Indicadores de mantenimiento preventivo en hospitales

Qué significa el cumplimiento PPM en un hospital

El cumplimiento PPM (mantenimiento preventivo planificado) es la proporción del mantenimiento preventivo planificado que realmente se ha llevado a cabo, normalmente medida cada mes por grupo de equipos. En un hospital significa además algo más amplio: poder demostrar, equipo por equipo, que cada revisión programada se hizo, por una persona cualificada y con resultados registrados. Importa porque los inspectores y los evaluadores de acreditación juzgan un programa de mantenimiento por sus registros.

Ambos significados se apoyan en los mismos datos. Un porcentaje de realización solo es creíble si cada trabajo completado tiene un registro detrás, y un conjunto de registros solo tranquiliza si el porcentaje demuestra que no se ha omitido nada importante. Esta guía cubre las dos cosas: qué revisan los auditores, cómo definir el indicador con precisión y cómo informarlo cada mes.

Qué revisan realmente inspectores y evaluadores

Las inspecciones rara vez empiezan por el cuadro de indicadores. Empiezan por un equipo en una planta y recorren el camino hacia atrás: si está en el inventario, si su etiqueta está vigente, si hay registro de su última revisión, si la superó y, si no la superó, qué pasó después. Un programa de mantenimiento capaz de responder a esas preguntas en minutos para cualquier equipo suele salir bien parado. Las evidencias que se revisan con más frecuencia son las siguientes.

• El inventario, contrastado con los equipos encontrados en las áreas clínicas
• El libro del producto sanitario o el registro de mantenimiento de una muestra de equipos
• Los registros de mantenimiento preventivo con fechas, técnico, valores medidos y resultados
• La lista de revisiones vencidas, con sus motivos y las decisiones basadas en el riesgo
• Las revisiones no superadas y la acción correctiva, la retirada de uso y la nueva prueba posteriores
• Los registros de formación de usuarios y técnicos en equipos especializados
• Los contratos de servicio y los informes de visita de los proveedores externos
• Los informes de incidentes con equipos, incluidos los ocurridos durante el mantenimiento

Lista por países: qué pide demostrar cada normativa

El detalle varía según el país. A octubre de 2026, estos son los puntos principales que conviene tener preparados.

• Alemania, MPBetreibV 2025: registros de STK (controles técnicos de seguridad) según el artículo 12 y de MTK (controles metrológicos) según el artículo 15; el libro de productos sanitarios (artículo 13) y el inventario (artículo 14); un responsable de seguridad de productos sanitarios según el artículo 6 en los centros con más de 20 empleados de forma habitual, con una dirección de correo electrónico publicada; y, desde el 1 de agosto de 2025, comprobaciones de seguridad informática al menos cada dos años para el software de clase IIb y III del MDR según el artículo 17.
• Francia, Code de la santé publique R.5212-18: un inventario, una organización documentada del mantenimiento y del control de calidad, y un registro por equipo que recoja quién hizo cada operación, la fecha, cualquier parada y puesta en marcha, la naturaleza del trabajo, el nivel de prestaciones y el resultado de conformidad.
• Reino Unido, guía Managing Medical Devices de la MHRA: un directivo del consejo responsable de la gestión de los productos sanitarios, un grupo de gestión de productos sanitarios y registros conservados en un único sistema siempre que sea posible, a disposición de la inspección de la CQC.
• Estados Unidos: la carta S&C 14-07 de los CMS exige un inventario de todos los equipos de las instalaciones y médicos con registros de mantenimiento y con los equipos críticos fácilmente identificables; The Joint Commission revisó su manual hospitalario a partir del 1 de enero de 2026, así que confirme la numeración vigente de los estándares sobre equipos médicos.
• Arabia Saudí: la guía MDS-G49 de la SFDA exige a los servicios de mantenimiento disponer de un sistema de gestión del mantenimiento y de un sistema de gestión de existencias, y hacer seguimiento de indicadores de tiempo de respuesta y satisfacción del cliente; los National Hospital Standards de CBAHI incluyen un capítulo de Facility Management and Safety.

Definir con precisión el cumplimiento PPM

Tres ratios distintos se llaman cumplimiento PPM, y mezclarlos hace que la comparación de un mes con otro carezca de sentido. Un ratio de realización divide las órdenes de trabajo completadas entre las generadas a partir de un plan. Una tasa de realización del periodo divide las órdenes de trabajo preventivas completadas en el periodo entre las programadas en ese periodo. Una tasa de puntualidad solo cuenta las órdenes terminadas en su fecha prevista o dentro de un margen acordado alrededor de ella.

Ejemplo práctico: el plan de un desfibrilador generó 12 órdenes de trabajo en el año. Se completaron once, un ratio de realización de 11 / 12 = 91,7 %. Pero tres de esas once se terminaron después de su fecha prevista, así que solo 8 fueron puntuales, una tasa de puntualidad de 8 / 12 = 66,7 %. Ambas cifras son ciertas; responden a preguntas distintas. Indique en cada informe qué ratio muestra y, para los equipos de alto riesgo, informe también de la puntualidad, porque una revisión tardía en un equipo de soporte vital es un riesgo aunque finalmente se haga.

El conjunto de indicadores de la OMS para un programa de mantenimiento

El documento Medical equipment maintenance programme overview (2011) de la OMS propone un conjunto práctico de indicadores. Sugiere como objetivo una tasa de realización de las IPM (inspección y mantenimiento preventivo) asignadas superior al 90 %, y superior al 95 % para los equipos de máxima prioridad. Son sugerencias, no requisitos legales, y la OMS señala que la mayoría de las medidas de mantenimiento carecen de una referencia estándar, por lo que conviene seguir su evolución en el tiempo. Antes de su revisión de 2026, el manual de The Joint Commission fijaba un requisito más estricto del 100 % de realización del mantenimiento programado de los equipos de alto riesgo.

Los tiempos de respuesta, de reparación y de inactividad solo significan algo si las marcas de tiempo son fiables. Tomemos una avería de una bomba de infusión: la planta registra la solicitud a las 08:10, el técnico empieza a las 09:40 y termina la reparación a las 13:10, y la bomba supera su prueba de seguridad y vuelve a la planta a las 14:00. El tiempo de respuesta es de 1 hora y 30 minutos, el de reparación de 3 horas y 30 minutos, y el equipo no estuvo disponible durante 5 horas y 50 minutos desde el aviso. Si la orden de trabajo solo registra una fecha de finalización, no se puede calcular ninguno de los tres, por eso deben registrarse por separado la hora de la solicitud, la de inicio y la de vuelta al servicio.

• Tasa de realización de IPM: inspecciones y mantenimientos preventivos completados divididos entre los asignados
• Tasa de localización de equipos: proporción de equipos programados que realmente se encontraron en el periodo, una medida de la exactitud del inventario
• Rendimiento de las IPM: proporción de inspecciones que detectaron un problema que afectaba al funcionamiento o a la seguridad
• Productividad de las IPM: tiempo real frente al tiempo previsto de las inspecciones
• Tiempo de respuesta: desde la solicitud hasta el inicio de la reparación
• Tiempo de reparación: desde el inicio hasta el fin de la reparación
• Tiempo de inactividad: porcentaje del tiempo en que un equipo está fuera de servicio
• Órdenes de trabajo atrasadas: órdenes no completadas en 30 días

Ejemplo práctico: el informe de indicadores de un mes

El servicio de electromedicina de un hospital cierra septiembre con las cifras siguientes. Cada ratio muestra su numerador y su denominador, para que la comisión pueda comprobarlo.

Leídas en conjunto, las cifras indican que el plan se cumple en su mayor parte y que el inventario es exacto, pero la inactividad del TC y los 14 trabajos atrasados merecen una pregunta cada uno. Un rendimiento del 5,1 % también es información útil: si un grupo de equipos muestra un rendimiento cercano a cero durante varios años, su intervalo puede revisarse mediante una evaluación de riesgos documentada.

• Realización de IPM: 372 completadas de 400 programadas = 93,0 %
• Realización de IPM de alto riesgo: 118 de 120 = 98,3 %
• Tasa de localización de equipos: 394 de 400 equipos programados encontrados = 98,5 %
• Rendimiento de las IPM: 19 de 372 IPM completadas detectaron un problema = 5,1 %
• Inactividad del escáner TC: 36 horas fuera de servicio en un mes de 720 horas = 5,0 %
• Órdenes de trabajo correctivas atrasadas de más de 30 días: 14
• Órdenes de trabajo preventivas vencidas que pasan a octubre: 400 - 372 = 28, de ellas 2 de alto riesgo

Gestionar la diferencia: revisiones vencidas y aplazamientos

Todos los hospitales tienen revisiones vencidas. Lo que buscan los inspectores es control: cada elemento vencido tiene un motivo, una decisión de riesgo y una nueva fecha aprobada por alguien con autoridad. En el ejemplo, los 2 equipos de alto riesgo se completan en siete días o se retiran de uso; los otros 26 se replanifican para octubre con el motivo registrado, como equipo en uso con un paciente, equipo no localizado o repuestos pendientes.

Dos prácticas desvirtúan las cifras de cumplimiento y deberían prohibirse en el procedimiento. Una es adelantar en silencio una fecha prevista para que el trabajo nunca aparezca como vencido. La otra es cerrar una orden de trabajo preventiva como completada cuando no se encontró el equipo. Utilice un estado o un código de motivo distinto para cada caso, de modo que la tasa de localización y la de realización sigan siendo fiables.

Un registro de aplazamiento debe contener seis datos: el equipo, la fecha prevista original, el motivo, la evaluación del riesgo, quién lo aprueba y la nueva fecha. Por ejemplo: respirador VEN-014, previsto para el 12 de septiembre, en uso continuo en cuidados intensivos; electromedicina y la supervisora de enfermería de la unidad acuerdan sustituirlo por uno de reserva ya revisado el 3 de octubre, con la aprobación del jefe de electromedicina. Ese registro convierte una línea vencida en una prueba de control.

El paquete mensual para la comisión de productos sanitarios

La MHRA recomienda un directivo del consejo con la responsabilidad global de la gestión de los productos sanitarios y un grupo de gestión de productos sanitarios. Ese grupo, o su equivalente en otros sistemas, necesita un paquete breve y periódico en lugar de exportaciones en bruto.

• Una página de indicadores con las mismas definiciones cada mes y la tendencia de 12 meses
• La lista de vencidos de los equipos de alto riesgo y de soporte vital, con las decisiones tomadas
• Las revisiones no superadas y los fallos repetidos por modelo, con las acciones tomadas
• La inactividad de los diez equipos más críticos
• Las notas de seguridad y retiradas abiertas, con los equipos afectados y su estado
• El desempeño contractual de los proveedores externos frente a los tiempos de respuesta y de resolución
• El coste de mantenimiento por servicio frente al presupuesto

Preparar una inspección con exportaciones

Treinta días antes de una inspección prevista, exporte el inventario y el historial de mantenimiento y pruébelos como lo haría un inspector. Elija 20 equipos al azar en las plantas, localice cada uno en el inventario y compruebe que su última revisión programada está registrada con un resultado. Cada carencia que encuentra el propio hospital es una carencia que no encuentra el inspector.

Prepare una carpeta por normativa: la exportación del inventario, el informe de vencidos con sus decisiones, los paquetes de indicadores de los últimos 12 meses, la matriz de formación y los contratos de servicio vigentes. Tenga disponible la pista de auditoría de los cambios, porque los inspectores preguntan cada vez más quién modificó un registro y cuándo, no solo qué dice.

Informar del cumplimiento en Skyline Nexus ERP

Skyline Nexus ERP calcula el «Cumplimiento PPM» de cada plan como las órdenes de trabajo completadas divididas entre todas las órdenes generadas a partir de ese plan, multiplicado por 100, en verde a partir del 90 % y en ámbar a partir del 70 %. Es un ratio de realización; para ver la puntualidad, compare la fecha de finalización de cada orden de trabajo con la fecha prevista del plan en la exportación del «Informe de órdenes de trabajo». Otros informes son «Análisis de tiempo de inactividad», «Rendimiento de activos», «Rendimiento de ingenieros», «Costes de mantenimiento» y «Costes del departamento», con vistas de MTTR y MTBF, y todos pueden exportarse a PDF o Excel.

Las órdenes de trabajo de Skyline Nexus registran la firma del técnico con rúbrica, los valores medidos frente a los límites de la lista de tareas, las horas de inactividad y los códigos de fallo. «Gestión de cumplimiento» guarda para cada activo el tipo de cumplimiento, el número de certificado, el estado, las fechas de emisión y caducidad, las fechas de la última y la próxima verificación, la persona que verifica, la autoridad emisora y el documento. La «Pista de auditoría» de la GMAO registra los cambios y la «Papelera de reciclaje» conserva los registros eliminados de forma lógica. Empiece el mes gratuito o reserve una demostración y ejecute el informe de «Cumplimiento PPM» con un grupo de equipos.