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ERP- und Buchhaltungssoftware für Deutschland — XRechnung, ZUGFeRD, GoBD und HGB

Der Empfang strukturierter B2B-Rechnungen ist in Deutschland Pflicht, die Ausstellung folgt ab 2027. XRechnung, ZUGFeRD, GoBD und HGB in einem System.

Compliance-Übersicht

Wird schrittweise eingeführt
Steuerbehörde
Bundeszentralamt für Steuern und Ihr zuständiges Finanzamt
E-Rechnung
Empfang strukturierter B2B-Rechnungen seit 2025 verpflichtend; Ausstellung stufenweise ab 2027
Umsatzsteuersatz
19%
Währung
EUR

Zuletzt geprüft . Sätze und Fristen ändern sich – prüfen Sie den aktuellen Stand bei der oben genannten Behörde, bevor Sie sich darauf verlassen.

Was Ihre Rechnung enthalten muss

Was ein deutsches Unternehmen können muss

  • Strukturierte Rechnungen empfangen — schon heute

    Seit 2025 ist es Pflicht, für inländische Umsätze zwischen Unternehmen eine strukturierte elektronische Rechnung entgegennehmen zu können. Diese Hälfte der Pflicht wird häufig übersehen, weil sie passiv wirkt: Es drängt nichts, bis ein Lieferant die erste E-Rechnung schickt — und dann stellt sich die Frage, ob Sie sie als Daten übernehmen oder nur als Anhang, den jemand abtippt.

  • Strukturierte Rechnungen ausstellen — stufenweise ab 2027

    Die Pflicht, für inländische B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen auszustellen, greift stufenweise ab 2027. Welche Stufe für Ihr Unternehmen gilt und ab welchem Datum genau, bestimmt die Finanzverwaltung. Klären Sie das mit dem Bundeszentralamt für Steuern, Ihrem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater — und nicht anhand einer Anbieterseite.

  • XRechnung und ZUGFeRD

    In Deutschland sind zwei Formate im Einsatz. XRechnung ist ein reines XML-Format. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Die maschinenlesbaren Daten stecken in einer PDF-Datei, sodass dieselbe Datei einem Menschen und einem empfangenden System dient. Beide sind an der EN 16931 ausgerichtet, der europäischen Norm für den semantischen Inhalt einer elektronischen Rechnung.

  • Ein Scan oder eine einfache PDF-Datei genügt nicht

    Entscheidend ist der Unterschied zwischen dem Abbild einer Rechnung und einer Rechnung als Daten. Eine PDF-Datei, die aus einem Druckvorgang entsteht, oder der Scan eines Papierbelegs enthält keinen strukturierten Inhalt. Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie eine PDF-Datei und ist auch eine — sie trägt die Rechnung aber zusätzlich als Daten in sich. Genau das macht sie strukturiert.

  • GoBD: Buchführung und Aufbewahrung

    Die GoBD regeln, wie elektronisch geführte Bücher und Aufzeichnungen zu führen sind: vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar und für die jeweils geltende Aufbewahrungsfrist verfügbar. Das ist eine wirklich deutsche Besonderheit, und sie prägt den Systementwurf deutlich stärker als das Rechnungsformat.

  • Rechnungslegung nach HGB — oder IFRS im Konzern

    Die Einzelabschlüsse deutscher Unternehmen werden in der Regel nach dem Handelsgesetzbuch aufgestellt. Kapitalmarktorientierte Konzerne in der Europäischen Union berichten nach IFRS in der von der EU übernommenen Fassung. Beide Rahmenwerke beurteilen etliche ganz gewöhnliche Geschäftsvorfälle unterschiedlich. Ein Konzern mit beiden Anforderungen braucht deshalb ein Hauptbuch, das detailliert genug ist, um beide Sichten zu tragen.

Die Empfangspflicht gilt bereits — und genau sie wird übersehen

Die meisten Beiträge zur deutschen Umstellung sprechen über 2027 und über das Ausstellen. Das ist die sichtbare Hälfte. Die bereits geltende ist die andere: Für inländische Umsätze zwischen Unternehmen muss ein deutsches Unternehmen seit 2025 in der Lage sein, eine strukturierte elektronische Rechnung zu empfangen. Es kommt kein Bescheid, der Ihnen den Beginn ankündigt — ein Lieferant schickt einfach eine.

Unangenehm daran ist, dass ein Unternehmen den Anschein erwecken kann, es komme zurecht, ohne die Pflicht tatsächlich zu erfüllen. Eine strukturierte Rechnung geht ein, jemand öffnet sie, liest die Beträge vom Bildschirm ab und tippt sie in die Kreditorenbuchhaltung. Empfangen im landläufigen Sinn ist das Dokument damit — die Daten wurden aber erneut erfasst, und damit kehrt genau das Übertragungsrisiko zurück, zu dessen Vermeidung das Format existiert.

Richtig empfangen heißt: Die Datei wird als Daten in das System übernommen. Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Positionsdetails, Steuerbeträge und Summen füllen die Eingangsrechnung, ohne dass jemand tippt. Die Originaldatei bleibt als Beleg erhalten, und der Abgleich mit Bestellung und Wareneingang erfolgt auf den Daten und nicht auf dem Blick in eine PDF-Datei.

Wenn Sie vor 2027 nur eine einzige Sache angehen, dann diese. Die Empfangsseite ist bereits Pflicht, sie liegt vollständig in Ihrer Hand, und sie ist der Teil der Umstellung, der sofort Arbeit spart, statt Aufwand zu erzeugen.

  • XRechnung-XML und ZUGFeRD-Dateien ohne manuelles Abtippen annehmen
  • Die Eingangsrechnung aus der Datei füllen, nicht aus dem Ablesen
  • Die Originaldatei als Beleg zur Buchung aufbewahren
  • Abgleich mit Bestellung und Wareneingang auf den strukturierten Daten
  • Fehlerhafte Dateien kennzeichnen statt stillschweigend annehmen

Was ab 2027 tatsächlich stufenweise kommt

Die Ausstellungspflicht kommt ab 2027 in Stufen und nicht auf einen Schlag. Die Staffelung trägt dem Umstand Rechnung, dass nicht jedes Unternehmen seine Rechnungsstellung im selben Jahr umbauen kann. Praktisch heißt das: Für eine gewisse Zeit unterliegen deutsche Unternehmen gleichzeitig unterschiedlichen Pflichten, und manche Ihrer Kunden können früher als andere auf einer strukturierten Rechnung bestehen.

Diese Ungleichzeitigkeit ist das eigentliche operative Problem. Sie werden Kunden haben, die strukturierte Rechnungen verlangen, und Kunden, die das nicht tun — womöglich auch Lieferanten auf beiden Seiten derselben Linie. Ein System, das nur das eine oder das andere kann, zwingt Sie zu zwei Prozessen. Ein System, das die Anforderung am Kundenstamm führt und für jeden Kunden das passende Dokument erzeugt, tut das nicht.

Planen Sie nicht gegen ein Datum, das Sie auf einer Anbieterseite gelesen haben — auch nicht auf dieser. Der Zeitplan gehört der Finanzverwaltung, und welches Datum für Ihr Unternehmen gilt, hängt von den Verhältnissen Ihres Unternehmens ab. Lassen Sie es sich von Ihrem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater bestätigen und planen Sie von dort aus.

Sicher planbar sind nicht Termine, sondern Fähigkeiten: Stammdaten, die sauber genug für eine gültige strukturierte Rechnung sind, Umsatzsteuer auf Positionsebene und ein Ausstellungsprozess, der sich je Kunde zuschalten lässt. Nichts davon ist verloren, wenn sich der Kalender verschiebt.

  • Unterschiedliche Unternehmen mit unterschiedlichen Pflichten während der Einführung
  • Manche Kunden können früher eine strukturierte Rechnung verlangen als andere
  • Die Anforderung am Kundenstamm hinterlegt, nicht im Gedächtnis
  • Ausstellung je Kunde zuschaltbar statt für alle auf einmal
  • Das eigene Datum beim Finanzamt oder beim Steuerberater bestätigen lassen

XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931 verständlich erklärt

Die EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, was eine elektronische Rechnung enthalten muss und was die einzelnen Elemente bedeuten. Sie ist ein semantisches Modell und kein Dateiformat: Sie klärt, welche Felder es gibt und wofür sie stehen, damit ein System im einen Land ein Dokument aus einem anderen versteht. Beide deutschen Formate sind daran ausgerichtet.

XRechnung ist XML. Ohne Viewer gibt es nichts anzuschauen — das ist Absicht und keine Einschränkung, denn das Format ist für Systeme gedacht. ZUGFeRD ist die hybride Antwort auf das menschliche Problem: Die Datei ist eine PDF-Datei, die man öffnen und lesen kann, und dieselbe Rechnung steckt zusätzlich als strukturierter Datensatz darin.

Welches der beiden Formate Sie nutzen, hängt weitgehend davon ab, was Ihre Geschäftspartner erwarten und was in Ihrer Branche üblich ist. Wichtig ist aus Systemsicht nur, dass beide aus demselben zugrunde liegenden Rechnungsdatensatz erzeugt werden, damit das Dokument beim Kunden und das Dokument in Ihrem Hauptbuch nicht auseinanderlaufen können.

Daraus folgt auch: Strukturierte Rechnungsstellung ist zuerst ein Stammdatenprojekt und erst danach ein Formatprojekt. Ein Format, das einer semantischen Norm folgt, weist eine Rechnung mit unvollständigen Kundenkennungen, Steuerangaben oder Summen zurück oder gibt sie falsch wieder. Der größte Teil der Vorbereitung steckt in den Stammdaten und nicht im Export.

  • EN 16931: das europäische semantische Modell, dem beide Formate folgen
  • XRechnung: XML, ausschließlich maschinenlesbar
  • ZUGFeRD: eine lesbare PDF-Datei, die dieselbe Rechnung als Daten enthält
  • Beide aus einem Rechnungsdatensatz erzeugt, damit die Fassungen übereinstimmen
  • Vollständige Kunden- und Steuerstammdaten sind die eigentliche Voraussetzung

Die GoBD prägen den Systementwurf

Formate ändern sich; die GoBD setzen die Bedingungen, unter denen ein deutsches Finanzsystem arbeiten muss. Elektronisch geführte Bücher und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein, und sie müssen für die jeweils geltende Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar bleiben. Jedes einzelne dieser Worte hat eine Konsequenz für das System.

Unveränderbar ist die anspruchsvollste Anforderung. Sie bedeutet nicht, dass ein Fehler nie korrigiert werden darf, sondern dass die Korrektur sichtbar bleiben muss. Ein gebuchter Beleg wird nicht überschrieben und nicht stillschweigend gelöscht. Er wird storniert oder durch eine weitere Buchung berichtigt, und Original wie Korrektur bleiben erhalten — samt der Angabe, wer sie wann vorgenommen hat.

Zeitgerecht und geordnet sind ebenso praktische Anforderungen. Ein Monat Rechnungen, an einem einzigen Abend vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfasst, erfüllt die erste nicht; ein Hauptbuch, aus dessen Buchung sich der Beleg nicht auffinden lässt, die zweite nicht. Unter diesen Bedingungen entscheidet sich, ob ein System bei einer Prüfung hilft oder im Weg steht.

Skyline Nexus bucht Belege so, dass sie nicht an Ort und Stelle geändert werden können, hält Korrekturen als weitere Buchungen mit Benutzer und Zeitstempel fest, bewahrt den Ursprungsbeleg an der Buchung auf und führt den Änderungsnachweis als Daten statt als Protokolldatei. Welche Aufbewahrungsfrist für Ihre Unterlagen gilt und ob Ihre konkreten Abläufe den GoBD genügen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater und der Finanzverwaltung.

  • Gebuchte Belege werden storniert oder berichtigt, nie überschrieben
  • Benutzer und Zeitstempel an jeder Änderung
  • Ursprungsbelege bleiben bei der Buchung, die sie tragen
  • Vom Hauptbuch zum Beleg und vom Beleg zum Hauptbuch auffindbar
  • Unterlagen über die Aufbewahrungsfrist lesbar, nicht in einem toten Format

Zwei Steuersätze und die üblichen Umsatzsteuerfragen

Der deutsche Regelsteuersatz der Umsatzsteuer beträgt 19 %, für bestimmte Umsätze gilt der ermäßigte Satz von 7 %. Das ist der einfache Teil. Welcher Satz auf einen konkreten Umsatz anzuwenden ist, wie eine gemischte Leistung zu behandeln ist und wie grenzüberschreitende Umsätze innerhalb und außerhalb der Europäischen Union zu würdigen sind, sind Fragen des Steuerrechts, die ein Softwareanbieter für Sie nicht beantworten kann.

Aus Systemsicht zählen Konsistenz und Nachweis. Die Umsatzsteuer sollte auf Positionsebene ermittelt und mit dem Geschäftsvorfall gespeichert werden, statt aus der Belegsumme abgeleitet zu werden — eine einzige Rechnung kann berechtigterweise beide Sätze tragen. Satzänderungen sollten datiert geführt werden, damit historische Belege weiterhin zeigen, was tatsächlich berechnet wurde, statt rückwirkend umgeschrieben zu werden.

Die strukturierte Rechnungsstellung erhöht den Einsatz bei all dem. Wenn die Steuerangaben Ihr Haus als Daten in einem genormten Format verlassen, ist eine Abweichung zwischen Positionsdetail und Rechnungssumme keine Unsauberkeit in der Darstellung, über die ein Leser hinwegsieht. Sie ist ein Mangel des Dokuments, und das empfangende System kann sie genau so behandeln.

Zur Behandlung eines konkreten Umsatzes und besonders in grenzüberschreitenden Fällen holen Sie Rat bei Ihrem Steuerberater ein oder bestätigen Sie die Auffassung beim Finanzamt. Konfigurieren Sie die Antwort im System, sobald sie feststeht; lassen Sie ein System keine Antwort nahelegen, für die es nicht qualifiziert ist.

  • Ein Regelsteuersatz von 19 % und ein ermäßigter Satz von 7 %
  • Beide Sätze können auf derselben Rechnung vorkommen
  • Umsatzsteuer auf Positionsebene ermittelt, nicht aus der Belegsumme abgeleitet
  • Satzänderungen datiert, damit alte Rechnungen ihren Satz behalten
  • Grenzüberschreitende Behandlung mit dem Steuerberater abgestimmt

HGB, IFRS und ein Hauptbuch, das beides trägt

Deutsche Einzelabschlüsse werden in der Regel nach dem Handelsgesetzbuch aufgestellt, während kapitalmarktorientierte Konzerne in der EU nach IFRS in der von der Europäischen Union übernommenen Fassung berichten. Viele deutsche Konzerne leben daher mit beidem: HGB-Abschlüsse für die einzelnen Gesellschaften und eine IFRS-Sicht für den Konzernabschluss.

Die beiden Rahmenwerke stellen dieselben Zahlen nicht bloß anders dar. Sie beurteilen unterschiedlich, wann ein Ertrag entsteht, wie Vermögensgegenstände bewertet und wie Rückstellungen angesetzt werden. Die Unterschiede beginnen also beim Geschäftsvorfall und nicht erst bei der Konsolidierung. Ein System, das nur eine Nettowirkung erfasst, hat die Details für die zweite Sicht bereits weggeworfen.

Die praktische Antwort ist ein Kontenrahmen samt Buchungsdimensionen, die detailliert genug sind, um beide Sichten aus denselben Buchungen zu tragen — mit den Unterschieden zwischen den Rahmenwerken als auswertbaren und erklärbaren Überleitungen statt als handgeführtem Parallelbuch.

Die deutsche Praxis hängt zudem ungewöhnlich stark an einem strukturierten Kontenrahmen, und ein System sollte Ihre Kontenstruktur der Konvention folgen lassen, mit der Ihr Steuerberater arbeitet — etwa SKR 03 oder SKR 04 — statt ein eigenes internes Schema aufzuzwingen. Welches Rahmenwerk für welche Gesellschaft Ihres Konzerns gilt, ist eine Frage an Ihren Abschlussprüfer.

  • Einzelabschlüsse in der Regel nach dem Handelsgesetzbuch
  • Kapitalmarktorientierte EU-Konzerne nach IFRS in der von der EU übernommenen Fassung
  • Unterschiede, die beim Geschäftsvorfall beginnen, nicht bei der Konsolidierung
  • Ein detailliertes Hauptbuch statt zweier paralleler Buchführungen
  • Eine Kontenstruktur, die Ihr Steuerberater wiedererkennt

Was die strukturierte Rechnung mit Ihren Stammdaten macht

Der häufigste Grund, warum ein deutsches E-Rechnungsprojekt in Verzug gerät, ist nicht das Format. Es ist der über Jahre nebenbei gewachsene Kundenstamm, dessen Datensätze für eine gedruckte Rechnung ausreichten und für eine strukturierte nicht mehr: fehlende Kennungen, Anschriften, die in einem Freitextfeld stehen, Steuerbehandlungen, die jemand im Kopf hat.

Eine gedruckte Rechnung verträgt das alles, weil ein Mensch sie liest und die Lücken aus dem Zusammenhang füllt. Eine strukturierte Rechnung verträgt es nicht. Dem empfangenden System stehen nur die Felder zur Verfügung, und ein leeres oder falsches Feld wird nicht dadurch aufgewogen, dass der Rest des Dokuments plausibel aussieht.

Deshalb sollte die Vorbereitung mit einer Datenprüfung beginnen und nicht mit einer Softwarevorführung. Nehmen Sie hundert aktuelle Rechnungen, listen Sie jedes Feld auf, das ein strukturiertes Format verlangt, und prüfen Sie, wie viele der hundert sich aus Ihrem heutigen Datenbestand vollständig erzeugen ließen. Der Abstand zwischen diesen beiden Zahlen ist Ihr Projekt.

Dieselbe Prüfung schützt die Empfangsseite. Ein Lieferantenstammsatz ohne verlässliche Kennung macht den automatischen Abgleich einer eingehenden strukturierten Rechnung unzuverlässig — die Rechnung landet dann wieder auf einem Schreibtisch, und der Vorteil des Formats ist dahin.

  • Kunden- und Lieferantenkennungen vollständig und geprüft
  • Anschriften als Felder geführt, nicht als Freitext
  • Steuerbehandlung am Artikel- oder Kundenstamm hinterlegt, nicht im Gedächtnis
  • Einheiten, Mengen und Preise konsistent genug für die Validierung
  • Zahlungsbedingungen und Bankverbindung dort erfasst, wo der Beleg sie liest
  • Eine Stichprobe von hundert echten Rechnungen gegen die Pflichtfelder geprüft

Die Arbeit vor 2027 in der richtigen Reihenfolge

Es gibt eine natürliche Reihenfolge, und sie ist nicht die, der die meisten Projekte folgen. Erstens: den Empfang wirklich zum Laufen bringen, denn er ist bereits Pflicht und zahlt sich selbst zurück. Zweitens: die Stammdaten bereinigen, weil alles Weitere darauf aufbaut. Drittens: strukturierte Rechnungen für die Kunden erzeugen, die sie heute schon wollen. Viertens: die Ausstellung allgemein zuschalten, wenn Ihre Stufe erreicht ist.

In dieser Reihenfolge bleibt zu dem Zeitpunkt, an dem die Ausstellungspflicht für Sie gilt, nur noch ein Schalter übrig. In der umgekehrten Reihenfolge — und so läuft es, wenn ein Projekt um die Schlagzeile 2027 herum organisiert wird — machen Sie die Datenarbeit unter Zeitdruck und mit einem behördlich gesetzten Termin im Nacken.

Testen Sie mit echten Geschäftspartnern und nicht nur in einer Testumgebung. Eine Datei, die gegen ein Schema validiert, und eine Datei, die das System Ihres Kunden tatsächlich annimmt und verbucht, sind nicht immer dieselbe Datei. Der Unterschied zeigt sich meist in Details bei Kennungen und Referenzen, die erst mit einem echten Partner auftauchen.

Halten Sie fest, was Sie wann getan haben. Wenn später die Frage aufkommt, ab welchem Zeitpunkt Ihr Unternehmen strukturierte Rechnungen empfangen oder ausstellen konnte, lässt sich das aus einer Projektdokumentation leichter beantworten als aus der Erinnerung.

  • Zuerst den Empfang wirklich zum Laufen bringen; er ist bereits Pflicht
  • Die Stammdaten bereinigen, bevor alles Weitere davon abhängt
  • Strukturierte Rechnungen an die Kunden stellen, die sie heute wollen
  • Die Ausstellung allgemein zuschalten, wenn Ihre Stufe erreicht ist
  • Mit einem echten Geschäftspartner testen, nicht nur gegen ein Schema
  • Eine datierte Projektdokumentation darüber führen, was ab wann möglich war

Mehrgesellschaftliche deutsche Gruppen und das Auslandsgeschäft

Deutsche Unternehmen mittlerer Größe bestehen häufig aus mehreren Gesellschaften, oft aus einer Betriebs- und einer Holdinggesellschaft, mitunter mit Tochtergesellschaften anderswo in der Europäischen Union oder außerhalb. Damit werden Verrechnungen zwischen verbundenen Unternehmen, Konsolidierung und ein gemeinsamer Kontenrahmen zu gewöhnlichen und nicht zu anspruchsvollen Anforderungen.

Grenzüberschreitender Handel bringt Währung und Behandlung hinzu. Ein Geschäftsvorfall sollte in der Währung erfasst werden, in der er stattgefunden hat, mit dem angewandten Kurs und dem Datum seiner Anwendung, damit sich die bei der Zahlung realisierte Differenz erklären und nicht rekonstruieren lässt. Innergemeinschaftliche Umsätze und Umsätze mit Drittländern sollten getrennt auswertbar sein und nicht in einer Inlandssumme aufgehen.

Skyline Nexus erfasst Geschäftsvorfälle in ihrer Originalwährung mit dem angewandten Kurs, führt Gesellschaft und Standort als Dimensionen an der Buchung, hält die steuerliche Behandlung an der Position und bewahrt die strukturierte Rechnungsdatei bei dem Vorgang auf, zu dem sie gehört. Das System bestimmt Ihre steuerliche Beurteilung nicht und ist für kein deutsches Verfahren zertifiziert; das bleibt Sache Ihres Beraters und der Finanzverwaltung.

Was eine Konzernstruktur außerdem braucht: dass derselbe Geschäftsvorfall nicht zweimal erfasst wird. Wo eine gemeinsame Servicefunktion für mehrere Gesellschaften Rechnungen stellt oder Ware zwischen ihnen bewegt wird, sollte die Verrechnungsbuchung vom System aus dem Vorgang erzeugt werden — und nicht hinterher von jemandem gebucht werden, der zwei Hauptbücher abstimmt, die nie dafür entworfen wurden, übereinzustimmen.

  • Mehrere Gesellschaften, ein Kontenrahmen, getrennte gesetzliche Abschlüsse
  • Verrechnungssalden, die in beide Richtungen übereinstimmen
  • Originalwährung und angewandter Kurs am Geschäftsvorfall gespeichert
  • Inlands-, innergemeinschaftliche und Drittlandsumsätze getrennt auswertbar
  • Strukturierte Rechnungsdateien bei ihren Buchungen aufbewahrt

Fragen, die man einem Anbieter in Deutschland stellen sollte

Lassen Sie sich zeigen, wie eine eingehende XRechnung ohne Tippen zu einer Eingangsrechnung wird, und fragen Sie anschließend, was passiert, wenn die Datei fehlerhaft ist. Die zweite Antwort ist aufschlussreicher als die erste, denn an der Fehlerbehandlung zeigt sich, wie dünn eine Umsetzung ist.

Lassen Sie sich die Korrektur eines gebuchten Belegs vorführen und achten Sie darauf, ob das Original erhalten bleibt. Fragen Sie, wo die Ursprungsdatei gespeichert wird und wie lange. Fragen Sie, wie sich das System verhält, wenn sich ein Steuersatz unterjährig ändert und die Rechnungen des Vorjahres weiterhin den alten Satz zeigen müssen.

Seien Sie vorsichtig mit dem Wort zertifiziert. Kein Buchhaltungssystem kann Ihre GoBD-Konformität bescheinigen, denn die GoBD betreffen, wie Sie Ihre Aufzeichnungen führen, und nicht allein die Software, in der Sie sie führen. Ein Anbieter, der etwas anderes behauptet, beschreibt etwas, das er nicht liefern kann.

Wo eine Antwort rechtliche Folgen hat, lassen Sie sie sich vom Bundeszentralamt für Steuern, Ihrem zuständigen Finanzamt oder Ihrem Steuerberater bestätigen. Ein Softwareanbieter, auch dieser, ist keine steuerrechtliche Instanz.

  • Eine eingehende XRechnung, gebucht ohne dass jemand tippt
  • Was das System mit einer fehlerhaften Datei macht
  • Ein gebuchter Beleg korrigiert, mit weiterhin sichtbarem Original
  • Wo die Ursprungsdatei gespeichert wird und wie lange
  • Wie sich eine unterjährige Satzänderung auf Vorjahresbelege auswirkt
  • Keine Behauptung zertifizierter GoBD-Konformität, denn es gibt keine

Häufige Fragen

Ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht?

Teilweise — und der bereits geltende Teil ist der, den die meisten Unternehmen übersehen. Seit 2025 ist es Pflicht, strukturierte elektronische Rechnungen für inländische Umsätze zwischen Unternehmen empfangen zu können. Die Pflicht, sie auszustellen, greift stufenweise ab 2027. Welche Stufe und welches Datum für Ihr Unternehmen gelten, lassen Sie sich von Ihrem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater bestätigen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML und dafür gedacht, von Systemen gelesen zu werden und nicht von Menschen. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine lesbare PDF-Datei, die dieselbe Rechnung zusätzlich als strukturierte Daten enthält. Beide sind an der EN 16931 ausgerichtet, der europäischen Norm dafür, was eine elektronische Rechnung enthält. Welches Format Sie nutzen, hängt vor allem davon ab, was Ihre Geschäftspartner erwarten.

Gilt eine PDF-Rechnung in Deutschland als elektronische Rechnung?

Für sich genommen nicht. Eine PDF-Datei aus einem Druckvorgang oder der Scan eines Papierbelegs ist das Abbild einer Rechnung und enthält keine strukturierten Daten. Eine ZUGFeRD-Datei ist zwar ebenfalls eine PDF-Datei, trägt die Rechnung aber als Daten in sich, und genau das macht sie strukturiert. Der Unterschied ist der zwischen einem Dokument zum Lesen und einem Dokument zum Verarbeiten.

Was verlangen die GoBD von einem Buchhaltungssystem?

Die GoBD regeln, wie elektronische Bücher und Aufzeichnungen zu führen sind: vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar und für die jeweils geltende Aufbewahrungsfrist verfügbar. Praktisch heißt das: Gebuchte Belege werden durch weitere Buchungen berichtigt statt geändert oder gelöscht, Änderungen tragen Benutzer und Zeitstempel, und Ursprungsbelege bleiben bei ihren Buchungen. Welche Aufbewahrungsfrist für Sie gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Welches Rechnungslegungsrahmenwerk gilt für ein deutsches Unternehmen?

Einzelabschlüsse deutscher Unternehmen werden in der Regel nach dem Handelsgesetzbuch aufgestellt, während kapitalmarktorientierte Konzerne in der EU nach IFRS in der von der Europäischen Union übernommenen Fassung berichten. Viele Konzerne brauchen beide Sichten aus denselben Geschäftsvorfällen — ein Grund, das Hauptbuch detailliert statt verdichtet zu führen. Welches Rahmenwerk für Ihre Gesellschaft gilt, ist eine Frage an Ihren Abschlussprüfer.

Sätze, Regelungen und Fristen in dieser Übersicht ändern sich, und viele Länder erlassen derzeit neue Vorschriften zur E-Rechnung. Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung – prüfen Sie den aktuellen Stand bei der oben genannten Behörde oder Ihrem Steuerberater, bevor Sie sich darauf verlassen.

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