試算表と貸借対照表の作成方法

「試算表」という画面は2つあり、同じものではない

これは最初に押さえておくべきことです。混乱の大部分はここから生じており、間違った画面を開いていれば、どれだけ正しく操作しても役に立ちません。Skyline Nexusには、「試算表」という名前のレポートが2つ、「貸借対照表」という名前のレポートが2つあり、それぞれメニューの別の場所にあって、別のデータから計算されています。

1組目はメニューの「支払口座」セクションにあり、/account/trial-balance と /account/balance-sheet です。これはPOSのコア機能から引き継がれた、簡易的な業務用の集計です。表示されるのは数行だけで、仕入先への未払額、顧客からの未収額、各支払アカウントの残高、そして貸借対照表では期末在庫です。事業の現状をすばやく把握するには便利ですが、背後に勘定科目表がないため、会計上の意味での試算表ではありません。

2組目は「会計管理」セクションにあり、/accounting/reports/trial-balance と /accounting/reports/balance-sheet です。こちらが本物です。複式簿記の元帳、つまり勘定科目表、仕訳、仕訳明細を読み取ります。残高のあるすべての勘定が、資産、負債、純資産、収益、費用に分類されて表示され、借方と貸方の列は一致するはずのものです。

財務諸表を作成する、申告を行う、監査人に回答するといった場合は、2組目が必要です。レジにいくら現金があり、誰にいくら売掛金があるかを知りたいだけなら、1組目のほうが手早く確認できます。両者を照合しようとしないでください。別のデータから別の問いに答えているのです。

レポートの見つけ方

会計レポートは、左メニューの「税務当局・コンプライアンス（GL）」という区切りの下にある「会計管理」というドロップダウンにあります。その中で「レポート」を開きます。レポートは見出しごとにグループ化されており、財務諸表は最初の見出し「財務諸表」の下にあります。

その見出しの下には元帳レポートがあり、数字の説明が必要なときに使います。「総勘定元帳」「補助元帳」「日記帳」「監査証跡」です。さらに、台帳と年齢調べ、税務とコンプライアンス、予算分析のグループがあります。各レポートページには他のレポートへのリンクが横に並んだバーもあるので、一つを開けば、メニューに戻らずに相互に移動できます。

会計モジュールはオプションです。「会計管理」セクションがまったく表示されない場合、それはレポートが存在しないからではなく、事業でモジュールが有効になっていないか、ユーザーが会計の権限を持っていないためです。

• 「試算表」：/accounting/reports/trial-balance
• 「損益計算書」：/accounting/reports/profit-loss
• 「貸借対照表」：/accounting/reports/balance-sheet
• 「キャッシュフロー」：/accounting/reports/cash-flow
• 「株主資本等変動計算書」：/accounting/reports/statement-of-changes-in-equity

試算表のフィルターと、それぞれが変えるもの

試算表の画面にはいくつかのフィルターがあり、そのどれもが出力の意味を変えます。読み飛ばさずに理解しておく価値があります。

拠点フィルターには、頼る前に知っておくべき注意点があります。勘定レベルの期首残高は拠点ごとではなく会社レベルで保持されているため、1つの拠点に絞り込んだ試算表にはそれが含まれません。したがって拠点別の表示は、その拠点での活動を見るためのものであり、その拠点単独の完全な帳簿ではありません。完全な試算表が必要な場合は、拠点フィルターを全拠点のままにしてください。

「更新」と「フィルターをクリア」のボタンがあり、ヘッダーには「Excelにエクスポート」「PDFにエクスポート」「印刷」があります。各項目を手で元に戻すのではなく、「フィルターをクリア」を使ってください。前の確認で設定したまま残ったフィルターは、レポートがおかしく見える最も多い原因です。

• 「表示モード」：「シンプル」は、ある日付時点の勘定ごとの残高を1つ表示します。「期首/変動/期末」は、期間にわたる勘定ごとの3つの列を表示します。残高がいくらかではなく、何が変わったかを説明する必要があるときに使うモードです。
• 「基準日」：「シンプル」モードで表示されます。試算表はこの日付までの累計であり、期間の数字ではありません。
• 「期間」：「期首/変動/期末」モードでは「基準日」に代わって表示されます。変動には始点と終点の2つが必要だからです。
• 「残高ゼロを表示」：既定ではオフです。存在するはずの勘定が見つからないときにオンにしてください。たいていは、その勘定は存在していて残高がゼロなのです。
• 「プロジェクトで絞り込み」：1つのプロジェクトにタグ付けされた仕訳明細に絞り込みます。
• 「拠点/支店で絞り込み」：1つの拠点で計上された仕訳に絞り込みます。既定では全拠点を連結して表示します。

試算表の読み方

「シンプル」モードでは、各計上勘定がコード、名称とともに一度だけ表示され、残高は借方または貸方の列のどちらかに入ります。最下部の合計は一致するはずです。一致しない場合、元帳に貸借が一致しない仕訳が含まれています。これは無視してよい端数処理の問題ではなく、調査すべきデータの問題です。

期間を理解しようとする人にとっては、「期首/変動/期末」モードのほうが有用です。期首は繰越残高、変動はその期間の仕訳による動き、期末はその結果です。ある費用勘定がなぜ前年より多いのかを管理者に尋ねられたとき、答えを出すのはこのモードです。変動の列が、その期間を累積の履歴から切り離して示すからです。

残高は、下書きの仕訳ではなく、計上済みの仕訳から取得されます。作成されたものの計上されていない仕訳は表示されません。これは意図的な仕様であり、期待していた数字が見当たらないときに思い出す価値があります。仕訳一覧で、下書きのまま、または承認待ちのままになっている仕訳がないか確認してください。

貸借対照表

貸借対照表はある時点の状態を示すものなので、この画面では期間ではなく「基準日」を指定します。さらに「比較対象」という選択欄があり、「比較なし」「前期」「前年」から選ぶと、1列目の隣に2列目が表示されます。単独の残高からわかることはごくわずかなので、比較形式の貸借対照表のほうが、ほとんどの場合、単一列のものより多くの情報を与えてくれます。

試算表と同じプロジェクトと拠点のフィルターがあり、拠点フィルターには同じ期首残高の注意点があります。資産、負債、純資産はグループ化されて小計が付けられ、勘定の種類から流動性がわかる場合は、流動性の順に並べられます。

資産が負債と純資産の合計と一致しない場合、レポートは貸借が一致しない報告書を黙って表示するのではなく、その旨と差額を表示します。このバナーは読み流すものではなく、試算表に戻って貸借の一致しない仕訳を見つけるよう促すものです。

評価勘定は、生の残高ではなく、その役割を反映した符号で表示されます。そのため減価償却累計額は、誤った場所にプラスの数字として表示されるのではなく、それが属する資産を減額する形で表示されます。

数字を証憑までたどる

レポートを単に印刷できるものではなく、役に立つものにするのがこの部分です。試算表と貸借対照表のどちらでも、勘定コードと勘定名称はリンクになっています。クリックすると、その勘定の「総勘定元帳」が日付範囲を引き継いだ状態で開き、元のレポートに戻るボタンも表示されます。クリックできるのは金額ではなく、コードと名称であることに注意してください。

総勘定元帳の画面には、期間中にその勘定に計上されたすべての仕訳明細が日付順に、残高の推移とともに一覧表示されます。各行には仕訳、摘要、参照番号が表示されます。そこから仕訳そのものを開くことができ、複式の全体、作成者、計上日時、元となった証憑が表示されます。

最後のリンクこそが、流れを完結させるものです。販売から作成された仕訳は、参照番号として請求書番号を持ち、摘要にはその販売が記載されています。つまり、貸借対照表上の疑わしい数字から、それを生んだ特定の請求書までの道筋は、貸借対照表、勘定名称、総勘定元帳、仕訳、元証憑の参照、となります。4回のクリックで、スプレッドシートは不要です。

• 「総勘定元帳」（/accounting/reports/general-ledger）：1つの勘定に計上されたすべての明細を、残高の推移とともに表示します。
• 「補助元帳」（/accounting/reports/sub-ledger）：同じ考え方で、顧客別または仕入先別にグループ化したものです。
• 「日記帳」（/accounting/reports/day-book）：ある日に計上されたすべてを計上順に表示し、各仕訳を開いて確認できます。
• 「監査証跡」（/accounting/reports/audit-trail）：誰がいつ元帳に何をしたかを表示します。

数字がおかしく見えるとき

レポートが間違っていると決めつける前に、たいてい原因となっている4つの点を確認してください。第一に、前の確認で設定したまま残っているフィルター。第二に、計上されずに下書きのまま残っている仕訳。第三に、想定している期間をカバーしていない日付範囲。第四に、計上が任意設定のシステムで最も多いのが、元の伝票がそもそも元帳に届いていないケースです。

第四の点は詳しく説明する価値があります。販売と仕入は、事業で自動計上が有効になっており、関連する勘定科目がマッピングされている場合にのみ、総勘定元帳に計上されます。自動計上を無効にしたまま何か月も取引を続けてきた事業では、販売は存在し、在庫は正しく、顧客残高も正しいのに、総勘定元帳は空です。その状況で試算表は間違っているわけではありません。何も計上されていない元帳を忠実に報告しているのです。

これを確かめるには、2つの情報源を持つ数字を比較します。ある月の売上合計を販売レポートから取り、同じ月の収益の変動を「期首/変動/期末」モードの試算表から取ります。前者に数字があり後者にない場合、問題はレポートではなく、その上流の計上設定にあります。

簡易的な業務用レポート

念のため、「支払口座」の下にある古いほうの2つのレポートについても説明しておきます。そこにたどり着いたときに何を見ているのかわかるようにするためです。どちらもフィルターは2つだけで、「事業拠点」と「日付で絞り込む」です。後者は期間ではなく、単一の基準日です。

そちらの試算表に表示されるのは、仕入先への未払額、顧客からの未収額、各支払アカウントの残高の3つで、借方と貸方の列と合計があります。貸借対照表は、一方に負債、もう一方に顧客からの未収額、期末在庫、支払アカウントの残高を表示し、それぞれの側に合計があります。

これらは元帳からではなく、販売、仕入、支払の記録から直接導き出されます。元帳が空でも正しい数字を示せるのは、まさにそのためです。業務用のダッシュボードとして扱ってください。財務諸表ではなく、財務諸表と一致することもありません。

知っておきたいその他のレポート

会計モジュールの外では、一般の「レポート」セクションに「損益」レポート、「在庫レポート」、「税レポート」、「仕入・販売レポート」があり、いずれも元帳ではなく取引記録から計算されます。便利で手早く、元帳が設定されているかどうかに左右されません。

会計モジュールの中で、財務諸表と並んで最もよく必要になるのは、売掛金と買掛金を経過期間の区分に分ける「売掛金年齢表」と「買掛金年齢表」、「付加価値税分析」、そして「支払台帳」と「入金台帳」です。「データ検証」レポートもあり、試算表の貸借が一致しないときに最初に確認すべき場所です。

「アクティビティログ」は、管理者が「レポート」の下の /reports/activity-log で利用できます。誰が取引を作成、編集、削除したかを記録します。元帳ではなく、会計の監査証跡の代わりにもなりませんが、元帳には答えられない問い、つまり元の伝票に何が起きたのかに答えてくれます。

実際に元帳に流れ込むもの

試算表は、そこに計上されたものの分しか完全ではありません。そのため、事業のどの部分が自動的に元帳に流れ込むのかを知っておく価値があります。以下の各項目は完了時にイベントを発生させ、会計モジュールがそれを受け取って仕訳を作成します。

これらにはそれぞれ、会計設定に独自の自動計上スイッチと独自の勘定科目マッピングがあり、それぞれが会計期間による制御を受けます。この細かさは、事業が元帳を一度にではなく段階的に立ち上げられるという点で有用ですが、一部だけ設定されたシステムでは、一部だけ埋まった試算表ができるということでもあります。欠落を診断するときは、単一の全体スイッチを探すのではなく、この6つのうちどれが欠けているかを突き止めてください。

自動計上とは別に、未払計上、減価償却、訂正など、元証憑のないものについては、/accounting/journal-entry で手動の仕訳を作成できます。これらは下書きから承認を経て計上済みに至る独自のステータスの流れをたどり、試算表に表示されるのは計上済みの仕訳だけです。

• 販売：販売が「確定」のとき。
• 仕入：仕入が「受領済み」のとき。
• 支払：受取・支払の両方。支払が編集・削除されたときも含みます。
• 経費：経費伝票の経路を通じて。
• 在庫調整。
• 給与計算：給与計算が全段階で承認されたとき。

期間を締める前に

会計期間を設定すると、レポートの有用性は大きく高まります。締めた期間は後から黙って変更できなくなるため、その期間の試算表は報告されたとおりの状態に保たれるからです。「会計期間」は「会計管理」メニューにあり、期間の締め、ロック、再開、そして年度全体の締めの操作があります。

締めは決まった順序で行う価値があります。その月のすべてが記録されていることを確認します。下書きの仕訳が残っていないことを確かめます。「期首/変動/期末」モードで試算表を作成し、変動が説明可能であることに納得します。貸借対照表を作成し、貸借が一致することを確認します。そのうえで期間を締めます。それによって、それらの数字が確定したものになります。

ここで役立つ画面がさらに2つあります。「期首残高」は、事業が最初に稼働を開始するときに元帳の開始時点の状態を入力する場所で、これを正しく入力することで初年度の貸借対照表が意味を持ちます。「データ検証」は、財務諸表を誤らせる構造的な問題を探す診断レポートで、貸借対照表が一致せずに差額を報告したときに最初に確認すべき場所です。