Como registar uma compra

Uma compra são três factos, não um

Quando um fornecedor envia mercadoria e uma fatura, surgem três factos distintos. Comprometeu-se a comprar algo. Recebeu algo. Deve dinheiro a alguém. Numa pequena empresa estes factos chegam juntos e são registados como um único ato. Em qualquer empresa com prazos de entrega chegam com dias ou semanas de intervalo, e um sistema contabilístico que não os consiga manter separados vai ou sobreavaliar stock que não tem ou subavaliar passivos que tem.

O Skyline Nexus mantém-nos separados através de um único campo do formulário de compra, o «Estado da compra». Esse campo tem mais peso do que qualquer outro no ecrã: decide se o stock se movimenta, se pode ser registado um pagamento e se a contabilidade vê um passivo.

Tudo o resto no formulário «Adicionar compra», e é bastante, é pormenor pendurado nesses três factos. Acerte no estado e o resto é introdução de dados. Erre no estado e terá inventado stock ou escondido uma dívida a fornecedor.

Onde estão os ecrãs de compras

O menu lateral tem um menu suspenso «Compras». As entradas que vai usar mais são «Lista de compras» (/purchases) e «Adicionar compra» (/purchases/create). Ao lado estão «Lista de devoluções de compra» (/purchase-return), «Devolução de compra (nota de débito)» (/purchase-return/create) e «Nota de débito de compra» (/purchase-debit-note).

Há mais duas entradas que só aparecem quando as definições correspondentes estão ativadas: «Requisição de compra» e «Encomenda a fornecedor», com «Adicionar encomenda a fornecedor» ao lado. Se o seu processo envolve emitir uma encomenda antes de a mercadoria chegar, use o ecrã de encomenda a fornecedor para isso. Emitir a encomenda como uma compra com o estado «Solicitado» é possível, mas é o caminho menos limpo, porque um documento de compra foi desenhado para se tornar uma fatura de fornecedor e uma encomenda não o é.

Os fornecedores são contactos. São criados e listados no menu suspenso «Contactos», filtrados por «Fornecedor», e também pode criar um sem sair do formulário de compra, com o botão de adicionar ao lado do seletor de fornecedor.

Os saldos e a antiguidade de fornecedores vivem numa secção separada do menu, «Centro financeiro do fornecedor», que contém «Razão do fornecedor», um relatório de contas a pagar e um relatório de antiguidade de saldos de fornecedores. São esses os ecrãs a abrir quando a pergunta é quanto devemos, e não o que comprámos.

O formulário «Adicionar compra»

O primeiro cartão é «Detalhes da compra». «Fornecedor» e «Localização da empresa» são obrigatórios. «Número de referência» pode ficar em branco para ser gerado automaticamente, e é aí que deve ficar o número da fatura do próprio fornecedor, se quiser encontrar o documento por ele mais tarde. «Data de compra» é a data contabilística. «Anexar documento» permite guardar o PDF do fornecedor junto do registo, que é o hábito de maior valor de todo o processo de compras, porque uma compra sem o seu documento de suporte é uma afirmação e não uma prova.

O «Prazo de pagamento» é introduzido como um número mais «Meses» ou «dias» e determina quando a fatura vence na antiguidade de saldos. Quando a compra em moeda estrangeira está configurada, aparece também um seletor de moeda e um campo «Taxa de câmbio da moeda», visível assim que é escolhida uma moeda estrangeira.

A tabela de artigos é onde está o dinheiro. As colunas são «Nome do produto», «Quantidade de compra», «Custo unitário (antes de desconto)», «Porcentagen de Desconto», «Custo unitário (antes dos impostos)», «Subtotal (antes de impostos)», «Imposto sobre produtos», «Custo líquido» e «Linha total», com «Preço unitário de venda» no fim para poder definir o preço de venda no momento da compra. As três colunas de imposto só aparecem quando o imposto em linha está ativado para a empresa; com ele desligado, a grelha é mais curta e o imposto é tratado ao nível do documento.

Recebido, pendente e Solicitado

O campo «Estado da compra» oferece «Recebido», «pendente», «Solicitado», «Cancelado» e «Parcial». Só «Recebido» aumenta o stock. O código que grava as linhas de compra só aumenta a quantidade disponível no local quando o estado é «Recebido»; qualquer outro estado grava o documento e deixa o stock intacto.

A mesma regra rege o dinheiro. Só é possível registar um pagamento quando o estado da compra é «Recebido», e se tentar de outra forma o sistema explica porquê com todas as letras: uma compra encomendada ou pendente é um compromisso, não uma fatura a pagar. O cartão de pagamento do formulário fica escondido até o estado ser «Recebido». É uma restrição genuinamente útil, porque pagar contra uma encomenda ainda não recebida é a forma como os adiantamentos acabam classificados erradamente como compras.

Se mais tarde alterar uma compra de «Recebido» para outro estado, o stock que tinha sido acrescentado volta a sair. O inverso também é tratado: passar uma compra para «Recebido» acrescenta o stock nesse momento. O que não deve fazer é alterar o estado de ânimo leve numa compra já paga ou devolvida, pelas razões expostas no guia sobre anular e corrigir transações.

• «Recebido»: o stock aumenta, a fatura a pagar existe, pode ser registado um pagamento, a contabilidade pode lançar.
• «Solicitado»: um compromisso. Sem stock, sem pagamento, sem lançamento contabilístico.
• «pendente»: mercadoria esperada mas ainda não entrada. Sem stock, sem pagamento.
• «Parcial»: parte da encomenda chegou, e é registada como tal.
• «Cancelado»: o documento mantém-se para o histórico de auditoria, mas nada se movimenta.

IVA dedutível

Cada linha de produto tem o seu próprio seletor de imposto, que assume por omissão a taxa definida no produto. O sistema guarda na linha tanto o custo unitário sem imposto como o custo unitário com imposto, juntamente com a taxa aplicada. É isso que torna possível mais tarde um relatório de IVA dedutível sem voltar a derivar nada: o imposto é um facto guardado sobre a linha, e não um cálculo feito no momento do relatório.

As colunas «Custo unitário (antes dos impostos)» e «Custo líquido» funcionam nos dois sentidos. Introduza um custo sem imposto e o sistema acrescenta o imposto. Introduza um custo com imposto incluído, que é o que uma fatura de fornecedor normalmente mostra, e ele calcula para trás até ao valor líquido. Os grupos de imposto com várias taxas componentes são tratados como grupo.

Existe também um imposto ao nível do documento, «Imposto sobre compras», numa secção recolhível com o mesmo nome. Repare que deliberadamente não vem pré-selecionado a partir da predefinição da empresa: deixá-lo em branco é o estado pretendido para a maioria das compras, porque o imposto normalmente já foi registado nas linhas. Quando é usado, aplica-se apenas ao valor líquido das linhas que não têm imposto próprio, o que evita o mesmo problema de dupla tributação que o lado das vendas evita. Tudo o que é introduzido no ecrã é recalculado no servidor antes da gravação, e uma divergência é rejeitada em vez de aceite.

O frete e os portes têm o seu próprio campo de IVA dedutível, chamado «Purchase freight and expenses input VAT», na secção «Detalhes de envio», ao lado de «Custos adicionais de envio». Manter o imposto do frete separado do imposto da mercadoria é importante para qualquer empresa que deduz IVA, porque os dois nem sempre são dedutíveis nas mesmas condições.

Descontos, portes e outros custos

Os descontos existem a dois níveis. Cada linha tem uma «Porcentagen de Desconto» aplicada ao custo unitário antes de imposto. O documento tem um cartão «Desconto» com um «Tipo de desconto», «Fixo» ou «Percentagem», e um «Valor do desconto». Os descontos de linha são os mais úteis dos dois, porque passam para o custo unitário que se torna a valorização do seu stock; um desconto ao nível do documento não lhe diz que artigo ficou mais barato.

A secção «Detalhes de envio» contém uma descrição livre, o custo adicional de envio, o respetivo imposto dedutível e um botão chamado «Adicionar despesas adicionais» que mostra quatro pares de nome e valor para qualquer outra coisa que venha na fatura. Ficam guardados na compra, pelo que o custo total de aquisição da mercadoria está num único documento em vez de espalhado pela conta de despesas.

Para as importações existe um tratamento mais completo do custo de aquisição que distribui direitos aduaneiros, IVA na importação, impostos especiais de consumo e frete pelas linhas, mas só corre em compras marcadas como importação através da secção de comércio do formulário. Para uma compra nacional, o mecanismo são os campos de despesas adicionais.

Contas a pagar e o pagamento ao fornecedor

Uma compra gravada começa em dívida. O estado de pagamento é derivado do que foi pago sobre ela: pago quando o valor pago cobre o total, parcial enquanto foi pago algo mas não tudo, e em dívida nos restantes casos. É recalculado sempre que um pagamento muda, pelo que nunca o deve definir à mão, e não existe campo para isso.

Os pagamentos podem ser introduzidos no próprio formulário de compra, no cartão «Adicionar pagamento», com os habituais campos «Pago em», «Valor», «Método de pagamento», «Conta de pagamento» e «Nota de pagamento». Também podem ser adicionados mais tarde a partir da lista de compras, onde o menu da linha oferece «Adicionar pagamento» e «Ver pagamentos». A ação «Adicionar pagamento» só aparece quando a compra está em «Recebido» e ainda não está totalmente paga, que é a mesma regra de antes, aplicada num segundo sítio.

Há também no formulário um seletor da origem do pagamento, que distingue uma compra paga pela empresa de uma paga pessoalmente por um trabalhador ou a partir de um adiantamento de caixa. Essa escolha altera a conta creditada na contabilidade, pelo que não é cosmética: uma compra paga pessoalmente cria uma dívida ao trabalhador, e não ao fornecedor.

Para liquidar várias faturas de uma vez, ou registar um pagamento por conta, use o pagamento ao nível do contacto em vez de abrir cada compra. A posição corrente do fornecedor está no ecrã «Razão do fornecedor», dentro de «Centro financeiro do fornecedor».

O que é lançado no razão geral

Uma compra recebida dispara um evento que o módulo de contabilidade escuta. O lançamento debita o stock ou o gasto de compras pelo valor líquido das linhas, debita IVA dedutível pelo imposto e credita contas a pagar pelo total. Quando as categorias de produto têm as suas próprias contas de custo, o débito é repartido por categoria, pelo que uma compra que abrange várias categorias cai em várias contas de gastos ou de stock sem análise manual.

As condições são as mesmas três do lado das vendas, mais a regra do estado. A compra tem de estar em «Recebido». «Contabilizar automaticamente transações de compra» tem de estar ligado nas definições de contabilidade. As contas têm de estar mapeadas, nas secções «Mapeamento de compras» e «Mapeamento de inventário» em /accounting/settings/mapping. E o período fiscal que abrange a data da compra tem de estar aberto.

Se a compra foi paga pessoalmente ou a partir de um adiantamento de caixa em vez de pela empresa, o crédito vai para a conta a pagar ao trabalhador ou para a conta de adiantamentos, e não para fornecedores. É a contabilidade a refletir corretamente a quem o dinheiro é efetivamente devido.

Devoluções de compras

Há dois caminhos. A partir de uma compra existente, pode registar uma devolução sobre ela, o que limita a quantidade devolvida ao que foi comprado, reduz o stock pela quantidade devolvida e deriva o imposto da devolução a partir do documento de origem em vez de o recalcular. É o caminho a usar quando a mercadoria volta efetivamente para um fornecedor.

O segundo caminho é o ecrã autónomo «Devolução de compra (nota de débito)», para um crédito de fornecedor que não corresponde claramente a uma única compra original. Também reduz o stock e cria o seu próprio documento.

Na contabilidade, uma devolução debita a mesma conta de controlo que a compra creditou e credita o stock e o IVA dedutível, que é a reversão que seria de esperar. Uma devolução sobre uma compra que nunca chegou a «Recebido» não lança nada, porque nada foi lançado que haja a reverter.

Editar e eliminar uma compra

Uma compra pode ser editada a partir da lista de compras, sujeita a permissão e ao mesmo limite de tempo que se aplica às vendas, uma definição da empresa chamada «Dias de edição da transação». Se já tiver sido registada uma devolução sobre a compra, a edição é recusada e o sistema indica que deve editar a devolução, porque a devolução foi calculada a partir do documento de origem e alterar este por baixo dela deixaria os dois incoerentes.

Eliminar é mais minucioso do que parece. Antes de o documento desaparecer, cada pagamento associado é revertido e o respetivo lançamento anulado, o stock que uma compra recebida acrescentou volta a sair, as linhas de compra são removidas e a imputação entre essas linhas de compra e quaisquer vendas que delas se abasteceram é reconstruída. Se a mercadoria já tiver sido vendida a partir de um lote específico, a eliminação é recusada em vez de deixar a venda órfã em silêncio.

A regra geral é a mesma do lado das vendas. A edição serve para um documento que ainda não fez nada, ou para uma pequena correção dentro do prazo de edição. Tudo o que já foi pago, devolvido ou reportado corrige-se com uma devolução ou uma nota de débito, para que a alteração seja um documento com data e motivo, e não uma emenda discreta. Há um tratamento mais completo deste tema no guia sobre anular e corrigir transações.

Onde confirmar que a compra ficou bem registada

Quatro ecrãs respondem entre si a todas as perguntas que possa ter depois de gravar uma compra, e saber qual abrir poupa muita procura.

Se também usar o módulo de contabilidade, o razão geral da conta de controlo de fornecedores deve mostrar a compra como um crédito com o número de referência associado. Se a compra estiver na lista de compras mas não na contabilidade, a causa é uma das condições de lançamento e não um documento perdido, e o guia sobre como obter um balancete explica como o confirmar.

• «Lista de compras» (/purchases) mostra o documento com a referência, o fornecedor, o estado, o total e o estado de pagamento. É a verificação mais rápida de que a compra existe e está em «Recebido».
• «Razão do fornecedor», dentro de «Centro financeiro do fornecedor», mostra a posição corrente do fornecedor: o que foi faturado, o que foi pago, o que falta.
• Os relatórios de contas a pagar e de antiguidade de saldos de fornecedores, na mesma secção, mostram a mesma informação organizada pelo atraso, que é a vista a usar quando decide o que pagar esta semana.
• Os relatórios de stock mostram se a mercadoria entrou de facto em stock, que é a verificação que apanha uma compra gravada como «pendente» por engano.

Uma lista de verificação curta

• O estado é «Recebido»? Se a mercadoria não entrou, não deve ser.
• O número da fatura do próprio fornecedor está em «Número de referência», para a poder voltar a encontrar?
• O documento do fornecedor está anexado?
• Os custos das linhas coincidem com a fatura, com ou sem imposto, tal como o fornecedor os indica?
• O frete está introduzido como custo de envio com o seu próprio IVA dedutível, em vez de diluído no custo de uma linha?
• A origem do pagamento está correta: empresa, pessoal ou adiantamento de caixa?
• O prazo de pagamento está definido para que a fatura envelheça corretamente no relatório de contas a pagar?
• O stock movimentou-se mesmo? Se não, o estado provavelmente não era «Recebido».