الفوترة بالعملة الأجنبية في Skyline Nexus ERP

ما الذي تنطوي عليه الفوترة بالعملة الأجنبية

تعني الفوترة بالعملة الأجنبية إصدار فاتورة لعميل، أو تلقي فاتورة من مورِّد، بعملة غير العملة التي تُمسَك بها دفاترك. وتُظهِر الفاتورة المبلغ بالعملة الأجنبية؛ ويُسجِّل دفتر أستاذك ما يعادله بعملتك الخاصة بسعر الصرف في تاريخ المعاملة. وتكمن أهميتها في أن سعر الصرف يتحرك بين تاريخ الفاتورة وتاريخ الدفع، وهذه الحركة ربح أو خسارة يجب إثباتها محاسبياً.

يشرح هذا الدليل القواعد المحاسبية المطبَّقة بموجب المعيار IAS 21 وقواعد ضريبة القيمة المضافة على تحويل العملة، ويعرض مثالاً كاملاً من الفاتورة إلى التسوية إلى نهاية الفترة، ويوضح كيف يتعامل Skyline Nexus ERP مع المبيعات والمشتريات بالعملة الأجنبية. ويغطي دليلنا عن محاسبة العملة الأجنبية بموجب IAS 21 المعيار بالكامل، بما في ذلك ترجمة العمليات الأجنبية؛ أما هذا الدليل فيقتصر على الفواتير.

العملة الوظيفية وقاعدة تاريخ المعاملة

لكل منشأة عملة وظيفية، وهي عملة البيئة الاقتصادية الأساسية التي تعمل فيها، ويُمسَك دفتر أستاذها بتلك العملة. والعملة الوظيفية لشركة هولندية هي عادة اليورو، ولشركة كندية الدولار الكندي. وأي عملة أخرى تُعَدّ عملة أجنبية بالنسبة إلى تلك المنشأة، حتى لو استخدمها كثير من عملائها.

يشترط المعيار IAS 21 تسجيل المعاملة بالعملة الأجنبية عند الاعتراف الأولي بسعر الصرف الفوري في تاريخ المعاملة. ويمكن استخدام متوسط سعر لأسبوع أو شهر كتقريب إذا لم تتقلب الأسعار تقلباً كبيراً. وعادة ما يكون تاريخ الفاتورة هو تاريخ المعاملة بالنسبة للمبيعات؛ أما بالنسبة للمشتريات فهو عادة تاريخ استلام السلع أو الخدمات ونشوء الالتزام.

البنود النقدية، والتسوية، وفروق نهاية الفترة

بعد تسجيلها، تنقسم البنود بالعملة الأجنبية إلى نوعين. البنود النقدية، مثل الذمم المدينة والذمم الدائنة والقروض والنقد بالعملة الأجنبية، هي مبالغ ستُقبَض أو تُدفَع بعدد ثابت من وحدات العملة. أما البنود غير النقدية، مثل المخزون والمعدات والمصروفات المدفوعة مقدماً، فليست كذلك. وبموجب المعيار IAS 21، تُعاد ترجمة البنود النقدية بسعر الإقفال عند كل تاريخ تقرير، ويُعترَف بفروق الصرف الناتجة عن التسوية وإعادة الترجمة في الربح أو الخسارة. أما البنود غير النقدية المقاسة بالتكلفة التاريخية فتبقى بسعر تاريخ المعاملة.

ولذلك ينشأ نوعان من الفروق. يظهر فرق الصرف المحقق حين تُدفَع الفاتورة بسعر يختلف عن السعر الذي سُجِّلت به. ويظهر فرق الصرف غير المحقق حين تبقى الفاتورة مفتوحة عند نهاية الفترة وتُعاد ترجمتها بسعر الإقفال. ويُقيَّد كلاهما في الربح أو الخسارة؛ والتمييز بينهما مهم للتقارير الإدارية، ولأغراض الضريبة في كثير من الدول.

ضريبة القيمة المضافة على الفواتير بالعملة الأجنبية

تضيف قواعد ضريبة القيمة المضافة شرط تحويل ثانياً. ففي الاتحاد الأوروبي، تسمح المادة 230 من توجيه ضريبة القيمة المضافة بمبالغ الفاتورة بأي عملة، شريطة التعبير عن الضريبة المستحقة أو القابلة للخصم بالعملة الوطنية للدولة العضو، وتحدِّد المادة 91 سعر الصرف الواجب استخدامه: آخر سعر بيع في أكثر أسواق الصرف تمثيلاً في الدولة العضو عند نشوء استحقاق الضريبة، أو، وفق خيار المنشأة، آخر سعر لدى البنك المركزي الأوروبي، الذي يجب أن تقبله كل دولة عضو، وإن جاز لها طلب إخطارها به. ولذلك يكون رقم الضريبة في الفاتورة وفي الإقرار ثابتاً بالعملة المحلية عند نشوء استحقاق الضريبة، وعادة ما يكون ذلك تاريخ الفاتورة أو نقطة الاستحقاق الضريبي، ولا يتغير عند تحرك السعر قبل الدفع.

وتتبع الولايات القضائية الأخرى المنطق نفسه بمصادر أسعار خاصة بها. ففي كندا، يجب التعبير عن المبالغ لأغراض ضريبة السلع والخدمات/الضريبة المنسَّقة بالدولار الكندي. تحقَّق من مصدر السعر الذي تتوقعه هيئتك الضريبية، وطبِّقه باتساق، لأن السعر المستخدم للضريبة قد يختلف قليلاً عن السعر المستخدم في دفتر الأستاذ.

إعداد العملات الأجنبية في Skyline Nexus ERP

يُمسِك Skyline Nexus ERP دفتر أستاذه بعملة المنشأة المختارة في إعدادات المنشأة، ويتعامل مع العملات الأجنبية على مستوى المستند. ومن الإعدادات، إعدادات المنشأة، مركز أسعار الصرف (Settings, Business Settings, Exchange Rates Center)، فعِّل تمكين تعدد العملات (Enable Multi-Currency) (للمبيعات والمشتريات والخزينة)، واختر العملات التي تستخدمها تحت اختر العملات المستخدمة (Select Currencies You Use)، وأدخل سعر كل عملة، الذي تطلبه الشاشة بصيغة قيمة الوحدة الواحدة بعملتك الأساسية، ثم احفظ أسعار الصرف (Save Rates). وتُدخَل الأسعار يدوياً، فحدِّد من يتولى تحديثها ومن أي مصدر، مثل السعر المرجعي اليومي للبنك المركزي الأوروبي أو بنك كندا.

وتضم وحدة المحاسبة شاشة أسعار الصرف الخاصة بها تحت السلطة المالية، بخيارات إضافة سعر، والتعديل، والحذف، وتنبيهات التباين، وتقرير التباين، وتتضمن قائمة التقارير تقرير تباين سعر الصرف تحت العملة والكيانات المتعددة. وتتيح هذه الشاشات معرفة الأسعار المستخدمة ومدى تحركها. ويمكن أيضاً لحسابات بنوك الخزينة أن تحمل عملة خاصة بها.

إصدار فاتورة مبيعات بعملة أجنبية وتسجيل مشتريات

في نموذج البيع، يحدِّد حقل عملة الفاتورة (Invoice Currency) العملة التي تُحاسَب بها الفاتورة، ويظهر حقل سعر صرف لإدخال السعر المطبَّق. ويُخزَّن المستند ويُرحَّل بالعملة الأساسية، وتُظهِر الفاتورة المعادل بالعملة الأجنبية، المُحتسَب بقسمة المبلغ بالعملة الأساسية على السعر. ولذلك يكون قيد دفتر الأستاذ مطابقاً في شكله لبيع محلي: الذمم المدينة والإيراد وضريبة المخرجات بالعملة الأساسية.

أما بالنسبة للمشتريات، فيتيح تبويب المشتريات في إعدادات المنشأة خيار المشتريات بعملة أخرى (Purchases in other currency)؛ وعندئذ تحمل فاتورة الشراء عملة شراء (Purchase Currency) وسعر صرف العملة (Currency Exchange Rate)، وتُرحَّل بالعملة الأساسية بالطريقة نفسها. احتفظ بفاتورة المورِّد ضمن الملف: فهي الدليل على المبلغ بالعملة الأجنبية، بينما يحتفظ دفتر الأستاذ بالمعادل بالعملة الأساسية.

مثال عملي: الفاتورة، والدفع، ونهاية الفترة

تُصدِر شركة برمجيات إيرلندية، عملتها الوظيفية اليورو، فاتورة لعميل أمريكي بمبلغ 12,000 USD في 10 مايو، حين تعادل الدولار الأمريكي 0.92 EUR. وتُسجَّل الفاتورة بمبلغ 11,040 EUR، وتُظهِر الفاتورة 12,000 USD، وهو ناتج 11,040 مقسوماً على 0.92. وللتركيز على مثال العملة، لنفترض عدم انطباق أي ضريبة قيمة مضافة. وفي 9 يونيو يدفع العميل 12,000 USD، يحوِّلها البنك بسعر 0.90، فيصل مبلغ 10,800 EUR. وكانت الذمة المدينة 11,040، فتنشأ خسارة صرف محققة قدرها 240 EUR.

وتُصدَر فاتورة ثانية بمبلغ 5,000 USD في 20 يونيو بسعر 0.92، تُسجَّل بمبلغ 4,600 EUR، وتظل غير مدفوعة حتى 30 يونيو، حين يكون سعر الإقفال 0.95. وبعد إعادة الترجمة، تصبح قيمة الذمة المدينة 4,750 EUR، فينشأ ربح صرف غير محقق قدره 150 EUR. وتكون نتيجة الصرف الصافية للفترة خسارة قدرها 90.

• 10 مايو: مدين الذمم المدينة التجارية 11,040 / دائن الإيراد 11,040 (12,000 USD × 0.92)
• 9 يونيو: مدين البنك 10,800 / مدين خسارة الصرف 240 / دائن الذمم المدينة التجارية 11,040
• 20 يونيو: مدين الذمم المدينة التجارية 4,600 / دائن الإيراد 4,600 (5,000 USD × 0.92)
• 30 يونيو: مدين الذمم المدينة التجارية 150 / دائن ربح الصرف 150 (5,000 USD × 0.95 = 4,750)
• نتيجة الصرف الصافية: 150 - 240 = خسارة قدرها 90

تسجيل فروق الصرف في Skyline Nexus ERP

في Skyline Nexus ERP، تُرحَّل الفاتورة والدفعة بالعملة الأساسية عبر قيود البيع والدفع الاعتيادية، ويسجِّل فريق المالية فروق الصرف كقيود يومية. أنشئ حسابي ربح الصرف وخسارة الصرف في دليل الحسابات، ثم رحِّل فروق التسوية عند استلام أو سداد دفعة بعملة أجنبية، وإعادة ترجمة الذمم المدينة والدائنة المفتوحة بالعملة الأجنبية بسعر الإقفال عند نهاية الفترة، مع عكسها في بداية الفترة التالية إذا كانت سياستك تعيد الترجمة من السعر الأصلي كل شهر.

وتُدخَل القيود تحت السلطة المالية، القيود اليومية، قيد يومية جديد. وتطلب الحسابات المُعلَّمة يتطلب طرفاً (Requires Party) عميلاً أو مورِّداً على السطر، ولا يقبل حساب الرقابة سطوراً يدوية إلا إذا كان خيار السماح بالترحيل اليدوي مُفعَّلاً، لذا اتفق مع محاسبك عند الإعداد على معالجة حسابات الرقابة على الذمم المدينة والدائنة. وبعد الترحيل، قارِن دفتر أستاذ العميل وتقرير أعمار الذمم المدينة مع حساب الرقابة على الذمم المدينة، بحيث تتطابق أرصدة العملاء مع دفتر الأستاذ.

الضوابط على أسعار الصرف

بما أن الأسعار تحرِّك الإيراد والتكلفة وضريبة القيمة المضافة، فهي نقطة رقابة. فسعر خاطئ على فاتورة كبيرة يُحرِّف الإيراد فوراً، وسعر تُرِك دون تحديث لأسابيع يُحرِّف كل مستند صدر خلال تلك الفترة. وتحافظ الممارسات أدناه على موثوقية الأسعار بجهد قليل.

• عيِّن شخصاً واحداً مسؤولاً عن الأسعار وآخر يراجعها أسبوعياً
• استخدم مصدراً واحداً موثَّقاً، مثل السعر المرجعي للبنك المركزي الأوروبي أو بنك كندا
• حدِّث الأسعار يومياً على الأقل في فترات التقلب، أو أسبوعياً حيث تُطبَّق سياسة متوسط السعر
• راجِع تقرير تباين سعر الصرف وتنبيهات التباين عند نهاية كل شهر
• احتفظ بفاتورة المورِّد أو العميل التي تُظهِر المبلغ بالعملة الأجنبية مع كل مستند
• طابِق سعر الإقفال المستخدم في إعادة الترجمة مع المصدر المنشور، واحفظه في الملف

إدارة مخاطر العملة الكامنة خلف الفواتير

تسجِّل المحاسبة أثر حركات الصرف؛ ولا تُقرِّر مقدار المخاطرة التي ينبغي تحمُّلها. فذلك القرار يُتَّخذ في وقت أبكر، عند الاتفاق على الأسعار وشروط الدفع. والفوترة بعملتك الخاصة تنقل المخاطرة إلى العميل، وهو أمر بسيط لكنه قد يُكلِّف بعض المبيعات. أما الفوترة بعملة العميل فتُبقي البيع تنافسياً لكنها تُبقيك مُعرَّضاً للمخاطرة طوال فترة الائتمان، وكلما طالت الشروط زاد الفرق المحتمل.

وتُبقي ثلاثة إجراءات عملية تلك المخاطرة في حدها المعقول. قصِّر شروط الدفع على الفواتير بالعملة الأجنبية، إذ تتحرك المخاطرة على مدى 30 يوماً أقل بكثير منها على مدى 90 يوماً. وطابِق العملات حيثما أمكن: فدفع مستحقات الموردين أو الموظفين بالعملة نفسها التي تُقبَض بها يخلق تعويضاً طبيعياً. وبالنسبة للتدفقات الكبيرة أو المنتظمة، ناقِش عقود الصرف الآجل مع بنكك، مع مراعاة أن محاسبة التحوط بموجب المعيار IFRS 9 لها متطلبات توثيق خاصة بها. وأياً كان اختيارك، أبلِغ عن نتيجة الصرف الصافية كل شهر، بحيث تُرى آثار العملة منفصلة عن الأداء التجاري.

متى تحتاج العملية الأجنبية إلى دفتر أستاذ خاص بها

تختلف الفوترة بالعملة الأجنبية عن العمل في بلد آخر. فالفرع أو الشركة التابعة في الخارج التي تكون بيئتها الاقتصادية الأساسية ذلك البلد تملك عملة وظيفية خاصة بها، وتُترجَم نتائجها إلى عملة العرض الخاصة بالمجموعة بموجب المعيار IAS 21، مع قيد فروق الترجمة في الدخل الشامل الآخر لا في الربح أو الخسارة. وهذا يستدعي دفتر أستاذ منفصلاً بالعملة الأجنبية، لا فواتير بالعملة الأجنبية داخل دفتر الأستاذ المحلي.

وفي Skyline Nexus ERP، تُنشأ الشركة التابعة الأجنبية كمنشأة منفصلة، وتُجمِّع الشركات معاً شاشة السلطة المالية، التوحيد (Fiscal Authority, Consolidation): إذ تملك مجموعة الأعمال عملة أساسية، ويُلتقَط ميزان مراجعة كل عضو ويُترجَم إلى عملة المجموعة قبل استبعاد الأرصدة بين الشركات. ويوضح دليلانا عن محاسبة التوحيد وعن المحاسبة متعددة الفروع في Skyline Nexus ERP متى يناسب كل هيكل.