ट्रायल बैलेंस और बैलेंस शीट कैसे चलाएँ

"ट्रायल बैलेंस" नाम की दो स्क्रीनें हैं, और वे एक जैसी नहीं हैं

सबसे पहले यही स्पष्ट करना ज़रूरी है, क्योंकि अधिकांश भ्रम का स्रोत यही है, और गलत स्क्रीन पर होने पर कितना भी सही क्लिक करना मदद नहीं करेगा। Skyline Nexus में दो "ट्रायल बैलेंस" रिपोर्टें और बैलेंस शीट की दो रिपोर्टें ("बैलेंस शीट" और "तुलन पत्र") हैं, मेनू के अलग-अलग हिस्सों में, और अलग-अलग डेटा से गणना की गई।

पहली जोड़ी मेनू के "भुगतान खाते" अनुभाग के अंतर्गत है, /account/trial-balance और /account/balance-sheet पर। ये त्वरित परिचालन सारांश हैं, जो पॉइंट-ऑफ़-सेल कोर से विरासत में मिले हैं। ये कुछ ही पंक्तियाँ दिखाते हैं: आपूर्तिकर्ता बकाया, ग्राहक बकाया, हर भुगतान खाते का शेष, और बैलेंस शीट पर अंतिम स्टॉक। व्यवसाय कहाँ खड़ा है इस पर तेज़ नज़र डालने के लिए ये उपयोगी हैं, पर लेखांकन अर्थ में ये ट्रायल बैलेंस नहीं हैं, क्योंकि इनके पीछे खातों का कोई चार्ट नहीं है।

दूसरी जोड़ी "वित्तीय प्राधिकरण" अनुभाग के अंतर्गत है, /accounting/reports/trial-balance और /accounting/reports/balance-sheet पर। असली ये हैं। ये दोहरा-प्रविष्टि खाता-बही पढ़ती हैं: खातों का चार्ट, जर्नल प्रविष्टियाँ और उनकी लाइनें। शेष वाला हर खाता दिखता है, परिसंपत्ति, देनदारी, इक्विटी, आय या व्यय के रूप में वर्गीकृत, डेबिट और क्रेडिट स्तंभों के साथ जिन्हें आपस में मेल खाना चाहिए।

यदि आप वित्तीय विवरण तैयार कर रहे हैं, रिटर्न दाखिल कर रहे हैं, या किसी लेखा परीक्षक को उत्तर दे रहे हैं, तो दूसरी जोड़ी चाहिए। यदि यह जानना है कि काउंटर में कितनी नकदी है और किस पर कितना बकाया है, तो पहली जोड़ी तेज़ है। एक का दूसरे से मिलान करने का प्रयास न करें; वे अलग-अलग डेटा से अलग-अलग प्रश्नों का उत्तर दे रही हैं।

रिपोर्टें ढूँढना

लेखांकन रिपोर्टें बाएँ मेनू में "कर प्राधिकरण और अनुपालन (GL)" अनुभाग विभाजक के अंतर्गत, "वित्तीय प्राधिकरण" नाम के ड्रॉपडाउन में हैं। उसके भीतर "रिपोर्ट" खोलें। रिपोर्टें शीर्षकों के अंतर्गत समूहित हैं, और वित्तीय विवरण पहले शीर्षक "वित्तीय विवरण" के अंतर्गत हैं।

उस शीर्षक के नीचे खाता-बही रिपोर्टें हैं, जहाँ तब जाया जाता है जब किसी आँकड़े की व्याख्या करनी हो: "जनरल लेजर", "उप-लेजर", "डे बुक" और "ऑडिट ट्रेल"। अन्य समूह रजिस्टर और एजिंग, कर और अनुपालन, तथा बजट विश्लेषण को कवर करते हैं। हर रिपोर्ट पेज पर बाकी रिपोर्टों के लिंक की एक क्षैतिज पट्टी भी होती है, ताकि एक पर पहुँचने के बाद मेनू पर लौटे बिना उनके बीच जाया जा सके।

लेखांकन मॉड्यूल वैकल्पिक है। यदि "वित्तीय प्राधिकरण" अनुभाग दिखता ही नहीं, तो इसका कारण यह है कि आपके व्यवसाय के लिए मॉड्यूल सक्षम नहीं है या आपके उपयोगकर्ता के पास लेखांकन अनुमतियाँ नहीं हैं, यह नहीं कि रिपोर्टें मौजूद नहीं हैं।

• "ट्रायल बैलेंस", /accounting/reports/trial-balance पर
• "आय विवरण", /accounting/reports/profit-loss पर
• "बैलेंस शीट", /accounting/reports/balance-sheet पर
• "नकदी प्रवाह", /accounting/reports/cash-flow पर
• "इक्विटी में परिवर्तन", /accounting/reports/statement-of-changes-in-equity पर

ट्रायल बैलेंस के फ़िल्टर, और हर एक क्या बदलता है

ट्रायल बैलेंस स्क्रीन कुछ ही फ़िल्टर देती है, और उनमें से हर एक आउटपुट का अर्थ बदल देता है, इसलिए उन्हें छोड़ने के बजाय पढ़ना चाहिए।

स्थान फ़िल्टर के साथ एक चेतावनी है जिसे इस पर भरोसा करने से पहले जान लेना चाहिए। खाता-स्तर के प्रारंभिक शेष कंपनी स्तर पर रखे जाते हैं, शाखा-वार नहीं, इसलिए किसी एक स्थान पर फ़िल्टर किया गया ट्रायल बैलेंस उन्हें शामिल नहीं करता। इसलिए शाखा दृश्य उस शाखा की गतिविधि का दृश्य है, उसके लिए लेखा-पुस्तकों का पूरा स्वतंत्र सेट नहीं। पूरे ट्रायल बैलेंस के लिए स्थान फ़िल्टर को सभी स्थानों पर ही रहने दें।

"रीफ़्रेश करें" और "फ़िल्टर साफ़ करें" बटन हैं, और हेडर में "Excel में निर्यात करें", "PDF में निर्यात करें" और "प्रिंट करें"। हर नियंत्रण को हाथ से रीसेट करने के बजाय "फ़िल्टर साफ़ करें" का उपयोग करें: पिछले प्रश्न से छूटा हुआ फ़िल्टर ही सबसे आम कारण है कि रिपोर्ट गलत दिखती है।

• "दृश्य मोड": "सरल" किसी तिथि तक प्रति खाता एक शेष दिखाता है। "प्रारंभिक / परिवर्तन / अंतिम" एक अवधि में प्रति खाता तीन स्तंभ दिखाता है, और जब यह समझाना हो कि शेष क्या है के बजाय क्या बदला, तब यही मोड इस्तेमाल करें।
• "इस तारीख तक": "सरल" मोड में दिखता है। ट्रायल बैलेंस इस तिथि तक संचयी है, किसी अवधि का आँकड़ा नहीं।
• "तारीख सीमा": "प्रारंभिक / परिवर्तन / अंतिम" मोड में "इस तारीख तक" की जगह लेता है, क्योंकि गतिविधि के लिए दो छोर चाहिए।
• "शून्य शेष दिखाएँ": डिफ़ॉल्ट रूप से बंद। इसे तब चालू करें जब ऐसा खाता खोजा जा रहा हो जिसके मौजूद होने की अपेक्षा है पर मिल नहीं रहा, जिसका आमतौर पर अर्थ है कि वह मौजूद है और शून्य है।
• "प्रोजेक्ट के अनुसार फ़िल्टर करें": केवल एक प्रोजेक्ट से टैग की गई जर्नल लाइनों तक सीमित करता है।
• "स्थान / शाखा के अनुसार फ़िल्टर करें": केवल एक स्थान पर पोस्ट की गई प्रविष्टियों तक सीमित करता है। डिफ़ॉल्ट रूप से सभी स्थान समेकित रहते हैं।

ट्रायल बैलेंस पढ़ना

"सरल" मोड में हर पोस्टिंग खाता एक बार दिखता है, अपने कोड, नाम और डेबिट या क्रेडिट स्तंभ में एक शेष के साथ। नीचे के योग बराबर होने चाहिए। यदि नहीं हैं, तो खाता-बही में एक असंतुलित प्रविष्टि है, जो जाँच करने लायक डेटा समस्या है, नज़रअंदाज़ करने लायक राउंडिंग का अवशेष नहीं।

किसी अवधि को समझने की कोशिश करने वाले के लिए "प्रारंभिक / परिवर्तन / अंतिम" मोड दोनों में अधिक उपयोगी है। प्रारंभिक आगे लाया गया शेष है, मूवमेंट वह है जो अवधि की प्रविष्टियों ने किया, और समापन परिणाम है। जब कोई प्रबंधक पूछे कि कोई व्यय खाता पिछले साल से अधिक क्यों है, तो यही मोड उत्तर देता है, क्योंकि मूवमेंट स्तंभ अवधि को संचित इतिहास से अलग कर देता है।

शेष पोस्ट की गई जर्नल प्रविष्टियों से लिए जाते हैं, ड्राफ्ट से नहीं। जो प्रविष्टि बनाई गई है पर पोस्ट नहीं हुई, वह नहीं दिखती। यह जान-बूझकर है, और जब अपेक्षित आँकड़ा ग़ायब हो तो इसे याद रखना चाहिए: जर्नल प्रविष्टि सूची में वे प्रविष्टियाँ देखें जो अभी ड्राफ्ट में हैं या अनुमोदन की प्रतीक्षा में हैं।

बैलेंस शीट

बैलेंस शीट स्क्रीन सीमा के बजाय "इस तारीख तक" लेती है, क्योंकि बैलेंस शीट किसी क्षण की स्थिति है। यह एक "इससे तुलना करें" चयनकर्ता जोड़ती है जो "कोई तुलना नहीं", "पिछली अवधि" या "पिछला वर्ष" विकल्प देता है, और इससे पहले स्तंभ के बगल में दूसरा स्तंभ बनता है। तुलनात्मक बैलेंस शीट लगभग हमेशा एकल स्तंभ से अधिक जानकारीपूर्ण होती है, क्योंकि अकेला शेष बहुत कम बताता है।

इसमें ट्रायल बैलेंस जैसे ही प्रोजेक्ट और स्थान फ़िल्टर हैं, स्थान फ़िल्टर पर प्रारंभिक शेष वाली वही चेतावनी के साथ। परिसंपत्तियाँ, देनदारियाँ और इक्विटी समूहित होकर उप-योग के साथ दिखती हैं, और जहाँ खाते का प्रकार बताता है कि वह कितना तरल है, वहाँ खाते तरलता के क्रम में होते हैं।

यदि परिसंपत्तियाँ देनदारियों और इक्विटी के योग के बराबर नहीं हैं, तो रिपोर्ट यह कहती है और अंतर दिखाती है, न कि चुपचाप ऐसा विवरण प्रस्तुत करती है जो संतुलित नहीं है। वह बैनर ट्रायल बैलेंस पर लौटकर असंतुलित प्रविष्टि खोजने का संकेत है, स्क्रॉल करके आगे बढ़ जाने की चीज़ नहीं।

प्रति-खाते (कॉन्ट्रा अकाउंट) अपने कच्चे शेष के बजाय अपनी भूमिका को दर्शाने वाले चिह्न के साथ प्रस्तुत किए जाते हैं, ताकि संचित मूल्यह्रास गलत जगह पर धनात्मक आँकड़े के रूप में दिखने के बजाय उस परिसंपत्ति को घटाए जिससे वह संबंधित है।

किसी आँकड़े को उसके दस्तावेज़ों तक ट्रेस करना

यही वह हिस्सा है जो रिपोर्ट को केवल प्रिंट करने योग्य नहीं, बल्कि उपयोगी बनाता है। ट्रायल बैलेंस और बैलेंस शीट दोनों पर खाता कोड और खाता नाम लिंक हैं। किसी एक पर क्लिक करने से उस खाते का "जनरल लेजर" खुलता है, तिथि सीमा पहले से साथ लाई गई होती है, और जिस रिपोर्ट से आप आए उस पर लौटने का बटन होता है। ध्यान दें कि क्लिक करने योग्य कोड और नाम हैं, राशियाँ नहीं।

सामान्य खाता-बही दृश्य उस अवधि में खाते पर पड़ी हर जर्नल लाइन को तिथि क्रम में, चालू शेष के साथ सूचीबद्ध करता है। हर लाइन अपनी जर्नल प्रविष्टि, अपना विवरण और अपना संदर्भ दिखाती है। वहाँ से स्वयं जर्नल प्रविष्टि खोली जा सकती है, जो पूरी दोहरी प्रविष्टि दिखाती है, किसने बनाई, कब पोस्ट हुई, और किस स्रोत दस्तावेज़ से आई।

यही अंतिम लिंक चक्र पूरा करता है। बिक्री से बनी जर्नल प्रविष्टि का संदर्भ इनवॉइस नंबर होता है और उसका विवरण बिक्री का नाम लेता है। इसलिए बैलेंस शीट पर किसी संदिग्ध आँकड़े से उसे पैदा करने वाले विशिष्ट इनवॉइस तक का रास्ता है: बैलेंस शीट, खाता नाम, सामान्य खाता-बही, जर्नल प्रविष्टि, स्रोत संदर्भ। चार क्लिक, कोई स्प्रेडशीट नहीं।

• "जनरल लेजर" (/accounting/reports/general-ledger): एक खाते पर पड़ने वाली हर लाइन, चालू शेष के साथ।
• "उप-लेजर" (/accounting/reports/sub-ledger): वही विचार, ग्राहक या आपूर्तिकर्ता के अनुसार समूहित।
• "डे बुक" (/accounting/reports/day-book): किसी दिन पोस्ट हुआ सब कुछ, प्रविष्टि क्रम में, हर प्रविष्टि में भीतर जाने की सुविधा के साथ।
• "ऑडिट ट्रेल" (/accounting/reports/audit-trail): खाता-बही के साथ किसने क्या और कब किया।

जब आँकड़े सही न दिखें

यह मानने से पहले कि रिपोर्ट गलत है, उन चार बातों को जाँचें जो आमतौर पर ज़िम्मेदार होती हैं। पहली, पिछले प्रश्न से छूटा हुआ फ़िल्टर। दूसरी, ड्राफ्ट में पड़ी प्रविष्टियाँ जो पोस्ट नहीं हुईं। तीसरी, ऐसी तिथि सीमा जो मन में रखी अवधि को नहीं ढकती। चौथी, और जिस प्रणाली में पोस्टिंग वैकल्पिक है उसमें सबसे आम, ऐसे स्रोत दस्तावेज़ जो कभी खाता-बही तक पहुँचे ही नहीं।

चौथी बात का विस्तार ज़रूरी है। बिक्री और खरीद सामान्य खाता-बही में केवल तभी पोस्ट होती हैं जब व्यवसाय के लिए ऑटो-पोस्टिंग सक्षम हो और संबंधित खाते मैप हों। यदि कोई व्यवसाय महीनों से ऑटो-पोस्टिंग बंद रखकर व्यापार कर रहा है, तो बिक्रियाँ मौजूद हैं, स्टॉक सही है, ग्राहक शेष सही हैं, और सामान्य खाता-बही खाली है। उस स्थिति में ट्रायल बैलेंस गलत नहीं है; वह ईमानदारी से एक ऐसी खाता-बही की रिपोर्ट दे रहा है जिसमें कुछ पोस्ट ही नहीं हुआ।

इसे परखने का तरीका है ऐसे आँकड़े की तुलना करना जिसके दो स्रोत हों। किसी महीने की कुल बिक्री बिक्री रिपोर्टों से लें, और उसी महीने की राजस्व गतिविधि "प्रारंभिक / परिवर्तन / अंतिम" मोड में ट्रायल बैलेंस से लें। यदि पहले में संख्या है और दूसरे में नहीं, तो समस्या रिपोर्ट में नहीं, उससे पहले पोस्टिंग कॉन्फ़िगरेशन में है।

त्वरित परिचालन रिपोर्टें

पूर्णता के लिए, "भुगतान खाते" के अंतर्गत पुरानी जोड़ी का वर्णन करना उचित है, ताकि उन पर पहुँचने पर पता रहे कि सामने क्या है। दोनों केवल दो फ़िल्टर लेती हैं: "व्यवसाय का स्थान" और "तिथि द्वारा फ़िल्टर", जो सीमा नहीं बल्कि एक ही तिथि है।

वहाँ का ट्रायल बैलेंस तीन चीज़ें दिखाता है: आपूर्तिकर्ता बकाया, ग्राहक बकाया, और हर भुगतान खाते का शेष, डेबिट और क्रेडिट स्तंभों व एक योग के साथ। बैलेंस शीट एक ओर देनदारियाँ और दूसरी ओर ग्राहक बकाया, अंतिम स्टॉक और भुगतान खातों के शेष दिखाती है, हर पक्ष के योग के साथ।

ये खाता-बही से नहीं, सीधे बिक्री, खरीद और भुगतान रिकॉर्डों से निकाली जाती हैं, और ठीक इसीलिए खाता-बही खाली होने पर भी ये सही हो सकती हैं। इन्हें एक परिचालन डैशबोर्ड मानें। ये वित्तीय विवरण नहीं हैं और किसी वित्तीय विवरण से मेल नहीं खाएँगी।

जानने लायक अन्य रिपोर्टें

लेखांकन मॉड्यूल के बाहर, सामान्य "रिपोर्ट" अनुभाग में "लाभ और हानि", "स्टॉक रिपोर्ट", "कर रिपोर्ट" और "खरीद और बिक्री रिपोर्ट" हैं, जो सभी खाता-बही से नहीं बल्कि लेन-देन रिकॉर्डों से गणना की जाती हैं। ये उपयोगी, तेज़ और इस बात से स्वतंत्र हैं कि खाता-बही कॉन्फ़िगर है या नहीं।

लेखांकन मॉड्यूल के भीतर, वित्तीय विवरणों के साथ सबसे अधिक आवश्यक रिपोर्टें हैं "AR एजिंग रिपोर्ट" और "AP एजिंग रिपोर्ट", जो प्राप्य और देय राशियों को एजिंग खानों में बाँटती हैं, "VAT विश्लेषण", और "भुगतान रजिस्टर" व "प्राप्ति रजिस्टर"। एक "डेटा सत्यापन" रिपोर्ट भी है, जो ट्रायल बैलेंस संतुलित न होने पर पहला सही पड़ाव है।

प्रशासकों के लिए "रिपोर्ट" के अंतर्गत /reports/activity-log पर "गतिविधि लॉग" उपलब्ध है। यह दर्ज करता है कि किसने लेन-देन बनाए, संपादित किए और हटाए। यह खाता-बही नहीं है और लेखांकन ऑडिट ट्रेल का विकल्प भी नहीं, पर यह ऐसे प्रश्न का उत्तर देता है जिसका उत्तर खाता-बही नहीं दे सकती: स्रोत दस्तावेज़ों के साथ क्या हुआ।

खाता-बही को वास्तव में क्या भरता है

ट्रायल बैलेंस उतना ही पूर्ण है जितना उसमें पोस्ट किया गया, इसलिए यह जानना उपयोगी है कि व्यवसाय के कौन-से हिस्से खाता-बही को अपने आप भरते हैं। निम्नलिखित में से हर एक पूरा होने पर एक इवेंट उत्पन्न करता है, और लेखांकन मॉड्यूल उसे सुनकर एक जर्नल प्रविष्टि लिखता है।

इनमें से हर एक का लेखांकन सेटिंग्स में अपना ऑटो-पोस्ट स्विच और अपनी खाता मैपिंग है, और हर एक वित्तीय अवधि के द्वार से होकर जाता है। यह बारीकी उपयोगी है, क्योंकि इससे कोई व्यवसाय खाता-बही को एक साथ नहीं बल्कि चरणों में शुरू कर सकता है, पर इसका यह भी अर्थ है कि आंशिक रूप से कॉन्फ़िगर प्रणाली आंशिक रूप से भरा ट्रायल बैलेंस देती है। किसी कमी का निदान करते समय, किसी एक वैश्विक स्विच को खोजने के बजाय पता लगाएँ कि इन छह स्रोतों में से कौन-सा ग़ायब है।

स्वचालित पोस्टिंग के साथ-साथ, जर्नल प्रविष्टियाँ /accounting/journal-entry पर हाथ से भी बनाई जा सकती हैं — उपार्जन, मूल्यह्रास, सुधार और ऐसी किसी भी चीज़ के लिए जिसका कोई स्रोत दस्तावेज़ नहीं। ये अपने स्वयं के स्थिति प्रवाह से गुज़रती हैं, ड्राफ्ट से अनुमोदन होते हुए पोस्ट तक, और केवल पोस्ट की गई प्रविष्टियाँ ट्रायल बैलेंस में दिखती हैं।

• बिक्री, जब बिक्री "अंतिम" हो।
• खरीद, जब खरीद "प्राप्त किया" हो।
• भुगतान, प्राप्त और किए गए दोनों, जिसमें भुगतान संपादित या हटाए जाने का मामला भी शामिल है।
• व्यय, व्यय वाउचर मार्ग के माध्यम से।
• स्टॉक समायोजन।
• पेरोल, जब पेरोल रन पूरी तरह अनुमोदित हो।

अवधि बंद करने से पहले

वित्तीय अवधियाँ स्थापित होने के बाद रिपोर्टें कहीं अधिक उपयोगी हो जाती हैं, क्योंकि बंद की गई अवधि को बाद में चुपचाप बदला नहीं जा सकता और इसलिए उस अवधि का ट्रायल बैलेंस वैसा ही रहता है जैसा रिपोर्ट किया गया था। "वित्तीय अवधियाँ" "वित्तीय प्राधिकरण" मेनू में है, जिसमें अवधि बंद करने, उसे लॉक करने, फिर से खोलने और पूरा वर्ष बंद करने की कार्रवाइयाँ हैं।

समापन एक निश्चित क्रम में करना उचित है। पुष्टि करें कि महीने का सब कुछ दर्ज हो चुका है। जाँचें कि कुछ भी ड्राफ्ट जर्नल प्रविष्टि के रूप में पड़ा न हो। "प्रारंभिक / परिवर्तन / अंतिम" मोड में ट्रायल बैलेंस चलाएँ और संतुष्ट हो लें कि गतिविधियाँ समझ में आती हैं। बैलेंस शीट चलाएँ और पुष्टि करें कि वह संतुलित है। फिर अवधि बंद करें, जो उन आँकड़ों को स्थायी बनाता है।

यहाँ दो और स्क्रीनें मदद करती हैं। "प्रारंभिक शेष" वह जगह है जहाँ व्यवसाय के पहली बार लाइव होने पर खाता-बही की प्रारंभिक स्थिति दर्ज की जाती है, और इसे सही रखना ही पहले वर्ष की बैलेंस शीट को सार्थक बनाता है। "डेटा सत्यापन" एक निदान रिपोर्ट है जो उन संरचनात्मक समस्याओं को खोजती है जो विवरणों को गलत बनाती हैं, और जब बैलेंस शीट संतुलित होने के बजाय अंतर दिखाए तो यही पहला सही पड़ाव है।