ما الذي ستُعدّه ولماذا
ينقل تحويل المخزون (Stock Transfer) البضاعة وتكلفتها من فرع إلى آخر؛ وتُزيل تسوية المخزون (Stock Adjustment) مخزونًا تالفًا أو مفقودًا أو منتهي الصلاحية أو ببساطة غير موجود حيث يشير إليه النظام. ويسجل Skyline Nexus ERP كليهما كمستندين قائمين بذاتهما، لكل منهما رقم مرجعي وسبب وسجل تدقيق، بدلًا من السماح لأي شخص بتعديل كمية بصمت في تقرير مخزون.
يغطي هذا الدليل إنشاء تحويل واستلامه في الطرف الآخر، واختيار رمز السبب ونوع التسوية الصحيحين للشطب، وإجراء جرد فعلي للمخزون وتحويل نتيجته إلى تسوية، وما يُرحّله كل من هذه الإجراءات، وما لا يُرحّله، إلى دفتر الأستاذ العام. ولا يكرر هذا الدليل قصة تقارير الفروع الأوسع، المشروحة في دليلنا عن المحاسبة متعددة الفروع، ولا كيفية إعداد وحدات المنتج وتكلفته أصلًا، المشروحة في دليلنا عن المنتجات والوحدات والمتغيرات، وكلاهما يستحق القراءة أولًا إن لم تكن قد أعددت أكثر من فرع بعد.
قبل أن تبدأ
تقع كلتا الشاشتين تحت مركز مراقبة المخزون (Inventory Control Centre)، العمليات (Operations)، وتحتاج كلتاهما صلاحية الشراء: يحتاج العرض إلى purchase.view، وإنشاء تحويل أو تسوية يحتاج إلى purchase.create. ويحتاج التحويل إلى فرعين على الأقل مُعدَّين مسبقًا، وتحتاج التسوية إلى وجود المنتج بالفعل في مخزون الفرع الذي تُسوّيه. وليس من الضروري تفعيل أي من الوحدتين لكل منشأة؛ فإن لم تجد تحويلات المخزون (Stock Transfers) أو تسوية المخزون (Stock Adjustment) تحت العمليات، فاسأل مسؤولًا عمّا إذا كانت تلك الوحدة مفعّلة في باقة اشتراكك.
حدِّد السبب قبل فتح النموذج. يطلب Skyline Nexus ERP رمز سبب (Reason Code) في كلتا الشاشتين، واختيار السبب الصادق، بدلًا من اللجوء إلى أخرى (Other) في كل مرة، هو ما يجعل تقارير العجز وفرق الجرد ذات معنى لاحقًا.
- الصلاحية: purchase.view لرؤية التحويلات والتسويات، وpurchase.create لإضافتها
- فرعان على الأقل للتحويل
- المنتج مسجّل بالفعل في مخزون الفرع الذي تنطبق عليه التسوية
- رمز سبب صادق يُحدَّد قبل البدء، لا يُختار تلقائيًا بعد ذلك
الخطوة 1: نقل المخزون بتحويل
اذهب إلى مركز مراقبة المخزون، العمليات، تحويلات المخزون (Stock Transfers)، إضافة تحويل مخزون (Add Stock Transfer). املأ التاريخ (Date)، والرقم المرجعي (Reference No.) اختياري ويُولَّد تلقائيًا إذا تُرك فارغًا، وسبب التحويل (Transfer Reason)، والناقل/الشخص المسؤول (Carrier / Responsible Person)، ومشروع (Project) اختياري، والموقع (من) (Location From) والموقع (إلى) (Location To)، اللذين يجب أن يكونا فرعين مختلفين. أضف بنود المنتجات والكميات، وتكاليف الشحن (Shipping Charges) إن كان للنقل أي تكلفة.
ويوفر سبب التحويل خيارات تزويد الفرع (Branch Replenishment)، وتحويل بين الفروع (Inter-Branch Transfer)، وفرز الجودة (Quality Sorting)، والإعادة إلى المركز (Returns to Hub)، وتعبئة طارئة (Emergency Fill)، وتخصيص مشروع (Project Allocation)، أو أخرى (Other). ويبدأ التحويل بحالة قيد الانتظار (Pending) أو في الطريق (In transit)؛ ومن قائمة التحويلات، يُغيّر تحديث الحالة (Update Status) حالته إلى مكتمل (Completed) بمجرد أن يؤكد الفرع المستقبِل وصول البضاعة فعليًا. والتلميح التوضيحي على تلك الشاشة صريح بشأن أهمية ذلك: فلن يكون التحويل المكتمل قابلًا للتعديل، لذا يستحق جرد التسليم بشكل صحيح قبل إجراء هذا التغيير لا بعده.
- التاريخ، الرقم المرجعي (يُولَّد تلقائيًا)، سبب التحويل، الناقل/الشخص المسؤول، مشروع اختياري
- الموقع (من) والموقع (إلى)، اللذان يجب أن يختلفا
- بنود المنتجات والكميات، إضافة إلى تكاليف الشحن
- الحالة: قيد الانتظار، ثم في الطريق، ثم مكتمل؛ ويُقفل التحويل المكتمل أمام أي تعديل إضافي
الخطوة 2: تسوية المخزون — الشطب والفوائض
اذهب إلى مركز مراقبة المخزون، العمليات، تسوية المخزون (Stock Adjustment)، إضافة تسوية مخزون (Add Stock Adjustment). اختر الفرع (Business Location)، ورقم مرجعي (Ref. No.) اختياري، والتاريخ، ونوع التسوية (Adjustment type) عادي (Normal)، لأسباب روتينية كالتسرب أو التلف، أو غير عادي (Abnormal)، لأسباب كالحريق أو حادث. ويسرد رمز السبب (Reason Code) بضائع تالفة (Damaged Goods)، ومنتجات منتهية الصلاحية (Expired Products)، وسرقة/عجز (Theft / Shrinkage)، وفرق الجرد (Count Variance)، ومشكلة جودة (Quality Issue)، ومُعاد إلى المورد (Returned to Vendor)، وشطب (Write-off)، أو أخرى (Other)، ويسجل الشخص المسؤول (Responsible Person) من يتحمل مسؤولية الخسارة أو الفائض.
ابحث عن كل منتج متأثر وأضفه بكميته وسعر وحدته واتجاه (Direction) لكل سطر: نقص (Decrease)، لإزالة مخزون تالف أو مفقود أو منتهي الصلاحية أو مسروق، تمامًا كما كان سابقًا، أو زيادة (فائض) (Increase (Surplus))، لتسجيل مخزون وجده الجرد زائدًا عمّا يُظهره النظام. ولا يزال سطر النقص يُغذي إجماليي المبلغ الإجمالي (Total Amount) وصافي الخسارة (Net Loss)، مع إدخال أي مبلغ مُسترد، كتعويض تأمين أو خردة بيعت كإنقاذ، في إجمالي المبلغ المُسترد (Total amount recovered). ويضيف سطر الزيادة دفعة مخزون جديدة للمنتج بتكلفة شرائه الحالية، مما يحافظ على صحة قيمة المخزون واحتساب تكلفته بطريقة الوارد أولًا يصرف أولًا (FIFO)، ويجمع النموذج هذه السطور بشكل منفصل كمخزون مُضاف (القيمة) (Stock Added (Value))، بجانب إجمالي الخسارة مباشرة، بحيث لا يختلط الفائض أبدًا برقم العجز.
- الفرع، الرقم المرجعي، التاريخ، نوع التسوية: عادي أو غير عادي
- رمز السبب: بضائع تالفة، منتجات منتهية الصلاحية، سرقة/عجز، فرق الجرد، مشكلة جودة، مُعاد إلى المورد، شطب، أخرى
- الشخص المسؤول، بنود المنتجات بالكمية وسعر الوحدة واتجاه نقص أو زيادة (فائض)
- إجمالي المبلغ المُسترد وصافي الخسارة لسطور النقص؛ ويجمع مخزون مُضاف (القيمة) سطور الزيادة بشكل منفصل
الخطوة 3: إجراء جرد فعلي للمخزون
اذهب إلى التقارير، التحقق من المخزون الفعلي (Physical Stock Verification). صفِّ حسب الفرع أو الفئة أو العلامة التجارية أو الوحدة أو نوع التباين (Discrepancy Type)، ثم أدخل العدّ الفعلي الذي أجريته في أرض المتجر مقابل كل سطر منتج. ويُسرّع التحقق من كل المطابق (Verify All Matching) ووضع علامة على كل التباينات (Mark All Discrepancies) عملية جرد يتطابق فيها معظم الأصناف، ويسجل حفظ التحقق (Save Verification) الكمية المعدودة وكمية النظام والفرق لكل سطر.
ويصبح توليد تسوية مخزون (Generate Stock Adjustment) متاحًا بمجرد أن يحتوي جرد محفوظ على تباين واحد على الأقل، ويفتح الآن إضافة تسوية مخزون معبأة مسبقًا: سطر واحد لكل منتج متباين، والكمية مضبوطة على الفرق الذي وجده الجرد، والاتجاه مضبوط تلقائيًا على زيادة (فائض) حيث جاء العدّ أعلى من كمية النظام أو نقص حيث جاء أقل، ورمز السبب مضبوط على فرق الجرد، والموقع مُحدَّد مسبقًا. ويظهر شريط في الأعلى يقرأ معبأ مسبقًا من تحقق مخزون فعلي — راجع الكميات والاتجاهات أدناه قبل الحفظ، وتستحق هذه المراجعة أن تُؤخذ على محمل الجد: تحقق من كل سطر مقابل ورقة الجرد قبل الحفظ بدلًا من افتراض أن الكمية أو الاتجاه المعبأ مسبقًا صحيح تلقائيًا.
ما يُرحّله التحويل إلى دفتر الأستاذ
لا يغيّر تحويل المخزون بين فرعين تابعين للمنشأة نفسها، بمفرده، إجمالي قيمة مخزون الشركة أو ربحها، لأن البضاعة لم تغادر المنشأة قط. وما يغيّره هو أي سجلات فرع تُظهر القيمة: إذ تنخفض كمية مخزون الفرع المُرسِل وتكلفته، ويرتفع مخزون الفرع المستقبِل بالمقدار نفسه، وهذا بالضبط سبب كون مستند التحويل، لا تعديل يدوي على مخزون أي من الفرعين، هو الطريقة الصحيحة لنقله.
يحوّل تاجر تجزئة إلكترونيات ألماني 40 وحدة من منتج تكلفتها 25.00 يورو للوحدة من مستودعه في ميونخ إلى متجره في لايبزيغ، بقيمة 1,000 يورو. تنخفض قيمة مخزون ميونخ بمقدار 1,000 يورو ويرتفع مخزون لايبزيغ بالمقدار نفسه؛ ويبقى إجمالي المجموعة دون تغيير، ولا يتحرك ربح أي من الفرعين بعد. ولا يصبح مبلغ الـ1,000 يورو جزءًا من تكلفة البضاعة المباعة للايبزيغ إلا عندما يبيع لايبزيغ ذلك المخزون فعليًا، وعندها تُرحّل عملية البيع تلك قيدها الخاص بمدين تكلفة البضاعة المباعة ودائن المخزون، لتؤثر هذه المرة على ربح فرع لايبزيغ وربح المجموعة معًا.
- تحويل 40 وحدة بسعر 25.00 يورو: قيمة مخزون ميونخ -1,000، قيمة مخزون لايبزيغ +1,000، إجمالي المجموعة دون تغيير
- لا تصل التكلفة المحوَّلة إلى تكلفة البضاعة المباعة في دفتر الأستاذ إلا عندما يبيع لايبزيغ ذلك المخزون لاحقًا
- راجع دليلنا عن المحاسبة متعددة الفروع لمعرفة كيف يُقرأ ميزان المراجعة والأرباح والخسائر عندها حسب الفرع
ما يُرحّله الشطب وما لا يُرحّله
صُممت تسوية المخزون، على المستوى المحاسبي، لتقييد حساب مصروف عجز أو شطب مدينًا بصافي الخسارة، وحساب استرداد مدينًا بأي مبلغ مُسترد، وتقييد المخزون دائنًا بكامل المبلغ المُزال، وهذا هو القيد الصحيح للشطب الحقيقي: إذ يغادر الأصل الميزانية العمومية وتحطّ الخسارة في حساب الأرباح والخسائر للفترة، لا بصمت داخل رقم مخزون ختامي أقل.
أما وصول هذا القيد فعليًا إلى دفتر أستاذك فيعتمد على إعداد يتحكم فيه مسؤولك؛ وهو ليس أمرًا فعّلته كل منشأة من البداية، ولا يوجد له مربع اختيار على شاشة إضافة تسوية مخزون نفسها أو في أي مكان بلوحة إعدادات الترحيل التلقائي العامة التي تسرد المبيعات والمشتريات والمدفوعات والرواتب. وإذا شطبت منشأة مستودعات فرنسية 15 وحدة مخزون تكلفتها 20.00 يورو للوحدة، أي 300 يورو إجمالًا، مع استرداد 50 يورو من رصيد دائن لدى مورد، يكون القيد المقصود مباشرًا بمجرد التأكد من أن الترحيل مفعّل فعليًا لمنشأتك، ويستخدم التكلفة الفعلية التي اشتُري بها المخزون، لا رقمًا مُقرَّبًا أو مقدَّرًا.
- شطب 15 وحدة بسعر 20.00 يورو، 300 يورو إجمالًا، مع استرداد 50 يورو: مدين مصروف العجز/الشطب 250 / مدين حساب الاسترداد 50 / دائن المخزون 300
- اطلب من مسؤولك تأكيد تفعيل الترحيل التلقائي لتسويات المخزون قبل الاعتماد على ظهور هذا القيد من تلقاء نفسه
- سواء رُحِّل تلقائيًا أم لا، فإن مستند التسوية نفسه يُخفّض دائمًا كمية المخزون المسجلة ويظل قابلًا للتدقيق بالكامل
مثال عملي: فائض مخزون اكتُشف في جرد
يكتشف جرد فعلي لمتجر أدوات بناء برتغالي 7 وحدات إضافية من منتج مثبتات عمّا يُظهره النظام، بتكلفة الشراء الحالية للمنتج البالغة 20.00 يورو للوحدة. ويضيف مراقب المخزون سطر تسوية مخزون لذلك المنتج باتجاه زيادة (فائض)، وكمية 7، ورمز سبب فرق الجرد. ويضيف Skyline Nexus ERP دفعة مخزون جديدة للوحدات السبع بسعر 20.00 يورو ويجمع السطر كمخزون مُضاف (القيمة) 140.00، مما يحافظ على صحة احتساب FIFO للمتجر لما يُباع تاليًا.
ويعكس الترحيل الشطب بالمقلوب: يقيّد سطر الزيادة (الفائض) المخزون مدينًا ويقيّد دائنًا حساب التسوية نفسه الذي كان سيقيده سطر النقص مدينًا، فيُرحّل هذا الفائض مدين المخزون 140.00 / دائن تكلفة البضاعة المباعة 140.00، ويتوازن الطرفان. ويعكس حذف التسوية، ما دام لم تُبع أو تُستخدم أي من تلك الوحدات السبع، دفعة المخزون والقيد معًا؛ وبمجرد خروج ولو وحدة واحدة من الباب، لا يعود بالإمكان حذف التسوية، ويجيب Skyline Nexus ERP بأن زيادة المخزون لا يمكن حذفها لأن بعض المخزون المُضاف قد بيع أو استُخدم بالفعل، طالبًا تسجيل نقص جديد بدلًا من ذلك.
- 7 وحدات بسعر 20.00 يورو: مدين المخزون 140.00 / دائن تكلفة البضاعة المباعة 140.00، ويتساوى المدين مع الدائن
- حذف زيادة (فائض) لم تُبع يعكس دفعة المخزون والقيد معًا
- وبمجرد أن يُباع أو يُستخدم أي من المخزون المُضاف، لا يمكن حذف الزيادة؛ سجّل نقصًا جديدًا بدلًا من ذلك
الأخطاء الشائعة وكيفية إصلاحها
تصبح التحويلات والتسويات سجلات دائمة بمجرد اكتمالها، لذا يستحق ضبط السبب والكمية بشكل صحيح من المرة الأولى بدلًا من تصحيحهما لاحقًا.
- وضع علامة مكتمل على تحويل قبل وصول البضاعة فعليًا: لن يعود بالإمكان تعديله إن تبيّن أن العدّ خاطئ؛ فأبقه في الطريق إلى أن يتحقق الفرع المستقبِل من التسليم فعليًا
- اختيار رمز السبب أخرى في كل تسوية: تفقد تقارير العجز وفرق الجرد معناها؛ فاختر السبب المحدد الذي ينطبق فعليًا
- اختيار نقص بدافع العادة لفائض حقيقي: استخدم اتجاه زيادة (فائض) بدلًا من ذلك، حتى يُضيف المخزون المكتشَف دفعة مُكلَّفة بدل التحقيق فيه كمكسب غامض خارج النظام
- افتراض أن سطر توليد تسوية مخزون المعبأ مسبقًا صحيح تلقائيًا: تحقق من كل كمية واتجاه مقابل ورقة الجرد قبل الحفظ، لأن الشريط تذكير بالمراجعة، لا ضمان
- افتراض أن الشطب يظهر تلقائيًا في الأرباح والخسائر: تأكد مع مسؤولك مما إذا كان الترحيل التلقائي لتسويات المخزون مفعّلًا لمنشأتك
- ترك إجمالي المبلغ المُسترد فارغًا بينما استُرد شيء فعليًا: يُضخّم صافي الخسارة عندئذ الخسارة المتكبدة فعليًا
التقارير ذات الصلة
يُظهر تقرير المخزون حسب الفرع (Location Wise Stock Report) وتقرير تقييم المخزون (Stock Valuation Report) وتقرير حركة المخزون (Stock Movement Report) في مركز مراقبة المخزون أثر التحويلات والتسويات على الكمية والقيمة لكل فرع، ويحتفظ تقرير تسوية المخزون (Stock Adjustment Report) وسجل التحقق من المخزون الفعلي بسجل لكل جرد وشطب حسب السبب. ويغطي دليلانا عن المحاسبة متعددة الفروع وعن المنتجات والوحدات والمتغيرات كيفية الاحتفاظ بالمخزون لكل فرع وإعداده أصلًا.
أسئلة شائعة
هل يغيّر تحويل المخزون بين الفروع ربح الشركة؟
لا. يغيّر تحويل المخزون بين فرعين تابعين للمنشأة نفسها أي سجلات فرع تُظهر المخزون، فينقل الكمية والتكلفة من الفرع المُرسِل إلى المستقبِل، لكنه لا يغيّر إجمالي قيمة مخزون الشركة أو ربحها، لأن البضاعة لم تغادر المنشأة قط. ولا يتأثر الربح إلا لاحقًا، عندما يبيع الفرع المستقبِل ذلك المخزون المحوَّل فعليًا.
ما الفرق بين تسوية المخزون العادية وغير العادية؟
يغطي نوع التسوية عادي الخسائر الروتينية المتوقعة كالتسرب أو التلف الطفيف، بينما يغطي غير عادي الأحداث غير المعتادة كالحريق أو الحادث، استنادًا إلى التلميح التوضيحي المعروض على شاشة إضافة تسوية مخزون. ويُخفّض كلاهما المخزون المسجل بالطريقة نفسها؛ والتمييز لأغراض التقارير وتقدير أي الخسائر تكلفة عادية لممارسة العمل وأيها يستحق تحقيقًا أدق.
هل يمكنني استخدام تسوية مخزون لتسجيل مخزون وجدته ولا يُظهره النظام؟
نعم. يحمل كل سطر في شاشة إضافة تسوية مخزون اتجاه نقص أو زيادة (فائض)؛ اختر زيادة (فائض) لتسجيل مخزون وجده الجرد زائدًا عمّا يُظهره النظام. ويضيف سطر الزيادة دفعة مخزون جديدة بتكلفة شراء المنتج الحالية، بحيث يُكلَّف الفائض بشكل صحيح بدلًا من الحاجة إلى التحقيق فيه كمكسب خارج النظام.
كيف تحوّل شاشة التحقق من المخزون الفعلي الجرد إلى تسوية مخزون؟
أدخل العدّ الفعلي مقابل كل منتج، ثم يسجل حفظ التحقق الكمية المعدودة وكمية النظام والفرق لكل سطر. ويفتح توليد تسوية مخزون الآن إضافة تسوية مخزون معبأة مسبقًا: سطر واحد لكل تباين، والكمية مضبوطة على الفرق، والاتجاه مضبوط على زيادة (فائض) أو نقص حسب اتجاه الجرد، ورمز السبب فرق الجرد، والموقع مُحدَّد مسبقًا، مع شريط يطلب منك مراجعة الكميات والاتجاهات قبل الحفظ.
هل تُرحَّل تحويلات المخزون وتسوياته تلقائيًا إلى دفتر الأستاذ العام؟
صُمم كلاهما للترحيل: التحويل كحركة مخزون بين الفرع المُرسِل والمستقبِل، والتسوية كمصروف عجز أو شطب مقابل المخزون. ويعتمد ترحيل أي منهما فعليًا لمنشأتك على إعداد يتحكم فيه مسؤولك لا مفتاحًا تجده على شاشة التحويل أو التسوية نفسها، فتأكد من الإعداد مع مسؤولك قبل الاعتماد على ترحيل أي منهما من تلقاء نفسه.
ما رموز الأسباب التي يمكنني اختيارها لتسوية مخزون؟
يوفر Skyline Nexus ERP بضائع تالفة، ومنتجات منتهية الصلاحية، وسرقة/عجز، وفرق الجرد، ومشكلة جودة، ومُعاد إلى المورد، وشطب، وأخرى على شاشة إضافة تسوية مخزون. واختيار السبب الذي ينطبق فعليًا، بدلًا من اللجوء إلى أخرى، هو ما يجعل تقارير العجز وفرق الجرد حسب السبب لاحقًا ذات معنى.
هذا الدليل معلومات عامة، وليس استشارة ضريبية أو محاسبية أو قانونية. تختلف القواعد من دولة إلى أخرى وتتغير مع الوقت، فيرجى التأكد من الوضع الساري لدى الجهة الضريبية المختصة أو لدى مستشار مؤهل قبل اتخاذ أي إجراء.
هل أنت مستعد لتشغيل عملياتك على مساحة عمل واحدة؟