كيف تسجّل عملية شراء

الشراء ثلاث وقائع لا واقعة واحدة

حين يرسل المورد البضاعة والفاتورة تنشأ ثلاث وقائع منفصلة: أنك التزمت بشراء شيء، وأنك استلمت شيئاً، وأنك مدين لأحد بمال. وفي المنشأة الصغيرة تصل هذه الوقائع معاً وتُسجَّل كفعل واحد. أما في أي منشأة تتعامل مع مُهل توريد فتصل متباعدة بأيام أو أسابيع، والنظام المحاسبي الذي لا يستطيع الفصل بينها سيضخّم مخزوناً لا تملكه أو يقلّل التزامات عليك.

يفصل Skyline Nexus بينها عبر حقل واحد في نموذج الشراء هو «حالة الشراء». وهذا الحقل أثقل وزناً من أي شيء آخر في الشاشة: فهو يحدد هل يتحرك المخزون، وهل يمكن تسجيل دفعة، وهل يرى دفتر الأستاذ التزاماً.

كل ما عدا ذلك في نموذج «إضافة فاتورة مشتريات»، وهو كثير، تفاصيل معلّقة على هذه الوقائع الثلاث. اضبط الحالة صحيحة يصبح الباقي إدخال بيانات. وإن أخطأت فيها فإما أنك اختلقت مخزوناً أو أخفيت ذمة دائنة.

أين توجد شاشات الشراء

تحتوي القائمة الجانبية على قائمة منسدلة بعنوان «المشتريات». والخيارات الأكثر استخداماً فيها «قائمة المشتريات» (/purchases) و«إضافة فاتورة مشتريات» (/purchases/create). وإلى جانبهما «قائمة مرتجع المشتريات» (/purchase-return) و«مرتجع مشتريات (إشعار مدين)» (/purchase-return/create) و«إشعار مدين للمشتريات» (/purchase-debit-note).

ويظهر خياران آخران فقط عند تفعيل الإعدادات المقابلة لهما: «طلب شراء» و«أمر شراء»، ومعه «إضافة أمر شراء». فإذا كانت إجراءاتك تتضمن إصدار أمر قبل وصول البضاعة، فاستخدم شاشة أمر الشراء لذلك. أما تسجيل الأمر كعملية شراء بحالة «تم الطلب» فممكن لكنه المسار الأقل نظافة، لأن مستند الشراء مصمم ليصبح فاتورة مورد، والأمر ليس كذلك.

الموردون جهات اتصال، يُنشؤون ويُعرضون تحت القائمة المنسدلة «جهات الاتصال» مع التصفية على «المورد»، ويمكنك أيضاً إنشاء مورد دون مغادرة نموذج الشراء عبر زر الإضافة المجاور لمحدد المورد.

أما أرصدة الموردين وأعمار ديونهم فتوجد في قسم مستقل من القائمة هو «مركز الموردين المالي»، ويضم «دفتر الأستاذ للمورد» وتقرير الذمم الدائنة وتقرير أعمار ديون الموردين. وهذه هي الشاشات التي تفتحها حين يكون السؤال «كم ندين؟» لا «ماذا اشترينا؟».

نموذج «إضافة فاتورة مشتريات»

البطاقة الأولى هي «تفاصيل الشراء». وحقلا «المورد» و«الفرع» إلزاميان. ويمكن ترك «الرقم المرجعي» فارغاً ليُنشأ تلقائياً، وهو المكان المناسب لرقم فاتورة المورد نفسه إن أردت العثور على المستند به لاحقاً. و«تاريخ الشراء» هو التاريخ المحاسبي. ويتيح لك «إرفاق مستند» حفظ ملف PDF الخاص بالمورد مع السجل، وهذه أعلى العادات قيمةً في دورة الشراء كلها، لأن الشراء بلا مستنده المؤيد ادعاءٌ لا دليل.

تُدخل «فترة الدفع» رقماً مع «الأشهر» أو «أيام»، وتحدد متى تستحق الفاتورة في تقرير الأعمار. وحيث يكون الشراء بالعملات الأجنبية مُعدّاً، يظهر لك محدد للعملة وحقل «سعر صرف العملة» الذي يظهر بمجرد اختيار عملة أجنبية.

جدول الأصناف هو موضع المال. وأعمدته: «اسم المنتج»، و«كمية الشراء»، و«تكلفة الوحدة (قبل الخصم)»، و«نسبة الخصم»، و«تكلفة الوحدة (قبل الضريبة)»، و«الإجمالي الفرعي (قبل الضريبة)»، و«ضريبة المنتج»، و«صافي التكلفة»، و«إجمالي الصنف»، ثم «سعر البيع للوحدة» في النهاية لتحدد سعر البيع لحظة الشراء. ولا تظهر أعمدة الضريبة الثلاثة إلا إذا كانت الضريبة على مستوى البند مفعّلة للمنشأة؛ فإن كانت معطّلة كانت الشبكة أقصر وعولجت الضريبة على مستوى المستند.

«مستلم» و«قيد الانتظار» و«تم الطلب»

يعرض حقل «حالة الشراء» الخيارات: «مستلم» و«قيد الانتظار» و«تم الطلب» و«ملغي» و«جزئي». و«مستلم» وحده يزيد المخزون. فالشيفرة التي تكتب بنود الشراء لا تزيد الكمية المتاحة في الفرع إلا عندما تكون الحالة «مستلم»؛ وكل حالة أخرى تكتب المستند وتترك المخزون كما هو.

والقاعدة نفسها تحكم المال. فلا يمكن تسجيل دفعة إلا بعد أن تصبح حالة الشراء «مستلم»، وإذا حاولت غير ذلك أخبرك النظام بالسبب صراحة: الشراء الذي تم طلبه أو ما زال قيد الانتظار التزامٌ لا فاتورة. وتبقى بطاقة الدفع في النموذج مخفية حتى تصبح الحالة «مستلم». وهذا قيد مفيد فعلاً، لأن الدفع مقابل أمر لم تستلمه هو الطريق الذي تنتهي به الدفعات المقدمة مصنّفةً خطأً مشترياتٍ.

إذا غيّرت لاحقاً حالة شراء من «مستلم» إلى غيرها، يُسحب المخزون الذي أُضيف. والعكس مُعالَج كذلك: نقل الشراء إلى «مستلم» يضيف المخزون عند تلك اللحظة. أما ما لا ينبغي فعله فهو تغيير الحالة باستخفاف في شراء دُفع أو أُرجع جزء منه، للأسباب المشروحة في الدليل الخاص بإلغاء المعاملات وتصحيحها.

• «مستلم»: يزيد المخزون، وتوجد فاتورة المورد، ويمكن تسجيل الدفع، ويمكن الترحيل إلى دفتر الأستاذ.
• «تم الطلب»: التزام. لا مخزون ولا دفعة ولا قيد في دفتر الأستاذ.
• «قيد الانتظار»: بضاعة متوقعة لم تصل. لا مخزون ولا دفعة.
• «جزئي»: وصل جزء من الطلب، ويُتتبَّع على هذا الأساس.
• «ملغي»: يبقى المستند لأغراض مسار التدقيق لكن لا يتحرك شيء.

ضريبة المدخلات

يحمل كل صف منتج محدداً ضريبياً خاصاً به، قيمته الافتراضية مأخوذة من النسبة الضريبية المضبوطة في المنتج. ويخزّن النظام في البند تكلفة الوحدة قبل الضريبة وتكلفة الوحدة شاملةً الضريبة، ومعهما النسبة الضريبية المطبقة. وهذا ما يجعل تقرير ضريبة المدخلات ممكناً لاحقاً دون إعادة اشتقاق أي شيء: فالضريبة واقعة مخزّنة عن البند، لا عملية حسابية تُجرى وقت إعداد التقرير.

يعمل عمودا «تكلفة الوحدة (قبل الضريبة)» و«صافي التكلفة» في الاتجاهين. اكتب التكلفة قبل الضريبة فيضيف النظام الضريبة إليها. واكتب التكلفة شاملةً الضريبة، وهي ما تُظهره فاتورة المورد عادة، فيحتسب الصافي عكسياً. أما المجموعات الضريبية ذات النسب المتعددة فتُعالج كمجموعة واحدة.

وهناك كذلك «ضريبة المشتريات» على مستوى المستند، في قسم قابل للطي يحمل الاسم نفسه. ولاحظ أنها لا تُختار مسبقاً من الإعداد الافتراضي للمنشأة عن قصد: فتركها فارغة هو الوضع المقصود لمعظم المشتريات، لأن الضريبة تكون قد سُجّلت عادة على البنود. وحيث تُستخدم، فإنها لا تنطبق إلا على صافي قيمة البنود التي لا تحمل ضريبتها الخاصة، وبهذا تُمنع مشكلة الازدواج الضريبي نفسها التي يتجنبها جانب المبيعات. وكل ما يُدخل على الشاشة يُعاد احتسابه على الخادم قبل الحفظ، ويُرفض أي عدم تطابق بدلاً من قبوله.

للشحن والنقل حقل ضريبة مدخلات خاص بهما، عنوانه «ضريبة المدخلات — شحن/مصاريف الشراء»، في قسم «تفاصيل الشحن» إلى جانب «تكاليف الشحن الإضافية». وفصل ضريبة الشحن عن ضريبة البضاعة مهم لأي منشأة تسترد ضريبة المدخلات، لأن الاثنتين لا تكونان دائماً قابلتين للاسترداد على الأساس نفسه.

الخصومات والشحن والتكاليف الأخرى

توجد الخصومات على مستويين. لكل بند «نسبة الخصم» التي تُطبَّق على تكلفة الوحدة قبل الضريبة. وللمستند بطاقة «الخصم» فيها «نوع الخصم» بخياري «ثابت» أو «النسبة المئوية»، و«قيمة الخصم». وخصومات البنود هي الأنفع من الاثنين لأنها تنساب إلى تكلفة الوحدة التي تصبح أساس تقييم مخزونك؛ أما الخصم على مستوى المستند فلا يخبرك أيّ صنف انخفضت تكلفته.

يضم قسم «تفاصيل الشحن» وصفاً نصياً حراً، ورسوم الشحن الإضافية، وضريبة مدخلاتها، وزراً عنوانه «إضافة مصروفات إضافية» يكشف أربعة أزواج من الاسم والمبلغ لأي شيء آخر ورد في الفاتورة. وتُخزَّن هذه مع الشراء، فتجتمع التكلفة الكاملة لاقتناء البضاعة في مستند واحد بدلاً من تفرقها في دفتر المصروفات.

وللاستيراد معالجة أشمل لتكلفة الوصول، توزّع الرسوم الجمركية وضريبة القيمة المضافة على الاستيراد والضريبة الانتقائية والشحن على البنود، لكنها لا تعمل إلا على المشتريات المعلَّمة بوصفها استيراداً عبر قسم التجارة في النموذج. أما في الشراء المحلي فحقول المصروفات الإضافية هي الآلية المعتمدة.

الذمم الدائنة والدفع للمورد

يبدأ الشراء المحفوظ بحالة «مستحق». وحالة الدفع مشتقة مما دُفع مقابله: «مدفوع» حين يغطي المبلغ المدفوع الإجمالي، و«جزئي» ما دام قد دُفع شيء دون الكل، و«مستحق» فيما عدا ذلك. ويُعاد احتسابها كلما تغيّرت دفعة، فلا ينبغي ضبطها يدوياً أبداً، ولا يوجد حقل لذلك أصلاً.

يمكن إدخال الدفعات في نموذج الشراء نفسه، في بطاقة «إضافة دفعة»، بالحقول المعتادة: «تاريخ الدفع» و«المبلغ» و«طريقة الدفع» و«حساب الدفع» و«ملاحظة الدفع». ويمكن كذلك إضافتها لاحقاً من قائمة المشتريات، حيث تعرض قائمة إجراءات الصف «إضافة دفعة» و«عرض المدفوعات». ولا يظهر إجراء «إضافة دفعة» إلا حين يكون الشراء «مستلم» وغير مدفوع بالكامل، وهي القاعدة نفسها مفروضة في موضع ثانٍ.

وفي النموذج أيضاً محدد لمصدر الدفع، يميّز الشراء الذي دفعته الشركة عن الشراء الذي دفعه موظف من ماله الخاص أو من سلفة نقدية. وهذا الاختيار يغيّر الحساب الذي يُجعل دائناً في دفتر الأستاذ، فهو ليس شكلياً: الشراء المدفوع شخصياً ينشئ ذمة دائنة للموظف لا للمورد.

لتسوية عدة فواتير دفعة واحدة، أو لتسجيل دفعة تحت الحساب، استخدم مسار الدفع على مستوى جهة الاتصال بدلاً من فتح كل شراء على حدة. ويوجد الموقف الجاري للمورد في شاشة «دفتر الأستاذ للمورد» ضمن «مركز الموردين المالي».

ما الذي يُرحَّل إلى دفتر الأستاذ العام

يطلق الشراء المستلم حدثاً تستمع له وحدة المحاسبة. ويجعل قيد اليومية المخزون أو مصروف المشتريات مديناً بصافي قيمة البنود، وضريبة المدخلات مدينة بالضريبة، والذمم الدائنة دائنة بالإجمالي. وحيث يكون لفئات المنتجات حسابات تكلفة خاصة بها، يُوزَّع الطرف المدين حسب الفئة، فيقع الشراء الذي يغطي عدة فئات في عدة حسابات مصروفات أو مخزون دون تحليل يدوي.

البوابات هي الثلاث نفسها في جانب المبيعات، مضافاً إليها قاعدة الحالة. يجب أن يكون الشراء «مستلم». ويجب أن يكون «ترحيل تلقائي لمعاملات المشتريات» مفعّلاً في إعدادات المحاسبة. ويجب أن تكون الحسابات مربوطة، ضمن قسمي «تعيين المشتريات» و«المخزون» على /accounting/settings/mapping. ويجب أن تكون الفترة المالية التي يقع فيها تاريخ الشراء مفتوحة.

إذا دُفع الشراء شخصياً أو من سلفة نقدية بدلاً من الشركة، ذهب الطرف الدائن إلى حساب ذمم الموظف الدائنة أو حساب السلفة بدلاً من الذمم الدائنة التجارية. وهذا هو دفتر الأستاذ يعكس على نحو صحيح من هو صاحب المال فعلاً.

مرتجعات المشتريات

هناك مساران. الأول من شراء قائم، إذ تستطيع إصدار مرتجع عليه، فتُحدّ الكمية المرتجعة بما اشتُري، ويُخفَّض المخزون بالكمية المرتجعة، وتُشتق ضريبة المرتجع من المستند الأصلي بدلاً من إعادة احتسابها. وهذا هو المسار الذي تستخدمه حين تعود البضاعة فعلاً إلى المورد.

والمسار الثاني شاشة «مرتجع مشتريات (إشعار مدين)» المستقلة، لرصيد دائن من المورد لا يقابل شراءً أصلياً واحداً بوضوح. وهي أيضاً تخفّض المخزون وتنشئ مستندها الخاص.

في دفتر الأستاذ، يجعل المرتجع حساب المراقبة نفسه الذي جعله الشراء دائناً مديناً، ويجعل المخزون وضريبة المدخلات دائنين، وهو العكس الذي تتوقعه. أما المرتجع على شراء لم يبلغ حالة «مستلم» قط فلا يُرحّل شيئاً، لأنه لم يُرحَّل شيء أصلاً ليُعكس.

تعديل الشراء وحذفه

يمكن تعديل الشراء من قائمة المشتريات، رهناً بالصلاحية وبالمهلة الزمنية نفسها التي تحكم المبيعات، وهي إعداد على مستوى المنشأة اسمه «عدد أيام السماح بتعديل المعاملات». وإذا صدر مرتجع على الشراء، رُفض التعديل وطُلب منك تعديل المرتجع بدلاً منه، لأن المرتجع احتُسب من المستند الأصلي، وتغيير الأصل من تحته سيجعل الاثنين غير متسقين.

الحذف أشمل مما يبدو. فقبل زوال المستند، تُعكس كل دفعة مرتبطة به ويُلغى قيدها في دفتر الأستاذ، ويُسحب المخزون الذي أضافه الشراء المستلم، وتُزال بنود الشراء، ويُعاد بناء التخصيص بين بنود الشراء تلك وأي مبيعات سحبت منها. وإذا كانت البضاعة قد بيعت فعلاً من دفعة محددة، رُفض الحذف بدلاً من ترك البيع يتيماً دون إشعار.

القاعدة العامة هي نفسها في جانب المبيعات. التعديل لمستند لم يُحدث شيئاً بعد، أو لتصحيح صغير داخل مهلة التعديل. وكل ما دُفع أو أُرجع أو أُدرج في تقرير يُصحَّح بمرتجع أو إشعار مدين، فيكون التغيير مستنداً له تاريخ وسبب بدلاً من تعديل صامت. وفي الدليل الخاص بإلغاء المعاملات وتصحيحها معالجة أوفى لهذا.

أين تتحقق من أن الشراء سُجّل على نحو صحيح

أربع شاشات تجيب مجتمعةً عن كل سؤال قد يخطر لك بعد حفظ الشراء، ومعرفة أيّها تفتح توفّر عليك الكثير من البحث.

إذا كنت تشغّل وحدة المحاسبة أيضاً، فينبغي أن يُظهر دفتر الأستاذ العام لحساب مراقبة الذمم الدائنة الشراءَ في الجانب الدائن مع رقمه المرجعي. وإذا كان الشراء في قائمة المشتريات دون دفتر الأستاذ، فالسبب إحدى بوابات الترحيل لا مستند ضائع، ويشرح الدليل الخاص بإعداد ميزان المراجعة كيف تتأكد من ذلك.

• «قائمة المشتريات» (/purchases) تعرض المستند برقمه المرجعي، والمورد، والحالة، والإجمالي، وحالة الدفع. وهي أسرع طريقة للتأكد من أن الشراء موجود وأنه «مستلم».
• «دفتر الأستاذ للمورد»، ضمن «مركز الموردين المالي»، يعرض الموقف الجاري للمورد: ما فُوتر، وما دُفع، وما تبقّى.
• تقريرا الذمم الدائنة وأعمار ديون الموردين، في القسم نفسه، يعرضان المعلومات ذاتها مرتبةً حسب مدة التأخر، وهذا هو العرض الذي تستخدمه حين تقرر ما ستدفعه هذا الأسبوع.
• تقارير المخزون تُظهر هل وصلت البضاعة فعلاً إلى المخزون، وهو الفحص الذي يكشف شراءً حُفظ بحالة «قيد الانتظار» خطأً.

قائمة تحقق مختصرة

• هل الحالة «مستلم»؟ إذا لم تصل البضاعة فلا ينبغي أن تكون كذلك.
• هل رقم فاتورة المورد نفسه مُدخل في «الرقم المرجعي» لتعثر عليها مجدداً؟
• هل مستند المورد مرفق؟
• هل تطابق تكاليف البنود الفاتورة، شاملةً الضريبة أو غير شاملة كما يذكرها المورد؟
• هل أُدخل الشحن كرسوم شحن بضريبة مدخلات خاصة بها، بدلاً من تحميله على تكلفة بند؟
• هل مصدر الدفع صحيح: الشركة، أم شخصي، أم سلفة نقدية؟
• هل ضُبطت فترة الدفع لتتقادم الفاتورة تقادماً صحيحاً في تقرير الذمم الدائنة؟
• هل تحرّك المخزون فعلاً؟ إن لم يتحرك، فالأرجح أن الحالة لم تكن «مستلم».