Einen Kontenplan entwerfen

Wozu ein Kontenplan da ist

Ein Kontenplan ist die Liste der Töpfe, in denen jeder Geschäftsvorfall eines Unternehmens am Ende landet. Er bestimmt, was Ihr Abschluss aussagen kann, welche Fragen Ihr Berichtswesen beantworten kann und wie viel Handarbeit zwischen einer gebuchten Transaktion und einer brauchbaren Zahl liegt. Er ist die folgenreichste Einstellung in jedem Buchhaltungssystem – und wird fast immer in Eile während der Einführung entworfen, von wem auch immer gerade verfügbar war.

Mehr Sorgfalt verdient er wegen der ungleich verteilten Kosten. Ihn gut zu entwerfen kostet ein paar Tage Nachdenken. Ihn später zu korrigieren kostet die Vergleichbarkeit Ihrer Historie, eine Zuordnungsübung über jede Schnittstelle hinweg und ein Gespräch mit Ihrem Abschlussprüfer. Nahezu jedes Unternehmen, das seit mehr als fünf Jahren mit demselben System arbeitet, schleppt einen Kontenplan mit sich, den es so nicht wieder entwerfen würde und nicht ohne Weiteres ändern kann.

Die zentrale Entwurfsfrage ist trügerisch einfach: Was gehört in die Kontonummer, und was gehört woandershin? Nahezu jedes Scheitern eines Kontenplans ist eine Antwort auf diese Frage, die zu viel in die Kontonummer gepackt hat. Um zu verstehen, warum, muss klar sein, was ein Konto eigentlich ist.

Ein Konto beantwortet die Frage: Welcher Art ist dieser Betrag? Mietaufwand. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Umsatzerlöse aus Warenverkauf. Es beschreibt das Wesen des Betrags, und das ist die einzige Frage, die es beantworten sollte. Wo er entstanden ist, für wen, in welchem Projekt, in welcher Abteilung, in welcher Produktlinie: Das alles sind berechtigte Fragen, aber keine davon betrifft das Wesen des Betrags.

Das Scheitern durch Kontenwildwuchs

Der häufigste Kontenplan der Welt sieht ungefähr so aus. Es gibt ein Konto für Miete. Dann eröffnet das Unternehmen eine zweite Filiale, also gibt es nun Miete Filiale eins und Miete Filiale zwei. Dann will jemand die Miete nach Abteilungen sehen, also wird jedes dieser Konten nochmals geteilt. Dann kommt eine neue Kostenstelle hinzu, und jedes Konto im Bereich der betrieblichen Aufwendungen wird für sie dupliziert. Nach wenigen Jahren gibt es viertausend Konten, von denen die meisten in drei Monaten des Jahres einen Saldo tragen.

Das scheitert nicht sichtbar. Es scheitert, indem es Dinge nach und nach unmöglich macht. Ein konsolidierter Bericht erfordert das Aufsummieren Hunderter Konten, und jede neue Filiale verlangt, dass der Bericht neu gebaut wird. Filialen zu vergleichen heißt, verschiedene Kontonummern zu vergleichen, was kein Standardbericht leistet. Die Schließung einer Filiale hinterlässt zwanzig tote Konten, die nicht gelöscht werden können, weil sie Historie tragen. Eine neue Filiale bedeutet zwanzig neue Konten und die Pflicht, sie in jeden Bericht, jedes Budget, jede Zuordnung aufzunehmen. Irgendwann bucht jemand die Miete von Filiale zwei auf das Konto von Filiale eins, und der Fehler bleibt in der konsolidierten Summe unsichtbar.

Die tieferen Kosten liegen darin, dass die Struktur eine Tatsache über das Unternehmen fest ins Hauptbuch geschrieben hat. Filialen, Abteilungen und Produktlinien ändern sich. Sie werden zusammengelegt, aufgeteilt, umbenannt und neu organisiert. Jedes Mal muss ein Kontenplan, der sie strukturell abbildet, neu gebaut werden, und die Historie wird genau in dem Moment unvergleichbar, in dem jemand sie vergleichen will.

Das Symptom, auf das Sie achten sollten, ist Wiederholung. Wenn Sie Ihre Kontenliste ansehen und dasselbe Wort in Abständen wiederkehren sehen – Miete, Miete, Miete, Gehälter, Gehälter, Gehälter –, dann ist dieser wiederholte Begriff keine Aufwandsart. Er ist eine Dimension des Unternehmens, die in die Kontonummer gezwungen wurde, weil es keinen anderen Platz dafür gab.

Konten und Dimensionen

Nahezu jedes Buchhaltungssystem, das in den letzten zwanzig Jahren entwickelt wurde, unterstützt Buchungsmerkmale neben der Kontonummer – je nach System Dimensionen, Segmente, Analysecodes, Tags, Kostenstellen oder Kostenträger genannt. Eine Buchung trägt ein Konto plus einen oder mehrere Dimensionswerte, und Berichte lassen sich nach Konto, nach Dimension oder nach beidem erstellen.

Das verändert die Entwurfsaufgabe grundlegend. Miete ist ein Konto. Filiale ist eine Dimension mit einem Wert je Filiale. Miete für Filiale zwei ist kein eigenes Konto; es ist das Mietkonto, gefiltert auf Filiale zwei. Eine neue Filiale fügt einen Dimensionswert hinzu statt zwanzig Konten. Die Schließung einer Filiale deaktiviert einen Wert. Der Filialvergleich ist ein Standardbericht mit Gruppierung, keine Sonderanfertigung. Und die Kontenliste bleibt so groß, wie sie sein sollte – für die meisten mittelständischen Unternehmen einige hundert Konten statt einiger tausend.

Der Test, ob etwas ein Konto oder eine Dimension ist, lautet: Ändert es das Wesen des Betrags oder seinen Kontext? Miete in Riad und Miete in Dschidda sind dieselbe Kostenart an verschiedenen Orten, also ist der Ort eine Dimension. Mietaufwand und Gehaltsaufwand sind verschiedene Kostenarten, also sind sie verschiedene Konten. Wer diesen Test konsequent anwendet, beseitigt den größten Teil des Wildwuchses, bevor er entsteht.

Zwei Warnungen zu Dimensionen. Erstens sind sie nur nützlich, wenn sie dort Pflicht sind, wo sie Sinn ergeben, denn eine Dimension, die bei achtzig Prozent der Buchungen gefüllt ist, erzeugt Berichte mit einem unerklärten Rest, und dieser Rest zerstört das Vertrauen in den Bericht schneller, als es gar kein Bericht täte. Zweitens: Widerstehen Sie der Versuchung, zehn Dimensionen anzulegen, nur weil das System zehn erlaubt. Jede Dimension ist ein Feld, das jemand bei jeder Transaktion korrekt füllen muss, und eine ungefüllte Dimension ist schlimmer als eine fehlende.

• Filiale, Standort, Betriebsstätte oder Laden: eine Dimension. Die Kosten sind dieselbe Kostenart, wo immer sie anfallen.
• Abteilung, Kostenstelle oder Funktion: eine Dimension. Sie bestimmt, wer verantwortlich ist, nicht, was gekauft wurde.
• Projekt, Auftrag oder Vertrag: eine Dimension, und oft diejenige mit dem größten Berichtswert.
• Produktlinie, Leistungsbereich oder Geschäftssegment: eine Dimension und die Grundlage der meisten Segmentberichte.
• Kunde und Lieferant: überhaupt keine Konten. Sie gehören in Nebenbücher hinter ein Sammelkonto.
• Mitarbeitende: kein Konto. Lohndetails gehören in das Lohnabrechnungssystem und werden verdichtet ins Hauptbuch übernommen.
• Rechtseinheit: in der Regel ein eigenes Hauptbuch statt einer Dimension, auch wenn manche Systeme sie als Segment führen.

Nummerierung

Die Kontennummerierung ist weniger wichtig als der Entwurf der Dimensionen und wird mehr diskutiert. Ein Nummernschema muss drei Dinge leisten: Die Kontoart muss an der Nummer erkennbar sein, es muss Raum bleiben, Konten ohne Umnummerierung einzufügen, und die Sortierung muss ohne separate Zuordnung eine sinnvolle Abschlussreihenfolge ergeben.

Die übliche Struktur gruppiert nach der Gliederung des Abschlusses: Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Erträge, Aufwendungen, jeweils mit einer führenden Ziffer oder einem Nummernbereich und Unterbereichen für die Klassen. Umlaufvermögen getrennt vom Anlagevermögen. Umsatzkosten getrennt von den betrieblichen Aufwendungen. Finanzierungsaufwendungen getrennt von beiden. Die konkreten Bereiche sind weit weniger wichtig als die Tatsache, dass es sie gibt und dass ihre Lücken breit genug sind, um darin einzufügen.

Kontenbezeichnungen verdienen so viel Aufmerksamkeit wie Nummern und bekommen fast keine. Eine Bezeichnung sollte so genau beschreiben, was auf das Konto gehört, dass zwei Personen, die denselben Vorgang buchen, dasselbe Konto wählen. Verschiedenes, Diverses, Allgemein und Sonstiges sind Bezeichnungen, die garantieren, dass sie das nicht tun, und ein Konto namens „Allgemeine Aufwendungen“ nimmt alles auf, bei dem sich jemand unsicher ist – genau die Menge, die Sie am dringendsten sehen müssten.

• Verwenden Sie eine einheitliche Länge. Nummern unterschiedlicher Länge sortieren sich unvorhersehbar und brechen Exporte in alles, was sie als Text behandelt.
• Lassen Sie Lücken. Lückenlose Nummerierung erzwingt innerhalb eines Jahres entweder eine Umnummerierung oder ein Konto außerhalb der Reihenfolge.
• Gruppieren Sie zuerst nach der Gliederung des Abschlusses, damit sich die Kontenliste ohne zusätzliche Zuordnungsebene in Berichtsreihenfolge sortiert.
• Halten Sie Unterbereiche aussagekräftig. Liegt ein Konto im Bereich des Umlaufvermögens, sollte es Umlaufvermögen sein – ohne historisch bedingte Ausnahmen.
• Kodieren Sie keine Dimensionen in die Nummer. Eine Nummer, die „Miete, Filiale zwei“ bedeutet, ist eine verkleidete Dimension.
• Nummerieren Sie bestehende Konten nicht um. Die Kosten tragen die Historie, die Schnittstellen und jeder, der eine Nummer auswendig kennt, und der Nutzen ist rein kosmetisch.

Sammelkonten und was nicht direkt bebucht werden darf

Manche Bilanzkonten verdichten ein Nebenbuch. Forderungen, Verbindlichkeiten, Vorräte, Sachanlagen und in der Regel Steuern haben jeweils ein einziges Sachkonto, dessen Saldo der Summe einer anderswo geführten Einzelaufstellung entsprechen sollte. Das sind Sammelkonten, und die entscheidende Entwurfsentscheidung lautet: Sie dürfen keine direkten Buchungen annehmen.

Kann ein Benutzer eine manuelle Buchung direkt auf das Debitorensammelkonto buchen, laufen Sammelkonto und Nebenbuch auseinander, und die Abweichung fällt erst auf, wenn jemand abstimmt. Sammelkonten für direkte Buchungen zu sperren oder direkte Buchungen auf wenige benannte Personen zu beschränken, die einen bekannten Fehler korrigieren, verwandelt eine monatliche aufdeckende Kontrolle in eine strukturelle. Das ist in den meisten Einführungen eine der günstigsten verfügbaren Verbesserungen – und sehr oft nicht eingerichtet.

Damit verwandt ist der strukturelle Punkt, dass nicht jedes Konto überhaupt bebuchbar sein sollte. Ein gut gebauter Kontenplan hat Überschrifts- oder Summenkonten, die dem Gruppieren und Berichten dienen, und darunter bebuchbare Konten. Eine Buchung auf ein Überschriftskonto hebelt die Hierarchie aus und erzeugt einen Saldo, der in einer Summe erscheint, aber in keinem ihrer Bestandteile – eines der verwirrendsten Dinge, die ein Bericht tun kann.

Verrechnungskonten brauchen denselben ausdrücklichen Entwurf. Ausstehende Eingangsrechnungen, Lohnverrechnung, konzerninterne Verrechnung, Ware unterwegs und Abrechnung von Zahlungsdienstleistern sollten jeweils beim Entwurf des Kontenplans festgelegt werden, mit einem angegebenen Normalsaldo und einem benannten Verantwortlichen, statt später ad hoc von demjenigen angelegt zu werden, der als Erster einen Platz für etwas brauchte. Ad hoc angelegte Konten sind diejenigen, die nie überprüft werden.

Entwurf für die Abschlüsse, die Sie erstellen müssen

Ein Kontenplan sollte rückwärts entworfen werden, von den Ergebnissen her, die er speisen muss. In der Regel sind es vier: der gesetzliche Jahresabschluss, die Managementberichte, die Steuererklärungen und das, was Muttergesellschaft oder Kreditgeber verlangen. Jedes davon erfordert einen bestimmten Detaillierungsgrad, und der Kontenplan muss den feinsten davon abbilden.

IAS 1 verlangt, dass bestimmte Posten in den Hauptbestandteilen des Abschlusses selbst dargestellt werden, und erlaubt die Zusammenfassung unwesentlicher Posten mit weiteren Angaben im Anhang. Das ist eine Darstellungsvorschrift und keine Vorschrift für den Kontenplan, aber sie bestimmt ihn: Jeder Posten, den der Abschluss oder der Anhang gesondert angeben muss, muss im Hauptbuch gesondert identifizierbar sein, entweder als Konto oder als Dimension. Abschreibungen, Leistungen an Arbeitnehmer, Finanzierungsaufwendungen und Wertminderungsaufwendungen sind häufige Beispiele, und ein Kontenplan, der sie in allgemeine Kategorien zusammenwirft, kann die Angabe nicht ohne jährliche Analysearbeit liefern.

Die Steuer bringt eigene Anforderungen mit, und sie unterscheiden sich von den handelsrechtlichen. Steuerlich nicht abzugsfähige Aufwendungen – Bewirtung ist das übliche Beispiel – lassen sich weit leichter identifizieren, wenn sie von Anfang an auf ein eigenes Konto gebucht wurden, als wenn sie jedes Jahr aus einem allgemeinen Konto herausgezogen werden müssen. Dasselbe gilt für nicht abziehbare Vorsteuer und für jede Kategorie mit abweichender steuerlicher Behandlung.

Das Managementreporting will meist das Gegenteil des gesetzlichen Reportings: weniger Struktur, mehr Dimensionen. Es will die Bruttomarge nach Produktlinie, die Kosten nach Abteilung und den Deckungsbeitrag nach Filiale – nichts davon interessiert den gesetzlichen Abschluss. Genau deshalb ist die Trennung von Konten und Dimensionen die richtige Architektur. Die Konten bedienen die gesetzliche Sicht, die Dimensionen die Managementsicht, und beide stammen aus denselben Buchungen, ohne eine zweite Buchführung.

Mehrere Gesellschaften und Konsolidierung

Hat eine Gruppe mehrere rechtliche Einheiten, ist die stärkste Position ein einziger Konzernkontenplan, den alle verwenden, ergänzt um gesellschaftsspezifische Konten nur dort, wo lokales Recht es tatsächlich verlangt. Die Konsolidierung wird dann zu einer Frage des Aufsummierens gleicher Konten und der Eliminierung konzerninterner Salden, statt einer Zuordnungsübung, die in jeder Periode gepflegt und neu geprüft werden muss.

Der übliche Einwand lautet, die Gesellschaften seien unterschiedlich – und das sind sie, aber weniger als gedacht. Eine Handelsgesellschaft und eine Dienstleistungsgesellschaft nutzen weitgehend dieselbe Aufwandsstruktur. Unterschiedlich ist, welche Konten sie nutzen, nicht, was die Konten bedeuten. Ungenutzte Konten in einer Gesellschaft kosten nichts; abweichende Kontenbedeutungen zwischen Gesellschaften kosten jeden Monat eine Abstimmung und erzeugen konsolidierte Zahlen, die niemand aufschlüsseln kann.

Wo Gesellschaften unterschiedliche Kontenpläne geerbt haben – und bei den meisten Gruppen, die Unternehmen zukaufen, wird das so sein –, ist die Zuordnungsebene, die sie übersetzt, eine dauerhafte Belastung. Sie muss gepflegt werden, wenn sich einer der Kontenpläne ändert, sie muss geprüft werden, und sie ist im konsolidierten Ergebnis unsichtbar, sodass ein Fehler darin eine konsolidierte Zahl erzeugt, die auf eine Weise falsch ist, die keine Abstimmung einer der beiden Gesellschaften aufdecken würde. Die Zusammenführung auf einen gemeinsamen Kontenplan ist einmal teuer und danach billiger.

Konzerninterne Konten sollten ausdrücklich und paarweise angelegt sein: je Gegengesellschaft ein eigenes Forderungs- und ein eigenes Verbindlichkeitskonto, nicht ein einziges Konzernverrechnungskonto mit einem Nettosaldo gegenüber allen. Die Eliminierung bei der Konsolidierung setzt voraus, dass bekannt ist, gegenüber welcher Gesellschaft jeder Saldo besteht, und ein Nettosaldo auf einem einzigen Konto lässt sich nicht ohne weitere Analyse eliminieren, die jemand von Hand erledigen muss.

Wie man tatsächlich einen entwirft

Die Methode ist kurz, und die Disziplin besteht darin, ihr zu folgen, statt direkt zur Kontenliste zu springen – was üblicherweise geschieht.

Der sechste Schritt ist derjenige, der die Entwurfsfehler findet, und er wird am häufigsten übersprungen, weil er sich wie doppelte Arbeit anfühlt. Das ist er nicht. Ein echter gesetzlicher Abschluss, ein echtes Managementpaket und eine echte Steuerberechnung aus einem echten Monat an Transaktionen zeigen Ihnen an einem Nachmittag die drei Dinge, über die Sie nicht berichten können. Sie dann zu finden, kostet nichts. Sie im vierten Monat zu finden, kostet die unten beschriebene Änderung.

• Listen Sie zuerst die Ergebnisse auf: gesetzlicher Abschluss, Steuererklärungen, Managementberichte, Anforderungen von Kreditgebern oder Muttergesellschaft. Sie bestimmen den Mindestdetaillierungsgrad.
• Bestimmen Sie die Dimensionen. Gehen Sie das Unternehmen durch und benennen Sie jede Art, wie jemand eine Zahl aufschlüsseln wollen wird. Jede davon ist eine Dimension, sofern sie nicht das Wesen des Betrags ändert.
• Schreiben Sie erst dann die Kontenliste, von der Abschlussgliederung abwärts, und hören Sie auf der Ebene auf, auf der eine weitere Aufteilung eine Dimensionsfrage statt einer Wesensfrage beantworten würde.
• Kennzeichnen Sie Sammelkonten und Überschriftskonten als nicht bebuchbar, und legen Sie jedes Verrechnungskonto bewusst mit einem Normalzustand und einem Verantwortlichen an.
• Schreiben Sie die Buchungsregeln: welcher Transaktionsart welches Konto zugeordnet ist, denn in dieser Zuordnungsebene gehen Prüfpfade tatsächlich verloren.
• Testen Sie ihn am Vorjahr. Nehmen Sie eine Periode echter Transaktionen, buchen Sie sie in die neue Struktur und erstellen Sie aus dem Ergebnis alle vier Ergebnisse.
• Halten Sie ihn schriftlich fest. Eine Kontenliste ohne Dokument, das beschreibt, was auf jedes Konto gehört, wird binnen eines Jahres unterschiedlich ausgelegt.

Was eine spätere Änderung kostet

Kontenpläne ändern sich tatsächlich, und die Kosten liegen nicht in der Änderung selbst. Konten anzulegen ist trivial. Die Kosten liegen in allem, was an der alten Struktur hängt, und das meiste davon ist aus der Kontenliste nicht ersichtlich.

Deshalb sollten die meisten Änderungen additiv und nicht strukturell sein. Ein Konto hinzufügen, ein Konto ab Beginn eines Geschäftsjahres für die Zukunft in zwei aufteilen oder eine Dimension neben der bestehenden Struktur einführen – all das ist beherrschbar. Den gesamten Kontenplan umnummerieren, Konten mit Historie zusammenlegen oder die Bedeutung eines bestehenden Kontos ändern ist es nicht, und Letzteres ist das Schlimmste, weil nichts sichtbar bricht; der Bericht wird einfach falsch.

Der richtige Zeitpunkt für eine strukturelle Änderung ist der Beginn eines Geschäftsjahres, geplant, mit dokumentierter alter und neuer Struktur, einer dauerhaft aufbewahrten Zuordnung und einer ersten Periode nach der Änderung, die in beide Richtungen abgestimmt wird. Wer sie mitten im Jahr vornimmt, um ein dringendes Berichtsproblem zu lösen, erzeugt ein Geschäftsjahr, das niemand mit irgendetwas vergleichen kann.

• Historie. Alte Transaktionen stehen auf alten Konten. Entweder Sie ordnen die Historie neu zu, was gebuchte Perioden verändert, oder Sie akzeptieren, dass die Vergleichszahlen einen Bruch überspannen und jeder Vorjahresvergleich eine Überleitung braucht.
• Zuordnungen. Jede Schnittstelle, jede Buchungsregel, jede Regel für den Bankdatenimport, jede Dauerbuchung und jede Importvorlage verweist auf Kontonummern und muss gefunden und angepasst werden.
• Berichte. Abschlusslayouts, Managementpakete, Budgets, Dashboards und jede Tabelle, die eine Summen- und Saldenliste nach Kontonummer zieht, brechen – und zwar still, indem sie ein neues Konto auslassen, statt einen Fehler zu melden.
• Budgets und Prognosen. Ein Budget auf der alten Struktur lässt sich nicht mit Ist-Zahlen auf der neuen vergleichen, ohne eine Zuordnung, die selbst eine Fehlerquelle ist.
• Menschen. Jeder, der Rechnungen kontiert, hat Nummern im Kopf, und die Übergangszeit erzeugt Fehlbuchungen, die anschließend korrigiert werden müssen.
• Abschlussprüfung. Der Prüfer muss die Änderung verstehen, sich davon überzeugen, dass die angepassten Vergleichszahlen konsistent sind, und die Zuordnung prüfen. Dieses Gespräch sollte vorab geführt werden, nicht während der Prüfung.

Anzeichen für einen fehlerhaften Entwurf

Die meisten Unternehmen überprüfen ihren Kontenplan nicht, weil kein Ereignis sie dazu zwingt. Dies sind die Signale, dass er Sie Geld kostet, und alle sind ohne ein Projekt sichtbar.

Keines davon ist für sich allein fatal. Mehrere zusammen bedeuten, dass die Struktur Tatsachen über das Unternehmen abbildet, die sich inzwischen geändert haben, und dass jeder darauf aufbauende Bericht diese Kosten still mitträgt.

• Dasselbe Wort taucht in der Kontenliste immer wieder auf – ein Zeichen, dass eine Dimension in der Kontonummer mitgeführt wird.
• Ein großer Teil der Konten hat im laufenden Jahr keine Buchungen – ein Zeichen, dass die Struktur die Organisation überlebt hat, die sie beschrieb.
• Das Managementpaket erfordert eine Tabelle, die Konten den Berichtszeilen zuordnet und von einer einzigen Person gepflegt wird.
• Ein Konto für allgemeine oder sonstige Aufwendungen trägt einen wesentlichen Saldo – ein Zeichen, dass die Leute nicht erkennen können, wohin etwas gehört.
• Eine Routinefrage wie Kosten nach Filiale oder Marge nach Produktlinie erfordert einen Datenexport statt eines Berichts.
• Die Eröffnung einer neuen Filiale oder Abteilung ist ein Konfigurationsprojekt statt der Anlage eines einzigen Dimensionswerts.
• Zwei Personen, gefragt, wohin ein bestimmter Aufwand gebucht wird, geben unterschiedliche Antworten.

Governance

Ein Kontenplan verschlechtert sich durch kleine Entscheidungen unter Zeitdruck. Jemand braucht ein Konto für eine neue Kostenart, legt eines an, benennt es nach dem Lieferanten und bucht darauf. Fünf Jahre später gibt es zweihundert solcher Konten, und die sorgfältig entworfene Struktur ist durch Dinge verwässert, die niemand entschieden hat.

Die Kontrolle ist gewöhnlich und wirksam: Das Anlegen oder Ändern eines Kontos erfordert die Genehmigung einer benannten Person auf Grundlage einer schriftlichen Beschreibung der Struktur, und die Änderung wird protokolliert. Diese Person stellt eine Frage: Ist das Neue eine andere Art von Betrag oder ein anderer Kontext für eine bestehende? Die meisten Anfragen betreffen Letzteres, und die Antwort ist ein Dimensionswert statt eines Kontos.

Skyline Nexus führt Filiale und Standort auf der Transaktion selbst, und jede Hauptbuchzeile verweist auf den Beleg, der sie erzeugt hat, sodass eine Sicht nach Filiale eine Verknüpfung zur Quelle ist und keine aus Kontonummern nachgebaute Struktur. Bei jedem System, auch bei diesem, lohnt sich die genaue Frage, welche Dimensionen die Hauptbuchzeile selbst speichert und welche nur auf dem Quellbeleg vorhanden sind: Der Unterschied entscheidet, ob ein dimensionaler Bericht ein direktes Auslesen oder eine Rekonstruktion ist und ob er eine Änderung eines Belegtyps übersteht. Das beschreibt, was ein System vorhält. Es entscheidet nicht über Ihren Entwurf, und kein System verhindert einen Kontenplan, der in Kontonummern abbildet, was eine Dimension hätte sein sollen.

• Ein schriftliches, aktuell gehaltenes Dokument zum Kontenplan, das festhält, was auf jedes Konto gehört.
• Anlage und Änderung von Konten eingeschränkt und genehmigungspflichtig, mit protokollierter Begründung.
• Eine jährliche Überprüfung der Konten ohne Bewegung und jedes Kontos, das Sonstiges aufnimmt.
• Buchungsregeln und Zuordnungen werden bei jeder Änderung eines Vorsystems überprüft, denn hier gehen Prüfpfade verloren.
• Dimensionswerte werden wie Konten gesteuert, denn eine unkontrollierte Dimensionsliste wird zu einem eigenen Wildwuchs.

Eine vernünftige Grundeinstellung

Für ein Unternehmen ohne ungewöhnliche Berichtsanforderung funktioniert die folgende Form, und es lohnt sich, nur mit einem ausdrücklichen Grund davon abzuweichen. Einige hundert Konten, gruppiert nach der Abschlussgliederung mit breiten Lücken. Konten nur dort aufgeteilt, wo sich das Wesen des Betrags unterscheidet oder eine gesetzliche oder steuerliche Angabe es verlangt. Drei bis fünf Dimensionen, von denen Filiale oder Standort, Abteilung oder Kostenstelle sowie Projekt die übliche Auswahl sind. Sammel- und Überschriftskonten nicht bebuchbar. Verrechnungskonten definiert und mit Verantwortlichen versehen. Und eine schriftliche Festlegung, was wohin gehört.

Diese Struktur liefert den gesetzlichen Abschluss, ein mehrfach aufgeschlüsseltes Managementpaket und eine Steuerberechnung aus einem einzigen Satz von Buchungen und ohne Zuordnungstabelle. Sie übersteht eine neue Filiale, eine Reorganisation und einen Zukauf ohne Umstrukturierungsprojekt. Und sie hält die Kontenliste klein genug, dass die Person, die eine Rechnung kontiert, das richtige Konto findet – und das ist am Ende die Bedingung, die darüber entscheidet, ob der ganze Rest funktioniert.

Der Kontenplan ist der eine Teil eines Finanzsystems, bei dem eine Stunde Entwurf ein Jahr Arbeit spart und bei dem die Folgen eines Fehlers so langsam sichtbar werden, dass niemand sie mit der Ursache in Verbindung bringt. Wenn Sie ein System einführen, investieren Sie die Tage. Wenn Sie bereits produktiv arbeiten und die obigen Symptome wiedererkennen, planen Sie die Änderung zu einem Geschäftsjahresende, statt damit zu leben, und gestalten Sie sie, wo immer möglich, additiv.