Buchhaltungssoftware Schweiz: MWST, QR-Rechnung, OR

Compliance in der Schweiz auf einen Blick

Die Bücher eines Schweizer Unternehmens zu führen heisst: Schweizer MWST zu 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 % verrechnen, innert 60 Tagen nach jedem Quartal bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung abrechnen, QR-Rechnungen für die Zahlung ausstellen, zehn Jahre Aufzeichnungen aufbewahren und die Rechnungslegung nach dem Obligationenrecht führen. Eine B2B-E-Rechnungspflicht gibt es nicht. Das ist wichtig, weil die Schweizer Regeln ausserhalb des EU-Rahmens liegen, für den die meiste Software gebaut ist.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung, auf Deutsch ESTV und auf Französisch und Italienisch AFC, verwaltet die MWST, mit Abrechnung über ihr ePortal, und beaufsichtigt die direkte Bundessteuer, die von den Kantonen veranlagt und bezogen wird. Einkommens- und Gewinnsteuern werden zusätzlich von den 26 Kantonen und ihren Gemeinden erhoben, weshalb Schweizer Steuern auf eine Weise regional sind, wie es die MWST nicht ist. Die Sozialversicherung läuft über die AHV-Ausgleichskassen und die kantonalen Familienausgleichskassen.

Diese Seite zeigt, was diese Regeln mit Stand September 2026 verlangen, wo ein Finanzsystem hilft oder behindert, und was Skyline Nexus ERP für ein Schweizer Unternehmen heute abdeckt und was gerade eingeführt wird.

• Steuerbehörde: ESTV / AFC, Abrechnung über das ePortal
• Währung: Schweizer Franken; Normalsatz der MWST 8,1 %
• Rechnungslegung: Obligationenrecht; Swiss GAAP FER oder IFRS, wo gewählt oder vorgeschrieben
• Aufbewahrung: zehn Jahre nach Artikel 958f
• E-Rechnung: nur B2G; keine B2B-Pflicht

MWST-Sätze, Steuerpflicht und das Schweizer Steuergebiet

Die Schweizer MWST hat drei Sätze, unverändert seit 1. Januar 2024. Der Normalsatz von 8,1 % gilt für jede steuerbare Leistung, die nicht einem anderen Satz unterliegt. Der reduzierte Satz von 2,6 % gilt für Wasser, Lebensmittel, Vieh, Pflanzen, Sämereien und Futtermittel, Medikamente sowie Zeitungen und Bücher ohne Reklamecharakter, seit 1. Januar 2025 auch für Produkte der Monatshygiene. Der Sondersatz von 3,8 % gilt für Beherbergung, einschliesslich Frühstück, wenn es im Preis inbegriffen ist.

Ein Unternehmen wird steuerpflichtig, sobald sein Umsatz aus nicht von der Steuer ausgenommenen Leistungen CHF 100'000 im Jahr erreicht, gerechnet über Leistungen im In- und Ausland. Unternehmen unter der Grenze können sich freiwillig registrieren und damit die Vorsteuer geltend machen. Ausländische Unternehmen, die Leistungen in der Schweiz erbringen, werden nach demselben Weltumsatz-Kriterium steuerpflichtig.

Das Schweizer MWST-Gebiet ist grösser als die Schweiz. Es umfasst das Fürstentum Liechtenstein und die deutsche Exklave Büsingen, während die Bündner Talschaften Samnaun und Sampuoir für Dienstleistungen als Inland, für Lieferungen von Gegenständen aber als Ausland gelten. Ein System, das die steuerliche Behandlung allein aus dem Ländercode ableitet, behandelt diese Fälle falsch.

• 8,1 % Normalsatz
• 2,6 % reduzierter Satz: Lebensmittel, Medikamente, Bücher und Zeitungen
• 3,8 % Sondersatz: Beherbergung
• Steuerpflicht ab CHF 100'000 weltweitem steuerbarem Umsatz
• MWST-Gebiet umfasst Liechtenstein und Büsingen

MWST abrechnen: Perioden, Methoden und die Reform 2025

Die Schweizer MWST wird pro Abrechnungsperiode abgerechnet, in der Regel das Kalenderquartal, und die Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Periodenende einzureichen und die Steuer zu bezahlen, ohne Mahnung durch die ESTV. Die Abrechnungen werden über das ESTV ePortal eingereicht.

Kleinere Unternehmen können die Saldosteuersatzmethode wählen, wenn der steuerbare Jahresumsatz einschliesslich Steuer CHF 5'024'000 und die geschuldete Steuer CHF 108'000 pro Jahr nicht übersteigen. Sie entrichten die MWST zu einem branchenspezifischen Satz auf dem Bruttoumsatz, rechnen halbjährlich ab und machen keine Vorsteuer separat geltend. Ihre Rechnungen weisen weiterhin die gesetzlichen Sätze von 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 % aus, nicht den Saldosteuersatz.

Die seit 1. Januar 2025 geltende Teilrevision der MWST hat die jährliche Abrechnung eingeführt. Ein Unternehmen mit einem Umsatz bis CHF 5'005'000, das in den vergangenen drei Jahren fristgerecht abgerechnet und bezahlt hat, kann sie innert 60 Tagen nach Beginn der Steuerperiode über das ePortal beantragen, zahlt dann während des Jahres von der ESTV festgesetzte Raten und reicht bis Ende Februar des Folgejahres eine einzige Abrechnung ein. Welche Methode auch gilt: Das Hauptbuch muss steuerbaren, ausgenommenen und Exportumsatz getrennt halten und die Vorsteuer nach Satz führen, weil die Abrechnung mit genau diesen Summen abgestimmt wird.

E-Rechnung und die QR-Rechnung

Die Schweiz kennt mit Stand September 2026 keine E-Rechnungs- oder Echtzeitmeldepflicht zwischen Unternehmen, und keine ist beschlossen. Wir werden keine Frist erfinden. Weil die Schweiz ausserhalb der EU liegt, gilt das Paket VAT in the Digital Age nicht für Schweizer Inlandsumsätze; ein Schweizer Unternehmen, das EU-Kunden fakturiert, begegnet den Pflichten der einzelnen Mitgliedstaaten aber über seine Kunden.

Die Regel für die öffentliche Hand ist enger. Seit 1. Januar 2016 verlangt der Bundesrat von Lieferanten der Bundesverwaltung elektronische Rechnungen, wenn der Vertragswert CHF 5'000 übersteigt.

Was jedes Schweizer Unternehmen braucht, ist die QR-Rechnung. Nach einer zweijährigen Übergangsfrist haben die Schweizer Finanzinstitute die roten und orangen Einzahlungsscheine am 30. September 2022 aus der Verarbeitung genommen. Eine Rechnung mit Zahlungsaufforderung trägt heute einen QR-Zahlteil, dessen Swiss QR Code das Konto des Zahlungsempfängers, Betrag, Währung und eine strukturierte Zahlungsreferenz enthält, oder sie wird als eBill ins Online-Banking des Kunden zugestellt. Die strukturierte Referenz ist es, die eingehende Zahlungen automatisch offenen Rechnungen zuordnen lässt.

• B2B-E-Rechnung: keine Pflicht, kein beschlossenes Datum
• Bundesverwaltung: E-Rechnungen ab CHF 5'000 seit 2016 verlangt
• QR-Rechnung oder eBill: die einzigen seit 30. September 2022 verarbeiteten Zahlteile
• Strukturierte QR-Referenz macht den Zahlungsabgleich automatisch

Rechnungslegung nach Obligationenrecht und Revision

Das Schweizer Rechnungslegungsrecht steht in den Artikeln 957 ff. des Obligationenrechts. Juristische Personen müssen ordentlich Buch führen; Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab einem Umsatz von CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr, darunter genügt eine vereinfachte Aufzeichnung von Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Die Buchführung muss vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch sein und auf Belegen beruhen.

Zwei Regeln sind für Software bemerkenswert. Die Bücher dürfen in Schweizer Franken oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung geführt werden, sodass ein Handelsunternehmen mit überwiegend Euro-Umsatz Euro-Bücher führen kann, und sie dürfen in einer Landessprache oder auf Englisch geführt werden. Manche Unternehmen legen zusätzlich nach einem anerkannten Standard wie Swiss GAAP FER oder IFRS Rechnung.

Die Revision richtet sich nach der Grösse, nicht nach der Rechtsform. Eine Gesellschaft braucht eine ordentliche Revision, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der drei Schwellen überschreitet: Bilanzsumme CHF 20 Millionen, Umsatz CHF 40 Millionen und 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt. Die meisten KMU haben stattdessen eine eingeschränkte Revision. Eine Gesellschaft mit höchstens 10 Vollzeitstellen kann mit Zustimmung aller Aktionäre ganz auf die Revision verzichten. Die Unterlagen werden zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt.

Lohn: AHV, Familienzulagen und Quellensteuer

Schweizer Arbeitgeber ziehen die Sozialversicherungsbeiträge ab und rechnen sie über eine AHV-Ausgleichskasse ab. Die Beiträge an Alters-, Invaliden- und Erwerbsersatzversicherung (AHV, IV, EO) betragen zusammen 10,6 % des Lohns, je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen, und auch die Arbeitslosenversicherung (ALV) ist landesweit einheitlich. Berufliche Vorsorge (BVG), Unfallversicherung und Familienzulagen unterscheiden sich nach Pensionskasse, Versicherer und Kanton.

Ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung, darunter viele Grenzgänger, werden an der Quelle besteuert (Quellensteuer). Der Arbeitgeber behält die Steuer zum kantonalen Tarif ein und führt sie an die kantonale Steuerverwaltung ab. Am Jahresende erhält jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter einen Lohnausweis auf dem amtlichen Formular 11, den mehrere Kantone zusätzlich vom Arbeitgeber direkt an die Steuerbehörden verlangen.

Für das Hauptbuch erzeugt jeder Lohnlauf getrennte Verbindlichkeiten für Sozialversicherung, Pensionskasse, Unfallversicherung und Quellensteuer, und wo der Arbeitgeber Familienzulagen auszahlt und mit der kantonalen Kasse abrechnet, braucht der Saldo mit dieser Kasse ein eigenes Konto.

Städte und Regionen: wo sich die Regeln unterscheiden

Die MWST ist Bundessache; ein Unternehmen in Zürich, Genf, Basel, Bern, Lausanne, Lugano, Zug, Luzern, St. Gallen oder Winterthur verrechnet dieselben 8,1 % und reicht dieselbe Abrechnung bei der ESTV ein. Was sich nach Kanton unterscheidet, ist fast alles andere.

Gewinn- und Kapitalsteuern der Unternehmen legen Kanton und Gemeinde zusätzlich zur direkten Bundessteuer fest, sodass die Gesamtbelastung des Gewinns zwischen Zug, Zürich, Genf und jedem anderen Kanton und jeder Gemeinde verschieden ist. Die Quellensteuer auf ausländische Arbeitnehmende folgt dem kantonalen Tarif, und die Familienzulagen werden über kantonale Kassen zu kantonalen Ansätzen ausbezahlt. Ein Unternehmen mit Personal in Genf und Zürich führt also zwei Sätze von Quellensteuer- und Zulagenregeln durch eine Lohnbuchhaltung.

Die Sprache ist die andere regionale Linie. Die Schweiz arbeitet auf Deutsch in Zürich, Basel, Bern sowie im Zentrum und Osten, auf Französisch in Genf und Lausanne und auf Italienisch in Lugano und im Tessin, und das Obligationenrecht erlaubt, die Bücher selbst in jeder Landessprache oder auf Englisch zu führen. Liechtenstein, neben St. Gallen, liegt innerhalb des Schweizer MWST-Gebiets.

• Kantonale und kommunale Gewinnsteuer zusätzlich zur Bundessteuer
• Quellensteuer zu kantonalen Tarifen
• Familienzulagen über kantonale Kassen
• Deutsch, Französisch und Italienisch je nach Region; Bücher dürfen auf Englisch geführt werden

Wie Skyline Nexus ERP die Schweizer Anforderungen abdeckt

Skyline Nexus ERP ist ein Cloud-ERP mit doppeltem Hauptbuch im Modul Fiscal Authority. Sind die Auto-Buchungsschalter aktiv, buchen abgeschlossene Verkäufe, Einkäufe, Zahlungen, Ausgaben und Abschreibungen im Hintergrund ausgeglichene Journale, wobei die MWST je Position berechnet wird und 8,1 %, 2,6 % und 3,8 % als eigene Steuersätze eingerichtet sind. Die Maske MWST-Abrechnung füllt die Nettobemessungsgrundlagen für Verkäufe und Einkäufe sowie die Steuerbeträge für einen Zeitraum vor, bereit zur Übernahme ins ESTV ePortal; die Einreichung im ePortal selbst erfolgt nicht aus Skyline Nexus ERP heraus. Gebuchte Journale werden per Storno korrigiert, Geschäftsperioden lassen sich abschliessen und sperren, und ein Buchhaltungs-Audit-Trail hält jede Änderung mit altem und neuem Wert fest.

Geschäftsstandorte können Betriebsstätten in verschiedenen Kantonen abbilden, mit eigenen Rechnungsnummernkreisen, eigenem Lagerbestand und einer nach Filiale gefilterten Saldenliste, Erfolgsrechnung und Bilanz. Die Oberfläche ist neben anderen Sprachen auf Deutsch, Französisch und Italienisch verfügbar. Das Hauptbuch wird in einer Basiswährung geführt, Rechnungen in Euro werden mit einem manuell erfassten Wechselkurs erstellt, und die Neubewertung von Fremdwährungssalden am Periodenende wird als manuelles Journal gebucht. Die Bankabstimmung im Modul Treasury importiert Kontoauszüge im CSV-, TXT- oder Excel-Format und gleicht sie mit den Büchern ab, und eine jährliche Audit-Pack-Arbeitsmappe in Excel unterstützt das Zehn-Jahres-Archiv.

Nationale Anbindungen werden Markt für Markt eingeführt; für die Schweiz umfasst dieses Programm die Ausgabe von QR-Rechnung und eBill sowie die Peppol-Zustellung für Lieferanten des Bundes. Heute erzeugt Skyline Nexus ERP noch keine QR-Rechnungen: Nennen Sie uns Ihr Land, und wir bestätigen Ihren Go-live-Termin. Bis dahin kommt der QR-Zahlteil aus dem Tool der Bank oder einem spezialisierten QR-Rechnungs-Tool. Schweizer Lohnbuchhaltung, AHV, Quellensteuer und Formular 11 laufen in einer Schweizer Lohnsoftware oder über einen Lohnpartner, denn Skyline Nexus ERP enthält keine Schweizer Lohnbuchhaltung und keine Swissdec-Anbindung; das monatliche Lohnjournal wird ins Hauptbuch gebucht.

Sätze, Regelungen und Fristen in dieser Übersicht ändern sich, und viele Länder erlassen derzeit neue Vorschriften zur E-Rechnung. Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung – prüfen Sie den aktuellen Stand bei der oben genannten Behörde oder Ihrem Steuerberater, bevor Sie sich darauf verlassen.