Von der Summen- und Saldenliste zum Jahresabschluss

Das Hauptbuch ist die einzige Quelle

Jeder Abschluss, den ein Unternehmen erstellt, ist eine Umordnung derselben zugrunde liegenden Daten: einer Liste von Buchungen auf Konten. Etwas anderes steckt darin nicht. Wirkt eine Zahl in der Bilanz falsch, liegt die Ursache immer in einem von drei Fällen — eine Buchung, die nicht hätte erfolgen dürfen, eine Buchung, die nie erfolgt ist, oder eine Buchung auf dem falschen Konto. Den Weg von der Buchung zum Abschluss zu verstehen heißt im Wesentlichen, dieser Kette rückwärts zu folgen.

Doppelte Buchführung bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall mindestens zwei Konten berührt und Soll und Haben übereinstimmen. Die Konvention ist willkürlich, aber folgerichtig: Soll-Buchungen erhöhen Aktiva und Aufwendungen, Haben-Buchungen erhöhen Verbindlichkeiten, Eigenkapital und Erträge. So bleibt die Bilanzgleichung gewahrt — Aktiva gleich Verbindlichkeiten plus Eigenkapital —, denn jede Buchung, die eine Seite verändert, verändert auch die andere oder gleicht sich auf derselben Seite aus. Ein Barverkauf bucht Kasse im Soll und Umsatzerlöse im Haben; die Erlöse werden zum Periodenende ins Eigenkapital abgeschlossen, sodass sich beide Seiten gemeinsam bewegen.

Die Summen- und Saldenliste führt jedes Konto mit seinem Soll- oder Habensaldo auf. Sie geht auf, weil Buchungen so erfasst werden, wie sie erfasst werden — nicht, weil die Bücher stimmen. Dieser Unterschied geht öfter verloren, als er sollte.

Eine ausgeglichene Summen- und Saldenliste beweist sehr wenig

Die Summen- und Saldenliste deckt nur eine eng umrissene Fehlerart auf: eine Buchung, bei der die Beträge beider Seiten nicht übereinstimmen. Moderne Systeme machen diesen Fehler nahezu unmöglich — eine ausgeglichene Summen- und Saldenliste in einem ERP sagt daher kaum etwas aus. Sie ist eine strukturelle Eigenschaft der Software, kein Beleg für die Richtigkeit der Konten.

Die Fehler, die eine ausgeglichene Summen- und Saldenliste überstehen, sind die, auf die es ankommt. Ein Geschäftsvorfall auf dem falschen Konto der richtigen Art — eine Reparatur auf einem Anlagenkonto statt als Aufwand — lässt die Summen unberührt und verfälscht sowohl den Gewinn als auch die Bilanz. Ein nie erfasster Geschäftsvorfall hinterlässt nichts, was sich entdecken ließe. Kompensierende Fehler, bei denen ein zu hoher Ausweis an einer Stelle einen zu niedrigen an einer anderen ausgleicht, sind seltener, kommen aber vor — vor allem bei manuellen Umbuchungen kurz vor Periodenende. Auch vertauschte Buchungen, bei denen Soll und Haben verwechselt sind, gehen vollkommen auf.

• Falsches Konto, richtiger Betrag und richtige Seite — geht auf, verfälscht
• Geschäftsvorfall vollständig ausgelassen — geht auf, weist zu niedrig aus
• Soll und Haben vertauscht — geht auf, verdoppelt den Fehler
• Zwei unabhängige Fehler, die sich zufällig ausgleichen — geht auf, verdeckt beide

Der Kontenplan und wo Prüfpfade verloren gehen

Der Kontenplan ist die Liste der Sammelstellen. Er folgt meist einem Nummernschema nach Kontenart — Aktiva, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erträge, Aufwendungen — mit Unterbereichen für Klassen innerhalb jeder Art. Die Struktur ist weniger wichtig als die Disziplin: Ein Konto sollte genau eine Bedeutung haben, und diese Bedeutung sollte sich nicht verschieben.

Prüfpfade gehen selten im Hauptbuch verloren. Sie gehen in der Zuordnungsschicht verloren — in den Regeln, die bestimmen, auf welches Konto ein Verkauf, ein Einkauf, eine Lagerbewegung oder ein Lohnlauf gebucht wird. Liegt diese Zuordnung in einer Konfiguration, die sich ohne Protokoll ändern lässt, können zwei gleichartige Geschäftsvorfälle im Abstand von Monaten auf verschiedenen Konten landen, und nichts im Hauptbuch erklärt, warum. Die Abhilfe ist unspektakulär: die Zuordnung versionieren, festhalten, wer sie wann geändert hat, und das Konto der gebuchten Buchung als gespeicherte Tatsache führen statt es bei der Auswertung neu zu berechnen.

Nebenbücher und Sammelkonten

Das Hauptbuch führt für Forderungen eine einzige Zeile. Die Details — welcher Kunde, welche Rechnung, wie alt — liegen in einem Nebenbuch. Dasselbe Muster gilt für Verbindlichkeiten, Vorräte, Anlagevermögen und Lohnbuchhaltung. Jedes Nebenbuch muss mit seinem Sammelkonto im Hauptbuch übereinstimmen; tut es das nicht, ist eines von beiden falsch.

Die Abstimmung bricht auf vorhersehbare Weise. Jemand bucht eine manuelle Buchung direkt auf das Forderungs-Sammelkonto und umgeht dabei das Nebenbuch. Vorräte werden im Lagermodul nach einer Methode bewertet und im Hauptbuch nach einer anderen. Eine Anlage wird im Anlagenverzeichnis abgegangen, im Hauptbuch aber weiter abgeschrieben. Lohnabgrenzungen werden an einer Stelle brutto und an einer anderen netto gebucht. In Skyline Nexus buchen die Nebenbücher für Forderungen, Verbindlichkeiten, Vorräte und Anlagevermögen über denselben Buchungsweg auf ihre Sammelkonten, und manuelle Buchungen auf ein Sammelkonto werden gekennzeichnet statt stillschweigend angenommen — die Buchung bleibt möglich, weil sie manchmal wirklich nötig ist, aber sie ist sichtbar.

Periodenabschluss

Zwischen den Rohbuchungen und dem Abschluss liegt der Periodenabschluss. Abgrenzungen erfassen Aufwendungen, die entstanden, aber noch nicht in Rechnung gestellt sind; aktive Rechnungsabgrenzungsposten verschieben bereits bezahlte Kosten in die Perioden, zu denen sie gehören. Abschreibungen verteilen die Anschaffungskosten eines Vermögenswerts auf seine Nutzungsdauer. Fremdwährungssalden werden zum Stichtagskurs neu bewertet, und die Differenz fließt je nach Posten und angewandtem Standard in die Gewinn- und Verlustrechnung.

Die Periodenabgrenzung ist der unauffällige Teil. Ein Wareneingang, der in einer Periode datiert und in der nächsten berechnet wird, ein Verkauf, der am letzten Tag versandt und am ersten Tag des Folgemonats erfasst wird — das bringt keinen Saldo aus dem Gleichgewicht, es verschiebt nur Gewinn zwischen Perioden. Eine korrekte Abgrenzung setzt voraus, dass Belegdaten die tatsächlichen Daten sind und Perioden gesperrt werden können, sodass in einer abgeschlossenen Periode keine Buchungen mehr ankommen.

Von der Summen- und Saldenliste zum Abschluss

Sortiert man die Summen- und Saldenliste nach Kontenart, ergibt sich der Abschluss fast mechanisch. Ertrags- und Aufwandskonten summieren sich zum Gewinn oder Verlust der Periode. Aktiv-, Verbindlichkeits- und Eigenkapitalkonten bilden die Bilanz. Verbunden werden beide über die Gewinnrücklagen: Zum Periodenende wird der Saldo aus Erträgen und Aufwendungen in die Gewinnrücklagen abgeschlossen, die in der Bilanz im Eigenkapital stehen. Das ist die Brücke — und der Grund, warum die Bilanz aufgeht, nachdem die Gewinn- und Verlustrechnung aufgestellt ist.

Eine praktische Folge: Geht die Bilanz nach dem Abschluss nicht auf, liegt der Fehler fast immer in der Abschlussbuchung oder in einem Konto mit falsch zugeordneter Kontenart, nicht in der Arithmetik. Ein Konto, das als Aufwand gekennzeichnet ist, obwohl es eine Verbindlichkeit sein sollte, erscheint im falschen Rechenwerk und hinterlässt eine Lücke in genau der Höhe seines Saldos.

Was „prüfungssicher“ ehrlich bedeutet

Der Begriff wird leichtfertig verwendet. Konkret bedeutet er: Eine gebuchte Buchung lässt sich nicht verändern — eine Korrektur ist eine neue, datierte Stornobuchung, die auf das Original verweist, und beide bleiben sichtbar. Er bedeutet, dass Belegnummern je Nummernkreis lückenlos fortlaufend vergeben werden, sodass eine fehlende Nummer eine Frage aufwirft, die beantwortet werden muss. Er bedeutet, dass das System festhält, wer jede Buchung wann erstellt, freigegeben und storniert hat, und dass sich diese Historie aus der Anwendung heraus nicht bearbeiten lässt. Und er bedeutet, dass abgeschlossene Perioden neue Buchungen zurückweisen.

Skyline Nexus bucht Journale unveränderbar, führt fortlaufende Nummern je Nummernkreis und zeichnet die Änderungshistorie an Buchungen und an der Kontenzuordnung auf. Die Grenze nennen wir offen: Keine Software macht Bücher richtig. Sie kann falsche Buchungen sichtbar und nachvollziehbar machen und stillschweigende Änderungen verhindern. Das Urteil darüber, was hätte gebucht werden müssen, bleibt bei den Menschen, die die Buchhaltung führen.

Mehrere Währungen und mehrere Filialen

Geschäftsvorfälle in Fremdwährung werden sowohl in der Transaktionswährung als auch in der funktionalen Währung erfasst, zum Kurs des Buchungstags. Monetäre Salden werden zum Stichtagskurs umgerechnet; nichtmonetäre Posten bleiben in der Regel zum historischen Kurs stehen. Dass der Originalbetrag neben dem umgerechneten gespeichert wird, macht einen Fremdwährungssaldo später prüfbar — ohne ihn lässt sich die Umrechnung nicht nachvollziehen.

Die Konsolidierung über Filialen oder rechtliche Einheiten hinweg ist dieselbe Logik der Summen- und Saldenliste, angewandt auf mehrere Hauptbücher. Die Salden werden in die Darstellungswährung umgerechnet, anschließend werden konzerninterne Salden und Geschäftsvorfälle eliminiert, damit ein Verkauf von einer Filiale an eine andere nicht als Konzernumsatz erscheint. Filial- und Konzernberichterstattung brauchen dieselben, einheitlich gekennzeichneten Buchungen; eine Filialdimension nachträglich einzuziehen ist weit schwieriger, als sie von Anfang an mitzuführen.