如何运行试算平衡表和资产负债表

有两个试算平衡表界面，而且它们并不相同

这是首先要弄清的事，因为它是大多数困惑的根源；如果您打开的是错误的界面，再怎么正确地点击也无济于事。Skyline Nexus 中有两个试算平衡表报告和两个资产负债表报告，位于菜单的不同部分，依据不同的数据计算。

第一组位于菜单的“付款账户”部分，地址为 /account/trial-balance 和 /account/balance-sheet，在中文界面中显示为“试算平衡表”和“资产负债表”。它们是快速的运营摘要，沿袭自销售终端核心系统，只显示少数几行：应付供应商款项、应收客户款项、各付款账户的余额，以及资产负债表上的期末存货。它们适合快速了解企业所处的状况，但并不是会计意义上的试算平衡表，因为它们背后没有会计科目表。

第二组位于“税务机关”部分，地址为 /accounting/reports/trial-balance 和 /accounting/reports/balance-sheet，在中文界面中显示为“试算平衡表”和“资产负债表”。这才是真正的报表。它们读取复式记账总账：会计科目表、会计分录及其明细行。每一个有余额的账户都会出现，并被归类为资产、负债、权益、收入或费用，借方列与贷方列理应相等。

如果您要编制财务报表、提交申报或回答审计师的问题，您需要的是第二组。如果您想知道收银台里有多少现金、谁欠您钱，第一组更快捷。不要试图将两者相互核对；它们依据不同的数据回答不同的问题。

找到这些报表

会计报表位于左侧菜单中分隔标题“税务机关与合规 (GL)”之下，在一个名为“税务机关”的下拉菜单中。在其中打开“报告”。报表按标题分组，财务报表位于第一个标题“财务报表”之下。

该标题下方是明细账报表，当某个数字需要解释时就应去那里：“总账”“子分类账”“日记账”和“审计日志”。其他分组涵盖登记簿与账龄、税务与合规，以及预算分析。每个报表页面还带有一排横向链接，指向其他报表，因此一旦打开其中一个，就可以在它们之间切换，而无需返回菜单。

会计模块是可选的。如果您完全看不到“税务机关”部分，原因是您的企业未启用该模块，或您的用户不具备会计权限，而不是这些报表不存在。

• “试算平衡表”，地址为 /accounting/reports/trial-balance
• “利润表”，地址为 /accounting/reports/profit-loss
• “资产负债表”，地址为 /accounting/reports/balance-sheet
• “现金流”，地址为 /accounting/reports/cash-flow
• “所有者权益变动表”，地址为 /accounting/reports/statement-of-changes-in-equity

试算平衡表的筛选条件及其各自的影响

试算平衡表界面只提供少量筛选条件，但每一个都会改变输出结果的含义，因此值得细读而不是跳过。

在依赖地点筛选之前，有一项需要了解的限制。账户层面的期初余额是在公司层面而非按分支机构持有的，因此筛选为单一地点的试算平衡表不包括这些期初余额。所以，分支机构视图反映的是该分支机构的业务活动，而不是一套完整、独立的账簿。如需完整的试算平衡表，请将地点筛选保持为全部地点。

界面上有“刷新”和“清除筛选”按钮，标题区还有“导出 Excel”“导出 PDF”和“打印”。请使用“清除筛选”，而不是逐个手动重置各项控件：上一次查询时留下的筛选条件，是报表看起来出错的最常见原因。

• “视图模式”：“简要”按某一日期为每个账户显示一个余额。“期初/变动/期末”在一个期间内为每个账户显示三列；当您需要解释发生了什么变化、而不是余额是多少时，就应使用这一模式。
• “截至日期”：在“简要”模式下显示。试算平衡表是截至该日期的累计数，而不是某一期间的发生额。
• “日期范围”：在“期初/变动/期末”模式下取代“截至日期”，因为变动需要起止两端。
• “显示零余额”：默认关闭。当您在找一个预期存在却找不到的账户时，请开启它——这通常意味着该账户存在，只是余额为零。
• “按项目筛选”：仅显示标记到某一项目的分录行。
• “按营业地点/分支机构筛选”：仅显示在某一地点过账的分录。默认为全部地点合并。

解读试算平衡表

在“简要”模式下，每个过账账户出现一次，显示其代码、名称以及位于借方列或贷方列的余额。底部的合计应当相等。如果不相等，说明总账中存在一笔不平衡的分录，这是需要调查的数据问题，而不是可以忽略的舍入误差。

对于任何想要理解某一期间的人来说，“期初/变动/期末”模式是两者中更有用的一个。期初是结转过来的余额，变动是本期分录带来的影响，期末是结果。当经理问起为什么某个费用账户比去年高时，正是这一模式能给出答案，因为变动列把本期与累计的历史分离开来。

余额取自已过账的会计分录，而不是草稿分录。已创建但尚未过账的分录不会出现。这是有意为之；当您预期的某个数字不见了时，值得记住这一点：请在会计分录列表中查看仍处于草稿或待审批状态的分录。

资产负债表

资产负债表界面采用“截至日期”而不是日期范围，因为资产负债表反映的是某一时点的状况。它增加了一个“比较”选择框，提供“不比较”“上期”和“上年”三个选项，会在第一列旁边生成第二列。比较式资产负债表几乎总比单列更有信息量，因为孤立的一个余额说明不了多少问题。

它具有与试算平衡表相同的项目和地点筛选条件，地点筛选也有同样的期初余额限制。资产、负债和权益分组列示并计算小计；在账户类型标明其流动性的情况下，账户按流动性排序。

如果资产不等于负债加权益，报表会明确指出并显示差额，而不是悄悄呈现一份不平衡的报表。这条提示是在提醒您回到试算平衡表去找出那笔不平衡的分录，而不是可以滚动略过的内容。

备抵账户按反映其作用的符号列示，而不是按其原始余额列示，因此累计折旧会抵减其所属的资产，而不是作为一个正数出现在错误的位置。

将数字追溯到其原始单据

这一部分让报表变得有用，而不只是可以打印。在试算平衡表和资产负债表上，账户代码和账户名称都是链接。点击其中一个，就会打开该账户的“总账”，日期范围已自动带入，并有一个按钮可返回您来时的报表。请注意，可点击的是代码和名称，而不是金额。

总账视图按日期顺序列出本期计入该账户的每一条分录行，并显示滚动余额。每一行显示其所属会计分录、摘要和参考号。从这里可以打开会计分录本身，查看完整的借贷记录、创建人、过账时间以及它来源于哪份原始单据。

最后这个链接让整个链条形成闭环。由销售生成的会计分录以发票编号作为参考号，其摘要注明了该笔销售。因此，从资产负债表上一个可疑的数字到造成它的具体发票，路径是：资产负债表、账户名称、总账、会计分录、来源参考号。点击四次，无需电子表格。

• “总账”（/accounting/reports/general-ledger）：计入某一账户的每一条分录行，附滚动余额。
• “子分类账”（/accounting/reports/sub-ledger）：同样的思路，按客户或供应商分组。
• “日记账”（/accounting/reports/day-book）：某一天过账的全部内容，按录入顺序排列，可逐笔钻取到每一笔分录。
• “审计日志”（/accounting/reports/audit-trail）：谁在何时对总账做了什么。

当数字看起来不对时

在认定报表出错之前，请逐一排查通常导致问题的四个原因。第一，上一次查询时留下的筛选条件。第二，仍处于草稿状态、尚未过账的分录。第三，日期范围没有覆盖您心目中的期间。第四，也是在需要主动开启过账的系统中最常见的：原始单据根本没有进入总账。

第四点值得展开说明。只有当企业启用了自动过账且相关账户已完成映射时，销售和采购才会过入总账。如果一家企业在关闭自动过账的情况下经营了几个月，那么销售存在、存货正确、客户余额也正确，而总账却是空的。在这种情况下，试算平衡表并没有错；它如实报告了一本没有任何过账的总账。

检验方法是比较一个有两个来源的数字。从销售报表中取某个月的销售总额，再以“期初/变动/期末”模式从试算平衡表中取同一个月的收入变动额。如果前者有数而后者没有，问题出在上游的过账配置，而不在报表。

快速运营报表

为完整起见，值得介绍一下“付款账户”下较早的那一组报表，以便您万一打开它们时知道自己看到的是什么。两者都只有两个筛选条件：“营业位置”和“按日期筛选”，后者是单一的截止日期，而不是日期范围。

那里的试算平衡表显示三项内容：应付供应商款项、应收客户款项，以及各付款账户的余额，附借方列、贷方列和合计。资产负债表一侧列示负债，另一侧列示应收客户款项、期末存货和各付款账户余额，每一侧都有合计。

这些数字直接取自销售、采购和付款记录，而不是总账，这正是它们在总账为空时仍可能正确的原因。请把它们当作运营仪表板。它们不是财务报表，也无法与财务报表对上。

其他值得了解的报表

在会计模块之外，通用的“报告”部分提供“损益”报告、“库存报表”、“税务报表”和“采购与销售报表”，全部根据交易记录而非总账计算。它们实用、快捷，且不受总账是否配置的影响。

在会计模块内部，最常与财务报表一起使用的报表是“应收账款账龄报告”和“应付账款账龄报告”（将应收和应付款项按账龄区间拆分）、“增值税分析”，以及“付款登记簿”和“收款登记簿”。此外还有一份“数据验证”报告，当试算平衡表不平衡时，它是正确的第一站。

管理员可以在“报告”下的 /reports/activity-log 查看“活动日志”。它记录谁创建、编辑和删除了交易。它不是总账，也不能替代会计审计轨迹，但它能回答一个总账无法回答的问题：原始单据发生了什么。

究竟什么在为总账提供数据

试算平衡表的完整程度取决于过入其中的内容，因此值得了解企业的哪些部分会自动为总账提供数据。以下每一项在完成时都会触发一个事件，会计模块监听该事件并写入一笔会计分录。

以上每一项在会计设置中都有各自的自动过账开关和账户映射，并且都受会计期间的约束。这种细粒度很有用，因为它让企业可以分阶段而非一次性地启用总账；但这也意味着，配置不完整的系统只会产生部分填充的试算平衡表。诊断缺口时，请找出这六个来源中缺了哪一个，而不是寻找一个全局开关。

除自动过账外，还可以在 /accounting/journal-entry 手工录入会计分录，用于计提、折旧、更正以及任何没有原始单据的事项。这些分录有自己的状态流程，从草稿经审批到过账，只有已过账的分录才会出现在试算平衡表中。

• 销售，当销售为“最终”状态时。
• 采购，当采购为“已收货”状态时。
• 付款，包括收款和付款，也包括付款被编辑或删除时。
• 费用，通过费用凭证途径。
• 存货调整。
• 工资，当一次工资运行完全获批时。

期间结账之前

一旦设置了会计期间，这些报表就会有用得多，因为已关闭的期间事后无法被悄悄更改，该期间的试算平衡表也就保持在报告时的样子。“会计期间”位于“税务机关”菜单中，提供关闭期间、锁定期间、重新开启期间以及关闭整个年度的操作。

结账最好按固定顺序进行。确认当月的所有事项都已录入。检查没有仍处于草稿状态的会计分录。以“期初/变动/期末”模式运行试算平衡表，确认各项变动都能解释。运行资产负债表并确认其平衡。然后关闭该期间，这样那些数字才会固定下来。

另有两个界面在此很有帮助。“期初余额”是企业首次上线时录入总账起始状况的地方，把它录对，第一年的资产负债表才有意义。“数据验证”是一份诊断报告，用于查找导致报表出错的结构性问题；当资产负债表报告存在差额而不平衡时，它是正确的第一站。