Как спроектировать план счетов

Зачем нужен план счетов

План счетов — это перечень «корзин», в которые в итоге попадает каждая операция компании. Он определяет, что способна сказать Ваша финансовая отчётность, на какие вопросы может ответить управленческая отчётность и сколько ручной работы лежит между проведённой операцией и полезной цифрой. Это самая значимая настройка любой учётной системы, и почти всегда её делают в спешке во время внедрения — тот, кто оказался под рукой.

Больше внимания он заслуживает из-за асимметрии затрат. Хорошо спроектировать план счетов — это несколько дней размышлений. Исправлять его потом — значит пожертвовать сопоставимостью истории, заново настроить соответствия во всех интеграциях и провести разговор с аудитором. Почти каждая компания, работающая в одной системе больше пяти лет, живёт с планом счетов, который не стала бы проектировать заново и который не может легко изменить.

Ключевой вопрос проектирования обманчиво прост: что должно входить в код счёта, а что — храниться в другом месте? Почти любой неудачный план счетов — это ответ на этот вопрос, при котором в код счёта заложили слишком много. Чтобы понять почему, нужно ясно представлять, что такое счёт.

Счёт отвечает на вопрос «что это по своей природе». Расходы на аренду. Дебиторская задолженность покупателей. Выручка от продажи товаров. Он описывает экономическое содержание суммы, и это единственный вопрос, на который он должен отвечать. Где это произошло, для кого, по какому проекту, в каком подразделении, по какой товарной линии — всё это настоящие вопросы, но ни один из них не касается природы суммы.

Ошибка размножения счетов

Самый распространённый в мире план счетов выглядит примерно так. Есть счёт аренды. Затем компания открывает второй филиал — и появляются «аренда, филиал 1» и «аренда, филиал 2». Потом кто-то хочет видеть аренду по отделам — и каждый из этих счетов снова делится. Затем появляется новый центр затрат, и под него дублируется каждый счёт операционных расходов. Через несколько лет счетов уже четыре тысячи, и у большинства из них остаток бывает три месяца в году.

Сбой не бывает заметным. Просто постепенно всё становится невозможным. Сводная отчётность требует суммирования сотен счетов, и с каждым новым филиалом отчёт приходится перестраивать. Сравнение филиалов означает сравнение разных кодов счетов, а этого не делает ни один стандартный отчёт. Закрытие филиала оставляет двадцать мёртвых счетов, которые нельзя удалить, потому что на них история. Открытие филиала означает создание двадцати счетов и необходимость не забыть добавить их в каждый отчёт, каждый бюджет, каждую таблицу соответствий. Рано или поздно кто-то проводит аренду филиала 2 на счёт филиала 1, и в сводном итоге эта ошибка невидима.

Глубинная цена в том, что структура «зашила» в главную книгу факт о бизнесе. Филиалы, отделы и товарные линии меняются. Они сливаются, делятся, переименовываются и реорганизуются. Каждый раз план счетов, кодирующий их структурно, приходится перестраивать, и история становится несопоставимой ровно тогда, когда кто-то хочет её сопоставить.

Симптом, на который стоит смотреть, — повторы. Если в перечне счетов через равные промежутки повторяется одно и то же слово — аренда, аренда, аренда, зарплата, зарплата, зарплата, — то это повторяющееся понятие не является видом расходов. Это аналитическое измерение бизнеса, которое втиснули в код счёта, потому что больше его было некуда поместить.

Счета и аналитические измерения

Почти любая учётная система, созданная за последние двадцать лет, позволяет указывать в проводке, помимо кода счёта, дополнительные признаки — их называют аналитическими измерениями, сегментами, кодами аналитики, тегами, центрами затрат или категориями отслеживания. Проводка несёт счёт плюс одно или несколько значений измерений, и отчёты можно строить по счетам, по измерениям или по тому и другому.

Это полностью меняет задачу проектирования. Аренда — один счёт. Филиал — измерение со значением для каждого филиала. Аренда филиала 2 — не отдельный счёт, а счёт аренды с отбором по филиалу 2. Новый филиал добавляет одно значение измерения вместо двадцати счетов. Закрытие филиала выводит из употребления одно значение. Сравнение филиалов — стандартный отчёт с группировкой, а не индивидуальная разработка. И перечень счетов остаётся того размера, каким он должен быть, — для большинства средних компаний это несколько сотен счетов, а не несколько тысяч.

Критерий, счёт это или измерение: меняет ли признак природу суммы или только её контекст. Аренда в Эр-Рияде и аренда в Джидде — один и тот же вид затрат в разных местах, значит, место — это измерение. Расходы на аренду и расходы на оплату труда — разные виды затрат, значит, это разные счета. Последовательное применение этого критерия устраняет большую часть размножения ещё до того, как оно начнётся.

Два предостережения относительно измерений. Первое: они полезны, только если обязательны там, где имеют смысл, — измерение, заполненное в восьмидесяти процентах проводок, даёт отчёты с необъяснённым остатком, а такой остаток подрывает доверие к отчёту быстрее, чем отсутствие отчёта. Второе: не поддавайтесь соблазну завести десять измерений только потому, что система позволяет десять. Каждое измерение — это поле, которое кто-то должен правильно заполнять в каждой операции, а незаполненное измерение хуже, чем отсутствующее.

• Филиал, местоположение, площадка или магазин — измерение. Затраты одного вида остаются тем же видом, где бы они ни возникли.
• Отдел, центр затрат или функция — измерение. Оно определяет, кто отвечает, а не что было куплено.
• Проект, заказ или договор — измерение, и нередко именно оно несёт наибольшую ценность для отчётности.
• Товарная линия, направление услуг или сегмент бизнеса — измерение и основа большей части сегментной отчётности.
• Покупатель и поставщик — вообще не счета. Им место во вспомогательных книгах, за контрольным счётом.
• Сотрудник — не счёт. Детализация по заработной плате живёт в зарплатной системе и переносится в главную книгу в сводном виде.
• Юридическое лицо — обычно отдельная главная книга, а не измерение, хотя некоторые системы обрабатывают его как сегмент.

Нумерация

Нумерация счетов менее важна, чем проектирование измерений, но спорят о ней больше. Схема нумерации должна делать тип счёта очевидным из кода, оставлять место для вставки счетов без перенумерации и сортироваться в разумном порядке отчётности без отдельной таблицы соответствий.

Традиционная структура группирует счета по классификации отчётности: активы, обязательства, капитал, доходы, расходы — у каждой группы своя первая цифра или диапазон, а внутри — поддиапазоны для классов. Оборотные активы отдельно от внеоборотных. Себестоимость продаж отдельно от операционных расходов. Финансовые расходы отдельно от того и другого. Конкретные диапазоны значат гораздо меньше, чем сам факт их существования и достаточная ширина промежутков для вставки.

Наименования счетов заслуживают не меньше внимания, чем номера, но почти не получают его. Наименование должно описывать, что относится к счёту, настолько точно, чтобы два человека, проводя одну и ту же операцию, выбрали один и тот же счёт. «Разное», «прочее», «общие» и «иные» — наименования, гарантирующие обратное, а счёт «Общехозяйственные расходы» поглотит всё, в чём кто-либо сомневается, — то есть именно ту совокупность, которую Вам важнее всего видеть.

• Используйте единую длину кода. Коды разной длины сортируются непредсказуемо и ломают выгрузку в любую программу, которая воспринимает их как текст.
• Оставляйте промежутки. Сплошная нумерация без запаса в течение года вынудит либо перенумеровать счета, либо завести счёт не на своём месте.
• Сначала группируйте по классификации отчётности, чтобы перечень счетов сортировался в порядке отчёта без дополнительного слоя соответствий.
• Сохраняйте смысл поддиапазонов. Если счёт находится в диапазоне оборотных активов, он должен быть оборотным активом — без исключений, унаследованных по историческим причинам.
• Не кодируйте измерения в номере. Код, означающий «аренда, филиал 2», — это замаскированное измерение.
• Не перенумеровывайте существующие счета. Цену заплатят история, интеграции и все, кто выучил коды наизусть, а выгода чисто косметическая.

Контрольные счета и то, что нельзя проводить напрямую

Некоторые балансовые счета обобщают вспомогательную книгу. У дебиторской задолженности, кредиторской задолженности, запасов, основных средств и, как правило, налогов есть по одному счёту главной книги, остаток которого должен равняться итогу детальной расшифровки, которая ведётся в другом месте. Это контрольные счета, и существенное проектное решение состоит в том, что прямые проводки на них не допускаются.

Когда пользователь может провести ручную проводку прямо на контрольный счёт дебиторской задолженности, контрольный счёт и вспомогательная книга расходятся, и расхождение обнаруживается только при сверке. Запрет прямых проводок на контрольные счета — или их ограничение небольшим кругом названных лиц, исправляющих известную ошибку, — превращает ежемесячный выявляющий контроль в структурный. Это одно из самых дешёвых доступных улучшений в большинстве внедрений, и очень часто его не настраивают.

С этим связан ещё один структурный момент: не каждый счёт вообще должен допускать проводки. В хорошо построенном плане есть групповые (заголовочные) счета, которые существуют для группировки и отчётности, и счета для проводок под ними. Проводка на групповой счёт разрушает иерархию и даёт остаток, который виден в итоге, но не виден ни в одной его составляющей, — одна из самых запутывающих вещей, какие может сделать отчёт.

Транзитные счета требуют такого же явного проектирования. Поступления без счетов, транзитный счёт по зарплате, внутригрупповые расчёты, товары в пути и расчёты с платёжным шлюзом должны определяться на этапе проектирования плана — с заявленным нормальным остатком и названным ответственным, — а не создаваться потом стихийно тем, кому первым понадобилось куда-то что-то положить. Стихийно созданные счета как раз никогда не проверяют.

Проектирование от отчётности, которую нужно составлять

План счетов нужно проектировать в обратном направлении — от отчётов, которые он должен питать. Обычно их четыре: обязательная финансовая отчётность, управленческая отчётность, налоговые декларации и то, что требует материнская компания или кредитор. Каждый задаёт свой уровень детализации, и план должен выдерживать самый детальный из них.

IAS 1 требует представлять определённые статьи непосредственно в основных формах отчётности и разрешает объединять несущественные статьи, раскрывая детали в примечаниях. Это требование к представлению, а не к плану счетов, но оно порождает требование к плану: любая статья, которую отчётность или примечания должны раскрыть отдельно, должна отдельно идентифицироваться в главной книге — как счёт или как измерение. Амортизация, расходы на вознаграждения работникам, финансовые расходы и убытки от обесценения — частые примеры, и план, который сваливает их в общие категории, не может дать раскрытие без ежегодной аналитической работы.

Налоги добавляют собственные требования, и они отличаются от бухгалтерских. Расходы, не принимаемые для целей налогообложения, — обычный пример представительские, — гораздо проще выделить, если их с самого начала проводили на отдельный счёт, чем ежегодно извлекать из общего счёта. То же относится к входящему НДС, не подлежащему вычету, и к любой категории с иным налоговым режимом.

Управленческая отчётность обычно хочет противоположного обязательной: меньше структуры, больше измерений. Ей нужны валовая маржа по товарным линиям, затраты по отделам и вклад каждого филиала — ничто из этого обязательную отчётность не интересует. Именно поэтому разделение на счета и измерения — правильная архитектура. Счета обслуживают обязательную отчётность, измерения — управленческую, и обе строятся на одних и тех же проводках без второго комплекта учёта.

Несколько юридических лиц и консолидация

Если в группе несколько юридических лиц, самая сильная позиция — единый план счетов группы для всех, с добавлением специфических счетов отдельного юрлица только там, где этого действительно требует местное законодательство. Тогда консолидация сводится к суммированию одинаковых счетов и исключению внутригрупповых остатков, а не к таблице соответствий, которую приходится поддерживать и перепроверять каждый период.

Обычное возражение — компании разные. Это так, но различаются они меньше, чем кажется. Торговая и сервисная компании используют в основном одну и ту же структуру расходов. Различается то, какими счетами они пользуются, а не то, что эти счета означают. Неиспользуемые счета ничего не стоят; расхождение в значении счетов между юрлицами стоит ежемесячной сверки и даёт консолидированные цифры, которые никто не может разложить на составляющие.

Когда юрлица унаследовали разные планы счетов — а у большинства групп, покупающих компании, так и будет, — слой соответствий, переводящий один в другой, становится постоянным обязательством. Его нужно поддерживать при изменении любого из планов, его нужно проверять, и в консолидированном результате он невидим, поэтому ошибка в нём даёт неверную консолидированную цифру, которую не обнаружит сверка ни одного из юрлиц. Переход на общий план дорог один раз и дешевле во все последующие.

Внутригрупповые счета должны быть явными и парными: отдельный счёт дебиторской и кредиторской задолженности по каждому юрлицу-контрагенту, а не один внутригрупповой счёт со свёрнутым остатком по всем. Исключение при консолидации требует знать, с каким юрлицом связан каждый остаток, а свёрнутый остаток на одном счёте нельзя исключить без дополнительного анализа, который кто-то должен делать вручную.

Как спроектировать план на практике

Метод короток, а вся дисциплина в том, чтобы следовать ему, а не перескакивать сразу к перечню счетов, как обычно и происходит.

Шестой шаг — тот, что находит ошибки проектирования, и именно его чаще всего пропускают, потому что он кажется дублированием работы. Это не так. Реальная обязательная отчётность, реальный управленческий пакет и реальный налоговый расчёт по реальному месяцу операций за один день покажут три вещи, по которым Вы не сможете отчитаться. Найти их на этом этапе ничего не стоит. Найти их на четвёртом месяце стоит того изменения, о котором речь ниже.

• Сначала перечислите результаты: обязательная отчётность, налоговые декларации, управленческие отчёты, требования кредитора или материнской компании. Они задают минимальную детализацию.
• Определите измерения. Пройдите по бизнесу и назовите каждый способ, которым кто-то захочет разрезать цифру. Каждый из них — измерение, если только он не меняет природу суммы.
• Только после этого составляйте перечень счетов — сверху вниз от структуры отчётности, останавливаясь на уровне, где дальнейшее деление отвечало бы на вопрос измерения, а не на вопрос природы.
• Отметьте контрольные и групповые счета как закрытые для проводок и осознанно определите каждый транзитный счёт — с нормальным состоянием и ответственным.
• Пропишите правила проводок: на какой счёт отражается каждый тип операций, поскольку именно в этом слое соответствий на деле и теряется аудиторский след.
• Проверьте план на прошлом годе. Возьмите период реальных операций, проведите их по новой структуре и получите из результата все четыре вида отчётности.
• Задокументируйте. Перечень счетов без документа, объясняющего, что относится к каждому счёту, в течение года начнут толковать по-разному.

Во что обходится изменение потом

Планы счетов действительно меняются, и дорого обходится не само изменение. Создать счета — пустяк. Дорого всё, что привязано к старой структуре, и большая часть этого из перечня счетов не видна.

Поэтому большинство изменений должны быть дополняющими, а не структурными. Добавить счёт, разделить один счёт на два перспективно с начала финансового года или ввести измерение рядом с существующей структурой — всё это управляемо. Перенумеровать весь план, объединить счета с историей или изменить смысл существующего счёта — нет, и последнее хуже всего, потому что ничего заметно не ломается: отчёт просто становится неверным.

Правильный момент для структурного изменения — начало финансового года: изменение спланировано, старая и новая структуры задокументированы, таблица соответствий сохраняется навсегда, а первый период после изменения сверяется в обе стороны. Сделать это посреди года ради срочной задачи отчётности — значит получить год учёта, который ни с чем нельзя сравнить.

• История. Старые операции лежат на старых счетах. Либо Вы переотражаете историю, меняя закрытые периоды, либо принимаете, что сравнительные данные пересекают разрыв, и каждому отчёту «год к году» нужен мост.
• Соответствия. Каждая интеграция, каждое правило проводок, каждое правило банковской загрузки, каждая регулярная проводка и каждый шаблон импорта ссылаются на коды счетов, и все их нужно найти и обновить.
• Отчёты. Макеты финансовой отчётности, управленческие пакеты, бюджеты, дашборды и любая таблица, которая тянет оборотно-сальдовую ведомость по кодам, ломаются — и ломаются тихо: не выдавая ошибку, а пропуская новый счёт.
• Бюджеты и прогнозы. Бюджет, построенный на старой структуре, нельзя сравнить с фактом по новой без таблицы соответствий, которая сама становится источником ошибок.
• Люди. Каждый, кто разносит счета, выучил коды наизусть, и переходный период порождает ошибочные проводки, которые затем приходится исправлять.
• Аудит. Аудитору нужно понять изменение, убедиться в сопоставимости пересчитанных сравнительных данных и проверить соответствия. Этот разговор стоит провести заранее, а не во время проверки.

Признаки того, что план спроектирован неверно

Большинство компаний не пересматривают план счетов, потому что нет события, которое заставило бы это сделать. Вот сигналы, что он Вам дорого обходится, — и все они видны без отдельного проекта.

Ни один из признаков сам по себе не смертелен. Несколько вместе означают, что структура кодирует факты о бизнесе, которые с тех пор изменились, и каждый построенный на ней отчёт тихо несёт эту цену.

• Одно и то же слово многократно повторяется в перечне счетов — значит, в коде счёта несут измерение.
• Значительная доля счетов не имеет операций в текущем году — значит, структура пережила организацию, которую описывала.
• Для управленческого пакета нужна таблица соответствий счетов строкам отчёта, которую ведёт один человек.
• На счёте общих или прочих расходов существенный остаток — значит, люди не понимают, куда что относить.
• Ответ на рутинный вопрос — затраты по филиалам или маржа по товарным линиям — требует выгрузки данных, а не отчёта.
• Открытие нового филиала или отдела — это проект по настройке, а не добавление одного значения измерения.
• Два человека на вопрос, куда проводится определённая затрата, дают разные ответы.

Управление планом счетов

План счетов деградирует через мелкие решения, принятые в спешке. Кому-то нужен счёт для новой затраты — он его создаёт, называет по имени поставщика и проводит на него. Через пять лет таких счетов двести, и тщательно спроектированная структура размыта тем, чего никто не решал.

Контроль здесь обычный и эффективный: создание или изменение счёта требует одобрения названного лица на основании письменного описания структуры, и изменение фиксируется в журнале. Одобряющий задаёт один вопрос: новое — это другой вид суммы или другой контекст для уже существующего? Большинство запросов относятся ко второму, и ответ — значение измерения, а не счёт.

Skyline Nexus хранит филиал и местоположение в самой операции, и каждая строка главной книги ссылается на документ, который её породил, поэтому отчёт по филиалам — это связь с источником, а не структура, собранная из кодов счетов. У любой системы, включая эту, стоит выяснить, какие именно измерения хранятся в СТРОКЕ главной книги, а какие есть только в первичном документе: от этого зависит, будет ли аналитический отчёт прямым чтением или реконструкцией и переживёт ли он изменение типа документа. Это описание того, что хранит система. Оно не определяет Ваш проект, и ни одна система не помешает построить план счетов, который кодирует в кодах счетов то, что должно было стать измерением.

• Письменный документ по плану счетов с описанием того, что относится к каждому счёту, поддерживаемый в актуальном состоянии.
• Создание и изменение счетов ограничено и одобряется, причина фиксируется в журнале.
• Ежегодный пересмотр счетов без движения и любых счетов, поглощающих прочие позиции.
• Правила проводок и соответствия пересматриваются при каждом изменении системы-источника, поскольку именно здесь теряется след.
• Значения измерений управляются так же, как счета, поскольку неконтролируемый перечень измерений становится собственным источником размножения.

Разумный вариант по умолчанию

Для компании без необычных требований к отчётности подходит следующая схема, и отступать от неё стоит только по заявленной причине. Несколько сотен счетов, сгруппированных по классификации отчётности, с широкими промежутками. Счета делятся только там, где различается природа суммы или этого требует обязательное либо налоговое раскрытие. Три–пять измерений, обычный набор из которых — филиал или местоположение, отдел или центр затрат и проект. Контрольные и групповые счета закрыты для проводок. Транзитные счета определены и имеют ответственных. И письменное описание того, что куда относится.

Такая структура даст обязательную отчётность, управленческий пакет в нескольких разрезах и налоговый расчёт из одного набора проводок и без таблицы соответствий. Она переживёт новый филиал, реорганизацию и приобретение без проекта реструктуризации. И сохранит перечень счетов достаточно коротким, чтобы человек, разносящий счёт поставщика, мог найти нужный счёт, — а это в конечном счёте и есть ограничение, от которого зависит, будет ли работать всё остальное.

План счетов — та часть финансовой системы, где час проектирования экономит год работы и где последствия ошибки проявляются так медленно, что никто не связывает их с причиной. Если Вы внедряете систему, потратьте эти дни. Если Вы уже работаете и узнаёте описанные выше симптомы, запланируйте изменение на конец года, а не мирьтесь с ними, и делайте его дополняющим везде, где это возможно.