Software ERP e di contabilità per l’Italia — Sistema di Interscambio, XML FatturaPA e principi OIC

L’Italia è un mercato maturo, quindi la domanda è un’altra

Nella maggior parte delle pagine dedicate ai mercati su questo sito la domanda è se un’impresa arriverà pronta alla scadenza. In Italia quella domanda è stata risolta anni fa. L’obbligo di fatturazione elettronica tra imprese è partito il 1° gennaio 2019, primo regime di questo tipo nell’Unione europea, ed è prassi ordinaria da abbastanza tempo perché nessuno se ne stupisca più.

La domanda onesta, in Italia, non è quindi se sarete conformi, ma se il vostro sistema faccia questo lavoro come si deve: e la differenza è reale. Moltissime imprese italiane risultano conformi grazie alla combinazione di un software, di un intermediario e di una persona che sa quali file spostare e dove. Funziona, e significa anche che il processo dipende da quella persona e si inceppa in silenzio quando è assente.

I sintomi di un sistema conforme che però non lavora bene sono riconoscibili. Lo stato della fattura vive da qualche parte che non è la fattura. Gli scarti si scoprono quando il cliente sollecita il pagamento. L’XML è prodotto da uno strumento diverso da quello che genera la scrittura contabile, così i due possono divergere. Le rettifiche sono gestite per consuetudine anziché dal sistema.

Nulla di tutto questo è di per sé una violazione. È debito operativo, e in un regime maturo il debito operativo è proprio la cosa che vale la pena sistemare, perché la scadenza che altrimenti costringerebbe a farlo è passata da tempo.

• Lo stato della fattura conservato altrove rispetto al documento
• Gli scarti scoperti quando il cliente sollecita il pagamento
• XML prodotto da uno strumento diverso da quello che contabilizza
• Rettifiche gestite per consuetudine e non dal sistema
• Una sola persona che sa quale file va dove

Come lo SdI cambia davvero la forma del ciclo attivo

Nella maggior parte dei Paesi la fattura è un documento che inviate al cliente. In Italia è un documento che trasmettete, che viene poi controllato e recapitato per vostro conto. Il Sistema di Interscambio sta nel mezzo, e finché non ha svolto il suo compito la fattura non è arrivata da nessuna parte.

Questo singolo dato strutturale ha conseguenze lungo tutto il processo. L’emissione non è conclusa nel momento in cui il documento viene generato. La ricezione non è una questione di controllare una casella di posta. Note di credito e rettifiche devono percorrere la stessa strada degli originali. E la domanda a cui l’ufficio crediti deve rispondere più spesso, cioè se il cliente abbia la fattura, diventa una domanda sullo stato di un sistema anziché su una e-mail.

Ne consegue che lo stato deve essere un’informazione di prima classe nel sistema amministrativo, non un dato da cercare in un portale. Ogni fattura dovrebbe portare con sé che cosa le è successo, quando e, in caso di esito negativo, perché. Una telefonata di sollecito che comincia nell’incertezza sull’avvenuto recapito della fattura è una telefonata che non sarebbe dovuta servire.

Lo stesso vale per il ciclo passivo. Le fatture arrivano dallo stesso canale e dovrebbero entrare in contabilità fornitori come dati, riconciliati con l’ordine e con il documento di trasporto, anziché essere scaricate e ridigitate da qualcuno che è diventato bravissimo a farlo.

• Trasmissione, controllo e recapito trattati come stati distinti
• Stato e motivo dello scarto conservati sulla fattura stessa
• Note di credito e rettifiche instradate come gli originali
• Fatture di acquisto contabilizzate dai dati, non da un file scaricato
• Il credito management vede lo stato di recapito senza uscire dal sistema

FatturaPA viene controllata, e questo alza il costo dei dati disordinati

L’XML FatturaPA è un formato strutturato, con campi definiti e regole su ciò che quei campi possono contenere. Un documento che non le rispetta non viene accettato, e la conseguenza pratica è che problemi di dati che su una fattura cartacea sarebbero rimasti invisibili diventano un mancato recapito.

È una disciplina davvero utile, ed è anche il motivo per cui qui il lavoro sulla qualità dei dati non finisce mai. Identificativi dei clienti, indirizzi come campi strutturati, dettaglio IVA che quadra con il totale del documento e riferimenti dove sono attesi: tutto deve essere corretto al momento dell’emissione, non sistemato dopo.

Il criterio di progettazione che conta è la fonte unica. L’XML, la copia leggibile e la scrittura contabile dovrebbero nascere tutti dallo stesso documento registrato. Quando vengono prodotti separatamente possono divergere, e riconciliare la contabilità con un insieme di file trasmessi è un lavoro che nessuno dovrebbe fare ogni mese.

La conservazione discende dallo stesso principio. Il file trasmesso è la prova di ciò che è stato effettivamente inviato e sta con l’operazione, non in una cartella ordinata per data. Quando la domanda arriva anni dopo, la risposta dovrebbe essere a un clic dalla registrazione.

• XML FatturaPA, controllato in transito e non letto all’arrivo
• I problemi di dati diventano mancati recapiti, non fatture imprecise
• Identificativi, indirizzi strutturati e dettaglio IVA che quadra
• XML, copia leggibile e scrittura contabile da un unico documento
• Il file trasmesso conservato con l’operazione, non in una cartella per data

Scarti, rettifiche e il problema della numerazione

In un regime con controllo preventivo, una fattura che non supera i controlli non è stata emessa. Va corretta e ritrasmessa, e il modo in cui il vostro sistema gestisce questo passaggio determina se il processo sia ordinaria amministrazione oppure una fonte silenziosa di disallineamento fra ciò che dice la contabilità e ciò che ha in mano il cliente.

Il punto in cui le cose vanno storte più spesso è la numerazione. Se una trasmissione fallita ha già consumato un numero di fattura in contabilità e la ritrasmissione ne prende uno nuovo, la sequenza contiene ora un documento che esiste nei vostri libri e da nessun’altra parte. Gestita nel modo opposto, riutilizzando il numero, la sequenza resta integra ma nel corso della stessa giornata due documenti diversi hanno condiviso lo stesso numero.

Non esiste un artificio informatico che elimini il problema: esiste soltanto gestirlo in modo deliberato e coerente, registrare che cosa è accaduto ed essere in grado di spiegarlo. Ciò che un sistema vi deve è che la scelta sia fatta una volta sola e applicata dal sistema, anziché essere fatta ogni volta in modo diverso da chi si trova alla scrivania.

Le rettifiche successive al recapito sono un’altra cosa ancora, e seguono la regola ordinaria dei documenti già registrati: non si modificano né si cancellano, si rettificano con un ulteriore documento che percorre la stessa strada, conservando entrambi. Come debba essere trattata fiscalmente una specifica rettifica è una domanda per il vostro commercialista o per l’Agenzia delle Entrate.

• Una fattura scartata non è stata emessa, solo tentata
• Decidere una volta come si comporta la numerazione in caso di scarto, e applicarlo sempre
• Conservare il motivo dello scarto e collegare il documento sostitutivo al tentativo
• Le rettifiche dopo il recapito percorrono la stessa strada dell’originale
• Originale e rettifica entrambi conservati, nessuno dei due sovrascritto

Migrare dentro un regime già attivo richiede più attenzione che partire da zero

Cambiare sistema amministrativo in Italia non è come farlo in un mercato senza obbligo. State passando da un sistema all’altro mentre in entrambi è attivo un canale di trasmissione, e il passaggio deve lasciare una traccia coerente su entrambi i lati della data di subentro.

La prima cosa da definire è la continuità della numerazione. Il nuovo sistema deve proseguire la sequenza anziché ricominciarla, e il momento in cui passa la responsabilità deve essere un istante e non un periodo, altrimenti avrete una giornata in cui entrambi i sistemi credevano di emettere.

Poi c’è lo storico. Le fatture emesse dal vecchio sistema, e i file trasmessi che le riguardano, restano documenti vostri e devono essere disponibili per tutto il periodo di conservazione applicabile. Migrare i saldi senza migrare o archiviare in modo affidabile i documenti che li sostengono produce numeri che non siete in grado di provare.

Infine ci sono i documenti in transito: le fatture trasmesse ma non ancora esitate al momento del subentro. Decidete in anticipo quale sistema le porta a termine, mettetelo per iscritto e non lasciate che lo si scopra il giorno stesso.

• Numerazione delle fatture proseguita, non ricominciata
• Un unico istante di subentro, non un periodo di sovrapposizione
• Fatture storiche e file trasmessi conservati e raggiungibili
• Documenti in transito assegnati in anticipo a un solo sistema
• Saldi di apertura riconciliati con il vecchio bilancio di verifica prima dell’avvio
• Il ciclo passivo collaudato prima di spostare l’emissione

IVA al 22%, e che cosa vi deve un sistema

L’aliquota ordinaria italiana è il 22%. Aliquote ridotte ed esenzioni si applicano a determinati beni e servizi, e le operazioni transfrontaliere, dentro e fuori l’Unione europea, seguono regole proprie. Sono questioni di diritto tributario, e la risposta arriva dalle indicazioni dell’Agenzia delle Entrate o dal vostro commercialista, non da un fornitore di software.

Ciò che un sistema vi deve è che il trattamento che vi è stato consigliato di applicare sia conservato a livello di riga insieme all’operazione, che il dettaglio delle righe quadri con il totale del documento e che i cambi di aliquota siano datati, così che i documenti storici continuino a mostrare quanto è stato effettivamente addebitato.

Con il controllo preventivo questo non è un dettaglio di forma. Un dettaglio IVA che non quadra è un motivo di scarto del documento, il che significa che un problema di dati nell’anagrafica articoli diventa un mancato recapito davanti a un cliente, anziché un lavoro di pulizia per l’amministrazione.

Anche le operazioni interne, intracomunitarie e con Paesi terzi dovrebbero restare distinguibili in contabilità anziché confluire in un unico totale, perché gli adempimenti che dovete produrre le distinguono anche quando la vostra reportistica gestionale non lo fa.

• Aliquota ordinaria del 22%, con aliquote ridotte su determinate operazioni
• IVA conservata a livello di riga e quadratura con il totale del documento
• Cambi di aliquota datati, così i vecchi documenti mantengono la loro aliquota
• Operazioni interne, intracomunitarie e con Paesi terzi distinguibili
• Le domande sul trattamento vanno al commercialista, non al fornitore

OIC, IFRS e il piano dei conti italiano

Le imprese italiane redigono di norma il bilancio d’esercizio secondo i principi contabili nazionali emanati dall’Organismo Italiano di Contabilità, mentre i gruppi quotati nell’Unione europea rendicontano secondo gli IFRS come adottati dall’UE. Un gruppo con una società operativa italiana e una capogruppo quotata avrà bisogno di entrambe le viste a partire dalle stesse operazioni.

Come negli altri mercati europei, le differenze cominciano al livello dell’operazione e non del consolidato, perché i due impianti non concordano su quando sorgono i ricavi e su come si valutano certe attività e certi fondi. Una contabilità che registra soltanto l’effetto netto non può produrre la seconda vista senza ricostruirla.

La risposta praticabile è un piano dei conti e dimensioni di registrazione abbastanza dettagliati da sostenere entrambe le viste, con le differenze fra i due impianti registrate come rettifiche elencabili e spiegabili. Il vostro commercialista avrà idee precise sulla struttura dei conti, e il sistema dovrebbe accoglierle invece di imporre uno schema proprio.

Quale impianto si applichi a quale società, e come vada trattata al suo interno una specifica operazione, è una domanda per il vostro revisore. Un sistema conserva il dettaglio che permette di applicare la risposta in modo coerente; non fornisce la risposta.

• Bilanci d’esercizio di norma secondo i principi nazionali OIC
• Gruppi quotati UE secondo gli IFRS come adottati dall’Unione europea
• Differenze che nascono nell’operazione, non nel consolidato
• Rettifiche fra impianti elencate e spiegate, non nascoste in una scrittura
• Una struttura dei conti che il vostro commercialista riconosce

Gruppi italiani, sedi secondarie e scambi transfrontalieri

Le imprese italiane di media dimensione operano spesso da più sedi e non di rado con più società, con un volume rilevante di scambi all’interno dell’Unione europea. Questo rende ordinarie le esigenze di operazioni infragruppo, consolidato e struttura dei conti condivisa, e fa della sede una dimensione che appartiene alla registrazione e non alla definizione di un report.

La valuta segue lo stesso ragionamento. Le operazioni andrebbero registrate nella valuta in cui sono avvenute, con il cambio applicato e la data in cui è stato applicato, così che la differenza realizzata al momento del regolamento sia spiegata dalla registrazione e non ricostruita dagli estratti conto a fine esercizio.

Skyline Nexus registra le operazioni nella valuta originaria con il cambio applicato, porta società e sede come dimensioni sulla registrazione, conserva l’IVA a livello di riga, tiene il file trasmesso insieme all’operazione e mostra lo stato di trasmissione di ogni fattura sulla fattura stessa. Non decide la vostra posizione fiscale e non è certificato per alcun regime italiano; quelle sono materie dell’Agenzia delle Entrate e del vostro commercialista.

Quando una società italiana fa parte di un gruppo più ampio, la traccia della trasmissione è anche parte della pista di controllo di gruppo. Una fattura il cui stato di recapito esiste soltanto nel portale di un intermediario è una prova che il gruppo non può raggiungere, e la cosa diventa evidente nel momento peggiore, cioè quando qualcuno esterno all’azienda la chiede.

• Più società e più sedi sotto un’unica struttura dei conti
• Saldi infragruppo che concordano nei due sensi
• Valuta originaria e cambio applicato conservati sull’operazione
• Operazioni interne, intracomunitarie e con Paesi terzi distinguibili
• File trasmessi e stato di trasmissione conservati con la registrazione

Una diagnosi per un sistema già dentro un regime maturo

Se siete già conformi, la ragione per cambiare va costruita sulla qualità del processo e non sul rischio di una sanzione. Conviene quindi fare una breve diagnosi di quello che avete, con domande le cui risposte potete verificare oggi stesso anziché con opinioni sui software.

Prendete a caso una fattura del mese scorso. Riuscite a vedere, dalla fattura stessa, che è stata trasmessa, accettata e recapitata, e quando? Prendetene una scartata. Riuscite a vedere perché è stata scartata, che cosa è stato corretto e quale documento l’ha sostituita? Prendete una fattura di acquisto. È stata contabilizzata dai dati, oppure qualcuno l’ha letta e ridigitata?

Poi ponetevi la versione organizzativa della stessa domanda. Se la persona che segue lo scambio dei file mancasse per due settimane, la fatturazione proseguirebbe normalmente o si accumulerebbe? Un processo che dipende dalla conoscenza di una singola persona funziona, ma funziona per una ragione che non sarà sempre presente.

Dove le risposte mettono a disagio, il rimedio è di solito il consolidamento più che la sostituzione di tutto: portare il documento, il suo stato e la sua scrittura contabile in un unico posto, così che non possano più divergere. È un progetto più piccolo di quanto sembri ed è quello che toglie di mezzo la maggior parte degli attriti quotidiani.

• Una fattura: stato visibile sul documento, con le date
• Uno scarto: motivo conservato e documento sostitutivo collegato
• Una fattura di acquisto: contabilizzata dai dati, non ridigitata
• Un’assenza: la fatturazione proseguirebbe senza la persona di sempre?
• Un documento di un anno fa: raggiungibile dalla scrittura in un passaggio

Che cosa chiedere a un fornitore in Italia

Chiedete di vedere una fattura trasmessa dal vivo e il suo stato comparire sulla fattura stessa, non in un portale separato. Chiedete di vederne una scartata, con il motivo conservato e il documento corretto collegato. Queste due dimostrazioni vi dicono quasi tutto quello che vi serve sapere.

Chiedete come vengono prodotti l’XML, la copia leggibile e la scrittura contabile, e in particolare se nascano da un unico documento registrato o da processi separati. Chiedete dove è conservato il file trasmesso, per quanto tempo, e come lo trovereste partendo da una scrittura contabile fra tre anni.

Chiedete come il sistema gestisce la numerazione quando una trasmissione fallisce, perché la risposta rivela se il fornitore abbia davvero operato in questo regime o abbia soltanto costruito un’esportazione. E chiedete che cosa succede in migrazione: continuità della numerazione, documenti storici e documenti in transito.

Infine, diffidate del linguaggio delle certificazioni. Un software può produrre documenti nel formato richiesto e registrare che cosa ne è stato; se la vostra impresa sia conforme dipende dai vostri dati e dai vostri processi. Verificate la vostra posizione con l’Agenzia delle Entrate o con il vostro commercialista.

• Una trasmissione dal vivo con lo stato che compare sulla fattura
• Uno scarto con il motivo conservato e il sostitutivo collegato
• Un unico documento dietro XML, copia leggibile e scrittura contabile
• Un file trasmesso di tre anni fa trovato dalla sua scrittura contabile
• Come si comporta la numerazione quando una trasmissione fallisce
• Migrazione: continuità, storico e documenti in transito

Domande frequenti

La fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia?

Sì, e lo è da anni. L’Italia è stata il primo Paese dell’Unione europea a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica tra imprese, dal 1° gennaio 2019. Le fatture passano dal Sistema di Interscambio in formato XML FatturaPA. Il regime è pienamente in vigore e maturo, quindi la domanda pratica non riguarda la prontezza ma se il vostro sistema lo gestisca come si deve.

Che cos’è lo SdI e perché conta?

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma di scambio che si colloca fra cedente e cessionario. Le fatture le vengono trasmesse, da essa vengono controllate e da essa recapitate al destinatario, anziché essere inviate direttamente. È per questo che una fattura può esistere nel vostro sistema senza essere arrivata al cliente, ed è per questo che lo stato di ciascuna fattura deve essere visibile sulla fattura stessa.

Che cosa succede quando una fattura viene scartata?

Una fattura che non supera i controlli non è stata emessa: va corretta e ritrasmessa. Il punto che genera più spesso disallineamenti è la numerazione, perché una trasmissione fallita può avere già consumato un numero in contabilità. Gestitelo in modo deliberato e coerente, registrate che cosa è accaduto e verificate con il vostro commercialista il trattamento fiscale di ogni rettifica.

Qual è l’aliquota IVA ordinaria in Italia?

L’aliquota ordinaria è il 22%. Aliquote ridotte ed esenzioni si applicano a determinate operazioni, e le operazioni transfrontaliere seguono regole proprie; verificate il trattamento di una singola operazione con le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate o con il vostro commercialista. Con il controllo preventivo, un dettaglio IVA che non quadra con il totale del documento può provocare uno scarto e non soltanto una fattura imprecisa.

Quale impianto contabile si applica a una società italiana?

Le imprese italiane redigono di norma il bilancio d’esercizio secondo i principi contabili nazionali emanati dall’Organismo Italiano di Contabilità, mentre i gruppi quotati nell’UE rendicontano secondo gli IFRS come adottati dall’Unione europea. I gruppi che hanno bisogno di entrambe le viste dovrebbero tenere una contabilità dettagliata anziché sintetica. Quale impianto si applichi alla vostra società è una domanda per il vostro revisore.

Aliquote, regimi e scadenze di questa sintesi cambiano, e molti Paesi stanno legiferando attivamente sulla fatturazione elettronica. Si tratta di informazioni generali, non di consulenza fiscale o legale: prima di farvi affidamento, verificare la situazione vigente presso l'autorità indicata sopra o con il proprio consulente fiscale.