حسابات الدفع والخزينة

حسابات الدفع والخزينة، باختصار

حسابات الدفع (Payment Accounts) في Skyline Nexus ERP هي صناديق النقد، والحسابات البنكية، وحسابات مقاصة البطاقات التي تحتفظ فيها المنشأة فعلياً بالمال يوماً بيوم؛ والخزينة (Treasury) هي المجموعة الأوسع من الشاشات المبنية فوقها، وتغطي المقبوضات، وسندات الدفع، والشيكات، والتحويلات، وصندوق النثرية، والسلف النقدية، والتسوية البنكية. وتكمن أهميتها في أن كل عملية بيع أو شراء أو مصروف تُسجِّله المنشأة يجب أن يُدفَع إلى أو من أحد هذه الحسابات، والحساب المستخدَم هو ما يوجِّه إليه افتراضي طريقة الدفع في كل فرع.

يغطي هذا الدليل حسابات الدفع نفسها، وكيف تتوجَّه طرق دفع الفرع إلى حساب افتراضي، ونقل الأموال بين الحسابات بتحويل الأموال والإيداع. ولا يكرِّر هذا الدليل التسوية البنكية في Skyline Nexus ERP، التي تغطي بالفعل مطابقة كشف الحساب البنكي مع الدفاتر بالتفصيل.

أمران مترابطان لكنهما مختلفان: حسابات الدفع ودفتر الأستاذ

حسابات الدفع، التي يُصَل إليها من قائمة حسابات الدفع، سجل بسيط: قائمة الحسابات (List Accounts)، والميزانية العمومية، وميزان المراجعة، والتدفق النقدي، وتقرير حساب الدفع (Payment Account Report). وهي مفيدة لقراءة سريعة لأوضاع النقد والبنوك، لكنها ليست دفتر الأستاذ العام بالقيد المزدوج، وحساب الدفع نفسه ليس إدخالاً في دليل الحسابات: فإنشاء واحد لا يُنشئ حساب دفتر أستاذ جديداً في السلطة المالية. غير أن بعض حسابات الدفع تحمل رابطاً بحساب دفتر أستاذ قائم خلف الكواليس: فحسابا النقد والبنك اللذان يُعِدّهما Skyline Nexus ERP عند التسجيل مرتبطان بحساب دفتر الأستاذ 1101 النقد في الصندوق و1110 البنك على التوالي، وهو ما يتيح لتحويل الأموال أو الإيداع الذي يشملهما الترحيل إلى السلطة المالية تلقائياً، كما يُغطَّى أدناه.

وما يحدِّد حساب دفتر الأستاذ الذي يستوعب فعلياً نشاط النقد والبنك هو ربط الحساب النقدي الافتراضي (Default Cash Account) والحساب البنكي الافتراضي (Default Bank Account) تحت السلطة المالية، الإعدادات. وبالنسبة للبيانات المالية، اعمل دائماً من تقارير السلطة المالية نفسها؛ وعامِل حسابات الدفع بوصفها السجل التشغيلي للنقد والبنك الذي يُغذّي شاشات الدفع اليومية للفروع. ومن المفترض أن يروي الاثنان قصة متسقة رغم كونهما سجلَّين منفصلَين: فإذا بدأ تقرير حساب الدفع وأرصدة النقد والبنك في السلطة المالية يتباعدان، فتلك إشارة إلى أن مستنداً رُحِّل على جانب دون حركة مقابلة على الجانب الآخر، ويستحق الأمر تتبعه بينما لا تزال الفجوة صغيرة.

قبل أن تبدأ

يتجنب قدر بسيط من هيكلة الحسابات مسبقاً أن تكتشف المنشأة بعد أشهر أن درج كل فرع وكل حساب بنكي شارك حساب دفع عاماً واحداً، وعندئذ يكون فصل التاريخ مرة أخرى فرعاً بفرع أصعب بكثير من إعداده بشكل صحيح منذ البداية.

• حدِّد أنواع الحسابات اللازمة (مثلاً النقد والبنك كنوعَين رئيسيَّين، مع درجات أو حسابات محدَّدة كأنواع فرعية)
• أنشئ حساب دفع واحداً لكل صندوق نقد أو حساب بنكي حقيقي، لا حساباً مشتركاً واحداً لكل شيء
• اعرف الرصيد الافتتاحي الحقيقي لكل حساب قبل إدخاله، لأنه يُضبَط مرة واحدة عند الإنشاء
• تأكَّد من ضبط الحساب النقدي الافتراضي والحساب البنكي الافتراضي بشكل صحيح في إعدادات السلطة المالية
• أسنِد الحساب الافتراضي الصحيح لكل طريقة دفع على كل فرع

إعداد حسابات الدفع وأنواع الحسابات

اذهب إلى حسابات الدفع، قائمة الحسابات، إضافة حساب (Payment Accounts, List Accounts, Add Account). والحقول هي الاسم، ورقم الحساب، ونوع الحساب (مبنيّ من الأنواع المُنشأة تحت إضافة نوع الحساب، بأنواع فرعية مُجمَّعة تحت نوع رئيسي)، ورصيد افتتاحي، وجدول تفاصيل الحساب (Account Details) بحتى ستة صفوف تسمية وقيمة حرة لأي شيء آخر يستحق تسجيله مقابل الحساب، مثل الآيبان أو رمز فرع البنك.

وأنواع الحسابات نفسها بسيطة: اسم ونوع حساب رئيسي (Parent Account Type) اختياري، وهو ما يتيح تجميع عدة درجات تحت نوع رئيسي نقدي، وعدة حسابات بنكية تحت نوع رئيسي بنكي، بحيث يمكن قراءة التقارير على أي من المستويين. وتسمية الحسابات بما هي عليه فعلياً، مثل الدرج 1 الرياض أو الحساب الرئيسي ING، بدلاً من نقد أو بنك عام، هو ما يجعل شاشتَي تقرير حساب الدفع والتدفق النقدي مفيدتين بمجرد وجود أكثر من واحد من كل نوع.

ومن السهل تجاوز جدول تفاصيل الحساب، لكنه يستحق الاستخدام: فتسجيل الآيبان أو رمز الفرع الخاص بحساب بنكي، أو الفرع الذي ينتمي إليه، مباشرة على الحساب يعني أن تلك المعلومة موجودة حيث تُسجَّل الدفعة فعلياً، بدلاً من جدول بيانات منفصل يضطر أحدهم للذهاب والتحقق منه. أما بالنسبة لدرج نقدي، فيمكن للجدول نفسه أن يحمل من يتحمل مسؤولية عدّه، وهو ما يهم حين يتشارك عدة أشخاص وردية واحدة.

ربط طرق الدفع بحساب افتراضي

تحمل طرق دفع الفرع، المضبوطة على الإعدادات، الفروع، كل منها عمود الحساب الافتراضي (Default Account)، وهذا هو الحقل الذي يحدِّد حساب الدفع الذي تصل إليه مبيعات الفرع النقدية أو تسويات البطاقات أو التحويلات البنكية. ويمكن لفرع بدرج واحد وحساب بنكي واحد توجيه كل طريقة إلى الحسابين نفسيهما؛ أما فرع بعدة درجات أو حساب تسوية بطاقات منفصل فينبغي أن يوجِّه كل طريقة إلى الحساب المحدَّد الذي تُسوَّى إليه فعلياً.

وضبط هذا الربط بشكل صحيح في كل فرع هو ما يجعل تقرير حساب الدفع موثوقاً فرعاً بفرع: فطريقة دفع بالبطاقة لا تزال موجَّهة إلى حساب النقد العام، على سبيل المثال، ستجعل الدرج يبدو أكثر ازدحاماً مما هو عليه وحساب التسوية البنكية الحقيقي يبدو أفرغ مما هو عليه، لمجرد أن الافتراضي تُرِك موجَّهاً إلى هناك.

نقل الأموال: تحويل الأموال والإيداع

يوجد إجراءان ينقلان الأموال مباشرة بين حسابات الدفع. ويطلب تحويل الأموال (Fund Transfer) تحويل من (Transfer from)، وتحويل إلى (Transfer To)، ومبلغاً، وتاريخاً، وملاحظة، إضافة إلى إرفاق مستند اختياري، لنقل الأموال بين حسابَين من حسابات المنشأة نفسها، مثل إيداع جزء من مقبوضات الأسبوع في البنك. ويطلب الإيداع (Deposit) إيداع إلى (Deposit to) (الحساب المُستقبِل)، ومبلغاً، وإيداع من (Deposit From) اختيارياً يصف المصدر، وتاريخاً، وملاحظة، للأموال الواردة إلى حساب من خارج نمط التحويل بين حسابَين.

ويُرحِّل الإجراءان الآن قيداً في السلطة المالية تلقائياً، شريطة أن يكون حسابا الدفع في طرفَي الحركة مرتبطَين بحساب دفتر أستاذ، وهو ما تكون عليه حسابا النقد والبنك المُنشآن عند التسجيل افتراضياً. ويُدين تحويل الأموال حساب دفتر أستاذ الحساب المُستقبِل ويُدائن حساب دفتر أستاذ الحساب المُرسِل؛ ويُدين الإيداع حساب دفتر أستاذ الحساب المُستقبِل ويُدائن حساب دفتر أستاذ حساب المصدر حين يُختار حساب إيداع من، أو رأس المال (Share Capital) حين لا يُختار، مثل مالك يضع مالاً شخصياً في المنشأة. ويعكس تعديل حركة القيد القديم ويُرحِّل قيداً جديداً، ويعكس حذفها القيد أيضاً، بحيث يتحرك سجل حسابات الدفع ودفتر أستاذ السلطة المالية معاً بدلاً من الحاجة إلى مزامنتهما يدوياً. ويُتخطَّى ببساطة جانب من الحركة غير مرتبط بحساب دفتر أستاذ بدلاً من تخمينه، ويمكن للمدير إيقاف ذلك على مستوى المنشأة تحت accounting_settings.auto_post_fund_transfers إذا لم يكن مرغوباً، وإن كان مُفعَّلاً افتراضياً.

وتأخذ الشاشتان أيضاً ملاحظة، ويأخذ تحويل الأموال إرفاق مستند، وهو يستحق الاستخدام لأي شيء أكبر من إيداع درج روتيني: فتأكيد تحويل بنكي أو إيصال إيداع مُرفَق في حينه أسهل بكثير في العثور عليه لاحقاً من محاولة مطابقة سطر كشف حساب بنكي بتحويل بعد ستة أشهر بالذاكرة وحدها.

مثال عملي: إيداع نقدية الأسبوع باليورو

يحمل درج مخبز هولندي، حساب دفع الدرج 1، مبلغ 3,000 EUR عند نهاية الأسبوع. ويحتفظ المالك بمبلغ 500 EUR كرصيد صرافة ويودع الباقي عبر حسابات الدفع، تحويل الأموال: تحويل من الدرج 1، تحويل إلى الحساب الرئيسي ING، المبلغ 2,500، بتاريخ اليوم نفسه، مُدرَج كملاحظة الإيداع النقدي الأسبوعي. وينخفض رصيد الدرج 1 في تقرير حساب الدفع إلى 500 ويرتفع رصيد الحساب الرئيسي ING بمقدار 2,500، فوراً ودون المساس بأي عملية بيع أو مصروف مُسجَّل بالفعل.

والدرج 1 مرتبط بحساب دفتر الأستاذ 1101 النقد في الصندوق، والحساب الرئيسي ING مرتبط بحساب دفتر الأستاذ 1110 البنك، لذا يُرحِّل تحويل الأموال نفسه أيضاً قيداً في السلطة المالية لحظة حفظه، دون الحاجة إلى قيد يدوي منفصل: يُدين حساب دفتر أستاذ الحساب المُستقبِل ويُدائن حساب دفتر أستاذ الحساب المُرسِل، ويتوازن الطرفان تماماً، بحيث يتحرك ميزان مراجعة المخبز مع تقرير حساب الدفع تلقائياً.

• حسابات الدفع: ينخفض الدرج 1 بمقدار 2,500.00، ويرتفع الحساب الرئيسي ING بمقدار 2,500.00
• قيد تلقائي في السلطة المالية: مدين البنك 2,500.00 / دائن النقد 2,500.00
• التحقق: 2,500.00 مدين = 2,500.00 دائن

الخزينة: محطة العمل الأوسع للنقد والبنوك

والخزينة، تحت الفاصل حوكمة الخزينة ومركز التحكم، هي المجموعة الأشمل لشاشات النقد والبنوك: المقبوضات، وسندات الدفع، وسندات الرواتب، وإشعارات الدائن، والشيكات (الشيكات المستلمة، والشيكات الصادرة، وإدارة الشيكات المؤجلة، ودفاتر الشيكات)، والتحويلات، وصندوق النثرية، والسلف النقدية، ومطالبات المصروفات، والحسابات البنكية، والتسوية البنكية، والاستيراد الذكي، ومعالجة المدفوعات، والموافقات. وتُزامَن الحسابات البنكية الخاصة بالخزينة مع دليل الحسابات عبر السلطة المالية، الإعدادات، مزامنة الحساب البنكي، ويحذِّر ميزان المراجعة حين لا يكون حساب بنكي في الخزينة مُزامَناً. وتملك الخزينة أيضاً شاشة التحويلات الخاصة بها، المتمايزة عن تحويل الأموال في حسابات الدفع، المُستخدَمة تحديداً لنقل الأموال بين حسابَين بنكيَّين من حسابات المنشأة نفسها بطريقة يمكن للتسوية البنكية مطابقتها بدقة على كلا الكشفَين.

وصندوق النثرية والسلف النقدية في الخزينة هما ما يسحب منهما فعلياً حقلا مصدر الدفع واختر السلفة النقدية على شاشتَي إضافة مصروف وإضافة شراء، بحيث يمكن تعبئة عهدة الموظف والصرف منها وتسويتها دون أن تحتاج كل عملية شراء صغيرة إلى دفعة بنكية خاصة بها. وتمر الشيكات، بالمثل، عبر سجلاتها الخاصة بدلاً من حسابات الدفع مباشرة، بإدارة الشيكات المؤجلة تحديداً للشيكات المؤجلة التي لا ينبغي احتسابها نقداً حتى تاريخ صرفها فعلياً.

أخطاء شائعة وكيفية إصلاحها

تنشأ معظم مشكلات حسابات الدفع من معاملة السجل كفكرة لاحقة بدلاً من هيكل يستحق الإعداد المتعمَّد، وكل واحدة منها أرخص إصلاحاً في الأسبوع الأول منها بعد تراكم أشهر من المعاملات على الحساب الخاطئ.

• حساب دفع مشترك واحد يقوم مقام كل درج وحساب بنكي، ما يجعل تقرير حساب الدفع عديم المعنى لكل فرع
• حساب افتراضي لطريقة دفع تُرِك موجَّهاً إلى حساب خاطئ بعد إضافة درج أو حساب بنكي جديد
• افتراض أن تحويل الأموال أو الإيداع يصل دائماً إلى ميزان مراجعة السلطة المالية: لا يُرحَّل تلقائياً إلا حين يكون حسابا الدفع المعنيَّان مرتبطَين بحساب دفتر أستاذ، فيُتخطَّى جانب دون رابط بدلاً من تخمينه، ويستحق التحقق منه على تقرير التحقق من البيانات
• حسابات بنكية في الخزينة تُركت غير مُزامَنة، بحيث يُتجاهَل تحذير ميزان المراجعة بدلاً من التصرف بناءً عليه
• رصيد افتتاحي أُدخِل على حساب خاطئ، فيجب تصحيحه بتحويل مقاصِّ بدلاً من أن يكون صحيحاً منذ اليوم الأول

التقارير ذات الصلة

تُغذّي حسابات الدفع والخزينة عدة تقارير تقرأ حركات المال الأساسية نفسها من زوايا مختلفة.

• حسابات الدفع، والتدفق النقدي، وتقرير حساب الدفع، للوضع التشغيلي للنقد والبنك حسب الحساب والفرع
• الخزينة، التقارير، الوضع النقدي اليومي وملخص الرصيد البنكي
• السلطة المالية، التقارير، التدفق النقدي وميزان المراجعة، لوضع النقد والبنك الخاص بدفتر الأستاذ العام
• السلطة المالية، التقارير، التحقق من البيانات، لمقارنة حسابات الدفع والخزينة ودفتر الأستاذ العام جنباً إلى جنب
• الخزينة، التسوية البنكية، لمطابقة كشف حساب بنكي مع الحسابات البنكية الخاصة بالخزينة