Come registrare una vendita

Che cosa si crea quando si registra una vendita

In Skyline Nexus una vendita è una riga della tabella delle transazioni con tipo sell, più un insieme di righe di vendita, più zero o più registrazioni di pagamento. Queste tre cose sono separate di proposito. La fattura è il credito verso il cliente. Le righe sono ciò che è uscito dallo scaffale. I pagamenti sono il denaro arrivato. Gran parte della confusione sulle vendite in un ERP nasce dal trattare queste tre cose come un unico evento, perché al banco di un negozio di solito avvengono nello stesso secondo.

Per la contabilità non sono lo stesso evento. La fattura genera un ricavo e un credito. Le righe scaricano il magazzino e generano il costo del venduto. Il pagamento estingue il credito e movimenta la liquidità. Se vendete a credito, il pagamento arriva settimane dopo e nel frattempo il credito resta nello stato patrimoniale. Se incassate un acconto, il denaro arriva prima che la fattura esista. Il sistema modella tutti questi casi perché nelle aziende reali si verificano tutti.

La domanda pratica, quando registrate una vendita, non è quindi soltanto quali pulsanti premere. È: quale di queste tre cose sto creando adesso, e quale sto deliberatamente non creando ancora? La risposta dipende quasi interamente da un solo campo del modulo, il campo «Stato», trattato più avanti.

Tre porte verso lo stesso documento

Il menu di sinistra contiene un menu a tendina denominato «Vendita». Al suo interno trovate diverse voci che scrivono tutte lo stesso tipo di documento e differiscono solo per quanta parte del modulo mostrano e per la rapidità con cui si completano.

I documenti completati sono elencati in «Tutte le vendite» (/sells), qualunque sia la porta utilizzata. Bozze e preventivi hanno elenchi propri, «Elenco bozze» (/sells/drafts) ed «Elenco preventivi» (/sells/quotations), perché non sono ancora fatture vere e non devono affollare l'elenco delle vendite. Anche gli scontrini del punto vendita compaiono a parte, in «Elenco POS» (/pos).

Un dettaglio di implementazione che vale la pena conoscere, perché spiega alcuni comportamenti: il modulo «Aggiungi vendita» invia i dati allo stesso controller della schermata POS. Sono due interfacce sopra un'unica routine di salvataggio. Per questo le regole fiscali, le regole di magazzino e la registrazione in contabilità sono identiche qualunque sia la schermata di partenza, ed è per questo che non dovete aspettarvi che uno scontrino POS e una fattura creata con «Aggiungi vendita» vengano trattati diversamente dalla contabilità.

• «POS» (/pos/create) è la schermata di cassa pensata per il touch. Un cliente, una griglia di prodotti, un pannello di pagamento, fatto in pochi secondi. È la porta giusta per il commercio al dettaglio, la ristorazione e qualsiasi vendita al banco.
• «Aggiungi vendita» (/sells/create) è il modulo di fattura completo. Ogni campo è visibile: schema di fatturazione, valuta, termine di pagamento, spedizione, campi personalizzati, più righe di pagamento. È la porta giusta per una fattura B2B, una vendita con consegna o qualsiasi vendita con dilazione di pagamento.
• «Vendita diretta» (/sells/direct/create) è una versione abbreviata di «Aggiungi vendita» per le fatture semplici.
• «Aggiungi bozza» (/sells/create?status=draft) e «Aggiungi preventivo» (/sells/create?status=quotation) sono di nuovo lo stesso modulo, aperto con lo stato già impostato, così da non poter finalizzare per errore.
• «Aggiungi ordine di vendita» (/sells/create?sale_type=sales_order) registra un ordine del cliente che verrà fatturato in seguito. Compare solo quando gli ordini di vendita sono attivati nelle impostazioni POS.

Compilare la schermata «Aggiungi vendita»

La prima scheda è «Dettagli vendita». «Seleziona sede» è obbligatorio e non è un dettaglio estetico: decide da quale magazzino la vendita scarica la merce, quale sequenza di numerazione delle fatture viene usata, quali conti di pagamento vengono proposti e, se trasmettete fatture elettroniche, se la vendita venga trasmessa del tutto, perché la fatturazione elettronica si attiva per singola sede. «Schema fatturazione» stabilisce il numero che la fattura riceve. «Data vendita» è la data contabile del documento e per impostazione predefinita è il momento attuale. «Valuta fattura» e «Tasso di cambio in SAR» compaiono solo quando è configurata la vendita in valuta estera.

«Numero fattura» è volutamente difficile da raggiungere. Viene mostrato solo agli utenti che hanno l'autorizzazione a modificare i numeri di fattura, e solo finché il documento è una bozza, con il testo di aiuto «Lascia vuoto per generare automaticamente». È la progettazione corretta. Un numero di fattura che un cassiere può sovrascrivere non è una sequenza, e una sequenza interrotta è la prima cosa che nota un verificatore fiscale.

La scheda «Cliente» accoglie il contatto e il «Termine di pagamento», inserito come numero più un'unità in «Mesi» o «giorni». In questa schermata non c'è un campo separato per la scadenza: la data di scadenza deriva dal termine di pagamento e, se lo lasciate vuoto, viene usato il termine predefinito del cliente. Ecco perché impostare i termini di pagamento nell'anagrafica del cliente, anziché su ogni fattura, vale i cinque minuti che richiede.

Lo stato decide quasi tutto

Il campo «Stato» in «Aggiungi vendita» offre «Finale», «Bozza», «Preventivo» e «Pro forma». È il campo con le conseguenze più rilevanti di tutto il modulo, perché quasi ogni comportamento successivo dipende da esso.

Esiste un'eccezione voluta alla regola delle bozze, ed è bene conoscerla prima che vi sorprenda. Un'impostazione aziendale nelle «Impostazioni POS», denominata «Scarica il magazzino per le fatture in bozza», fa sì che le semplici bozze riducano il magazzino al momento del salvataggio e rientrino nei report di vendite, utile, costo del venduto e flussi di cassa esattamente come una vendita in contanti completata. È disattivata per impostazione predefinita e il testo di aiuto nel prodotto lo dice chiaramente. Attivatela solo se usate davvero le bozze come documenti di prelievo, sapendo che in quel caso avete reso le bozze finanziariamente reali.

La regola pratica: se la merce è uscita e il cliente vi deve del denaro, lo stato è «Finale». In ogni altro caso state registrando un'intenzione, non un'operazione. Non usate la bozza per evitare un errore che temete, perché una bozza mai finalizzata è una vendita che non compare da nessuna parte.

• «Finale» è una fattura vera. Riduce il magazzino, accetta pagamenti, può essere registrata in contabilità generale e, dove la fatturazione elettronica è attiva, viene trasmessa all'autorità fiscale.
• «Bozza» è un lavoro in corso. Non viene registrata in contabilità e non accetta pagamenti: la routine di salvataggio rifiuta di scrivere registrazioni di pagamento per una vendita il cui stato è bozza, preventivo o pro forma. Per impostazione predefinita non tocca nemmeno il magazzino.
• «Preventivo» è un'offerta. Non si muove nulla. Né magazzino, né contabilità, né pagamenti.
• «Pro forma» è un documento che precede la fattura. Come un preventivo, non muove nulla.

Come si calcola l'IVA su una vendita

L'imposta può entrare in una vendita a due livelli, e la differenza conta. L'IVA di riga è un'aliquota associata a una singola riga di prodotto. L'IVA d'ordine è un'unica aliquota applicata al documento nel suo insieme, scelta nel campo «IVA ordine» sotto la griglia dei prodotti. La maggior parte delle aziende usa l'una o l'altra. Usarle entrambe sullo stesso documento è il punto in cui, altrove, si finisce nei guai, e Skyline Nexus è costruito per impedire proprio questo errore.

L'IVA d'ordine si calcola su una base che esclude le righe che portano già una propria IVA di riga. Una riga la cui aliquota è uguale a quella di testata non contribuisce in alcun modo alla base imponibile della testata. In parole semplici: il sistema non applica IVA sull'IVA e non tassa due volte una riga che è già tassata all'aliquota del documento. Si tratta di una regola di calcolo nella routine dei totali della fattura, non di un'impostazione che dovete ricordarvi di spuntare.

Se un prezzo sia indicato IVA inclusa o IVA esclusa è una proprietà del prodotto, non della fattura. Nel modulo del prodotto c'è un campo chiamato «Tipo IVA prezzo di vendita» con le opzioni «Inclusivo» ed «Esclusiva». La riga memorizza poi entrambi i valori, il prezzo unitario al netto dell'IVA e il prezzo unitario IVA inclusa, così che la fattura possa mostrare l'uno o l'altro senza ricalcoli. Il selettore dell'imposta per singola riga nel modulo di vendita compare solo se per l'azienda è attiva l'IVA in linea; se è disattivata, l'imposta deriva dal prodotto e dal campo dell'IVA d'ordine.

L'arrotondamento è un'impostazione aziendale, non una decisione per singola fattura. L'impostazione predefinita somma a piena precisione e arrotonda la fattura una sola volta alla fine, anziché arrotondare ogni riga e sommare i valori arrotondati. I due metodi differiscono di qualche centesimo su una fattura lunga, il che è irrilevante per un cliente e molto rilevante per una dichiarazione IVA che deve quadrare con la contabilità.

Il pagamento è una registrazione separata dalla fattura

La scheda «Aggiungi pagamento» in fondo al modulo è facoltativa. Ogni riga di pagamento chiede «Importo», «Pagato il», «Metodo di pagamento» e «Conto di Pagamento», più una «Nota pagamento» facoltativa. «Aggiungi riga pagamento» consente di ripartire una fattura su più mezzi di pagamento, ciò che serve quando un cliente paga in parte in contanti e in parte con carta. Sotto le righe trovate «Totale da pagare», «Totale da Pagare» (l'importo che si sta pagando), «Resto» e «Saldo».

Se la vendita è a credito, spuntate «Vendita a credito: intero importo dovuto». Questa opzione azzera l'importo del pagamento, nasconde le righe di pagamento e indica alla routine di salvataggio di non creare alcuna registrazione di pagamento. La fattura viene emessa, il credito resta aperto e il denaro viene incassato in seguito. È il modo corretto di registrare una vendita a credito; inserire una riga di pagamento a importo zero non lo è.

Lo stato di pagamento del documento viene derivato, non digitato. È pagato quando il totale incassato è almeno pari al totale della fattura, parziale quando è stato incassato qualcosa ma non tutto, e dovuto quando non è stato incassato nulla. Questa derivazione viene ripetuta ogni volta che un pagamento viene aggiunto, modificato o eliminato, ed è per questo che gli incassi successivi vanno registrati tramite «Aggiungi pagamento» nell'elenco delle vendite (/payments/add_payment/{id}) anziché modificando la fattura. Modificare la fattura per far quadrare i numeri è l'istinto sbagliato, e se ne parla nella guida sull'annullamento e la correzione delle operazioni.

Che cosa fa la vendita al magazzino

Quando una vendita viene salvata come «Finale», ogni riga riduce la quantità disponibile di quella variante di prodotto presso quella sede. I prodotti non gestiti a magazzino vengono saltati: la routine di scarico non fa nulla per un prodotto con la gestione delle scorte disattivata, ed è così che si vendono servizi e manodopera dalla stessa schermata senza generare giacenze negative.

Segue poi un secondo passaggio che raramente si vede e che conviene conoscere. Ogni quantità venduta viene imputata alle specifiche righe di acquisto da cui proviene, e questa imputazione viene memorizzata. È questa corrispondenza a rendere il costo del venduto reale anziché stimato: il sistema sa quale acquisto, a quale costo, ha alimentato quale vendita. È anche ciò che fa rispettare le regole su lotti e scadenze e che consente al software di rifiutare una vendita oltre la disponibilità dove ciò non è ammesso.

Poiché questa imputazione viene costruita nel momento della vendita, una vendita registrata con settimane di ritardo su una merce che nel frattempo si è mossa verrà imputata diversamente da come lo sarebbe stata allora. Non è un difetto, è aritmetica, ed è l'argomento pratico più forte per registrare le vendite il giorno stesso in cui avvengono.

Che cosa viene registrato in contabilità generale

Una vendita finale genera un evento interno, che il modulo di contabilità intercetta. Se tutto è configurato, questo listener scrive una scrittura contabile. La scrittura addebita il conto di controllo dei crediti verso clienti per l'intero totale della fattura, accredita i ricavi per l'importo netto e accredita l'IVA a debito per l'imposta. I ricavi vengono ripartiti per categoria di prodotto quando le categorie hanno propri conti di ricavo, così un'azienda che vende sia beni sia servizi può vederli separati nel conto economico senza alcuna analisi manuale.

Devono verificarsi tre condizioni, altrimenti non viene registrato nulla, e conviene controllarle tutte e tre prima di concludere che la contabilità è guasta. Primo, la vendita deve essere «Finale». Bozze, preventivi e pro forma vengono saltati per progettazione. Secondo, l'azienda deve avere attivato «Registra automaticamente le vendite» nelle impostazioni contabili in /accounting/settings. Terzo, i conti devono essere mappati: un conto crediti, un conto ricavi e un conto IVA a debito, configurati in /accounting/settings/mapping. Una mappatura mancante non danneggia nulla, semplicemente impedisce la registrazione.

C'è un quarto vincolo che coglie impreparati a fine mese: il periodo contabile che comprende la data della vendita deve essere aperto. Se il periodo è stato chiuso o bloccato, la registrazione viene respinta anziché retrodatata in silenzio in un mese chiuso. È il comportamento corretto ed è l'intero scopo della chiusura di un periodo, ma significa che una vendita datata in un mese bloccato richiede la riapertura del periodo o la correzione della data prima di arrivare in contabilità.

La fatturazione elettronica, dove si applica

In Arabia Saudita il modulo di fatturazione elettronica genera e trasmette la fattura automaticamente quando una vendita viene salvata come «Finale». Si attiva per singola sede e non per l'intera azienda, così una società può gestire una sede nel regime di fatturazione elettronica mentre un'altra non vi è ancora iscritta. La configurazione si trova in /zatca/configuration.

La trasmissione è idempotente: il sistema registra ciò che è già stato trasmesso e non trasmette due volte la stessa fattura. Se una trasmissione non va a buon fine, la vendita resta comunque salvata. È una scelta voluta, perché perdere una vendita a causa di un endpoint dell'autorità fiscale irraggiungibile sarebbe molto peggio che trasmetterla qualche minuto più tardi. Una trasmissione non riuscita può essere ripetuta dalla vendita stessa.

Una volta trasmessa, la fattura è bloccata alle modifiche. Il messaggio del sistema è esplicito: la fattura è già stata trasmessa e non può più essere modificata, e per correggerla occorre emettere una nota di credito o una nota di debito. Non è il software a essere scomodo. Una fattura trasmessa è un documento che ora detiene l'autorità fiscale, e l'unico modo lecito di modificarla è con un altro documento.

Dopo il salvataggio

La vendita compare in «Tutte le vendite» con numero di fattura, cliente, totale, stato di pagamento e, dove pertinente, stato della fattura elettronica. Dal menu della riga potete visualizzarla, stamparla, aggiungere un pagamento, vederne i pagamenti o avviare un reso. La vista di dettaglio in /sells/show/{id} mostra in un unico punto le righe, il dettaglio dell'IVA e lo storico dei pagamenti: è la schermata da aprire quando qualcuno vi chiede che cosa è successo su una determinata fattura.

Dopo la vendita il saldo del cliente viene ricalcolato, così il credito è subito visibile nella scheda contabile del cliente e nello scadenziario crediti. Se la registrazione in contabilità è attivata e configurata, gli stessi importi compaiono anche nel bilancio di verifica e nello stato patrimoniale attraverso il modulo di contabilità. Se i due non coincidono, la causa abituale è uno dei tre vincoli di registrazione descritti sopra, non un errore aritmetico.

Una breve checklist

• La sede è corretta? Decide magazzino, numerazione, conti di pagamento e fatturazione elettronica.
• Lo stato è «Finale»? Qualsiasi altro stato non è ancora una vendita.
• La data della vendita è quella in cui la vendita è realmente avvenuta, e non quella in cui la state inserendo?
• Se il cliente non ha pagato, è spuntata l'opzione «Vendita a credito: intero importo dovuto» anziché una riga di pagamento a zero?
• Se è una vendita a credito, il termine di pagamento è impostato in modo che la fattura invecchi correttamente nello scadenziario?
• Gli importi dell'IVA nella barra dei totali sembrano corretti prima del salvataggio, e non dopo?