Hesap planı tasarlamak

Hesap planı ne işe yarar

Hesap planı, bir işletmedeki her işlemin sonunda yerleştiği kovaların listesidir. Finansal tablolarınızın ne söyleyebileceğini, raporlamanızın hangi soruları yanıtlayabileceğini ve kaydedilmiş bir işlem ile işe yarar bir rakam arasında ne kadar elle yapılan iş bulunduğunu belirler. Her muhasebe sisteminde sonuçları en ağır olan yapılandırma parçasıdır ve neredeyse her zaman kurulum sırasında, o an kim müsaitse onun tarafından aceleyle tasarlanır.

Daha fazla özeni hak etmesinin nedeni maliyetin asimetrik olmasıdır. İyi tasarlamak birkaç günlük düşünme ister. Sonradan düzeltmek ise geçmişinizin karşılaştırılabilirliğine, her entegrasyonda bir eşleştirme çalışmasına ve denetçinizle bir görüşmeye mal olur. Beş yıldan uzun süre tek bir sistem kullanmış neredeyse her işletme, bir daha tasarlamayacağı ve kolayca değiştiremeyeceği bir hesap planı taşımaktadır.

Temel tasarım sorusu aldatıcı ölçüde basittir: hesap koduna ne girer, başka bir yere ne girer? Neredeyse her hesap planı başarısızlığı, bu soruya hesap koduna fazla şey yükleyen bir yanıttır. Nedenini anlamak için bir hesabın aslında ne olduğunu net olarak bilmek gerekir.

Bir hesap şu soruyu yanıtlar: bu ne tür bir şey? Kira gideri. Ticari alacaklar. Mal satışları. Tutarın niteliğini tanımlar ve yanıtlaması gereken tek soru da budur. Nerede gerçekleştiği, kimin için olduğu, hangi proje, hangi departman, hangi ürün grubu: bunların hepsi gerçek sorulardır ve hiçbiri tutarın niteliğine ilişkin bir soru değildir.

Çoğalma hatası

Dünyadaki en yaygın hesap planı aşağı yukarı şöyle görünür. Kira için bir hesap vardır. Sonra işletme ikinci bir şube açar ve artık birinci şube kirası ile ikinci şube kirası vardır. Sonra biri kirayı departman bazında görmek ister ve bunların her biri yeniden bölünür. Sonra yeni bir maliyet merkezi ortaya çıkar ve faaliyet giderleri aralığındaki her hesap onun için çoğaltılır. Birkaç yıl içinde, çoğu yılın yalnızca üç ayında bakiye taşıyan dört bin hesap oluşur.

Bu, göz önünde başarısız olmaz. İşleri giderek imkânsız hâle getirerek başarısız olur. Konsolide raporlama yüzlerce hesabı toplamayı gerektirir ve her yeni şube raporun yeniden kurulmasını gerektirir. Şubeleri karşılaştırmak, hiçbir standart raporun yapmadığı biçimde farklı hesap kodlarını karşılaştırmak demektir. Bir şubeyi kapatmak, geçmiş taşıdıkları için silinemeyen yirmi ölü hesap bırakır. Şube eklemek yirmi hesap açmak ve onları her rapora, her bütçeye, her eşleştirmeye eklemeyi hatırlamak demektir. Eninde sonunda biri ikinci şubenin kirasını birinci şube hesabına kaydeder ve hata konsolide toplamda görünmez olur.

Daha derin maliyet, yapının işletmeye dair bir olguyu deftere sabit olarak kodlamış olmasıdır. Şubeler, departmanlar ve ürün grupları değişir. Birleşir, bölünür, yeniden adlandırılır ve yeniden örgütlenirler. Her seferinde, bunları yapısal olarak kodlayan bir hesap planının yeniden kurulması gerekir ve geçmiş, tam da birinin onu karşılaştırmak istediği anda karşılaştırılamaz hâle gelir.

Dikkat edilmesi gereken belirti tekrardır. Hesap listenize bakıp aynı kelimenin aralıklarla tekrarlandığını görebiliyorsanız, kira, kira, kira, maaşlar, maaşlar, maaşlar, o tekrarlanan kavram bir gider türü değildir. Koyacak başka yer olmadığı için hesap koduna sıkıştırılmış bir işletme boyutudur.

Hesaplar ve boyutlar

Son yirmi yılda geliştirilmiş neredeyse her muhasebe sistemi, hesap kodunun yanında kayıt nitelikleri taşımayı destekler; bunlara boyut, segment, analiz kodu, etiket, maliyet merkezi ya da izleme kategorisi gibi çeşitli adlar verilir. Bir kayıt, bir hesap ile bir ya da daha fazla boyut değeri taşır ve raporlar hesaba göre, boyuta göre ya da her ikisine göre üretilebilir.

Bu, tasarım sorununu tamamen değiştirir. Kira tek bir hesaptır. Şube, her şube için bir değeri olan bir boyuttur. İkinci şubenin kirası ayrı bir hesap değildir; ikinci şubeye göre filtrelenmiş kira hesabıdır. Şube eklemek yirmi hesap değil, tek bir boyut değeri ekler. Şube kapatmak tek bir değeri pasife alır. Şubeleri karşılaştırmak özel bir geliştirme değil, gruplamalı standart bir rapordur. Ve hesap listesi olması gereken büyüklükte kalır; bu, orta ölçekli işletmelerin çoğu için birkaç bin değil birkaç yüz hesaptır.

Bir şeyin hesap mı yoksa boyut mu olduğunun ölçütü, tutarın niteliğini mi yoksa bağlamını mı değiştirdiğidir. Riyad'daki kira ile Cidde'deki kira, farklı yerlerdeki aynı tür maliyettir; dolayısıyla yer bir boyuttur. Kira gideri ile maaş gideri farklı maliyet türleridir; dolayısıyla farklı hesaplardır. Bu ölçütü tutarlı biçimde uygulamak, çoğalmanın büyük kısmını daha başlamadan ortadan kaldırır.

Boyutlar hakkında iki uyarı. Birincisi, yalnızca anlamlı oldukları yerde zorunlu tutulduklarında işe yararlar; çünkü kayıtların yüzde sekseninde doldurulan bir boyut, açıklanamayan bir kalanı olan raporlar üretir ve o kalan, raporun hiç olmamasından daha hızlı biçimde rapora duyulan güveni yok eder. İkincisi, sistem on boyuta izin veriyor diye on boyut tanımlama isteğine direnin. Her boyut, birinin her işlemde doğru doldurması gereken bir alandır ve doldurulmamış bir boyut, hiç olmayan bir boyuttan daha kötüdür.

• Şube, lokasyon, tesis ya da mağaza: bir boyut. Maliyet, nerede oluşursa oluşsun aynı tür maliyettir.
• Departman, maliyet merkezi ya da fonksiyon: bir boyut. Neyin satın alındığını değil, kimin hesap verebilir olduğunu belirler.
• Proje, iş ya da sözleşme: bir boyut ve çoğu zaman en fazla raporlama değeri taşıyanı.
• Ürün grubu, hizmet grubu ya da faaliyet bölümü: bir boyut ve bölüm raporlamasının çoğunun temeli.
• Müşteri ve tedarikçi: hiç hesap değildir. Bunların yeri, bir kontrol hesabının arkasındaki alt defterlerdir.
• Çalışan: hesap değildir. Bordro ayrıntısı bordro sisteminde yer alır ve deftere özet olarak aktarılır.
• Tüzel kişilik: bazı sistemler onu bir segment olarak ele alsa da genellikle boyut değil ayrı bir defterdir.

Numaralandırma

Hesap numaralandırması, boyut tasarımından daha az önemlidir ve daha çok tartışılır. Bir numaralandırma düzeninin yapması gereken; hesap türünü koddan açıkça anlaşılır kılmak, yeniden numaralandırmadan hesap eklemeye yer bırakmak ve ayrı bir eşleştirmeye gerek kalmadan mantıklı bir tablo sırasına göre sıralanmaktır.

Geleneksel yapı, tablo sınıflandırmasına göre gruplar: varlıklar, yükümlülükler, özkaynaklar, gelirler, giderler; her biri bir baş rakam ya da aralıkla ve her birinin içinde gruplar için alt aralıklarla. Dönen varlıklar duran varlıklardan ayrıdır. Satışların maliyeti faaliyet giderlerinden ayrıdır. Finansman giderleri ikisinden de ayrıdır. Belirli aralıklar, var olmalarından ve aralarındaki boşlukların ekleme yapacak kadar geniş olmasından çok daha az önemlidir.

Hesap adları numaralar kadar ilgiyi hak eder ve neredeyse hiç görmez. Bir ad, hesaba neyin girdiğini, aynı işlemi kaydeden iki kişinin aynı hesabı seçeceği kadar kesin tanımlamalıdır. Muhtelif, çeşitli, genel ve diğer, bunun olmayacağını garanti eden adlardır ve Genel giderler adlı bir hesap, herkesin emin olmadığı her şeyi yutar; oysa görmeye en çok ihtiyaç duyduğunuz küme tam olarak odur.

• Tutarlı bir uzunluk kullanın. Karışık uzunluktaki kodlar öngörülemez biçimde sıralanır ve onları metin olarak işleyen her şeye yapılan dışa aktarımları bozar.
• Boşluk bırakın. Arada yer bırakmayan ardışık numaralandırma, bir yıl içinde ya yeniden numaralandırmayı ya da sıra dışı bir hesabı zorunlu kılar.
• Önce tablo sınıflandırmasına göre gruplayın; böylece hesap listesi ek bir eşleştirme katmanı olmadan rapor sırasına göre sıralanır.
• Alt aralıkları anlamlı tutun. Bir hesap dönen varlıklar aralığındaysa dönen varlık olmalıdır; tarihsel nedenlerle taşınan istisna olmamalıdır.
• Boyutları numaraya kodlamayın. Kira, ikinci şube anlamına gelen bir kod, kılık değiştirmiş bir boyuttur.
• Mevcut hesapları yeniden numaralandırmayın. Maliyet geçmişe, entegrasyonlara ve bir kodu ezberlemiş herkese düşer; fayda ise kozmetiktir.

Kontrol hesapları ve doğrudan kayıt yapılmaması gerekenler

Bazı bilanço hesapları bir alt defteri özetler. Alacaklar, borçlar, stoklar, maddi duran varlıklar ve genellikle vergi; her birinin bakiyesi başka yerde tutulan ayrıntılı bir dökümün toplamına eşit olması gereken tek bir defter hesabı vardır. Bunlar kontrol hesaplarıdır ve önemli olan tasarım kararı, doğrudan kayıt kabul etmemeleridir.

Bir kullanıcı alacaklar kontrol hesabına doğrudan elle yevmiye kaydı atabildiğinde, kontrol hesabı ile alt defter ayrışır ve bu ayrışma ancak biri mutabakat yaptığında fark edilir. Kontrol hesaplarını kayda kapalı hâle getirmek ya da doğrudan kaydı bilinen bir hatayı düzelten az sayıda adı belirli kişiyle sınırlamak, aylık bir tespit kontrolünü yapısal bir kontrole dönüştürür. Çoğu kurulumda mevcut en ucuz iyileştirmelerden biridir ve çok sık yapılandırılmamış olarak kalır.

İlgili yapısal bir nokta da her hesabın kayda açık olmaması gerektiğidir. İyi kurulmuş bir planda, gruplamak ve raporlamak için var olan başlık ya da özet hesaplar ile bunların altında kayda açık hesaplar bulunur. Bir başlık hesabına kayıt yapmak hiyerarşiyi boşa çıkarır ve bir toplamda görünen ama bileşenlerinin hiçbirinde görünmeyen bir bakiye üretir; bu, bir raporun yapabileceği en kafa karıştırıcı şeylerden biridir.

Ara hesaplar da aynı açık tasarımı gerektirir. Faturası gelmemiş teslim alınan mallar, bordro ara hesabı, şirketler arası ara hesap, yoldaki stok ve ödeme altyapısı mutabakat hesabının her biri, sonradan bir şeyi koyacak yere ilk ihtiyaç duyan kişi tarafından gelişigüzel açılmak yerine, hesap planı tasarlanırken belirtilmiş bir normal bakiye ve adı belirli bir sorumluyla tanımlanmalıdır. Gelişigüzel açılan hesaplar hiç gözden geçirilmeyen hesaplardır.

Üretmek zorunda olduğunuz tablolar için tasarlamak

Bir hesap planı, beslemesi gereken çıktılardan geriye doğru tasarlanmalıdır. Genellikle dört tane vardır: yasal finansal tablolar, yönetim raporları, vergi beyannameleri ve ana şirketin ya da kredi verenin istediği her şey. Bunların her biri bir ayrıntı düzeyi dayatır ve hesap planı bunların en ince olanını karşılayabilmelidir.

IAS 1, belirli kalemlerin temel tabloların yüzünde sunulmasını gerektirir ve önemsiz kalemlerin birleştirilmesine, ayrıntının dipnotlarda verilmesi koşuluyla izin verir. Bu bir hesap planı gerekliliği değil bir sunum gerekliliğidir, ama bir hesap planı gerekliliği doğurur: tabloların ya da dipnotların ayrıca açıklaması gereken her kalem, defterde hesap ya da boyut olarak ayrıca tanımlanabilir olmalıdır. Amortisman, çalışanlara sağlanan fayda giderleri, finansman giderleri ve değer düşüklüğü zararları yaygın örneklerdir ve bunları genel kategorilere yığan bir plan, her yıl bir analiz çalışması yapmadan bu açıklamayı üretemez.

Vergi kendi gerekliliklerini ekler ve bunlar muhasebe gerekliliklerinden farklıdır. Vergi açısından kabul edilmeyen giderler, ki olağan örnek ağırlamadır, yıllık olarak genel bir hesaptan ayıklanmak zorunda kalmak yerine baştan kendi hesaplarına kaydedilmişlerse çok daha kolay tespit edilir. Aynısı indirilemeyen KDV ve farklı vergi muamelesine tabi her kategori için de geçerlidir.

Yönetim raporlaması genellikle yasal raporlamanın tersini ister: daha az yapı, daha çok boyut. Ürün grubuna göre brüt kâr marjı, departmana göre maliyet ve şubeye göre katkı payı ister; yasal tablolar bunların hiçbiriyle ilgilenmez. Hesaplar ile boyutlar arasındaki ayrımın doğru mimari olmasının nedeni tam olarak budur. Hesaplar yasal görünüme, boyutlar yönetim görünümüne hizmet eder ve her ikisi de ikinci bir defter takımı olmadan aynı kayıtlardan gelir.

Çok şirketli yapı ve konsolidasyon

Bir grubun birden çok tüzel kişiliği olduğunda en güçlü konum, hepsinin kullandığı tek bir grup hesap planıdır; şirkete özgü hesaplar yalnızca yerel mevzuatın gerçekten gerektirdiği yerlerde eklenir. Konsolidasyon o zaman her dönem sürdürülmesi ve yeniden doğrulanması gereken bir eşleştirme çalışması olmaktan çıkar ve benzer hesapların toplanması ile şirketler arası bakiyelerin elimine edilmesi meselesine dönüşür.

Olağan itiraz, şirketlerin farklı olduğudur; farklıdırlar, ama beklenenden daha az. Bir ticaret şirketi ile bir hizmet şirketi büyük ölçüde aynı gider yapısını kullanır. Farklı olan, hesapların ne anlama geldiği değil, hangi hesapları kullandıklarıdır. Bir şirkette kullanılmayan hesapların hiçbir maliyeti yoktur; şirketler arasında birbirinden ayrışan hesap anlamları ise her ay bir mutabakata mal olur ve kimsenin ayrıştıramayacağı konsolide rakamlar üretir.

Şirketler farklı hesap planlarını devralmışsa, ki şirket satın alan grupların çoğunda bu olur, bunları birbirine çeviren eşleştirme katmanı kalıcı bir yüktür. Planlardan biri değiştiğinde sürdürülmesi ve doğrulanması gerekir; konsolide çıktıda da görünmez; bu yüzden içindeki bir hata, iki şirketin hiçbirinin mutabakatının yakalayamayacağı biçimde yanlış bir konsolide rakam üretir. Ortak bir plana geçmek bir kez pahalıdır, sonrasında daha ucuzdur.

Şirketler arası hesaplar açık ve eşli olmalıdır: herkesle net bakiye tutan tek bir şirketler arası hesap değil, karşı taraf şirket başına ayrı bir alacak ve borç hesabı. Konsolidasyonda eliminasyon, her bakiyenin hangi şirketle olduğunu bilmeye dayanır ve tek bir hesaptaki net bakiye, birinin elle yapması gereken ek bir analiz olmadan elimine edilemez.

Gerçekte nasıl tasarlanır

Yöntem kısadır; disiplin ise genellikle olduğu gibi doğrudan hesap listesine atlamak yerine yöntemi izlemektedir.

Tasarım hatalarını bulan altıncı adımdır ve mükerrer bir çaba gibi hissettirdiği için en sık atlanan da odur. Değildir. Gerçek bir aylık işlemden gerçek bir yasal tablo, gerçek bir yönetim raporu paketi ve gerçek bir vergi hesaplaması üretmek, raporlayamadığınız üç şeyi bir öğleden sonra içinde ortaya çıkarır. Onları o anda bulmak hiçbir şeye mal olmaz. Dördüncü ayda bulmak ise aşağıda anlatılan değişikliğe mal olur.

• Önce çıktıları listeleyin: yasal tablolar, vergi beyannameleri, yönetim raporları, kredi verenin ya da ana şirketin gereklilikleri. Bunlar asgari ayrıntıyı belirler.
• Boyutları belirleyin. İşletmeyi baştan sona gözden geçirin ve birinin bir rakamı bölmek isteyeceği her yolu adlandırın. Tutarın niteliğini değiştirmedikçe her biri bir boyuttur.
• Hesap listesini ancak bundan sonra yazın; tablo yapısından aşağıya doğru ilerleyin ve bir sonraki bölünmenin nitelik sorusunu değil boyut sorusunu yanıtlayacağı düzeyde durun.
• Kontrol hesaplarını ve başlık hesaplarını kayda kapalı olarak işaretleyin ve her ara hesabı normal durumu ve sorumlusuyla bilinçli olarak tanımlayın.
• Kayıt kurallarını yazın: her işlem türünün hangi hesaba eşlendiğini; çünkü denetim izleri gerçekte bu eşleştirme katmanında kaybolur.
• Geçen yıla karşı test edin. Gerçek işlemlerden oluşan bir dönemi alıp yeni yapıya kaydedin, ardından sonuçtan dört çıktının tamamını üretin.
• Yazıya dökün. Her hesaba neyin girdiğini söyleyen bir belgesi olmayan bir hesap listesi, bir yıl içinde farklı yorumlanır.

Sonradan değiştirmenin maliyeti

Hesap planları değişir ve maliyet değişikliğin kendisi değildir. Hesap açmak önemsizdir. Maliyet, eski yapıya bağlı olan her şeydir ve bunun çoğu hesap listesinden görünmez.

Bu nedenle değişikliklerin çoğu yapısal değil ekleyici olmalıdır. Bir hesap eklemek, bir hesabı bir mali yılın başından itibaren ileriye dönük olarak ikiye bölmek ya da mevcut yapının yanına bir boyut eklemek yönetilebilir işlerdir. Tüm planı yeniden numaralandırmak, geçmişi olan hesapları birleştirmek ya da mevcut bir hesabın anlamını değiştirmek ise yönetilebilir değildir; sonuncusu en kötüsüdür, çünkü görünür hiçbir şey bozulmaz, rapor yalnızca yanlış hâle gelir.

Yapısal bir değişiklik için doğru an, bir mali yılın başlangıcıdır; planlı olarak, eski ve yeni yapılar belgelenmiş, bir eşleştirme kalıcı olarak saklanmış ve değişiklikten sonraki ilk dönemin mutabakatı iki yönlü yapılmış olarak. Acil bir raporlama sorununu çözmek için yıl ortasında yapmak, kimsenin hiçbir şeyle karşılaştıramayacağı bir yıllık hesap üretir.

• Geçmiş. Eski işlemler eski hesaplarda durur. Ya geçmişi yeniden eşlersiniz, bu da kaydedilmiş dönemleri değiştirir, ya da karşılaştırmalı rakamların bir kopukluğu aştığını ve her yıllık karşılaştırma raporunun bir köprüye ihtiyaç duyduğunu kabul edersiniz.
• Eşleştirmeler. Her entegrasyon, her kayıt kuralı, her banka akışı kuralı, her tekrarlayan yevmiye kaydı ve her içe aktarma şablonu hesap kodlarına atıf yapar; bunların bulunup güncellenmesi gerekir.
• Raporlar. Finansal tablo düzenleri, yönetim raporu paketleri, bütçeler, panolar ve mizanı koda göre çeken her elektronik tablo bozulur; üstelik sessizce bozulurlar, hata vererek değil yeni bir hesabı dışarıda bırakarak.
• Bütçeler ve tahminler. Eski yapı üzerine kurulmuş bir bütçe, kendisi de bir hata kaynağı olan bir eşleştirme olmadan yeni yapıdaki gerçekleşenlerle karşılaştırılamaz.
• İnsanlar. Fatura kodlayan herkes kodları ezberlemiştir ve geçiş dönemi, sonradan düzeltilmesi gereken hatalı kayıtlar üretir.
• Denetim. Denetçinin değişikliği anlaması, yeniden düzenlenmiş karşılaştırmalı rakamların tutarlı olduğundan emin olması ve eşleştirmeyi test etmesi gerekir. Bu, sahada değil önceden yapılması gereken bir görüşmedir.

Tasarımın yanlış olduğunun işaretleri

Çoğu işletme hesap planını gözden geçirmez, çünkü onları buna zorlayan bir olay yoktur. Aşağıdakiler size maliyet çıkardığının işaretleridir ve hepsi bir proje başlatmadan görülebilir.

Bunların hiçbiri tek başına ölümcül değildir. Birkaçı bir aradaysa, yapı işletmeye dair o zamandan beri değişmiş olguları kodluyor demektir ve onun üzerine kurulmuş her rapor bu maliyeti sessizce taşıyordur.

• Aynı kelime hesap listesinde tekrar tekrar geçiyor; bu, hesap kodunda bir boyut taşındığı anlamına gelir.
• Hesapların büyük bir bölümünde cari yılda hiç işlem yok; bu, yapının tanımladığı organizasyondan daha uzun yaşadığı anlamına gelir.
• Yönetim raporu paketini üretmek, hesapları rapor satırlarına eşleyen ve tek bir kişinin sürdürdüğü bir elektronik tablo gerektiriyor.
• Genel ya da muhtelif bir gider hesabı önemli bir bakiye taşıyor; bu, insanların neyin nereye ait olduğunu ayırt edemediği anlamına gelir.
• Şubeye göre maliyet ya da ürün grubuna göre marj gibi rutin bir soruyu yanıtlamak, bir rapor yerine veri çekmeyi gerektiriyor.
• Yeni bir şube ya da departman açmak, tek bir boyut değeri eklemek yerine bir yapılandırma projesi oluyor.
• Belirli bir maliyetin nereye kaydedildiği sorulan iki kişi farklı yanıtlar veriyor.

Yönetişim

Bir hesap planı, zaman baskısı altında verilen küçük kararlarla bozulur. Biri yeni bir maliyet için hesaba ihtiyaç duyar, bir tane açar, ona tedarikçinin adını verir ve ona kayıt yapar. Beş yıl sonra bu türden iki yüz hesap vardır ve özenle tasarlanmış yapı, kimsenin karar vermediği şeylerle sulandırılmıştır.

Kontrol sıradan ve etkilidir: bir hesap açmak ya da değiştirmek, yapının yazılı tanımına göre adı belirli bir kişinin onayını gerektirir ve değişiklik kayıt altına alınır. Bu onaylayıcı tek bir soru sorar: yeni şey farklı türde bir tutar mı, yoksa mevcut bir tutar için farklı bir bağlam mı? Taleplerin çoğu ikincisidir ve yanıt bir hesap değil, bir boyut değeridir.

Skyline Nexus şube ve lokasyonu işlemin kendisi üzerinde taşır ve her defter satırı onu üreten belgeye geri bağlanır; böylece şubeye göre bir görünüm, hesap kodlarından yeniden kurulan bir yapı değil, kaynağa yapılan bir birleştirmedir. Bu sistem de dâhil olmak üzere her sisteme şunu sormaya değer: defter SATIRI tam olarak hangi boyutları saklıyor ve hangileri yalnızca kaynak belgede bulunuyor? Bu fark, boyutlu bir raporun doğrudan bir okuma mı yoksa bir yeniden kurgu mu olduğuna ve bir belge türü değiştiğinde ayakta kalıp kalmayacağına karar verir. Bu, bir sistemin neyi tuttuğunu anlatır. Tasarımınıza karar vermez ve hiçbir sistem, boyut olması gerekeni hesap kodlarına kodlayan bir hesap planını engellemez.

• Her hesaba neyin girdiğini belirten, güncel tutulan yazılı bir hesap planı belgesi.
• Hesap açma ve değiştirme yetkisinin sınırlandırılması ve gerekçesi kayda geçirilerek onaylanması.
• Hareketsiz hesapların ve muhtelif kalemleri yutan her hesabın yıllık olarak gözden geçirilmesi.
• Bir kaynak sistem her değiştiğinde kayıt kurallarının ve eşleştirmelerin gözden geçirilmesi; çünkü izler burada kaybolur.
• Boyut değerlerinin hesaplarla aynı şekilde yönetilmesi; çünkü denetimsiz bir boyut listesi kendi başına bir çoğalmaya dönüşür.

Makul bir varsayılan

Olağan dışı bir raporlama gereksinimi olmayan bir işletme için aşağıdaki biçim işler ve ondan ancak belirtilmiş bir gerekçeyle sapmaya değer. Tablo sınıflandırmasına göre gruplanmış, geniş boşluklu birkaç yüz hesap. Hesapların yalnızca tutarın niteliği farklı olduğunda ya da yasal veya vergisel bir açıklama gerektirdiğinde bölünmesi. Genellikle şube ya da lokasyon, departman ya da maliyet merkezi ve projeden oluşan üç ila beş boyut. Kayda kapalı kontrol ve başlık hesapları. Tanımlanmış ve sorumlusu belli ara hesaplar. Ve neyin nereye ait olduğunun yazılı bir tanımı.

Bu yapı; yasal tabloları, birkaç farklı açıdan bölünmüş bir yönetim raporu paketini ve bir vergi hesaplamasını tek bir kayıt setinden ve eşleştirme tablosu olmadan üretir. Yeni bir şubeye, bir yeniden yapılanmaya ve bir satın almaya, yeniden yapılandırma projesi gerekmeden dayanır. Ve hesap listesini, fatura kodlayan kişinin doğru hesabı bulabileceği kadar küçük tutar; sonuçta geri kalan her şeyin işleyip işlemeyeceğini belirleyen kısıt da budur.

Hesap planı, bir finans sisteminde bir saatlik tasarımın bir yıllık işten tasarruf ettirdiği ve yanlış yapmanın sonuçlarının, kimsenin onları nedene bağlamayacağı kadar yavaş ortaya çıktığı tek parçadır. Bir sistem kuruyorsanız, o günleri harcayın. Zaten canlıdaysanız ve yukarıdaki belirtileri tanıyorsanız, onunla yaşamak yerine değişikliği bir yıl sonuna planlayın ve mümkün olan her yerde ekleyici yapın.