Buchhaltungssoftware Österreich: Umsatzsteuer, RKSV, UGB

Compliance in Österreich auf einen Blick

Die Bücher eines österreichischen Unternehmens zu führen heißt: monatlich oder vierteljährlich die Umsatzsteuervoranmeldung über FinanzOnline einreichen, bei Barumsätzen eine gesicherte Registrierkasse betreiben, sieben Jahre lang Aufzeichnungen in einer Form aufbewahren, die ein Prüfer elektronisch lesen kann, und den Jahresabschluss nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) aufstellen. Eine B2B-E-Rechnungspflicht gibt es in Österreich mit Stand September 2026 nicht. Das alles hängt an der Positionsgenauigkeit des Hauptbuchs.

Die Abgabenverwaltung ist Bundessache. Das Bundesministerium für Finanzen setzt die Vorgaben, und das Finanzamt Österreich, die bundesweit zuständige Abgabenbehörde, verwaltet Umsatzsteuer, Einkommen- und Körperschaftsteuer sowie Lohnsteuer. Erklärungen werden über FinanzOnline eingereicht, und das Unternehmensserviceportal (USP) ist der zentrale Zugang der Verwaltung für Unternehmen. Die Sozialversicherung der Beschäftigten läuft über die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK), die Kommunalsteuer auf die Lohnsumme wird an die Gemeinde entrichtet.

Diese Seite zeigt, was diese Regeln verlangen, wo ein Finanzsystem hilft oder behindert, und was Skyline Nexus ERP für ein österreichisches Unternehmen heute abdeckt und was gerade eingeführt wird.

• Steuerbehörde: Finanzamt Österreich, Einreichung über FinanzOnline
• Währung: Euro; Normalsteuersatz 20 %
• Rechnungslegung: UGB für den Einzelabschluss; EU-IFRS für börsennotierte Konzerne
• Aufbewahrung: sieben Jahre nach § 132 BAO
• E-Rechnung: nur B2G; keine inländische B2B-Pflicht

Umsatzsteuersätze, der 4,9-%-Satz für Lebensmittel und die Kleinunternehmerregelung

Österreich hat mit Stand September 2026 vier Umsatzsteuersätze. Der Normalsteuersatz beträgt 20 %. Der ermäßigte Satz von 10 % gilt etwa für Wohnungsvermietung, Beherbergung, Bücher, Zeitungen und die meisten Lebensmittel. Der Satz von 13 % gilt etwa für Tierzucht und Pflanzenzucht, künstlerische Leistungen und Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen. Seit 1. Juli 2026 gilt ein dritter ermäßigter Satz von 4,9 % für ausgewählte Grundnahrungsmittel, die nach Positionen der Kombinierten Nomenklatur in Anlage 3 des UStG aufgezählt sind: Produkte wie Trinkmilch, Joghurt, Butter, frische Eier, frisches und tiefgekühltes Gemüse, bestimmtes Obst, Mehl, Reis, einfache Teigwaren, Brot und einfache Backwaren sowie Salz.

Der 4,9-%-Satz wurde ohne Befristung eingeführt und gilt nur, wenn eine Lieferung oder Einfuhr ausschließlich aus den gelisteten Waren besteht. Ein Supermarktbon mit Milch, Kaffee und Bananen trägt deshalb drei Steuersätze, und Brot und Backwaren sind nur begünstigt, wenn sie in der Trockenmasse höchstens 5 % Fett und 5 % Zucker enthalten und ohne Zusatz von Honig, Eiern, Käse oder Obst hergestellt sind. Verlässlich richtig wird das nur mit einem Steuersatz, der am einzelnen Artikel hinterlegt und je Position angewendet wird.

Seit 1. Jänner 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung für Unternehmen, deren Jahresumsatz 55.000 Euro brutto nicht übersteigt; bis 2024 lag die Grenze bei 35.000 Euro netto. Ein Kleinunternehmer stellt keine Umsatzsteuer in Rechnung und kann keine Vorsteuer abziehen. Wird die Grenze um höchstens 10 % überschritten, bleibt die Befreiung bis zum Ende dieses Jahres bestehen.

• 20 % Normalsteuersatz
• 13 % ermäßigter Satz, unter anderem für kulturelle und sportliche Veranstaltungen
• 10 % ermäßigter Satz, unter anderem für Miete, Beherbergung und die meisten Lebensmittel
• 4,9 % auf Grundnahrungsmittel der Anlage 3 seit 1. Juli 2026
• Kleinunternehmerregelung bis 55.000 Euro Bruttoumsatz

Umsatzsteuer melden: UVA, Jahreserklärung und FinanzOnline

Die österreichische Umsatzsteuer wird vorab über die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) erklärt. Ein Unternehmen, dessen Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro überstiegen hat, meldet monatlich; zwischen 55.000 und 100.000 Euro vierteljährlich. UVA und Zahlung sind bis zum 15. des zweitfolgenden Monats fällig, die Voranmeldung für Jänner also bis 15. März; die Quartalsfristen sind der 15. Mai, 15. August, 15. November und 15. Februar. Ein Unternehmen, dessen Vorjahresumsatz 55.000 Euro nicht überstiegen hat, muss keine UVA einreichen, sofern das Finanzamt sie nicht verlangt oder ein Überschuss geltend gemacht wird.

Nach Jahresende gleicht die Umsatzsteuerjahreserklärung die Voranmeldungen des Jahres ab. Innergemeinschaftliche Lieferungen werden zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung erklärt, und Bezüge von Dienstleistungen und Waren aus anderen Mitgliedstaaten werden in der Regel im Reverse-Charge-Verfahren vom Empfänger versteuert. Jeder dieser Fälle braucht einen eigenen Steuercode, damit die Kennzahlen der UVA direkt aus dem Hauptbuch gelesen werden können, statt sie in einer Tabelle neu zusammenzubauen.

E-Rechnung: B2G seit 2014, noch keine B2B-Pflicht

Österreich war bei der E-Rechnung an die öffentliche Hand früh dran. Seit 1. Jänner 2014 müssen Lieferanten von Bundesdienststellen ihre Rechnungen in strukturierter elektronischer Form einreichen; Papier und E-Mail werden nicht angenommen. Die Rechnungen laufen über den Dienst e-Rechnung an den Bund, erreichbar über das USP, entweder durch Eingabe in ein Online-Formular, durch Hochladen einer strukturierten Datei oder automatisiert über das Peppol-Netzwerk. Zugelassen sind ebInterface (empfohlen werden die Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1) und UBL nach Peppol BIS 3.

Für Umsätze zwischen Unternehmen gibt es mit Stand September 2026 weder eine inländische E-Rechnungs- noch eine Echtzeitmeldepflicht und kein gesetzlich festgelegtes Datum. Wir werden keine Frist erfinden. Fest steht der EU-Rahmen: Das am 11. März 2025 beschlossene Paket VAT in the Digital Age führt ab 1. Juli 2030 die verpflichtende E-Rechnung und digitale Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ein und erlaubt den Mitgliedstaaten, schon vorher inländische Pflichten einzuführen.

Für ein österreichisches Unternehmen gilt deshalb ein Nebeneinander zweier Geschwindigkeiten. Wer an den Bund liefert, braucht schon heute einen Weg für strukturierte Rechnungen. Wer über EU-Grenzen hinweg handelt, hat 2030 als maßgebliches Datum, und die Vorbereitung sind saubere Stammdaten: UID-Nummern der Kunden, korrekte Steuercodes und Positionsdetails, aus denen sich jedes Format nach EN 16931 erzeugen lässt.

• B2G: für Bundesdienststellen verpflichtend seit 1. Jänner 2014
• Formate: ebInterface 4.3, 5.0, 6.0 oder 6.1 oder UBL (Peppol BIS 3)
• B2B im Inland: keine Pflicht und kein gesetzliches Datum mit Stand September 2026
• Innergemeinschaftliches B2B: E-Rechnung und digitale Meldung ab 1. Juli 2030

Registrierkassen und Belege: die RKSV

Die Pflicht, die Unternehmen, die neu in Österreich sind, am häufigsten überrascht, ist die Registrierkassenpflicht. Jedes Unternehmen muss Barumsätze einzeln aufzeichnen und der Kundschaft für jede Barzahlung einen Beleg aushändigen. Sobald der Jahresumsatz je Betrieb 15.000 Euro und die Barumsätze 7.500 Euro überschreiten, beide Grenzen zusammen, ist eine Registrierkasse Pflicht.

Bar ist dabei weiter gefasst als Scheine und Münzen: Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort zählen ebenfalls dazu, Überweisungen, Lastschriften und Online-Zahlungen nicht. Die Kasse muss die technische Sicherheitseinrichtung nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) besitzen, die jeden Beleg verkettet und signiert, damit Aufzeichnungen nicht unbemerkt verändert werden können. Der Betrieb ohne konforme Kasse ist eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro geahndet wird.

Für ein ERP ist das im Handel, in der Gastronomie und in jedem Betrieb mit Verkaufstheke relevant. Die Kassensoftware selbst muss RKSV-konform sein; Skyline Nexus ERP ist keine Registrierkasse im Sinne der RKSV und signiert keine Belege. Die Tagesumsätze der Kasse müssen sich ohne Neuerfassung mit dem Hauptbuch abstimmen lassen.

UGB-Rechnungslegung, Abschlussprüfung und die Sieben-Jahres-Regel

Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften ohne eine natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter müssen doppelte Bücher führen und Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung nach dem UGB aufstellen. Einzelunternehmer und andere Personengesellschaften werden dazu verpflichtet, sobald ihre Umsatzerlöse in zwei aufeinanderfolgenden Jahren 700.000 Euro oder in einem Jahr 1 Million Euro überschreiten. Börsennotierte Konzerne in der EU stellen ihren Konzernabschluss nach den von der EU übernommenen IFRS auf.

§ 221 UGB teilt Kapitalgesellschaften nach Größe ein. Nachdem die Schwellenwerte für Geschäftsjahre ab 1. Jänner 2024 um rund 25 % angehoben wurden, ist eine Gesellschaft klein, wenn sie zwei der drei Grenzen nicht überschreitet: Bilanzsumme 6,25 Millionen Euro, Umsatzerlöse 12,5 Millionen Euro und 50 Arbeitnehmer. Mittelgroß bleibt eine Gesellschaft bis 25 Millionen Euro, 50 Millionen Euro und 250 Arbeitnehmern; Kleinstkapitalgesellschaften bleiben unter 450.000 Euro, 900.000 Euro und 10 Arbeitnehmern. Nach § 268 müssen die Abschlüsse aller Kapitalgesellschaften geprüft werden, ausgenommen kleine GmbHs, die gesetzlich keinen Aufsichtsrat haben müssen.

Aufzeichnungen sind sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Buchung aufzubewahren, und länger, solange sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind. Elektronische Aufzeichnungen müssen elektronisch verfügbar bleiben. Bei einer Prüfung kann das Finanzamt die Daten auf einem Datenträger verlangen; das Finanzministerium veröffentlicht SAF-T AT, die für Österreich angepasste Standard Audit File for Tax der OECD, als anerkanntes Format, das auf Verlangen bereitgestellt und nicht laufend eingereicht wird.

Lohnverrechnung: ÖGK, Lohnsteuer und Kommunalsteuer

Österreichische Arbeitgeber melden die Sozialversicherung monatlich. Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM), seit 2019 in Verwendung, wird je Beschäftigtem bis zum 15. des Folgemonats über den elektronischen Kanal ELDA an die ÖGK übermittelt. Die von den Beschäftigten einbehaltene Lohnsteuer wird an das Finanzamt abgeführt.

Dazu kommt die Kommunalsteuer: Jeder Arbeitgeber zahlt 3 % der Bruttolohnsumme an die Gemeinde, in der die Beschäftigten tätig sind. Sie wird monatlich berechnet und bis zum 15. des Folgemonats entrichtet. Für das Hauptbuch bedeutet das jeden Monat ein Lohnjournal mit getrennten Verbindlichkeiten für Sozialversicherung, Lohnsteuer und Kommunalsteuer, jede abgestimmt mit dem, was tatsächlich bezahlt wurde.

Städte und Regionen: wo sich die Regeln unterscheiden

Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer und Lohnsteuer sind Bundessache; ein Unternehmen in Wien, Graz, Linz, Salzburg, Innsbruck, Klagenfurt, Villach, Wels, St. Pölten oder Dornbirn arbeitet also mit denselben Sätzen und Erklärungen. Die Unterschiede sind lokal und konkret.

Wien erhebt eine eigene Arbeitgeberabgabe, die Dienstgeberabgabe, oft U-Bahn-Steuer genannt: 2 Euro je Dienstverhältnis und angefangener Woche für in Wien beschäftigte Mitarbeiter, mit Ausnahmen etwa für Lehrlinge, Beschäftigte über 55 und Dienstverhältnisse mit höchstens zehn Wochenstunden, zusätzlich zur Kommunalsteuer. Ein Unternehmen mit Personal in Wien und Graz hat damit eine Verbindlichkeit nur für Wien, die Lohnverrechnung und Hauptbuch nach Standort führen müssen. Die Kommunalsteuer selbst wird an jede Gemeinde entrichtet, in der das Unternehmen eine Betriebsstätte hat; ein Betrieb mit mehreren Standorten zahlt also an mehrere Gemeinden.

Zwei Alpengemeinden haben eine eigene Umsatzsteuerregel. In Jungholz in Tirol und in Mittelberg im Kleinwalsertal in Vorarlberg verrechnen dort ansässige Unternehmen auf ihre örtlichen Umsätze nach § 10 Abs. 4 UStG 1994 19 % statt 20 %, während die ermäßigten Sätze wie überall gelten.

• Wien: Dienstgeberabgabe von 2 Euro je Dienstverhältnis und angefangener Woche
• Jede Gemeinde: 3 % Kommunalsteuer auf die Lohnsumme, örtlich entrichtet
• Jungholz und Mittelberg: 19 % Normalsteuersatz für ortsansässige Unternehmen
• Überall sonst: ein bundesweites Umsatzsteuer- und Abgabensystem

Wie Skyline Nexus ERP die österreichischen Anforderungen abdeckt

Skyline Nexus ERP ist ein Cloud-ERP mit doppeltem Hauptbuch im Modul Fiscal Authority. Sind die Auto-Buchungsschalter aktiv, buchen abgeschlossene Verkäufe, Einkäufe, Zahlungen, Ausgaben und Abschreibungen im Hintergrund ausgeglichene Journale, wobei die Umsatzsteuer je Position berechnet wird; ein Einkauf mit Positionen zu 20 %, 10 % und 4,9 % wird also für jeden Satz korrekt gebucht. Jeder Satz ist ein eigener Steuersatz, sodass der 4,9-%-Satz angelegt und den begünstigten Artikeln ab 1. Juli 2026 zugewiesen wird. Die Maske Umsatzsteuererklärung füllt die Nettobemessungsgrundlagen für Verkäufe und Einkäufe sowie die Steuerbeträge für einen Zeitraum vor, bereit zur Übernahme in die UVA auf FinanzOnline; die Einreichung bei FinanzOnline selbst erfolgt nicht aus Skyline Nexus ERP heraus.

Gebuchte Journale werden per Storno korrigiert, Geschäftsperioden lassen sich abschließen und sperren, und ein Buchhaltungs-Audit-Trail hält jede Änderung mit altem und neuem Wert, Benutzer und Zeitpunkt fest. Geschäftsstandorte führen eigene Rechnungsnummernkreise, eigenen Lagerbestand und eine nach Filiale gefilterte Saldenliste, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz, nützlich für ein Unternehmen mit Betriebsstätten in mehreren Gemeinden. Saldenliste, Hauptbuch und eine jährliche Audit-Pack-Arbeitsmappe werden für den Prüfer und das Sieben-Jahres-Archiv nach Excel exportiert, und die Oberfläche ist neben anderen Sprachen auf Deutsch verfügbar.

Nationale E-Rechnungsanbindungen werden Markt für Markt eingeführt; für Österreich umfasst dieses Programm die Ausgabe von ebInterface und Peppol für e-Rechnung an den Bund sowie einen SAF-T-AT-Export. Beides ist heute noch nicht verfügbar: Nennen Sie uns Ihr Land, und wir bestätigen Ihren Go-live-Termin. Bis dahin nutzen Lieferanten des Bundes das Webformular oder den Upload von e-Rechnung an den Bund oder eine von einem Partner umgesetzte Integration, die Verkäufe über die REST-API des Skyline Nexus ERP Connector ausliest. Ein Betrieb mit Registrierkassenpflicht verwendet an der Theke eine RKSV-zertifizierte Kasse und bucht deren Tagesumsätze ins Hauptbuch; Skyline Nexus ERP selbst erfüllt die RKSV nicht. Österreichische Lohnverrechnung, mBGM und Kommunalsteuer laufen in einer lokalen Lohnsoftware oder über einen Lohnverrechnungspartner, denn Skyline Nexus ERP enthält keine österreichische Lohnverrechnung; das monatliche Lohnjournal wird ins Hauptbuch gebucht.

Häufige Fragen

Ist die E-Rechnung in Österreich verpflichtend?

Die E-Rechnung ist in Österreich nur für Rechnungen an Bundesdienststellen verpflichtend: Seit 1. Jänner 2014 müssen sie als strukturierte ebInterface- oder UBL-Dateien per Webformular, Upload oder über Peppol eingereicht werden. Eine inländische B2B-E-Rechnungspflicht und ein gesetzliches Datum dafür gibt es mit Stand September 2026 nicht. Die EU-Regeln verlangen die E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab 1. Juli 2030.

Welche Umsatzsteuersätze gelten 2026 in Österreich?

Die österreichischen Umsatzsteuersätze 2026 sind 20 % als Normalsteuersatz, 13 % und 10 % als ermäßigte Sätze und seit 1. Juli 2026 4,9 % auf ausgewählte Grundnahrungsmittel. Der österreichische 4,9-%-Satz erfasst Waren der Anlage 3 des UStG wie Milch, Butter, Eier, Brot und Mehl. Unternehmen in Jungholz und Mittelberg verrechnen auf örtliche Umsätze 19 % statt 20 %.

Wann ist in Österreich eine Registrierkasse Pflicht?

Eine Registrierkasse ist in Österreich Pflicht, sobald der Jahresumsatz je Betrieb 15.000 Euro und die Barumsätze im selben Jahr 7.500 Euro überschreiten. Kartenzahlungen an der Theke gelten als Barumsatz. Die österreichische Kasse muss die Sicherheitsanforderungen der RKSV erfüllen, und für jede Barzahlung ist der Kundschaft ein Beleg auszuhändigen.

Wie lange müssen Unterlagen in Österreich aufbewahrt werden?

Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind in Österreich nach § 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Buchung. Österreichische Aufzeichnungen sind länger aufzubewahren, solange sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind, und elektronisch geführte Aufzeichnungen müssen für die Prüfung in elektronischer Form verfügbar bleiben.

Welche österreichischen Gesellschaften brauchen eine Abschlussprüfung?

Nach § 268 des österreichischen Unternehmensgesetzbuchs müssen die Jahresabschlüsse aller Kapitalgesellschaften geprüft werden, ausgenommen kleine GmbHs, die keinen Aufsichtsrat haben müssen. Eine österreichische GmbH ist klein, wenn sie zwei der drei Grenzen nicht überschreitet: Bilanzsumme 6,25 Millionen Euro, Umsatzerlöse 12,5 Millionen Euro und 50 Arbeitnehmer.

Kann Skyline Nexus ERP ebInterface-Rechnungen oder SAF-T-AT-Dateien erzeugen?

Heute noch nicht. Skyline Nexus ERP führt das österreichische Hauptbuch, berechnet die Umsatzsteuer je Position, liefert die Zahlen für die UVA und exportiert Saldenliste, Hauptbuch und eine Audit-Pack-Arbeitsmappe in Excel für Prüfer. Die Ausgabe von ebInterface und Peppol sowie ein SAF-T-AT-Export sind Teil der Markt-für-Markt-Einführung der Anbindungen: Nennen Sie uns Ihr Land, und wir bestätigen Ihren Go-live-Termin. Bis dahin nutzen Lieferanten des Bundes das Portal e-Rechnung an den Bund oder einen E-Rechnungsanbieter.

Kommt Skyline Nexus ERP mit dem Umsatzsteuersatz von 4,9 % zurecht?

Ja, als eigener Steuersatz. Skyline Nexus ERP speichert jeden Steuersatz als eigenen Prozentsatz; ein Unternehmen legt also einen Satz von 4,9 % an und weist ihn ab 1. Juli 2026 den begünstigten Artikeln der Anlage 3 zu. Die Umsatzsteuer wird je Rechnungsposition berechnet, sodass ein Einkauf mit Artikeln zu 20 %, 10 % und 4,9 % in Skyline Nexus ERP korrekt besteuert wird und jeder Satz getrennt ins Hauptbuch gebucht wird.

Sätze, Regelungen und Fristen in dieser Übersicht ändern sich, und viele Länder erlassen derzeit neue Vorschriften zur E-Rechnung. Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung – prüfen Sie den aktuellen Stand bei der oben genannten Behörde oder Ihrem Steuerberater, bevor Sie sich darauf verlassen.