如何取消或更正交易

想要编辑的本能，以及它为何通常是错的

有人在发票上输错了数量。自然的反应是打开发票把它改过来。在电子表格里，这样做是对的；在会计系统里，通常不对。理解其中的原因，可以省去日后大量的麻烦。

一份已过账的单据不只是您本意的记录。它是其他若干记录的“父记录”：存货变动、客户余额、会计分录，可能还有一份税务机关持有的已提交税务单据，可能还有一笔付款。编辑父记录，意味着每一个子记录也都必须被找出并相应调整。Skyline Nexus 确实会这样做，而且做得很仔细；但其结果是这样一段历史：单据今天说的是一回事，昨天说的是另一回事，而变更的理由在单据本身上无处可寻。

另一种做法是保持原始单据不动，另外记录第二份单据，说明改了什么、为什么改。贷项通知单就是这样的单据，冲销分录也是。两者都会留下审计师——或六个月后的您自己——能够追溯的轨迹。一般规则是：以追加而非修改的方式更正，仅对尚未产生任何影响的单据进行编辑。

四种机制，按优先顺序排列

销售和采购没有单独的作废操作。这是一个真实的答案，而不是本指南的遗漏：没有任何操作能在保留单据的同时将一笔销售或采购标记为作废，单据状态值中也不包含已取消状态。取而代之的是删除途径（它远比硬删除周全，下文将介绍），以及退货和通知单类单据——这是取消已发生事项在会计上正确的方式。工资是例外，它确实有正式的取消操作，详见工资核算指南。

• 编辑：修改单据本身。适用于草稿或报价单，或尚未付款、退货或提交的单据上的真正笔误。
• 贷项通知单或借项通知单：一份冲回原始单据部分或全部内容的新单据。对于已定稿的销售或采购，这是正确的做法。
• 冲销分录：用于直接在总账中录入的分录，或原始单据正确但其过账有误的情形。
• 删除：移除单据。这是最后的手段，适用于完全出于错误而录入、根本就不应存在的内容。

编辑交易，以及哪些情况会阻止您

可以从销售列表打开一笔销售进行编辑。在这一操作之前设有若干道防护，每一道都有其存在的理由。

如果您确实编辑了一份已过入总账的单据，了解底层发生了什么很有价值。系统会将新内容与已过账的会计分录进行比较。只要有任何实质性变化（哪怕只是日期或地点），它就会在原日期冲销现有分录，并过账一笔新的分录。它不会悄悄修改旧分录。因此，原本只有一笔分录的地方，总账最终会有三笔：原分录、其冲销分录和更正后的分录。

这是正确的行为，同时也是反对编辑的理由。总账本身就知道，以冲销方式更正是唯一诚实的做法。既然总账无论如何都会这样做，您不如有意识地用贷项通知单来完成——这样理由会被记录下来，客户也会拿到一份单据。

• 时间限制。名为“交易编辑天数”的业务设置规定了自交易日期起多少天内可以编辑交易。超过期限后，系统会拒绝，并在提示中说明天数。它默认为三十天，是系统业务操作一侧最接近期间锁定的机制，因此值得有意识地设置，而不是保留默认值。
• 已有退货。如果已针对该单据发起了退货，编辑会被拒绝，提示会告诉您改为编辑退货单。否则，您修改的将是另一份单据据以计算的父单据。
• 电子发票提交。发票一经提交给税务机关即被锁定。提示很明确：如需更正，请开具贷项通知单或借项通知单。
• 权限。编辑销售和采购的权限与创建它们的权限是分开的，重视控制的企业不应默认将两者授予同一批人。

贷项通知单与借项通知单

在销售一侧，菜单入口是“销售退货列表”，地址为 /sell-return。退货可以针对某一张具体发票发起，这是常规途径：打开该销售并从中发起退货，或前往 /sell-return/add/{id}。退货会记录哪些明细行退回以及退回了多少。

销售退货会把存货加回。它生成自己的单据，有自己的总额和税额，并减少客户的欠款。在总账中，它冲回原过账：贷记应收账款，借记收入，借记销项税。由于它是一份有自己日期的独立单据，它会落在退货实际发生的期间，而不是追溯更改销售所在的期间。当销售发生在您已经申报过的月份时，这正是您想要的结果。

在采购一侧，对应的入口是“采购退货列表”、位于 /purchase-return/create 的“采购退货（借项通知单）”以及“采购借项通知单”。采购退货会减少存货、形成一笔供应商贷项，并在总账中借记应付账款，贷记存货和进项税。此外还有“销售借项通知单”，用于客户欠款比原来多而不是少的情形。

在适用电子发票的情况下，这不仅是良好的做法，更是该制度所预期的机制。贷项通知单和借项通知单本身就是具有各自单据类型的发票单据，并作为此类单据提交。

删除交易，以及它实际做了什么

可以从销售列表和采购列表的行菜单中执行删除，但需具备相应权限，并受同样的编辑天数限制。接下来会发生什么，取决于该单据是什么。

如果单据是草稿，它会被直接移除。什么都没发生过，所以什么都无需撤销。如果是一笔“最终”状态的销售，过程就要周全得多。在移除任何内容之前，与该销售关联的每一笔已过账会计分录都会被冲销。然后，附在其上的每一笔收款都会被正确删除，使现金和客户余额得以恢复。然后，存货被退回，对其来源采购的分配被释放。只有到这时，单据本身才会被移除。删除采购的方式相同：付款被冲回，关联的会计分录被冲销，已收货采购所增加的存货被扣回。

顺序很重要，其中还内置了一道保障。冲销和删除在同一个数据库事务中进行。如果冲销失败（最常见的原因是期间已关闭），整个操作会回滚，单据不会被删除。您不可能落到一笔销售已被删除、其会计分录却仍然过账的状态——而这恰恰是造成一本无人能解释的总账的那种状态。

还有一点值得了解，因为它会改变删除按钮应当让人紧张的程度。被删除的销售是软删除，而不是被抹除。它会从销售列表中消失，但记录仍然保留，并出现在“回收站”中；回收站在左侧菜单中有自己的入口，存放销售和销售订单。在那里可以恢复或永久删除，恢复时同样适用税务期间的防护。请把回收站当作安全网，而不是随意删除的许可：恢复只会撤销对单据的删除，不会重新过账删除时被冲销的会计分录，因此恢复后的销售需要检查其总账状况。

冲销会计分录

对于直接在总账中录入的分录，会计模块有自己的更正机制，也就是符合会计准则的机制。会计分录会经历一系列状态：草稿、已提交、已批准、已过账，最后是已冲销。分录处于草稿状态时，可以自由编辑或删除，因为它尚未产生任何影响。一旦过账，就完全不能再编辑。

已过账的分录通过冲销来更正。“冲销”操作会生成一笔镜像分录，借贷互换，日期由您选择，理由由您记录。原分录保留在总账中并标记为已冲销，冲销分录与之关联。两者都会出现在总账中，相互抵消为零。

此外还有“更正分录”操作，它会冲销原分录并将您带到一笔新分录，使您可以在一个流程中过账更正后的版本。已经被冲销过的分录不能再次冲销；尚未过账的分录也不能冲销，因为没有可冲销的内容。

已关闭的期间会阻止什么

会计模块设有会计期间，在“税务机关”菜单的“会计期间”下管理。一个期间处于三种状态之一：“开启”“预结账”或“已锁定”；此外，会计年度还可以整体关闭。

这道关口按分录的日期检查，而不是按您操作的日期。每一条过账途径都要经过它：销售过入总账、采购、工资、手工会计分录，以及删除或编辑已过账单据时生成的冲销分录。最后这一项是重要的后果，常让人措手不及。如果您试图删除一笔过账在现已锁定期间内的销售，冲销会被拒绝；由于整个操作在同一个事务中运行，删除也会被拒绝。

这是正确的结果。期间已关闭意味着数字已经报告，事后悄悄更改它们，恰恰是关闭期间要防止的事情。正确的应对不是重新开启该期间，而是在当前开启的期间记录更正，使用日期为今天的贷项通知单或冲销分录。旧的月份保留已报告的数字；当前月份承载更正，这正是读者会期望找到它的地方。

另有两点。第一，会计期间关口按设计在缺少设置时放行：如果企业尚未定义任何会计期间，或日期落在所有已定义期间之外，则允许过账。因此，一个无人设置会计期间的系统就没有期间锁定，设置会计期间是拥有期间锁定的第一步。第二，对已申报的税务期间另有一道可选锁定。开启后，任何日期落在已提交申报的增值税期间内的内容都会被拒绝，提示会说明企业已锁定对该期间的进一步更改，以保持已提交申报的准确性。除非有人有意启用，否则它处于关闭状态。

• “开启”：正常接受过账。
• “预结账”：期间已关闭，但经授权仍可过账。提示会说明该期间已软关闭，过账需要授权。
• “已锁定”：硬关闭。提示为该期间已锁定，无法接受过账。任何内容都无法通过。

谁做了什么：审计轨迹

有两份独立的记录可以回答有关变更的问题，它们覆盖的范围不同。

“活动日志”位于“报告”下的 /reports/activity-log，管理员可见，记录对原始单据的操作：某笔销售被创建、编辑或删除，并附发票编号和用户。当问题是“谁删除了那张发票”时，就看这个界面。

会计模块中的“审计日志”报告（/accounting/reports/audit-trail）覆盖总账：分录的过账、冲销和审批。当问题是“这个账户为什么在这一天发生变动”时，就看这个界面，它与“日记账”和“总账”配合使用。

两份日志都不是可选的，也不是事后才开启的东西——这正是设置它们的意义。这也意味着，以冲销而非修改的方式更正，即使不借助任何一份日志，留下的轨迹也清晰可读，这是优先采用它的最好理由。

选择正确的机制

• 有错误的草稿或报价单：编辑它。什么都还没发生。
• 备注或参考号有笔误、未付款且未提交的“最终”发票：在编辑天数期限内编辑它。
• 数量、价格或商品有误的“最终”发票：开具贷项通知单。如果还需要重新开具，则冲回原发票并开具一张正确的发票。
• 客户应付的金额多于您开票的金额：开具借项通知单。
• 同一笔销售录入了两次：如果期间开启且没有其他内容依附于它，删除重复的那笔；否则以贷项通知单冲回。
• 已过账的手工会计分录有误：冲销它，然后过账正确的分录。
• 已锁定期间内的任何内容：不要动该期间，在当前期间记录更正。