المنتجات والوحدات والمتغيرات في Skyline Nexus ERP

ما الذي ستُعدّه ولماذا

قبل أن يمكن شراء أي صنف أو بيعه في Skyline Nexus ERP، يحتاج المنتج (Product) إلى وحدة قياس وتكلفة وسعر بيع، وإذا كان يأتي بأكثر من مقاس أو لون واحد فإنه يحتاج إلى متغيرات (Variations). يغطي هذا الدليل إضافة منتج، وتحديد الوحدات (Units) والوحدات الفرعية، وبناء المتغيرات، وتجميع أسعار البيع، وتسجيل كمية المخزون الافتتاحي (Opening Stock)، بهذا الترتيب تحديدًا، لأن كل خطوة تعتمد على التي تسبقها.

ولا تقتصر أهمية هذا الإعداد على شاشة المنتج وحدها: فالوحدة والتكلفة المسجلتان هنا تحددان ما تُرحّله عملية بيع لاحقة إلى تكلفة البضاعة المباعة، وقيم المتغيرات تحدد أي وحدة تخزين (SKU) يصل إليها مسح الباركود أو بحث نقطة البيع (POS). وعادة ما يُكتشف الإعداد المتسرع لمنتج عند الصندوق، لا في نموذج المنتج.

قبل أن تبدأ

تحتاج إلى صلاحية إنشاء المنتج لإضافة المنتجات والوحدات والمتغيرات ومجموعات أسعار البيع، وإلى صلاحية المخزون الافتتاحي إذا رغبت أيضًا في إدخال كميات ابتدائية أثناء إنشاء المنتج. حدِّد وحداتك أولًا: فلا يمكن اختيار وحدة على منتج قبل أن تكون موجودة، ويجب ربط الوحدة الفرعية بوحدتها الأساسية قبل أن تظهر كخيار ضمن الوحدات الفرعية ذات الصلة (Related Sub Units).

وإذا كنت تبيع الصنف نفسه في عبوة وبشكل مفرد أيضًا، كصندوق يحتوي اثنتي عشرة قطعة وقطعة واحدة، فأعدّ هذا التحويل كوحدة ووحدة فرعية قبل إنشاء المنتج، ليتمكن نموذج المنتج من عرضه فورًا.

• الصلاحية: إنشاء المنتج، لإضافة المنتجات والوحدات والمتغيرات ومجموعات أسعار البيع
• الصلاحية: المخزون الافتتاحي، لإدخال كمية ابتدائية لكل فرع أثناء إضافة منتج
• حدِّد وحداتك وأي تحويلات وحدات فرعية أولًا
• جهِّز سعر التكلفة وسعر البيع لفرع واحد على الأقل

الخطوة 1: إضافة الوحدات وربط وحدة فرعية

اذهب إلى المنتجات (Products)، الوحدات (Units)، إضافة وحدة (Add Unit). يطلب تبويب الوحدة المفردة (Single Unit) اسمًا (Name) مثل صندوق، واسمًا مختصرًا (Short name) مثل صن، وخيار السماح بالكسور العشرية (Allow decimal). ويؤدي تفعيل الربط بوحدة موجودة (Link to existing unit) إلى إظهار سطر تحويل بالصيغة: 1 [هذه الوحدة] يساوي [كم] [وحدة أخرى]، وهذا ما يحدد العلاقة بين الوحدة والوحدة الفرعية: فمثلًا، 1 صندوق يساوي 12 قطعة، مع وجود قطعة كوحدة قائمة بذاتها مسبقًا. أما تبويب إنشاء زوج مرتبط (Create Linked Pair) فينشئ بدلًا من ذلك وحدتين مترابطتين في خطوة واحدة، وهو مفيد لزوج مثل كيلوغرام وغرام مع مقدار التحويل بينهما.

وبمجرد ربط قطعة كوحدة فرعية لصندوق، يمكن لمنتج وحدته صندوق أن يُدرج قطعة ضمن الوحدات الفرعية ذات الصلة، وهذا ما يتيح لأمين الصندوق تسجيل بيع ثلاث قطع مفردة مقابل منتج يُباع عادة بالصندوق.

الخطوة 2: إضافة المنتج

اذهب إلى المنتجات، إضافة منتج (Add Product). الحقول الأساسية هي اسم المنتج (Product Name)، ورمز الصنف (SKU) اختياري ويُولَّد تلقائيًا إذا تُرك فارغًا، ونوع الباركود (Barcode Type)، والوحدة (Unit)، والوحدات الفرعية ذات الصلة (Related Sub Units)، ووحدة ثانية (Second unit) اختيارية لإدخال الكمية بوحدة ثانوية أثناء الشراء أو البيع. وتصنّف العلامة التجارية (Brand) والفئة (Category) والفئة الفرعية (Sub category) المنتج لأغراض التقارير، وحيثما حُددت، لحسابات دفتر الأستاذ العام لكل فئة والمشروحة في دليلنا عن القيود المحاسبية التلقائية؛ أما كمية التنبيه (Alert quantity) والضمان (Warranty) فاختياريان.

ونوع المنتج (Product Type) إما مفرد (Single) أو متغيّر (Variable) أو كومبو (Combo)؛ ويطلب المنتج المفرد أيضًا سعر الشراء وسعر البيع مباشرة على هذا النموذج، وتحدد الضريبة المطبقة (Applicable Tax) ونوع الضريبة على سعر البيع (Selling Price Tax Type) ما إذا كان هذان السعران يشملان الضريبة أصلًا، ويغطي تفعيل الرقم التسلسلي (Enable SR No.) أو غير مخصص للبيع (Not for selling) الأصناف ذات الرقم التسلسلي والأصناف المحتفظ بها للمرجعية فقط. وإذا كانت صلاحية المخزون الافتتاحي مفعّلة لديك، يظهر قسم المخزون الافتتاحي لكل فرع، مستخدمًا سعر الشراء المُدخل أعلاه؛ واترك الفرع فارغًا إن كان يبدأ بلا مخزون. أما وصف المنتج (Product Description) وصورة المنتج (Product Image) وكتيب المنتج (Product Brochure) فاختيارية، لكن يستحق ملؤها إن كان المنتج سيظهر يومًا في كتالوج أو قائمة أسعار موجهة للعملاء، إذ تنتقل إلى تلك المستندات فور إدخالها.

• اسم المنتج، رمز الصنف (اختياري)، نوع الباركود، الوحدة، الوحدات الفرعية ذات الصلة، وحدة ثانية
• العلامة التجارية، الفئة، الفئة الفرعية، كمية التنبيه، الضمان
• نوع المنتج: مفرد أو متغيّر أو كومبو
• الضريبة المطبقة، نوع الضريبة على سعر البيع، تفعيل الرقم التسلسلي، غير مخصص للبيع
• المخزون الافتتاحي لكل فرع، باستخدام سعر الشراء المُدخل أعلاه

الخطوة 3: إضافة متغيرات لمنتج متغيّر

المنتج الذي يأتي بأكثر من مقاس أو لون واحد يكون متغيّرًا (Variable)، لا عدة منتجات مفردة منفصلة. وقبل إضافته، اذهب إلى المنتجات، المتغيرات (Variations)، إضافة متغير (Add Variation)، وأعطِ القالب اسم متغير (Variation Name) مثل اللون أو المقاس، ثم أدرج قيم المتغير (Variation Values) الخاصة به، مثل أحمر وأزرق، مضيفًا بقدر ما تحتاج بزر الإضافة.

وفي نموذج المنتج، يتيح لك اختيار نوع المنتج متغيّر انتقاء ذلك القالب والقيم المحددة التي تنطبق عليه؛ وتحصل كل قيمة على سطرها الخاص برمز صنف، وسعر شراء افتراضي (Default Purchase Price) وسعر بيع افتراضي (Default Selling Price) خاصَّين بها يظهران باستثناء الضريبة وبشمولها معًا، ونسبة ربح % (Profit %) تعيد احتساب سعر البيع، وصورة، بحيث يمكن لأحمر وأزرق أن يحملا تكاليف وأسعارًا مختلفة ضمن منتج واحد.

الخطوة 4: تجميع أسعار البيع وضبطها

مجموعة أسعار البيع (Selling Price Group) هي قائمة أسعار مسمّاة، مثل بيع بالجملة (Wholesale) أو الموظفين (Staff)، تُنشأ من المنتجات، مجموعة أسعار البيع بإدخال الاسم والوصف فقط. ولا يؤدي إنشاء المجموعة إلى ضبط أي أسعار؛ إذ يُضبط سعر منتج معيّن ضمن تلك المجموعة لاحقًا، إما من شاشة تعديل المنتج نفسه، حيث يظهر زر تحديث وإضافة أسعار مجموعة أسعار البيع (Update & add selling price group prices) بمجرد وجود مجموعة واحدة على الأقل، أو بشكل جماعي من المنتجات، تحديث السعر (Update Price) عبر منتجات عديدة دفعة واحدة.

فمثلًا، قد يحمل منتج سعر بيعه الافتراضي 10.00 يورو سعرًا ضمن مجموعة بيع بالجملة قدره 8.00 يورو، أي خصم 20 بالمائة يحصل عليه عميل الجملة تلقائيًا بمجرد ضبط سجل جهة الاتصال الخاصة به على مجموعة الأسعار تلك، دون المساس بالسعر الافتراضي للمنتج المستخدم عند الصندوق. وتُعدّ المنتجات، تحديث السعر الطريق الأسرع عندما تحتاج عدة منتجات إلى سعر مجموعة في آنٍ واحد: إذ تُدرَج المنتجات مع مربع لكل مجموعة أسعار بيع، بحيث يمكن للمدير كتابة أو تعديل أسعار عديدة في مرة واحدة بدل فتح كل منتج على حدة.

الخطوة 5: اختيار نوع الباركود وطباعة الملصقات

يوفر نوع الباركود (Barcode Type) في نموذج إضافة منتج الخيارات Code 128، وهو الافتراضي، وCode 39، وEAN-13، وEAN-8، وUPC-A، وUPC-E. ويناسب Code 128 رمز الصنف المُولَّد داخليًا لأنه يمكنه ترميز حروف وأرقام بأي طول تقريبًا؛ أما EAN-13 وEAN-8 وUPC-A وUPC-E فهي صيغ رقمية ثابتة الطول تُستخدم على بضائع مُشتراة لإعادة بيعها وتحمل أصلًا باركود من الشركة المصنّعة، فاختيار النوع المطابق بدل إعادة ترميز رمز الصنف يتيح إعادة استخدام ذلك الباركود القائم.

وبمجرد حفظ المنتج، تطبع المنتجات، طباعة الملصقات (Print Labels) ملصقات الرفوف أو الصناديق لمنتج واحد أو أكثر مختار برمز الصنف ونوع الباركود المخصصين له، وتوفر المنتجات، الطباعة المباشرة للملصقات (Direct Label Print) المخرَج نفسه لباركود يُكتب أو يُمسح مباشرة، دون فتح سجل منتج أولًا، وهو أمر مريح عند مكتب الاستلام.

الخطوة 6: استيراد المنتجات الموجودة لديك بالفعل

بالنسبة لكتالوج قائم مسبقًا، تقبل المنتجات، استيراد المنتجات (Import Products) جدول بيانات مبنيًا على القالب القابل للتنزيل، وتحمّل المنتجات، استيراد المخزون الافتتاحي (Import Opening Stock) الكميات الابتدائية بشكل منفصل بعد وجود المنتجات. استورد المنتجات أولًا ثم المخزون الافتتاحي ثانيًا؛ إذ يطابق ملف المخزون الافتتاحي صفوفه بمنتجات يجب أن تكون موجودة في النظام مسبقًا، فاستيراده أولًا يتركه بلا شيء يُلحق به الكمية. شغّل دفعة صغيرة أولًا، وتحقق من النتائج على عدد قليل من المنتجات، ثم استورد الباقي؛ ويغطي دليلنا عن الانتقال إلى Skyline Nexus ERP ترتيب عملية تحول كاملة جنبًا إلى جنب مع جهات الاتصال ودليل الحسابات.

ما تُرحّله عملية بيع بعد إعداد المنتج

لا يُرحّل إعداد المنتج نفسه إلى دفتر الأستاذ؛ بل يحدد ما ستُرحّله عملية بيع لاحقة. يُعدّ فرع لأدوات البناء في بلجيكا منتج براغي خشب بوحدة صندوق، ووحدة فرعية ذات صلة هي قطعة بمعدل 1 صندوق يساوي 100 قطعة، وسعر شراء افتراضي قدره 8.00 يورو للصندوق، وسعر بيع افتراضي قدره 12.00 يورو للصندوق، مع استثناء ضريبة القيمة المضافة بنسبة 21 بالمائة من كلا السعرين.

يشتري عميل صندوقين و30 قطعة مفردة. ويسجل بند البيع 2.3 صندوق بسعر 12.00 يورو، أي 27.60 يورو قبل الضريبة، زائد ضريبة قيمة مضافة 21 بالمائة قدرها 5.80 يورو. وتُؤخذ تكلفة البضاعة المباعة من الـ2.3 صندوق نفسها بتكلفة الشراء المسجلة، أي 2.3 × 8.00 يورو = 18.40 يورو.

• البيع: مدين الذمم المدينة أو مقاصة المبيعات النقدية 33.40 / دائن الإيرادات 27.60 / دائن ضريبة القيمة المضافة على المخرجات 5.80
• تكلفة المخزون المباع: مدين تكلفة البضاعة المباعة 18.40 / دائن المخزون 18.40
• لا تتحول القطع الثلاثون المفردة بدقة إلى 0.3 من الصندوق إلا لأن تحويل الوحدة الفرعية أُعدّ بشكل صحيح في الخطوة 1

الأخطاء الشائعة وكيفية إصلاحها

تظهر معظم مشكلات إعداد المنتج أول مرة يُباع فيها الصنف أو يُجرد، وجميعها يعود سببه إلى إحدى الخطوات أعلاه.

• إنشاء منتج كمفرد بينما هو في الواقع يأتي بمقاسات أو ألوان: ينتهي كل مقاس كمنتج منفصل غير مرتبط بالآخر؛ فاحذف النسخ المكررة وأعد بناءه كمتغيّر مع قالب متغيرات بدلًا من ذلك
• ضبط تحويل الوحدة الفرعية بالاتجاه المعاكس، كأن يكون 1 قطعة يساوي 12 صندوق: تخرج كل كمية محوَّلة أكبر أو أصغر بمقدار 144 مرة؛ فراجع سطر 1 [الوحدة] يساوي [كم] [الوحدة]
• إدخال سعر البيع شاملًا الضريبة بينما يشير نوع الضريبة على سعر البيع إلى أنه غير شامل، أو العكس: يتوقف عندها تطابق الضريبة المطبوعة مع المُبلَّغ عنها؛ فتأكد من الإعداد الذي يفترضه السعر أصلًا
• إنشاء مجموعة أسعار بيع وتوقع ظهور الأسعار تلقائيًا: لا تحمل المجموعة سوى اسم إلى أن تضيف الأسعار من شاشة تعديل المنتج أو تحديث السعر
• ترك كمية التنبيه عند صفر لصنف سريع الحركة: لا شيء يُنبّهك قبل نفاده؛ فاضبط نقطة إعادة طلب واقعية لكل منتج
• استيراد المخزون الافتتاحي قبل وجود المنتجات المطابقة: لا يجد الاستيراد شيئًا يُلحق به الكميات؛ فاستورد المنتجات أولًا ثم المخزون الافتتاحي

التقارير ذات الصلة

بعد إعداد المنتجات، يعرض تقرير المخزون حسب الفرع (Location Wise Stock Report) وتقرير تقييم المخزون (Stock Valuation Report) في مركز مراقبة المخزون (Inventory Control Centre) الكمية والقيمة لكل فرع، ويُظهر تقرير المنتجات الرائجة (Trending Products) وتقرير مبيعات المنتج (Product Sale Report) ما يُباع فعليًا. ويغطي دليلانا عن تحويلات المخزون وتسوياته وعن إعداد الضرائب ومعدلات ضريبة القيمة المضافة ما يحدث لهذا المخزون وضريبته بمجرد بدء التداول.