عروض الأسعار والفواتير والمرتجعات في Skyline Nexus ERP

عروض الأسعار والفواتير والمرتجعات، باختصار

يمكن أن تمر عملية البيع في Skyline Nexus ERP بعدة مستندات قبل اكتمالها: عرض سعر أو مسودة لا يُلزمان بشيء، وفاتورة نهائية بمجرد موافقة العميل، ودفعة تُسجَّل مقابل تلك الفاتورة، وإذا عادت البضاعة، مرتجع مبيعات يعمل كإشعار دائن. وكل مرحلة مستند قائم بذاته، لا تعديلًا على المستند السابق.

يتتبع هذا الدليل تلك السلسلة من البداية إلى النهاية: رفع عرض سعر أو مسودة، وتحويله إلى فاتورة، وأي تصميم تُطبع عليه الفاتورة، وعكس جزء من عملية بيع أو كلها عبر مرتجع. ويغطي دليلنا عن كيفية تسجيل عملية بيع احتساب الضريبة وترحيل دفتر الأستاذ خلف عملية بيع مكتملة بالتفصيل، ويغطي دليلنا عن تصميمات الفواتير وترقيمها بناء المخططات والتصميمات نفسها؛ أما هذا الدليل فيتناول دورة حياة المستند المحيطة بكليهما.

قبل أن تبدأ

يحتاج رفع أي مستند غير عملية البيع البسيطة إلى صلاحية direct_sell.access، وينبغي أن يكون العميل موجودًا مسبقًا كجهة اتصال إذا كان المستند سيحمل اسمه وتفاصيله الضريبية على فاتورة قياسية (Standard). وقبل أول فاتورة في اليوم، تحقق من أن الفرع (Business Location) لديه بالفعل مخطط ترقيم فواتير وتصميم فاتورة (Invoice Layout) مُعيَّنين لكل من نقطة البيع (POS) والبيع (Sale)، لأن غياب المخطط يمنع إنشاء أي فاتورة نهائية إطلاقًا. وتحتاج المنشأة التي تبيع مخزونًا أيضًا إلى أن تكون منتجات عرض السعر أو المسودة موجودة مسبقًا بسعر محدد، كما هو الحال في أي عملية بيع أخرى.

• direct_sell.access، لرفع مسودة أو عرض سعر أو فاتورة أولية أو عملية بيع مباشرة
• إعداد العميل كجهة اتصال، لإصدار فاتورة قياسية تحمل تفاصيله
• مخطط ترقيم فواتير وتصميم فاتورة مُعيَّنان مسبقًا للفرع
• quotation.view_all أو quotation.view_own، وdraft.view_all أو draft.view_own، لرؤية القوائم

ثلاث طرق للاحتفاظ بعملية بيع قبل أن تصبح نهائية

تحتفظ البيع، إضافة مسودة (Add Draft) بعملية بيع غير مكتملة لوقت لاحق دون مطالبة العميل بالالتزام بأي شيء؛ وتعرض قائمة المسودات (List Drafts) كل مسودة لا تزال مفتوحة. أما البيع، إضافة عرض سعر (Add Quotation)، أو عرض سعر مباشر (Direct Quotation) في نسخة بشاشة واحدة، فترفع عرض سعر ليس بعد أي نوع من أنواع البيع، ويُدرج في قائمة عروض الأسعار (List quotations). وترفع إضافة فاتورة أولية (Add Proforma) فاتورة أولية، وهي عرض سعر بصيغة تُشبه الفاتورة، تُستخدم غالبًا لتلبية إجراءات الشراء الخاصة بالعميل أو طلب دفعة مقدمة، وتُدرج في قائمة الفواتير الأولية (List Proforma). ولا يُنقص أي من الثلاثة المخزون، ولا يظهر أي منها في إقرار ضريبة القيمة المضافة، والأهم أن أيًا منها لا يستهلك رقم فاتورة.

واختيار أيٍّ منها مسألة عرف عمل في الغالب: فالمسودة عادة عمل داخلي غير منجز؛ وعرض السعر عرض رسمي يُرسل إلى العميل؛ أما الفاتورة الأولية فأقرب في مظهرها إلى الفاتورة، وتُرسل عندما تحتاج إجراءات العميل الخاصة إلى مستند يشبه الفاتورة قبل أن تتبعه البضاعة أو الفاتورة الرسمية.

التحويل إلى فاتورة: اللحظة التي يحصل فيها على رقم فاتورة حقيقي

تُمنح المسودة أو عرض السعر أو الفاتورة الأولية رقمًا مرجعيًا خاصًا بها لحظة إنشائها، لكن هذا المرجع ليس أبدًا جزءًا من تسلسل ترقيم الفواتير: فلا يسحب Skyline Nexus ERP رقمًا من مخطط فواتير الفرع إلا بمجرد أن تصبح حالة المستند نهائية. وإجراء تحويل إلى فاتورة (Convert to invoice)، على عرض سعر أو مسودة، أو تحويل إلى فاتورة أولية (Convert to Proforma Invoice)، لتحويل فاتورة أولية إلى فاتورة نهائية، هو الإجراء الذي يقلب الحالة، ويمنح المستند في اللحظة نفسها أول رقم فاتورة حقيقي له.

ويهم هذا الأمر لكل من يُسوّي أرقام الفواتير مقابل تسلسلها، وخصوصًا المدقق: فرفع عشرة عروض أسعار والتخلي عنها لا يُنشئ أبدًا فجوة في تسلسل الفواتير، لأن أيًا منها لم يسحب رقمًا منه قط. ولا يظهر في ذلك التسلسل إطلاقًا سوى مستند وصل إلى الحالة النهائية، سواء بدأ كعملية بيع بسيطة أو تحول من عرض سعر أو مسودة أو فاتورة أولية.

أي تصميم يُطبع: نقطة البيع مقابل شاشة البيع

يحمل كل فرع فتحتي تصميم فاتورة: واحدة لنقطة البيع، تُملأ مسبقًا بشكل افتراضي بالتصميم المبسط (Simplified)، وأخرى للبيع، تُملأ مسبقًا بالتصميم القياسي (Standard). وتطبع عملية بيع أُنجزت في شاشة نقطة البيع أي تصميم موجود في فتحة نقطة البيع؛ وتطبع عملية بيع أُنجزت في شاشة البيع، بما فيها عملية حُوِّلت هناك من عرض سعر أو مسودة، أي تصميم موجود في فتحة البيع. وكلا التصميمين يُملآن مسبقًا باسم المنشأة وعنوان الفرع والهاتف والبريد الإلكتروني والشعار، بعناوين وتسميات بلغة المالك إلى جانب الإنجليزية، وتحصل منشأة خليجية على عنوان فاتورة ضريبية (Tax Invoice) ثنائي اللغة.

ويمكن لفرع جديد إنشاء زوج تصميماته الخاصة، مسمّى باسم المنشأة والفرع، أو إعادة استخدام تصميمات موجودة أصلًا في مكان آخر؛ وفي الحالتين، يحدد اختيار الطباعة الافتراضية (Prints by default) الخاص بالفرع ما إذا كان القياسي أو المبسط هو ما يصله المسح أو النقر البسيط أولًا. ويغطي دليلنا عن تصميمات الفواتير وترقيمها كيفية تصميم فاتورة وبناء مخطط ترقيم؛ أما هذا الدليل فيقتصر على أي التصميمين تصله شاشة معينة.

تسجيل الدفعة

إنهاء الفاتورة وتسجيل ما دُفع مقابلها خطوتان منفصلتان في Skyline Nexus ERP: فالدفعة سجل قائم بذاته، مرتبط بالفاتورة لا مدمجًا فيها، وهذا ما يتيح لفاتورة واحدة أن تحمل عدة دفعات جزئية على مر الوقت، أو لدفعة واحدة أن تسوّي عدة فواتير دفعة واحدة. ويشرح دليلنا عن كيفية تسجيل عملية بيع هذا الفصل وقيود دفتر الأستاذ التي ينتج عنها بالتفصيل الكامل؛ ولا يحمل عرض السعر أو المسودة أو الفاتورة الأولية أي دفعة إطلاقًا إلى أن تصبح فاتورة نهائية.

ويمكن لدفعة مقابل فاتورة نهائية أن تستخدم أيًا من طرق الدفع (Payment Methods) المفعّلة للفرع، ويمكن تقسيمها بين أكثر من طريقة في قيد واحد، أو توزيعها على عدة دفعات منفصلة بتواريخ مختلفة إلى أن تُسدَّد الفاتورة بالكامل؛ ويسرد دليلنا عن شاشة نقطة البيع ودرج النقدية طرق الدفع المتاحة.

مثال عملي: عرض سعر يتحول إلى فاتورة

يرفع تاجر أثاث في مدينة ليون عرض سعر لعميل يؤثث مكتبًا جديدًا: مكتب واحد بسعر 450.00 يورو وأربعة كراسي بسعر 85.00 يورو للواحد، أي 340.00 يورو، قبل ضريبة القيمة المضافة الفرنسية بنسبة 20%. ويبلغ إجمالي عرض السعر 790.00 يورو صافيًا، و158.00 يورو ضريبة قيمة مضافة، و948.00 يورو إجماليًا، وكونه عرض سعر، فهو لا يسحب رقم فاتورة ولا يمسّ المخزون.

وبعد ثلاثة أيام يؤكد العميل، فيُفتح عرض السعر ويُضبط على تحويل إلى فاتورة. وعند تلك النقطة فقط يُعيّن Skyline Nexus ERP رقم الفاتورة التالي للفرع وينهي المستند؛ فيُخفَّض مخزون المكتب والكراسي الأربعة، ومع تفعيل الترحيل التلقائي لعمليات البيع (Auto-post Sales Transactions)، تُرحَّل عملية البيع إلى دفتر الأستاذ تمامًا كما يصف دليلنا عن كيفية تسجيل عملية بيع لأي فاتورة نهائية أخرى.

• عرض السعر: 450.00 يورو للمكتب + 340.00 يورو للكراسي = 790.00 يورو صافيًا؛ ضريبة القيمة المضافة 20% = 158.00 يورو؛ الإجمالي 948.00 يورو
• التحويل إلى فاتورة: الأرقام نفسها، لكن الآن برقم فاتورة حقيقي وأثر على المخزون ودفتر الأستاذ
• تحقق: 450.00 + 340.00 = 790.00؛ 790.00 × 20% = 158.00؛ 790.00 + 158.00 = 948.00

مرتجعات المبيعات والإشعارات الدائنة

يبدأ المرتجع من الفاتورة الأصلية، لا من شاشة فارغة: افتح عملية البيع في البيع، جميع المبيعات (All Sales)، واختر مرتجع مبيعات (Sales Return) من قائمة إجراءاتها. والمرتجع نفسه إشعار دائن، ويمكن أن تحصل فاتورة واحدة على عدة مرتجعات جزئية على مر الوقت، تُسجَّل كل منها بشكل منفصل. وتُدرج المرتجعات المكتملة في البيع، مرتجعات المبيعات (إشعار دائن) (List Sales Returns( Credit Note ))؛ وتوجد شاشة منفصلة باسم إشعار مدين للمبيعات (Sales Debit Note) لجانب الإشعار المدين من تسوية متعلقة بالمشتريات.

ومع تفعيل الترحيل التلقائي لعمليات البيع، يعكس المرتجع المُرحَّل إيرادات عملية البيع الأصلية وضريبة القيمة المضافة على المخرجات وتكلفة البضاعة المباعة عن الكمية المُعادة، تاركًا الفاتورة الأصلية وقيدها دون مساس. وبمجرد أن يُبلَّغ عن الفاتورة إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) أو تُعتمد منها، تُجمَّد ولا يمكن تعديلها أو حذفها إطلاقًا؛ ويصبح الإشعار الدائن أو المدين عندها الوسيلة الوحيدة لتصحيحها، أيًا كان السبب.

مثال عملي: مرتجع جزئي

يصل أحد الكراسي الأربعة من طلب ليون تالفًا فيُعيده العميل. وبسعر صافٍ قدره 85.00 يورو وضريبة قيمة مضافة 20%، يكون المرتجع بضريبة قيمة مضافة قدرها 17.00 يورو على إجمالي 102.00 يورو؛ وقد كلّف الكرسي المنشأة 40.00 يورو عند شرائه، لذا يعكس الترحيل كلًا من البيع وتكلفته لتلك الوحدة الواحدة فقط.

• مدين المبيعات - الأثاث 85.00 / مدين ضريبة القيمة المضافة على المخرجات 17.00 / دائن الذمم المدينة 102.00
• مدين المخزون 40.00 / دائن تكلفة البضاعة المباعة - الأثاث 40.00
• تحقق: 85.00 + 17.00 = 102.00؛ ويبقى المكتب والكراسي الثلاثة الأخرى على الفاتورة الأصلية دون مساس

الأخطاء الشائعة وكيفية إصلاحها

تنشأ معظم مشكلات هذه السلسلة من التعامل مع مستند سابق للفاتورة وكأنه فاتورة بالفعل، أو من اللجوء إلى التعديل حيث يكون المرتجع أو الإشعار الدائن هو الأداة الصحيحة.

• توقّع أن يتنبأ رقم عرض السعر برقم الفاتورة التالي: فالعدّادان غير مرتبطين، ولا يسحب من مخطط الفواتير سوى إجراء تحويل إلى فاتورة
• ترك فاتورة أولية مفتوحة بعد أن يكون العميل قد دفع بالفعل عربونًا مقابلها: حوّلها إلى فاتورة نهائية أولًا، حتى يكون للدفعة فاتورة حقيقية تُقيَّد مقابلها
• عدم التحقق من فتحة التصميم، نقطة البيع أو البيع، التي مُنحت لفرع جديد: تحقق من الطباعة الافتراضية عند إنشاء الفرع، لا بعد أول شكوى من عميل
• محاولة تعديل فاتورة مجمَّدة من قِبل ZATCA بدلًا من إصدار إشعار دائن: يُرفض التعديل تمامًا، بحكم التصميم، بمجرد أن يُبلَّغ عن الفاتورة أو تُعتمد
• رفع مرتجع كامل بدلًا من جزئي: يمكن للمرتجع أن يغطي البنود المتأثرة فقط، تاركًا باقي الفاتورة وترحيلها دون مساس

التقارير ذات الصلة

البيع، جميع المبيعات والبيع، مرتجعات المبيعات (إشعار دائن) هما الشاشتان اللتان يُتحقق مقابلهما من سجل أي مستند، وتعرض كلتاهما الحالة الراهنة لكل مستند، لا الفواتير المكتملة فقط، بحيث يبقى عرض السعر الذي لم يُحوَّل قط ظاهرًا بالكامل لمكالمة متابعة لاحقة. ويُظهر تقرير أعمار الذمم المدينة (AR Aging Report) ودفتر الأستاذ للعميل (Customer Ledger) في المركز المالي للعملاء (Customer Financial Centre) ما لا يزال العميل مدينًا به عبر كل فاتورة ومرتجع، ويُظهر تقرير الأرباح والخسائر الأساسي وتقرير الضرائب أثر الإيرادات وضريبة القيمة المضافة والهامش لكل من الفاتورة وأي مرتجع مقابلها.