Inventario de equipos médicos y registro de activos

Qué es un inventario de equipos médicos

Un inventario de equipos médicos es la lista completa y actualizada de los productos sanitarios de un hospital, con la identificación, la ubicación, el responsable, el estado y los datos de servicio de cada elemento. Importa porque es la base del mantenimiento preventivo, las reparaciones, las alertas y retiradas y los presupuestos de reposición, y porque la normativa nacional obliga a los hospitales a llevarlo y a mostrarlo a los inspectores cuando lo soliciten.

El documento de la Organización Mundial de la Salud Introduction to medical equipment inventory management (2011) insiste en que el inventario debe actualizarse de forma continua y es la base para programar el mantenimiento preventivo, seguir las reparaciones, actuar ante alertas y retiradas y presupuestar. Su sucesor de 2025, Inventory and maintenance management information system for medical devices, añade la nomenclatura normalizada, la identificación única de productos y las herramientas digitales de trazabilidad. Una hoja de cálculo sirve para un primer inventario; mantenerlo fiel a la realidad con miles de equipos que se mueven es la función de un sistema de mantenimiento.

Un equipo, dos registros

La mayoría de los hospitales llevan dos listas del mismo equipamiento y rara vez las concilian. Electromedicina lleva el inventario técnico que piden los reguladores: todo equipo activo con independencia de su valor, con número de serie, ubicación e historial de mantenimiento. El área económica lleva el registro de inmovilizado: los elementos que superan un umbral de activación, con coste, vida útil, amortización y valor neto contable. Una bomba de infusión de 900 euros puede figurar en la primera lista y no en la segunda; la instalación de gases medicinales de un edificio puede figurar en la segunda y faltar en la primera.

La solución no es una lista única para todos, sino un registro por equipo con campos que sirvan a ambos. Si cada equipo recibe un único número de activo interno, que figura tanto en el inventario técnico como en el registro de inmovilizado, las dos listas se concilian por número en lugar de discutirse por descripción. Las cuestiones contables de qué activar y cómo tratar las grandes reparaciones se tratan en nuestra guía sobre mantenimiento y balance.

Qué esperan los reguladores que contenga el inventario

Las normas sobre inventarios son nacionales, pero los campos coinciden en gran medida. Los principales requisitos, a fecha de octubre de 2026, son estos.

• Alemania, MPBetreibV 2025, artículo 14 (Bestandsverzeichnis, inventario): todos los productos activos no implantables de cada centro, con denominación, tipo, número de lote o de serie, año de adquisición, fabricante, identificador interno si lo hay, ubicación y adscripción organizativa.
• Alemania, artículo 13 (Medizinproduktebuch, libro del producto sanitario) para los productos del Anlage 1 y 2: identificación, registros de formación, fechas y resultados de los controles de seguridad, metrológicos y de seguridad informática, fechas de mantenimiento y quién lo realizó, fallos de funcionamiento y notificaciones de incidentes, que se conservan cinco años después de la retirada del servicio.
• Francia, Code de la santé publique, artículo R.5212-18: un inventario actualizado con denominación común y comercial, fabricante, proveedor, UDI o, en su defecto, número de lote o de serie, ubicación y fecha de primera puesta en servicio, a disposición de los inspectores.
• Reglamento (UE) 2017/745 sobre los productos sanitarios (MDR), artículo 27, apartado 9: las instituciones sanitarias conservan, preferiblemente en formato electrónico, el UDI de los productos implantables de clase III que suministran o reciben.
• Estados Unidos, CMS S&C 14-07: todo el equipamiento de las instalaciones y el equipamiento médico, arrendado o en propiedad, en un inventario con registro de mantenimiento, con los campos sugeridos de identificador único, fabricante, modelo, número de serie, descripción y ubicación; los elementos de bajo riesgo pueden agruparse.
• Reino Unido, MHRA Managing Medical Devices: registros en un solo sistema siempre que sea posible, con identificador único, precio de compra, historial, ubicación, detalles de mantenimiento y reparaciones y fecha de fin de vida.

Una plantilla de campos que sirve a ambos registros

La plantilla siguiente combina los campos normativos con lo que necesitan finanzas y mantenimiento. Los campos obligatorios son aquellos sin los que un registro no debería guardarse; el resto puede completarse durante la primera auditoría.

• Identificación (obligatorio): número de activo interno, denominación de nomenclatura común, fabricante, modelo, número de serie o de lote, UDI si existe
• Ubicación (obligatorio): centro, edificio, servicio, planta y sala, además de la persona responsable
• Estado: en uso, en almacén, en préstamo, en reparación, fuera de servicio o dado de baja, con la fecha de cada cambio
• Normativa: clase de riesgo, si es un equipo de soporte vital o crítico, y los regímenes de control nacionales que le aplican
• Mantenimiento: programa de mantenimiento preventivo, proveedor de servicio, contrato y su fecha de fin, inicio y fin de la garantía
• Finanzas: fecha de adquisición, coste, fuente de financiación, centro de coste, vida útil, método de amortización, valor neto contable
• Ciclo de vida: fecha de primer uso, registro de la prueba de aceptación, año previsto de reposición, fecha y forma de baja
• Documentos: instrucciones de uso, acta de aceptación, manual de servicio y certificados

Mantener el inventario fiel: actualizaciones y auditorías anuales

La OMS describe tres momentos de actualización: la recogida inicial de datos; cada cambio, dando de alta el equipo nuevo antes de usarlo, incluyendo los equipos arrendados o cedidos a largo plazo, y registrando los cambios de ubicación, estado, software, firmware o proveedor de servicio; y una auditoría anual. Su guía de mantenimiento propone además una tasa de localización de equipos, la proporción de equipos programados que realmente se encuentran en el periodo, como medida de la exactitud del inventario.

Ejemplo práctico: el inventario recoge 2.400 equipos. La auditoría anual localiza 2.352, una tasa de localización de 2.352 / 2.400 = 98,0 %. De los 48 que faltan, 21 aparecen después en el almacén o prestados a otra unidad y se corrige su ubicación; los 27 restantes se investigan y, si no aparecen, se dan de baja mediante el proceso de bajas con el área económica. El recorrido también detecta 35 equipos que nunca se habían inventariado; se dan de alta, reciben número de activo y se programan, de modo que el inventario corregido recoge 2.400 - 27 + 35 = 2.408 equipos.

La llegada: aceptación y puesta en servicio

El momento más barato para crear un registro exacto es el día en que llega el equipo. Una orden de trabajo de aceptación debe comprobar la entrega frente al pedido, confirmar accesorios y documentos, realizar la prueba inicial de seguridad eléctrica (la IEC 62353 cubre los ensayos antes de la puesta en servicio, además de tras una reparación y en los ensayos periódicos), registrar el número de serie y la versión de software, adjuntar las instrucciones de uso, fijar la fecha de inicio de la garantía y crear el programa de mantenimiento preventivo. Solo cuando la lista de comprobación esté completa debería entregarse el equipo a la unidad.

Este único paso resuelve varios problemas posteriores. Las reclamaciones de garantía dependen de una fecha de inicio conocida. El primer mantenimiento preventivo vence a partir de una fecha de puesta en servicio conocida, algo que importa en Alemania, donde el intervalo del control de seguridad se cuenta desde el mes de puesta en servicio. Y los usuarios clínicos reciben un equipo que ya está en el inventario, de modo que la regla de la OMS de dar de alta el equipo antes de usarlo se cumple por diseño.

Ejemplo práctico: amortización y coste total de propiedad

Un hospital compra un ecógrafo por 120.000 euros más 4.000 euros de instalación, por lo que el coste activado es de 124.000 euros. Con una vida útil de 8 años y un valor residual de 4.000 euros, la amortización lineal es de (124.000 - 4.000) / 8 = 15.000 euros al año. Otros métodos, como el degresivo o el de unidades de producción para equipos cuyo desgaste sigue al uso, cambian el reparto pero no el total.

La amortización es solo una parte de lo que cuesta el equipo. En 8 años el hospital paga 124.000 euros de compra e instalación, 63.000 euros de contrato de mantenimiento entre los años 2 y 8 (7 x 9.000 euros), 6.000 euros de repuestos fuera de contrato y 2.000 euros por la baja: un coste total de propiedad de 195.000 euros, o 24.375 euros al año. El mantenimiento, con 69.000 euros, es aproximadamente un tercio del total, y por eso registrar el coste de las órdenes de trabajo por activo importa para la próxima compra. En los hospitales públicos que informan según la IPSAS 45, cada parte con un coste significativo respecto al total del elemento se amortiza por separado (párrafo 41), así que componentes principales como un tubo de rayos pueden necesitar su propia línea.

Ejemplo práctico: señalar equipos para su reposición

Vincular el inventario con el historial de mantenimiento convierte la planificación de reposiciones de una cuestión de opinión en una de reglas. Una política de ejemplo señala un equipo cuando su antigüedad supera la vida prevista, cuando el coste de reparación de los últimos 12 meses supera el 40 % del valor de reposición o cuando su tiempo medio entre fallos baja de 120 días. Cada señal abre una revisión, no una compra automática; la necesidad clínica, la disponibilidad de repuestos y las fechas de fin de soporte del fabricante completan la decisión.

• Ecógrafo A: 9 años frente a una vida útil de 8; reparaciones de 21.000 euros frente a una reposición de 110.000 euros, 19,1 %; señalado por antigüedad
• Bomba de infusión B: 5 años; reparaciones de 1.150 euros frente a una reposición de 2.400 euros, 47,9 %; señalada por coste de reparación
• Monitor de paciente C: 4 años; 6 fallos en 365 días, un tiempo medio entre fallos de 365 / 6 = 60,8 días; señalado por fiabilidad

Baja, reventa y conservación de registros

La baja cierra ambos registros. En lo técnico, el equipo se retira del servicio, se descontamina, se borran sus datos si almacena datos de pacientes y se conservan sus registros: cinco años tras la retirada del servicio para el libro del producto sanitario alemán y cinco años tras el fin de uso para el registro de mantenimiento francés. En Francia, quien vende un producto de segunda mano incluido en la lista regulada debe aportar un certificado de mantenimiento regular con el historial del registro adjunto, de modo que un registro completo respalda el valor de reventa.

En lo financiero, el beneficio o la pérdida es la diferencia entre el importe obtenido y el valor neto contable. Si el ecógrafo anterior se vende a los 6 años por 18.000 euros, la amortización acumulada es de 6 x 15.000 = 90.000 euros y el valor neto contable de 34.000 euros, por lo que la pérdida es de 16.000 euros. El asiento es: Debe Tesorería 18.000 / Debe Amortización acumulada 90.000 / Debe Pérdidas procedentes del inmovilizado 16.000 / Haber Equipos a coste de adquisición 124.000.

Llevar el registro en Skyline Nexus ERP

En Skyline Nexus ERP, el registro de «Asset Management» (gestión de activos) guarda cada equipo con número de serie, fabricante, modelo y número de modelo, campos de código de barras y código QR, servicio, planta y sala, y la pantalla «Components» (componentes) vincula activos padre e hijo, de modo que un sistema de diagnóstico por imagen y sus piezas principales pueden registrarse por separado. Las adquisiciones pasan por «Procurement» (compras) con «Pending Approvals» (aprobaciones pendientes). La amortización ofrece los métodos «Straight Line» (lineal), «Declining Balance» (degresivo), «Sum of Years Digits» (suma de dígitos) y «Units of Production» (unidades de producción), se ejecuta mensualmente y se contabiliza en el libro mayor cuando está activado «Auto-post Depreciation Entries» (contabilización automática de amortizaciones); la adquisición, la baja, la revalorización y el deterioro tienen sus propios asientos. Los informes incluyen «Fixed Asset Register» (registro de inmovilizado), «Depreciation Schedule» (cuadro de amortización), «Asset Valuation» (valoración de activos), «Movement History» (historial de movimientos), «Disposal Report» (informe de bajas) y «Compliance Report» (informe de cumplimiento).

En la parte de mantenimiento, las órdenes de trabajo del GMAO de Skyline Nexus se vinculan al activo. Una orden de «Aceptación» incluye una lista de comprobación predeterminada y no puede completarse hasta estar al 100 %, las reclamaciones de garantía registran los importes reclamados, aprobados y recuperados, y las órdenes de trabajo indican si el activo estaba en garantía cuando se abrieron. Los costes de mantenimiento se recogen por orden de trabajo y se informan por activo, servicio y centro de coste, incluido «Maintenance Costs» (costes de mantenimiento) en el «Asset Financial Centre» (centro financiero de activos), mientras que las vistas de MTBF y de coste del ciclo de vida del activo apoyan las revisiones de reposición. Empiece el mes gratuito o reserve una demostración e importe una muestra de su inventario para ver ambos registros en una sola ficha.