Fatturazione elettronica e SdI: guida pratica

Che cos'è la fatturazione elettronica tramite SdI

La fatturazione elettronica italiana è l'obbligo di emettere le fatture come file XML nel formato FatturaPA e di trasmetterle tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, che controlla ogni file e lo recapita al cliente. È importante perché una fattura che non è passata dallo SdI si considera non emessa, con conseguenze IVA e sanzionatorie per entrambe le parti.

L'Italia è stata il primo Paese dell'Unione europea a rendere obbligatoria la fattura elettronica tra imprese, dal 1 gennaio 2019, e l'obbligo copre anche le fatture verso i consumatori finali. È un modello di clearance: l'amministrazione finanziaria vede ogni fattura prima del cliente. Questa guida spiega come funziona lo SdI, l'indirizzamento con codice destinatario o PEC, le operazioni con l'estero, i corrispettivi telematici e la conservazione, con dati aggiornati a settembre 2026.

Chi deve usare lo SdI e da quando

L'obbligo si è esteso per tappe. Oggi vi rientra quasi ogni soggetto IVA residente o stabilito in Italia, compresi i contribuenti forfettari. Le date principali, verificate sulle fonti dell'Agenzia delle Entrate, sono queste.

• 2014 e 2015: fattura elettronica via SdI obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione, per tutte le amministrazioni dal 31 marzo 2015
• 1 gennaio 2019: obbligo per le fatture tra privati (B2B) e verso consumatori finali (B2C), introdotto dalla Legge di Bilancio 2018
• 1 luglio 2022: i dati delle operazioni con l'estero passano dallo SdI e sostituiscono il vecchio esterometro
• 1 luglio 2022 e 1 gennaio 2024: estensione ai forfettari, prima a chi superava 25.000 euro di ricavi o compensi, poi a tutti
• 1 gennaio 2026: obbligo di collegamento tra i terminali POS e i registratori telematici
• 15 maggio 2026: specifiche tecniche FatturaPA versione 1.9.1 utilizzabili, pubblicate il 31 marzo 2026
• Restano casi particolari, per esempio le prestazioni sanitarie verso persone fisiche, che seguono regole proprie sui dati

Come funziona lo SdI: controlli, scarti e ricevute

Il gestionale del fornitore genera il file XML e lo trasmette allo SdI direttamente, tramite un canale accreditato o tramite un intermediario. Lo SdI controlla nome e struttura del file, validità della partita IVA e del codice fiscale, coerenza dei dati ed eventuali duplicati. Se i controlli non sono superati invia una notifica di scarto e la fattura si considera non emessa.

Secondo la prassi dell'Agenzia, la fattura scartata può essere corretta e ritrasmessa entro cinque giorni mantenendo lo stesso numero e la stessa data. Se il file supera i controlli, lo SdI lo recapita e restituisce una ricevuta di consegna. Se il recapito è impossibile, per esempio perché la casella del cliente è piena, lo SdI rilascia una ricevuta di impossibilità di recapito e mette la fattura a disposizione nell'area riservata del cliente: la fattura è comunque emessa e il fornitore dovrebbe avvisare il cliente.

• Notifica di scarto: fattura respinta, fiscalmente non esiste
• Ricevuta di consegna: fattura recapitata all'indirizzo del cliente, con data e ora
• Ricevuta di impossibilità di recapito: fattura emessa ma non recapitata, disponibile nell'area riservata
• Motivi di scarto da tenere d'occhio: partita IVA errata o cessata, arrotondamenti negli sconti, file duplicato
• Tutte le fatture ricevute sono consultabili anche nel portale Fatture e Corrispettivi

Codice destinatario e PEC: come la fattura arriva al cliente

Lo SdI recapita la fattura all'indirizzo telematico indicato nel file: un codice destinatario di sette caratteri, che identifica un canale come quello del software del cliente, oppure un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). Le pubbliche amministrazioni usano invece il codice univoco ufficio di sei caratteri dell'indice IPA. Se il cliente ha registrato un indirizzo telematico presso l'Agenzia, lo SdI usa quello, qualunque cosa abbia scritto il fornitore.

Inviare l'XML direttamente alla PEC del cliente senza passare dallo SdI è un errore frequente. La risposta dell'Agenzia è netta: la fattura elettronica inviata direttamente alla casella PEC del cliente, senza passare per lo SdI, si ha per non emessa.

• Codice destinatario di sette caratteri: recapito tramite il canale scelto dal cliente
• Indirizzo PEC: recapito via posta certificata quando il cliente non ha un codice
• 0000000: cliente senza codice né PEC, compresi i consumatori finali; la fattura va nell'area riservata
• XXXXXXX: cliente estero, per la trasmissione dei dati delle operazioni transfrontaliere
• Codice IPA di sei caratteri: solo per gli uffici della Pubblica Amministrazione

Termini di emissione, tipi documento e un esempio numerico

La fattura immediata va trasmessa entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione (articolo 21 del DPR 633/1972) e riporta come data quella dell'operazione. La fattura differita (TD24), per cessioni di beni accompagnate da documento di trasporto o per servizi documentati, può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo. Il codice tipo documento dice allo SdI e al cliente che cosa contiene il file.

Esempio: il 10 settembre 2026 un distributore di Milano vende merce per 1.000 euro più IVA al 22 per cento, 220 euro, totale 1.220 euro, e trasmette una fattura TD01 lo stesso giorno. La scrittura è Dare Crediti verso clienti 1.220 / Avere Ricavi di vendita 1.000 / Avere IVA a debito 220. Il 25 settembre rientra merce per 200 euro: il distributore emette una nota di credito TD04 di 200 più 44 di IVA, 244 in totale, con riferimento alla fattura originaria, e registra Dare Ricavi di vendita 200 / Dare IVA a debito 44 / Avere Crediti verso clienti 244. Il cliente deve ora 976 euro.

Se la TD01 fosse stata scartata dallo SdI, il distributore l'avrebbe corretta e ritrasmessa entro i cinque giorni con lo stesso numero e la stessa data, così la numerazione resta integra e la scrittura contabile non deve cambiare.

• TD01: fattura
• TD04: nota di credito; TD05: nota di debito
• TD24: fattura differita per beni con documento di trasporto o servizi documentati
• TD16: integrazione fattura per reverse charge interno
• TD17, TD18, TD19: integrazioni e autofatture per acquisti dall'estero

Operazioni con l'estero via SdI: l'ex esterometro

Dal 1 luglio 2022 i dati delle operazioni con soggetti non stabiliti in Italia viaggiano tramite SdI in formato FatturaPA invece che con una comunicazione periodica separata. Per le vendite, il fornitore italiano invia la fattura allo SdI con codice destinatario XXXXXXX, il codice Paese e l'identificativo del cliente estero, e consegna al cliente una copia elettronica o cartacea.

Per gli acquisti dall'estero, l'acquirente italiano trasmette un documento di integrazione o autofattura (TD17, TD18 o TD19) entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di ricevimento della fattura del fornitore o di effettuazione dell'operazione. Sono escluse le operazioni documentate da bolletta doganale e le fatture già scambiate tramite SdI.

• Vendite: XML con codice destinatario XXXXXXX, trasmesso nei termini ordinari di emissione
• TD17: acquisto di servizi dall'estero in reverse charge
• TD18: acquisto intracomunitario di beni
• TD19: acquisto di beni già in Italia da fornitori non residenti
• Termine per gli acquisti: il giorno 15 del mese successivo al ricevimento o all'operazione

Esempio: fattura di un consulente tedesco e TD17

Il 20 settembre 2026 una società italiana riceve da una società di consulenza tedesca una fattura di 5.000 euro senza IVA, con la dicitura reverse charge. Entro il 15 ottobre 2026 trasmette allo SdI un TD17 con imponibile 5.000 e IVA italiana al 22 per cento, 1.100 euro, e annota l'IVA sia nel registro delle vendite sia in quello degli acquisti.

Le scritture sono Dare Costi per consulenze 5.000 / Avere Debiti verso fornitori 5.000 per la fattura del fornitore, e Dare IVA a credito 1.100 / Avere IVA a debito 1.100 per l'integrazione. Per un'impresa con detrazione piena l'effetto IVA netto è zero, ma un TD17 mancante resta una violazione, e per un'impresa con detrazione limitata i 1.100 euro diventano un costo effettivo.

Corrispettivi telematici: memorizzazione e invio giornaliero

Le vendite al dettaglio che non richiedono fattura si certificano con un registratore telematico o con la procedura web dell'Agenzia, che memorizza ogni operazione, emette al cliente il documento commerciale e trasmette i dati dei corrispettivi giornalieri. Secondo l'articolo 2 del D.Lgs. 127/2015 l'obbligo vale dal 1 luglio 2019 per chi supera 400.000 euro di volume d'affari e dal 1 gennaio 2020 per tutti.

Dal 1 gennaio 2026, con la Legge di Bilancio 2025, i terminali di pagamento elettronico devono essere collegati al registratore telematico; l'abbinamento si fa nel portale Fatture e Corrispettivi secondo il provvedimento dell'Agenzia del 31 ottobre 2025. Lo scopo è la riconciliazione: l'amministrazione può confrontare i pagamenti elettronici con i corrispettivi dichiarati.

• Dati dei corrispettivi giornalieri trasmessi entro 12 giorni
• Il documento commerciale sostituisce il vecchio scontrino fiscale
• Terminali POS collegati al registratore telematico dal 2026
• La fattura richiesta dal cliente al dettaglio passa comunque dallo SdI

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche vanno conservate in modalità elettronica secondo le regole sulla conservazione digitale, in modo da garantirne autenticità, integrità e leggibilità. La conservazione va completata entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell'anno, e i documenti vanno tenuti per almeno dieci anni ai sensi dell'articolo 2220 del codice civile.

L'Agenzia delle Entrate offre gratuitamente un servizio di conservazione per le fatture transitate dallo SdI. Si aderisce sottoscrivendo l'accordo di servizio nell'area riservata; le fatture vengono conservate per 15 anni, anche dopo la chiusura della partita IVA, e non serve la firma digitale. Il servizio non accetta fatture cartacee o PDF di fornitori non obbligati alla fattura elettronica.

Sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro, per esempio per operazioni esenti, si applica l'imposta di bollo di 2 euro, indicata nell'XML e versata periodicamente con modello F24. Un sistema che conserva solo una stampa in PDF dell'XML, o che perde le ricevute dello SdI, non rispetta le regole di conservazione.

• Conservare l'XML e le ricevute SdI, non solo una copia stampabile
• Completare la conservazione entro il terzo mese successivo al termine della dichiarazione dei redditi
• Tenere i documenti per almeno dieci anni
• Valutare l'adesione al servizio gratuito dell'Agenzia come seconda copia

Che cosa deve fare il gestionale contabile

In un regime di clearance lo stato della fattura fa parte della fattura. Verificate un gestionale, o la combinazione di gestionale e intermediario, con questo elenco.

• Generare XML FatturaPA nella versione vigente delle specifiche e validarlo prima dell'invio
• Mostrare stato SdI e motivo di scarto sulla fattura stessa
• Gestire gli scarti entro cinque giorni mantenendo numero e data
• Importare le fatture passive XML dallo SdI e registrare gli acquisti dai dati
• Generare TD17, TD18 e TD19 per gli acquisti dall'estero entro il 15 del mese successivo
• Gestire correttamente codice destinatario, PEC, 0000000 e XXXXXXX nell'anagrafica clienti
• Indicare su ogni riga il codice natura IVA e il riferimento normativo, più l'imposta di bollo quando dovuta
• Inviare XML e ricevute a un servizio di conservazione a norma

Fatturazione elettronica e Skyline Nexus ERP

Skyline Nexus ERP copre il lato contabile del processo italiano. Le numerazioni delle fatture si definiscono per sede operativa, aliquote e gruppi d'imposta sono gestiti in modo centralizzato, i resi di vendita funzionano come note di credito e generano una scrittura di storno, e il prospetto della dichiarazione IVA e i conti IVA di contabilità generale sono calcolati sulla stessa base. Le registrazioni contabilizzate si stornano invece di modificarle, e l'Audit Trail contabile registra chi ha cambiato che cosa, con valore precedente e nuovo. Skyline Nexus ERP funziona in inglese e in arabo, con traduzioni dell'interfaccia anche in italiano e in molte altre lingue.

Il collegamento nativo con lo SdI e l'output FatturaPA sono in fase di rilascio mercato per mercato; diteci che fatturate in Italia e vi confermeremo la data di attivazione. Nel frattempo la soluzione praticabile è un intermediario accreditato SdI alimentato con vendite, resi, anagrafiche e aliquote tramite la REST API di Skyline Nexus, con XML e ricevute SdI inviati a un servizio di conservazione. Chiedete una dimostrazione con i vostri casi reali di fatturazione.