كيفية ترحيل قيد يومية في Skyline Nexus ERP

ترحيل قيد يومية يدوي

يعني ترحيل قيد يومية يدوي تسجيل قيد مدين ودائن مباشر في السلطة المالية بنفسك، بدلاً من ترك عملية بيع أو شراء أو دفع أو مصروف أو تشغيل رواتب يُنشئ واحداً تلقائياً. وتكمن أهميته في أن معظم دفتر الأستاذ لا ينبغي أن يحتاج هذا أبداً: فبمجرد ترحيل قيد يدوي لشيء كان بإمكان مستند أن يُنشئه، تكون قد أنشأت قيداً لا يستطيع النظام تتبعه إلى مصدره ولا إعادة إنشائه إذا احتاج تصحيحاً.

يغطي هذا الدليل متى يكون القيد اليدوي الأداة الصحيحة، وشاشة قيد يومية جديد حقلاً بحقل، ومثالاً عملياً على قيد استحقاق، وكيف يعمل الاعتماد والترحيل، وكيف تعكس أو تصحح قيداً بعد ترحيله. ويشير أيضاً إلى أمرين لا تستطيع الشاشة فعلهما فعلياً اليوم، حتى لا تبقى تبحث عن زر غير موجود.

قبل أن تبدأ

تحتاج إلى صلاحية الوصول إلى وحدة المحاسبة لفتح السلطة المالية أصلاً، وصلاحية ترحيل القيود اليومية لنقل قيد مُعتمَد إلى مُرحَّل؛ ويمتلك المدير كلتا الصلاحيتين افتراضياً. ويجب أن تكون الفترة المالية التي تغطي تاريخ قيدك موجودة بالفعل ومفتوحة، لا مُقفَلة جزئياً ولا مُوصَدة، وإلا رُفِض الترحيل برسالة لم يُعثَر على فترة مالية للتاريخ المحدَّد أو رسالة مماثلة عن إقفال الفترة.

تحقَّق من الحسابات التي تنوي استخدامها قبل أن تبدأ الكتابة. يجب أن يكون خيار السماح بالترحيل اليدوي مُفعَّلاً على الحساب ليقبل سطراً هنا أصلاً؛ ويرفض الحساب المُعلَّم يتطلب مركز تكلفة سطراً دون اختيار مركز تكلفة، ويرفض الحساب المُعلَّم يتطلب طرفاً سطراً كلياً، لأن شاشة قيد يومية جديد لا تملك حقلاً لاختيار عميل أو مورِّد. وإذا كان الحساب الذي تحتاجه أحد هذين النوعين، فأنت تنظر إلى الأداة الخاطئة لهذه المعاملة؛ راجِع القسم التالي.

متى تستخدم قيداً يدوياً، ومتى لا

القيد اليدوي هو الأداة الصحيحة لأحكام نهاية الفترة التي لا يوجد مستند خلفها: استحقاقات لتكاليف تكبَّدتها لكن لم تُفوتَر بعد، ومصروفات مدفوعة مقدماً موزَّعة على عدة أشهر، ومخصصات، وتوزيعات بين الفروع لا تؤتمتها، وإعادة تقييم فروق صرف العملة. ولا ينشأ أي من هذه من عملية بيع أو شراء أو دفع أو قسيمة راتب، لذا لن يُنشئها أي شيء آخر في النظام نيابة عنك.

وهو الأداة الخاطئة لأي شيء يغطيه مستند بالفعل. فكل عملية بيع أو شراء أو دفع أو مصروف أو تشغيل رواتب تُنشئ قيدها الخاص تلقائياً بمجرد تفعيل الترحيل التلقائي، وينتمي ذلك القيد إلى مستنده: تُعدِّل عملية البيع أو الدفعة، لا القيد نفسه، ويُعيد الترحيل بناء نفسه. وترحيل قيد يدوي لإصلاح ما يبدو قيد مبيعات خاطئاً لا يفعل سوى إضافة قيد ثانٍ منفصل فوق الأول؛ ويشرح دليلنا عن القيود اليومية التلقائية كيف تعمل تلك الترحيلات فعلياً.

اختبار مفيد قبل فتح قيد يومية جديد: اسأل هل عميل أو مورِّد أو منتج أو موظف معنيّ بالأمر. فإن كان الأمر كذلك، توجد دائماً تقريباً شاشة لتلك المعاملة ستطبِّق الضريبة الصحيحة، وتُحدِّث دفتر الأستاذ الفرعي الصحيح، وتُبقي سجل التدقيق يشير إلى مستند حقيقي. ولا تلجأ إلى القيد اليدوي إلا بعد استبعاد ذلك.

إنشاء قيد يومية جديد

افتح السلطة المالية، القيود اليومية، قيد يومية جديد (Fiscal Authority, Journal Entries, New Journal Entry). ويفترض تاريخ القيد تلقائياً اليوم الحالي ويُظهِر الفترة المالية التي يقع فيها أسفله؛ والرقم المرجعي حقل اختياري لترقيمك الخاص أو مرجع مستند مصدر؛ والوصف ملخص نصي حر للقيد.

تحتاج سطور القيد إلى سطرين على الأقل. ولكل سطر حساب، ومركز تكلفة، ووصف على مستوى السطر، ومدين ودائن؛ ويؤدي إدخال مبلغ في المدين أو الدائن إلى قفل الآخر على ذلك السطر، إذ لا يمكن أن يكون السطر الواحد كلاهما. أضِف سطوراً بإضافة سطر واحذف سطراً بزر الحذف الخاص به، طالما بقي سطران على الأقل. ويأخذ حقل ملاحظات في الأسفل أي شيء لا ينتمي إلى سطر محدَّد، مثل سبب القيد كله.

يجب أن يساوي إجمالي المدين إجمالي الدائن قبل أن تتمكن من الحفظ؛ وتُظهِر الشاشة الإجماليات الجارية وسطر الفرق بمجرد اختلافهما. ويُبقي حفظ كمسودة القيد قابلاً للتعديل وخارج دفتر الأستاذ؛ ويُرسِله حفظ وإرسال إلى مسار الاعتماد الموصوف أدناه.

اكتب الوصف ووصف كل سطر وكأن شخصاً غريباً سيقرؤهما بعد عام، لأن هذا بالضبط ما يحدث كلما سوَّى أحدهم الحساب لاحقاً أو اختبر مدقِّق القيد عينة منه. ووصف سطر مثل استحقاق، شرطة، أقل فائدة بكثير من وصف يذكر اسم المورِّد والفترة والسبب في عدم وصول الفاتورة بعد.

مثال عملي: استحقاق خدمة لم تُفوتَر بالدولار الكندي

تتلقى شركة استشارات في أونتاريو خدمة تسويقية في مارس لكن فاتورة المورِّد لم تصل بحلول موعد إقفال دفاتر الشهر. ويُرحِّل المراقِب المالي قيد استحقاق يدوياً بتاريخ 31 مارس: تاريخ القيد 31 مارس، والرقم المرجعي فارغ، والوصف استحقاق: خدمات تسويق مارس، لم تُستلَم الفاتورة.

ويُدين السطر الأول مصروف التسويق بمبلغ 4,500.00 بوصف التكلفة المقدَّرة، وكالة التسويق؛ ويُدائن السطر الثاني الالتزامات المستحقة بمبلغ 4,500.00 بوصف بانتظار فاتورة المورِّد. ويساوي إجمالي المدين 4,500.00 إجمالي الدائن 4,500.00، فيُحفَظ القيد دون مشكلة. وحين تصل الفاتورة الفعلية في أبريل بمبلغ 4,650.00، يعكس المراقِب المالي هذا الاستحقاق في أبريل ويُسجِّل فاتورة المورِّد الحقيقية عبر شاشة الشراء بدلاً من تعديل القيد اليدوي، مُبقياً الفرق الصغير بين التقدير والفعلي ظاهراً بدلاً من دفنه في تصحيح.

• مدين مصروف التسويق 4,500.00 / دائن الالتزامات المستحقة 4,500.00
• التحقق: 4,500.00 مدين = 4,500.00 دائن

الإرسال، والاعتماد، والترحيل

يعتمد ما إذا كان حفظ وإرسال سيُرسِل قيدك للاعتماد على إعدادين تحت السلطة المالية، الإعدادات، الإعدادات العامة، إعدادات الاعتماد (Approval Settings): يتطلب اعتماد القيود (Require Approval for Journals)، وحد الاعتماد (Approval Threshold) بعملتك الأساسية. ودون الحد، يُعتمَد القيد تلقائياً؛ وعنده أو فوقه، ينتظر القيد. وعند ضعف الحد بالضبط أو فوقه، يُطلَب اعتماد ثانٍ أعلى مستوى أيضاً، وهي قاعدة ثابتة في النظام لا إعداداً منفصلاً تضبطه.

ويعمل المعتمِدون من شاشة القيود اليومية، الموافقات المعلقة، تحت عنوان الإجراءات المعلقة. وتسرد بانتظار الاعتماد القيود بزرَّي اعتماد ورفض؛ ويفتح الرفض مربعاً يطلب سبب الرفض. وتسرد معتمَد - بانتظار الترحيل القيود التي اجتازت الاعتماد لكنها لا تزال تحتاج إجراء ترحيل، ما لم يكن الترحيل التلقائي عند الاعتماد مُفعَّلاً، وفي تلك الحالة يُرحَّل القيد المُعتمَد فوراً. وتُظهِر الشاشة، حتى بلا شيء معلَّق، أي مسودات تنتظر أن يُرسِلها أحد.

عكس وتصحيح قيد مُرحَّل

بمجرد ترحيل القيد لا يمكنك تعديل سطوره مباشرة؛ ويقع التغييران المدعومان على شاشة عرض القيد. ويطلب عكس قيد اليومية سبباً، ثم يُنشئ قيداً معكوساً يُلغي الأصلي ويُعلِّمه معكوساً؛ ومن الشاشة الحالية يكون هذا العكس مؤرَّخاً دائماً بيوم النقر على الزر، لا بتاريخ تختاره، لذا إذا احتجت العكس في فترة سابقة محدَّدة، تحقَّق من أن تلك الفترة لا تزال مفتوحة قبل أن تتصرف. ويعكس تصحيح قيد اليومية الأصلي بالطريقة نفسها ويفتح قيداً جديداً مُعبَّأ مسبقاً بسطوره، جاهزاً لتعديله وحفظه.

واستكمالاً لمثال الاستحقاق، يعكس المراقِب المالي قيد 31 مارس في 2 أبريل: مدين الالتزامات المستحقة 4,500.00 / دائن مصروف التسويق 4,500.00، ليُلغي الأصلي تماماً. ثم تُسجَّل فاتورة المورِّد الحقيقية البالغة 4,650.00 عبر شاشة الشراء كعملية شراء عادية، لا كقيد يدوي إضافي، بحيث تحمل مسار مستندها الخاص وتُرحَّل عبر ربط الحسابات المعتاد.

أمر واحد لا تزال هذه الشاشة عاجزة عنه

لا توجد وسيلة لإرفاق مستند داعم، كفاتورة ممسوحة ضوئياً أو رسالة اعتماد إلكترونية، بقيد يومية يدوي من شاشة قيد يومية جديد أو تعديل قيد يومية. احتفظ بالملف في سجلاتك الخاصة وأشِر إليه في وصف القيد أو رقمه المرجعي بدلاً من ذلك؛ وينطبق هذا القيد فقط على قيد يدوي مكتوب على هذه الشاشة، لا على القيود المتكررة، التي يغطيها القسم التالي.

القيود المتكررة لقيد يتكرر

لم يعد القيد الذي تتوقع ترحيله كل فترة، مثل استحقاق إيجار شهري، يحتاج إلى إعادة كتابته يدوياً. ويحمل شريط التنقل العلوي في السلطة المالية عنصر القيود المتكررة بجانب القيود اليومية؛ ويطلب قيد متكرر جديد اسم قالب ووصفاً، وشبكة سطور القيد نفسها الخاصة بالقيد اليدوي، التي يجب أن تتوازن قبل الحفظ، وتكرار يومي أو أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي أو سنوي، مع حقل يوم من الأسبوع أو يوم من الشهر أو شهر حسب ما يحتاجه التكرار، وتاريخ بدء وتاريخ نهاية، ومفتاح الترحيل التلقائي عند الإنشاء.

اترك الترحيل التلقائي عند الإنشاء مُعطَّلاً وينتظر كل قيد مُولَّد كمسودة عادية للاعتماد، تماماً كقيد يدوي مكتوب باليد؛ فعِّله ويتبع القيد المُولَّد إعدادات الاعتماد العادية بدلاً من تجاوزها دائماً. وتُظهِر قائمة القيود المتكررة تاريخ التشغيل التالي لكل قالب وتتيح تشغيل الآن، وإيقاف مؤقت أو استئناف، وتعديل، وحذف، وسجل التشغيل، وتُشغِّل مهمة على الخادم القوالب المستحقة تلقائياً كل يوم، بحيث لا يحتاج قالب تُرِك يعمل إلى من يتذكره. ولا تُرحِّل أبداً مرتين للفترة نفسها، حتى لو نُقِر تشغيل الآن في يوم أنشأت فيه المهمة اليومية بالفعل قيد تلك الفترة، وتستخدم صلاحيات عرض القيود اليومية وترحيلها نفسها التي يستخدمها القيد اليدوي، مع كون تشغيل الآن نفسه مشروطاً بصلاحية الترحيل.

وشركة استشارات تريد أن يتكرر استحقاق تسويق مارس تلقائياً تُعِدّ قيداً متكرراً بدلاً من إعادة كتابة القيد اليدوي كل شهر: اسم القالب استحقاق تسويق شهري، والسطران نفسهما مدين مصروف التسويق / دائن الالتزامات المستحقة، وتكرار شهري، ويوم من الشهر آخر يوم، وتاريخ بدء أول شهر ينبغي أن يعمل فيه، ودون تاريخ نهاية لاستحقاق يُتوقَّع استمراره إلى ما لا نهاية. ولا يزال القيد المُولَّد كل شهر يحتاج مقارنة التقدير بالفاتورة الحقيقية وعكسه بالطريقة التي يوضحها المثال العملي أعلاه؛ فالقيود المتكررة تُزيل إعادة الكتابة، لا حكم المحاسب.

أخطاء شائعة وكيفية إصلاحها

تغطي قائمة قصيرة معظم المشكلات المُبلَّغ عنها في القيود اليدوية.

• الإجماليات لا تتطابق: تُبرِز الشاشة الفرق؛ تحقَّق من رقم مقلوب أو مبلغ كُتِب في المدين والدائن معاً على السطر نفسه
• يرفض حساب السطر برسالة يتطلب طرفاً: يحتاج ذلك الحساب عميلاً أو مورِّداً، وهو ما لا تستطيع هذه الشاشة توفيره؛ رحِّل المعاملة عبر شاشة البيع أو الشراء أو الدفع بدلاً من ذلك
• يرفض حساب السطر بأنه لا يسمح بالترحيل اليدوي: من المفترض تحديثه فقط عبر مستنده المصدر، مثل الذمم المدينة أو المخزون؛ ابحث عن حساب الرقابة أو المقاصة الصحيح بدلاً من ذلك
• يُرفَض القيد برسالة لم يُعثَر على فترة مالية: إما أن الفترة لذلك التاريخ لم تُنشأ بعد أو أنها مُقفَلة جزئياً أو مُوصَدة؛ أنشئ الفترة أو اختر تاريخاً في فترة مفتوحة
• تبقى مسودة دون اعتماد لأسابيع: تحقَّق من شاشة القيود اليومية، الموافقات المعلقة بحثاً عن قيود فوق حد الاعتماد تنتظر معتمِداً، لا عالقة في النظام

التحقق من قيودك اليدوية

تتيح لك شاشة السلطة المالية، التقارير، دفتر الأستاذ العام رؤية كل سطر رحَّله قيد يدوي مقابل حساب محدَّد، إلى جانب الترحيلات التلقائية المحيطة به، وهي أسرع طريقة للتأكد من أن الاستحقاق وصل إلى حيث قصدته. وينبغي أن يستمر ميزان المراجعة، عند تشغيله للتاريخ نفسه، في إظهار فرق يساوي صفراً بعد قيد يدوي متوازن بشكل صحيح.

وللتحقق الأوسع، يسجِّل سجل التدقيق من أنشأ كل قيد يومية وأرسله واعتمده ورحَّله وعكسه أو صحَّحه ومتى، وهو أول ما يطلب مراجِع داخلي أو مدقِّق خارجي رؤيته عند اختبار كيفية ضبط الترحيلات اليدوية.

وتؤتي عادة قصيرة ثمارها هنا: راجِع كل قيد يدوي فوق حد الاعتماد مرة كل ربع سنة، حتى تلك التي لم يُعلِّمها أحد كمشكلة. ولأن القيد اليدوي ليس له مستند مصدر يفرض الاتساق، يستحق الانتباه مبكراً إلى أنماط مثل استخدام الحسابين نفسيهما مراراً، أو تجمُّع القيود بالقرب من الحد لكن دونه، لا الانتظار حتى نهاية السنة أو أثناء التدقيق.