Come annullare o correggere un'operazione

L'istinto di modificare, e perché di solito è sbagliato

Qualcuno digita la quantità sbagliata su una fattura. La reazione naturale è aprire la fattura e correggerla. In un foglio di calcolo è la cosa giusta. In un sistema contabile di solito non lo è, e capire il perché fa risparmiare molti problemi in seguito.

Un documento registrato non è solo la traccia di ciò che si intendeva fare. È il genitore di diverse altre registrazioni: movimenti di magazzino, un saldo cliente, una scrittura contabile, forse un documento fiscale trasmesso e in possesso di un'autorità fiscale, forse un pagamento. Modificare il genitore significa che ogni figlio deve essere trovato e rettificato a sua volta. Skyline Nexus in effetti lo fa, e lo fa con cura, ma il risultato è una storia in cui il documento oggi dice una cosa e ieri ne diceva un'altra, senza che il motivo della modifica compaia da nessuna parte sul documento stesso.

L'alternativa è lasciare intatto l'originale e registrare un secondo documento che dice che cosa è cambiato e perché. È questo una nota di credito. È questo una scrittura di storno. Entrambe lasciano una traccia che un revisore, o voi stessi fra sei mesi, potrete seguire. La regola generale è: correggere per aggiunta, non per modifica, e riservare la modifica ai documenti che non hanno ancora prodotto effetti.

Quattro meccanismi, in ordine di preferenza

Non esiste un'azione di annullamento separata per vendite e acquisti. È una risposta reale, non una dimenticanza di questa guida: nulla contrassegna una vendita o un acquisto come annullato lasciandolo al suo posto, e i valori di stato del documento non prevedono uno stato annullato. Ciò che esiste al suo posto è il percorso di eliminazione, molto più accurato di una cancellazione definitiva e descritto più avanti, e i documenti di reso e le note, che sono il modo contabilmente corretto di annullare qualcosa che è già avvenuto. Le paghe sono l'eccezione e dispongono di un vero annullamento, trattato nella guida sulle paghe.

• Modifica: si cambia il documento stesso. Adatta per una bozza o un preventivo, oppure per un vero refuso su un documento non ancora pagato, reso o trasmesso.
• Nota di credito o nota di debito: un nuovo documento che storna in tutto o in parte un originale. È la risposta corretta per una vendita o un acquisto già finalizzati.
• Scrittura di storno: per una scrittura inserita direttamente in contabilità, o quando un documento di origine è corretto ma la sua registrazione non lo era.
• Eliminazione: rimuove il documento. L'ultima risorsa, adatta a qualcosa registrato interamente per errore che non avrebbe mai dovuto esistere.

Modificare un'operazione, e che cosa lo impedisce

Una vendita può essere aperta in modifica dall'elenco delle vendite. Davanti a questa azione ci sono diversi controlli, e ognuno esiste per un motivo.

Se modificate un documento già registrato in contabilità, ecco che cosa succede dietro le quinte, perché vale la pena saperlo. Il sistema confronta il nuovo contenuto con la scrittura contabile già registrata. Se è cambiato qualcosa di sostanziale, anche solo la data o la sede, storna la scrittura esistente alla sua data originaria e ne registra una nuova. Non modifica in silenzio la vecchia scrittura. La contabilità finisce così con tre scritture dove prima ce n'era una: l'originale, il suo storno e la versione corretta.

È il comportamento giusto, ed è anche l'argomento contro la modifica. La contabilità sa già che correggere tramite storno è l'unico modo onesto di farlo. Se la contabilità lo farà comunque, tanto vale farlo deliberatamente con una nota di credito, dove il motivo viene registrato e il cliente riceve un documento.

• Un limite di tempo. Un'impostazione aziendale denominata «Giorni di modifica transazione» stabilisce il numero di giorni dalla data dell'operazione entro cui un'operazione può essere modificata. Oltre quel limite il sistema rifiuta con un messaggio che indica il numero di giorni. Il valore predefinito è trenta giorni ed è quanto di più simile a un blocco di periodo esista sul lato operativo del sistema, quindi vale la pena impostarlo consapevolmente anziché lasciarlo al valore predefinito.
• Un reso esistente. Se a fronte del documento è già stato emesso un reso, la modifica viene rifiutata e il messaggio indica di modificare il reso. Altrimenti si cambierebbe il genitore di un documento calcolato a partire da esso.
• La trasmissione della fattura elettronica. Una volta trasmessa all'autorità fiscale, la fattura è bloccata. Il messaggio è esplicito: per correggerla, emettete una nota di credito o una nota di debito.
• Le autorizzazioni. Modificare vendite e acquisti sono autorizzazioni distinte da quelle di crearli, e un'azienda attenta al controllo non dovrebbe concederle per impostazione predefinita alle stesse persone.

Note di credito e note di debito

Sul lato vendite la voce di menu è «Elenco resi vendita» (note di credito), in /sell-return. Un reso può essere emesso a fronte di una fattura specifica, che è la strada normale: aprite la vendita e avviate da lì un reso, oppure andate su /sell-return/add/{id}. Il reso registra quali righe sono tornate indietro e in quale quantità.

Un reso di vendita rimette la merce in magazzino. Crea un proprio documento con proprio totale e propria imposta, e riduce quanto il cliente deve. In contabilità storna la registrazione originaria: il credito viene accreditato, i ricavi vengono addebitati e l'IVA a debito viene addebitata. Poiché è un documento separato con una propria data, ricade nel periodo in cui il reso è effettivamente avvenuto anziché modificare retroattivamente il periodo della vendita. È esattamente ciò che serve quando la vendita cadeva in un mese già dichiarato.

Sul lato acquisti gli equivalenti sono «Elenco resi acquisto», «Reso acquisto (nota di debito)» in /purchase-return/create e «Nota di debito su acquisto». Un reso di acquisto riduce il magazzino, crea un credito verso il fornitore e, in contabilità, addebita il debito e accredita magazzino e IVA a credito. Esiste anche una «Nota di debito su vendita» per il caso in cui il cliente debba di più, non di meno.

Dove si applica la fatturazione elettronica, non si tratta soltanto di buona prassi: è il meccanismo che il regime prevede. Nota di credito e nota di debito sono esse stesse documenti di fatturazione con un proprio tipo di documento, e vengono trasmesse come tali.

Eliminare un'operazione, e che cosa succede davvero

L'eliminazione è disponibile dal menu della riga negli elenchi delle vendite e degli acquisti, nel rispetto delle autorizzazioni e dello stesso limite di giorni di modifica. Ciò che succede dopo dipende da che cosa era il documento.

Se il documento è una bozza, viene semplicemente rimosso. Non era successo nulla, quindi non c'è nulla da annullare. Se è una vendita finale, il processo è molto più accurato. Prima di rimuovere qualsiasi cosa, ogni scrittura contabile registrata collegata alla vendita viene stornata. Poi ogni pagamento collegato viene eliminato correttamente, così che liquidità e saldo del cliente vengano ripristinati. Poi la merce torna in magazzino e l'imputazione agli acquisti da cui proveniva viene liberata. Solo allora viene rimosso il documento stesso. L'eliminazione di un acquisto si comporta allo stesso modo: i pagamenti vengono stornati, le scritture contabili collegate vengono stornate e la merce caricata da un acquisto ricevuto viene scaricata.

L'ordine conta, e contiene una salvaguardia. Storno ed eliminazione avvengono all'interno di un'unica transazione del database. Se lo storno fallisce, più spesso perché il periodo è chiuso, tutto viene annullato e il documento non viene eliminato. Non si può finire con una vendita eliminata la cui scrittura contabile è ancora registrata, che è esattamente la situazione che produce una contabilità che nessuno sa spiegare.

C'è un'altra cosa da sapere, perché cambia quanto dovrebbe spaventare il pulsante di eliminazione. Una vendita eliminata viene eliminata in modo logico e non cancellata. Esce dall'elenco delle vendite ma la registrazione sopravvive e compare nel «Cestino», che ha una propria voce nel menu di sinistra e contiene vendite e ordini di vendita. Da lì può essere ripristinata o rimossa definitivamente, e al rientro si applica lo stesso controllo sul periodo fiscale. Considerate il «Cestino» una rete di sicurezza, non un permesso per eliminare con leggerezza: un ripristino annulla soltanto l'eliminazione del documento, non registra di nuovo le scritture contabili stornate al momento dell'eliminazione, quindi per una vendita ripristinata occorre verificare la posizione in contabilità.

Stornare una scrittura contabile

Per le scritture inserite direttamente in contabilità, il modulo di contabilità ha un proprio meccanismo di correzione, quello previsto dai principi contabili. Una scrittura contabile attraversa diversi stati: bozza, inviata, approvata, registrata e infine stornata. Finché è in bozza può essere modificata o eliminata liberamente, perché non ha prodotto alcun effetto. Una volta registrata non può più essere modificata in alcun modo.

Una scrittura registrata si corregge stornandola. L'azione «Storna» crea una scrittura speculare, con dare e avere invertiti, alla data che scegliete e con la motivazione che registrate. L'originale resta in contabilità, contrassegnato come stornato, e lo storno è collegato a esso. Entrambi compaiono nel libro mastro e si compensano a zero.

Esiste anche un'azione «Correct», che storna l'originale e vi porta a una nuova scrittura, così da registrare la versione corretta in un unico flusso. Una scrittura già stornata non può essere stornata di nuovo, e una scrittura non registrata non può essere stornata perché non c'è nulla da stornare.

Che cosa blocca un periodo chiuso

Il modulo di contabilità gestisce i periodi contabili, in «Periodi fiscali» nel menu «Autorità fiscale». Un periodo può trovarsi in uno di tre stati, «Aperto», «Chiusura provvisoria» o «Bloccato», e un esercizio può inoltre essere chiuso.

Il controllo viene eseguito sulla data della scrittura, non sulla data in cui state lavorando. Ogni percorso di registrazione vi passa: una vendita registrata in contabilità, un acquisto, un'elaborazione paghe, una scrittura manuale e lo storno generato quando eliminate o modificate un documento registrato. Quest'ultimo è la conseguenza importante e coglie di sorpresa. Se provate a eliminare una vendita registrata in un periodo ora bloccato, lo storno viene rifiutato e, poiché tutto avviene in un'unica transazione, viene rifiutata anche l'eliminazione.

È l'esito corretto. Un periodo chiuso significa che i numeri sono stati dichiarati, e modificarli in silenzio in seguito è esattamente ciò che la chiusura di un periodo serve a impedire. La risposta corretta non è riaprire il periodo ma registrare la correzione nel periodo aperto corrente, con una nota di credito o una scrittura di storno datata oggi. Il mese vecchio conserva gli importi dichiarati; il mese corrente porta la correzione, che è dove un lettore si aspetterebbe di trovarla.

Altri due punti. Primo, il controllo sul periodo contabile è per progettazione permissivo in caso di assenza: se per l'azienda non sono stati definiti periodi contabili, o se la data cade al di fuori di tutti quelli definiti, la registrazione è consentita. Un'installazione in cui nessuno ha impostato i periodi contabili non ha quindi alcun blocco di periodo, e impostarli è il primo passo per averne uno. Secondo, esiste un blocco facoltativo separato sui periodi IVA già dichiarati. Dove è attivato, qualsiasi cosa datata all'interno di un periodo IVA la cui dichiarazione è già stata presentata viene rifiutata, con un messaggio che spiega che l'azienda ha bloccato ulteriori modifiche a quel periodo per mantenere corretta la dichiarazione presentata. È disattivato a meno che qualcuno non lo abbia attivato deliberatamente.

• «Aperto»: le registrazioni vengono accettate normalmente.
• «Chiusura provvisoria»: il periodo è chiuso, ma una registrazione è ancora possibile con autorizzazione. Il messaggio indica che il periodo è in chiusura provvisoria e che per registrare serve un'autorizzazione.
• «Bloccato»: una chiusura definitiva. Il messaggio indica che il periodo è bloccato e non può accettare registrazioni. Non passa nulla.

Chi ha fatto cosa: la traccia di audit

Due registri distinti rispondono alle domande sulle modifiche, e coprono ambiti diversi.

Il «Registro attività», in «Report» in /reports/activity-log e visibile agli amministratori, registra le operazioni sui documenti di origine: una vendita creata, modificata o eliminata, con numero di fattura e utente. Quando la domanda è chi ha eliminato quella fattura, questa è la schermata.

Il report «Tracciato di audit» all'interno del modulo di contabilità, in /accounting/reports/audit-trail, riguarda la contabilità: scritture registrate, stornate e approvate. Quando la domanda è perché questo conto si muove in questa data, questa è la schermata, e lavora insieme al «Libro giornale» e al «Libro mastro».

Nessuno dei due registri è facoltativo o qualcosa da attivare in seguito, ed è proprio questo il senso di averli. Significa anche che correggere tramite storno anziché tramite modifica lascia una traccia leggibile anche senza consultare nessuno dei due registri, che è la ragione migliore di tutte per preferirlo.

Scegliere il meccanismo giusto

• Una bozza o un preventivo con un errore: modificatelo. Non è ancora successo nulla.
• Una fattura finale con un refuso in una nota o in un riferimento, non pagata e non trasmessa: modificatela, entro la finestra dei giorni di modifica.
• Una fattura finale con quantità, prezzo o prodotto sbagliati: emettete una nota di credito. Se va anche riemessa, stornate l'originale con la nota di credito ed emettete una fattura corretta.
• Un cliente deve più di quanto fatturato: emettete una nota di debito.
• Una vendita registrata due volte: eliminate il duplicato se il periodo è aperto e nient'altro vi è collegato. Altrimenti emettete una nota di credito.
• Una scrittura manuale errata già registrata: stornatela, poi registrate quella corretta.
• Qualsiasi cosa in un periodo bloccato: lasciate stare il periodo e registrate la correzione nel periodo corrente.