खरीद कैसे दर्ज करें

खरीद एक नहीं, तीन तथ्य है

जब आपूर्तिकर्ता माल और इनवॉइस भेजता है, तो तीन अलग तथ्य बनते हैं। आपने कुछ ख़रीदने की प्रतिबद्धता की है। आपको कुछ प्राप्त हुआ है। आप पर किसी का पैसा बकाया है। छोटे व्यवसाय में ये एक साथ आते हैं और एक ही कार्य के रूप में दर्ज होते हैं। जिस भी व्यवसाय में लीड टाइम होता है, वहाँ ये दिनों या हफ़्तों के अंतर पर आते हैं, और जो लेखांकन प्रणाली इन्हें अलग नहीं रख सकती वह या तो ऐसा स्टॉक बढ़ाकर दिखाएगी जो आपके पास नहीं है, या ऐसी देनदारियाँ कम दिखाएगी जो आप पर हैं।

Skyline Nexus इन्हें खरीद फ़ॉर्म के एक ही फ़ील्ड से अलग रखता है: "खरीद स्थिति"। स्क्रीन पर इस फ़ील्ड का वज़न किसी भी अन्य चीज़ से अधिक है: यह तय करता है कि स्टॉक हिलेगा या नहीं, भुगतान लिया जा सकेगा या नहीं, और खाता-बही को देनदारी दिखेगी या नहीं।

"खरीद जोड़ें" फ़ॉर्म पर बाकी सब कुछ — और वह काफ़ी है — इन्हीं तीन तथ्यों से जुड़ा विवरण है। स्थिति सही रखें, बाकी केवल डेटा प्रविष्टि है। स्थिति गलत रखें, तो आपने या तो इन्वेंटरी गढ़ दी है या कोई देय राशि छिपा दी है।

खरीद की स्क्रीनें कहाँ हैं

बाएँ मेनू में "खरीद" ड्रॉपडाउन है। सबसे अधिक इस्तेमाल होने वाली प्रविष्टियाँ "खरीद की सूची" (/purchases) और "खरीद जोड़ें" (/purchases/create) हैं। उनके साथ "खरीद वापसी की सूची" (/purchase-return), "खरीद वापसी (डेबिट नोट)" (/purchase-return/create) और "खरीद डेबिट नोट" (/purchase-debit-note) हैं।

दो और प्रविष्टियाँ केवल तभी दिखती हैं जब संबंधित सेटिंग्स सक्षम हों: "खरीद अनुरोध" और "खरीद आदेश", जिसके साथ "खरीद आदेश जोड़ें" भी है। यदि आपकी प्रक्रिया में माल आने से पहले ऑर्डर जारी करना शामिल है, तो उसके लिए खरीद आदेश स्क्रीन का उपयोग करें। ऑर्डर को "आदेश दिया" स्थिति वाली खरीद के रूप में दर्ज करना संभव है, पर यह कम साफ़ रास्ता है, क्योंकि खरीद दस्तावेज़ बिल बनने के लिए बना है और ऑर्डर बिल नहीं है।

आपूर्तिकर्ता संपर्क होते हैं। वे "संपर्क" ड्रॉपडाउन के अंतर्गत बनाए और सूचीबद्ध किए जाते हैं, "आपूर्तिकर्ता" पर फ़िल्टर करके, और आपूर्तिकर्ता चयनकर्ता के बगल वाले जोड़ें बटन से खरीद फ़ॉर्म छोड़े बिना भी एक बनाया जा सकता है।

आपूर्तिकर्ताओं के शेष और एजिंग मेनू के एक अलग अनुभाग "आपूर्तिकर्ता वित्तीय केंद्र" में हैं, जिसमें "आपूर्तिकर्ता बही", एक देय खाते रिपोर्ट और एक आपूर्तिकर्ता एजिंग रिपोर्ट है। जब प्रश्न यह न हो कि हमने क्या ख़रीदा, बल्कि यह हो कि हम पर कितना बकाया है, तो यही स्क्रीनें खोलनी चाहिए।

"खरीद जोड़ें" फ़ॉर्म

पहला कार्ड "खरीद विवरण" है। "आपूर्तिकर्ता" और "व्यवसाय का स्थान" अनिवार्य हैं। "संदर्भ संख्या" को स्वतः बनने के लिए खाली छोड़ा जा सकता है, और यदि आप बाद में दस्तावेज़ को आपूर्तिकर्ता के अपने इनवॉइस नंबर से ढूँढना चाहते हैं तो वह नंबर यहीं दर्ज होना चाहिए। "खरीद तिथि" लेखांकन तिथि है। "दस्तावेज़ संलग्न करें" से आपूर्तिकर्ता की PDF को रिकॉर्ड के साथ संग्रहीत किया जा सकता है, और यह पूरी खरीद प्रक्रिया की सबसे मूल्यवान आदत है, क्योंकि सहायक दस्तावेज़ के बिना खरीद एक दावा है, प्रमाण नहीं।

"भुगतान अवधि" एक संख्या और "महीने" या "दिन" के रूप में दर्ज होती है और तय करती है कि एजिंग में बिल कब देय होगा। जहाँ विदेशी मुद्रा में खरीद कॉन्फ़िगर है, वहाँ एक मुद्रा चयनकर्ता और "मुद्रा विनिमय दर" फ़ील्ड भी मिलता है, जो विदेशी मुद्रा चुनते ही दिखाई देता है।

पैसे की असली बात मदों की तालिका में है। इसके स्तंभ हैं "उत्पाद का नाम", "खरीदी गयी मात्रा", "इकाई लागत (छूट से पहले)", "डिस्काउंट प्रतिशत", "इकाई लागत (कर से पहले)", "उप-योग (कर से पहले)", "उत्पाद कर", "मूल किमत" और "कुल लाइन", और अंत में "इकाई बेचना मूल्य", ताकि ख़रीदते समय ही बिक्री मूल्य तय किया जा सके। तीनों कर स्तंभ केवल तब दिखते हैं जब व्यवसाय के लिए इनलाइन कर सक्षम हो; इसके बंद होने पर ग्रिड छोटी होती है और कर दस्तावेज़ स्तर पर संभाला जाता है।

"प्राप्त किया", "लंबित" और "आदेश दिया"

"खरीद स्थिति" फ़ील्ड "प्राप्त किया", "लंबित", "आदेश दिया", "रद्द किया गया" और "आंशिक" विकल्प देता है। केवल "प्राप्त किया" स्टॉक बढ़ाता है। खरीद लाइनें लिखने वाला कोड स्थान पर उपलब्ध मात्रा केवल तब बढ़ाता है जब स्थिति "प्राप्त किया" हो; हर दूसरी स्थिति दस्तावेज़ लिखती है और इन्वेंटरी को अछूता छोड़ देती है।

यही नियम पैसे पर भी लागू होता है। भुगतान केवल तब दर्ज किया जा सकता है जब खरीद स्थिति "प्राप्त किया" हो, और अन्यथा प्रयास करने पर सिस्टम साफ़ शब्दों में कारण बताता है: आदेशित या लंबित खरीद एक प्रतिबद्धता है, बिल नहीं। फ़ॉर्म पर भुगतान कार्ड तब तक छिपा रहता है जब तक स्थिति "प्राप्त किया" न हो। यह वास्तव में उपयोगी बाधा है, क्योंकि जो ऑर्डर मिला ही नहीं उसके सामने भुगतान करना ही वह रास्ता है जिससे अग्रिम भुगतान गलती से खरीद के रूप में वर्गीकृत हो जाते हैं।

यदि बाद में किसी खरीद को "प्राप्त किया" से किसी और स्थिति में बदला जाए, तो जोड़ा गया स्टॉक वापस निकाल लिया जाता है। उल्टा भी संभाला जाता है: किसी खरीद को "प्राप्त किया" में ले जाने पर उसी समय स्टॉक जुड़ जाता है। जो खरीद पहले ही भुगतान या वापस की जा चुकी है, उसकी स्थिति लापरवाही से संपादित नहीं करनी चाहिए, जिसके कारण लेन-देन रद्द करने और सुधारने वाली गाइड में बताए गए हैं।

• "प्राप्त किया": स्टॉक बढ़ता है, बिल मौजूद होता है, भुगतान दर्ज किया जा सकता है, खाता-बही में पोस्टिंग हो सकती है।
• "आदेश दिया": एक प्रतिबद्धता। न स्टॉक, न भुगतान, न खाता-बही प्रविष्टि।
• "लंबित": माल अपेक्षित है पर आया नहीं। न स्टॉक, न भुगतान।
• "आंशिक": ऑर्डर का कुछ हिस्सा आ गया है, और उसे इसी रूप में ट्रैक किया जाता है।
• "रद्द किया गया": दस्तावेज़ ऑडिट ट्रेल के लिए बना रहता है पर कुछ नहीं हिलता।

इनपुट कर

हर उत्पाद पंक्ति का अपना कर चयनकर्ता होता है, जो उत्पाद पर तय कर दर से डिफ़ॉल्ट होता है। सिस्टम लाइन पर कर-रहित इकाई लागत और कर-सहित इकाई लागत दोनों संग्रहीत करता है, साथ में लागू की गई कर दर भी। यही बाद में बिना कुछ दोबारा निकाले इनपुट कर रिपोर्ट संभव बनाता है: कर लाइन के बारे में एक संग्रहीत तथ्य है, रिपोर्टिंग के समय की गई गणना नहीं।

"इकाई लागत (कर से पहले)" और "मूल किमत" स्तंभ दोनों दिशाओं में काम करते हैं। कर-रहित लागत टाइप करें तो सिस्टम उसमें कर जोड़ देता है। कर-सहित लागत टाइप करें, जो आपूर्तिकर्ता इनवॉइस पर आमतौर पर होती है, तो वह पीछे की ओर गणना करके शुद्ध लागत निकालता है। कई घटक दरों वाले कर समूह एक समूह के रूप में संभाले जाते हैं।

दस्तावेज़ स्तर पर "खरीद कर" भी है, इसी नाम के एक खुलने-बंद होने वाले अनुभाग में। ध्यान दें कि यह जान-बूझकर व्यावसायिक डिफ़ॉल्ट से पहले से चुना हुआ नहीं होता: अधिकांश खरीदों के लिए इसे खाली छोड़ना ही अभिप्रेत स्थिति है, क्योंकि कर सामान्यतः पहले ही लाइनों पर दर्ज हो चुका होता है। जहाँ इसका उपयोग होता है, वहाँ यह केवल उन लाइनों के शुद्ध मूल्य पर लागू होता है जिन पर अपना कर नहीं है, जिससे वही दोहरे कराधान की समस्या रुकती है जिससे बिक्री पक्ष बचता है। स्क्रीन पर जो भी दर्ज किया जाए, सेव करने से पहले सर्वर पर उसकी दोबारा गणना होती है, और मेल न खाने पर उसे स्वीकार करने के बजाय अस्वीकार कर दिया जाता है।

माल-भाड़े और शिपिंग का अपना इनपुट कर फ़ील्ड है, जिसका लेबल "खरीद भाड़ा/व्यय पर इनपुट VAT" है, और यह "शिपिंग विवरण" अनुभाग में "अतिरिक्त शिपिंग शुल्क" के साथ है। इनपुट कर वापस लेने वाले किसी भी व्यवसाय के लिए माल-भाड़े के कर को माल के कर से अलग रखना मायने रखता है, क्योंकि दोनों हमेशा एक ही आधार पर वसूली योग्य नहीं होते।

छूट, शिपिंग और अन्य लागतें

छूट दो स्तरों पर होती है। हर लाइन पर "डिस्काउंट प्रतिशत" होता है जो कर से पहले की इकाई लागत पर लागू होता है। दस्तावेज़ पर "छूट" कार्ड होता है जिसमें "छूट का प्रकार" ("निश्चित" या "प्रतिशत") और "छूट राशि" होती है। लाइन छूट दोनों में अधिक उपयोगी है क्योंकि वह उस इकाई लागत में जाती है जो आपका इन्वेंटरी मूल्यांकन बनती है; दस्तावेज़-स्तर की छूट यह नहीं बताती कि कौन-सी मद सस्ती हुई।

"शिपिंग विवरण" अनुभाग में एक मुक्त-पाठ विवरण, अतिरिक्त शिपिंग शुल्क, उसका इनपुट कर, और "अतिरिक्त खर्च जोड़ें" नाम का एक बटन होता है जो इनवॉइस पर आई किसी भी अन्य चीज़ के लिए नाम और राशि के चार जोड़े खोलता है। ये खरीद के साथ संग्रहीत होते हैं, ताकि माल प्राप्त करने की कुल लागत व्यय खाता-बही में बिखरी होने के बजाय एक ही दस्तावेज़ पर रहे।

आयात के लिए एक अधिक पूर्ण लैंडेड-कॉस्ट व्यवस्था है जो सीमा शुल्क, आयात वैट, उत्पाद शुल्क और माल-भाड़े को लाइनों पर बाँटती है, पर यह केवल उन खरीदों पर चलती है जिन्हें फ़ॉर्म के व्यापार अनुभाग के माध्यम से आयात के रूप में चिह्नित किया गया हो। घरेलू खरीद के लिए अतिरिक्त-ख़र्च फ़ील्ड ही तंत्र हैं।

देय राशियाँ और आपूर्तिकर्ता को भुगतान

सेव की गई खरीद "देय" के रूप में शुरू होती है। भुगतान स्थिति उसके सामने हुए भुगतान से निकाली जाती है: जब भुगतान की गई राशि योग को ढक ले तो "भुगतान हो चुका", जब कुछ पर सब नहीं चुकाया गया हो तो "आंशिक", और अन्यथा "देय"। हर बार भुगतान बदलने पर इसकी दोबारा गणना होती है, इसलिए इसे कभी हाथ से तय नहीं करना चाहिए, और ऐसा करने के लिए कोई फ़ील्ड है भी नहीं।

भुगतान खरीद फ़ॉर्म पर ही, "भुगतान जोड़ें" कार्ड में, सामान्य "भुगतान करना", "राशि", "भुगतान का तरीका", "भुगतान खाता" और "भुगतान नोट" फ़ील्ड के साथ दर्ज किए जा सकते हैं। उन्हें बाद में खरीद सूची से भी जोड़ा जा सकता है, जहाँ पंक्ति मेनू "भुगतान जोड़ें" और "भुगतान देखें" देता है। "भुगतान जोड़ें" कार्रवाई केवल तब दिखती है जब खरीद "प्राप्त किया" हो और पहले से पूरी तरह चुकाई न गई हो — यह वही पुराना नियम है, जो एक दूसरी जगह लागू किया गया है।

फ़ॉर्म पर एक भुगतान स्रोत चयनकर्ता भी है, जो कंपनी द्वारा चुकाई गई खरीद को किसी कर्मचारी द्वारा व्यक्तिगत रूप से चुकाई गई या नकद अग्रिम से चुकाई गई खरीद से अलग करता है। यह चुनाव बदल देता है कि खाता-बही में कौन-सा खाता क्रेडिट होगा, इसलिए यह दिखावटी नहीं है: व्यक्तिगत रूप से चुकाई गई खरीद कर्मचारी के प्रति देय राशि बनाती है, आपूर्तिकर्ता के प्रति नहीं।

कई बिल एक साथ निपटाने या खाते पर भुगतान दर्ज करने के लिए, हर खरीद खोलने के बजाय संपर्क-स्तर का भुगतान मार्ग इस्तेमाल करें। आपूर्तिकर्ता की चालू स्थिति "आपूर्तिकर्ता वित्तीय केंद्र" के अंतर्गत "आपूर्तिकर्ता बही" स्क्रीन पर है।

सामान्य खाता-बही में क्या पोस्ट होता है

प्राप्त खरीद एक इवेंट उत्पन्न करती है जिसे लेखांकन मॉड्यूल सुनता है। जर्नल प्रविष्टि इन्वेंटरी या खरीद व्यय को लाइनों के शुद्ध मूल्य से डेबिट करती है, इनपुट वैट को कर राशि से डेबिट करती है, और देय खातों को योग से क्रेडिट करती है। जहाँ उत्पाद श्रेणियों के अपने लागत खाते हैं, वहाँ डेबिट श्रेणी-वार बँटता है, ताकि कई श्रेणियों वाली खरीद बिना मैनुअल विश्लेषण के कई व्यय या इन्वेंटरी खातों में पहुँचे।

द्वार वही तीन हैं जो बिक्री पक्ष पर हैं, साथ में स्थिति का नियम। खरीद "प्राप्त किया" होनी चाहिए। लेखांकन सेटिंग्स में "खरीद लेन-देन स्वतः पोस्ट करें" चालू होना चाहिए। खाते /accounting/settings/mapping पर "खरीद मैपिंग" और "इन्वेंटरी" अनुभागों में मैप होने चाहिए। और खरीद तिथि को ढकने वाली वित्तीय अवधि खुली होनी चाहिए।

यदि खरीद कंपनी के बजाय व्यक्तिगत रूप से या नकद अग्रिम से चुकाई गई थी, तो क्रेडिट व्यापारिक देय खातों के बजाय कर्मचारी देय या अग्रिम खाते में जाता है। यह खाता-बही का सही ढंग से यह दर्शाना है कि पैसा वास्तव में किसे देना है।

खरीद वापसी

दो रास्ते हैं। किसी मौजूदा खरीद से उसके सामने वापसी बनाई जा सकती है, जो वापस की गई मात्रा को ख़रीदी गई मात्रा तक सीमित रखती है, स्टॉक को वापस की गई मात्रा से घटाती है, और वापसी पर कर की दोबारा गणना करने के बजाय उसे मूल दस्तावेज़ से लेती है। जब माल वास्तव में आपूर्तिकर्ता को वापस जाता है, तो यही रास्ता अपनाएँ।

दूसरा रास्ता अलग "खरीद वापसी (डेबिट नोट)" स्क्रीन है, ऐसे आपूर्तिकर्ता क्रेडिट के लिए जो साफ़ तौर पर किसी एक मूल खरीद से नहीं जुड़ता। यह भी स्टॉक घटाती है और अपना दस्तावेज़ बनाती है।

खाता-बही में वापसी उसी नियंत्रण खाते को डेबिट करती है जिसे खरीद ने क्रेडिट किया था, और इन्वेंटरी व इनपुट कर को क्रेडिट करती है — ठीक वैसा उलटाव जिसकी अपेक्षा होती है। जो खरीद कभी "प्राप्त किया" तक नहीं पहुँची, उसके सामने वापसी कुछ पोस्ट नहीं करती, क्योंकि उलटने के लिए कुछ पोस्ट ही नहीं हुआ था।

खरीद का संपादन और हटाना

खरीद को खरीद सूची से संपादित किया जा सकता है, अनुमति के अधीन और उसी समय-सीमा के अधीन जो बिक्री पर लागू होती है, यानी "लेनदेन दिन संपादित करें" नाम की व्यावसायिक सेटिंग। यदि खरीद के सामने पहले ही वापसी बन चुकी है, तो संपादन से इनकार हो जाता है और वापसी को संपादित करने को कहा जाता है, क्योंकि वापसी की गणना मूल दस्तावेज़ से हुई थी और उसके नीचे से मूल को बदल देने से दोनों असंगत हो जाएँगे।

हटाना जितना दिखता है उससे कहीं अधिक गहन है। दस्तावेज़ हटने से पहले, उससे जुड़े हर भुगतान को उलटा जाता है और उसकी खाता-बही प्रविष्टि निरस्त की जाती है, प्राप्त खरीद द्वारा जोड़ा गया स्टॉक वापस निकाला जाता है, खरीद लाइनें हटाई जाती हैं, और उन खरीद लाइनों तथा उनसे माल लेने वाली बिक्रियों के बीच का आवंटन फिर से बनाया जाता है। यदि माल किसी विशिष्ट लॉट से पहले ही बेचा जा चुका है, तो बिक्री को चुपचाप अनाथ छोड़ने के बजाय हटाने से इनकार कर दिया जाता है।

सामान्य नियम वही है जो बिक्री पक्ष पर है। संपादन उस दस्तावेज़ के लिए है जिसने अभी कुछ किया नहीं है, या संपादन अवधि के भीतर छोटे सुधार के लिए। जो कुछ भी भुगतान, वापस या रिपोर्ट हो चुका है, उसे वापसी या डेबिट नोट से सुधारा जाता है, ताकि बदलाव एक तारीख और कारण वाला दस्तावेज़ हो, चुपचाप किया गया संशोधन नहीं। इस पर लेन-देन रद्द करने और सुधारने वाली गाइड में अधिक विस्तार से चर्चा है।

कहाँ जाँचें कि खरीद सही ढंग से दर्ज हुई

चार स्क्रीनें मिलकर खरीद सेव करने के बाद के हर प्रश्न का उत्तर देती हैं, और यह जानना कि कौन-सी खोलनी है, काफ़ी खोजबीन बचाता है।

यदि आप लेखांकन मॉड्यूल भी चलाते हैं, तो देय नियंत्रण खाते की सामान्य खाता-बही में खरीद संदर्भ संख्या के साथ क्रेडिट के रूप में दिखनी चाहिए। यदि खरीद सूची में है पर खाता-बही में नहीं, तो कारण कोई खोया दस्तावेज़ नहीं बल्कि पोस्टिंग द्वारों में से कोई एक है, और ट्रायल बैलेंस चलाने वाली गाइड बताती है कि इसकी पुष्टि कैसे करें।

• "खरीद की सूची" (/purchases) दस्तावेज़ को उसके संदर्भ, आपूर्तिकर्ता, स्थिति, योग और भुगतान स्थिति के साथ दिखाती है। यह जाँचने का सबसे तेज़ तरीका है कि खरीद मौजूद है और "प्राप्त किया" है।
• "आपूर्तिकर्ता वित्तीय केंद्र" के अंतर्गत "आपूर्तिकर्ता बही" आपूर्तिकर्ता की चालू स्थिति दिखाती है: क्या बिल हुआ, क्या चुकाया गया, क्या बाकी है।
• उसी अनुभाग में देय खाते और आपूर्तिकर्ता एजिंग रिपोर्टें वही जानकारी इस आधार पर व्यवस्थित करके दिखाती हैं कि वह कितनी अतिदेय है, और इस सप्ताह क्या चुकाना है यह तय करते समय यही दृश्य इस्तेमाल करना चाहिए।
• स्टॉक रिपोर्टें दिखाती हैं कि माल वास्तव में इन्वेंटरी में आया या नहीं, और यही वह जाँच है जो गलती से "लंबित" के रूप में सेव हुई खरीद को पकड़ती है।

एक छोटी चेकलिस्ट

• क्या स्थिति "प्राप्त किया" है? यदि माल नहीं आया, तो नहीं होनी चाहिए।
• क्या आपूर्तिकर्ता का अपना इनवॉइस नंबर "संदर्भ संख्या" में है ताकि उसे फिर से ढूँढा जा सके?
• क्या आपूर्तिकर्ता का दस्तावेज़ संलग्न है?
• क्या लाइन लागतें इनवॉइस से मेल खाती हैं, कर-सहित या कर-रहित, जैसा आपूर्तिकर्ता बताता है?
• क्या माल-भाड़ा किसी लाइन लागत में घोलने के बजाय अपने इनपुट कर के साथ शिपिंग शुल्क के रूप में दर्ज है?
• क्या भुगतान स्रोत सही है: कंपनी, व्यक्तिगत, या नकद अग्रिम?
• क्या भुगतान अवधि तय है ताकि देय रिपोर्ट में बिल की एजिंग सही हो?
• क्या स्टॉक वास्तव में हिला? यदि नहीं, तो स्थिति शायद "प्राप्त किया" नहीं थी।