شاشة نقطة البيع ودرج النقدية في Skyline Nexus ERP

تشغيل شاشة نقطة البيع ودرج النقدية، باختصار

الوردية النقدية في Skyline Nexus ERP هي فترة العمل التي يشغّلها أمين الصندوق: تُفتح برصيد ابتدائي، وتتابع كل عملية بيع ودفع تتم عند ذلك الدرج، وتُغلق بعدّ نقدي يُقارَن بما تفترض إيرادات اليوم وجوده فعليًا. أما شاشة نقطة البيع فهي المكان الذي تتم فيه عمليات البيع نفسها، من إضافة الأصناف إلى تحصيل الدفع.

يتناول هذا الدليل الدرج نفسه لا القيود المحاسبية خلفه: فتح الوردية وإغلاقها، وأزرار شاشة نقطة البيع، وطرق الدفع المتاحة، وتعليق عملية بيع بدل فقدانها، والتقرير الذي يسرد كل وردية شغّلتها المنشأة على الإطلاق. أما دليلنا عن كيفية تسجيل عملية بيع فيغطي ما تُرحّله عملية البيع المكتملة إلى دفتر الأستاذ العام، بندًا بندًا.

قبل أن تبدأ

يحتاج أمين الصندوق إلى صلاحية sell.create أو direct_sell.access لفتح أي عملية بيع، بالإضافة إلى صلاحية الوصول إلى الفرع الذي يتبع له الدرج. أما عرض الوردية النقدية (View cash register) وإغلاق الوردية النقدية (Close cash register) فهما صلاحيتان منفصلتان تحددان من يستطيع تفقّد الدرج أو إغلاقه أثناء الوردية، وعادة ما تُستبعَدان عن صغار أمناء الصندوق في درج يتولى فيه المشرف عملية العدّ بدلًا منهم. حدِّد الرصيد الابتدائي لكل درج قبل أول وردية، وتأكّد من أن شاشة إعدادات المنشأة، طرق الدفع الخاصة بذلك الفرع تُفعِّل أنواع الدفع التي يقبلها الدرج فعليًا، لأن طرق الدفع الظاهرة عند الدفع هي المفعّلة فقط. كما ينبغي للمنشأة التي تشغّل أكثر من درج في الفرع نفسه أن تتفق على من يعدّ أي درج، حتى لا يُقسَم أي فرق بين أمينَي صندوق عن طريق الخطأ.

• sell.create أو direct_sell.access، لفتح أي عملية بيع
• الوصول إلى الفرع الذي يتبع له الدرج
• عرض الوردية النقدية (View cash register)، لرؤية إجمالي متجدد أثناء الوردية
• إغلاق الوردية النقدية (Close cash register)، لإغلاق الدرج وتقديم العدّ

فتح وردية نقدية

اختر البيع، ثم POS. إذا لم تكن هناك وردية مفتوحة، يعرض Skyline Nexus ERP شاشة بدء وردية جديدة (Open Cash Register) بدلًا من الدرج: اختر الفرع (Business Location) — ويُتجاوَز هذا الاختيار تلقائيًا إن كان هناك فرع واحد فقط — واكتب النقد الابتدائي في الدرج (Starting Cash in Drawer)، ثم اختر POS أو R-POS أو S-POS. تفتح الخيارات الثلاثة جميعها الوردية بالرصيد الابتدائي نفسه وفي الفرع نفسه؛ ولا يكمن الفرق بينها إلا في الشاشة التالية التي تُفتح: بيع تجزئة قياسي، أو مطعم، أو سوبرماركت. ولا يمكن أن تكون سوى وردية واحدة مفتوحة لكل مستخدم في الوقت نفسه، لذا فإن اختيار POS مرة أخرى أثناء الوردية يعيدك مباشرة إلى الدرج نفسه بدلًا من أن يطلب فتح وردية جديدة.

يُسجَّل الرصيد الابتدائي المُدخَل مقابل الوردية نفسها، كقيد نقدي افتتاحي على تلك الوردية، لا كقيد في دفتر الأستاذ؛ فهو ببساطة الرقم الذي يُقاس عليه العدّ عند الإغلاق لاحقًا.

شاشة نقطة البيع: إنشاء عملية بيع

ابحث عن منتج أو امسحه ضوئيًا لإضافته إلى السلة، وعدِّل كميته أو خصمًا على البند، واختر عميلًا عابرًا أو أضفه. وإلى جانب عملية البيع العادية، توجد ثلاثة أزرار تُبقي العمل معلّقًا بدل إنهائه: مسودة (Draft) تحفظ سلة غير مكتملة للرجوع إليها لاحقًا، وعرض سعر (Quotation) يُصدر عرض سعر دون أي أثر على المخزون، وطلب معلّق (Order on Hold) يُبقي الفاتورة جانبًا مؤقتًا. لا يستهلك أي من هذه الأزرار الثلاثة رقم فاتورة؛ ويغطي دليلنا عن عروض الأسعار وفواتير المبيعات والمرتجعات الغرض من كل منها وكيف يتحول أي منها إلى فاتورة. وحيثما تزن المنشأة المنتجات عند الدرج، يغطي دليلنا عن باركود الميزان الإلكتروني مسح ملصق الميزان ضوئيًا لإضافته إلى السلة.

عندما تصبح السلة جاهزة، يفتح زر إتمام الدفع (Finalize Payment) شاشة الدفع. ويحسب Skyline Nexus ERP ضريبة كل بند وأي رسوم على مستوى الطلب بالطريقة نفسها سواء بدأت عملية البيع من هذه الشاشة أو من شاشة إضافة فاتورة مبيعات (Add Sale) العادية، التي يشرحها دليلنا عن كيفية تسجيل عملية بيع بالتفصيل.

طرق الدفع وإتمام عملية البيع

تعرض شاشة الدفع نقدًا (Cash) وبطاقة (Card) وشيك مصرفي (Cheque) وتحويل بنكي (Bank Transfer) وأخرى (Other)، إلى جانب ما يصل إلى سبعة أنواع دفع مخصصة (Custom Payment) يمكن للمنشأة إعادة تسميتها، وسلفة (Advance) لتطبيق رصيد ائتماني قائم لدى العميل؛ ولا تظهر إلا طرق الدفع المفعّلة لفرع ذلك الدرج. ويمكن تقسيم عملية البيع الواحدة بين عدة طرق دفع ضمن عملية إتمام دفع واحدة، وهو أمر مفيد عند الدفع جزءًا نقدًا وجزءًا بالبطاقة. وتُسجَّل عملية الدفع نفسها كمستند مستقل عن الفاتورة، تمامًا كما يصف دليلنا عن كيفية تسجيل عملية بيع.

• نقدًا، بطاقة، شيك مصرفي، تحويل بنكي، أخرى
• ما يصل إلى سبعة أنواع دفع مخصصة، تعيد كل منشأة تسميتها
• سلفة، لتطبيق رصيد ائتماني قائم لدى العميل

تعليق عملية بيع واستئنافها

يحتفظ زر تعليق (Suspend) بعملية بيع غير مكتملة بدل فقدانها: إذ يطلب ملاحظة التعليق (Suspend Note)، ثم يحفظ الفاتورة بأصنافها وأي عميل تم اختياره كما هي. ويسرد زر عرض المبيعات المعلّقة (View Suspended Sales)، الموجود في رأس شاشة نقطة البيع، كل فاتورة معلّقة مع تاريخها وعميلها وملاحظتها وعدد أصنافها وإجماليها؛ ويعيد زر تعديل فاتورة المبيعات (Edit Sale) الفاتورة المعلّقة مباشرة إلى السلة لإنهائها، بينما يحذفها زر حذف (Delete) نهائيًا.

زر التعليق مخصص لعملية بيع تُقطع فعليًا، كأن يخرج العميل مؤقتًا أو يحتاج الطابور إلى تفريغ سريع. أما عملية البيع غير المكتملة لأسباب أخرى، كعميل يريد أن يقرر بين ليلة وضحاها، فتكون عادة مسودة (Draft) أو عرض سعر (Quotation)، وكلاهما مشروح في دليلنا عن عروض الأسعار وفواتير المبيعات والمرتجعات.

ما تُرحّله عملية بيع من نقطة البيع إلى دفتر الأستاذ

تُرحَّل عملية بيع مكتملة من نقطة البيع تمامًا مثل أي عملية بيع نهائية أخرى. فمع تفعيل الترحيل التلقائي لعمليات البيع (Auto-post Sales Transactions)، يقيّد Skyline Nexus ERP مدينًا حساب مقاصة المبيعات النقدية (أو حساب الذمم المدينة عندما لا تُسدَّد عملية البيع بالكامل)، ويقيّد دائنًا الإيرادات حسب فئة المنتج وضريبة القيمة المضافة على المخرجات، ثم يقيّد مدينًا تكلفة البضاعة المباعة ويقيّد دائنًا المخزون بتكلفة دفعة المخزون المستهلَكة. ويشرح دليلنا عن كيفية تسجيل عملية بيع هذا الترحيل بالتفصيل؛ وفيما يلي مثال عملي خاص بالدرج.

يبيع متجر أدوات في أونتاريو خرطوم ريّ واحدًا بسعر 40.00 CAD زائد ضريبة HST بنسبة 13%، أي 5.20 CAD، مقابل 45.20 CAD نقدًا؛ وقد بلغت تكلفة شراء الخرطوم 22.00 CAD. ويُسمّي Skyline Nexus ERP حساب الضريبة حساب ضريبة القيمة المضافة على المخرجات (VAT Output Account) في الإعدادات حتى في حالات مثل كندا حيث تُسمّى الضريبة المحلية GST أو HST.

• مدين مقاصة المبيعات النقدية 45.20 / دائن المبيعات - أدوات 40.00 / دائن ضريبة القيمة المضافة على المخرجات 5.20
• مدين تكلفة البضاعة المباعة - أدوات 22.00 / دائن المخزون 22.00
• تحقق: 40.00 + 5.20 = 45.20؛ هامش الربح على هذا البند هو 40.00 - 22.00 = 18.00

تفاصيل الوردية أثناء العمل

يفتح زر تفاصيل الوردية (Register Details)، الموجود في رأس شاشة نقطة البيع، إجماليًا متجددًا للوردية حتى تلك اللحظة دون إغلاق أي شيء: المدفوعات المستلمة، وإجمالي المسترد، والنقدية المتوقعة كأرقام رئيسية، ثم جدول طريقة الدفع الذي يقسّم النقد والشيك المصرفي والبطاقة والتحويل البنكي والسلفة وأخرى إلى ما ورد من المبيعات مقابل ما خرج كمصروفات. والتحقق من هذا الجدول أثناء الوردية هو أسهل طريقة لاكتشاف خطأ في عدّ الرصيد الابتدائي أو استرداد لم يُسجَّل قبل أن يتحول إلى فرق أكبر عند الإغلاق.

وتعرض الشاشة نفسها أيضًا ملخصًا موجزًا للمشتريات والمبيعات مقتصرًا على فترة وردية أمين الصندوق هذا، وهو مفيد لدرج يستقبل أيضًا مشتريات نقدية صغيرة أو مدفوعات لمورّدين خلال اليوم. ولا يغيّر أي من ذلك شيئًا: فهو عرض للقراءة فقط مبني على الأرقام نفسها التي يستخدمها زر إغلاق الوردية (Close Register) لاحقًا، بحيث يستطيع أمين صندوق مشغول التحقق من سلامة الدرج دون مقاطعة الطابور لإغلاق الوردية وإعادة فتحها.

إغلاق الوردية: تسوية درج النقدية

يفتح زر إغلاق الوردية (Close Register) التفصيل نفسه الذي تعرضه تفاصيل الوردية، ثم يطلب من أمين الصندوق عدّ الدرج. ويحسب Skyline Nexus ERP ما يجب أن يكون موجودًا بمعادلة واحدة: النقدية المتوقعة في الدرج (Expected Cash in Drawer) تساوي الرصيد الافتتاحي للدرج، زائد المبيعات النقدية، زائد مقبوضات الرصيد الافتتاحي (Opening Balance Receipts)، وتُسمّى مجتمعة النقد الوارد، ناقص المبالغ النقدية المستردة، ناقص المصروفات النقدية، ناقص المشتريات النقدية، وتُسمّى مجتمعة النقد الصادر. ويكتب أمين الصندوق النقدية المعدودة (Counted Cash) وإجمالي إيصالات البطاقات وإجمالي الشيكات، ويمكنه عدّ الدرج حسب فئة الأوراق النقدية، ويرى رقم زيادة / عجز (Over / Short) متجددًا مباشرةً قبل الإرسال.

درج برصيد ابتدائي قدره 200.00 CAD استلم 1,340.00 CAD مبيعات نقدية و60.00 CAD سدادًا لرصيد قديم، وصرف 25.00 CAD مبالغ مستردة نقدًا و40.00 CAD مصروفات نقدية و150.00 CAD مشتريات نقدية، يجب أن يحتوي على 1,385.00 CAD. فإذا عدّ أمين الصندوق 1,370.00 CAD، يكون الدرج ناقصًا بمقدار 15.00 CAD، وملاحظة الإغلاق (Closing Note) هي المكان المخصص لتسجيل السبب قبل إرسال إغلاق الوردية.

لا يُنشئ إغلاق الوردية قيدًا في دفتر الأستاذ بحدّ ذاته أبدًا: فالتحديث لا يغيّر سوى حالة الوردية نفسها ويخزّن العدّ وإجماليات إيصالات البطاقات والشيكات والملاحظة. أما كل قيد مدين ودائن وراء إيرادات اليوم فقد رُحِّل بالفعل، مستندًا بمستند، عند حفظ كل عملية بيع ودفع.

• النقدية المتوقعة = 200.00 + 1,340.00 + 60.00 - 25.00 - 40.00 - 150.00 = 1,385.00 CAD
• النقدية المعدودة 1,370.00؛ زيادة / عجز = 1,370.00 - 1,385.00 = عجز قدره 15.00 CAD

تقرير المناوبة

يسرد التقارير، تقرير المناوبة كل وردية شغّلتها المنشأة، ويمكن تصفيته حسب المستخدم والحالة ونطاق التاريخ: وقت البداية، ووقت الانتهاء، والموقع، والمستخدم، وإجمالي إيصالات البطاقات، وإجمالي الشيكات، ومجموع النقد، وإجمالي التحويل البنكي، وإجمالي السلفة، وعمود لكل نوع دفع مخصص، والمدفوعات الأخرى، والإجمالي، مع رابط يفتح تفاصيل تلك الوردية بعينها. وهو أسرع طريقة لمعرفة أي وردية وأي أمين صندوق وأي درج يخص فرقًا معينًا، عبر أسبوع أو شهر كامل بدلًا من درج واحد في كل مرة.

الأخطاء الشائعة وكيفية إصلاحها

تعود معظم الفروقات في الدرج إلى التوقيت أو العادة أكثر من أي سبب أخطر، لذا ابحث في الأسباب الواضحة أولًا قبل اعتبار أي فرق خسارة أو مطالبة أمين الصندوق بتعويضه من ماله الخاص.

• بدء الوردية برصيد ابتدائي خاطئ: يتحرك رقم الزيادة/العجز لليوم كله بالمقدار نفسه، لذا صحِّح الرصيد الابتدائي مرة واحدة عند البدء بدلًا من تعديل العدّ عند الإغلاق
• التعامل مع زر التعليق كوسيلة لإزالة عملية بيع غير مرغوب فيها: زر الحذف هو الذي يزيلها فعليًا، أما عملية البيع المعلّقة فتظل محسوبة ضمن المدفوعات المستلمة حتى تُنهى أو تُحذف
• اختيار POS أو R-POS أو S-POS بدافع العادة لا بحسب حاجة الوردية: فهذا الاختيار لا يحدد سوى الشاشة التي تُفتح، لكن تغييره أثناء الوردية يعني فتح وردية ثانية
• إغلاق الوردية دون التحقق من تفاصيل الوردية أولًا: كثيرًا ما يكون الزيادة/العجز المفاجئ عند الإغلاق ناتجًا عن استرداد أو مصروف نقدي لم يسجله أحد خلال الوردية
• توقع أن يوازن زر إغلاق الوردية الدفاتر المحاسبية: فهو يسجل عدّ النقدية مقابل الوردية فقط، ولا يرحّل أو يعدّل أي حساب في دفتر الأستاذ