العملاء والموردون وجهات الاتصال

العملاء والموردون وجهات الاتصال، باختصار

جهة الاتصال في Skyline Nexus ERP سجل واحد يمكن أن يكون عميلاً أو مورِّداً أو كليهما معاً، ويحمل فترة الدفع، والحد الائتماني، والرصيد الافتتاحي، وتفاصيل العنوان والضريبة التي تحتاجها الفاتورة. وتكمن أهميته في أن موثوقية المبيعات والمشتريات لا تتجاوز موثوقية جهة الاتصال القائمة خلفها: فمورِّد بلا فترة دفع محدَّدة، أو عميل بلا حد ائتماني، يعني منشأة تعتمد على الذاكرة بدلاً من النظام لمعرفة متى يستحق المال.

يغطي هذا الدليل إضافة جهة اتصال، ونوع جهة الاتصال، ومجموعات العملاء، والحدود الائتمانية وفترات الدفع، والأرصدة الافتتاحية، وقراءة دفتر أستاذ جهة الاتصال وكشف حسابها. ولا يكرِّر هذا الدليل كيفية تسجيل عملية بيع أو كيفية تسجيل عملية شراء، اللتين تغطيان المعاملات نفسها بعد أن تكون جهة الاتصال موجودة بالفعل.

نوع جهة الاتصال: عميل، أو مورِّد، أو كلاهما

تبدأ إضافة جهة الاتصال بنوع جهة الاتصال (Contact type): مورِّد (Supplier)، أو عميل (Customer)، أو مورِّد وعميل معاً (Both Supplier and Customer)، ومفتاح منفصل فردي أو منشأة (Individual/Business) يحدِّد الحقول التي تصبح إلزامية. وتتطلب جهة الاتصال من نوع منشأة اسم المنشأة، وحسب السوق، الرقم الضريبي والسجل التجاري؛ أما جهة الاتصال الفردية فلا تحتاج إلا إلى اسم.

ويستحق خيار مورِّد وعميل معاً أن يُستخدَم عن قصد لا عن مصادفة: فمالك عقار هو أيضاً عميل، أو مورِّد تبيع له المنشأة أحياناً، لا يحتاج في الحالتين إلا إلى سجل جهة اتصال واحد، وهذا السجل الواحد هو ما يتيح لدفتر أستاذه إظهار المشتريات والمبيعات معاً بدلاً من علاقتين منفصلتين.

قبل أن تبدأ

تصنع بضعة قرارات مسبقة الفرق بين قائمة جهات اتصال مفيدة للرقابة الائتمانية وقائمة هي مجرد اسم ورقم هاتف، وكل واحد منها أقل تكلفة بكثير إذا ضُبِط قبل أول فاتورة من تصحيحه بعد وجود عشرات جهات الاتصال دونه.

• حدِّد سياسة فترة الدفع الخاصة بالمنشأة (مثلاً 30 يوماً) قبل إدخال أول مورِّد أو عميل، بحيث تُطبَّق باتساق
• أنشئ مجموعات العملاء اللازمة لتسعير مختلف قبل إضافة العملاء إليها
• اعرف الرصيد الافتتاحي الحقيقي لكل جهة اتصال وتاريخه، لأنه يُدخَل مرة واحدة عند الإعداد
• اتفق على من يُسمَح له بتغيير الحد الائتماني للعميل، لأنه ضابط رقابي لا مجرد حقل
• جهِّز الرقم الضريبي لكل مورِّد، والسجل التجاري حيثما ينطبق، لإصدار فاتورة شراء متوافقة

إضافة جهة اتصال

اذهب إلى جهات الاتصال، إضافة عميل أو إضافة مورِّد (أو إضافة جهة اتصال مع اختيار كليهما). وإلى جانب حقلَي نوع جهة الاتصال والاسم، يغطي النموذج الجوال (إلزامي)، والبريد الإلكتروني، ورقم تواصل بديل، والهاتف الأرضي، وتاريخ الميلاد، وبالنسبة لجهة الاتصال من نوع منشأة، الرقم الضريبي والسجل التجاري. ويُغذّي كتلة العنوان، بالمدينة والمنطقة والدولة والرمز البريدي، الفواتير وكشوف الحساب مباشرة، وتتوفر حتى عشرة حقول مخصَّصة لأي تفاصيل خاصة بالمنشأة.

يمكن ترك معرِّف جهة الاتصال فارغاً ليُولَّد تلقائياً، أو ضبطه يدوياً حيث يكون لدى المنشأة نظام ترقيم خاص بها تريد الاستمرار في استخدامه، كمطابقة رمز مورِّد قديم. والتحقق من قائمة جهات الاتصال بحثاً عن سجل قائم قبل إضافة سجل جديد يستحق الثواني الإضافية القليلة: فمورِّد أو عميل أُدخِل مرتين بإملاء مختلف قليلاً يُقسِّم تاريخه بين سجلَين، ودمج ذلك لاحقاً أصعب بكثير من البحث أولاً.

مجموعات العملاء: التسعير، لا الرقابة الائتمانية

تتيح شاشة جهات الاتصال، مجموعات العملاء (Contacts, Customer Groups) إعداد اسم مجموعة العملاء بنوع حساب سعر إما نسبة حساب ثابتة أو مجموعة أسعار بيع مرتبطة. وتغيِّر إضافة العميل إلى مجموعة ما يُحاسَب به، إما بتعديل نسبي أو بتحويله بالكامل إلى قائمة أسعار مختلفة؛ فهي أداة تسعير، لا مكان لتحديد الحدود الائتمانية أو شروط الدفع.

وهذا التمييز مهم لأنه من السهل افتراض أن مجموعة عملاء الجملة تعني أيضاً شروط ائتمان أكثر مرونة. وفي Skyline Nexus ERP يُفصَل الأمران: تُضبَط فترة الدفع والحد الائتماني على جهة الاتصال الفردية، بحيث ينطبق سعر الجملة على المجموعة بينما لا تزال الرقابة الائتمانية تُقرَّر جهة اتصال بجهة اتصال.

فترات الدفع والحدود الائتمانية

فترة الدفع رقم مقترن بفترة أيام أو أشهر، وهي ما يفترضه حقل فترة الدفع الخاص بعملية البيع أو الشراء تلقائياً بمجرد اختيار جهة الاتصال؛ وهي ما تعنيه المنشأة حين تخبر مورِّداً أو عميلاً أن الشروط 30 يوماً بدلاً من الدفع عند التسليم. أما الحد الائتماني فحقل منفصل له نص مساعدة خاص به، اتركه فارغاً لعدم وجود حد، وبمجرد تحديده يُقارَن بإجمالي المستحق الجاري على العميل، بحيث يكون بلوغ الحد إشارة إلى أن الحساب يحتاج قراراً قبل منح ائتمان إضافي.

ولا يُطبَّق أي من الحقلَين بأثر رجعي: فتحديد حد ائتماني اليوم لا يعيد فتح أو يُعلِّم مبيعات سُجِّلت قبل وجوده، وتغيير فترة الدفع لا يؤثر إلا في المستندات المُدخَلة بعد التغيير. والأفضل ضبط كليهما عند إنشاء جهة الاتصال، بناءً على قرار ائتماني فعلي، بدلاً من تركهما على القيم الافتراضية ومراجعتهما فقط حين يصبح الرصيد مشكلة بالفعل.

ويوجد الحقلان نفسهما على جهة اتصال المورِّد لسبب مختلف: فترة الدفع الخاصة بالمورِّد هي ما اتفقت المنشأة على الدفع بموجبه، لا حداً تمنحه المنشأة، وضبطها بشكل صحيح هو ما يتيح لتقرير أعمار الذمم الدائنة إظهار الفواتير المتأخرة فعلاً لا غير المدفوعة فحسب.

الأرصدة الافتتاحية

يُدخَل الرصيد الافتتاحي لجهة الاتصال في نموذج إضافة جهة اتصال (أو عبر استيراد جهات الاتصال لدفعة منها) ويمثِّل ما كان ذلك العميل أو المورِّد مديناً به، أو دائناً به، في اليوم الذي بدأت فيه المنشأة استخدام Skyline Nexus ERP. ويحرِّك هذا الرصيد أعمار جهة الاتصال ومستحقاتها منذ اليوم الأول، بحيث يُظهِر عميل كان مديناً فعلاً قبل بدء التشغيل الرصيد وفئة العمر الصحيحين فوراً، بدلاً من البدء من صفر.

والأرصدة الافتتاحية على مستوى جهة الاتصال مستند على جهة الاتصال، لا قيداً في السلطة المالية؛ أما الرصيد الافتتاحي المقابل في دفتر الأستاذ العام للذمم المدينة أو الذمم الدائنة ككل فيُدخَل بصورة منفصلة، على شاشة الأرصدة الافتتاحية في السلطة المالية، مقابل حساب الرقابة نفسه. ويجب أن يتطابق الاثنان في الإجمالي، وهذا بالضبط ما يجعل تسوية الأرصدة الافتتاحية لجهات الاتصال مع حساب الرقابة أمراً يستحق القيام به مرة واحدة بعناية عند الترحيل، بدلاً من افتراض أنهما سيتطابقان تلقائياً. ويغطي دليلنا عن الانتقال إلى Skyline Nexus ERP خطوة التسوية هذه بمزيد من التفصيل لمنشأة تُدخِل قائمة جهات اتصالها الكاملة دفعة واحدة.

مثال عملي: عميل جديد بشروط وحد ائتماني

تضيف شركة توزيع كندية عميل جملة جديداً، Maple Retail Co.، كجهة اتصال من نوع منشأة بالرقم الضريبي والعنوان مُعبَّأين، مُسنَداً إلى مجموعة عملاء الجملة لتعديلها السعري بنسبة 10%، بفترة دفع 30 يوماً، وحد ائتماني قدره 15,000 CAD. وبعد شهرين، يكون على Maple Retail Co. مبلغ 14,200 CAD مستحق موزَّع على عدة فواتير، ويقدِّم طلباً جديداً بمبلغ 2,000 CAD.

ولأن الطلب الجديد سيرفع الرصيد الجاري إلى 16,200 CAD، وهو ما يتجاوز الحد البالغ 15,000 CAD، يُقارِن Skyline Nexus ERP إجمالي المستحق بالحد الائتماني المُخزَّن ويُعامِل الفرق باعتباره تجاوزاً، ما يمنح المنشأة إشارة واضحة لتقرِّر ما إذا كانت ستُحصِّل جزءاً من الرصيد أولاً، أو ترفع الحد مؤقتاً، أو تطلب الدفع عن هذا الطلب تحديداً، بدلاً من اكتشاف أن الحساب تجاوز حده فقط عند مراجعة كشف الحساب التالي.

قراءة دفتر أستاذ جهة الاتصال وكشف حسابها

تحمل كل جهة اتصال عرض ملفها الشخصي الخاص، الذي يُظهِر إجمالي المشتريات، وإجمالي المشتريات المدفوعة، وإجمالي المشتريات المستحقة بالنسبة للمورِّد، وإجمالي المبيعات، وإجمالي المبيعات المدفوعة، وإجمالي المبيعات المستحقة بالنسبة للعميل، والرصيد الافتتاحي والرصيد الافتتاحي المستحق حيث حُدِّد أحدهما، والرصيد المقدَّم لأي رصيد دائن على الحساب ناتج عن دفعة زائدة. وإلى جانب الملف الشخصي، يحمل المركز المالي للعملاء والمركز المالي للموردين دفتر أستاذ العميل أو دفتر أستاذ المورِّد الكامل، وكشف حساب، وتقرير الذمم المدينة أو الذمم الدائنة، وتقرير أعمار الديون لكل جهة اتصال.

وهذه هي الشاشات التي تُعرَض على عميل يعترض على رصيد، أو تُراجَع قبل مطالبة مورِّد بإشعار دائن: يُظهِر دفتر الأستاذ كل مستند ودفعة بالترتيب، وكشف الحساب هو النسخة المُنسَّقة للإرسال، ويُظهِر تقرير الأعمار منذ متى بقي كل مبلغ غير مدفوع مستحقاً. وسحب كشف الحساب قبل مكالمة صعبة، لا أثناءها، هو ما يحوِّل الخلاف إلى محادثة من خمس دقائق بدلاً من محادثة مطوَّلة.

أخطاء شائعة وكيفية إصلاحها

معظم مشكلات جهات الاتصال هي في الحقيقة مشكلات رقابة ائتمانية أو جودة بيانات تتخفى باسم آخر، وتكاد جميعها تكون ظاهرة على دفتر أستاذ جهة الاتصال نفسها بمجرد أن يفكر أحد في النظر إليه.

• عدم تحديد فترة دفع للمورِّد أو العميل، بحيث يفترض كل مستند ما اختاره آخر شخص أدخله فحسب
• حد ائتماني تُرِك فارغاً بحكم الافتراضي لا بقرار، بحيث لا يُوقَف أي عميل فعلياً عن تجاوز حده
• الخلط بين أثر مجموعة العملاء التسعيري وتنازل ائتماني أو في الدفع، مع أن المجموعة لا تغيِّر سوى السعر
• جهة اتصال أُنشئت مرتين بأسماء مختلفة قليلاً لأن معرِّف جهة الاتصال أو بحث سابق لم يُتحقَّق منه أولاً، ما يُقسِّم تاريخ علاقة واحدة بين سجلَين
• رصيد افتتاحي أُدخِل على جهة الاتصال لكنه لم يُسوَّ قط مع الرصيد الافتتاحي للذمم المدينة أو الذمم الدائنة في السلطة المالية، ما يترك الاثنين غير متطابقين منذ اليوم الأول
• جهات اتصال من نوع منشأة حُفِظت دون رقم ضريبي أو سجل تجاري، وهي فجوة تظهر لاحقاً في امتثال الفاتورة بدلاً من اكتشافها عند الإعداد

التقارير ذات الصلة

تكون سلامة جهة الاتصال ظاهرة قبل أن يصبح الرصيد مشكلة بوقت طويل، شريطة مراجعة التقرير الصحيح بانتظام.

• المركز المالي للعملاء: دفتر أستاذ العميل، وكشف الحساب، وتقرير الذمم المدينة، وتقرير أعمار ديون العملاء
• المركز المالي للموردين: دفتر أستاذ المورِّد، وتقرير الذمم الدائنة، وتقرير أعمار ديون الموردين
• السلطة المالية، التقارير، تقرير أعمار الذمم المدينة وتقرير أعمار الذمم الدائنة، لرؤية دفتر الأستاذ العام الخاصة عبر جميع جهات الاتصال
• التقارير، تقرير الموردين والعملاء، لرؤية تشغيلية مجمَّعة
• استيراد جهات الاتصال، لمراجعة فترة الدفع والحد الائتماني والرصيد الافتتاحي بالجملة قبل الترحيل