如何录入采购

一笔采购是三个事实，而不是一个

供应商发来货物和发票时，会产生三个彼此独立的事实：您承诺购买某物；您收到了某物；您欠某人钱。在小企业里，这三者同时到来，被当作一件事记录。而在任何有交货周期的企业里，它们相隔数天甚至数周；一个无法将它们分开的会计系统，要么会高估您并不拥有的存货，要么会低估您实际承担的负债。

Skyline Nexus 通过采购表单上的一个字段——“采购状态”——将它们分开。该字段的分量超过界面上的其他任何内容：它决定存货是否变动、能否付款，以及总账能否看到一笔负债。

“添加采购”表单上的其他一切（而且内容很多），都是挂在这三个事实上的细节。状态设对了，其余的只是数据录入；状态设错了，您要么凭空造出了存货，要么隐藏了一笔应付款。

采购界面在哪里

左侧菜单中有一个“采购”下拉菜单。您最常用的入口是“采购列表”（/purchases）和“添加采购”（/purchases/create）。与之并列的还有“采购退货列表”（/purchase-return）、“采购退货（借项通知单）”（/purchase-return/create）和“采购借项通知单”（/purchase-debit-note）。

另有两个入口只有在启用相应设置后才会出现：“采购申请”和“采购订单”，后者旁边还有“添加采购订单”。如果您的流程需要在到货之前先下订单，请使用采购订单界面。也可以把订单录为一笔状态为“已订购”的采购，但这是不那么清晰的做法，因为采购单据的设计用途是成为一张账单，而订单并不是账单。

供应商属于联系人。它们在“联系人”下拉菜单中创建和列出（筛选为供应商）；您也可以不离开采购表单，直接使用供应商选择框旁边的添加按钮新建一个。

供应商余额和账龄位于菜单中单独的“供应商财务中心”部分，其中包括“供应商账簿”、一份应付账款报告和一份供应商账龄报告。当问题是“我们欠多少钱”而不是“我们买了什么”时，就应打开这些界面。

“添加采购”表单

第一张卡片是“采购详情”。“供应商”和“营业位置”为必填项。“参考编号”可以留空以自动生成；如果您希望日后能按供应商自己的发票号找到这张单据，就应把该号码填在这里。“采购日期”是会计日期。“附加文档”可让您将供应商的 PDF 存储在该记录上——这是整个采购流程中价值最高的一个习惯，因为没有支持性单据的采购只是一种说法，而不是证据。

“付款期限”以数字加“月”或“天”录入，决定这张账单在账龄中何时到期。如果配置了外币采购，还会出现币种选择框和“货币汇率”字段，后者在选择外币后显示。

金额的关键在明细表。其各列为“产品名称”“采购数量”“单位成本（折扣前）”“折扣百分比”“单位成本 (税前)”“小计 (税前)”“产品税”“净成本”和“行总计”，最后一列是“单位销售价格”，以便您在采购时即设定售价。三个税务列仅在企业启用行内税时显示；未启用时，表格会短一些，税额改在单据层面处理。

“已收货”“待处理”与“已订购”

“采购状态”字段提供“已收货”“待处理”“已订购”“已取消”和“部分”几个选项。只有“已收货”会增加存货。写入采购明细行的代码只在状态为“已收货”时才增加该地点的可用数量；其他任何状态都只写入单据，存货保持不变。

同样的规则也适用于资金。只有在采购状态为“已收货”后才能记录付款；如果您试图提前付款，系统会直截了当地说明原因：已订购或待处理的采购是一项承诺，而不是一张账单。在状态变为“已收货”之前，表单上的付款卡片是隐藏的。这是一项真正有用的约束，因为为尚未收货的订单付款，正是预付款被误分类为采购的根源。

如果您之后把一笔采购从“已收货”改为其他状态，之前增加的存货会被扣回。反向操作同样会被处理：将采购改为“已收货”时，存货在那一刻增加。您不应做的，是对已经付款或已经退货的采购随意修改状态，原因见关于取消和更正交易的指南。

• “已收货”：存货增加，账单成立，可以记录付款，总账可以过账。
• “已订购”：一项承诺。不动存货、不付款、不生成总账分录。
• “待处理”：货物预计到达但尚未入库。不动存货、不付款。
• “部分”：订单中的一部分已到货，并按此跟踪。
• “已取消”：单据保留以供审计追踪，但不引起任何变动。

进项税

每个商品行都有自己的税率选择框，默认取商品上设置的税率。系统会在明细行上同时存储不含税单位成本和含税单位成本，以及所适用的税率。这使日后编制进项税报告时无需重新推导任何数据：税额是明细行上存储的事实，而不是在出报表时才进行的计算。

“单位成本 (税前)”和“净成本”两列可以双向计算。输入不含税成本，系统会将其换算为含税金额；输入含税成本（供应商发票上通常显示的就是含税成本），系统会倒推出不含税金额。由多个分项税率组成的税组会作为一个整体处理。

此外还有单据层面的“采购税”，位于同名的可折叠区域中。请注意，它被刻意设计为不从企业默认值中预先选定：对大多数采购而言，留空才是预期状态，因为税额通常已在明细行上记录。如果使用它，它只适用于本身不带税的明细行的不含税金额，从而避免了销售端同样会规避的重复征税问题。界面上录入的任何数值在保存前都会在服务器端重新计算，不一致的将被拒绝而非接受。

运费和运输费用有自己的进项税字段，名为“采购运费/费用进项增值税”，位于“运输详情”区域中，与“附加运费”并列。对于任何抵扣进项税的企业来说，把运费的税额与货物的税额分开都很重要，因为两者并不总是按相同的基础抵扣。

折扣、运费及其他成本

折扣存在于两个层级。每一行都有“折扣百分比”，作用于税前单位成本。单据上有一张“折扣”卡片，包括“折扣类型”（“固定”或“百分比”）和“折扣金额”。两者中行折扣更有用，因为它会进入构成存货计价的单位成本；而单据层面的折扣无法告诉您是哪件商品变便宜了。

“运输详情”区域包括一个自由文本说明、附加运费、其进项税，以及一个名为“添加附加费用”的按钮，点击后会显示四组名称与金额，用于录入发票上的其他任何费用。这些都存储在该采购上，因此取得货物的全部成本集中在一张单据上，而不是分散在费用明细账中。

对于进口，有一套更完整的到岸成本处理，会把关税、进口增值税、消费税和运费分摊到各明细行，但它只适用于通过表单的贸易部分标记为进口的采购。对于国内采购，附加费用字段就是相应的处理机制。

应付账款与向供应商付款

保存后的采购起初为未付状态。付款状态由已付金额推算：已付金额覆盖总额时为已付，已付部分但未付清时为部分付款，其余情况为未付。每次付款变动时都会重新计算，因此您永远不应手工设置它，界面上也没有可以这样做的字段。

可以直接在采购表单的“添加付款”卡片中录入付款，包含常见的“付款日期”“金额”“付款方式”“付款账户”和“付款备注”字段。也可以日后从采购列表中添加，其行菜单提供“添加付款”和“查看付款”。只有当采购为“已收货”且尚未全额付清时，“添加付款”操作才会出现——这是同一条规则，在第二个地方再次执行。

表单上还有一个付款来源选择框，用于区分由公司支付的采购、由员工个人垫付的采购，以及从现金预支中支付的采购。这一选择会改变总账中被贷记的账户，因此并非装饰：个人垫付的采购形成的是对该员工的应付款，而不是对供应商的应付款。

要一次结清多张账单，或记录一笔不对应具体账单的付款，请使用联系人层面的付款途径，而不是逐一打开每笔采购。供应商的累计往来状况显示在“供应商财务中心”下的“供应商账簿”界面中。

过入总账的内容

一笔已收货的采购会触发一个事件，会计模块会监听该事件。会计分录借记存货或采购费用，金额为各明细行的不含税金额；借记进项增值税，金额为税额；贷记应付账款，金额为总额。如果商品分类设有各自的成本账户，借方会按分类拆分，因此一笔涵盖多个分类的采购无需手工分析，就会落入多个费用或存货账户。

关口与销售端相同，共三道，再加上状态规则。采购必须为“已收货”。会计设置中必须开启“自动过账采购交易”。账户必须完成映射，位于 /accounting/settings/mapping 的“采购映射”和“存货”部分。并且，采购日期所在的会计期间必须处于开启状态。

如果采购由个人垫付或从现金预支中支付，而不是由公司支付，贷方记入员工应付款或预支账户，而不是应付账款。这是总账如实反映了实际上欠谁的钱。

采购退货

有两种途径。其一，您可以针对一笔现有采购发起退货：退货数量以采购数量为上限，存货按退货数量减少，退货的税额取自原单据，而不是重新计算。当货物确实退回供应商时，应使用这一途径。

其二是独立的“采购退货（借项通知单）”界面，用于无法清晰对应某一笔原始采购的供应商贷项。它同样会减少存货并生成自己的单据。

在总账中，退货借记采购时所贷记的同一控制账户，并贷记存货和进项税，这正是您所预期的冲回。针对从未达到“已收货”状态的采购所做的退货不会过账，因为原本就没有可冲回的过账。

编辑和删除采购

可以从采购列表编辑采购，但需具备相应权限，并受与销售相同的时间限制约束，即名为“交易编辑天数”的业务设置。如果已针对该采购发起了退货，编辑会被拒绝，系统会提示您改为编辑退货单，因为退货是根据原单据计算的，在其底下修改原单据会导致两者不一致。

删除比看上去更为周全。在单据被删除之前，附在其上的每一笔付款都会被冲回并撤销其总账分录，已收货采购所增加的存货会被扣回，采购明细行会被移除，这些采购明细行与所有从中出货的销售之间的分配关系也会被重建。如果货物已从某一特定批次售出，删除会被拒绝，而不是让那笔销售悄然失去来源。

一般规则与销售端相同。编辑适用于尚未产生任何影响的单据，或编辑期限内的小幅更正。任何已付款、已退货或已申报的内容，都应通过退货单或借项通知单来更正，使变更成为一份有日期、有理由的单据，而不是一次悄无声息的修改。关于取消和更正交易的指南对此有更全面的说明。

在哪里检查采购是否正确入账

保存采购后您可能会有的每一个问题，都能由以下四个界面回答；知道该打开哪一个，能省去大量翻找。

如果您同时使用会计模块，应付账款控制账户的总账应显示该采购为一笔贷方记录，并附有参考编号。如果采购在采购列表中但不在总账中，原因是某道过账关口，而不是单据丢失；关于运行试算平衡表的指南说明了如何确认这一点。

• “采购列表”（/purchases）显示单据及其参考编号、供应商、状态、总额和付款状态。这是确认采购存在且为“已收货”的最快方式。
• “供应商财务中心”下的“供应商账簿”显示供应商的累计往来状况：开票多少、付款多少、尚余多少。
• 同一部分中的应付账款报告和供应商账龄报告，按逾期程度组织同样的信息，是决定本周付哪些款时应使用的视图。
• 存货报表显示货物是否确实已入库，这项检查能发现误存为“待处理”的采购。

简短核对清单

• 状态是否为“已收货”？如果货物尚未入库，就不应如此。
• 供应商自己的发票号是否填在“参考编号”中，以便日后查找？
• 是否附上了供应商的单据？
• 明细行成本是否与发票一致，并按供应商所示的含税或不含税口径录入？
• 运费是否作为运费录入并带有其自身的进项税，而不是摊进某一行的成本？
• 付款来源是否正确：公司、个人，还是现金预支？
• 是否设置了付款期限，使账单在应付账款报告中正确计算账龄？
• 存货是否确实变动了？如果没有，状态很可能不是“已收货”。