시산표와 재무상태표를 조회하는 방법

“시산표”라는 화면은 두 개이며, 둘은 같지 않습니다

가장 먼저 짚어야 할 점입니다. 혼란의 대부분이 여기서 생기며, 엉뚱한 화면에 있다면 아무리 정확하게 클릭해도 소용이 없기 때문입니다. Skyline Nexus에는 “시산표”라는 이름의 보고서가 두 개, “재무상태표”가 두 개 있으며, 메뉴의 서로 다른 위치에 있고 서로 다른 데이터로 계산됩니다.

첫 번째 쌍은 메뉴의 “결제 계좌” 섹션 아래, /account/trial-balance와 /account/balance-sheet에 있습니다. POS 코어에서 물려받은 빠른 운영 요약입니다. 몇 개의 행만 보여 줍니다. 공급업체 미지급액, 고객 미수액, 각 결제 계좌의 잔액, 그리고 재무상태표의 기말 재고입니다. 회사의 현황을 빠르게 살펴보는 데는 유용하지만, 뒤에 계정과목표가 없으므로 회계적 의미의 시산표는 아닙니다.

두 번째 쌍은 “회계 관리 센터” 섹션 아래, /accounting/reports/trial-balance와 /accounting/reports/balance-sheet에 있습니다. 이것이 진짜입니다. 복식부기 원장, 즉 계정과목표, 분개와 그 라인을 읽습니다. 잔액이 있는 모든 계정이 자산, 부채, 자본, 수익, 비용으로 분류되어 나타나며, 서로 일치해야 하는 차변 열과 대변 열이 있습니다.

재무제표를 작성하거나, 신고를 하거나, 감사인에게 답해야 한다면 두 번째 쌍이 필요합니다. 계산대에 현금이 얼마 있고 누가 돈을 빚지고 있는지 알고 싶다면 첫 번째 쌍이 더 빠릅니다. 하나를 다른 하나와 대사하려 하지 마십시오. 서로 다른 데이터로 서로 다른 질문에 답하고 있습니다.

보고서 찾기

회계 보고서는 왼쪽 메뉴의 “세무 당국 및 규정 준수 (GL)” 구분선 아래, “회계 관리 센터”라는 드롭다운에 있습니다. 그 안에서 “보고서”를 여십시오. 보고서는 제목별로 묶여 있으며, 재무제표는 첫 번째 제목인 “재무제표” 아래에 있습니다.

그 제목 아래에는 원장 보고서가 있으며, 어떤 수치를 설명해야 할 때 찾아가는 곳입니다. “총계정원장”, “보조원장”, “일계표”, “감사 추적”입니다. 그 밖의 그룹은 대장과 연령 분석, 세금과 규정 준수, 예산 분석을 다룹니다. 모든 보고서 페이지에는 다른 보고서로 가는 가로 링크 막대가 있어, 한 보고서에 들어가면 메뉴로 돌아가지 않고도 오갈 수 있습니다.

회계 모듈은 선택 사항입니다. “회계 관리 센터” 섹션이 아예 보이지 않는다면, 보고서가 없어서가 아니라 해당 비즈니스에 모듈이 활성화되지 않았거나 사용자에게 회계 권한이 없기 때문입니다.

• “시산표”, /accounting/reports/trial-balance
• “손익계산서”, /accounting/reports/profit-loss
• “재무상태표”, /accounting/reports/balance-sheet
• “현금흐름”, /accounting/reports/cash-flow
• “자본 변동표”, /accounting/reports/statement-of-changes-in-equity

시산표 필터와 각 필터가 바꾸는 것

시산표 화면에는 소수의 필터가 있으며, 모두 출력의 의미를 바꾸므로 건너뛰지 말고 읽어 볼 가치가 있습니다.

지점 필터에는 의지하기 전에 알아 둘 단서가 있습니다. 계정 수준의 기초 잔액은 지점별이 아니라 회사 수준에서 관리되므로, 단일 지점으로 필터링한 시산표에는 기초 잔액이 빠집니다. 따라서 지점별 보기는 그 지점의 활동을 보여 주는 것이지, 그 지점만의 완전한 독립 장부가 아닙니다. 완전한 시산표가 필요하면 지점 필터를 모든 지점으로 두십시오.

“새로고침”과 “필터 지우기” 버튼이 있고, 머리글에는 “Excel 내보내기”, “PDF 내보내기”, “인쇄”가 있습니다. 컨트롤을 하나씩 되돌리지 말고 “필터 지우기”를 사용하십시오. 이전 질문 때 설정해 둔 필터가 남아 있는 것이 보고서가 이상해 보이는 가장 흔한 원인입니다.

• “보기 모드”: “단순”은 특정 일자 기준으로 계정마다 잔액 하나를 보여 줍니다. “기초 / 이동 / 기말”은 기간에 걸쳐 계정마다 세 개의 열을 보여 주며, 잔액이 얼마인지가 아니라 무엇이 바뀌었는지 설명해야 할 때 쓰는 모드입니다.
• “기준일”: “단순” 모드에서 표시됩니다. 시산표는 기간 수치가 아니라 이 날짜까지의 누계입니다.
• “일자 범위”: “기초 / 이동 / 기말” 모드에서 기준일을 대신합니다. 변동에는 시작과 끝이 필요하기 때문입니다.
• “잔액 0 표시”: 기본값은 꺼져 있습니다. 있어야 할 계정이 보이지 않을 때 켜십시오. 대개 그 계정은 존재하며 잔액이 0인 것입니다.
• “프로젝트별 필터”: 한 프로젝트에 태그된 분개 라인으로 제한합니다.
• “사업장 / 지점별 필터”: 한 지점에서 기록된 분개로 제한합니다. 기본값은 모든 지점 통합입니다.

시산표 읽기

“단순” 모드에서는 각 기록 계정이 코드, 이름, 그리고 차변 또는 대변 열의 잔액과 함께 한 번씩 나타납니다. 하단의 합계는 같아야 합니다. 같지 않다면 원장에 대차가 맞지 않는 분개가 있다는 뜻이며, 무시할 반올림 오차가 아니라 조사해야 할 데이터 문제입니다.

“기초 / 이동 / 기말” 모드는 한 기간을 이해하려는 사람에게 둘 중 더 유용합니다. 기초는 이월된 잔액, 이동은 그 기간의 분개가 일으킨 변동, 기말은 그 결과입니다. 관리자가 어떤 비용 계정이 왜 작년보다 높은지 물을 때 답을 주는 것이 이 모드입니다. 이동 열이 누적된 이력에서 해당 기간만 분리해 주기 때문입니다.

잔액은 초안이 아니라 전기된 분개에서 가져옵니다. 작성되었지만 전기되지 않은 분개는 나타나지 않습니다. 이는 의도된 것이며, 기대했던 수치가 보이지 않을 때 기억해 둘 만합니다. 분개 목록에서 아직 초안이거나 승인 대기 중인 분개가 있는지 확인하십시오.

재무상태표

재무상태표 화면은 범위가 아니라 기준일을 받습니다. 재무상태표는 한 시점의 상태이기 때문입니다. 여기에 “비교 대상” 선택기가 더해져 “비교 안 함”, “이전 기간”, “이전 연도” 중에서 고를 수 있으며, 첫 번째 열 옆에 두 번째 열을 만들어 줍니다. 비교 재무상태표는 단일 열보다 거의 항상 더 많은 것을 알려 줍니다. 고립된 잔액 하나는 알려 주는 것이 거의 없기 때문입니다.

시산표와 같은 프로젝트 필터와 지점 필터가 있으며, 지점 필터에는 같은 기초 잔액 단서가 붙습니다. 자산, 부채, 자본은 그룹별로 묶여 소계가 표시되며, 계정 유형이 유동성을 나타내는 경우 계정은 유동성 순서로 정렬됩니다.

자산이 부채와 자본의 합과 같지 않으면, 보고서는 대차가 맞지 않는 재무제표를 조용히 보여 주는 대신 그 사실과 차액을 표시합니다. 그 배너는 스크롤해 넘길 대상이 아니라, 시산표로 돌아가 대차가 맞지 않는 분개를 찾으라는 신호입니다.

차감 계정은 원래 잔액이 아니라 그 역할을 반영하는 부호로 표시됩니다. 그래서 감가상각누계액은 엉뚱한 곳에 양수로 나타나는 대신 해당 자산을 차감합니다.

수치를 원 증빙까지 추적하기

보고서를 단지 인쇄할 수 있는 것이 아니라 쓸모 있게 만드는 부분입니다. 시산표와 재무상태표 모두에서 계정 코드와 계정 이름은 링크입니다. 클릭하면 날짜 범위가 그대로 넘어간 상태로 해당 계정의 총계정원장이 열리고, 원래 보고서로 돌아가는 버튼도 있습니다. 클릭할 수 있는 것은 금액이 아니라 코드와 이름이라는 점에 유의하십시오.

총계정원장 화면은 해당 기간에 그 계정에 기록된 모든 분개 라인을 날짜순으로 누적 잔액과 함께 나열합니다. 각 라인에는 분개, 적요, 참조가 표시됩니다. 여기서 분개 자체를 열면 전체 복식 기입, 작성자, 전기 시점, 그리고 원 증빙이 무엇인지 볼 수 있습니다.

마지막 링크가 고리를 닫습니다. 판매로 생성된 분개는 인보이스 번호를 참조로 가지며, 적요에 판매가 명시됩니다. 따라서 재무상태표의 의심스러운 수치에서 그것을 만든 특정 인보이스까지 가는 경로는 재무상태표, 계정 이름, 총계정원장, 분개, 원 증빙 참조입니다. 클릭 네 번이면 되고 스프레드시트는 필요 없습니다.

• “총계정원장”(/accounting/reports/general-ledger): 한 계정에 기록된 모든 라인과 누적 잔액.
• “보조원장”(/accounting/reports/sub-ledger): 같은 개념을 고객 또는 공급업체별로 묶은 것.
• “일계표”(/accounting/reports/day-book): 하루 동안 전기된 모든 것을 입력 순서대로 보여 주며, 각 분개로 들어가 볼 수 있습니다.
• “감사 추적”(/accounting/reports/audit-trail): 누가 언제 원장에 무엇을 했는지.

수치가 이상해 보일 때

보고서가 틀렸다고 가정하기 전에, 대개 원인이 되는 네 가지를 차례로 확인하십시오. 첫째, 이전 질문 때 설정해 둔 필터가 남아 있는 경우. 둘째, 아직 전기되지 않고 초안으로 남아 있는 분개. 셋째, 생각하고 있는 기간을 포함하지 않는 날짜 범위. 넷째, 기록이 선택 사항인 시스템에서 가장 흔한 경우로, 원 증빙이 아예 원장에 도달하지 않은 경우입니다.

네 번째는 더 자세히 설명할 가치가 있습니다. 판매와 구매는 비즈니스에서 자동 기록이 켜져 있고 관련 계정이 매핑되어 있을 때만 총계정원장에 기록됩니다. 자동 기록을 끈 채 몇 달 동안 영업했다면, 판매는 존재하고 재고도 맞고 고객 잔액도 맞지만 총계정원장은 비어 있습니다. 이 상황에서 시산표는 틀린 것이 아닙니다. 아무것도 기록되지 않은 원장을 충실하게 보고하고 있을 뿐입니다.

이를 확인하는 방법은 출처가 두 곳인 수치를 비교하는 것입니다. 판매 보고서에서 한 달의 총매출을 가져오고, “기초 / 이동 / 기말” 모드의 시산표에서 같은 달의 수익 변동을 가져옵니다. 앞의 것에는 숫자가 있는데 뒤의 것에는 없다면, 문제는 보고서가 아니라 그 앞 단계인 기록 설정에 있습니다.

빠른 운영 보고서

완전성을 위해, 혹시 그 화면에 들어가게 될 경우 무엇을 보고 있는지 알 수 있도록 “결제 계좌” 아래의 이전 쌍도 설명해 두겠습니다. 둘 다 필터가 “비즈니스 지점”과 “날짜별 필터” 두 개뿐이며, 날짜별 필터는 범위가 아니라 단일 기준일입니다.

그곳의 시산표는 세 가지를 보여 줍니다. 공급업체 미지급액, 고객 미수액, 각 결제 계좌의 잔액이며, 차변 열과 대변 열, 합계가 있습니다. 재무상태표는 한쪽에 부채를, 다른 쪽에 고객 미수액, 기말 재고, 결제 계좌 잔액을 보여 주며, 양쪽에 각각 합계가 있습니다.

이 보고서들은 원장이 아니라 판매, 구매, 결제 기록에서 직접 도출되므로, 원장이 비어 있어도 맞을 수 있는 것입니다. 운영 대시보드로 취급하십시오. 재무제표가 아니며 재무제표와 일치하지도 않습니다.

알아 둘 만한 다른 보고서

회계 모듈 밖에 있는 일반 “보고서” 섹션에는 “손익” 보고서, “재고 보고서”, “세금 보고서”, “구매 및 판매 보고서”가 있으며, 모두 원장이 아니라 거래 기록에서 계산됩니다. 유용하고 빠르며, 원장 설정 여부와 무관합니다.

회계 모듈 안에서 재무제표와 함께 가장 자주 필요한 보고서는 매출채권과 매입채무를 경과 구간별로 나누는 “AR 연령 분석 보고서”와 “AP 연령 분석 보고서”, “부가가치세 분석”, 그리고 “지급 대장”과 “수금 대장”입니다. “데이터 검증” 보고서도 있는데, 시산표의 대차가 맞지 않을 때 가장 먼저 찾아갈 곳입니다.

관리자는 “보고서” 아래 /reports/activity-log에서 “활동 로그”를 사용할 수 있습니다. 누가 거래를 생성, 수정, 삭제했는지 기록합니다. 원장이 아니며 회계 감사 추적을 대신하지도 않지만, 원장이 답할 수 없는 질문, 곧 원 증빙에 무슨 일이 있었는지에 답해 줍니다.

원장에 실제로 무엇이 들어가는가

시산표는 그 안에 기록된 것만큼만 완전하므로, 비즈니스의 어느 부분이 원장에 자동으로 기록되는지 알아 둘 가치가 있습니다. 아래 각 항목은 완료될 때 이벤트를 발생시키고, 회계 모듈이 이를 수신해 분개를 작성합니다.

각 항목에는 회계 설정의 자동 기록 스위치와 계정 매핑이 따로 있으며, 모두 회계 기간의 관문을 거칩니다. 이렇게 세분화되어 있으면 원장을 한꺼번에가 아니라 단계적으로 가동할 수 있어 유용하지만, 부분적으로 설정된 시스템은 부분적으로만 채워진 시산표를 만든다는 뜻이기도 합니다. 누락을 진단할 때는 전체를 켜는 단일 스위치를 찾지 말고, 이 여섯 가지 출처 중 무엇이 빠졌는지 파악하십시오.

자동 기록과 별도로, 원 증빙이 없는 발생 항목, 감가상각, 정정 등은 /accounting/journal-entry에서 수기로 분개할 수 있습니다. 이 분개는 초안에서 승인을 거쳐 전기에 이르는 자체 상태 흐름을 거치며, 전기된 분개만 시산표에 나타납니다.

• 판매: 판매가 “최종”일 때.
• 구매: 구매가 “수령됨”일 때.
• 결제: 받은 결제와 지급한 결제 모두, 결제가 수정되거나 삭제될 때를 포함합니다.
• 비용: 비용 전표 경로를 통해.
• 재고 조정.
• 급여: 급여 처리 건이 최종 승인될 때.

기간 마감 전에

회계 기간을 설정하면 보고서의 쓸모가 크게 높아집니다. 마감된 기간은 이후에 조용히 바꿀 수 없으므로, 그 기간의 시산표가 보고된 그대로 유지되기 때문입니다. “회계기간”은 “회계 관리 센터” 메뉴에 있으며, 기간 마감, 잠금, 재개, 연도 전체 마감 동작이 있습니다.

마감은 정해진 순서대로 하는 것이 좋습니다. 그달의 모든 거래가 기록되었는지 확인합니다. 초안 분개로 남아 있는 것이 없는지 점검합니다. “기초 / 이동 / 기말” 모드로 시산표를 조회해 변동이 설명 가능한지 확인합니다. 재무상태표를 조회해 대차가 맞는지 확인합니다. 그런 다음 기간을 마감합니다. 마감이 그 수치를 확정된 것으로 만듭니다.

여기서 도움이 되는 화면이 두 개 더 있습니다. “기초 잔액”은 비즈니스가 처음 가동될 때 원장의 출발 상태를 입력하는 곳이며, 이를 정확히 입력해야 첫해의 재무상태표가 의미를 갖습니다. “데이터 검증”은 재무제표를 틀리게 만드는 구조적 문제를 찾는 진단 보고서로, 재무상태표가 대차를 맞추지 못하고 차액을 보고할 때 가장 먼저 찾아갈 곳입니다.