Dal bilancio di verifica al bilancio d’esercizio

Il libro mastro è l’unica fonte

Ogni prospetto di bilancio prodotto da un’impresa è una riorganizzazione degli stessi dati di fondo: un elenco di registrazioni sui conti. Non c’è altro. Se un numero dello stato patrimoniale sembra sbagliato, la causa è sempre una di tre: una registrazione che non andava fatta, una registrazione mai fatta, oppure una registrazione finita sul conto sbagliato. Capire il percorso dalla registrazione al prospetto significa soprattutto risalire quella catena a ritroso.

Partita doppia significa che ogni operazione tocca almeno due conti e che il dare è uguale all’avere. La convenzione è arbitraria ma coerente: il dare aumenta attività e costi, l’avere aumenta passività, patrimonio netto e ricavi. Così l’equazione contabile resta in equilibrio (attività uguale passività più patrimonio netto), perché ogni scrittura che modifica un lato modifica anche l’altro oppure si compensa all’interno dello stesso lato. Una vendita per contanti addebita la cassa e accredita i ricavi; a fine periodo i ricavi si chiudono nel patrimonio netto, quindi i due lati si muovono insieme.

Il bilancio di verifica è l’elenco di tutti i conti con il rispettivo saldo netto in dare o in avere. Quadra per il modo in cui vengono registrate le scritture, non perché la contabilità sia corretta. È una distinzione che si perde più spesso di quanto dovrebbe.

Un bilancio di verifica che quadra dimostra ben poco

Il bilancio di verifica individua una sola, ristretta categoria di errori: una scrittura i cui due lati non coincidono nell’importo. I sistemi moderni rendono quasi impossibile questo errore, il che significa che in un ERP un bilancio di verifica che quadra non contiene quasi alcuna informazione. È una proprietà strutturale del software, non una prova sui conti.

Gli errori che sopravvivono a un bilancio di verifica in quadratura sono quelli che contano. Un’operazione registrata sul conto sbagliato ma della tipologia giusta, per esempio una riparazione imputata a un conto di immobilizzazioni anziché a un conto di costo, lascia intatti i totali e altera sia l’utile sia lo stato patrimoniale. Un’operazione mai registrata non lascia nulla da rilevare. Gli errori compensativi, in cui una sopravvalutazione in un punto bilancia una sottovalutazione in un altro, sono più rari ma accadono, soprattutto con le riclassificazioni manuali fatte a ridosso della fine del periodo. Anche le scritture invertite, con dare e avere scambiati, quadrano perfettamente.

• Conto sbagliato, importo e lato corretti: quadra, ma altera i conti
• Operazione omessa del tutto: quadra, ma sottostima
• Dare e avere invertiti: quadra, ma raddoppia l’errore
• Due errori indipendenti che si compensano: quadra, ma li nasconde entrambi

Il piano dei conti e dove si perdono le tracce

Il piano dei conti è l’elenco dei contenitori. Di solito segue una numerazione per natura (attività, passività, patrimonio netto, ricavi, costi) con sottointervalli per le classi di ciascuna. La struttura conta meno della disciplina: un conto deve avere un solo significato, e quel significato non deve cambiare nel tempo.

Le piste di controllo raramente si perdono nel libro mastro. Si perdono nel livello di mappatura, cioè nelle regole che stabiliscono su quale conto viene registrata una vendita, un acquisto, un movimento di magazzino o un’elaborazione delle retribuzioni. Quando quella mappatura vive in una configurazione modificabile senza traccia, due operazioni dello stesso tipo possono finire su conti diversi a distanza di mesi senza che nulla nel libro mastro ne spieghi il motivo. Il rimedio è poco affascinante: versionare la mappatura, registrare chi l’ha modificata e quando, e fare del conto indicato sulla scrittura registrata un dato memorizzato anziché qualcosa che viene ricalcolato al momento del report.

Partitari e conti di controllo

Il libro mastro riporta un’unica riga per i crediti verso clienti. Il dettaglio (quale cliente, quale fattura, quale anzianità) vive in un partitario. Lo stesso schema vale per debiti verso fornitori, magazzino, immobilizzazioni e retribuzioni. Ogni partitario deve riconciliarsi con il proprio conto di controllo in contabilità generale, e se non lo fa, uno dei due è sbagliato.

La riconciliazione si rompe in modi prevedibili. Qualcuno registra una scrittura manuale direttamente sul conto di controllo dei crediti, scavalcando il partitario. Il magazzino è valutato con un criterio nel modulo scorte e con un altro in contabilità. Un cespite viene dismesso nel registro ma il libro mastro continua ad ammortizzarlo. I ratei delle retribuzioni sono registrati al lordo da una parte e al netto dall’altra. In Skyline Nexus i partitari di crediti, debiti, magazzino e immobilizzazioni registrano sui rispettivi conti di controllo attraverso lo stesso percorso di registrazione, e le scritture manuali su un conto di controllo vengono segnalate anziché accettate in silenzio: la scrittura resta possibile, perché a volte serve davvero, ma è visibile.

Chiusura del periodo

Fra le registrazioni grezze e i prospetti di bilancio c’è la chiusura. I ratei rilevano i costi sostenuti ma non ancora fatturati; i risconti rinviano i costi già pagati ai periodi di competenza. L’ammortamento ripartisce il costo di un cespite lungo la sua vita utile. I saldi in valuta estera sono rivalutati al cambio di chiusura, con la differenza imputata a conto economico a seconda della voce e del principio contabile applicato.

La competenza di periodo (cut-off) è la questione silenziosa. Un ricevimento merci datato in un periodo e fatturato nel successivo, una vendita spedita l’ultimo giorno e registrata il primo giorno del mese seguente: nessuno di questi casi altera un saldo, spostano soltanto l’utile da un periodo all’altro. Gestire bene la competenza richiede che le date dei documenti siano le date reali e che i periodi si possano bloccare, così che una volta chiuso un periodo non vi arrivino più scritture.

Dal bilancio di verifica ai prospetti di bilancio

Ordinare il bilancio di verifica per natura dei conti produce i prospetti quasi meccanicamente. I conti di ricavo e di costo si sommano nell’utile o nella perdita del periodo. I conti di attività, passività e patrimonio netto formano lo stato patrimoniale. I due sono collegati dagli utili portati a nuovo: a fine periodo il saldo netto di ricavi e costi viene chiuso negli utili portati a nuovo, che figurano nel patrimonio netto dello stato patrimoniale. È questo il ponte, ed è il motivo per cui lo stato patrimoniale quadra una volta redatto il conto economico.

Una conseguenza pratica: se dopo la chiusura lo stato patrimoniale non quadra, il difetto è quasi sempre nella scrittura di chiusura o in un conto classificato con la natura sbagliata, non nell’aritmetica. Un conto indicato come costo quando dovrebbe essere una passività comparirà nel prospetto sbagliato e lascerà una differenza pari esattamente al suo saldo.

Che cosa significa onestamente «a prova di revisione»

L’espressione viene usata con leggerezza. In concreto significa che una scrittura registrata non può essere modificata: una correzione è una nuova scrittura di storno, datata, che richiama l’originale, ed entrambe restano visibili. Significa che i numeri dei documenti sono assegnati in una sequenza senza interruzioni per ciascuna serie, così che un numero mancante sia una domanda a cui occorre rispondere. Significa che il sistema registra chi ha creato, approvato e stornato ogni scrittura, e quando, e che questo storico non può essere modificato dall’applicazione. Significa che i periodi chiusi rifiutano nuove registrazioni.

Skyline Nexus registra le scritture in modo immutabile, mantiene una numerazione sequenziale per ogni serie di documenti e conserva lo storico delle modifiche sulle scritture e sulla mappatura dei conti. Diciamo chiaramente qual è il limite: nessun software rende corretta una contabilità. Può rendere visibili e tracciabili le scritture sbagliate e può impedire le modifiche silenziose. Il giudizio su che cosa avrebbe dovuto essere registrato resta a chi tiene la contabilità.

Più valute e più sedi

Le operazioni in valuta estera sono registrate sia nella valuta dell’operazione sia nella valuta funzionale, al cambio della data dell’operazione. I saldi monetari vengono riconvertiti al cambio di chiusura; le voci non monetarie restano in genere al cambio storico. Conservare l’importo originario accanto a quello convertito è ciò che rende verificabile in seguito un saldo in valuta: senza di esso, la conversione non può essere ricontrollata.

Il consolidamento tra sedi o società è la stessa logica del bilancio di verifica applicata a più contabilità. I saldi vengono convertiti nella valuta di presentazione, poi i saldi e le operazioni infragruppo vengono eliminati, così che una vendita da una sede a un’altra non figuri come ricavo del gruppo. La reportistica per sede e quella consolidata richiedono che le stesse registrazioni siano contrassegnate in modo coerente; aggiungere a posteriori una dimensione di sede è molto più difficile che portarla con sé fin dall’inizio.