勘定科目体系の設計

勘定科目体系は何のためにあるのか

勘定科目体系とは、事業のあらゆる取引が最終的に収まる「入れ物」の一覧です。財務諸表で何を表せるか、報告でどんな問いに答えられるか、計上された取引が役に立つ数字になるまでにどれだけの手作業が必要かは、これによって決まります。どの会計システムにおいても最も影響の大きい設定でありながら、ほとんどの場合、導入時に手の空いていた誰かが急いで設計しています。

もっと注意を払うべき理由は、コストの非対称性にあります。うまく設計するのにかかるのは数日の検討です。後から直すには、過去データの比較可能性、すべての連携先にわたる対応付けの作業、そして監査人との協議というコストがかかります。1つのシステムを5年以上運用してきた企業のほとんどは、もう一度なら同じようには設計せず、しかも簡単には変えられない勘定科目体系を抱えています。

設計の中心となる問いは、一見すると単純です。何を勘定科目コードに入れ、何を別の場所に置くか。勘定科目体系の失敗のほぼすべては、この問いに対して勘定科目コードに多くを詰め込みすぎた答えです。その理由を理解するには、勘定科目とは本来何なのかをはっきりさせる必要があります。

勘定科目が答えるのは「これはどのような種類のものか」という問いです。支払家賃、売掛金、商品売上高。金額の性質を表すものであり、答えるべき問いはそれだけです。どこで発生したか、誰のためか、どのプロジェクトか、どの部門か、どの製品ラインか。いずれも実際にある問いですが、どれも金額の性質についての問いではありません。

科目が増殖するという失敗

世界で最もよく見かける勘定科目体系は、おおよそ次のような経緯をたどります。家賃の科目があります。やがて2店目を出店し、1号店の家賃と2号店の家賃ができます。次に誰かが部門別の家賃を見たいと言い、それぞれがさらに分かれます。新しいコストセンターが加わると、営業費用の範囲のすべての科目がそのために複製されます。数年もすると科目は4,000に達し、その大半は1年のうち3か月しか残高を持ちません。

この失敗は目に見える形では現れません。少しずつ物事を不可能にしていくのです。全社の報告には何百もの科目の合算が必要になり、店舗が増えるたびにレポートを作り直さなければなりません。店舗を比較するには異なる科目コードを比較する必要があり、標準のレポートはそれをしてくれません。店舗を閉じると、履歴があるため削除できない死んだ科目が20個残ります。店舗を開くと、20個の科目を作成し、それをすべてのレポート、すべての予算、すべての対応表に追加するのを忘れないようにしなければなりません。いずれ誰かが2号店の家賃を1号店の科目に計上し、その誤りは全社合計では見えなくなります。

より深刻なコストは、この構造が事業についての事実を元帳にハードコードしてしまったことです。店舗、部門、製品ラインは変わります。統合され、分割され、名称が変わり、再編されます。そのたびに、それらを構造として組み込んだ勘定科目体系は作り直しを迫られ、誰かが過去と比較したいと思ったまさにその時点で、履歴は比較できなくなります。

注意すべき兆候は繰り返しです。科目一覧を眺めて、同じ言葉が一定の間隔で繰り返し現れる、つまり家賃、家賃、家賃、給料、給料、給料と並んでいるなら、その繰り返される概念は費用の種類ではありません。ほかに置き場所がなかったために勘定科目コードに押し込まれた、事業の分析軸です。

勘定科目と分析軸

過去20年間に作られた会計システムのほとんどは、勘定科目コードとともに属性を計上する機能を備えています。呼び名はディメンション、セグメント、分析コード、タグ、コストセンター、トラッキングカテゴリーなどさまざまです。1件の計上は勘定科目と1つ以上の分析軸の値を持ち、レポートは勘定科目別、分析軸別、あるいはその両方で作成できます。

これによって設計の問題は一変します。家賃は1つの科目です。店舗は分析軸で、店舗ごとに値を持ちます。2号店の家賃は別の科目ではなく、家賃の科目を2号店で絞り込んだものです。店舗を増やしても、追加するのは20個の科目ではなく1つの分析軸の値です。店舗を閉じれば、1つの値を無効にするだけです。店舗の比較は、個別に作り込むものではなく、グループ化した標準レポートになります。そして科目一覧は本来あるべき規模にとどまります。ほとんどの中堅企業にとって、それは数千ではなく数百の科目です。

あるものが勘定科目か分析軸かを見分ける基準は、それが金額の性質を変えるのか、それとも金額の文脈を変えるのかです。リヤドの家賃とジッダの家賃は、場所が違うだけで同じ種類の費用ですから、場所は分析軸です。支払家賃と給料手当は種類の異なる費用ですから、別々の科目です。この基準を一貫して適用すれば、増殖の大部分は始まる前に取り除けます。

分析軸について注意が2つあります。第一に、分析軸が役に立つのは、意味のある場面で入力が必須になっている場合だけです。計上の80%にしか入力されていない分析軸は、説明のつかない残りを含むレポートを生み、その残りは、レポートがないこと以上の速さでレポートへの信頼を損ないます。第二に、システムが10個まで設定できるからといって10個の分析軸を定義したくなる誘惑に抗ってください。分析軸はどれも、誰かがすべての取引で正しく入力しなければならない項目であり、入力されない分析軸は、存在しない分析軸よりも悪いのです。

• 店舗、拠点、事業所、売場:分析軸です。費用はどこで発生しても同じ種類の費用です。
• 部門、コストセンター、機能:分析軸です。決まるのは誰が責任を負うかであって、何を買ったかではありません。
• プロジェクト、案件、契約:分析軸です。報告上の価値が最も大きい軸であることも少なくありません。
• 製品ライン、サービスライン、事業セグメント:分析軸です。ほとんどのセグメント報告の基礎になります。
• 得意先と仕入先:そもそも勘定科目ではありません。統制勘定の背後にある補助元帳に属します。
• 従業員:勘定科目ではありません。給与の明細は給与システムに置き、元帳には集計して計上します。
• 法人:通常は分析軸ではなく別の元帳としますが、セグメントとして扱うシステムもあります。

採番

勘定科目の採番は、分析軸の設計ほど重要ではないのに、それ以上に議論されます。採番体系に求められるのは、コードから科目の種類が一目でわかること、番号を振り直さずに科目を挿入できる余地を残すこと、そして別途の対応表なしに財務諸表の順序どおりに並ぶことです。

一般的な構成は、財務諸表上の分類でまとめるものです。資産、負債、純資産、収益、費用のそれぞれに先頭桁または番号帯を割り当て、その中にさらに区分ごとの小さな番号帯を設けます。流動資産と非流動資産を分け、売上原価と営業費用を分け、金融費用はそのどちらとも分けます。具体的な番号帯がどうであるかより、番号帯が存在し、その間隔が挿入できるほど十分に広いことのほうがはるかに重要です。

勘定科目の名称は番号と同じくらい注意を払うべきものですが、ほとんど顧みられません。名称は、同じ取引を計上する2人が同じ科目を選ぶ程度まで、その科目に何が属するかを正確に表すべきです。「雑」「諸口」「一般」「その他」といった名称は、そうならないことを保証するようなものです。「一般経費」という科目は、誰かが迷ったものを何でも吸い込みます。それこそが最も見えていなければならない取引群です。

• 桁数を統一します。桁数が混在したコードは並び順が予測できず、テキストとして扱うあらゆるエクスポート先で問題を起こします。
• 間隔を空けます。余白のない連番では、1年以内に番号の振り直しか、順序から外れた科目のどちらかを強いられます。
• まず財務諸表上の分類でまとめ、追加の対応表なしに科目一覧が報告書の順序で並ぶようにします。
• 番号帯の意味を保ちます。流動資産の番号帯にある科目は流動資産でなければならず、過去の経緯による例外を残してはいけません。
• 番号に分析軸を埋め込まないでください。「家賃・2号店」を意味するコードは、姿を変えた分析軸です。
• 既存の科目の番号を振り直さないでください。コストは履歴、連携、そしてコードを覚えているすべての人にかかり、得られるのは見た目の改善だけです。

統制勘定と、直接計上してはならないもの

貸借対照表の勘定の中には、補助元帳を要約するものがあります。売掛金、買掛金、棚卸資産、固定資産、そして通常は税金も、それぞれ1つの元帳勘定を持ち、その残高は別の場所で保持されている詳細明細の合計と一致すべきです。これらが統制勘定であり、重要な設計上の判断は、統制勘定に直接の計上を受け付けさせないことです。

ユーザーが売掛金の統制勘定に手作業の仕訳を直接計上できると、統制勘定と補助元帳が乖離し、その乖離は誰かが照合したときに初めて発見されます。統制勘定を計上不可にするか、既知の誤りを修正する少数の指名された担当者だけに直接計上を限定すれば、毎月の発見的統制が構造的な統制に変わります。ほとんどの導入において最も安価に実現できる改善の一つでありながら、設定されていないことが非常に多いのです。

これに関連する構造上の論点として、すべての科目が計上可能であるべきではありません。よく作られた勘定科目体系には、集約と報告のために存在する見出し科目(集計科目)があり、その下に計上可能な科目があります。見出し科目への計上は階層構造を台無しにし、合計には現れるのに、どの構成要素にも現れない残高を生みます。これはレポートが起こしうることの中でも特に混乱を招くものです。

仮勘定にも同じように明示的な設計が必要です。未請求の受入済み商品、給与の仮勘定、グループ会社間の仮勘定、未着在庫、決済代行の精算勘定は、後になって最初に置き場所を必要とした誰かが場当たり的に作るのではなく、勘定科目体系の設計時点でそれぞれ定義し、通常の残高の状態と指名された担当者を明示すべきです。場当たり的に作られた科目は、決してレビューされることのない科目です。

作成しなければならない報告書から逆算して設計する

勘定科目体系は、それが供給すべき成果物から逆算して設計すべきです。通常は4つあります。法定財務諸表、管理会計資料、税務申告書、そして親会社や貸し手が求めるものです。それぞれが求める詳細さの水準があり、勘定科目体系はその中で最も細かいものを保持できなければなりません。

IAS 1は、一定の表示科目を主要な財務諸表の本表に表示することを求め、重要性のない項目の集約を認めたうえで、さらなる詳細を注記に記載させています。これは勘定科目体系に対する要求ではなく表示上の要求ですが、勘定科目体系への要求を生み出します。財務諸表や注記で区分して開示しなければならない項目は、勘定科目か分析軸のいずれかとして、元帳で区分して識別できなければなりません。減価償却費、従業員給付費用、金融費用、減損損失がよくある例であり、これらを一般的な区分にまとめてしまう勘定科目体系では、毎年分析作業をしなければ開示を作成できません。

税務には税務独自の要求があり、会計上の要求とは異なります。税務上損金不算入となる費用、典型的には交際費は、毎年一般的な科目から抜き出すよりも、最初から専用の科目に計上しておくほうがはるかに識別しやすくなります。控除できない仕入税額や、税務上の取扱いが異なるあらゆる区分についても同じことがいえます。

管理会計の報告が求めるのは、たいてい法定報告とは逆のもの、つまり構造は少なく、分析軸は多くです。製品ライン別の売上総利益、部門別のコスト、店舗別の貢献利益を求めますが、法定財務諸表はそのどれにも関心を持ちません。勘定科目と分析軸を分けることが正しい構造である理由はまさにここにあります。勘定科目は法定の視点に、分析軸は管理の視点に役立ち、どちらも二重帳簿なしに同じ計上から生まれます。

複数法人と連結

グループに複数の法人がある場合、最も強い体制は、全法人が使用する単一のグループ勘定科目体系を持ち、現地法が本当に求める場合にのみ法人固有の科目を追加することです。そうすれば連結は、毎期維持し再検証しなければならない対応付けの作業ではなく、同じ科目を合算してグループ会社間の残高を消去する作業になります。

よくある反論は法人ごとに事情が違うというもので、それはそのとおりですが、違いは思うほど大きくありません。商社とサービス会社は、費用の構造の大部分が共通しています。違うのはどの科目を使うかであって、科目が何を意味するかではありません。ある法人で使わない科目があってもコストはかかりません。法人間で科目の意味が異なると、毎月の照合というコストがかかり、誰も分解できない連結数値が生まれます。

法人ごとに異なる勘定科目体系を引き継いでいる場合、そして企業を買収するグループの多くはそうなりますが、それらを変換する対応付けの層は恒久的な負担になります。どちらかの体系が変わるたびに維持が必要で、検証が必要で、しかも連結の結果からは見えません。そのためそこに誤りがあると、どちらの法人を照合しても検出できない形で連結数値が誤ります。共通の体系に統合するのは一度だけ高くつき、その後は安くなります。

グループ会社間の科目は、明示的に対になっているべきです。全社との純額残高を1つの科目で持つのではなく、相手先の法人ごとに債権科目と債務科目を分けて設けます。連結上の消去は、各残高がどの法人に対するものかを知っていることが前提であり、1つの科目にまとめた純額残高は、誰かが手作業で追加の分析をしない限り消去できません。

実際にどう設計するか

手順は短く、規律はそれを省略せずに守ることにあります。たいていは、いきなり科目一覧の作成に飛んでしまうからです。

設計の誤りを見つけるのは6番目の手順であり、二度手間に感じられるため最も省略されがちな手順でもあります。二度手間ではありません。実際の1か月分の取引から、実際の法定財務諸表、実際の管理会計資料、実際の税額計算を作成すれば、報告できない3つのことが午後のうちに明らかになります。その時点で見つければコストはかかりません。4か月目に見つければ、次に述べる変更のコストがかかります。

• まず成果物を列挙します。法定財務諸表、税務申告書、管理会計レポート、貸し手や親会社の要求です。これらが必要最低限の詳細さを決めます。
• 分析軸を特定します。事業全体を見渡し、誰かが数字を切り分けたくなるあらゆる切り口に名前を付けます。金額の性質を変えるものでない限り、それぞれが分析軸です。
• そこで初めて科目一覧を作成します。財務諸表の構造から下へ向かって作業し、それ以上分けると性質の問いではなく分析軸の問いに答えることになる水準で止めます。
• 統制勘定と見出し科目を計上不可に設定し、すべての仮勘定を、通常の状態と担当者を定めたうえで意図して定義します。
• 計上ルール、つまり各取引種類がどの科目に対応するかを書き出します。監査証跡が実際に失われるのは、この対応付けの層だからです。
• 前年のデータで検証します。実際の取引の一期間分を新しい構造に計上し、その結果から4つの成果物をすべて作成します。
• 文書にします。各科目に何が属するかを記した文書のない科目一覧は、1年もたたないうちに人によって異なる解釈をされるようになります。

後から変更するといくらかかるか

勘定科目体系は実際に変わるものであり、コストは変更そのものではありません。科目の作成は簡単です。コストは古い構造に結びついているすべてのものであり、その大半は科目一覧からは見えません。

そのため、ほとんどの変更は構造的なものではなく追加的なものにすべきです。科目の追加、会計年度の期首から将来に向かって1つの科目を2つに分けること、既存の構造と並行して分析軸を導入することは、いずれも対処可能です。体系全体の番号の振り直し、履歴のある科目の統合、既存の科目の意味の変更はそうではありません。中でも最後のものは最悪です。目に見えて壊れるものは何もなく、ただレポートが誤るだけだからです。

構造的な変更に適した時期は会計年度の期首です。計画を立て、新旧の構造を文書化し、対応表を恒久的に保存し、変更後の最初の期間を新旧双方の方向から照合します。緊急の報告上の問題を解決するために期中に行うと、何とも比較できない1年分の決算が生まれます。

• 履歴。古い取引は古い科目に入っています。履歴を付け替えて計上済みの期間を変えるか、比較情報が断絶をまたぐことを受け入れて、すべての前年比較レポートに橋渡しの調整を用意するかのどちらかです。
• 対応付け。すべての連携、すべての計上ルール、すべての銀行データ連携ルール、すべての定期仕訳、すべての取込テンプレートが科目コードを参照しており、それらを見つけて更新しなければなりません。
• レポート。財務諸表のレイアウト、管理会計資料、予算、ダッシュボード、科目コードで試算表を取り込むあらゆるスプレッドシートが壊れます。しかもエラーになるのではなく、新しい科目を黙って漏らすという形で、静かに壊れます。
• 予算と見通し。古い構造で作成した予算は、それ自体が誤りの原因となる対応付けを使わない限り、新しい構造の実績と比較できません。
• 人。請求書に科目を付ける人は誰もがコードを覚えており、移行期間には誤計上が生じ、その修正が必要になります。
• 監査。監査人は変更を理解し、修正再表示された比較情報に一貫性があることを確かめ、対応付けを検証する必要があります。これは往査の現場ではなく、事前に済ませておくべき協議です。

設計が誤っている兆候

ほとんどの企業は勘定科目体系を見直しません。見直しを迫る出来事がないからです。以下は、それがコストを生んでいることを示す兆候であり、いずれもプロジェクトを立ち上げなくても確認できます。

どれも単独では致命的ではありません。いくつも重なっているなら、構造がその後変化した事業についての事実を組み込んだままになっており、その上に作られたすべてのレポートが静かにそのコストを負担していることを意味します。

• 科目一覧全体に同じ言葉が繰り返し現れる。分析軸が勘定科目コードに入り込んでいることを意味します。
• 当年度に取引のない科目が大きな割合を占める。構造が、それが表していた組織よりも長生きしてしまったことを意味します。
• 管理会計資料の作成に、1人の担当者が管理する、科目を報告行に対応付けるスプレッドシートが必要である。
• 一般経費や雑費の科目に重要な残高がある。何をどこに計上すべきか、担当者が判断できないことを意味します。
• 店舗別のコストや製品ライン別の利益率といった定型的な問いに答えるのに、レポートではなくデータの抽出が必要である。
• 新しい店舗や部門の開設が、分析軸の値を1つ追加するのではなく、設定変更のプロジェクトになる。
• ある費用がどこに計上されているかを2人に尋ねると、答えが異なる。

ガバナンス

勘定科目体系は、時間に追われて下される小さな判断の積み重ねによって劣化していきます。誰かが新しい費用のために科目を必要とし、1つ作り、仕入先の名前を付けて、そこに計上します。5年後にはそうした科目が200個になり、慎重に設計された構造は、誰も決めていないものによって薄められています。

統制はありふれたもので、しかも効果的です。科目の作成や変更には、構造を定めた文書に照らして指名された担当者の承認を必要とし、変更を記録します。承認者が問うのは1つだけ、新しいものが種類の異なる金額なのか、既存の金額の異なる文脈なのかです。ほとんどの申請は後者であり、答えは科目ではなく分析軸の値です。

Skyline Nexusは店舗と拠点を取引そのものに保持し、元帳のすべての行はそれを生み出した伝票に結びついています。そのため店舗別の表示は、勘定科目コードから構造を組み直すのではなく、元の伝票との結合によって得られます。これはこのシステムを含むどのシステムについても確かめておく価値があります。元帳の「行」がどの分析軸を保持し、どの分析軸が元の伝票にしか存在しないのか。その違いによって、分析軸別レポートが直接の読み出しなのか再構成なのか、そして伝票の種類が変わったときにそれが持ちこたえるかどうかが決まります。以上はシステムが何を保持するかについての説明です。貴社の設計を決めるものではなく、本来分析軸であるべきものを勘定科目コードに組み込んだ勘定科目体系を防げるシステムはありません。

• 各科目に何が属するかを記した勘定科目体系の文書を作成し、最新の状態に保つこと。
• 科目の作成と修正を制限・承認制とし、理由を記録すること。
• 動きのない科目と、雑多な項目を吸収している科目を毎年見直すこと。
• 連携元のシステムが変わるたびに、計上ルールと対応付けを見直すこと。証跡が失われるのはそこだからです。
• 分析軸の値も勘定科目と同じように管理すること。統制されない分析軸の一覧は、それ自体が増殖を起こします。

妥当な標準形

特殊な報告要件のない企業であれば、次の形が機能し、明確な理由がある場合にのみ逸脱する価値があります。科目は数百程度とし、財務諸表上の分類でまとめ、間隔を広く空ける。科目を分けるのは、金額の性質が異なる場合か、法定開示や税務開示が求める場合だけにする。分析軸は3〜5個とし、店舗または拠点、部門またはコストセンター、プロジェクトが通常の組み合わせです。統制勘定と見出し科目は計上不可にする。仮勘定は定義し、担当者を置く。そして何をどこに計上するかを文書で定める。

この構造なら、1組の計上から、対応付けのスプレッドシートなしに、法定財務諸表、さまざまな切り口の管理会計資料、税額計算を作成できます。新しい店舗、組織再編、企業買収にも、再構築のプロジェクトなしに耐えられます。そして請求書に科目を付ける担当者が正しい科目を見つけられる程度に科目一覧を小さく保てます。結局のところ、それこそがほかのすべてが機能するかどうかを決める制約なのです。

勘定科目体系は、財務システムの中で1時間の設計が1年分の作業を節約する唯一の部分であり、しかも誤ったときの影響がゆっくりと現れるため、誰もそれを原因と結びつけない部分です。システムを導入するのであれば、数日をかけてください。すでに稼働していて上記の兆候に心当たりがあるなら、そのまま我慢するのではなく年度末に向けて変更を計画し、可能な限り追加的な変更にしてください。