costo totale raramente è la licenza
Confrontate implementazione, migrazione dei dati, formazione, integrazione con i sistemi che mantenete, tempi di assistenza garantiti per contratto e non soltanto auspicati, e il costo delle modifiche una volta in produzione. Una licenza che sembra economica, abbinata a un modello di implementazione rigido, è di solito l’opzione più cara nell’arco di tre anni.
Fate un pilota reale
La valutazione più affidabile è circoscritta e reale: una sede, un mese, i vostri articoli e i vostri clienti, la vostra giornata di punta e una chiusura di periodo alla fine. Le dimostrazioni sono costruite per riuscire. Un pilota che supera una chiusura di fine mese e produce una dichiarazione IVA che siete in grado di riconciliare vi dice ciò che una dimostrazione non può dirvi.
Domande frequenti
Da dove dovrebbe partire la valutazione di un ERP in Arabia Saudita?
Dagli obblighi, non dalle funzionalità. Gli elenchi di funzionalità finiscono per somigliarsi, perché ogni ERP ha fatturazione, magazzino e reportistica, quindi ciò che cambia è quanto il sistema si adatti a ciò che non potete negoziare: fatturazione elettronica, IVA, zakat, regole sulle retribuzioni e qualunque cosa richieda l’autorità di vigilanza del vostro settore. Valutate prima questi aspetti, perché un sistema piacevole ma non conforme non è un candidato.
Ogni fornitore si dichiara conforme alla ZATCA. Come possiamo verificarlo?
Le differenze emergono un livello più in basso, quindi fate quattro domande. Quali tipi di documento il fornitore ha davvero fatto convalidare e comunicato in produzione: fatture, note di credito, note di debito, standard e semplificate? Che cosa succede quando la ZATCA non è disponibile durante l’orario di vendita? Il sistema genera la dichiarazione IVA dalla stessa contabilità in cui registra, o da un report separato che può divergere? E le rettifiche sono gestite con note di credito e di debito e una pista di controllo, oppure modificando lo storico?
Come si verifica se il supporto dell’arabo di un sistema è reale?
Il supporto dell’arabo va da un menu tradotto a un sistema autenticamente bidirezionale, e la differenza si vede in schermate da destra a sinistra correttamente speculari, arabo su fatture stampate e scontrini termici senza glifi spezzati, nomi di clienti e articoli in arabo che resistono a ricerca ed esportazione e report leggibili in entrambe le direzioni. Provatelo con i vostri dati anziché con il set dimostrativo: chiedete una fattura stampata con il nome di un cliente in arabo, una descrizione articolo in arabo e una riga di sconto, perché quel solo documento mette alla prova quasi tutto ciò che di solito si rompe.
Che cosa chiedere sulla residenza dei dati e sulla restituzione dei nostri dati?
Stabilite dove devono risiedere i dati prima di stilare la rosa dei candidati, perché questo elimina alcune opzioni: alcuni settori e contratti richiedono che i dati di produzione restino all’interno del Regno, e alcune organizzazioni esigono un’installazione on-premise o un cloud privato. Chiedete anche dove risiedono i backup, perché una residenza che si ferma al database principale non è residenza. Poi ponete presto la domanda sull’uscita, finché avete potere negoziale: potete esportare operazioni, anagrafiche e XML firmati delle fatture in un formato utilizzabile, su richiesta, senza pagare un progetto?
Qual è il modo più affidabile per valutare un ERP prima di impegnarsi?
Un pilota circoscritto e reale: una sede, un mese, i vostri articoli e clienti, la vostra giornata di punta e una chiusura di periodo alla fine. Le dimostrazioni sono costruite per riuscire, mentre un pilota che supera una chiusura di fine mese e produce una dichiarazione IVA che sapete riconciliare vi dice ciò che una dimostrazione non può dirvi. Confrontate allo stesso modo il costo totale: implementazione, migrazione, formazione, integrazione e costo delle modifiche una volta in produzione, non la sola licenza.
Questa guida fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza fiscale, contabile o legale. Le regole variano da Paese a Paese e cambiano nel tempo; prima di agire, verificare la situazione vigente presso la propria autorità fiscale o un consulente qualificato.
Pronto a gestire la Sua attività in un unico spazio di lavoro?