Satınalma nasıl kaydedilir

Bir satınalma tek değil, üç olgudur

Bir tedarikçi mal ve fatura gönderdiğinde üç ayrı olgu ortaya çıkar. Bir şey satın almayı taahhüt ettiniz. Bir şey teslim aldınız. Birine borçlusunuz. Küçük bir işletmede bunlar birlikte gelir ve tek bir işlem olarak kaydedilir. Teslim süresi olan her işletmede ise günler ya da haftalar arayla gelirler ve bunları ayrı tutamayan bir muhasebe sistemi ya sahip olmadığınız stoğu fazla gösterir ya da sahip olduğunuz borçları eksik gösterir.

Skyline Nexus bunları satınalma formundaki tek bir alanla, “Satınalma Durumu” alanıyla ayrı tutar. Bu alan ekrandaki her şeyden daha fazla ağırlık taşır: stoğun hareket edip etmeyeceğini, ödeme alınıp alınamayacağını ve defterin bir borç görüp görmeyeceğini o belirler.

Satınalma Ekle formundaki diğer her şey, ki bunlar hiç de az değildir, bu üç olguya asılı ayrıntılardır. Durumu doğru belirleyin, gerisi veri girişidir. Durumu yanlış belirleyin; ya var olmayan bir stok yaratmış ya da bir borcu gizlemiş olursunuz.

Satınalma ekranları nerede

Sol menüde “Satınalmalar” adlı bir açılır menü vardır. En çok kullanacağınız girişler “Satınalmaları Listele” (/purchases) ve “Satınalma Ekle” (/purchases/create) girişleridir. Yanlarında “Satınalma İade Listesi” (/purchase-return), “Satınalma iadesi (borç dekontu)” (/purchase-return/create) ve “Satınalma borç dekontu” (/purchase-debit-note) yer alır.

İki giriş daha yalnızca ilgili ayarlar etkinleştirildiğinde görünür: “Satınalma talebi” ve “Satınalma siparişi”, yanında da “Satın Alma Siparişi Ekle”. Süreciniz mallar gelmeden önce bir sipariş açmayı içeriyorsa, bunun için satınalma siparişi ekranını kullanın. Siparişi, durumu Sipariş Edilmiş olan bir satınalma olarak açmak mümkündür, ancak daha az temiz bir yoldur; çünkü bir satınalma belgesi faturaya dönüşmek üzere tasarlanmıştır, sipariş ise fatura değildir.

Tedarikçiler birer caridir. “Kişiler/Firmalar” açılır menüsü altında, “Tedarikçi” filtresiyle oluşturulur ve listelenirler; ayrıca tedarikçi seçicisinin yanındaki ekle düğmesiyle satınalma formundan ayrılmadan da bir tedarikçi oluşturabilirsiniz.

Tedarikçi bakiyeleri ve yaşlandırma, menünün ayrı bir bölümünde, “Tedarikçi finans merkezi” altında yer alır; bu bölüm “Tedarikçi muavin defteri”, bir ticari borçlar raporu ve bir tedarikçi yaşlandırma raporu içerir. Soru ne satın aldığımız değil de ne kadar borçlu olduğumuz olduğunda açılacak ekranlar bunlardır.

Satınalma Ekle formu

İlk kart “Satınalma Detayları” kartıdır. “Tedarikçi” ve “Şube” zorunludur. “Referans No” otomatik oluşturulması için boş bırakılabilir ve belgeyi daha sonra onunla bulmak istiyorsanız tedarikçinin kendi fatura numarasının yazılacağı yer burasıdır. “Satınalma Tarihi” muhasebe tarihidir. “Döküman Ekle”, tedarikçinin PDF'ini kayda eklemenizi sağlar; bu, satınalma sürecinin tamamındaki en değerli tek alışkanlıktır, çünkü destekleyici belgesi olmayan bir satınalma bir kanıt değil, bir iddiadır.

“Ödeme vadesi” bir sayı ile “Ay” ya da “gün” olarak girilir ve faturanın yaşlandırmada ne zaman vadesinin geleceğini belirler. Dövizli satınalma yapılandırılmışsa ayrıca bir para birimi seçicisi ve bir döviz seçildiğinde görünen “Döviz kuru” alanı bulunur.

Paranın bulunduğu yer kalemler tablosudur. Sütunları “Ürün Adı”, “Satınalma Miktarı”, “Birim Maliyet (İndirimden Önce)”, “Yüzde İndirim”, “Birim Maliyet (Vergiden Önce)”, “Ara Toplam (Vergiden Önce)”, “Ürün Vergisi”, “Net Maliyet” ve “Satır Toplamı”dır; en sonda da satış fiyatını satın alırken belirleyebilmeniz için “Birim Satış Fiyatı” bulunur. Üç vergi sütunu yalnızca işletme için satır içi vergi etkinse gösterilir; kapalıysa ızgara daha kısadır ve vergi bunun yerine belge düzeyinde ele alınır.

Alındı, Bekleyen ve Sipariş Edilmiş

“Satınalma Durumu” alanı “Alındı”, “Bekleyen”, “Sipariş Edilmiş”, “İptal Edildi” ve “Parçalı” seçeneklerini sunar. Stoğu yalnızca Alındı artırır. Satınalma satırlarını yazan kod, lokasyondaki kullanılabilir miktarı yalnızca durum Alındı olduğunda artırır; diğer her durum belgeyi yazar ve stoğa dokunmaz.

Aynı kural parayı da yönetir. Ödeme ancak satınalma durumu Alındı olduktan sonra kaydedilebilir ve aksini denerseniz sistem nedenini açıkça söyler: sipariş edilmiş ya da bekleyen bir satınalma bir taahhüttür, fatura değildir. Formdaki ödeme kartı durum Alındı olana kadar gizlidir. Bu gerçekten yararlı bir kısıttır; çünkü teslim alınmamış bir siparişe karşı ödeme yapmak, verilen avansların satınalma olarak yanlış sınıflandırılmasının yoludur.

Bir satınalmayı daha sonra Alındı'dan başka bir duruma çevirirseniz, eklenen stok yeniden çıkarılır. Tersi de ele alınır: bir satınalmayı Alındı'ya çevirmek stoğu o anda ekler. Yapmamanız gereken, zaten ödenmiş ya da iade edilmiş bir satınalmanın durumunu gelişigüzel değiştirmektir; nedenleri işlemlerin iptali ve düzeltilmesine ilişkin rehberde açıklanmıştır.

• Alındı: stok artar, fatura var olur, ödeme kaydedilebilir, defter kaydı işlenebilir.
• Sipariş Edilmiş: bir taahhüt. Stok yok, ödeme yok, defter kaydı yok.
• Bekleyen: mallar bekleniyor ama gelmedi. Stok yok, ödeme yok.
• Parçalı: siparişin bir kısmı geldi ve bu şekilde izleniyor.
• İptal Edildi: belge denetim izi için kalır, ama hiçbir şey hareket etmez.

İndirilecek KDV

Her ürün satırı, üründe tanımlı vergi oranından varsayılan değerini alan kendi vergi seçicisini taşır. Sistem satırda hem vergi hariç birim maliyeti hem de vergi dahil birim maliyeti, uygulanan vergi oranıyla birlikte saklar. Daha sonra hiçbir şeyi yeniden türetmeden bir indirilecek KDV raporunu mümkün kılan budur: vergi, raporlama anında yapılan bir hesaplama değil, satıra ait saklanmış bir olgudur.

“Birim Maliyet (Vergiden Önce)” ve “Net Maliyet” sütunları iki yönde de çalışır. Vergi hariç bir maliyet yazın, sistem onu brüte çevirir. Tedarikçi faturasının genellikle gösterdiği gibi vergi dahil bir maliyet yazın, sistem geriye doğru neti hesaplar. Birden fazla bileşen oranı olan vergi grupları bir grup olarak ele alınır.

Aynı adı taşıyan açılır kapanır bir bölümde, belge düzeyinde bir “Satınalma Vergisi” de bulunur. Bunun bilerek işletme varsayılanından önceden seçilmediğine dikkat edin: çoğu satınalma için boş bırakmak amaçlanan durumdur, çünkü vergi normalde satırlarda zaten alınmıştır. Kullanıldığı yerde yalnızca kendi vergisini taşımayan satırların net değerine uygulanır; bu da satış tarafının kaçındığı aynı çifte vergilendirme sorununu önler. Ekrana ne girilirse girilsin kaydetmeden önce sunucuda yeniden hesaplanır ve bir uyuşmazlık kabul edilmek yerine reddedilir.

Navlun ve nakliyenin kendi indirilecek KDV alanı vardır; bu alan “Nakliye Detayları” bölümünde, “Ek Nakliye ücretleri” alanının yanında “Satınalma navlun/gider indirilecek KDV” etiketiyle yer alır. Navlun vergisini mal vergisinden ayrı tutmak, indirilecek KDV'yi geri alan her işletme için önemlidir; çünkü ikisi her zaman aynı esasa göre indirilemez.

İskontolar, nakliye ve diğer maliyetler

İskontolar iki düzeyde bulunur. Her satırda, vergi öncesi birim maliyete uygulanan bir “Yüzde İndirim” vardır. Belgede ise “İndirim Türü” “Sabit” ya da “Yüzde” olan ve bir “İndirim Tutarı” içeren bir “İndirim” kartı bulunur. İkisinden daha yararlı olanı satır iskontolarıdır; çünkü stok değerlemenizi oluşturan birim maliyete yansırlar. Belge düzeyindeki bir iskonto, hangi kalemin ucuzladığını söylemez.

“Nakliye Detayları” bölümü serbest metinli bir açıklama, ek nakliye ücreti, onun indirilecek KDV'si ve faturada gelen başka her şey için dört ad ve tutar çiftini açan “Ek giderler ekleyin” etiketli bir düğme içerir. Bunlar satınalmaya karşı saklanır; böylece malları edinmenin toplam maliyeti gider defterine dağılmak yerine tek bir belgede bulunur.

İthalat için gümrük vergisini, ithalat KDV'sini, özel tüketim vergisini ve navlunu satırlara dağıtan daha kapsamlı bir yerine teslim maliyeti (landed cost) uygulaması vardır; ancak yalnızca formun ticaret bölümü aracılığıyla ithalat olarak işaretlenmiş satınalmalarda çalışır. Yurt içi bir satınalmada mekanizma ek gider alanlarıdır.

Borçlar ve tedarikçiye ödeme

Kaydedilen bir satınalma vadesi gelen olarak başlar. Ödeme durumu, ona karşı yapılan ödemelerden türetilir: ödenen tutar toplamı karşıladığında ödenmiş, bir kısmı ödenmiş ama tamamı ödenmemişken kısmi, aksi hâlde vadesi gelen. Bir ödeme her değiştiğinde yeniden hesaplanır; bu nedenle onu asla elle ayarlamamalısınız ve bunu yapacak bir alan da yoktur.

Ödemeler, satınalma formunun kendisinde, “Ödeme ekle” kartında, alışılmış “Ödendi”, “Tutar”, “Ödeme Yöntemi”, “Ödeme Hesabı” ve “Ödeme notu” alanlarıyla girilebilir. Satır menüsünün “Ödeme ekle” ve “Ödemeleri Gör” seçeneklerini sunduğu satınalma listesinden daha sonra da eklenebilir. “Ödeme ekle” işlemi yalnızca satınalma Alındı durumundayken ve henüz tamamen ödenmemişken görünür; bu, aynı kuralın ikinci bir yerde uygulanmasıdır.

Formda ayrıca, şirket tarafından ödenen bir satınalmayı bir personelin kişisel olarak ödediği ya da bir iş avansından ödenen satınalmadan ayıran bir ödeme kaynağı seçicisi bulunur. Bu seçim defterde hangi hesabın alacaklandırılacağını değiştirir; dolayısıyla süs değildir: kişisel olarak ödenen bir satınalma, tedarikçiye değil personele bir borç doğurur.

Birkaç faturayı tek seferde kapatmak ya da hesaba mahsuben bir ödeme kaydetmek için her satınalmayı tek tek açmak yerine cari düzeyindeki ödeme yolunu kullanın. Tedarikçinin güncel durumu, “Tedarikçi finans merkezi” altındaki “Tedarikçi muavin defteri” ekranındadır.

Genel deftere ne işlenir

Alındı durumundaki bir satınalma, muhasebe modülünün dinlediği bir olay tetikler. Yevmiye kaydı, stok ya da satınalma gideri hesabını satırların net değeriyle, indirilecek KDV hesabını vergiyle borçlandırır ve ticari borçları toplamla alacaklandırır. Ürün kategorilerinin kendi maliyet hesaplarının olduğu yerlerde borç kaydı kategoriye göre bölünür; böylece birkaç kategoriyi kapsayan bir satınalma, manuel analiz gerektirmeden birkaç gider ya da stok hesabına düşer.

Kapılar satış tarafındaki üç kapıyla aynıdır, bunlara durum kuralı eklenir. Satınalma Alındı olmalıdır. Muhasebe ayarlarında “Satın alma işlemlerini otomatik deftere işle” açık olmalıdır. Hesaplar /accounting/settings/mapping adresindeki “Satın alma eşleştirme” ve “Stok eşleştirme” bölümlerinde eşleştirilmiş olmalıdır. Ve satınalma tarihini kapsayan mali dönem açık olmalıdır.

Satınalma şirket tarafından değil de kişisel olarak ya da bir iş avansından ödendiyse, alacak kaydı ticari borçlara değil personel borçları ya da avans hesabına gider. Bu, defterin paranın gerçekte kime borçlu olunduğunu doğru biçimde yansıtmasıdır.

Satınalma iadeleri

İki yol vardır. Mevcut bir satınalmadan ona karşı bir iade açabilirsiniz; bu yol iade edilen miktarı satın alınan miktarla sınırlar, stoğu iade edilen miktar kadar azaltır ve iadenin vergisini yeniden hesaplamak yerine ana belgeden türetir. Mallar gerçekten bir tedarikçiye geri gittiğinde kullanılacak yol budur.

İkinci yol, tek bir orijinal satınalmayla net biçimde eşleşmeyen bir tedarikçi alacağı için bağımsız “Satınalma iadesi (borç dekontu)” ekranıdır. Bu da stoğu azaltır ve kendi belgesini oluşturur.

Defterde bir iade, satınalmanın alacaklandırdığı aynı kontrol hesabını borçlandırır ve stok ile indirilecek KDV'yi alacaklandırır; beklediğiniz ters kayıt budur. Hiç Alındı durumuna ulaşmamış bir satınalmaya karşı yapılan iade hiçbir şey işlemez; çünkü tersine çevrilecek işlenmiş bir kayıt yoktur.

Bir satınalmayı düzenlemek ve silmek

Bir satınalma, yetkiye ve satışları yöneten aynı süre sınırına, yani “Gün Bazında İşlem Düzeltme Süresi” adlı işletme ayarına bağlı olarak satınalma listesinden düzenlenebilir. Satınalmaya karşı zaten bir iade açılmışsa düzenleme reddedilir ve bunun yerine iadeyi düzenlemeniz söylenir; çünkü iade ana belgeden hesaplanmıştır ve ana belgeyi onun altından değiştirmek ikisini tutarsız bırakır.

Silme göründüğünden daha kapsamlıdır. Belge gitmeden önce ona bağlı her ödeme tersine çevrilir ve defter kaydı geri alınır, Alındı durumundaki bir satınalmanın eklediği stok yeniden çıkarılır, satınalma satırları kaldırılır ve bu satınalma satırları ile onlardan beslenen satışlar arasındaki eşleştirme yeniden kurulur. Mallar belirli bir partiden zaten satılmışsa silme, satışı sessizce sahipsiz bırakmak yerine reddedilir.

Genel kural satış tarafındakiyle aynıdır. Düzenleme, henüz hiçbir şey yapmamış bir belge ya da düzenleme süresi içindeki küçük bir düzeltme içindir. Ödenmiş, iade edilmiş ya da raporlanmış her şey bir iade ya da borç notuyla düzeltilir; böylece değişiklik, sessiz bir tadilat değil, tarihi ve gerekçesi olan bir belge olur. Bunun daha ayrıntılı anlatımı işlemlerin iptali ve düzeltilmesine ilişkin rehberdedir.

Satınalmanın doğru yere düştüğünü nerede kontrol edersiniz

Dört ekran, bir satınalmayı kaydettikten sonra aklınıza gelebilecek her soruyu birlikte yanıtlar ve hangisini açacağınızı bilmek çok fazla aramadan kurtarır.

Muhasebe modülünü de kullanıyorsanız, borçlar kontrol hesabının genel defteri satınalmayı referans numarası ekli bir alacak kaydı olarak göstermelidir. Satınalma satınalma listesinde varsa ama defterde yoksa, neden kaybolmuş bir belge değil, işleme kapılarından biridir; mizan çalıştırmaya ilişkin rehber bunun nasıl doğrulanacağını açıklar.

• “Satınalmaları Listele” (/purchases) belgeyi referansı, tedarikçisi, durumu, toplamı ve ödeme durumuyla gösterir. Satınalmanın var olduğunu ve Alındı durumunda olduğunu kontrol etmenin en hızlı yoludur.
• “Tedarikçi finans merkezi” altındaki “Tedarikçi muavin defteri”, tedarikçinin güncel durumunu gösterir: ne faturalandı, ne ödendi, ne kaldı.
• Aynı bölümdeki ticari borçlar ve tedarikçi yaşlandırma raporları aynı bilgiyi ne kadar gecikmiş olduğuna göre düzenlenmiş olarak gösterir; bu hafta neyin ödeneceğine karar verirken kullanılacak görünüm budur.
• Stok raporları malların gerçekten stoğa girip girmediğini gösterir; yanlışlıkla Bekleyen olarak kaydedilmiş bir satınalmayı yakalayan kontrol budur.

Kısa bir kontrol listesi

• Durum Alındı mı? Mallar gelmediyse olmamalıdır.
• Yeniden bulabilmeniz için tedarikçinin kendi fatura numarası “Referans No” alanında mı?
• Tedarikçinin belgesi eklendi mi?
• Satır maliyetleri, tedarikçinin belirttiği gibi vergi dahil ya da hariç, faturayla örtüşüyor mu?
• Navlun, bir satır maliyetine yedirilmek yerine kendi indirilecek KDV'siyle birlikte bir nakliye ücreti olarak mı girildi?
• Ödeme kaynağı doğru mu: şirket, kişisel ya da iş avansı?
• Faturanın borçlar raporunda doğru yaşlanması için ödeme vadesi tanımlı mı?
• Stok gerçekten hareket etti mi? Etmediyse durum muhtemelen Alındı değildi.